Możliwość anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury ani jej korekty.
Spółka z o.o. (czynny podatnik VAT) od 1 kwietnia 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF. W przyszłości mogą wystąpić sytuacje, w których spółka przygotuje fakturę (plik xml) w swoim systemie księgowym, ale z powodu wewnętrznych procedur akceptacji lub zdarzeń losowych faktura nie zostanie od razu wysłana do KSeF. W takich przypadkach faktura może zostać odrzucona w procesie akceptacji z powodu błędów. Powstaje wówczas potrzeba anulowania tej propozycji faktury przed…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie możliwości anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury ani jej korekty – jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
19 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący:
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest Spółką zarejestrowaną w Polsce jako czynny podatnik VAT.
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF”) Spółka od 1 kwietnia 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania faktur w tym systemie. W przyszłości mogą zdarzyć się sytuacje, w których Spółka w swoim systemie księgowym przygotuje fakturę (plik xml) do wysyłki do KSeF, jednak ze względu na określone zdarzenia losowe lub przyjęty model biznesowy (w szczególności proces wewnętrznej akceptacji faktury), jej faktyczne przesłanie do KSeF nastąpi dopiero po kilku dniach. Należy podkreślić, że w opisanej sytuacji taka faktura, jedynie „przygotowana do wysyłki” nie zostanie ani udostępniona nabywcy, ani wprowadzona do obrotu prawnego w jakikolwiek inny sposób. W takim przypadku data wskazana w polu P_1 faktury (wg struktury logicznej FA(3)), tj. „data wystawienia faktury, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy o VAT”, będzie równa dacie przygotowania faktury. W konsekwencji, w momencie, gdy faktura ostatecznie zostanie przesłana do KSeF, data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza od daty wskazanej przez Spółkę w polu P_1 struktury logicznej FA(3).
Niezależnie, Wnioskodawca przewiduje również, że mogą zdarzyć się sytuacje, iż taka faktura, przygotowana w systemie księgowym Spółki, zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji (np. ze względu na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty, itp.). W związku z tym, może powstać potrzeba usunięcia („anulowania”) błędnej propozycji faktury (przed przesłaniem faktury do KSeF / udostępnieniem nabywcy faktury) tak, aby po przesłaniu faktury do KSeF, nabywca miał dostęp do faktury odzwierciedlającej w sposób prawidłowy zaistniałe zdarzenie gospodarcze.
Pytanie oznaczone we wniosku nr 2
Czy faktura przygotowana w systemie księgowym Spółki do wysłania do KSeF, ale nieudostępniona nabywcy w żaden sposób, może zostać przez Spółkę „anulowana” - technicznie poprzez wystawienie korekty „do zera” - bez obowiązku wprowadzania do KSeF obu dokumentów (tj. ani faktury ani jej korekty)?
Państwa stanowisko w sprawie
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku VAT lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT wprowadza zasadę, zgodnie z którą każda faktura korygująca powinna zostać wystawiona w KSeF i powinna zawierać m.in. numer kolejny, datę jej wystawienia oraz numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSeF. A zatem jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, co do zasady, podatnik powinien wystawić fakturę korygującą w KSeF.
Należy jednak zauważyć, że w sytuacji, gdy propozycja faktury zawierająca błędy, podatnik nie powinien wprowadzać jej do obrotu prawnego. W pewnych okolicznościach mogłoby się to wiązać z sankcjami dla Spółki lub jej przedstawicieli (na podstawie kodeksu karnego skarbowego, a nawet na podstawie kodeksu karnego). Zatem w sytuacji zidentyfikowania, że dokument jest wadliwy, podatnik powinien podjąć kroki zmierzające do uniknięcia wprowadzenia jej do obrotu gospodarczego. W pewnych okolicznościach, ze względu na ograniczenia systemowe może się zatem pojawić konieczność anulowania błędnej propozycji faktury, poprzez wystawienie korekty „do zera”.
Przepisy ustawy o VAT, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania faktur, jednak na ten temat wielokrotnie wypowiadały się sądy oraz organy podatkowe.
Interpretacja indywidualna z 21 stycznia 2021 r. o sygn. 0461-ITPP1.4512.961.2016.6.MP wskazuje, w jakich przypadkach anulowanie faktury jest dopuszczalne: „W praktyce jednak - w drodze wyjątku jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego lub też dotyczy przypadków, w których faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur - oryginał i kopię - a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach) a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji (świadczenia usługi, dostawy towarów). Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie.”
Zatem w praktyce anulowanie faktury jest dopuszczalne wyłącznie, gdy faktura nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego.
WSA w Bydgoszczy w wyroku z 16 lutego 2021 r. o sygn. I SA/Bd 854/20 orzekł: „Wystawienie faktury oznacza sporządzenie dokumentu i jego przekazanie innemu podmiotowi, tj. wprowadzenie do obrotu prawnego. Organ wyjaśnił, iż treść art. 108 u.p.t.u. nakłada obowiązek zapłaty podatku wykazanego w fakturze w oderwaniu od regulacji dotyczących obowiązku podatkowego i zobowiązania podatkowego w podatku od towarów i usług. Zgodnie zatem z ww. przepisem wystawienie faktury i wykazanie podatku, stanowi podstawę obowiązku zapłaty określonej kwoty. Z tej przyczyny faktura VAT, która została wprowadzona do obrotu prawnego, wywołuje skutki prawne, choćby nie dokumentowała żadnego zdarzenia gospodarczego.”
Powyższa, utrwalona praktyka, jakkolwiek ukształtowana na podstawie przepisów obowiązujących przez wejściem w życie obowiązkowego KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, znajduje w pełni zastosowanie do bieżącej sytuacji prawnej. Sposób wprowadzania faktur do obiegu prawno-gospodarczego (obecnie poprzez KSeF) nie może mieć wpływu na reguły dotyczące korygowania wewnętrznych dokumentów podatnika (np. propozycji faktur).
Biorąc pod uwagę przytoczone stanowiska sądów i organów podatkowych, zdaniem Wnioskodawcy, w razie wykrycia błędu na fakturze przygotowanej w systemie księgowym do wysłania do KSeF, podatnik nie będzie zobowiązany do wprowadzenia takiej faktury do KSeF oraz wystawienia faktury korygującej w tym systemie. Na gruncie przepisów ustawy o VAT w takim przypadku w ogóle nie dojdzie do wystawienia faktury. Podatnik będzie zatem uprawniony do anulowania przygotowanej propozycji faktury (w tym poprzez wygenerowanie stosowanej korekty), a następnie do przesłania do KSeF jedynie faktury zawierającej prawidłowe dane.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie możliwości anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury ani jej korekty – jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają:
1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2) eksport towarów;
3) import towarów na terytorium kraju;
4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zasady wystawiania faktur regulują przepisy działu XI. Dokumentacja.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106nc ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Jak stanowi art. 106na ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i od 1 kwietnia 2026 r. są Państwo zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF.
W przyszłości mogą zdarzyć się sytuacje, w których w swoim systemie księgowym przygotują Państwo fakturę (plik xml) do wysyłki do KSeF, jednak taka faktura zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji (np. ze względu na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty itp.). W związku z tym, może powstać potrzeba usunięcia („anulowania”) błędnej propozycji faktury (przed jej przesłaniem do KSeF/udostępnieniem nabywcy) tak, aby po przesłaniu do KSeF nabywca miał dostęp do faktury odzwierciedlającej w sposób prawidłowy zaistniałe zdarzenie gospodarcze.
Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą m.in. możliwości „anulowania” faktury nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób i niewysłanej do KSeF, bez obowiązku wprowadzania tej faktury ani jej korekty do KSeF.
W myśl art. 108 ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.
Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Podatnik wystawia fakturę m.in. w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.
Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.
Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.
Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
Natomiast, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy, to w takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.
Należy zauważyć, że faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.
Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) (uchylony)
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
W świetle art. 106j ust. 2 ustawy:
Faktura korygująca powinna zawierać:
1) (uchylony)
2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ,
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) (uchylony)
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.
Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Jednakże dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.
Z opisu sprawy wynika, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których faktura przygotowana jedynie w Państwa systemie księgowym zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji. W związku z tym, może powstać potrzeba usunięcia („anulowania”) błędnej propozycji faktury – przed przesłaniem faktury do KSeF/udostępnieniem nabywcy faktury.
Jak już wskazano, przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur i nie przewidują innej formy zmiany błędnych danych zapisanych na fakturze lub wycofania jej z obiegu prawnego aniżeli wystawienie faktury korygującej.
Ewentualne „anulowanie” faktury dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy faktura mająca być przedmiotem anulowania nie została jeszcze w żaden sposób wprowadzona do obrotu prawnego.
Należy w tym miejscu wskazać, że w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionej fakturze zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.
Z opisu sprawy wynika, że w analizowanym przypadku nie mamy do czynienia z wystawioną już fakturą, lecz z jej niejako projektem. Nazywają Państwo bowiem ten dokument „propozycją” faktury niewprowadzoną do KSeF ani nieudostępnioną nabywcy w żaden sposób. Dokument ten jest ponadto poddawany funkcjonującej w firmie wewnętrznej procedurze akceptacji, w wyniku której jeśli jego treść nie zostanie zaakceptowana, to zostaje odrzucony. W związku z tym powstaje potrzeba usunięcia („anulowania”) tej błędnej propozycji faktury przed jej przesłaniem do KSeF/udostępnieniem nabywcy.
Zatem mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane wyżej w tym zakresie wyjaśnienia, należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty), to będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym Spółki.
Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF.
Jednocześnie podkreślić należy, że ewentualne „anulowanie”, o którym jest mowa w Państwa przypadku, odnosi się do dokumentu przygotowanego w pliku xml, który to jednakże nie został jeszcze przekazany do KSeF, a stanowi dopiero propozycję faktury podlegającą w Spółce wewnętrznej procedurze akceptacji i poprawieniu zidentyfikowanych błędów. KSeF nie przewiduje bowiem możliwości anulowania wystawionej za jego pośrednictwem faktury.
Państwa stanowisko do pytania oznaczonego we wniosku nr 2 uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Interpretacja indywidualna rozstrzyga wyłącznie w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2. W odniesieniu do pytania nr 1 dotyczącego kwestii zastosowania kary pieniężnej, o której mowa w art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo