Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.372.2026.3.ESZ

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części prawidłowe/ w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku jest:

-     prawidłowe w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych sprzedażowych oraz zakupowych w formie elektronicznej (pytania nr 1-2),

-     nieprawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z dokumentów księgowych (pytanie nr 3).

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej i prawa do odliczenia podatku VAT z dokumentów księgowych zakupowych.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 24 czerwca 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej jako: Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku VAT, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na źródło ich osiągania.

Spółka przechowuje wszystkie dokumenty księgowe w formie elektronicznej i papierowej. Przez dokumenty księgowe Spółka ma na myśli: faktury w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej, paragony fiskalne, umowy, a także inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu (zwane dalej łącznie Dokumentami księgowymi). Dokumenty księgowe mogą mieć charakter Dokumentów księgowych sprzedażowych, związanych ze sprzedażą towarów i usług przez Spółkę, a także Dokumentów księgowych zakupowych, związanych z nabywaniem przez Spółkę towarów i usług od innych podmiotów.

Od 1 kwietnia 2026 r. opisany w niniejszym wniosku sposób przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów księgowych, dotyczy także faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, wystawionych oraz otrzymanych od tego dnia przez Spółkę, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Proces przechowywania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej wygląda w opisany poniżej sposób.

Spółka każdy otrzymany Dokument księgowy przechowuje na serwerze będącym własnością Spółki. Dodatkowo, każdy Dokument księgowy jest wprowadzany do programu typu (...) o nazwie (...) oraz zapisywany w przestrzeni dyskowej na serwerze utrzymywanym przez dostawcę oprogramowania w ramach umowy hostingowej zawartej ze Spółką. Dodatkowo każdy Dokument księgowy jest przechowywany na serwerze będącym własnością Spółki w odpowiednim folderze podzielonym na okresy rozliczeniowe.

Spółka planuje przechowywanie Dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich przechowywania w formie papierowej.

Powyższe oznacza, że po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów księgowych, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerach Spółki oraz serwerach programu typu (...) o nazwie (...), Spółka, w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem papierowych wersji Dokumentów księgowych, planuje ich utylizację.

Mając na uwadze powyższe, Spółka pragnie również wskazać, iż proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych (w tym ich skanowania), o którym mowa powyżej będzie przebiegać tak, że zapewnione zostaną następujące działania:

‒     kontrole biznesowe, które będą dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników działu księgowego Spółki. Każdy Dokument księgowy (bez względu na formę w jakiej zostanie przesłany do Spółki) będzie bowiem kontrolowany przez upoważnione osoby odpowiadające za dany zakup (kontrola merytoryczna), jak i przez pracowników działu księgowego Wnioskodawcy (kontrola formalna). Autoryzacja Dokumentu księgowego (w tym szczególności faktur) dokonywana przez Spółkę będzie potwierdzać m.in. że towar lub usługa, której Dokument księgowy (w szczególności faktura) dotyczy została rzeczywiście dostarczona na rzecz Spółki oraz że Dokument księgowy (w szczególności faktura) jest zgodny np. z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a kontrahentem oraz, że Dokument księgowy rzeczywiście pochodzi od kontrahenta. W konsekwencji powyższego, wyłącznie te Dokumenty księgowe, które zostały pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez Spółkę będą księgowane przez dział księgowości Spółki i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki (w przypadku błędów/niezgodności Spółka będzie wyjaśniać z kontrahentami takie kwestie, co np. wiązać się będzie z otrzymywaniem przez Spółkę w kolejnym kroku korekty otrzymanych Dokumentów księgowych (w szczególności faktur korygujących) naprawiających zidentyfikowane błędy/niezgodności),

‒      treści zamieszczone na elektronicznej wersji Dokumentów księgowych nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/ Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania w formie elektronicznej Dokumentów księgowych przez Usługodawcę/Spółkę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (np. dzięki stosowaniu nieedytowalnych formatów plików takich jak PDF lub inne podobne). Powyższe umożliwi Spółce zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności archiwizowanych Dokumentów księgowych,

‒     w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty księgowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają. Elektroniczna forma Dokumentów księgowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie,

‒     wybrane rozwiązanie, w oparciu o które stworzone zostanie tzw. elektroniczne archiwum Spółki, zapewniać będzie, że dostęp i wgląd do elektronicznych wersji Dokumentów księgowych będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz odpowiednio zabezpieczony (np. poprzez login oraz hasło przypisane danej osobie),

‒     sposób przechowywania Dokumentów księgowych w elektronicznym archiwum zapewniać będzie bezpieczeństwo danych/możliwość ich odtworzenia również w przypadku awarii. Archiwum elektroniczne będzie również zawierało m.in. datę wpływu poszczególnych Dokumentów księgowych do Spółki,

‒     elektroniczne wersje Dokumentów księgowych (w tym skany faktur dokumentujących nabycie towarów i usług otrzymywanych w wersji papierowej) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

‒     Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. Dokumentów księgowych oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,

‒     w przypadku, gdy ww. Dokumenty księgowe będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,

‒     Spółka prowadzi ewidencję rachunkową, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Spółka dokonuje również zapisów w księgach rachunkowych w oparciu o dowody księgowe w rozumieniu przepisów Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2023 poz. 120 z późn. zm., dalej jako UoR),

‒     Spółka, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie prowadziła dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,

‒     Spółka będzie przechowywać Dokumenty księgowe w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym związany jest dany Dokument księgowy, tj. co do zasady co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie okres przechowywania Dokumentów księgowych do czasu upływu przedawnienia będzie również dotyczył faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w Krajowym Systemie e-Faktur w sytuacji, w których 10-letni okres przechowywania w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, okaże się krótszy niż termin przedawnienia zobowiązania podatkowego (z uwagi na możliwość wystąpienia takiej sytuacji, niniejszy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obejmuje także faktury ustrukturyzowane przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur).

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

W nadesłanym uzupełnieniu do wniosku w odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:

1.  Jakie konkretnie umowy oraz inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu są przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych we wniosku? Proszę je wymienić.

Odp.: Przedmiotem zapytania są umowy zawierane przez Spółkę, na podstawie których będzie ona nabywać towary lub usługi wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę. W przypadku dokonywania takich zakupów bez zawierania formalnych, pisemnych umów, zapytanie dotyczy dokumentów takich jak np. zamówienia (w formie pisemnej lub elektronicznej) zawierające w swej treści elementy identyfikujące przedmiot zakupu oraz dostawcę.

2.  Czy wydatki udokumentowane w sposób opisany we wniosku, będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. czy zostały/zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy?

Odp.: Wydatki te mogą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT i nie być wymienione w katalogu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, ale może również zachodzić sytuacja odwrotna. W obu przypadkach dokumenty potwierdzające te wydatki będą przechowywane w sposób opisany we wniosku, przy czym – z przyczyn oczywistych – zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu podlegać będą wyłączenie te wydatki, które będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. zostały/zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

3.  Czy wszystkie otrzymane przez Państwa Dokumenty księgowe w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Odp.: Tak.

4.  Czy wszystkie opisane we wniosku Dokumenty księgowe (poza fakturami) stanowią dokumenty, które na mocy przepisów VAT, tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) są zrównane z fakturami?

Odp.: Nie. Dokumenty księgowe (poza fakturami) obejmują również takie dokumenty, które nie są na mocy przepisów VAT, tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) zrównane z fakturami. W szczególności chodzi o takie dokumenty jak: potwierdzające zapłatę opłat skarbowych, opłat (czynszów) wynikających z umów dzierżawy zawieranych przez Spółkę z podmiotami trzecimi, w tym z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

5.  Czy wszystkie Dokumenty księgowe będą dotyczyły towarów i usług, które będą służyły Państwa Spółce wyłącznie do czynności opodatkowanych? Jeśli nie, to proszę wskazać, które z opisanych Dokumentów księgowych, będą dotyczyły towarów i usług, wykorzystywanych do czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu.

Odp.: Tak, co do zasady Dokumenty księgowe będą dotyczyły towarów i usług, które będą służyły Spółce wyłącznie do czynności opodatkowanych. W przypadku, gdyby jakieś Dokumenty księgowe dotyczyły czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu, wówczas Spółka nie skorzysta z prawa, o którym mowa w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, lecz także wówczas Spółka zamierza stosować opisany w stanie faktycznym sposób archiwizacji takich dokumentów.

6.  Czy zakupione towary i usługi udokumentowane opisanymi Dokumentami księgowymi, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)?

Odp.: Może się zdarzyć, że niektóre zakupione towary i usługi udokumentowane opisanymi Dokumentami księgowymi, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W takim przypadku Spółka – zgodnie z dyspozycją art. 88 ust. 1 tej ustawy - nie skorzysta z prawa do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego. Równocześnie Spółka nie będzie uznawać za Dokumenty księgowe opisane w stanie faktycznym tych dokumentów, do których zastosowanie miałby przepis art. 88 ust. 3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, gdyż są to dokumenty wadliwe z punktu widzenia przedmiotu tej ustawy – opisana we wniosku procedura weryfikacji poprawności dokumentów źródłowych zmierzać ma m.in. do eliminacji tego rodzaju dokumentów z rozliczeń podatkowych Spółki.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1)    Czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych?

2)    Czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych?

3)    Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów księgowych zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT), które to dokumenty są archiwizowane i przechowywane, zgodnie z przedstawioną w ramach opisu zdarzenia przyszłego procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej)?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

1)    W ocenie Spółki, w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych.

2)    W ocenie Spółki w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych.

3)    W ocenie Spółki, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów księgowych zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT), które to dokumenty są archiwizowane i przechowywane, zgodnie z przedstawioną w ramach opisu zdarzenia przyszłego procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej).

Ad 1 i 2

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT pod pojęciem faktury rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT pod pojęciem faktury elektronicznej należy rozumieć fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast w myśl art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Z kolei art. 106gc ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast zgodnie z art. 106gc ust. 5 ustawy o VAT faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Ponadto w myśl art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub

2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Przepis art. 106e ustawy o VAT wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 z późn. zm. ) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

Z ww. przepisów wynika zatem, że w przypadku, gdy wystawiony lub otrzymywany przez Spółkę Dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury ustrukturyzowanej.

Natomiast w przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana, zgodnie z art. 106m ust. 1a ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tej faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto w myśl art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury innej niż faktura ustrukturyzowana można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcia „kontroli biznesowe” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu” zostało zdefiniowane w interpretacjach organów podatkowych. W przykładowej interpretacji z 30 lipca 2025 r., sygn. 0111- KDIB3-3.4012.347.2025.1.EP Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że:

„Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Z powyższego wynika zatem, że ustawodawca dopuścił do zastosowania każdą możliwą metodę przechowywania faktur elektronicznych, o ile dana metoda gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zastosowanie w art. 106m ust. 5 ustawy o VAT wyrażenia „w szczególności” wskazuje na to, że wskazany w tym przepisie katalog ma wyłącznie charakter przykładowy. Oznacza to, że podatnik może zastosować dowolny sposób elektronicznego obiegu faktur, które zapewniają autentyczność i integralność treści faktury elektronicznej.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-    w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto w myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy o VAT przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Artykuł 112aa ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

Z kolei zgodnie z art. 112aa ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli okres przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z przywołanych powyżej przypisów wynika zatem możliwość archiwizowania i przechowywania Dokumentów księgowych sprzedażowych i zakupowych, w tym faktur sprzedażowych i zakupowych w dowolnej formie, w tym w formie elektronicznej. Niemniej jednak istotne jest spełnienie wskazanych w ww. przepisach wymogów w zakresie:

1. Sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, o czym mowa w art. 106m ust. 1a ustawy o VAT.

Jak wskazała Spółka, w wyniku zastosowania procesu archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, opisanego w zdarzeniu przyszłym, zapewnione zostaną następujące działania:

a) kontrole biznesowe, które będą dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników działu księgowego Spółki. Każdy Dokument księgowy (bez względu na formę w jakiej zostanie przesłany do Spółki) będzie bowiem kontrolowany przez upoważnione osoby odpowiadające za dany zakup (kontrola merytoryczna), jak i przez pracowników działu księgowego Wnioskodawcy (kontrola formalna). Autoryzacja Dokumentu księgowego (w tym szczególności faktur) dokonywana przez Spółkę będzie potwierdzać m.in. że towar lub usługa, której Dokument księgowy (w szczególności faktura) dotyczy została rzeczywiście dostarczona na rzecz Spółki oraz że Dokument księgowy (w szczególności faktura) jest zgodny np. z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a kontrahentem oraz, że Dokument księgowy rzeczywiście pochodzi od kontrahenta. W konsekwencji powyższego, wyłącznie te Dokumenty księgowe, które zostały pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez Spółkę będą księgowane przez dział księgowości Spółki i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki (w przypadku błędów/niezgodności Spółka będzie wyjaśniać z kontrahentami takie kwestie, co np. wiązać się będzie z otrzymywaniem przez Spółkę w kolejnym kroku korekty otrzymanych Dokumentów księgowych (w szczególności faktur korygujących) naprawiających zidentyfikowane błędy/niezgodności),

b) treści zamieszczone na elektronicznej wersji Dokumentów księgowych nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/ Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania w formie elektronicznej Dokumentów księgowych przez Usługodawcę/Spółkę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (np. dzięki stosowaniu nieedytowalnych formatów plików takich jak PDF lub inne podobne). Powyższe umożliwi Spółce zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności archiwizowanych Dokumentów księgowych.

Tym samym warunki przewidziane w art. 106m ust. 1a ustawy o VAT zostaną spełnione.

2. Sposobu przechowywania faktur, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Jak wskazała Spółka elektroniczne wersje Dokumentów księgowych (w tym skany faktur dokumentujących nabycie towarów i usług otrzymywanych w wersji papierowej) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT zostanie spełniony.

3. Umożliwienia dostępu do Dokumentów księgowych, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT.

Jak wskazała Spółka, Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów księgowych oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Jednocześnie w przypadku, gdy Dokumenty księgowe będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Tym samym również warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT zostanie spełniony.

4. Okresu przechowywania dokumentów, w tym przechowywania faktur w Krajowym Systemie e- Faktur oraz poza nimi, o którym mowa w art. 112 i 112aa ustawy o VAT.

Spółka będzie przechowywać Dokumenty księgowe w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym związany jest dany Dokument księgowy, tj. co do zasady co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie okres przechowywania Dokumentów księgowych do czasu upływu przedawnienia będzie również dotyczył faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w Krajowym Systemie e-Faktur w sytuacji, w których 10-letni okres przechowywania w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, okaże się krótszy niż termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym warunki, o których mowa w art. 112 i 112aa ustawy o VAT w przypadku Spółki również będą spełnione.

Mając na uwadze powyższe, opisany sposób przechowywania Dokumentów księgowych będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania zarówno Dokumentów księgowych sprzedażowych jak i zakupowych, zostaną spełnione warunki określone w przepisach ustawy o VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z 30 lipca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.347.2025.1.EP,
• z 25 czerwca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.463.2025.2.MWJ,
• z 23 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.314.2025.1.MKW,
• z 9 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.688.2024.1.MKW.

Ad 3

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Ponadto stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Równocześnie w art. 88 ustawy o VAT ustawodawca wskazał katalog sytuacji, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT.

Z ww. przepisów wynika zatem, że ustawodawca uzależnia prawo do odliczenia podatku VAT od spełnienia przesłanek pozytywnych, tj. związku nabywanych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi, a także od braku spełnienia przesłanek negatywnych, wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

We wskazanych powyżej przepisach ustawodawca nie uzależnił prawa do odliczenia podatku VAT od sposobu przechowywania dokumentów (faktur zakupowych) stanowiących podstawę do odliczenia podatku VAT.

Jak wskazała Spółka w uzasadnieniu odpowiedzi Spółki na pytania nr 1 i 2 zadane w ramach niniejszego wniosku z przepisów ustawy o VAT wynika w istocie możliwość przechowywania/archiwizowania Dokumentów księgowych, w tym faktur sprzedażowych i zakupowych w dowolnej formie, w tym w formie elektronicznej.

Z przepisów ustawy o VAT wynika zatem, że podatnik ma swobodę w wyborze sposobu przechowywania takich dokumentów – może zatem zdecydować się na ich archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów księgowych zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT), które to dokumenty są archiwizowane i przechowywane, zgodnie z przedstawioną w ramach opisu zdarzenia przyszłego procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z 30 lipca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.347.2025.1.EP,
• z 25 czerwca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.463.2025.2.MWJ,
• z 23 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.314.2025.1.MKW,
• z 9 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.688.2024.1.MKW.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku dotyczące podatku od towarów i usług (we wniosku pytania nr 1-3) jest:

-     prawidłowe w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych sprzedażowych oraz zakupowych w formie elektronicznej (pytania nr 1-2),

-     nieprawidłowe w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z dokumentów księgowych (pytanie nr 3).

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT:

Jak wskazano w art. 2 pkt 32 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT:

Zgodnie z do art. 86 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

W świetle art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT:

W myśl art. 88 ust. 1 i 1a ustawy:

Jak wskazano w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

W świetle art. 106e ust. 1 pkt 1–15 ustawy:

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Na podstawie art. 106o-106q ustawy o VAT wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979, ze zm.). W § 3 tego rozporządzenia wymieniono elementy jakie powinna zawierać faktura dokumentująca czynności wskazane w tym przepisie. 

Jak stanowi art. 106ga ustawy o VAT:

Stosownie do art. 106gb ust. 1 i 5 ustawy:

Zgodnie z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy:

W myśl art. 106m ustawy o VAT:

Przepis art. 106m ust. 1 ustawy wskazuje jednoznacznie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej zapewnia Krajowy System e–Faktur. Natomiast w przypadku faktur innych niż ustrukturyzowanej to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury, o czym stanowi art. 106m ust. 1 ustawy.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z kolei art. 106m ust. 5 ustawy określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Jak wynika z art. 106na ustawy:

Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112 ustawy:

Jak wynika z art. 112a ustawy:

Jak wskazano w art. 112aa ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych/otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów księgowych zakupowych, archiwizowanych i przechowywanych w wersji elektronicznej.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur oraz Dokumentów księgowych, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że przechowują Państwo wszystkie dokumenty księgowe w formie elektronicznej i papierowej. Przez dokumenty księgowe mają Państwo na myśli faktury w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej, paragony fiskalne, umowy, a także inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu (zwane dalej łącznie Dokumentami księgowymi).

Dokumenty księgowe (poza fakturami) obejmują również takie dokumenty, które nie są na mocy przepisów VAT, tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) zrównane z fakturami. W szczególności chodzi o takie dokumenty jak: potwierdzające zapłatę opłat skarbowych, opłat (czynszów) wynikających z umów dzierżawy zawieranych przez Spółkę z podmiotami trzecimi, w tym z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Dokumenty księgowe mogą mieć charakter Dokumentów księgowych sprzedażowych, związanych ze sprzedażą towarów i usług przez Państwa, a także Dokumentów księgowych zakupowych, związanych z nabywaniem przez Państwa towarów i usług od innych podmiotów.

Od 1 kwietnia 2026 r. opisany w niniejszym wniosku sposób przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów księgowych, dotyczy także faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, wystawionych oraz otrzymanych od tego dnia przez Państwa, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Proces przechowywania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej wygląda w opisany poniżej sposób.

Każdy otrzymany Dokument księgowy przechowują Państwo na serwerze będącym własnością Spółki. Ponadto, każdy Dokument księgowy jest wprowadzany do programu typu (...) o nazwie (...) oraz zapisywany w przestrzeni dyskowej na serwerze utrzymywanym przez dostawcę oprogramowania w ramach umowy hostingowej zawartej ze Spółką. Dodatkowo każdy Dokument księgowy jest przechowywany na serwerze będącym własnością Spółki w odpowiednim folderze podzielonym na okresy rozliczeniowe.

Planują Państwo przechowywanie Dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich przechowywania w formie papierowej.

Powyższe oznacza, że po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów księgowych, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerach Spółki oraz serwerach programu typu (...) o nazwie (...), w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem papierowych wersji Dokumentów księgowych, planują Państwo ich utylizację.

Proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych (w tym ich skanowania), o którym mowa powyżej będzie przebiegać tak, że zapewnione zostaną następujące działania:

-    Kontrole biznesowe, które będą dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników działu księgowego Spółki. Wyłącznie te Dokumenty księgowe, które zostały pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez Spółkę będą księgowane przez dział księgowości Spółki i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki;

-    treści zamieszczone na elektronicznej wersji Dokumentów księgowych nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Usługodawcę/Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania w formie elektronicznej Dokumentów księgowych przez Usługodawcę/Spółkę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (np. dzięki stosowaniu nieedytowalnych formatów plików takich jak PDF lub inne podobne). Powyższe umożliwi Spółce zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności archiwizowanych Dokumentów księgowych;

-    w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty księgowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, które zawierają. Elektroniczna forma Dokumentów księgowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie;

-    wybrane rozwiązanie, w oparciu o które stworzone zostanie tzw. elektroniczne archiwum Spółki, zapewniać będzie, że dostęp i wgląd do elektronicznych wersji Dokumentów księgowych będzie możliwy tylko dla osób wyznaczonych przez Spółkę oraz odpowiednio zabezpieczony (np. poprzez login oraz hasło przypisane danej osobie);

-    sposób przechowywania Dokumentów księgowych w elektronicznym archiwum zapewniać będzie bezpieczeństwo danych/możliwość ich odtworzenia również w przypadku awarii;

-    elektroniczne wersje Dokumentów księgowych (w tym skany faktur dokumentujących nabycie towarów i usług otrzymywanych w wersji papierowej) będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

-    Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. Dokumentów księgowych oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych;

-    w przypadku, gdy ww. Dokumenty księgowe będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej lub innemu stosownemu organowi skarbowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;

-    Spółka będzie przechowywać Dokumenty księgowe w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym związany jest dany Dokument księgowy, tj. co do zasady co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie okres przechowywania Dokumentów księgowych do czasu upływu przedawnienia będzie również dotyczył faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w Krajowym Systemie e-Faktur w sytuacji, w których 10-letni okres przechowywania w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, okaże się krótszy niż termin przedawnienia zobowiązania podatkowego;

-    wszystkie otrzymane przez P Dokumenty księgowe w wersji papierowej Spółka planuje niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Zatem przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że spełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Dokumentów księgowych (faktur oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury) sprzedażowych oraz zakupowych. Wypełnia również Państwo wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Dokumentów księgowych o statusie faktur lub innych dokumentów spełniających definicje faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

Odnosząc się natomiast do archiwizacji i przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów, które nie są zrównane z fakturami, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych sprzedażowych oraz zakupowych w formie elektronicznej (pyt. nr 1 i 2) uznaję za prawidłowe.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT. Dokumenty księgowe (faktury oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury) dokumentują zakup towarów i usług. Przechowywanie faktur (i innych dokumentów spełniających definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. Przy tym fakt przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej (zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie) pozostaje bez wpływu na prawa Spółki wynikające z przepisów ustawy o VAT, tj. prawa w zakresie odliczenia podatku naliczonego. Również okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku.

Możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, będzie uzależniona od faktu, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym istotne jest, aby te faktury, oraz inne dokumenty spełniające definicję faktur, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Wówczas Wnioskodawca, przechowując Dokumenty księgowe (faktury oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury) w formie elektronicznej, będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 3 w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury należy uznać za prawidłowe.

Zauważyć ponadto należy, że w stanowisku własnym w zakresie pytania nr 3, odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego, wskazaliście Państwo na Dokumenty księgowe zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających VAT).

Z kolei definiując w opisie zdarzenia przyszłego pojęcie Dokumenty księgowe, wskazali Państwo, że są to: faktury w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej, paragony fiskalne, umowy, a także inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu.

Natomiast w uzupełnieniu wniosku podali Państwo, że Dokumenty księgowe (poza fakturami) obejmują również takie dokumenty, które nie są na mocy przepisów VAT, tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) zrównane z fakturami. W szczególności chodzi o takie dokumenty jak: potwierdzające zapłatę opłat skarbowych, opłat (czynszów) wynikających z umów dzierżawy zawieranych przez Spółkę z podmiotami trzecimi, w tym z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Zatem w sytuacji, gdy Dokumenty księgowe nie stanowią faktur oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury, a kwota podatku naliczonego nie została określona w oparciu o dokumenty wynikające z regulacji art. 86 ust. 2 ustawy, w takim wypadku nie będą mieli Państwo prawa do odliczenia podatku naliczonego. W tym zakresie Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 3 należy uznać za nieprawidłowe.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3, oceniane całościowo w odniesieniu do wszystkich rodzajów Dokumentów księgowych, należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie pytań nr 1, 2 i 3 dotyczących podatku od towarów i usług. W zakresie pytań nr 4, 5 i 6 dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·       Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.