Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.439.2026.1.AWY

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie wskazania:

• czy przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego z Faktur Zakupowych, które od 1 lutego 2026 r. wbrew obowiązkowi zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Państwu poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),
• czy mogą/będą mogli Państwo skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej otrzymanej w Wariancie 1 w okresie, w którym faktycznie otrzymali Państwo daną fakturę poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),
• czy mogą/będą mogli Państwo skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej otrzymanej w Wariancie 2 w okresie, w którym faktycznie otrzymali Państwo daną fakturę poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 3),
• czy po skorzystaniu z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w Wariancie 2, otrzymanej poza KSeF, będą Państwo zobowiązani do dokonania korekty rozliczeń VAT po otrzymaniu Faktury Zakupowej w KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 4),
• czy dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku, poza KSeF, powinni Państwo wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 5).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Spółka prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną VAT w Polsce. Wnioskodawca podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm.).

Spółka należy do Grupy A. i odpowiada za działalność deweloperską na rynku powierzchni biurowych oraz za udzielanie wsparcia biznesowego i administracyjnego w szerokim zakresie podmiotom z Grupy A., takim jak spółki nieruchomościowe (spółki celowe deweloperskie) i innym podmiotom z Grupy A. (np. B. sp. z o.o.) w ich bieżącym funkcjonowaniu. Spółka zatrudnia wykwalifikowany personel posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie świadczonych usług.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka dokonuje zakupów towarów i usług od:

1)  podatników mających siedzibę w Polsce i zarejestrowanych w Polsce do celów VAT,

2)  podmiotów zagranicznych, tj. posiadających siedzibę na terytorium Unii Europejskiej lub na terytorium kraju trzeciego,

3)  podmiotów niemających siedziby w Polsce, lecz posiadających tu stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług (dalej: Kontrahenci).

Towary i usługi będące przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, nabywane od Kontrahentów, nie są zwolnione z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do prowadzenia działalności gospodarczej podlegającej opodatkowaniu VAT (tj. niepodlegającej zwolnieniu z VAT). Transakcje nabycia przez Spółkę towarów i usług są przez Kontrahentów dokumentowane fakturami VAT (dalej: Faktury Zakupowe).

Mając na uwadze szerokie grono Kontrahentów, Spółka otrzymuje i będzie otrzymywała następujące rodzaje Faktur Zakupowych:

1.  faktury papierowe,

2.  faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (np. plik PDF),

3.  faktury ustrukturyzowane, o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

W przypadku Faktur Zakupowych nie znajdują i nie będą znajdowały zastosowania przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia VAT, o których mowa w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775; dalej: ustawa o VAT).

Spółka ma obowiązek odbierania i wystawiania faktur przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym KSeF, od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Część Kontrahentów - pomimo ciążącego na nich obowiązku - wystawia i najprawdopodobniej będzie wystawiała Faktury Zakupowe w formie innej niż w forma ustrukturyzowana. W takim scenariuszu, w praktyce występują i mogą wystąpić następujące sytuacje:

1.  Kontrahent wystawi i prześle do Spółki Fakturę Zakupową wyłącznie poza KSeF (dalej: Wariant 1),

2.  Kontrahent wystawi i prześle Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po czasie dłuższym niż jeden dzień, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawi i prześle Spółce Fakturę Zakupową w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF. Spółka przewiduje, że w tej sytuacji, Faktury Zakupowe wystawione poza KSeF mogą, lub nie, zawierać oznaczenia kodami QR (dalej: Wariant 2).

Przykładowo, 8 lutego Kontrahent wystawia Fakturę Zakupową w formie pliku pdf. Następnie, 26 marca wystawia Fakturę Zakupową za tę samą transakcję w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF.

Zarówno w Wariancie 1, jak i w Wariancie 2, Spółka przewiduje, że Faktury Zakupowe będą jej przekazywane po tym, jak w odniesieniu do danej transakcji powstał obowiązek podatkowy na gruncie VAT.

Ponadto, w praktyce mogą zdarzyć się przypadki, w których, wbrew obowiązkowi, Spółka otrzyma od Kontrahenta fakturę korygującą zmniejszającą lub zwiększającą (dalej: Faktura Korygująca), wystawioną poza KSeF (niezależnie od tego czy Faktura Zakupowa została wystawiona w KSeF, czy poza KSeF).

Pytania

1.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z Faktur Zakupowych, które od 1 lutego 2026 r. zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce poza KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF?

2.  Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 1 będzie pozytywna, czy, w Wariancie 1, Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF?

3.  Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 1 będzie pozytywna, czy, w Wariancie 2, Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF?

4.  Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 3 będzie pozytywna, czy, po skorzystaniu z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF, Spółka będzie zobowiązana do dokonania korekty rozliczeń VAT po otrzymaniu Faktury Zakupowej w KSeF?

5.  Czy po 1 lutego 2026 r., dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej i doręczonej Spółce poza KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

1.  Zdaniem Spółki, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z Faktur Zakupowych, które od 1 lutego 2026 r. zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce poza KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić je i przesłać w KSeF.

2.  Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 1 będzie pozytywna, to zdaniem Spółki, w Wariancie 1, będzie mogła ona skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF.

3.  Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 1 będzie pozytywna, to zdaniem Spółki, w Wariancie 2, będzie mogła ona skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF, niezależnie od późniejszego wystawienia przez Kontrahenta faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

4.  Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 3 będzie pozytywna, to zdaniem Spółki, po skorzystaniu z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF, Spółka nie będzie zobowiązana do dokonania korekty rozliczeń VAT po otrzymaniu Faktury Zakupowej w KSeF.

5.  Zdaniem Spółki, dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej i doręczonej Spółce poza KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Ad 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Należy zaznaczyć, że w art. 88 ustawy o VAT ustawodawca określił przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą opodatkowaną VAT w Polsce i nabywane przez nią od Kontrahentów towary i usługi wykorzystuje do czynności w całości opodatkowanych VAT. Ponadto, w odniesieniu do Faktur Zakupowych zastosowania nie znajdują i nie znajdą przesłanki, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT przedstawia definicje faktur:

• pkt 31 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• pkt 32 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym,
• pkt 32a ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółka nie może wykluczyć, że część Faktur Zakupowych (wbrew przepisom ustawy o VAT obowiązującym od 1 lutego 2026 r.) będzie wystawiana przez Kontrahentów poza KSeF.

W szczególności, Spółka podkreśla, że nie ma praktycznej możliwości weryfikacji, umożliwiającej jej jednoznaczne określenie, od kiedy dany Kontrahent został objęty obowiązkiem korzystania z KSeF (tj. 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.). W konsekwencji, Spółka nie będzie w stanie każdorazowo potwierdzić, czy dany Kontrahent w ogóle miał obowiązek wystawienia i przesłania Faktury Zakupowej do KSeF.

Zdaniem Spółki, w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z Faktur Zakupowych, które od 1 lutego 2026 r. zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce bez użycia KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF.

Prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów/usług jest fundamentalną zasadą konstrukcji podatku VAT. Wszelkie ograniczenia w prawie do odliczenia VAT wpływają negatywnie na zasadę neutralności i powinny jednoznacznie wynikać z regulacji o randze ustawowej.

W analizowanej sprawie Spółka spełnia wszystkie warunki umożliwiające jej odliczenie VAT z Faktur Zakupowych, nawet jeśli faktury te zostały wystawione i przesłane poza KSeF, tj.:

• Spółka i Kontrahenci są i będą czynnymi podatnikami VAT,
• nabywane towary/usługi będą mieć związek z czynnościami opodatkowanymi,
• nabywane towary/usługi nie będą korzystać ze zwolnienia z VAT,
• Spółka będzie otrzymywać faktury (w rozumieniu art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT),
• nie wystąpią przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W szczególności należy zauważyć, że art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie wylicza przypadki, w których podatnik jest pozbawiony prawa do odliczenia VAT. Przepis ten nie wymienia przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktury wystawionej, wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF.

Wystawienie faktury bez użycia KSeF, tj. z naruszeniem technicznych wymogów dot. wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie przeczy przeprowadzeniu transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, a tym bardziej istnieniu prawa do odliczenia podatku naliczonego. Ponadto, nabywca towaru/usługi nie może ponosić konsekwencji wadliwego wystawienia faktury przez sprzedawcę. Zgodnie z powołanymi wyżej przepisami ustawy o VAT, obowiązki dot. sposobu wystawiania faktur spoczywają na sprzedawcy/wystawcy, nie na nabywcy.

Stanowisko zaprezentowane przez Spółkę znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo:

• interpretacja indywidualna z 19 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO): „Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”,
• interpretacja indywidualna z 31 października 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.599.2025.1.AP): „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, wystawionych przez jej dostawców, wbrew obowiązkowi, tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu jednak, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”,
• interpretacja indywidualna z 20 października 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA): „Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”,
• interpretacja indywidualna z 13 października 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN): „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, w tym również wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Ad 2. i 3.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W oparciu o art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Zgodnie z kolei z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Art. 106nda ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT wskazuje, że podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT, za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (…).

Zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT, za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru (…).

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, mogą wystąpić przypadki, że Kontrahent - mimo ciążącego na nim obowiązku prawnego - wystawi fakturę poza KSeF (w formie elektronicznej lub papierowej) i prześle ją do Spółki. W takim scenariuszu, w praktyce mogą wystąpić następujące sytuacje:

1.  Wariant 1 - Kontrahent wystawi i prześle do Spółki Fakturę Zakupową wyłącznie poza KSeF,

2.  Wariant 2 - Kontrahent wystawi i prześle Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po czasie dłuższym niż jeden dzień, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawi i prześle Spółce Fakturę Zakupową w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF. Spółka przewiduje, że w tej sytuacji, Faktury Zakupowe wystawione poza KSeF mogą, lub nie, zawierać oznaczenia kodami QR.

W obu ww. przypadkach Faktury Zakupowe będą przesyłane do Spółki po tym, jak dla danej transakcji powstał obowiązek podatkowy.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, zarówno w Wariancie 1 jak i w Wariancie 2, będzie ona uprawniona do odliczenia VAT z Faktury Zakupowej najwcześniej w okresie, w którym faktycznie otrzymała ją poza KSeF.

Zdaniem Spółki, Faktura Zakupowa otrzymana poza KSeF nie spełnia definicji faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 32a ustawy o VAT. W konsekwencji, zdaniem Spółki, regulacje dot. uznania faktury ustrukturyzowanej za otrzymaną, nie znajdą zastosowania. Spółka stoi na stanowisku, że Faktury Zakupowe wystawione przez Kontrahentów poza KSeF, zostaną przez Spółkę otrzymane w momencie ich fizycznego wpływu do Spółki, np. drogą mailową.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT z Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF, najwcześniej w momencie jej faktycznego otrzymania.

W kontekście Wariantu 2 należy również wskazać, że Spółka nie może ponosić odpowiedzialności za to, że Kontrahent najpierw wystawił fakturę niezgodnie z ciążącym na nim obowiązkiem, a następnie, starając się naprawić swój błąd, wystawił fakturę ponownie do tej samej transakcji z tym, że przy użyciu KSeF. Spółka nie może również ponosić odpowiedzialności za nieterminowe przesłanie Faktury Zakupowej do KSeF przez Kontrahentów. Jak zostało nadmienione w uzasadnieniu odpowiedzi na pytanie 2 i 3, te obowiązki spoczywają na wystawcy faktury.

Podsumowując, zdaniem Spółki, zarówno w przypadku Wariantu 1 i Wariantu 2, Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT z Faktury Zakupowej najwcześniej w okresie, w którym faktycznie otrzymała ją poza KSeF. Spółka będzie bowiem faktycznie dysponowała fakturą VAT w rozumieniu art. 2 pkt 31-32 ustawy o VAT.

Ad 4.

Jak wskazano w uzasadnieniu odpowiedzi na pytanie 2 i 3, zdaniem Spółki, w przypadku Wariantu 2 Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT z Faktury Zakupowej najwcześniej w momencie jej faktycznego otrzymania poza KSeF. W konsekwencji, Spółka wykaże taką fakturę w deklaracji JPK_V7M za okres, w którym otrzyma daną Fakturę Zakupową poza KSeF (z zastosowaniem oznaczenia „BFK”).

Tym samym, po otrzymaniu od Kontrahenta Faktury Zakupowej za pośrednictwem KSeF (w odniesieniu do tej samej transakcji), zdaniem Spółki, Spółka nie będzie uprawniona do dokonania odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury.

Jednocześnie, obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych Spółce na moment składania przez nią deklaracji JPK_V7M za dany okres rozliczeniowy. Zatem, otrzymanie od Kontrahenta Faktury Zakupowej za pośrednictwem KSeF, następujące już po złożeniu przez Spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym zostanie dokonane odliczenie na podstawie Faktury Zakupowej, nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji JPK_V7M wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu (numeru KSeF).

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki, po wykazaniu Faktury Zakupowej w deklaracji JPK_V7M za okres, w którym dana Faktura Zakupowa została przez nią otrzymana poza KSeF, Spółka nie będzie zobowiązana do dokonania korekty złożonej deklaracji JPK_V7M i rozliczeń VAT za dany okres oraz ujęciu Faktury Zakupowej w deklaracji JPK_V7M i dokonaniu stosownych rozliczeń VAT za okres, w którym otrzymała daną Fakturę Zakupową w KSeF.

Stanowisko zaprezentowane przez Spółkę znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 marca 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.939.2025.3.WH: „W konsekwencji, w sytuacji, gdy Spółka otrzyma fakturę w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmie ją w ewidencji z oznaczeniem „BFK”, a następnie Dostawca - już po dokonaniu odliczenia przez Spółkę (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) - wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji VAT wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu”.

Ad 5.

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o:

1)  kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,

2)  wartość zwróconych towarów i opakowań,

3)  zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.

W myśl art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, z zastrzeżeniem ust. 13b i 13c.

Zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy o VAT, przepisy ust. 13-13c stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, w przypadku, gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

W myśl art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13-13c, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Mając na uwadze powyższe regulacje należy stwierdzić, że po 1 lutego 2026 r., dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku, poza KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

W odniesieniu do Faktury Korygującej in plus należy przywołać art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zdaniem Spółki, określając moment odliczenia VAT z Faktury Korygującej in plus otrzymanej poza KSeF, należy stosować zasady ogólne, tj. należy brać pod uwagę, czy powstał obowiązek podatkowy, przy czym nie wcześniej niż w dacie otrzymania faktury.

Tym samym, zdaniem Spółki, po 1 lutego 2026 r., dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej i doręczonej Spółce poza KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzą Państwo działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Odpowiadają Państwo za działalność deweloperską na rynku powierzchni biurowych oraz za udzielanie wsparcia biznesowego i administracyjnego w szerokim zakresie podmiotom z Grupy A., takim jak spółki nieruchomościowe i innym podmiotom z Grupy A. w ich bieżącym funkcjonowaniu.

W związku z prowadzoną działalnością dokonują Państwo zakupów towarów i usług od Kontrahentów. Transakcje nabycia przez Państwa towarów i usług są przez Kontrahentów dokumentowane Fakturami Zakupowymi.

Ww. towary i usługi nabywane od Kontrahentów nie są zwolnione od podatku VAT i są przez Państwa wykorzystywane do prowadzenia działalności opodatkowanej podatkiem VAT. W przypadku Faktur Zakupowych nie znajdują zastosowania przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia VAT, o których mowa w art. 88 ustawy.

Zgodnie z Państwa wskazaniem, część Kontrahentów – pomimo ciążącego na nich obowiązku – wystawia Faktury Zakupowe w formie innej niż ustrukturyzowana. W związku z powyższym, występują i mogą wystąpić następujące sytuacje:

1.  Wariant 1 – Kontrahent wystawi i prześle Państwu Fakturę Zakupową wyłącznie poza KSeF,

2.  Wariant 2 – Kontrahent wystawi i prześle Państwu Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po czasie dłuższym niż dzień, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawi i prześle Państwu Fakturę Zakupową przy użyciu KSeF. Faktury Zakupowe wystawione poza KSeF mogą, lub nie, zawierać oznaczenia kodami QR.

Państwa wątpliwości w pierwszej dotyczą kwestii, czy przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, które wbrew obowiązkowi zostaną wystawione przez Kontrahentów bez użycia KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, w formie innej niż ustrukturyzowana, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, w formie innej niż ustrukturyzowana, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 jest zatem prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia:

• czy w Wariancie 1 i w Wariancie 2 będą mogli Państwo skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w momencie faktycznego otrzymania danej faktury poza KSeF oraz
• czy po skorzystaniu z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w Wariancie 2, otrzymanej poza KSeF, będą Państwo zobowiązani do dokonania korekty rozliczeń VAT po otrzymaniu tej Faktury Zakupowej w KSeF.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
• za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
• przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi), wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Zakupowej wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku, zarówno w Wariancie 1 jak i Wariancie 2, moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez Państwa Faktury Zakupowej poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc Państwu przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF jest/będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta ponownie wystawiona i przesłana w KSeF.

Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Kontrahenta przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSeF.

Podsumowując:

1.  W Wariancie 1 mogą/będą mogli Państwo odliczyć VAT naliczony z Faktury Zakupowej w momencie faktycznego otrzymania danej faktury poza KSeF.

2.  W Wariancie 2 mogą/będą mogli Państwo odliczyć VAT naliczony z Faktury Zakupowej w momencie faktycznego otrzymania danej faktury poza KSeF.

3.  W Wariancie 2 nie są/nie będą Państwo zobowiązani do dokonania korekty rozliczeń VAT po otrzymaniu tej Faktury Zakupowej w KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2, 3 i 4 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej i doręczonej Państwu – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, powinni Państwo wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

W myśl art. 29a ust. 1 ustawy:

Według art. 29a ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy wynika:

Na podstawie art. 29a ust. 15 ustawy:

W myśl art. 29a ust. 17 ustawy:

Z kolei według art. 29a ust. 18 ustawy:

Na postawie art. 106j ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy:

Wskazać należy, że faktury korygujące można generalnie podzielić na te, które powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”) oraz te, które wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”). W ramach powyższego rozróżnienia można również dokonać podziału tychże faktur ze względu na powód ich wystawienia:

• jeżeli korekta spowodowana jest przyczynami powstałymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, to powinna ona zostać rozliczona w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna;
• w sytuacji, gdy korekta jest spowodowana przyczynami zaistniałymi po dokonaniu sprzedaży (przykładowo zaistniały nowe okoliczności transakcji skutkujące zwiększeniem podstawy opodatkowania), korekta powinna być dokonana w deklaracji podatkowej za miesiąc, w którym wystawiono fakturę korygującą. Taki przypadek będzie miał miejsce, gdy w fakturze pierwotnej podatek należny został wykazany w prawidłowej wysokości, natomiast przyczyna korekty powstała później i nie była możliwa do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej.

Z powołanych wyżej przepisów ustawy dotyczących faktur korygujących wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, również, gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, udzielono rabatu, bądź upustów i obniżek cen.

Zatem, co do zasady, korygowanie pierwotnie wystawionej faktury, z przyczyn wskazanych wyżej, powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Ustawa o podatku od towarów i usług nie przewiduje odrębnych regulacji w zakresie zasad odliczania podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur korygujących zwiększających podstawę opodatkowania, wobec czego zastosowanie znajdują ogólne zasady dotyczące ujmowania faktur dokumentujących nabycie krajowe.

W związku z powyższym, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Korygującej „in plus” będzie realizowane na zasadach określonych w art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b ustawy, tj. w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo daną Fakturę Korygującą poza KSeF, albo w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, bez konieczności korygowania okresu rozliczeniowego, w którym pierwotnie rozliczona została Faktura Zakupowa.

Natomiast według art. 86 ust. 19a ustawy:

Zgodnie z tym przepisem, korekta podatku naliczonego „in minus” powinna zostać dokonana przez Państwa w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo Fakturę Korygującą wystawioną poza KSeF.

Podkreślić jednak należy, że w sytuacji, gdy faktura pierwotna od początku zawierała dane niezgodne z rzeczywistością, a zatem nie przysługiwało Państwu w całości prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury pierwotnej, korekta podatku naliczonego nie będzie dokonywana na podstawie art. 86 ust. 19a ustawy. Ze względu bowiem na zastosowanie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a oraz lit. b ustawy wystąpi obowiązek skorygowania podatku naliczonego „wstecz”, tj. w rozliczeniu za okres, w którym Państwo w sposób nieprawidłowy skorzystali w całości z prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej (korygowanej).

W konsekwencji, dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku, poza KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana, powinni Państwo wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Tym samym, oceniając całościowo Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 5, uznaję je prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·       Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·       w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·       w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.