Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.601.2025.1.EW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy opisany proces wysyłania do klientów Dokumentów Rozliczeniowych nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy o VAT oraz nie powoduje po stronie Spółki konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur, zgodnie z art. 108 ustawy o VAT ani nie rodzi innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

1.

Spółka A. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Spółka świadczy usługi doręczania i obioru przesyłek. Usługi świadczone przez Spółkę są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi na rzecz kontrahentów.

2.

Spółka jest na etapie dostosowywania swojego systemu fakturowania do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”).

Z uwagi na to, że proces generowania faktur sprzedażowych w KSeF może trwać dla Wnioskodawcy długo i może być złożony, Spółka planuje - równolegle do wysyłki faktur do KSeF - wysyłać klientom dokumenty rozliczeniowe, na podstawie których klienci będą mogli zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi rozliczenia transakcji (dalej: „Dokumenty Rozliczeniowe”).

Dokumenty Rozliczeniowe wysyłane klientom (bez numeru KSeF) będą zawierały dane dotyczące transakcji, które będą zawarte na fakturze wysyłanej do KSeF oraz dane dodatkowe (szersze niż te, które będzie zawierać faktura).

Przykładowo, Dokument Rozliczeniowy będzie zawierał numer, datę wystawienia oraz szczegóły transakcji, które będą widniały na fakturach wysyłanych do KSeF i będą tożsame z danymi wysyłanymi do KSeF. Jednocześnie, Dokument Rozliczeniowy może zawierać dodatkowe dane dotyczące transakcji, które nie będą zawarte na fakturach wysyłanych do KSeF. Podsumowując, dane na Dokumentach Rozliczeniowych mogą być szersze niż dane wykazywane na fakturach wysyłanych do KSeF.

Na Dokumentach Rozliczeniowych nie będą widnieć słowa: „Faktura VAT” ani inne oznaczenia sugerujące, że mamy do czynienia z fakturą VAT. Dokument będzie zawierał nazwę „dokument rozliczeniowy”. W Dokumencie będzie widniała adnotacja, zgodnie z którą faktura VAT powinna być pobrana przez klienta z KSeF oraz będzie widniał adres do pobrania dodatkowych dokumentów związanych z transakcją.

Równolegle do wystawiania wyżej opisanych Dokumentów Rozliczeniowych, Spółka będzie wprowadzać faktury do systemu KSeF, a kontrahenci będą mogli je stamtąd pobierać.

Pytanie

Czy opisany proces wysyłania do klientów Dokumentów Rozliczeniowych nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy o VAT oraz nie powoduje po stronie Spółki konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur, zgodnie z art. 108 ustawy o VAT ani nie rodzi innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

W opinii Wnioskodawcy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym opisany proces wysyłania do klientów Dokumentów Rozliczeniowych nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy o VAT oraz nie powoduje po stronie Spółki konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur, zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, ani nie rodzi innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT.

UZASADNIENIE

Zasady dotyczące wystawiania faktur VAT są szczegółowo uregulowane w ustawie o VAT oraz innych przepisach o VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b. Przepisy ustawy o VAT zawierają definicję faktury:

• przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT);
• przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT);
• przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Od 1 lutego 2026 r. planowane jest, że podatnicy VAT, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, tj. faktur przy użyciu KSeF. Dla pozostałych podatników (z pewnymi wyjątkami) obowiązek ten planowany jest od 1 kwietnia 2026 r.

Faktura jest dokumentem sformalizowanym, który, zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, powinien obligatoryjnie zawierać następujące elementy:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty - wyrazy "metoda kasowa";

17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz "samofakturowanie";

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";

18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy "mechanizm podzielonej płatności", przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;

21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;

22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a;

b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;

24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:

a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL;

b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego;

25) w przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 - indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2.

Co do zasady, przepisy wprowadzające KSeF nie mają modyfikować zakresu danych wykazywanych na fakturach VAT, przedstawionego w szczególności w przywołanym powyżej przepisie.

Przepisy w zakresie KSeF regulują m.in. sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur.

Spółka przygotowuje się obecnie do wdrożenia obligatoryjnego KSeF i będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Tym niemniej, z uwagi na to, że proces generowania faktur sprzedażowych w KSeF może trwać dla Wnioskodawcy długo i może być złożony, Spółka planuje - równolegle do wysyłki faktur do KSeF - wysyłać klientom Dokumenty Rozliczeniowe, na podstawie których klienci będą mogli zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi rozliczenia transakcji.

W opinii Wnioskodawcy, wysyłane przez Spółkę do klientów Dokumenty Rozliczeniowe nie będą fakturami VAT, chociaż będą zawierały dane dotyczące transakcji, które będą zawarte na fakturze VAT. Na Dokumentach Rozliczeniowych nie będą widnieć słowa: „Faktura VAT” ani inne oznaczenia sugerujące, że mamy do czynienia z fakturą VAT. Dokument będzie zawierał nazwę „dokument rozliczeniowy”. W Dokumencie będzie widniała adnotacja, zgodnie z którą faktura VAT powinna być pobrana przez klienta z KSeF oraz będzie widniał adres do pobrania dodatkowych dokumentów związanych z transakcją. Funkcje Dokumentu Rozliczeniowego będą zbliżone do funkcji jakie pełni obecnie faktura pro forma.

W rozumieniu Wnioskodawcy, jeśli dokument ma charakter wyłącznie informacyjny, a jego wystawca - m.in. poprzez nadanie mu odpowiedniej nazwy oraz adnotacji, które się na nim znajdują - jednoznacznie daje do zrozumienia, że nie traktuje takiego dokumentu jako faktury w rozumieniu ustawy o VAT, to taki dokument nie stanowi i nie rodzi skutków takich jak faktura, a w szczególności skutków opisanych w art. 108 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko wynika z utrwalonej praktyki uznawania dokumentów pro forma (tzw. faktur pro forma) za dokumenty, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Pomimo, że tego rodzaju dokumenty często zawierają elementy wymienione w art. 106e ww. ustawy, organy podatkowe nie traktują ich jako faktur VAT ze względu na jednoznaczne oznaczenie ich jako „pro forma”.

Jak wskazano w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów dotyczących dokumentów określanych mianem faktur pro-forma (Biul.Skarb. 2013, nr 3, str. 27): „Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisowo VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego).

Po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. zmian wprowadzonych ww. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. nie zmieniło się merytoryczne podejście do dokumentów określanych mianem faktur pro-forma. W szczególności niezasadne jest stanowisko prezentowane przez niektórych autorów, że wystawienie takiego dokumentu (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia), w przypadku gdy będzie zawierał wszystkie dane wymagane dla faktur (w tym kwotę podatku), rodzi obowiązek zapłaty wykazanego podatku do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT.”

Ponadto, w interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wskazywane jest, że do dokumentów pro forma nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, przykładowo:

• w interpretacji z 12 lipca 2022 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.195.2022.3.SH), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „W tym miejscu wskazać należy, że dokument określany, jako faktura pro forma, nie jest dokumentem księgowym, nie stosuje się do niej przepisów, dotyczących faktur. Pro forma jest dokumentem wystawianym w obrocie gospodarczym w celu np. przyjęcia zlecenia do realizacji, na podstawie której w istocie wpłacane są zaliczki.”
• w interpretacji z 28 października 2020 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał następująco: „Na wstępie tut. Organ pragnie zauważyć, że faktura Pro Forma nie jest dokumentem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT. Przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują bowiem, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro forma.”

W przekonaniu Spółki nie istnieją podstawy, aby stosować odmienne zasady wobec Dokumentów Rozliczeniowych.

Ponadto, należy zaznaczyć, że przepisy ustawy o VAT przewidują szereg konsekwencji związanych z wprowadzeniem faktury do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) oraz jest uznawana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej w KSeF numeru identyfikującego fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

W ocenie Wnioskodawcy powyższe oznacza, że w okresie obligatoryjnego stosowania KSeF (tj. od 1 lutego 2026 r. na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.) dokumenty/faktury niewprowadzone do KSeF (tj. dokumenty bez numeru KSeF) nie będą stanowiły faktury ustrukturyzowanej.

Istotne jest to, że w celu zapobiegania oszustwom VAT ustawodawca wprowadził art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, który nakazuje zapłatę VAT od wystawionej faktury, także jeśli dostawa towaru/świadczenie usługi nie miały miejsca. Wskazany przepis ma zasadniczo sankcjonować wystawianie tzw. pustych faktur, tj. faktur niedokumentujących rzeczywistego zdarzenia gospodarczego.

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jak wskazano powyżej, zdaniem Spółki, Dokumenty Rozliczeniowe wysyłane do klientów nie będą stanowić faktur, w związku z czym nie będą rodzić konsekwencji, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Po stronie Spółki nie będzie dochodzić do wystawiania pustych faktur i konieczności zapłaty podwójnego podatku VAT (z Dokumentu Rozliczeniowego i z faktury) na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na interpretację indywidualną z 21 lipca 2021 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.280.2021.2.MWJ), która dotyczyła spółki, która planowała - przed dokonaniem sprzedaży - wysyłać do kontrahentów dokument, który zawierałby pełną informację o przedmiocie sprzedaży, o nabywcy i cenie, numerze, dacie wystawienia a jednocześnie nie stanowiłby faktury. Dokument ten miał być generowany przez system finansowy spółki, na szablonie faktury, z usunięciem z niej niektórych pozycji oraz dodaniem do jej treści sformułowania, z którego jednoznacznie wynikać będzie, że dokument ten nie stanowi faktury VAT. W takim stanie faktycznym organ wskazał: „(...) w przedmiotowej sprawie dokument nazywany "dokumentem informacyjnym" jest dokumentem wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o warunkach planowanej transakcji.

Wyraźne oznaczenie tego dokumentu jako "dokument informacyjny" oraz dodatkowo wskazanie "Dokument niniejszy nie stanowi podstawy do dokonywania rozliczeń na potrzeby podatku VAT" powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT. (...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że skoro - jak wyżej wskazano - wystawiany przez Wnioskodawcę "dokument informacyjny", o którym mowa w opisie zdarzenia przyszłego nr 1 i nr 2, nie stanowi faktury, to nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. nie będzie rodzić dla Wnioskodawcy obowiązku zapłaty kwoty podatku, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.”

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym opisany proces wysyłania do klientów Dokumentów Rozliczeniowych nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy o VAT oraz nie powoduje po stronie Spółki konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur, zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, ani nie rodzi innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Z cytowanych powyżej przepisów ustawy wynika, że przez usługę należy rozumieć każde świadczenie na rzecz danego podmiotu niebędące dostawą towarów. Jednocześnie pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie się na rzecz innej osoby, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie, bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy).

Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie. Zauważyć jednak należy, że usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy:

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Na podstawie art. 106nh ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Na podstawie art. 106ga ust. 3 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

W świetle art. 106ga ust. 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Wskazania również wymaga, że zgodnie z art. 106s w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy opisany proces wysyłania do klientów Dokumentów Rozliczeniowych nie stoi w sprzeczności z przepisami ustawy o VAT oraz nie powoduje po stronie Państwa Spółki konieczności rozliczania VAT z tzw. pustych faktur, zgodnie z art. 108 ustawy o VAT ani nie rodzi innych negatywnych konsekwencji w podatku VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest na etapie dostosowywania swojego systemu fakturowania do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

Z uwagi na to, że proces generowania faktur sprzedażowych w KSeF może trwać dla Państwa długo i może być złożony, Spółka planuje - równolegle do wysyłki faktur do KSeF - wysyłać klientom dokumenty rozliczeniowe, na podstawie których klienci będą mogli zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi rozliczenia transakcji. Dokumenty Rozliczeniowe wysyłane klientom (bez numeru KSeF) będą zawierały dane dotyczące transakcji, które będą zawarte na fakturze wysyłanej do KSeF oraz dane dodatkowe (szersze niż te, które będzie zawierać faktura).

Zgodnie z Państwa wskazaniem Dokument Rozliczeniowy będzie zawierał numer, datę wystawienia oraz szczegóły transakcji, które będą widniały na fakturach wysyłanych do KSeF i będą tożsame z danymi wysyłanymi do KSeF. Jednocześnie, Dokument Rozliczeniowy może zawierać dodatkowe dane dotyczące transakcji, które nie będą zawarte na fakturach wysyłanych do KSeF. Dane na Dokumentach Rozliczeniowych mogą być szersze niż dane wykazywane na fakturach wysyłanych do KSeF.

Na Dokumentach Rozliczeniowych nie będą widnieć słowa: „Faktura VAT” ani inne oznaczenia sugerujące, że mamy do czynienia z fakturą VAT. Dokument będzie zawierał nazwę „dokument rozliczeniowy”. W Dokumencie będzie widniała adnotacja, zgodnie z którą faktura VAT powinna być pobrana przez klienta z KSeF oraz będzie widniał adres do pobrania dodatkowych dokumentów związanych z transakcją. Równolegle do wystawiania opisanych Dokumentów Rozliczeniowych, Państwa Spółka będzie wprowadzać faktury do systemu KSeF, a kontrahenci będą mogli je stamtąd pobierać.

W świetle przedstawionych we wniosku okoliczności wskazać należy, że w przedmiotowej sprawie dokument nazywany „dokumentem informacyjnym” będzie dokumentem wysyłanym klientom (bez numeru KSeF) będzie zawierał dane dotyczące transakcji, które będą zawarte na fakturze wysyłanej do KSeF oraz dane dodatkowe (szersze niż te, które będzie zawierać faktura). Wyraźne oznaczenie tego dokumentu jako „dokument informacyjny” oraz dodatkowo wskazanie w formie adnotacji, zgodnie z którą faktura VAT powinna być pobrana przez klienta z KSeF oraz będzie widniał adres do pobrania dodatkowych dokumentów związanych z transakcją.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że wystawiany przez Państwa Spółkę „dokument informacyjny”, o którym mowa w opisie zdarzenia przyszłego nie stanowi faktury w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 108 ust. 4 ustawy:

Według art. 103 ust. 1 ustawy:

Jak wskazano powyżej, „dokument informacyjny”, o którym mowa w opisie zdarzenia przyszłego nie stanowi faktury w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że skoro - jak wyżej wskazano - wystawiany przez Państwo „dokument informacyjny”, o którym mowa w opisie zdarzenia przyszłego nie stanowi faktury, to nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. nie będzie rodzić dla Państwa Spółki obowiązku zapłaty kwoty podatku, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Jednocześnie wystawiany przez Państwo „dokument informacyjny” nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwo w złożonym wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.