A Sp. z o.o., czynny podatnik VAT prowadzący sprzedaż detaliczną, nabywa towary i usługi od kontrahentów, którzy od 1 lutego 2026 r. są objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Spółka przewiduje, że część kontrahentów może nie wypełnić tego obowiązku, wystawiając faktury poza KSeF w formie papierowej, PDF lub innej…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
29 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów i usług, (...).
Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w tym od kontrahentów zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Kontrahent”).
W przypadku towarów/usług nabywanych od Kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie tych towarów/usług z wykazanym VAT (dalej: „Faktury Zakupowe” lub „Faktura Zakupowa”).
W przypadkach, w których dostawy towarów i usług dokumentowane na Fakturach Zakupowych nie podlegają zwolnieniu z VAT oraz są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych, jak również w stosunku do których nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 88 ustawy VAT, Wnioskodawca korzysta z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur.
W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 r. przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), Kontrahenci Spółki, objęci obowiązkiem wynikającym z art. 106ga ustawy o VAT, będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.
Spółka zakłada, że Faktury Zakupowe będą wystawiane na jej rzecz przez Kontrahentów przy użyciu KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych.
Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć tego, że - pomimo obowiązku określonego w art. 106ga ustawy VAT - część Kontrahentów będzie wystawiać na rzecz Wnioskodawcy Faktury Zakupowe bez użycia KSeF działając świadomie, albo wskutek błędnego przekonania, że ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF ich nie dotyczy, albo jest odroczony w czasie.
Powyższe może przykładowo dotyczyć następujących sytuacji:
1) Kontrahent (będący podmiotem zagranicznym zarejestrowanym na VAT w Polsce) błędnie uzna, że nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, podczas gdy w rzeczywistości Kontrahent będzie posiadał w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, obligujące go do wystawiania Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych;
2) Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku - podczas gdy w rzeczywistości łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200 000 000 zł;
3) Kontrahent błędnie uzna, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będzie miał prawo do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, z uwagi na nieprzekroczenie łącznej wartości 10 000 zł sprzedaży wraz z kwotą podatku w danym miesiącu tego okresu – podczas gdy w rzeczywistości taka wartość zostanie przekroczona, co w efekcie będzie obligowało tego Kontrahenta do wystawienia Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł;
4) Kontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej, nie wypełni tego obowiązku - powołując się na awarię lub niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny uniemożliwiające mu wystawienie Faktur Zakupowych przy użyciu KSeF.
Pytania
1. Czy w przypadku w jakim na Kontrahencie będzie ciąży ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, ale Kontrahent działając świadomie albo wskutek błędnego przekonania o braku takiego obowiązku wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę podatku naliczonego VAT wynikającego z takiej Faktury Zakupowej?
2. Czy momentem, od którego będzie możliwe odliczenie przez Wnioskodawcę podatku naliczonego VAT wykazanego na otrzymanej od Kontrahenta Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF (pomimo ciążącego na Kontrahencie obowiązku wystawienia w formie ustrukturyzowanej), będzie chwila faktycznego otrzymania takiej Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF?
3. Czy późniejsze otrzymanie przez Wnioskodawcę faktury ustrukturyzowanej wystawionej przez Kontrahenta przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, skutkować będzie koniecznością dokonania przez Wnioskodawcę korekty ewidencji zakupów oraz rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej wystawionej przez Kontrahenta poza KSeF?
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 1
Państwa zdaniem, w przypadku w jakim na Kontrahencie będzie ciąży ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, ale Kontrahent działając świadomie albo wskutek błędnego przekonania o braku takiego obowiązku wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego.
W myśl art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i ust. 19 oraz art. 124 ustawy VAT.
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Na podstawie art. 86 ust. 10 i ust. 10b ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej, niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Artykuł 88 ustawy VAT wymienia natomiast w sposób enumeratywny katalog wyłączeń prawa do odliczenia VAT.
Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne m.in. w przypadkach, gdy:
Przytoczone powyżej przepisy wskazują, że podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia towarów i usług, jeżeli:
(i) nabywane towary i usługi służą do ich działalności opodatkowanej,
(ii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
(iii) towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, jak również nie zachodzą inne przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy VAT oraz
(iv) podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej nabycie towaru/usługi.
Począwszy od 1 lutego 2026 r., co do zasady, ulega zmianie sposób wystawiania faktur VAT.
W myśl wchodzącego w życie od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy VAT podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.
Jednocześnie zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, powyższym obowiązkiem nie będą objęci między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a także podatnicy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej terytorium kraju, w sytuacji, w której to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Ustawodawca przewidział także dwa okresy przejściowe dla wybranych podatników.
Zgodnie z art. 145l ustawy VAT w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.
Natomiast w myśl przepisów art. 145m ustawy VAT w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Zgodnie z art. 106ng ustawy VAT, w przypadku zaistnienia awarii KSeF przewidzianej w art. 106ne ust. 3 ustawy VAT, podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.
Definicje poszczególnych rodzajów faktur zostały ujęte w art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy VAT. Odpowiednio przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Natomiast za fakturę ustrukturyzowaną uznaje się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zdaniem Wnioskodawcy z przepisu art. 88 ustawy VAT nie wynika, że podatnik jest pozbawiony prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT, gdy podatek naliczony VAT wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów i usług, która została wystawiona poza KSeF w przypadku w jakim na wystawcy ciąży ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Co więcej, w ustawie VAT brak jest przepisów nakładających na nabywców obowiązków dotyczących weryfikacji statusu swoich kontrahentów pod kątem obowiązków związanych z wystawianiem faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. To prowadzi do wniosku, że nieprawidłowości jakich dopuszcza się wystawca faktury w zakresie realizacji spoczywającego na nim obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF nie mogą oddziaływać negatywnie na prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT przez nabywcę.
W kontekście powyższego powody, dla których wystawca wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie wystawia faktur w formie ustrukturyzowanej nie mają żadnego znaczenia dla prawa nabywcy do odliczenia podatku naliczonego VAT wykazanego w fakturze wystawionej poza KSeF. To prowadzi do wniosku, że zarówno w przypadku w jakim wystawca świadomie nie wystawia faktury w formie ustrukturyzowanej, jak i w przypadku, gdy wystawca nie wystawia faktury w formie ustrukturyzowanej wobec błędnego przekonania, że nie ciąży na nim obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, nabywca zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z faktury wystawionej przez wystawcę poza KSeF.
Wnioskodawca zauważa, że przepisy art. 106ni ustawy VAT przewidują nakładanie kar pieniężnych na podatników niewywiązujących się z obowiązków dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jakkolwiek brak jest podobnych regulacji w odniesieniu do nabywców (podmiotów otrzymujących faktury).
W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tejże.
Przepis art. 88 ustawy VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Nie wymienia, jednakże opisanego w niniejszym wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Innymi słowy prawidłowe wystawienie faktury papierowej lub elektronicznej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT w niej ujętego, a wystawienie jej poza KSeF nie skutkuje negatywnie na prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT przez nabywcę.
Pozbawienie podatnika możliwości odliczenia podatku naliczonego VAT z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług służących działalności opodatkowanej podatnika, jedynie z uwagi na otrzymanie faktury w innej formie niż ustrukturyzowana (podczas gdy faktura taka zostanie wystawiona przez czynnego i zarejestrowanego podatnika VAT oraz będzie dokumentować faktycznie wykonaną transakcję), godziłoby w jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług – zasadę neutralności.
Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach podatkowych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 13 października 2025 r. (znak: 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej orzekł:
„Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”
Podobnie wypowiadał się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2026 r. (znak: 0112-KDIL1-1.4012.881.2025.1.DS) stwierdzając:
„Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie Państwu przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”
Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdzające prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z faktur wystawionych poza KSeF, pomimo spoczywającego na wystawcy obowiązku wystawienia faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, należy w ocenie Wnioskodawcy uznać za ugruntowane czego potwierdzeniem jest to, że analogicznie w tej kwestii Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się m.in. w:
Reasumując, w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego w przypadku w jakim na Kontrahencie będzie ciąży ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, ale Kontrahent działając świadomie albo wskutek błędnego przekonania o braku takiego obowiązku wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF (np. w formie papierowej, w pdf lub innej formie elektronicznej), Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę podatku naliczonego VAT wynikającego z takiej Faktury Zakupowej.
Ad 2
Państwa zdaniem, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie przez Wnioskodawcę podatku naliczonego VAT wykazanego na otrzymanej od Kontrahenta Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF, będzie chwila faktycznego otrzymania takiej faktury.
Zgodnie ze wspomnianym wcześniej art. 86 ust. 10 i ust. 10b ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej, niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.
W odniesieniu do faktur innych niż ustrukturyzowane, Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „otrzymanie faktury”. Dlatego też, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Kontrahent – wbrew obowiązkowi – nie wystawi Fakturę Zakupową w KSeF (w formie faktury ustrukturyzowanej), a uczyni to w sposób odmienny (np. w formie papierowej, pdf lub innej formie elektronicznej), momentem, o którym mowa w przytoczonym powyżej przepisie (tj. od którego możliwe będzie odliczenie przez Wnioskodawcę podatku naliczonego z Faktury Zakupowej), będzie moment faktycznego jej uzyskania w sposób inny niż poprzez KSeF. Oznacza to, że chwilą, od której Wnioskodawcy będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego z Faktury Zakupowej (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia) będzie realny wpływ Faktury Zakupowej do Wnioskodawcy (np. poprzez odebranie jej ze skrzynki e-mail).
Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 grudnia 2025 r. (znak 0112-KDIL1-3.4012.816.2025.1.KM):
„Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.
Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. W związku z powyższym Spółka słusznie uważa, że termin okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny", o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy (czyli pierwszy/najwcześniejszy miesiąc, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego) oznacza okres, w którym Spółka faktycznie (fizycznie lub elektronicznie) otrzyma Fakturę Zakupową (wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur) od Dostawcy.”
Takie samo stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił w interpretacji indywidualnej z dnia 12 stycznia 2026 r. (znak: 0112-KDIL1-3.4012.851.2025.1.KM):
„W tym miejscu, należy wskazać, że ww. art. 86 ust. 10 ustawy w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT, uzupełnia art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zgodnie z którym: Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Analiza przywołanych wyżej przepisów wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże, aby podatnik nabył prawo do odliczenia muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję. Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług - co do zasady - można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:
(…) Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.
Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.
Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
W związku z powyższym, stwierdzić należy skoro Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.”.
Reasumując, w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego momentem, od którego będzie możliwe odliczenie przez Wnioskodawcę podatku naliczonego VAT wykazanego na otrzymanej od Kontrahenta Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF (pomimo ciążącego na Kontrahencie obowiązku wystawienia w formie ustrukturyzowanej), będzie chwila faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF.
Ad 3
Zdaniem Wnioskodawcy późniejsze otrzymanie przez Wnioskodawcę faktury ustrukturyzowanej wystawionej przez Kontrahenta przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie będzie skutkować koniecznością dokonania przez Wnioskodawcę korekty ewidencji zakupów oraz rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej wystawionej przez Kontrahenta poza KSeF.
Przyjmując, że podatnikowi (nabywcy) przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego VAT ujętego w fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku w jakim zgodnie z przepisami ustawy VAT na wystawcy takiej faktury ciąży obowiązek wystawienia jej w formie faktury ustrukturyzowanej z użyciem KSeF i jednocześnie momentem od którego nabywcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT determinowany jest terminem otrzymania faktury VAT wystawionej poza KSeF, brak jest podstaw do przyjęcia, że jeżeli wystawca po wystawieniu faktury poza KSeF dopełni ciążącego na nim obowiązku wystawienia jej w formie ustrukturyzowanej z użyciem KSeF, po stronie nabywcy który dokonał odliczenia podatku naliczonego VAT z uprzednio otrzymanej faktury wystawionej poza KSeF powstaje obowiązek korekty ewidencji zakupów oraz rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej faktury wystawionej poza KSeF.
Innymi słowy ewentualne dopełnienie przez wystawcę faktury wystawionej poza KSeF (po dacie jej wystawienia i przekazania nabywcy) obowiązków w zakresie wystawienia jej w formie faktury ustrukturyzowanej z użyciem KSeF nie ma żadnego znaczenia dla nabywcy, tj. nie skutkuje po stronie nabywcy obowiązkiem korekty rozliczeń podatkowych dokonanych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej faktury wystawionej poza KSeF do której następnie wystawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.
W ocenie Wnioskodawcy w ustawie VAT brak jest jakiegokolwiek przepisu, z którego można byłoby wyprowadzić tezę przeciwną.
Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 stycznia 2026 r. (znak: 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM):
„W związku z powyższym, stwierdzić należy, skoro Spółka będzie mogła odliczyć podatek VAT naliczony od faktury zakupowej wystawionej na jej rzecz, która została wystawiona poza KSeF przez sprzedawcę (dostawcę), na którym ciążył ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.”
Takie samo stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2026 r. (znak: 0112-KDIL1-3.4012.851.2025.1.KM):
„W związku z powyższym, stwierdzić należy, skoro Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.”
Przenosząc powyższe na przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, jeżeli Kontrahent, który wystawi Fakturę Zakupową poza KSeF– ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn – dopełni ciążącego na nim obowiązku i wystawi ją następnie w formie ustrukturyzowanej z użyciem KSeF, późniejsze wystawienie faktury ustrukturyzowanej zdaniem Wnioskodawcy, nie może mieć wpływu na moment, od którego po stronie Wnioskodawcy powstało prawo do odliczenie podatku naliczonego VAT wynikającego z uprzednio wystawionej Faktury Zakupowej, gdyż wewnętrzne ustalenia Kontrahenta, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po jego stronie nie mogą wpłynąć na realizację przez Spółkę jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego.
Reasumując, w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego późniejsze otrzymanie przez Wnioskodawcę faktury ustrukturyzowanej wystawionej przez Kontrahenta przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie będzie skutkować koniecznością dokonania przez Wnioskodawcę korekty ewidencji zakupów oraz rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej wystawionej przez Kontrahenta poza KSeF.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów i usług. Profil działalności obejmuje w szczególności sprzedaż (...). Są Państwo zarejestrowani w Polsce jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, w tym od kontrahentów zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT.
W przypadkach, w których dostawy towarów i usług dokumentowane na Fakturach zakupowych nie podlegają zwolnieniu z VAT oraz są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych, jak również w stosunku do których nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 88 ustawy VAT. Korzystają Państwo z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur.
Zasadniczo Faktury Zakupowe otrzymywane od 1 lutego 2026 r. przez Spółkę będą wystawiane przez Kontrahentów przy użyciu KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych. Nie mogą Państwo jednak wykluczyć, że - pomimo obowiązku określonego w art. 106ga ustawy VAT - część Kontrahentów będzie wystawiać na Państwa rzecz Faktury Zakupowe bez użycia KSeF.
Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy otrzymają Państwo od Kontrahentów faktury zakupowe wystawione z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur (np. w formie papierowej, pliku PDF lub innej formie elektronicznej), mimo obowiązku wystawiania ich jako faktur ustrukturyzowanych, a w konsekwencji czy będzie Państwu przysługiwać będzie prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tych faktur na zasadach ogólnych oraz czy momentem powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego będzie chwila faktycznego otrzymania faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek uprawniających do odliczenia oraz czy ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję poprzez KSeF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości przede wszystkim wskazać należy, że:
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w opisanych przypadkach 1–4), wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w opisanych przypadkach 1–4), przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.
Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy momentem, od którego możliwe jest odliczenie podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu pozostałych warunków, jest chwila faktycznego otrzymania faktury zakupowej oraz czy ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję za pośrednictwem KSeF wywołuje skutki podatkowe w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:
Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:
Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:
Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.
Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.
Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy – faktury ustrukturyzowane są uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.
W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.
Skoro więc Państwu przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia.
W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta ponownie wystawiona i przesłana w KSeF.
Późniejsze otrzymanie przez Państwo faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Kontrahenta przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty ewidencji zakupów ani rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSeF.
Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 uznaję za prawidłowe.
Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo