Ustalenie, czy wysłanie po 1 kwietnia 2026 r. organom uprawnionym do zlecania Wnioskodawcy sporządzenia opinii biegłego oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF także wygenerowanych w PDF wizualizacji tych faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie spowoduje podwójnego wprowadzenia do obrotu tych samych faktur, rodzących obowiązek zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.
Wnioskodawca, będący radcą prawnym, doradcą podatkowym i rzeczoznawcą majątkowym, pełni funkcję biegłego sądowego. Wystawia faktury VAT za opinie dla sądów i innych organów. Obecnie faktury papierowe wysyła pocztą, a po otrzymaniu wynagrodzenia (średnio po 3-4 miesiącach) rozlicza podatki. Od 1 kwietnia 2026 r. będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Faktura trafi do księgowości…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
27 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy wysłanie po 1 kwietnia 2026 r. organom uprawnionym do zlecania Wnioskodawcy sporządzenia opinii biegłego oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF także wygenerowanych w PDF wizualizacji tych faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie spowoduje podwójnego wprowadzenia do obrotu tych samych faktur, rodzących obowiązek zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.
Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem, które wpłynęło 24 lutego 2026 r.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Jest Pan radcą prawnym, doradcą podatkowym i rzeczoznawcą majątkowym. Z tytułu posiadania uprawnień doradcy podatkowego i rzeczoznawcy majątkowego jest Pan biegłym sądowym z zakresu podatków (doradca podatkowy) i szacowania nieruchomości (rzeczoznawca majątkowy).
Z tytułu opiniowania dla organów uprawnionych do występowania o opinię biegłego (np. sądy, prokuratorzy, komornicy sądowi itd.) wystawia Pan faktury VAT, którymi rozlicza Pan PIT (do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wystawienia faktury VAT – tj. w działalności gospodarczej) i VAT (w momencie otrzymania całości/części zapłaty).
Faktury VAT wystawia Pan po sporządzeniu opinii w sprawie i razem z opiniami wysyła je Pan pocztą do organu właściwego. Następnie oczekuję Pan na przyznanie wynagrodzenia przez sąd (lub inny organ), co najczęściej trwa długo (średnio 3-4 miesiące). Po tym czasie albo otrzymuje Pan wynagrodzenie i zwrot kosztów w żądanej kwocie, albo wystawia Pan korektę faktury (z uwagi na „obcinanie” wynagrodzeń przez organ zlecający) i potem dostaje Pan pieniądze.
W części przypadków dzieje się to po rozpoznaniu zażalenia na postanowienie sądu (lub skargi na postanowienie referendarza sądowego), dlatego że postanowienie o przyznaniu wynagrodzenia i kosztów musi być prawomocne. To na dzień złożenia wniosku. Ważne jest to, że aktualnie faktura „papierowa” wysyłana jest przez Pana do sądu (lub innego organu) i krąży pomiędzy wydziałem merytorycznym (np. I wydziałem cywilnym), a księgowością sądu, dlatego że kto inny (wydział merytoryczny) przyznaje wynagrodzenie, a kto inny (księgowość) sprawdza formalną poprawność faktury i wykonuje polecenie przelewu (po uprawomocnieniu się postanowienia o wynagrodzeniu/kosztach).
Od 1 kwietnia 2026 r. będzie Pan zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zgodnie z treścią art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT) i ta faktura trafi oficjalnie do KSeF danej księgowości sądu/prokuratury/policji itd., a nie otrzyma jej wydział merytoryczny orzekający o wynagrodzeniu (kosztach). Nawet nie będzie wiedział o jej wystawieniu, nie mówiąc o szczegółach jej dotyczących.
Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego
W odpowiedzi na pytanie Organu wskazał Pan:
Czy przekazywana przez Pana wygenerowana w PDF wizualizacja faktury ustrukturyzowanej z kodem QR będzie odzwierciedlała wszystkie informacje zawarte w pliku XML przesyłanym do KSeF, tj. nie wystąpią sprzeczności pomiędzy zawartością przekazywanej organom wizualizacji faktury a jej zawartością w formacie XML i wizualizacja ta nie będzie zawierać żadnych dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostałyby zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej w KSeF?
Odpowiedź: PDF z QR będzie odzwierciedlał informacje zawarte w XML przesłanym do KSEF i nie będzie sprzeczności, a wydruk wizualizacji PDF nie będzie zawierał innych informacji niż XML.
Pytanie
Czy jeżeli będzie Pan wystawiał fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur na rzecz organów uprawnionych do zlecania sporządzenia opinii biegłego, to czy tylko wystawi Pan fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zgodnie z treścią art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), która trafi do osoby uprawnionej zgodnie z KSeF, czy może Pan jednocześnie wysłać do wydziału orzeczniczego (merytorycznego, zlecającego opinię) wizualizację tej faktury w formie PDF z kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze (tzw. kod QR) bez narażenia się na zarzut z art. 108 ustawy o VAT?
Pana stanowisko w sprawie
W Pana ocenie, w sytuacji, gdy wydział merytoryczny wydaje postanowienie o przyznaniu (odmowie przyznania) wynagrodzenia lub zwrotu kosztów biegłemu sądowemu, a inna komórka organu zlecającego ma kontrolę nad uprawnieniami KSeF, to należy wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur na rzecz organów uprawnionych do zlecania sporządzenia opinii biegłego i jednocześnie można wydrukować wizualizację tej faktury w formie PDF z kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze (tzw. kod QR).
Aby nie narazić się na zarzut podwójnego wprowadzenia do obrotu tej samej faktury (art. 108 ustawy o VAT) należy wyraźnie zaznaczyć, że wizualizacja faktury z kodem QR nie jest oryginalnym dokumentem księgowym, a wyłącznie wizualizacją. Natomiast oryginalny dokument znajduje się w KSeF organu zlecającego.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Zasady dokumentowania przez podatnika czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.
Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów - co do zasady - podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowo-prawnej.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e Faktur.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Art. 106ga ust. 4 ustawy stanowi:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ustawy:
1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
3. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
4. W przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
5. Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
5a. Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem, o którym mowa w ust. 5, jest obowiązany również podmiot inny niż podatnik - w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
6. W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
7. Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.
8. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Z art. 106na ustawy wynika, że:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Uchylony.
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy:
Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
W świetle art. 106m ust. 1a ustawy:
W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.
Jak stanowi art. 108 ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
W tym miejscu wskazać należy, że obowiązek zapłaty podatku wynikający z wyżej cytowanego art. 108 ust. 1 ustawy - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) – może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).
Z opisu sprawy wynika, że jest Pan radcą prawnym, doradcą podatkowym i rzeczoznawcą majątkowym. Z tytułu posiadania uprawnień doradcy podatkowego i rzeczoznawcy majątkowego jest Pan biegłym sądowym z zakresu podatków (doradca podatkowy) i szacowania nieruchomości (rzeczoznawca majątkowy).
Z tytułu opiniowania dla organów uprawnionych do występowania o opinię biegłego (np. sądy, prokuratury, komornicy sądowi itd.) wystawia Pan faktury VAT, którymi rozlicza Pan PIT (do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wystawienia faktury VAT – tj. w działalności gospodarczej) i VAT (w momencie otrzymania całości/części zapłaty).
Obecnie faktury wystawia Pan po sporządzeniu opinii w sprawie i razem z opiniami wysyła je Pan pocztą do organu właściwego. Następnie oczekuje Pan na przyznanie wynagrodzenia przez sąd (lub inny organ), co najczęściej trwa długo (średnio 3-4 miesiące). Po tym czasie albo otrzymuje Pan wynagrodzenie i zwrot kosztów w żądanej kwocie, albo wystawia Pan korektę faktury (z uwagi na „obcinanie” wynagrodzeń przez organ zlecający) i potem dostaje Pan pieniądze.
W części przypadków dzieje się to po rozpoznaniu zażalenia na postanowienie sądu (lub skargi na postanowienie referendarza sądowego), dlatego że postanowienie o przyznaniu wynagrodzenia i kosztów musi być prawomocne. Ważne jest to, że aktualnie faktura „papierowa” wysyłana jest przez Pana do sądu (lub innego organu) i krąży pomiędzy wydziałem merytorycznym (np. I wydziałem cywilnym), a księgowością sądu, dlatego że kto inny (wydział merytoryczny) przyznaje wynagrodzenie, a kto inny (księgowość) sprawdza formalną poprawność faktury i wykonuje polecenie przelewu (po uprawomocnieniu się postanowienia o wynagrodzeniu/kosztach).
Od 1 kwietnia 2026 r. będzie Pan zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zgodnie z treścią art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT) i ta faktura trafi oficjalnie do KSeF danej księgowości sądu/prokuratury/policji itd., a nie otrzyma jej wydział merytoryczny orzekający o wynagrodzeniu (kosztach). Nawet nie będzie wiedział o jej wystawieniu, nie mówiąc o szczegółach jej dotyczących.
Rozważa Pan od 1 kwietnia 2026 r. oprócz wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur na rzecz organów uprawnionych (które będą trafiały do osoby uprawnionej zgodnie z KSeF), wysyłanie jednocześnie do wydziału orzeczniczego (merytorycznego, zlecającego opinię i wypłacającego Panu wynagrodzenie) wizualizacji tej faktury w formie PDF z kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Przechodząc do kwestii objętej zakresem Pana pytania wskazać należy, że w omawianej sprawie konieczne jest ustalenie, czy wizualizacje faktur ustrukturyzowanych w postaci pliku PDF, które planuje Pan wysyłać od 1 kwietnia 2026 r. stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.
W tym miejscu należy zauważyć, że faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie.
Podkreślić należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:
· jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
· czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
· brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.
W tym miejscu zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy, w przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
W okolicznościach niniejszej sprawy wskazał Pan, że wizualizacje faktur w formie PDF będą opatrywane kodem QR umożliwiającym dostęp do tych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tych fakturach. Ponadto, zastrzega Pan, że wizualizacja faktury z kodem QR nie będzie oryginalnym dokumentem księgowym, a wyłącznie wizualizacją, podczas gdy oryginalny dokument będzie się znajdował w KSeF organu zlecającego Panu wykonanie opinii. Wskazał Pan również, że plik PDF z kodem QR będzie odzwierciedlał informacje zawarte w XML przesłanym do KSeF i nie będzie sprzeczności, a wydruk wizualizacji PDF nie będzie zawierał innych informacji niż XML.
Należy ponownie zaznaczyć, że w kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu.
W świetle zatem powołanych wyżej przepisów zaznaczyć należy, że przekazywane przez Pana wydziałowi orzeczniczemu (merytorycznemu, zlecającemu opinię i wypłacającemu Panu wynagrodzenie) wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych muszą odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku XML. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur. Wizualizacja powinna także zawierać te elementy, które zawierają faktury wystawione przy użyciu KSeF, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku XML. Wizualizacja faktury ustrykturyzowanej nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej.
W związku z powyższym skoro w analizowanej sprawie – jak Pan wskazał - wizualizacja faktur ustrukturyzowanych z kodem QR będzie ich wiernym odzwierciedleniem, to uznać należy, że udostępnianie w postaci pliku PDF wizualizacji faktur przesyłanych do KSeF stanowić będzie udostępnienie faktur w formacie XML poza KSeF.
Mając zatem na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR przekazywane przez Pana wydziałowi orzeczniczemu (merytorycznemu, zlecającemu opinię i wypłacającemu Panu wynagrodzenie) będą stanowiły faktury ustrukturyzowane użyte poza KSeF zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy i należy je traktować jako kolejne egzemplarze wystawionych przy użyciu KSeF faktur. Jak Pan bowiem wskazał, wygenerowany plik PDF z kodem QR będzie odzwierciedlał informacje zawarte w XML przesłanym do KSeF i nie będzie sprzeczności między wizualizacją a plikiem XML, a wydruk wizualizacji PDF nie będzie zawierał innych informacji niż plik XML.
W konsekwencji uznać należy, że wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie będą rodzić po Pana stronie obowiązku zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.
Przy czym zaznaczenia wymaga, że weryfikacji w zakresie tego, czy mamy do czynienia z inną fakturą, czy też z kolejnym egzemplarzem tej samej faktury w kontekście zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy, może dokonać właściwy organ podatkowy w ramach prowadzonego postępowania podatkowego.
Pana stanowisko uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia wykładnię treści analizowanych przepisów prawa i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego, którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez ich weryfikacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo