Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że Dokumenty EDI lub Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane przez Państwa kontrahentom nie mogą zostać uznane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”) posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

Zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”).

Przepisy regulujące zakres i sposób obowiązkowego fakturowania w KSeF wprowadzono do polskiego porządku prawnego ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: „Ustawa”). Z uwagi na okoliczność, że Wnioskodawca spełnia kryteria podmiotowe (tj. jest podatnikiem VAT posiadającym siedzibę w Polsce) oraz kryteria przedmiotowe określone w Ustawie (tj. dokonuje czynności podlegających opodatkowaniu zgodnie z art. 106a ustawy o VAT), Wnioskodawca podjął szereg kroków w celu dostosowania swoich procesów biznesowo-księgowych oraz środowiska informatycznego (IT) do rzetelnego wystawiania oraz księgowania faktur ustrukturyzowanych.

Wnioskodawca planuje wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymogami Ustawy, a dodatkowo, udostępniać kontrahentom ich wizualizacje w sposób opisany poniżej.

Zgodnie z założeniami, proces przesyłania faktur będzie wyglądać następująco:

Krok 1:

Wnioskodawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML w KSeF, która będzie zawierała wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej (dalej jako: „schema”). Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, Wnioskodawca otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), na którym będzie widniał nadany jej numer KSeF faktury.

Krok 2:

Wnioskodawca wygeneruje oraz prześle kontrahentowi w ramach elektronicznej wymiany danych (dalej: „EDI”), o której mowa w art. 106m ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, dokument (dalej „Dokument EDI”), bądź wizualizację faktury w formacie PDF (dalej: „Wizualizacja PDF”).

Zarówno Dokument EDI, jak i Wizualizacja PDF będą stanowiły odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będą zawierały takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto, aby uniknąć wątpliwości co do tego, że Dokument EDI lub Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, Wnioskodawca umieści w tym dokumencie numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez wyżej wspomniane UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.

Dokument EDI, jak i Wizualizacja PDF mogą zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT. Przykładem takich dodatkowych danych mogą być: informacje o tzw. podatku cukrowym, informacja o wydanych i zwróconych paletach, informacja o rozpoczęciu procesu windykacji w przypadku braku zapłaty w określonym terminie [wyliczenie to ma charakter przykładowy].

Może być również tak, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Dokumencie EDI) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa kwocie należności ogółem wykazanej w Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy o VAT. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Dokumencie EDI lub wizualizacji PDF.

Ponadto, niektóre elementy Dokumentu EDI lub Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Niemniej będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść. Dokument EDI może również przyjmować różne nazwy, jako że wynika to z warunków współpracy z danym kontrahentem w ramach wymiany danych w EDI. Przykładowo może to być: dokument, faktura, doc., itp.

Zarówno kontrahenci, jak i Wnioskodawca dążą do utrzymania wymiany dokumentów poprzez EDI, gdyż umożliwiają one uwzględnienie w jednym dokumencie wszystkich elementów obowiązkowych, które reguluje odpowiednio art. 106e oraz 106j ustawy o VAT, jak również dodatkowych danych, które wynikają z uwarunkowań biznesowych. Poniesiono duże nakłady pracy i koszty na ukształtowanie tych procesów.

Podobną funkcję pełni Wizualizacja PDF, prezentując zarówno elementy obowiązkowe faktury, jak i dodatkowe informacje potrzebne z biznesowego punktu widzenia.

Pytanie

Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska, że Dokumentów EDI ani Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom, jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego, nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

Dokumenty EDI i Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane kontrahentom, jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią prawidłowy sposób odwzorowania i udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, a tym samym nie można ich uznać za faktury dokumentujące zdarzenia odrębne od wykazanych na fakturach ustrukturyzowanych, ani - w konsekwencji - za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek odrębnej zapłaty wykazanego w nich podatku VAT (tj. niezależnie od obowiązku zapłaty podatku należnego wykazanego na fakturach ustrukturyzowanych).

Uzasadnienie stanowiska

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy VAT będą mieli obowiązek korzystania z KSeF, zdefiniowanego w art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT jako system teleinformatyczny służący do m.in. wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Zgodnie natomiast z art. 106nc ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą i otrzymywaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Przepisy określają przypadki, w których istnieje obowiązek udostępnienia nabywcy faktury ustrukturyzowanej w sposób z nim uzgodniony, w tym poza KSeF (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), ale jednocześnie nie sprzeciwiają się temu, aby faktura wystawiona w KSeF była dobrowolnie (dodatkowo) udostępniania kontrahentowi poza KSeF.

Szersze omówienie kwestii udostępniania faktur ustrukturyzowanych nabywcy poza KSeF zostało uwzględnione w uzasadnieniu do projektu Ustawy (druk sejmowy 3242 z 17 maja 2023 r.; dalej: „Uzasadnienie”). Ustawodawca posłużył się w nim - w stosunku do faktury ustrukturyzowanej udostępnianej poza KSeF - pojęciem „wizualizacji”.

Proponowane przez ustawodawcę rozwiązanie techniczne zakłada, że podatnik może fakturę ustrukturyzowaną zwizualizować do innego formatu, jakim może być przykładowo PDF. Niemniej ani Ustawa ani Uzasadnienie nie wskazują, że istnieje jakikolwiek katalog zamknięty formatów, w jakich można przekazać fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF.

W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, możliwe jest użycie dowolnego formatu pliku, w tym przykładowo właściwego dla dokumentów i komunikatów przesyłanych przez EDI (najczęściej XML). Dokument EDI oraz Wizualizację PDF można więc uznać za wizualizacje faktury ustrukturyzowanej, które realizują obowiązek udostępnienia faktur wystawionych w KSeF poza tym systemem. Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, wizualizacje te mogą być przekazywane kontrahentom również dobrowolnie, ponieważ stanowią one dodatkową dokumentację, a nie odrębne faktury.

Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej decyduje jej wystawca. Przykładowo, w odpowiedzi na pytanie jednego z ogólnopolskich dzienników, Zespół Techniczny resortu finansów wskazał, że dozwolone jest umieszczenie na wizualizacji faktury informacji dodatkowych, które nie zostały ujęte w schemie, takich jak np. logo, numer KSeF, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem, czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży. (źródło:https://www.gazetaprawna.pl/biuro-rachunkowe/artykuly/9289027,mf-wizualizacja-e-faktury-nie-moze-wprowadzac-w-blad.html).

W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań do umieszczania na wizualizacji faktur ustrukturyzowanych dodatkowych danych (tj. innych niż te, które wymagane są przez ustawę o VAT oraz techniczne uwarunkowania schemy). Istotne jest wyłącznie, aby informacje ujęte w wizualizacji nie wpływały na przedmiot, wartość oraz charakter transakcji jako czynności opodatkowanej VAT.

Mając na względzie powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dla zachowania zgodności danych w KSeF i danych na fakturze udostępnionej poza KSeF, kluczowe jest:

• wskazanie w obu przypadkach wszystkich elementów obligatoryjnych faktury oraz faktury korygującej wskazanych odpowiednio w art. 106e ust. 1 oraz 106j ust. 2 ustawy o VAT, które będą identyczne zarówno w schemie faktury ustrukturyzowanej, jak i jej wizualizacji przekazywanej poza KSeF, oraz
• zapewnienie, że zamieszczone na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej dodatkowe informacje nie wpłyną na zmianę przedmiotu transakcji.

W ocenie Wnioskodawcy, w omawianym przypadku spójność pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a danymi zamieszczonymi na wizualizacji udostępnianej poza KSeF (tj. na Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF) będzie w pełni zachowana, ponieważ dane zawarte na Dokumencie EDI i Wizualizacji PDF nie będą sprzeczne z danymi w KSeF, tzn. nie będą prowadzić do różnych wniosków w zakresie tego samego zdarzenia gospodarczego.

Dokument EDI i Wizualizacja PDF będą zawierały wszystkie dane zawarte na przesłanej już do KSeF fakturze, które będą identyczne - nie dojdzie zatem do jakiejkolwiek ingerencji w dane, o których mowa w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT.

Ponadto, Dokument EDI i Wizualizacja PDF nie dokumentują odrębnego zdarzenia gospodarczego, lecz stanowić będą jedynie odzwierciedlenie/wizualizację faktury uprzednio wystawionej/przesłanej w/do KSeF.

Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, opisane w zdarzeniu przyszłym przykłady rozszerzenia zakresu danych na Dokumencie EDI i Wizualizacji PDF nie wprowadzą odbiorcy w błąd. Dla klienta Wnioskodawcy, otrzymanie pewnych dodatkowych informacji jest istotne dla celów dokumentacyjnych, w głównej mierze związanych ze stosowaniem norm branżowych czy kontraktowych. Jednocześnie dane te nie mają znaczenia dla podatkowej oceny danej transakcji (gdyby miały, ustawodawca wprowadziłby obowiązek prezentacji tych danych na fakturze ustrukturyzowanej). Rozszerzenie informacji nie zaburzy odbiorcy czytelności wizualizacji w formie Dokumentu EDI i Wizualizacji PDF, ponieważ będzie on posiadał wiedzę i narzędzia, by otrzymane dane odpowiednio odczytać, zinterpretować i przeprocesować. Analogicznie, niewielkie różnice w sposobie prezentacji wybranych danych, wynikające z ograniczeń / ustawień systemowych i technicznych EDI (np. inna nazwa nagłówka), nie będą miały wpływu na czytelność dokumentów oraz nie będą prowadzić odbiorców tych dokumentów do innych wniosków w zakresie danej transakcji.

Co istotne, Dokument EDI oraz Wizualizacja PDF będą zawierały dane wystawionej wcześniej faktury ustrukturyzowanej (numer KSeF oraz datę przesłania faktury do KSeF), a także kod QR, dzięki czemu odbiorca Dokumentu EDI lub Wizualizacji PDF będzie mógł w oczywisty sposób zidentyfikować, że dokument ten nie stanowi odrębnej faktury, a wyłącznie wizualizację faktury ustrukturyzowanej. Nie dojdzie zatem do wprowadzenia odbiorcy w błąd, co do ilości faktur wystawionych w ramach jednego zdarzenia gospodarczego.

Dopuszczalność udostępniania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która zawiera szerszy zakres danych niż faktura wysłana do KSeF oraz prezentuje dane w nieco inny sposób niż faktura wysłana do KSeF potwierdził również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK z 11 czerwca 2024 r. Organ potwierdził, że taka wizualizacja jest dopuszczalna, jeśli nie zawiera sprzeczności względem faktury wysłanej do KSeF oraz jeżeli informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzają w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Dodatkowo, musi ona zawierać kod QR. W ocenie Wnioskodawcy, Dokument EDI oraz Wizualizacja PDF przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego spełniają te warunki, więc są dopuszczalnymi formami wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.

Odnosząc powyższe do zagadnienia tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawca uważa, że Dokument EDI oraz Wizualizację PDF należy uznać za wizualizację faktury ustrukturyzowanej (innymi słowy, fakturę ustrukturyzowaną przekazywaną odbiorcy w sposób z nim uzgodniony), a nie drugą fakturę dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze, ani tym bardziej fakturę dokumentującą inną operację gospodarczą. W związku z tym nie można uznać, że po stronie Wnioskodawcy wystąpi odrębny obowiązek zapłaty VAT zarówno od wystawionej faktury ustrukturyzowanej, jak i Dokumentu EDI czy Wizualizacji PDF.

Dodatkowo, zdaniem Wnioskodawcy, nie będzie miało znaczenia w jaki sposób zostanie nazwany Dokument EDI czy Wizualizacja PDF (np. dokument, faktura, doc.), ponieważ wśród danych, które - zgodnie z art. 106e oraz 106j ustawy o VAT - stanowią obligatoryjną treść faktury i ją identyfikują, nie znajduje się jej nazwa. W ocenie Wnioskodawcy oznacza to, że podatnik może w dowolny sposób zatytułować wizualizację faktury ustrukturyzowanej (tj. w przypadku Wnioskodawcy Dokument EDI lub Wizualizację PDF).

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, Dokumentów EDI oraz Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom w opisanym zdarzeniu przyszłym nie można uznać za tzw. puste faktury, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b pkt 26 i 27;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.

Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej zwanym KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. (ustawa zmieniająca weszła w życie z 1 lipca 2024 r.).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do treści art. 106ga ust. 1 ustawy:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Według art. 106gb ust. 1 ustawy:

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zgodnie z treścią art. 106gb ust. 5 ustawy:

Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Na podstawie art. 106m ustawy:

1. Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.

1a.W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, o której mowa w ust. 1a, można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

3) (uchylony)

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Spółka planuje wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymogami ustawy, a dodatkowo, udostępniać kontrahentom ich wizualizacje w sposób opisany poniżej.

Spółka wystawi fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, która będzie zawierała wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej. Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, Spółka otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru, na którym będzie widniał nadany jej numer KSeF faktury.

Spółka wygeneruje oraz prześle kontrahentowi w ramach elektronicznej wymiany danych (EDI) Dokument EDI, bądź wizualizację faktury w formacie PDF. Zarówno dokument EDI, jak i Wizualizacja PDF będą stanowiły odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będą zawierały takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto, aby uniknąć wątpliwości co do tego, że Dokument EDI lub Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, Spółka umieści w tym dokumencie numer KSeF faktury, datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.

Dokument EDI i Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji np. mogą być informacje o tzw. podatku cukrowym, informacja o wydanych i zwróconych paletach, informacja o rozpoczęciu procesu windykacji w przypadku braku zapłaty w określonym terminie.

Może się zdarzyć, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF. Ponadto niektóre elementy Dokumentu EDI lub Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, np. zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Niemniej będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy Dokumentów EDI i Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Aby odpowiedzieć na zadane przez Państwa pytanie należy wskazać, że zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

W myśl art. 108 ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.

Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) - może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).

W omawianej sprawie konieczne jest zatem ustalenie, czy wystawiane przez Państwa Dokumenty EDI i Wizualizacje PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

Trzeba mieć na uwadze, że faktury ustrukturyzowane (tj. wystawiane przy użyciu KSeF) przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA (3). Udostępnienie kontrahentom tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie (w zależności od preferencji nabywcy). Ponadto należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Płatność, Rozliczenie, WarunkiTransakcji).

Przepisy ustawy nie określają wymogów jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.

Z opisu sprawy z jednej strony wynika, że zarówno Dokument EDI, jak i Wizualizacja PDF będą stanowiły odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będą zawierały takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto umieszczą Państwo w Dokumencie EDI i Wizualizacji PDF numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy.

Jednocześnie Spółka wskazuje, że Dokument EDI jak i Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy.

Z wniosku wynika też, że niektóre elementy Dokumentu EDI lub Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”.

Ponadto Spółka wskazała również, że może mieć miejsce sytuacja, kiedy faktura ustrukturyzowana zawierać będzie informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Dokumencie EDI) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Dokumencie EDI lub Wizualizacji PDF.

Odnosząc się zatem do powyższych różnic pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej oraz na Dokumencie EDI i Wizualizacji PDF należy stwierdzić, że tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej.

Jak już wskazałem powyżej, struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Jeśli więc te dodatkowe dane zostaną umieszczone na fakturze w KSeF, to powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę.

W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA(3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.

Zatem w ww. sytuacji, gdy Dokument EDI, jak i Wizualizacja PDF będą zwierały wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będą się różnić od faktury ustrukturyzowanej, mogą one zostać uznane za odrębne faktury, o których mowa w art. 108 ustawy.

W efekcie Państwa stanowisko w powyższym zakresie uznaję za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanej przez Państwa interpretacji, wskazuję, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. Z uwagi na różnorodność i odmienność okoliczności faktycznych występujących w każdej z indywidualnych spraw, powołana przez Państwa interpretacja indywidualna, została potraktowana jako element Państwa argumentacji, nie może jednak stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.