Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.96.2026.1.IZ

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów lub usług, które wbrew obowiązkowi ciążącemu na dostawcach zostaną wystawione poza Krajowym Systemem e‑Faktur.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką prawa polskiego z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, prowadzącą działalność gospodarczą na tym obszarze. Spółka należy do międzynarodowej grupy A., będącej liderem w branży produktów piekarniczych. Udziały w Spółce posiadają A.B. A/S oraz A.C. A/S.

Przeważająca działalność gospodarcza Spółki koncentruje się na produkcji pieczywa (w tym pieczywa świeżego jak i mrożonego), wyrobów ciastkarskich i ciastek, a także ich sprzedaży zarówno na rzecz kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych.

Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT i wykonuje czynności opodatkowane podatkiem VAT. Spółka nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ustawy o VAT.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa (i będzie w dalszym ciągu nabywać) od szerokiego grona dostawców (dalej: „Dostawcy”), mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski towary i usługi, w szczególności:

a)    Surowce i materiały niezbędne do produkcji;

b)    Usługi związane z produkcją i logistyką, w szczególności usługi transportu i spedycji;

c)    Usługi marketingowe i sprzedażowe.

W sytuacji, gdy nabywane towary bądź usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Dostawcy są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia podatku VAT należnego z tytułu świadczonych na rzecz Spółki dostaw towarów i usług, Spółka otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące te transakcje. Na fakturach wykazane są kwoty VAT w złotych (dalej: „Faktury Zakupowe”).

Nabyte przez Spółkę towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez nią do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. są wykorzystywane do:

a)    opodatkowanych VAT w Polsce lub

b)    czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Jednocześnie w stosunku do Faktur Zakupowych nie występują negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT. Faktury Zakupowe dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze, wystawione są przez istniejących podatników.

W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem tego systemu.

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których Dostawcy, pomimo ciążącego na nich obowiązku, wystawią oraz dostarczą Faktury Zakupowe poza KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana.

Przykładowo sytuacje takie mogą mieć miejsce w następujących przypadkach:

1.    W okresie przejściowym, tj. pomiędzy 1 lutego 2026 r. a 1 kwietnia 2026 r. Dostawcy niewłaściwie określą swój status pod kątem możliwości skorzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF ze względu na kryterium przychodowe;

2.    Dostawcy uznają, iż nie dotyczy ich obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, powołując się na preferencję dla mikroprzedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielką wartość ogólną sprzedaży (do 10 tys. PLN miesięcznie) w okresie przejściowym do końca 2026 r., podczas, gdy w rzeczywistości ich status nie będzie upoważniać do skorzystania z powyższej preferencji;

3.    Dostawca błędnie przyjmie, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a w konsekwencji uzna, że nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Następnie zaś okaże się, że Dostawca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, w związku z czym faktury wystawiane na rzecz Spółki powinny zostać wystawione przy użyciu KSeF;

4.    Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej za pośrednictwem KSeF, wskazując na okoliczności takie jak awaria systemu, niedostępność KSeF lub inne przyczyny i wystawi Fakturę Zakupową wyłącznie w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT;

5.    Dostawca pomimo ciążącego na nim obowiązku nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w trybie awaryjnym;

6.    Wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF będzie wynikało z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawców, a także opóźnień we wdrożeniu niezbędnych procesów i narzędzi umożliwiających korzystanie z KSeF.

W każdym z powyższych przypadków Spółka otrzyma fakturę (w formie papierowej lub elektronicznej) zawierającą wszystkie elementy istotne z punktu widzenia rozliczenia podatkowego, dokumentującą rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, z wykazanym podatkiem VAT naliczonym. Jednocześnie nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka nie będzie miała wpływu na to, czy Dostawcy dopełnią obowiązku wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, a wszelkie ewentualne uchybienia w tym zakresie będą wynikały wyłącznie z działań lub zaniechań po ich stronie.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w sytuacji, gdy od dnia 1 lutego 2026 r. otrzyma on od dostawców krajowych faktury zakupowe dokumentujące nabycie towarów lub usług, które wbrew obowiązkowi ciążącemu na tych dostawcach zostaną wystawione poza Krajowym Systemem e‑Faktur, Wnioskodawcy również będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z takich faktur na podstawie art. 86 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT, przy założeniu, że nie zajdą przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, w ocenie Wnioskodawcy będzie on uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o wartość podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, wystawionych na jego rzecz, również w sytuacji, w której nie zostały one wystawione za pośrednictwem KSeF, o ile zostaną spełnione pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1.    Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur

Jak wynika z treści art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)    sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)    wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)    wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)    otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)    czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)    dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Zgodnie z treścią art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej bądź elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Stosownie zaś do pkt 32 tego artykułu, ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Stosownie do art. 2 pkt 32a ustawy o VAT poprzez fakturę ustrukturyzowaną należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Od 1 lutego 2026 r. na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są zasadniczo obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 106ga ust. 2–4 ustawy o VAT.

Według art. 106na ust. 1 - 4 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zostanie ona uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Ogólny obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF ma zastosowanie niezależnie od trybu wystawienia faktury. Przepisy przewidują sytuacje, w których dostawca może wystawić fakturę poza KSeF, przykładowo w trybie offline 24 (art. 106nda ustawy o VAT) czy też w trybie awaryjnym
(art. 106nf ustawy o VAT). Jednakże także w tych przypadkach obowiązek przesłania faktury do KSeF w określonym przez przepisy terminie pozostaje aktualny.

Jak wynika z treści art. 106ni ustawy o VAT ustawodawca przewiduje sankcje za niewystawienie faktury w wymaganej formie. Jednakże sankcje te dotyczą wyłącznie podatnika zobowiązanego do wystawienia faktury przy użyciu KSeF, a nie zaś jej odbiorcy.

Mając powyższe na uwadze, zasadniczo Faktury Zakupowe uzyskane od Dostawców od 1 lutego 2026 r. powinny zostać wystawione za pośrednictwem KSeF.

2. Przesłanki umożliwiające obniżenie kwoty podatku należnego o wartość podatku naliczonego w świetle ustawy o VAT

Stosownie do treści art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają m.in.:

1.    odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,

2.    eksport towarów,

3.    import towarów na terytorium kraju,

4.    wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

W odniesieniu do podmiotów zobowiązanych do rozliczenia VAT, należy wskazać, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel czy rezultat tej działalności. W świetle zaś art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców, usługodawców, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, w tym działania polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie zaś do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Art. 86 ust. 10 ustawy o VAT stanowi, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 10b-10e ustawy o VAT.

Ponadto, w świetle art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10-10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Należy również mieć na uwadze, że przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego zostały enumeratywnie wymienione w art. 88 ustawy o VAT. Artykuł ten zawiera zamknięty katalog przypadków, w których podatnik zostaje pozbawiony prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1.    sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)    wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

2.    transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3.    wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)    stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)    podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)    potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

4.    faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

5.    wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Stosownie do treści art. 88 ust. 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Mając na uwadze powyższe regulacje, należy wskazać, że ustawa o VAT uzależnia możliwość skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od łącznego spełnienia następujących przesłanek:

      i.          odliczenia dokonuje podatnik VAT czynny,

    ii.            nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (bądź czynności wykonywanych poza terytorium kraju, które dawałyby prawo do odliczenia, gdyby były wykonywane w Polsce – art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT),

   iii.           transakcja została faktycznie zrealizowana i podlega opodatkowaniu VAT,

   iv.           nie występują przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

3. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przez Wnioskodawcę z otrzymanych od 1 lutego 2026 r. Faktur Zakupowych wystawionych poza KSeF

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, nabywający towary i usługi wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej polegającej na produkcji pieczywa, wyrobów ciastkarskich i ciastek. Transakcje te są i będą w dalszym ciągu faktycznie realizowane. Towary i usługi wykazane na Fakturach Zakupowych, o których mowa we wniosku Wnioskodawca będzie wykorzystywać do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Nie będą one korzystały ze zwolnienia od tego podatku. Tym samym spełnione będą pozytywne przesłanki uprawniające Spółkę do skorzystania z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od otrzymywanych Faktur Zakupowych.

Jednocześnie w stosunku do tych Faktur Zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten enumeratywnie wskazuje zamknięty katalog zdarzeń, w których podatnik zostaje pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Wśród tych przypadków nie została wskazana sytuacja, w której faktura dokumentująca rzeczywistą, opodatkowaną transakcję została wystawiona z naruszeniem obowiązku formalnego, w szczególności – bez użycia KSeF. Katalog ten nie zawiera także przesłanki, która wprost odnosiłaby się do wystawienia faktury z pominięciem KSeF.

Skoro więc art. 88 ustawy o VAT nie przewiduje jako przesłanki negatywnej wystawienia faktury poza KSeF, to okoliczność ta nie może sama w sobie prowadzić do utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego. Ewentualne sankcje za naruszenie obowiązku stosowania KSeF obciążają wyłącznie wystawcę faktury.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego – zarówno co do jego przedmiotu, jak i stron transakcji. O prawidłowości faktury, z punktu widzenia prawa do odliczenia, decyduje zatem w pierwszej kolejności to, czy odzwierciedla ona rzeczywistą, opodatkowaną transakcję pomiędzy określonymi podmiotami, a także czy spełnione są materialne przesłanki odliczenia wynikającego z art. 86 ustawy o VAT.

Wadliwość formalna faktury polegająca na jej wystawieniu poza KSeF nie prowadzi automatycznie do tego, że dokument ten przestaje być dowodem istnienia transakcji.

Co więcej, żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy wystawca był uprawniony do wystawienia faktury poza KSeF ani też czy po jego stronie wystąpiły okoliczności uzasadniające zastosowanie ustawowych wyjątków. Tym samym w ocenie Wnioskodawcy brak jest podstaw prawnych do przerzucania na nabywcę negatywnych konsekwencji potencjalnego naruszenia przez wystawcę obowiązków formalnych związanych z wystawieniem faktury.

Jak wskazano powyżej - jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku VAT jest zasada neutralności, zgodnie z którą podatek ten powinien być ekonomicznie neutralny dla podatników prowadzących działalność gospodarczą. Jakiekolwiek ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą mogą wynikać wyłącznie z wyraźnych przepisów ustawowych.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy niewystawienie Faktury Zakupowej przez Dostawcę na jego rzecz za pośrednictwem KSeF od 1 lutego 2026 r. pomimo ciążącego na nim obowiązku, nie będzie odbierało Wnioskodawcy prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takich Faktur Zakupowych, o ile spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, w sytuacji gdy spełnione zostaną łącznie następujące przesłanki:

‒     Spółka będzie czynnym podatnikiem VAT,

‒     nabywane towary i usługi nie będą korzystały ze zwolnienia z VAT i będą podlegały opodatkowaniu,

‒     nabywane towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych lub do czynności wykonywanych poza terytorium kraju, które dawałyby prawo do odliczenia, gdyby były wykonywane w Polsce,

‒     transakcja zostanie faktycznie zrealizowana,

‒     nie zajdą przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT,

Spółce będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 oraz ewentualnie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT – prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, również wówczas, gdy faktury te zostaną wystawione przez Dostawców z naruszeniem obowiązku użycia KSeF.

Takie stanowisko pozostaje w pełni zgodne z zasadą neutralności VAT oraz z jednolitą linią interpretacyjną organów podatkowych. Posiadanie faktury potwierdzającej dokonaną transakcję bez względu na to czy przyjmie ona formę papierową, elektroniczną czy też ustrukturyzowaną z kwotami  zgodnymi z rzeczywistością, spełnia jedną z formalnych przesłanek skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Jednocześnie, wystawienie faktury bez użycia KSeF, nie pozbawia jej waloru dowodowego w zakresie istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego, ani także potwierdzenia dokonania transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.

Na potwierdzenie takiego stanowiska Wnioskodawca wskazuje następujące interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, które zapadły w analogicznych stanach faktycznych:

1) z 2 stycznia 2026 r., znak 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO, w której stwierdzono, że: „Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.”

2) z 13 października 2025 r., znak 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN, w której organ zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy konstatując, że: „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, w tym również wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.”,

3) z 4 marca 2025 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, w której potwierdzono, że: „Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Fakturʺ. W konsekwencji: czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

Analogiczne stanowiska zostały wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej także w interpretacjach indywidualnych m.in. z 19 marca 2024 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, z 21 marca 2024 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, z 12 sierpnia 2025 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG czy z 17 października 2025 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz stanowiska organów podatkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w oparciu o art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT, na gruncie opisanego zdarzenia przyszłego będzie mu przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF.

W oparciu o powyższe argumenty, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Na podstawie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani w Polsce jako czynny podatnik VAT i wykonują czynności opodatkowane podatkiem VAT. Państwa działalność koncentruje się na produkcji pieczywa, wyrobów ciastkarskich i ciastek. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywają Państwo, i będą w dalszym ciągu nabywać, od szerokiego grona dostawców surowce i materiały niezbędne do produkcji, usługi związane z produkcją i logistyką, w szczególności usługi transportu i spedycji, usługi marketingowe i sprzedażowe. Nabywane przez Państwa towary i usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego. Faktury zakupowe dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze, wystawione są przez istniejących podatników.

W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur faktury zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem tego systemu.

Nie wykluczają jednak Państwo, że w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których Dostawcy, pomimo ciążącego na nich obowiązku, wystawią oraz dostarczą Faktury Zakupowe poza KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana. Spowodowane to może być np. niewłaściwym określeniem swojego status pod kątem możliwości skorzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF ze względu na kryterium przychodowe; błędnego uznania, że nie dotyczy ich obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF; błędnego przyjęcia, że nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, brakiem wiedzy, brakiem dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych bądź opóźnień w ich wdrożeniu, występowaniem awarii systemu, niedostępności KSeF lub innymi przyczynami.

W każdym z powyższych przypadków otrzymają Państwo fakturę (w formie papierowej lub elektronicznej) zawierającą wszystkie elementy istotne z punktu widzenia rozliczenia podatkowego, dokumentującą rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, z wykazanym podatkiem VAT naliczonym. Jednocześnie nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 ustawy o VAT.

Państwo nie będą mieli wpływu na to, czy Dostawcy dopełnią obowiązku wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, a wszelkie ewentualne uchybienia w tym zakresie będą wynikały wyłącznie z działań lub zaniechań po ich stronie.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów lub usług, które wbrew obowiązkowi ciążącemu na dostawcach zostaną wystawione poza Krajowym Systemem e‑Faktur, przy założeniu, że nie zajdą przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujące nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych, które wbrew obowiązkowi ciążącemu na tych dostawcach zostaną wystawione poza Krajowym Systemem e‑Faktur, przy założeniu, że nie zajdą przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki

interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.