Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.980.2025.4.AWY

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku wspólnego o wydanie interpretacji indywidualnej

2 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków ponoszonych przez Spółkę z tytułu usług administracyjno-biurowych świadczonych przez Wnioskodawcę 2 na rzecz Spółki udokumentowanych fakturą wystawioną przez Wnioskodawcę 2.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 29 grudnia 2025 r.

Treść wniosku wspólnego jest następująca:

Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem

1.  Zainteresowana będąca stroną postępowania:

‒    A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

2.  Zainteresowana niebędąca stroną postępowania:

‒    A.A.

Opis zdarzenia przyszłego

Zainteresowana będąca stroną postępowania – A. sp. z o.o. z siedzibą w (...) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca 1”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, polskim rezydentem podatkowym mającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce, zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Zainteresowany niebędący stroną postępowania – A.A. (dalej: „Wnioskodawca 2”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z miejscem zamieszkania w Polsce, polskim rezydentem podatkowym mającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

Spółka jest (…). Misją Spółki jest (…).

Zespół Spółki tworzy ponad 150 profesjonalistów specjalizujących się w wyżej wymienionych dziedzinach. Spółka posiada certyfikaty ISO 27001, ISO 9001 oraz ISO 14001, a ponadto aktywnie rozwija partnerstwa z czołowymi dostawcami rozwiązań chmurowych. W związku z tym, że Spółka realizuje stały plan rozwoju swojej działalności oraz systematycznie pozyskuje nowych Klientów, potrzebuje wsparcia administracyjno-biurowego. Wobec tego, Spółka planuje w przyszłości zawrzeć umowę cywilnoprawną na usługi administracyjno-biurowe z osobą o kompetencjach, które pozwolą jej na realizację wskazanych czynności, a która jednocześnie posiada wiedzę na temat profilu działalności Spółki i oczekiwań klientów Spółki. Osoba, z którą Spółka planuje zawrzeć umowę cywilnoprawną jest też udziałowcem i członkiem zarządu tej Spółki - Wnioskodawca 2. W rezultacie ta sama osoba będzie pełniła funkcję członka zarządu, świadczyła usługi administracyjno-biurowe w relacji B2B, a poza tym będzie udziałowcem Spółki (nie jedynym).

Czynności, które będzie wykonywała Wnioskodawca 2 w ramach umowy cywilnoprawnej na świadczenie usług administracyjno-biurowych będą obejmowały w szczególności poniższy zakres usług:

a)  Wsparcie administracyjne i operacyjne działów wewnętrznych:

‒    przygotowywanie danych i zestawień na potrzeby rozliczeń usług oraz bieżący monitoring przepływów finansowych zgodnie z wytycznymi;

‒    wystawianie faktur sprzedaży i współpraca z działem księgowości w zakresie przekazywania dokumentów i informacji;

‒    obsługa administracyjnych elementów procesów HR, w tym dokumentacji kadrowej, onboardingu nowych pracowników i benefitów pozapłacowych (Wnioskodawca 2 będzie odpowiadał za zapoznanie nowych pracowników z warunkami i zasadami obowiązującymi w Spółce, w tym w zakresie obowiązującej kultury i misji Spółki, zabezpieczał stanowisko pracy dla nowego pracownika we współpracy z konsultantem technicznym IT, dopilnowywał zapewnienie pracownikowi zawarcia ze Spółką stosownych umów, wykonania przez pracownika badań wymaganych kodeksem pracy, możliwości wyboru benefitów dla pracownika oferowanych przez Spółkę);

‒    współpraca z konsultantem IT oraz wsparcie w bieżącej obsłudze zaplecza IT;

‒    administrowanie wewnętrznymi systemami (HR, finansowo-księgowymi) w ramach ustalonych procedur (Wnioskodawca 2 będzie odpowiedzialny za utrzymywanie zapotrzebowania na materiały biurowe oraz sprzęt komputerowy, odpowiednie oprogramowanie dla pracowników Spółki - w tym zakresie - Wnioskodawca 2 będzie zgłaszał zapotrzebowanie na zakup brakujących towarów; Wnioskodawca 2 będzie również odpowiedzialny za utrzymywanie kontaktów z działami HR i finansowo-księgowymi w celu przesyłania dokumentów księgowych do zaksięgowania, zawartych umów z pracownikami oraz wszelkich innych dokumentów);

‒    realizacja zadań związanych z administracją biura, gospodarką nieruchomościami, zaopatrzeniem oraz wsparciem podstawowych procesów bezpieczeństwa (Wnioskodawca 2 będzie odpowiedzialny za podejmowanie wszelkich czynności związanych z administrowaniem biura, koordynacją podpisywania umów przez Spółkę na wynajem nieruchomości - tu przygotowywanie wzorów umów, dopilnowywanie podpisania umów przez strony umowy, terminu wygaśnięcia umów czy zakończenia obowiązywania umów a także wsparciem z wdrażaniem w Spółce standardów bezpieczeństwa poprzez dopilnowanie podpisania przez pracowników, współpracowników Spółki odpowiednich wytycznych zarządu spółki);

b)  Dokumentacja i standardy:

‒    prowadzenie dokumentacji dotyczącej systemów ISO 9001, 27001 i 14001 oraz udział w przygotowaniach do corocznych audytów (Wnioskodawca 2 odpowiedzialny będzie za komunikację z wybranych audytorem, gromadzeniem i wysyłaniem odpowiednich dokumentów wymaganych przez audytora, koordynację działań Spółki i audytora w celu zakończenia audytu);

‒    współtworzenie i aktualizowanie wewnętrznych materiałów organizacyjnych, w tym Company Culture Code (Wnioskodawca 2 odpowiedzialny będzie za poinformowanie pracowników o obowiązującej w Spółce kulturze organizacji i kluczowych wartościach);

c)  Procesy i zgodność:

‒    monitorowanie kosztów administracyjnych oraz udział w inicjatywach usprawniających procesy (Wnioskodawca 2 odpowiedzialny będzie za bieżące gromadzenie, analizę i porównywanie danych dotyczących kosztów administracyjnych m.in. koszty biura, usług zewnętrznych, materiałów, infrastruktury technicznej, IT, usług porządkowych i eksploatacyjnych; weryfikację faktur pod kątem zgodności z umowami i zamówieniami oraz zgłaszanie rozbieżności odpowiednim osobom lub działom; monitorowanie wydatków względem zatwierdzonych budżetów operacyjnych oraz sygnalizowanie potencjalnych odchyleń; zgłaszanie możliwości optymalizacji kosztów w ramach obowiązujących procedur, w tym przekazywanie inf. dot. zużycia zasobów, kosztów usług oraz ofert dostawców; zaangażowanie w inicjatywy usprawniające funkcjonowanie procesów administracyjnych; dbałość o zgodność działań administracyjnych z przepisami prawa i politykami wewnętrznymi);

‒    weryfikacja formalna umów zawieranych z klientami biznesowymi, koordynacja działań związanych z zawarciem przez Spółkę odpowiednich umów, przechowywanie ww. umów, administrowanie umowami zgodnie z potrzebami w Spółce;

d)  Współpraca i komunikacja:

‒    współpraca z kadrą zarządzającą i wewnętrznymi interesariuszami w zakresie bieżących priorytetów operacyjnych;

‒    koordynacja zadań administracyjnych związanych z BHP oraz wsparcie działań dotyczących zarządzania ryzykiem;

‒    reprezentowanie działów administracyjnych i korporacyjnych w kontaktach zewnętrznych w ramach powierzonych obowiązków;

‒    wspieranie inicjatyw związanych z budowaniem pozytywnej kultury organizacyjnej oraz działań projakościowych.

W Spółce organem zarządzającym jest zarząd. W dacie złożenia wniosku w skład zarządu Spółki wchodzi dwóch członków zarządu, w tym Wnioskodawca 2 pełniący funkcję Członka Zarządu. Wnioskodawca 2 jest jednym z dwóch udziałowców Spółki. Formalnoprawną podstawą pełnienia funkcji Członka Zarządu jest uchwała o powołaniu podjęta przez nadzwyczajne zgromadzenie wspólników Spółki.

Zakres obowiązków Wnioskodawcy 2 w ramach funkcji Członka Zarządu obejmuje:

‒    reprezentowanie Spółki zgodnie z zasadami zawartymi w Kodeksie spółek handlowych;

‒    uczestnictwo w posiedzeniach Zarządu;

‒    kształtowanie strategii rozwoju Spółki i podejmowanie decyzji odnośnie jej realizacji;

‒    składanie oświadczeń woli i zawieranie umów w imieniu Spółki z kontrahentami, pracownikami i innymi osobami trzecimi;

‒    reprezentowanie Spółki wobec organów państwowych, organów samorządu terytorialnego i innych podmiotów trzecich;

‒    opracowywanie i aktualizacja planów strategicznych Spółki, przedstawianie ich organom Spółki, ich wdrażanie i nadzór nad realizacją;

‒    podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących inwestycji i rozwoju, zarządzanie i kontrola nad przychodami, kosztami i rentownością projektów;

‒    uzgadnianie rocznych budżetów i sporządzanie szczegółowego rocznego biznesowego planu operacyjnego oraz jego dalsze monitorowanie;

‒    znajomość lokalnego prawodawstwa oraz wewnętrznych procedur i przepisów, a także zapewnienie zgodności z nimi.

Spółka podkreśla, że usługi świadczone przez Wnioskodawcę 2 - pomimo jednoczesnego pełnienia przez niego funkcji członka zarządu - będą wykonywane samodzielnie, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przy ponoszeniu pełnego ryzyka gospodarczego wobec Spółki, po jej założeniu przez Wnioskodawcę 2 w CEIDG. Wnioskodawca może zlecić wykonanie niektórych czynności z zakresu przedmiotu umowy osobom trzecim, które posiadają odpowiednie kompetencje i doświadczenie, po uprzednim zaakceptowaniu przez Wnioskodawcę 1 osoby trzeciej. Wnioskodawca 2 będzie ponosił odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat swoich czynności oraz sposób ich wykonywania, będące następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków Wnioskodawcy 2 wynikających z umowy lub z przepisów prawa. Odpowiedzialność ta jest niezależna od odpowiedzialności Wnioskodawcy 2, którą ponosi on z tytułu pełnienia funkcji Członka Zarządu, określonej przepisami prawa, w szczególności Kodeksem Spółek Handlowych.

Wynagrodzenie za świadczone usługi będzie wypłacane na rzecz Wnioskodawcy 2 na podstawie wystawianych przez niego faktur. Umowa zawarta pomiędzy Spółką a Wnioskodawcą 2 nie będzie miała charakteru kontraktu menedżerskiego, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem ani umowy o podobnym charakterze.

Świadcząc przedmiotowe usługi administracyjno-biurowe, Wnioskodawca 2 nie będzie uprawniony do podejmowania wiążących decyzji w imieniu Spółki, reprezentowania jej na zewnątrz ani składania oświadczeń woli w jej imieniu.

Wnioskodawca 2 będzie opodatkowywał uzyskiwany dochód podatkiem liniowym 19% zgodnie z art. 30c ust. 1 ustawy o PIT - taką formę opodatkowania chce wybrać w ustawowych terminach.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Usługi, które będzie wykonywał Wnioskodawca 2 na rzecz Spółki tj. w relacji B2B świadcząc usługi administracyjno-biurowe, będą miały związek wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT. Spółka świadczy na rzecz swoich Klientów usługi z zakresu HR, oprogramowania oraz inżynierii. Świadczenie usług administracyjno-biurowych w Spółce ma pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi VAT w Spółce, usługi te niezbędne są do działalności Spółki, jej organizacji i funkcjonowania i świadczenia usług przez Spółkę na rzecz Klientów Spółki.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług (oznaczone we wniosku nr 3)

Czy Spółce będzie przysługiwało pełne prawo do odliczenia naliczonego VAT od wydatków ponoszonych przez Spółkę z tytułu usług administracyjno-biurowych świadczonych przez Wnioskodawcę 2 na rzecz Spółki (który będzie jednocześnie pełnił funkcję członka zarządu tej Spółki i jest udziałowcem Spółki) udokumentowanych fakturą wystawioną przez Wnioskodawcę 2?

Stanowisko Zainteresowanych w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Wnioskodawcę 2 w związku z realizacją usług Wnioskodawcy 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - Dz. U. 2025 poz. 775 (dalej jako ustawa o VAT), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powołanego art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, a towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest powstanie (naliczenie) podatku należnego. Przedstawiona zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Należy również zauważyć, że w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą może mieć charakter pośredni lub bezpośredni. Jednocześnie ustawodawca zamieścił katalog ograniczeń w zakresie prawa do odliczenia VAT w treści art. 88 ustawy o VAT. Wnioskodawca podkreśla, że wskazany w tym przepisie enumeratywny katalog ograniczeń nie przewiduje zakazu odliczenia VAT naliczonego czy ograniczenia prawa do odliczenia w sytuacji takiej, jak przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego. Artykuł ten nie znajdzie więc zastosowania do sytuacji Spółki.

Podsumowując na podstawie powyższych regulacji, prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje podatnikowi w następującej sytuacji:

‒    gdy istnieje niewątpliwy związek ponoszonych wydatków z czynnościami opodatkowanymi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego),

‒    związek ten musi mieć charakter bezpośredni lub pośredni,

‒    nie może zaistnieć przesłanka wyłączająca prawo do odliczenia wskazana w art. 88 ustawy o VAT. Istnienie związku między nabywanymi towarami i usługami a transakcjami opodatkowanymi podatnika jest traktowane jako niezbędny wymóg powstania prawa do odliczenia podatku również w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: Dyrektywa VAT). Stanowisko powyższe znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Dyrektywa VAT jako fundamentalną cechę podatku od wartości dodanej wskazuje zasadę neutralności podatku. Cechą podatku od wartości dodanej, wskazaną w ust. 2 art. 1 Dyrektywy VAT, jest faktyczne obciążenie ciężarem podatku od wartości dodanej jedynie konsumpcji towarów i usług, gdzie wartość podatku zapłaconego przez podatnika w cenie zakupywanych przez niego towarów i usług wykorzystywanych do celów działalności opodatkowanej, nie będzie stanowić dla niego ostatecznego kosztu. Podatnik musi mieć zapewnioną możliwość odzyskania podatku naliczonego związanego ze swoją działalnością opodatkowaną. Wszelkie korzystne dla podatnika konsekwencje wynikające z koncepcji neutralności podatku, są traktowane w doktrynie wspólnego systemu VAT jako fundamentalne prawo podatnika, nie zaś jako jego przywilej.

Zasada neutralności podatku VAT, a także kwestia pośredniego związku pomiędzy podatkiem naliczonym VAT a czynnościami opodatkowanymi jako warunku wystarczającego do zachowania prawa do odliczenia VAT były przedmiotem licznych orzeczeń TSUE m.in. wskazać należy wyrok z 15 stycznia 1998 r. w sprawie C-37/95 (Państwo Belgijskie v. Ghent Coal Terminal NV), wyrok z 22 lutego 2001 r. w sprawie C-408/98 (Abbey National plc v. Commissioners of Customs & Excise), wyrok z 26 maja 2005 r. w sprawie C-465/03 (Kretztechnik AG v. Finanzamt Linz), wyrok z 27 września 2001 r. w sprawie C-16/00 (CIBO Participations SA v. Directeur regional des impóts du Nord-Pas-de-Calais). TSUE podkreślał, że co do zasady, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje podatnikom wówczas, gdy istnieje bezpośredni związek poniesionych wydatków ze sprzedażą opodatkowaną. Jednakże, brak bezpośredniego związku z konkretną czynnością podlegającą opodatkowaniu nie wyklucza prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku tzw. kosztów ogólnych działania podatnika, o ile koszty te mogą być przypisane do działalności podatnika podlegającej opodatkowaniu VAT.

Spółka zamierza zawrzeć umowę z Wnioskodawcą 2 na świadczenie usług administracyjno-biurowych w Spółce, na które Spółka wykazuje zapotrzebowanie. Zasadniczo działalność Spółki bez tego wsparcia wydaje się niemożliwa, a przynajmniej mocno utrudniona. W Spółce niezbędna jest osoba, która podejmie działania koordynujące, związane z obiegiem dokumentów, komunikację z klientem i pozostałymi działami w Spółce, komunikację z urzędami, pracownikami, współpracownikami, podejmie organizację wszelkich spraw administracyjnych, biurowych, urzędowych Spółki.

Wydatki związane z nabyciem usług od Wnioskodawcy 2 za świadczenie usług na rzecz Spółki, zdaniem Wnioskodawcy 1, pozostawać będą w związku z ogólną działalnością Spółki. Wydatki te zatem będą pozostawać w związku z ogólną działalnością Spółki, tj. będą mieć pośredni związek z działalnością opodatkowaną.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca wskazuje, że w omawianej sprawie warunki do odliczenia VAT naliczonego w całości będą spełnione. Jednocześnie nie zaistnieją przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT naliczonego określone w art. 88 ustawy o VAT.

W świetle przedstawionego we wniosku opisu sprawy i przywołanych przepisów należy zatem stwierdzić, że w kontekście poniesionych wydatków na zakup ww. usług, Spółce będzie przysługiwać pełne prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Wnioskodawcę 2 w związku z realizacją usług świadczonych na podstawie umowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Stosownie do ww. przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które są wykorzystywane do wykonywania czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Na mocy art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z ww. regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Należy zauważyć, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą, np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się więc z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika. Natomiast pośredni związek nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy występuje wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa – mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług, a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu.

Powyższe regulacje oznaczają, że aby stwierdzić, czy podatnikowi podatku od towarów i usług przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, należy zbadać wyłącznie związek ponoszonych wydatków z wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi, przy czym związek ten musi mieć charakter niewątpliwy, lecz niekoniecznie bezpośredni. Podatnik musi jednak wykazać związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Istnienie związku między nabywanymi towarami i usługami a transakcjami opodatkowanymi podatnika jest traktowane jako niezbędny wymóg powstania prawa do odliczenia podatku również w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006 str. 1, ze zm.). Stanowisko powyższe znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Dyrektywa 2006/112/WE jako fundamentalną cechę podatku od wartości dodane wskazuje zasadę neutralności podatku. Cechą podatku od wartości dodanej, wskazaną w ust. 2 art. 1 ww. Dyrektywy, jest faktyczne obciążenie ciężarem podatku od wartości dodanej jedynie konsumpcji towarów i usług. Z treści tego przepisu należy wnioskować, że podatek ten nie powinien obciążać podmiotów biorących udział w obrocie towarami i usługami, niebędących ich ostatecznymi odbiorcami. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z postanowieniami art. 1, podatek powinien być naliczany na wszystkich stadiach obrotu, z etapem sprzedaży detalicznej włącznie. Mechanizmem zapewniającym obciążenie podatkiem wyłącznie ostatecznych odbiorców towarów i usług, przy jednoczesnym naliczaniu podatku na każdym etapie obrotu, jest wskazane w ust. 2, prawo do odliczenia od podatku należnego podatku zapłaconego przy nabyciu towarów i usług. Ograniczenie prawa do odliczenia podatku przez podatnika, podobnie jak wszelkie odstępstwa od zasady powszechności opodatkowania, powinny mieć charakter wyjątkowy i mogą być wprowadzane jedynie na podstawie wyraźnych przepisów prawa.

Szczegółowe zasady realizacji prawa do odliczenia podatku zawierają przepisy Tytułu X Dyrektywy. Z tego powodu należy uznać, że przepisy tego Tytułu należą bez wątpienia do najistotniejszych regulacji Dyrektywy VAT. Neutralność podatku od wartości dodanej dla podatnika wyraża się, m.in. dążeniem do poszukiwania, wdrażania i ochrony rozwiązań legislacyjnych zapewniających stan prawny, w którym wartość podatku zapłaconego przez podatnika w cenie zakupywanych przez niego towarów i usług wykorzystywanych do celów działalności opodatkowanej, nie będzie stanowić dla podatnika ostatecznego kosztu. Podatnik musi mieć zapewnioną możliwość odzyskania podatku naliczonego związanego ze swoją działalnością opodatkowaną. Wszelkie korzystne dla podatnika konsekwencje wynikające z koncepcji neutralności podatku, są traktowane w doktrynie wspólnego systemu VAT, jako fundamentalne prawo podatnika, nie zaś jako jego przywilej.

Zasada neutralności podatku VAT, a także kwestia pośredniego związku pomiędzy podatkiem naliczonym VAT a czynnościami opodatkowanymi jako warunku wystarczającego do zachowania prawa do odliczenia VAT były przedmiotem licznych orzeczeń TSUE, m.in. wyrok z 15 stycznia 1998 r. w sprawie C-37/95 (Państwo Belgijskie v. Ghent Coal Terminal NV), wyrok z 22 lutego 2001 r. w sprawie C-408/98 (Abbey National plc v. Commissioners of Customs & Excise), wyrok z 26 maja 2005 r. w sprawie C-465/03 (Kretztechnik AG v. Finanzamt Linz), wyrok z 27 września 2001 r. w sprawie C-16/00 (CIBO Participations SA v. Directeur régional des impôts du Nord-Pas-de-Calais). TSUE podkreślał, że co do zasady, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje podatnikom wówczas, gdy istnieje bezpośredni związek poniesionych wydatków ze sprzedażą opodatkowaną. Jednakże, brak bezpośredniego związku z konkretną czynnością podlegającą opodatkowaniu nie wyklucza prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku tzw. kosztów ogólnych działania podatnika, o ile koszty te mogą być przypisane do działalności podatnika podlegającej opodatkowaniu VAT.

Zatem niezbędnym warunkiem odliczenia VAT jest istnienie związku pomiędzy zakupami a konkretną transakcją opodatkowaną. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powinno przysługiwać podatnikowi w takim zakresie, w jakim działalność podatnika daje to prawo. Aby odliczenie podatku było dopuszczalne, transakcja powodująca naliczenie podatku winna pozostawać w ścisłym związku z transakcjami, które rodzą prawo do odliczenia. W ten sposób prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług zakłada, że poczynione wydatki stanowią element cenotwórczy transakcji obciążonych podatkiem należnym, rodzącym prawo do jego odliczenia.

Z opisu sprawy wynika, że A. sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca 1”) jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT. A.A. (dalej: „Wnioskodawca 2”) jest jednym z udziałowców Spółki i pełni obecnie funkcję Członka Zarządu Spółki.

Spółka jest (…). W związku z tym, że Spółka realizuje stały plan rozwoju swojej działalności oraz systematycznie pozyskuje nowych Klientów, potrzebuje wsparcia administracyjno-biurowego. Wobec tego, Spółka planuje w przyszłości zawrzeć umowę cywilnoprawną na usługi administracyjno-biurowe z Wnioskodawcą 2.

Czynności, które będzie wykonywał Wnioskodawca 2 w ramach umowy cywilnoprawnej na świadczenie usług administracyjno-biurowych, będą obejmowały w szczególności:

a)  Wsparcie administracyjne i operacyjne działów wewnętrznych,

b)  Dokumentację i standardy,

c)  Procesy i zgodność,

d)  Współpracę i komunikację.

Usługi świadczone przez Wnioskodawcę 2 – pomimo jednoczesnego pełnienia przez niego funkcji Członka Zarządu – będą wykonywane samodzielnie, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przy ponoszeniu pełnego ryzyka gospodarczego wobec Spółki. Umowa zawarta pomiędzy Spółką a Wnioskodawcą 2 nie będzie miała charakteru kontraktu menedżerskiego, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem ani umowy o podobnym charakterze.

Wynagrodzenie za świadczone usługi będzie wypłacane na rzecz Wnioskodawcy 2 na podstawie wystawianych przez niego faktur.

Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą ustalenia, czy Spółce będzie przysługiwało pełne prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT od wydatków ponoszonych przez Spółkę z tytułu usług administracyjno-biurowych świadczonych przez Wnioskodawcę 2 na rzecz Spółki.

Zgodnie z Państwa wskazaniem, usługi administracyjno-biurowe, które będzie wykonywał Wnioskodawca 2 na rzecz Spółki, będą miały związek wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Spółka świadczy na rzecz swoich Klientów usługi z zakresu HR, oprogramowania oraz inżynierii. Świadczenie usług administracyjno-biurowych w Spółce ma pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT w Spółce, usługi te niezbędne są do działalności Spółki, jej organizacji i funkcjonowania i świadczenia usług przez Spółkę na rzecz Klientów Spółki.

Jak wynika z wniosku, zasadniczo działalność Spółki bez wsparcia administracyjno-biurowego wydaje się niemożliwa, a przynajmniej mocno utrudniona. W Spółce potrzebna jest osoba, która podejmie działania koordynujące, związane z obiegiem dokumentów, komunikację z klientem i pozostałymi działami w Spółce, komunikację z urzędami, pracownikami, współpracownikami, podejmie organizację wszelkich spraw administracyjnych, biurowych, urzędowych Spółki.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że wydatki z tytułu wynagrodzenia Wnioskodawcy 2 świadczącego usługi administracyjno-biurowe na rzecz Spółki pozostają w związku z ogólną działalnością Spółki. Opisane usługi świadczone przez Wnioskodawcę 2 na rzecz Spółki będą miały związek wyłącznie z wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi VAT.

Wynagrodzenie Wnioskodawcy 2 będzie płacone na podstawie wystawianych przez niego faktur.

Wobec powyższego należy uznać, że w analizowanej sprawie zostaną spełnione warunki odliczenia podatku VAT naliczonego przy nabyciu usług administracyjno-biurowych świadczonych na rzecz Spółki przez Wnioskodawcę 2, określone w art. 86 ust. 1 ustawy.

Tym samym, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach wystawionych przez Wnioskodawcę 2 w związku ze świadczeniem przez niego usług administracyjno-biurowych na rzecz Spółki.

W konsekwencji, stanowisko Zainteresowanych do pytania oznaczonego we wniosku nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 3 dotyczącego podatku od towarów i usług. W zakresie pytań nr 1 i 2 dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych i podatku dochodowego od osób prawnych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Z funkcji ochronnej będą mogli skorzystać Ci z Państwa, którzy zastosują się do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację przez Zainteresowanego, który jest stroną postępowania

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Zainteresowana będąca stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 i art. 14r Ordynacji podatkowej.