Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.990.2025.4.EW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będzie Państwu przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu Wydatków legalizacyjnych .

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 stycznia 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową, która podlega na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy CIT. Ponadto, Wnioskodawca jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”). Głównym przedmiotem działalności Spółki jest projektowanie, budowa i sprzedaż jachtów pełnomorskich.

Działalność Spółki wymaga wysoko wykwalifikowanej kadry, która posiada odpowiednią wiedzę w zakresie projektowania oraz budowania jachtów morskich. Jest to bardzo specjalistyczna wiedza, która wymaga również doświadczenia, co stanowi kluczowy element dla budowania przewagi konkurencyjnej Spółki. W tym celu Wnioskodawca poszukuje i zatrudnia wysoko wykwalifikowanych specjalistów nie tylko z Polski, ale również innych regionów świata.

W związku z planowanym rozwojem działalności w obszarze projektowania i budowy jachtów pełnomorskich, Spółka planuje zatrudnienie wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej (dalej: „Pracownicy” łącznie, a indywidualnie: „Pracownik”), których wiedza i doświadczenie są niezbędne dla dalszego rozwoju działalności Spółki.

Zgodnie z regulacjami krajowymi, przed zawarciem umowy o pracę konieczne będzie przeprowadzenie procedury legalizacji pobytu Pracowników w Polsce, obejmującej uzyskanie wymaganych zezwoleń od właściwych organów administracji. Szacowany czas trwania tej procedury wyniesie około 12 miesięcy, a jej pomyślne zakończenie stanowi warunek skutecznego zawarcia umowy o pracę pomiędzy Spółką a każdym Pracownikiem i tym samym umożliwi realizację planowanego celu gospodarczego, jakim jest zatrudnienie specjalistów.

W okresie trwania procedury legalizacyjnej każdy z Pracowników jest zobowiązany do przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, co wiąże się z koniecznością zapewnienia mu odpowiednich warunków pobytu do czasu zawarcia umowy o pracę, do czego zobowiązuje się względem Pracownika Spółka

Ze względu na specyfikę procedury legalizacyjnej konieczne będzie zgromadzenie szeregu dokumentów i danych zarówno po stronie Spółki, jak i Pracowników. W szczególności wymagane będzie przygotowanie dokumentacji identyfikacyjnej, urzędowych poświadczeń oraz potwierdzenia tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego w Polsce, w którym każdy Pracownik zostanie zakwaterowany. Niezbędne będzie również wykazanie posiadania ważnego ubezpieczenia zdrowotnego spełniającego wymogi przepisów imigracyjnych. Jest to wymagane prawnie, aby możliwe było wszczęcie postępowania legalizacyjnego pobyt oraz uzyskanie pozwolenia na pracę w Polsce dla każdego z Pracowników i jego prawidłowy przebieg.

W związku z powyższym, dla potrzeb przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu Pracowników Spółka jest zmuszona ponosić i planuje ponosić w przyszłości następujące rodzaje wydatków:

1) honorarium kancelarii prawnej, która będzie świadczyć pomoc prawną w toku procedury legalizacyjnej, w tym w przygotowaniu dokumentów, reprezentowaniu przed organami administracji oraz udzielaniu bieżących wyjaśnień w sprawie;

2) koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów, które zgodnie z przepisami muszą być przedkładane w języku polskim, w szczególności, jeśli zostały wydane w języku obcym przez instytucje zagraniczne;

3) koszt zakupu polisy ubezpieczenia prywatnego - obejmującej ubezpieczenie zdrowotne, następstwa nieszczęśliwych wypadków, odpowiedzialność cywilną w życiu prywatnym oraz ryzyka związane z wykonywaniem pracy fizycznej, co jest wymagane przez organy administracji;

4) opłaty urzędowe, w szczególności: opłatę za złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy lub pracę oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa udzielonego na potrzeby postępowania;

5) koszty transportu związane z relokacją Pracowników do Polski, takie jak bilety lotnicze na przelot z kraju pochodzenia do Polski.

- dalej jako: „Wydatki legalizacyjne”.

Ponadto Spółka poniosła oraz będzie ponosić koszty zakwaterowania Pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, obejmujące koszty najmu nieruchomości przeznaczonych na cele pobytowe Pracowników przez okres legalizacji ich pobytu oraz wykonywania pracy na rzecz Wnioskodawcy, w tym koszty wymagane przepisami prawa w toku procedury legalizacyjnej (dalej jako: „Wydatki na najem”).

W celu relokacji Pracowników do Polski może okazać się konieczne poniesienie przez Spółkę wydatków na sprowadzenie mienia Pracowników (dalej jako: „Wydatki na sprowadzenie”). Wydatki te mogą obejmować w szczególności koszty transportu, opłat celnych czy ubezpieczenia.

W zależności od sytuacji, relokacja do Polski może dotyczyć zarówno pojedynczych Pracowników, jak i Pracowników wraz z ich rodzinami (dalej: „Rodzina Pracownika” lub „Rodzina”). Zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków będzie zatem uzależniony od przyjętego wariantu relokacji (w tym zobowiązania Spółki w celu przekonania Pracownika do przeniesienia się do Polski i pracy dla Wnioskodawcy)

W przypadku relokacji wyłącznie Pracownika Spółka planuje ponosić wyłącznie Wydatki legalizacyjne oraz Wydatki na najem. Natomiast w przypadku relokacji Pracownika wraz z Rodziną Pracownika mogą wystąpić dodatkowe wydatki po stronie Spółki, zarówno o charakterze legalizacyjnym, jak i relokacyjnym. Wydatki te mogą obejmować w szczególności:

1) koszty przeprowadzki i transportu mienia Rodziny Pracownika (w tym transportu osobistego w czasie trwania oddelegowania),

2) koszty biletów lotniczych dla członków Rodziny Pracownika (zarówno w kierunku do Polski, jak i z Polski po zakończeniu oddelegowania),

3) koszty przygotowania i obsługi dokumentacji Rodziny Pracownika w ramach procesu legalizacji pobytu,

4) opłaty za usługi pośrednictwa i doradztwa prawnego dotyczące legalizacji pobytu członków Rodziny,

5) wydatki związane z zapewnieniem dzieciom miejsc w placówkach edukacyjnych,

6) wydatki na najem mieszkania odpowiedniego dla Pracownika i Rodziny Pracownika,

zwane razem dalej: „Wydatki na relokację Rodziny”.

Wszystkie wyżej wymienione wydatki są ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia warunków niezbędnych do skutecznej relokacji Pracowników do Polski oraz umożliwienia im rozpoczęcia i wykonywania obowiązków służbowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Co więcej, poniesienie tych wydatków wynika również ze zobowiązań Spółki względem Pracownika, bez czego Pracownik mógłby się nie zdecydować na relokację do Polski.

W przypadku relokacji pojedynczego Pracownika wydatki te mają na celu zapewnienie mu możliwości rozpoczęcia pracy po uzyskaniu stosownych zezwoleń pobytowych i pracowniczych. Natomiast w przypadku relokacji Pracownika wraz z Rodziną, zakres ponoszonych przez Spółkę wydatków obejmuje również koszty związane z przeniesieniem i zakwaterowaniem członków jego rodziny, przy czym w niektórych przypadkach umożliwienie relokacji wraz z rodziną stanowi warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez danego specjalistę.

Wnioskodawca wskazuje, że Wydatki legalizacyjne, Wydatki na sprowadzenie oraz Wydatki na relokację Rodziny będą ponoszone we własnym imieniu i na własny rachunek. Wydatki te nie będą podlegały zwrotowi ani przez Pracowników, ani przez jakikolwiek inny podmiot. Celem ich poniesienia jest umożliwienie przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, co stanowi warunek niezbędny do zatrudnienia specjalistów spoza Unii Europejskiej.

Spółka jednocześnie zwraca uwagę, że wynik procedury legalizacyjnej nie jest z góry przesądzony - postępowanie może zakończyć się decyzją odmowną, a nawet uzyskanie pozytywnego rozstrzygnięcia nie daje pełnej pewności, że dany kandydat podejmie zatrudnienie w Polsce. W praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których mimo skutecznego przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu cudzoziemiec rezygnuje z przyjazdu lub podjęcia pracy w Spółce.

W celu ograniczenia takiego ryzyka, w niektórych przypadkach mogą być zawierane odrębne porozumienia lub zobowiązania, w których kandydat potwierdza zamiar rozpoczęcia pracy po uzyskaniu pozytywnej decyzji lub zobowiązuje się do zwrotu poniesionych przez Spółkę wydatków w razie rezygnacji z zatrudnienia. W sytuacjach, w których mimo zawarcia takiego porozumienia cudzoziemiec nie podejmie zatrudnienia i powstanie po jego stronie obowiązek zwrotu kosztów, Spółka nie będzie ujmować poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

W odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:

1)  czy wydatki poniesione na „Wydatki legalizacyjne” zostały udokumentowane fakturami z wykazanymi kwotami podatku VAT wystawionymi na Państwa rzecz?

Odp.: Wnioskodawca wskazuje, że podatek VAT będzie odliczany wyłącznie od tych Wydatków legalizacyjnych, które będą udokumentowane fakturami wystawionymi na rzecz Spółki, z wykazanymi kwotami podatku VAT.

2)   Jaki jest związek ponoszonych Wydatków legalizacyjnych z Państwa działalnością gospodarczą (czym ten związek się przejawia)? Jak te Wydatki przyczynią się/wpłyną na Państwa sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT?

Odp.: Wydatki legalizacyjne pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, ponieważ ich poniesienie jest warunkiem umożliwiającym legalne zatrudnienie Pracowników, których kwalifikacje są niezbędne do realizacji działalności Spółki w zakresie projektowania i budowy jachtów pełnomorskich.

Związek ten przejawia się w tym, że poniesienie Wydatków legalizacyjnych pozwala Spółce na faktyczne wykorzystanie pracy Pracowników w procesach projektowych i produkcyjnych, których efektem jest wytworzenie jachtów stanowiących towary przeznaczone do sprzedaży (działalność opodatkowana VAT).

W konsekwencji Wydatki legalizacyjne wpływają na sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT w ten sposób, że służą zapewnieniu zasobów kadrowych niezbędnych do wytworzenia towarów, których odpłatne zbycie stanowi po stronie Spółki czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT.

3)  Jakie uzyskają Państwo korzyści w związku z poniesieniem Wydatków legalizacyjnych?

Odp.: Poniesienie Wydatków legalizacyjnych pozwoli Spółce na pozyskanie i wykorzystanie wiedzy, umiejętności oraz doświadczenia Pracowników, które nie są dostępne na lokalnym rynku pracy i które mają kluczowe znaczenie dla prowadzonej przez Spółkę działalności w zakresie projektowania i budowy jachtów pełnomorskich (bezpośredni związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT).

Wydatki te umożliwią Spółce dostęp do specjalistycznych kompetencji niezbędnych do realizacji zaawansowanych projektów, których wykonanie wymaga know-how oraz odpowiedniego doświadczenia w branży jachtowej. Bez poniesienia Wydatków legalizacyjnych Spółka nie byłaby w stanie pozyskać takich zasobów kadrowych, a w konsekwencji prowadzić i rozwijać działalność operacyjną.

4)  Czy Wydatki legalizacyjne przełożą się na wzrost Państwa konkurencyjności, pozyskanie nowych klientów itp.? Jeśli tak, to w jaki sposób?

Odp.: Poniesienie Wydatków legalizacyjnych będzie miało znaczenie dla konkurencyjności Spółki na rynku, gdyż warunkuje możliwość pozyskania Pracowników posiadających specjalistyczne kompetencje niezbędne do prowadzenia działalności w zakresie projektowania i budowy jachtów pełnomorskich.

Zapewnienie dostępu do takich zasobów kadrowych umożliwi Spółce sprawną i terminową realizację procesów projektowych oraz produkcyjnych, przy zachowaniu wymaganych standardów jakości.

W konsekwencji Wydatki legalizacyjne będą wpływać na kluczowe elementy działalności operacyjnej - możliwość generowania przychodów ze sprzedaży jachtów (działalność opodatkowana). A contrario, brak odpowiedniej kadry pracowniczej oznacza po stronie Spółki brak możliwości produkcji jachtów i generowania sprzedaży opodatkowanej, w tym pozyskiwania nowych klientów na jachty.

5) Czy w sytuacji, gdy cudzoziemiec nie zdecyduje się podpisać z Państwem umowy o pracę - pomimo pozytywnego przeprowadzenia procedury legalizacyjnej - koszty poniesione przez Państwa w związku z procedurą legalizacyjną będą obciążać tego cudzoziemca, czy zwrot tych wydatków przez cudzoziemca wynika z umowy / porozumienia? Czy zwrot tych kosztów udokumentują Państwo fakturą wystawioną na cudzoziemca?

Odp.: W sytuacji, w której cudzoziemiec, pomimo pozytywnego zakończenia procedury legalizacyjnej, nie zdecyduje się na zawarcie umowy o pracę ze Spółką, poniesione przez Spółkę Wydatki legalizacyjne będą obciążać cudzoziemca poniesionymi kosztami.

Obowiązek rozliczenia tych Wydatków legalizacyjnych będzie wynikał z odrębnego porozumienia zawartego pomiędzy Spółką, a cudzoziemcem.

Rozliczenie Wydatków legalizacyjnych pomiędzy Spółką, a cudzoziemcem oraz udokumentowanie rozliczenia nastąpi zgodnie z zasadami określonymi w regulacjach podatkowych, w tym ustawie o VAT.

Pytanie

Czy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu Wydatków legalizacyjnych? (oznaczone we wniosku nr 5)

Państwa stanowisko w sprawie

Zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały określone w art. 86 ust. 1 ustawy VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zatem, warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest istnienie związku pomiędzy nabyciem towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Realizacja prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wymaga, aby dokonane zakupy miały związek z działalnością opodatkowaną.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W świetle powyższego, przyjąć należy, że prawo do odliczenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące przesłanki:

1) odliczenie jest dokonywane przez podatnika podatku od towarów i usług;

2) towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

W konsekwencji, odliczenie podatku naliczonego nie jest możliwe w odniesieniu do towarów i usług, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których towary i usługi służą czynnościom zwolnionym z VAT lub niepodlegającym opodatkowaniu, ponieważ nie prowadzą do powstania zobowiązania podatkowego.

Ponadto ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Mając na uwadze powyższe, należy przyjąć, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem, że podatnik dysponuje fakturą dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych, a także nie występują przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy VAT.

Przenosząc powyższe rozważania na przedstawiony we wniosku stan faktyczny i opis zdarzenia przyszłego, zdaniem Wnioskodawcy, podatek VAT naliczony w związku z ponoszeniem Wydatków legalizacyjnych będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego, ponieważ wydatki te pozostają w pośrednim związku z działalnością opodatkowaną prowadzoną przez Spółkę.

Celem ponoszenia Wydatków legalizacyjnych jest zapewnienie Spółce możliwości zatrudnienia wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, których praca będzie bezpośrednio wykorzystywana przy realizacji czynności opodatkowanych VAT - w szczególności w zakresie projektowania, budowy i sprzedaży jachtów pełnomorskich. Wydatki te obejmują opłaty urzędowe oraz koszty usług doradczych i prawnych niezbędnych do uzyskania zezwoleń na pobyt i pracę w Polsce.

Legalizacja pobytu i pracy stanowi formalny warunek umożliwiający faktyczne zatrudnienie specjalistów o kompetencjach wymaganych do prowadzenia działalności opodatkowanej. Brak poniesienia Wydatków legalizacyjnych uniemożliwiłby przeprowadzenie procedur administracyjnych niezbędnych do zatrudnienia tych osób, a w konsekwencji - uniemożliwiłby wykorzystanie ich pracy przy wykonywaniu czynności generujących podatek należny.

W konsekwencji, ponoszenie Wydatków legalizacyjnych służy zapewnieniu warunków niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności operacyjnej Spółki w obszarze czynności opodatkowanych. Wydatki te stanowią element procesu organizacyjnego związanego z pozyskaniem zasobów ludzkich wymaganych do realizacji działalności opodatkowanej VAT i są ponoszone wyłącznie w interesie gospodarczym Spółki.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Spółki:

•   ponoszone w przyszłości Wydatki legalizacyjne będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, ponieważ umożliwią zatrudnienie pracowników, których praca będzie bezpośrednio wykorzystywana przy projektowaniu, budowie i sprzedaży jachtów pełnomorskich;

•   wydatki te będą ponoszone w interesie gospodarczym Spółki, w celu zapewnienia warunków niezbędnych do prowadzenia działalności opodatkowanej;

•   Spółka będzie w posiadaniu faktur dokumentujących nabycie usług i opłat składających się na Wydatki legalizacyjne;

•   Jednocześnie, wydatki legalizacyjne nie będą obejmowały kategorii wydatków objętych ograniczeniami z art. 88 ustawy VAT.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego z tytułu poniesienia Wydatków legalizacyjnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy wskazać, że interpretacja dotyczy wyłącznie Wydatków legalizacyjnych, a nie innych wydatków ponoszonych przez Spółkę tj. „Wydatki na najem”, „Wydatki na relokację Rodziny”.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Zgodnie z treścią tego przepisu:

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Powyższa zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Zatem dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością.

Jednakże ustawodawca nie precyzuje, w jakim zakresie i w jaki sposób towary i usługi muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, aby pozwoliło to podatnikowi na odliczenie podatku naliczonego. Związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć zatem charakter pośredni lub bezpośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży – towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy; bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast ze związkiem pośrednim nabywanych towarów i usług z działalnością podatnika mamy do czynienia w sytuacji, gdy ponoszone wydatki nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych obrotach, jakkolwiek ich ponoszenie warunkuje uzyskanie obrotu opodatkowanego podatkiem od towarów i usług.

Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości.

Należy również zauważyć, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej. Zatem w podatku od towarów i usług obowiązuje zasada tzw. „niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego”. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia, nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

W każdym przypadku zatem należy dokonać oceny, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowo-prawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych.

Należy również podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane, ani pod względem czasu, ani też pod względem zakresu przedmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Możność wykonania tego prawa powinna być zapewniona niezwłocznie i względem wszystkich kwot podatku, które zostały pobrane (naliczone) od transakcji związanych z zakupami. Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi.

Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności Państwa Spółki jest projektowanie, budowa i sprzedaż jachtów pełnomorskich.

Działalność Spółki wymaga wysoko wykwalifikowanej kadry, która posiada odpowiednią wiedzę w zakresie projektowania oraz budowania jachtów morskich. Jest to bardzo specjalistyczna wiedza, która wymaga również doświadczenia, co stanowi kluczowy element dla budowania przewagi konkurencyjnej Spółki. W tym celu Państwa Spółka poszukuje i zatrudnia wysoko wykwalifikowanych specjalistów nie tylko z Polski, ale również innych regionów świata.

W związku z planowanym rozwojem działalności w obszarze projektowania i budowy jachtów pełnomorskich, Państwa Spółka planuje zatrudnienie wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, których wiedza i doświadczenie są niezbędne dla dalszego rozwoju działalności Spółki.

Zgodnie z regulacjami krajowymi, przed zawarciem umowy o pracę konieczne będzie przeprowadzenie procedury legalizacji pobytu Pracowników w Polsce, obejmującej uzyskanie wymaganych zezwoleń od właściwych organów administracji. Szacowany czas trwania tej procedury wyniesie około 12 miesięcy, a jej pomyślne zakończenie stanowi warunek skutecznego zawarcia umowy o pracę pomiędzy Spółką, a każdym Pracownikiem i tym samym umożliwi realizację planowanego celu gospodarczego, jakim jest zatrudnienie specjalistów.

Dla potrzeb przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu Pracowników Spółka jest zmuszona ponosić i planuje ponosić w przyszłości następujące rodzaje wydatków legalizacyjnych:

1) honorarium kancelarii prawnej, która będzie świadczyć pomoc prawną w toku procedury legalizacyjnej, w tym w przygotowaniu dokumentów, reprezentowaniu przed organami administracji oraz udzielaniu bieżących wyjaśnień w sprawie;

2) koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów, które zgodnie z przepisami muszą być przedkładane w języku polskim, w szczególności, jeśli zostały wydane w języku obcym przez instytucje zagraniczne;

3) koszt zakupu polisy ubezpieczenia prywatnego - obejmującej ubezpieczenie zdrowotne, następstwa nieszczęśliwych wypadków, odpowiedzialność cywilną w życiu prywatnym oraz ryzyka związane z wykonywaniem pracy fizycznej, co jest wymagane przez organy administracji;

4) opłaty urzędowe, w szczególności: opłatę za złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy lub pracę oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa udzielonego na potrzeby postępowania;

5) koszty transportu związane z relokacją Pracowników do Polski, takie jak bilety lotnicze na przelot z kraju pochodzenia do Polski.

Ponadto jak wskazali Państwo we wniosku Wydatki legalizacyjne, będą ponoszone w Państwa imieniu i na Państwa rachunek. Wydatki te nie będą podlegały zwrotowi ani przez Pracowników, ani przez jakikolwiek inny podmiot. Celem ich poniesienia jest umożliwienie przeprowadzenia procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, co stanowi warunek niezbędny do zatrudnienia specjalistów spoza Unii Europejskiej.

W sytuacji, w której cudzoziemiec, pomimo pozytywnego zakończenia procedury legalizacyjnej, nie zdecyduje się na zawarcie umowy o pracę z Państwa Spółką, poniesione przez Państwa Wydatki legalizacyjne będą obciążać cudzoziemca poniesionymi kosztami, z obowiązek rozliczenia tych Wydatków legalizacyjnych będzie wynikał z odrębnego porozumienia zawartego pomiędzy Państwem, a cudzoziemcem.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, będzie Państwa Spółce przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu Wydatków legalizacyjnych, tj. kosztów poniesionych w związku z zatrudnieniem pracowników.

Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym – jak już nadmieniono – związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

Aby jednak można było wskazać, że określone Wydatki legalizacyjne mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy Wydatkami legalizacyjnymi, a powstaniem obrotu.

O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu.

Zaznaczyć należy, że określenie pośredniego związku nabywanych towarów i usług z konkretną działalnością przedsiębiorcy (czynnościami opodatkowanymi bądź nieopodatkowanymi) może mieć miejsce dopiero w sytuacji, gdy niemożliwym jest wykazanie ich bezpośredniego związku z daną działalnością.

Obowiązkiem podatnika jest przypisanie konkretnych wydatków do określonego rodzaju czynności, z którymi wydatki te są związane. Podatnik ma zatem obowiązek odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. alokacji podatku do czynności podlegających opodatkowaniu (w tym opodatkowanych lub zwolnionych) i czynności niepodlegających opodatkowaniu.

Odpowiadając na Państwa pytanie należy przeanalizować, czy pomiędzy Wydatkami legalizacyjnymi (honorarium kancelarii prawnej, kosztami tłumaczeń przysięgłych dokumentów, kosztami zakupu polisy ubezpieczenia prywatnego, opłatami urzędowymi i kosztami transportu związanego z relokacją Pracowników do Polski), a opodatkowaną działalnością Państwa Spółki istnieje bezpośredni lub pośredni związek uprawniający do odliczenia podatku naliczonego.

Przedstawione przez Państwa okoliczności wskazują, że Wydatki legalizacyjne pozostają w pośrednim związku z prowadzoną przez Państwa Spółkę działalnością gospodarczą, ponieważ ich poniesienie jest warunkiem umożliwiającym legalne zatrudnienie Pracowników, których kwalifikacje są niezbędne do realizacji działalności Państwa Spółki w zakresie projektowania i budowy jachtów pełnomorskich. Poniesienie Wydatków legalizacyjnych umożliwi Spółce wykorzystanie Pracowników w procesach projektowych i produkcyjnych, których efektem jest wytworzenie jachtów stanowiących towary przeznaczone do sprzedaży (działalność opodatkowana VAT).

Poniesienie Wydatków legalizacyjnych pozwoli Państwa Spółce na pozyskanie i wykorzystanie wiedzy, umiejętności oraz doświadczenia Pracowników, które nie są dostępne na lokalnym rynku pracy i które mają kluczowe znaczenie dla prowadzonej przez Państwa Spółkę działalności w zakresie projektowania i budowy jachtów pełnomorskich.

Zgodnie z Państwa wskazaniem poniesienie Wydatków legalizacyjnych przełoży się na konkurencyjność Państwa Spółki na rynku, gdyż warunkuje możliwość pozyskania Pracowników posiadających specjalistyczne kompetencje niezbędne do prowadzenia działalności w zakresie projektowania i budowy jachtów pełnomorskich. Zapewnienie dostępu do takich zasobów kadrowych umożliwi Państwa Spółce sprawną i terminową realizację procesów projektowych oraz produkcyjnych, przy zachowaniu wymaganych standardów jakości.

Wydatki legalizacyjne będą wpływać na kluczowe elementy działalności operacyjnej - możliwość generowania przychodów ze sprzedaży jachtów (działalność opodatkowana). Brak odpowiedniej kadry pracowniczej oznacza po stronie Spółki brak możliwości produkcji jachtów i generowania sprzedaży opodatkowanej, w tym pozyskiwania nowych klientów na jachty.

W konsekwencji Wydatki legalizacyjne wpływają na sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT w ten sposób, że służą zapewnieniu zasobów kadrowych niezbędnych do wytworzenia towarów, których odpłatne zbycie stanowi po stronie Spółki czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT.

Wobec tego w analizowanej sprawie spełniają Państwo warunki, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, ponieważ są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz Wydatki legalizacyjne, które ponoszą Państwo związane są pośrednio z czynnościami opodatkowanymi, tj. projektowaniem, budową i sprzedażą jachtów pełnomorskich.

Podsumowując stwierdzam, że w opisanej sytuacji, Państwa Spółka, będąca zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, ponosi opisane we wniosku Wydatki legalizacyjne, nabywa usługi, które umożliwią zatrudnienie pracowników, których praca będzie wykorzystywana przy projektowaniu, budowie i sprzedaży jachtów pełnomorskich. Zatem zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego od Wydatków legalizacyjnych, jednakże prawo to będzie dotyczyło wyłącznie tylko wydatków, które nie będą objęte wyłączeniem z art. 88 ustawy o VAT tj. nabycia towarów i usług niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT bądź objętych zwolnieniem od podatku VAT.  

W świetle powyższego Państwa stanowisko w zakresie podatku VAT jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwo i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym,
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwo i stanu  prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Przedmiotowa interpretacja dotyczy wyłącznie podatku VAT w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych i podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny oraz opisane zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwo w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.