Interpretacja 0114-KDIP1-2.4012.203.2026.1.SST

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 marca 2026 r. za pośrednictwem systemu e-Doręczenia wpłynął Państwa wniosek z 29 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A Limited (dalej: ,,Wnioskodawca’’ lub ,,Spółka’’) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług z siedzibą na terytorium Wielkiej Brytanii, z oddziałem w Polsce. Spółka jest zarejestrowana w Polsce dla celów VAT. Przeważający przedmiot działalności Spółki obejmuje sprzedaż (...). Spółka nie jest zakładem zagranicznym w rozumieniu przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania dochodów. Wnioskodawca posiada jedynie status stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o VAT.

W przypadku gdy nabywane materiały, towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy (dalej: ,,Dostawcy’’) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od dostawców faktury dokumentujące dostarczone materiały, towary lub usługi. Na fakturach ujęte są kwoty VAT wykazane w walucie PLN (dalej: ,,Faktury Zakupowe’’). Spółka wykorzystuje nabyte materiały, towary lub usługi do wykonywania czynności opodatkowanych VAT zarówno na terytorium Polski (sprzedaż krajowa), jak i poza terytorium Polski (sprzedaż na rynki zagraniczne). W związku z tym ww. nabycia służą czynnościom opodatkowanym zarówno w Polsce jak i czynnościom, których miejscem opodatkowania jest terytorium innego państwa.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: ,,KSeF’’), od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie. W odniesieniu do głównego Dostawcy Wnioskodawca stwierdził, że Faktury Zakupowe otrzymywane od tego podmiotu zostały wystawione poza KSeF, mimo że Dostawca też jest zobowiązany do wystawienia faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r. Dostawca ten wyjaśnił że przyczyną wystawienia faktur poza KSeF były ograniczenia techniczne związane z funkcjonowaniem jego systemów informatycznych, które uniemożliwiały wystawienie faktur w KSeF. W szczególności problem dotyczył wdrożenia odpowiednich rozwiązań informatycznych w początkowym okresie funkcjonowania KSeF, co skutkowało koniecznością wystawienia faktur w formie tradycyjnej, niezależnej od KSeF. Wnioskodawca otrzymał od Dostawy faktury dokumentujące rzeczywiste transakcje gospodarcze, w których wykazano prawidłowo naliczony podatek VAT. Faktury te zostały wykorzystane przez Spółkę w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej i dokumentują rzeczywisty związek transakcji z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Pytanie

Czy faktura elektroniczna lub faktura papierowa, wystawiania na dotychczasowych zasadach (poza KSeF) przez dostawcę lub usługodawcę, który od 1 lutego 2026 r. ma obowiązek wystawienia faktur w KSeF, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego?

Państwa stanowisko w sprawie

Faktura elektroniczna lub faktura papierowa, wystawiania na dotychczasowych zasadach (poza KSeF) przez dostawcę lub usługodawcę, który od 1 lutego 2026 r. ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Uzasadnienie:

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT nabywającym towary i usługi wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT:

1.  Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Zgodnie z art. 2 pkt. 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, zaś zgodnie z art. 2 pkt. 32a ww. ustawy przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Za moment wystawienia oraz otrzymania E-faktury to co do zasady uznaje się ją za:

• w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT);
• otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT);
• w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę (art. 106na ust. 4 ustawy o VAT).

Biorąc pod uwagę powyższe, podstawową zasadą w zakresie wystawiania faktur jest i będzie obowiązek ich wystawiania w formie E-faktury przy użyciu KSeF stosując określony wzór faktury ustrukturyzowanej. Dla części podatników obowiązek ten wszedł w życie od 1 lutego 2026 r., a następnie od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik VAT, gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 10b-10e ustawy o VAT.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy o VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10-10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Należy podkreślić, że Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z przytoczonego powyżej art. 86 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Artykuł 88 ustawy o VAT szczegółowo określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne, w przypadku, gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b)  (uchylona);

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony);

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony);

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zatem zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jak stanowi art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że prawo podatnika do odliczenia VAT zapłaconego przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą, stanowi jedną z podstawowych zasad funkcjonowania konstrukcji VAT, co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Zasada neutralności podatku, będąca fundamentem wspólnotowego systemu VAT, polega na tym, że podatek ten jest stosowany na wszystkich etapach obrotu gospodarczego, przy równoczesnym zapewnieniu prawa do odliczenia podatku zawartego w poprzedniej fazie transakcji. Ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą występować jedynie na podstawie wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza art. 88 ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że przepis ten nie przewiduje utraty prawa do odliczenia VAT w sytuacji, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, o ile dokumenty te odzwierciedlają faktyczne zdarzenie gospodarcze.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. W konsekwencji prawidłowość faktury należy oceniać pod kątem tego, czy dokument odzwierciedla rzeczywistą transakcję, a nie wyłącznie na podstawie formalnego sposobu jej wystawienia. Prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Art. 88 ustawy o VAT wskazuje zamknięty katalog przypadków, w których podatnik traci prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przepis ten nie przewiduje jednak sytuacji faktur wystawionych bez użycia KSeF, mimo istnienia takiego obowiązku i nie przewiduje, aby taki brak formalnego pośrednictwa sam w sobie uniemożliwiał odliczenie podatku, pod warunkiem, że dokument potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem VAT, stoi na stanowisku, że będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF, o ile będą one wykorzystywane przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W ocenie Wnioskodawcy otrzymanie Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, nie będzie pozbawiać prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Dla powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktury, nawet w przypadku wskazanym wyżej, konieczne jest spełnienie określonych przesłanek. Poza spełnieniem podstawowych warunków tj. status podatnika jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT oraz związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego), kluczowe znaczenie ma także faktyczne zrealizowanie transakcji. Nabyty towar lub usługa musi podlegać opodatkowaniu i nie może korzystać przy tym ze zwolnienia z VAT, aby było możliwe skorzystanie z prawa do odliczenia.

Ponadto prawo to przysługuje również w przypadku importu lub nabycia towarów i usług związanych z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju, pod warunkiem, że byłyby one odliczane, gdyby zostały zrealizowane na terytorium kraju oraz jeśli posiada dokumenty wykazujące związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Należy zauważyć, że prawidłowe wystawienie faktury, niezależnie od jej formy (papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej), w zakresie formalnym i materialnym stanowi jedną z przesłanek umożliwiających odliczenie VAT. Faktura wystawiona bez wykorzystania KSeF, pomimo takiego ustawowego obowiązku, nie pozbawia jednak podatnika prawa do odliczenia podatku ani nie podważa dowodu dokonania transakcji podlegającej opodatkowaniu.

W konsekwencji Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem, spełnienia pozostałych przesłanek wynikających z przepisów prawa. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

1. Z 2 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO:

,,Tym samym, odpowiadając wprost na Państwa pytanie, należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

2. Z 15 stycznia 2026 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM:

,,Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako zarejestrowanemu, czynnemu podatnikowi podatku VAT Spółce będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, bądź do czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w związku z którymi Spółce przysługiwałoby prawo do odliczenia podatku naliczonego, gdyby były one wykonywane na terytorium kraju w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

3. Z 17 października 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB:

,,Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.

4. Z 12 sierpnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG:

„Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. (...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. (...) Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

5. Z 19 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK:

,,W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze)”. „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. Nie oznacza to jednak, że ustawodawca nie przewidział ujemnych skutków niezastosowania się do ustanowionego w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT nakazu wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Dotyczą one jednak podatnika, na którego nałożony został obowiązek wystawienia faktury przy użyciu KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT w sytuacji niewystawienia, mimo obowiązku, faktury przy użyciu KSeF, na podatnika może być nałożona kara pieniężna. Mając powyższe na względzie, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości jego stanowiska, zgodnie z którym w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.

6. Z 21 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK:

,,Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy faktura elektroniczna lub faktura papierowa, wystawiania na dotychczasowych zasadach (poza KSeF) przez dostawcę lub usługodawcę, który od 1 lutego 2026 r. ma obowiązek wystawienia faktur w KSeF, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Jak stanowi art. 106nda ust. 1-3 oraz 7-8 ustawy:

Przy czym, jak stanowi art. 106gb ust. 5 ustawy:

W art. 106nda ustawy przewidziano rozwiązanie pozwalające na wystawianie faktur w przypadku problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy. Zgodnie z tym przepisem, podatnik może w takiej sytuacji wystawić fakturę w postaci elektronicznej według ustalonego wzoru, a następnie przesłać ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Faktura wystawiona w trybie offline24 może zostać udostępniona nabywcy poza KSeF – wówczas powinna zostać oznaczona kodem QR offline oraz certyfikatem tożsamości wystawcy faktury.

Jak wynika z art. 106nda ust. 1 ustawy, faktury wystawiane w trybie offline24 powinny być wystawiane w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Co do zasady, faktura wystawiana w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF, a w przypadku określonej grupy nabywców w sposób z nimi uzgodniony (lub też poprzez KSeF).

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług z siedzibą na terytorium Wielkiej Brytanii, z oddziałem w Polsce. Spółka jest zarejestrowana w Polsce dla celów VAT. Przeważający przedmiot działalności Spółki obejmuje sprzedaż (...). W przypadku gdy nabywane materiały towary lub usługi przez Wnioskodawcę podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Dostawcy, są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od dostawców faktury dokumentujące dostarczone materiały, towary lub usługi. Na fakturach ujęte są kwoty VAT wykazane w walucie PLN. Spółka wykorzystuje nabyte materiały, towary lub usługi do wykonywania czynności opodatkowanych VAT zarówno na terytorium Polski (sprzedaż krajowa), jak i poza terytorium Polski (sprzedaż na rynki zagraniczne). W związku z tym ww. nabycia służą czynnościom opodatkowanym zarówno w Polsce jak i czynnościom, których miejscem opodatkowania jest terytorium innego państwa. Wnioskodawca twierdzi, że Faktury Zakupowe otrzymywane od Dostawcy zostały wystawione poza KSeF, mimo że Dostawca jest zobowiązany do wystawienia faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r. Dostawca ten wyjaśnił, że przyczyną wystawienia faktur poza KSeF były ograniczenia techniczne związane z funkcjonowaniem jego systemów informatycznych, które uniemożliwiały wystawienie faktur w KSeF. W szczególności problem dotyczył wdrożenia odpowiednich rozwiązań informatycznych w początkowym okresie funkcjonowania KSeF, co skutkowało koniecznością wystawienia faktur w formie tradycyjnej, niezależnej od KSeF. Wnioskodawca otrzymał od Dostawcy faktury dokumentujące rzeczywiste transakcje gospodarcze, w których wykazano prawidłowo naliczony podatek VAT. Faktury te zostały wykorzystane przez Spółkę w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej i dokumentują rzeczywisty związek transakcji z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur Zakupowych (elektronicznych lub papierowych) wystawionych przez Dostawcę lub Usługodawcę wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych (elektronicznych lub papierowych), dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych (elektronicznych lub papierowych) wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawcę lub Usługodawcę wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Należy dodatkowo podkreślić, że korzystanie z faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.