Prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców poza KSeF - pomimo obowiązku ich wystawienia w KSeF.
Spółka z siedzibą we Francji, nieposiadająca stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce. Dokonuje zakupu towarów (substancji chemicznych) od polskiego dostawcy, a następnie dokonuje wewnątrzwspólnotowych dostaw tych towarów do klientów w innych krajach UE. Zakupy są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT. Od 1 lutego 2026 r., mimo obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
9 kwietnia 2026 r. za pośrednictwem systemu e-Doręczenia wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez dostawców poza KSeF. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest podmiotem z siedzibą we Francji. Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT w Polsce.
W ramach swojej działalności Spółka dokonuje zakupu towarów, w szczególności substancji chemicznych, od podmiotu z siedzibą w Polsce (dalej: Dostawca), a następnie dostawy tych towarów do swoich klientów. Towary te są wywożone od Dostawcy z Polski do klientów Spółki co do zasady w innych niż Polska krajach Unii Europejskiej. Spółka wykazuje tego typu dostawy jako wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów - kwalifikacja tej transakcji sprzedaży na potrzeby VAT nie jest przedmiotem niniejszego wniosku.
Dostawca jest czynnym podatnikiem VAT.
Zakupy, o których mowa powyżej, są wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT - zasadniczo wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Zakupy te są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawcę, na których wykazane są kwoty podatku VAT. Faktury zawierają dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla uznania dokumentu za fakturę (dalej: Faktury Zakupowe).
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF), od 1 lutego 2026 r. Spółka otrzymuje/będzie otrzymywać od Dostawcy Faktury Zakupowe w postaci:
Spółka - jako podmiot nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - nie będzie korzystać z KSeF, w szczególności nie będzie ani odbierać ani wystawiać faktur w tym systemie.
Zasadniczo Dostawca, z powodu braku gotowości technicznej, nie wystawia Faktur Zakupowych w KSeF pomimo ciążącego na nim obowiązku. W związku z powyższym Spółka nie otrzymuje Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych, lecz w formie elektronicznej lub papierowej.
Faktury Zakupowe odzwierciedlają rzeczywiście zrealizowaną transakcję, prawidłową pod względem merytorycznym.
Faktury Zakupowe zawierają wszystkie elementy wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT).
Pytanie
Czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców poza KSeF - pomimo obowiązku ich wystawienia w KSeF?
Państwa stanowisko w sprawie
W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców poza KSeF - pomimo obowiązku ich wystawienia w KSeF.
Ustawa o VAT zawiera szereg zasad regulujących prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, cyt.: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.
Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi cyt.: „suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi”.
Z przywołanych regulacji wynika, że uprawnienie do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony przysługuje jedynie wówczas, gdy spełnione są określone przesłanki, czyli gdy odliczenia dokonuje podatnik VAT oraz gdy nabyte towary i usługi, od których naliczono podatek, służą wykonywaniu czynności opodatkowanych.
Definicja podatnika VAT została zawarta w przepisach art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT.
1. „Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
2. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych”.
Przy czym prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni (art. 88 ust. 4 ustawy o VAT), z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.
Ustawa o VAT wskazuje również przesłanki tzw. negatywne - kiedy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, cyt.: „Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
b) (uchylony);
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony);
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony);
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności”.
Zgodnie z powyższym, prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie pod warunkiem spełnienia przesłanek pozytywnych wskazanych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych przewidzianych w art. 88 ustawy o VAT.
W konsekwencji, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy zostaną spełnione łącznie następujące warunki:
1) nabywca jest czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność opodatkowaną VAT,
2) nabycie towarów i usług pozostaje w związku z czynnościami opodatkowanymi VAT nabywcy,
3) nabywca otrzymał fakturę, z której wynika kwota podatku VAT naliczonego do odliczenia,
4) nie zachodzą przesłanki negatywne wskazane w przepisach art. 88 ustawy o VAT.
W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wszystkie powyższe warunki zostały spełnione, o czym świadczy poniższe uzasadnienie.
Ad 1)
Spółka wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1-2 ustawy o VAT. Działalność ma charakter ciągły i służy osiąganiu zysków. Spółka posiada status podatnika VAT.
W związku z powyższym warunek posiadania statusu podatnika VAT jest spełniony.
Ad 2)
Nabywane przez Spółkę towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Spółka nie realizuje działalności zwolnionej z VAT lub niepodlegającej opodatkowaniu VAT. Istnieje zatem bezpośredni (lub pośredni) związek między ponoszonymi wydatkami, a sprzedażą opodatkowaną Spółki.
W związku z powyższym warunek dokonywania nabycia w związku z czynnościami Spółki opodatkowanymi VAT jest spełniony.
Ad 3)
Podatek naliczony wynika z treści Faktur Zakupowych otrzymywanych przez Spółkę od Dostawcy z tytułu nabycia towarów.
W związku z powyższym warunek otrzymania faktury, z której wynika kwota podatku naliczonego jest spełniony.
Ad 4)
Spółka dokonuje odliczeń wyłącznie na podstawie prawidłowych faktur wystawionych przez istniejących podatników, dokumentujących rzeczywiście wykonane czynności, podlegające opodatkowaniu VAT.
W związku z powyższym warunek braku zaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT jest spełniony.
Żaden z przytoczonych powyżej przepisów nie ogranicza prawa do odliczenia podatku VAT uzależniając je od tego czy faktura jest wystawiona za pośrednictwem KseF czy nie.
W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, cyt.: „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy o VAT, cyt.: „Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
31) fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”;
Z kolei zgodnie z art. 106ga ust. 1-4 ustawy o VAT, cyt.:
1. „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane”.
Ponadto zgodnie z art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, cyt.: „Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej”.
Należy zaznaczyć, że podstawową funkcją faktury jest odzwierciedlenie faktycznego przebiegu zdarzenia gospodarczego - zarówno w zakresie przedmiotu transakcji, jak i stron biorących w niej udział. Oceniając prawidłowość faktur wystawianych oraz otrzymywanych przez podatników, w pierwszej kolejności należy zatem badać, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiście dokonane transakcje handlowe pomiędzy konkretnymi podmiotami.
Jednocześnie, sama faktura nie tworzy prawa do odliczenia VAT na niej wykazanego i nie można utożsamiać faktu otrzymania faktury z automatycznym powstaniem prawa do odliczenia VAT naliczonego po stronie nabywcy. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w sprawie C-342/87 (Genius Holding BV v. Staatssecretaris van Financien) wprost stwierdził, że wynikające z przepisów dyrektywy prawo do odliczenia nie znajduje zastosowania do podatku, który jest należny wyłącznie z tego powodu, że został wykazany na fakturze.
Prawidłowe, pod względem formalnym i materialnym, wystawienie faktury - niezależnie od tego, czy mają one formę papierową, elektroniczną czy ustrukturyzowaną - stanowi realizację jednej z przesłanek warunkujących skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sam fakt niewykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur przy jej wystawieniu nie przesądza jednak automatycznie, że wadliwie sporządzony dokument nie może stanowić dowodu dla istnienia tego prawa.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest podstawowym i fundamentalnym prawem podatnika, wynikającym z samej konstrukcji podatku od towarów i usług. System odliczeń - jak wielokrotnie podkreślił TSUE (m.in. wyrok z 21 marca 2018 r. C-533/16, pkt 38 i przytoczone tam orzecznictwo) - ma na celu całkowite uwolnienie podatnika od ciężaru VAT należnego lub zapłaconego w ramach całej prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Jak wynika z wyroku TSUE z 15 września 2016 r. w sprawie C-518/14 należy uznać, że zgodnie z zasadą neutralności VAT, uchybienia formalne faktury nie prowadzą do utraty prawa do odliczenia tego podatku, pod warunkiem, że nie zachodzi ryzyko oszustwa lub świadomego nadużycia prawa.
Ponadto, żaden z obowiązujących przepisów ustawy o VAT nie nakłada na nabywcę ani obowiązku sprawdzania, czy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury w konkretnej formie ani obowiązku analizowania, czy faktura mogła zostać wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur. Dotyczy to m.in. badania czy sprzedawca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub czy wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury z wykorzystaniem KSeF (np. awaria systemu). Nabywca nie ma także obowiązku weryfikowania sprzedawcy pod względem spełnienia bądź niespełnienia kryterium przychodowego istotnego z punktu widzenia momentu objęcia KSeF.
Co więcej, żaden przepis ustawy o VAT nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku, gdy faktura - mimo istniejącego obowiązku - zostanie wystawiona poza KSeF i w takiej formie zostanie przez niego otrzymana.
W konsekwencji, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawcę również wtedy, gdy pomimo obowiązku zostaną one wystawione poza KSeF.
Powyższe stanowisko Spółki potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych wydanych w odniesieniu do prawa do odliczenia VAT w analogicznych do Spółki sprawach. Przykładowo:
„Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca”.
„Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.
„Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi. Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje/będzie Państwu przysługiwało (czynnemu podatnikowi podatku VAT) prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarowi usług wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia/nie będzie Państwa pozbawiać prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. W konsekwencji, przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (mimo że dany Dostawca będzie miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF), w postaci papierowej lub elektronicznej (innej niż faktura elektroniczna zgodna ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy), przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa”.
„Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Dostawców dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (wbrew obowiązkowi) na podstawie art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy. Wystawienie faktur bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.
„W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców również w przypadku gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa”.
„Będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych po 1 lutym 2026 r. na Państwa rzecz przez Dostawców/Usługodawców, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF, przy założeniu że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.
W świetle powołanych powyżej przepisów ustawy o VAT, argumentacji oraz stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nie ulega wątpliwości, że:
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:
Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu
e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy:
W przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a zwolnienia od podatku dokonywanej sprzedaży przez podatnika z siedzibą w innym państwie UE ust. 1, lub
5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Uchylony.
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest podmiotem z siedzibą we Francji i nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT w Polsce. W ramach swojej działalności Spółka dokonuje zakupu towarów, w szczególności substancji chemicznych, od podmiotu z siedzibą w Polsce (Dostawca), a następnie dokonuje dostaw tych towarów do swoich klientów. Towary te są wywożone od Dostawcy z Polski do klientów Spółki co do zasady w innych niż Polska krajach Unii Europejskiej. Spółka wykazuje tego typu dostawy jako wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów. Dostawca jest czynnym podatnikiem VAT. Zakupy są wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT - zasadniczo wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Zakupy te są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawcę, na których wykazane są kwoty podatku VAT. Faktury zawierają dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla uznania dokumentu za fakturę (Faktury Zakupowe). W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), od 1 lutego 2026 r. Spółka otrzymuje/będzie otrzymywać od Dostawcy Faktury Zakupowe. Spółka jako podmiot nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie będzie korzystać z KSeF, w szczególności nie będzie ani odbierać ani wystawiać faktur w tym systemie. Zasadniczo Dostawca, z powodu braku gotowości technicznej, nie wystawia Faktur Zakupowych w KSeF pomimo ciążącego na nim obowiązku. W związku z powyższym Spółka nie otrzymuje Faktur Zakupowych w formie faktur ustrukturyzowanych, lecz w formie elektronicznej lub papierowej. Faktury Zakupowe odzwierciedlają rzeczywiście zrealizowaną transakcję, prawidłową pod względem merytorycznym. Faktury Zakupowe zawierają wszystkie elementy wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy).
Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Jak wskazali Państwo we wniosku, zakupy towarów (w szczególności substancji chemicznych, od podmiotu z siedzibą w Polsce) są/będą wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT - zasadniczo wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Tym samym, mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje i będzie Państwu, jako czynnemu podatnikowi podatku VAT, przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych (elektronicznych lub papierowych) dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, o ile faktury te będą dokumentować nabycie towarów lub usług związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz nie wystąpią negatywne przesłanki uniemożliwiające odliczenie podatku VAT naliczonego określone w ustawie o VAT. Wystawienie faktur, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, przysługuje i będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych (elektronicznych lub papierowych) wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawcę wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione są/będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
Zatem Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
Należy dodatkowo podkreślić, że korzystanie z faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo