Interpretacja 0114-KDIP1-2.4012.247.2025.1.GK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 kwietnia 2025 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie powstania obowiązku podatkowego z tytułu zapłaty zaliczki/przedpłaty oraz prawa do zastosowania 0% stawki podatku VAT dla otrzymanej zaliczki/przedpłaty z tytułu dostawy kosmetyków dla Klienta z siedzibą poza UE, jeśli pomiędzy otrzymaniem zaliczki a wywozem kosmetyków upłynie 6 miesięcy lub okres dłuższy niż 6 miesięcy. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej jako: „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT w Polsce, zajmującym się produkcją oraz sprzedażą profesjonalnych kosmetyków (...). Ponadto Wnioskodawca jest zarejestrowany również jako podatnik VAT-UE.

Proces produkcyjny kosmetyków sprzedawanych przez Wnioskodawcę podzielony jest na kilka etapów. W pierwszej kolejności Wnioskodawca zamawia zawartość samych kosmetyków (masy, płyny etc.) od kontrahentów z UE lub ze Stanów Zjednoczonych. Następnie zawartość kosmetyku zostaje w Polsce zaaplikowana do odpowiednich pojemników oraz przeprowadzony zostaje proces opakowania oraz obrandowania produktu.

Wnioskodawca zawiera umowy z klientami mającymi siedzibą poza UE, na podstawie których produkowane dla Wnioskodawcy kosmetyki będą sprzedawane i transportowane z Polski do miejsca przeznaczenia poza UE. Wnioskodawca będzie również gromadzić dokumenty potwierdzające, że sprzedawane towary opuściły terytorium UE.

Klienci spoza UE mają możliwość zamówienia kosmetyków z wyprzedzeniem – z uwagi na długotrwały proces produkcyjny opisany w pkt 2 powyżej. W celu złożenia zamówienia, klient powinien:

a. przesłać prognozę zapotrzebowania, obejmującej konkretne, regularne kosmetyki (...) oferowane przez Spółkę, w określonych ilościach,

b. dokonanie wpłaty środków pieniężnych do Spółki w ustalonej wysokości uzależnionej od wartości złożonego zamówienia (zazwyczaj 10-100% wartości zadeklarowanego zamówienia),

c. zmiany złożonych zamówień są możliwe tylko za zgodą Spółki. Jeśli realizacja zamówień okaże się niemożliwa z przyczyn leżących po stronie Spółki – wówczas wpłacone przez Klienta środki zostaną zwrócone.

Dla produktów na umowach/zamówieniach ustalony jest harmonogram dostaw zamówionych kosmetyków – przy czym zawsze Spółka dodaje zastrzeżenie, że w związku z opóźnieniami dostaw surowców wydanie może się przesunąć. Przed wysyłką towaru do Klienta musi on w całości opłacić całą cenę – zgodnie z warunkami handlowymi Spółki.

Mając na względzie powyższe, może wystąpić sytuacja, w której towar zostanie przez Wnioskodawcę wysłany do klienta spoza UE już po upływie 6 miesięcy od końca miesiąca w którym nastąpiła wpłata Spółce wspomnianych środków pieniężnych w ustalonej wysokości zależnej od wartości prognozowanego zamówienia. Wobec tego, sytuacja, w której towar zostanie przez Wnioskodawcę wysłany po upływie 6 miesięcy może wynikać z:

a. Nieprzewidzianych zdarzeń – produkcja kosmetyków to skomplikowany proces, który obejmuje wiele etapów, takich jak zakup masy kosmetycznej od kontrahentów ze Stanów Zjednoczonych lub UE, którzy także często importują składowe z innych krajów, zakup opakowań, transport surowców z USA, dozowanie masy do odpowiednich pojemników, a następnie pakowanie i branding produktów. Każdy z tych etapów może zostać zakłócony przez niespodziewane okoliczności, co skutkuje opóźnieniem wysyłki towarów i przekroczeniem sześciomiesięcznego terminu realizacji.

b. Specyfiki zamówień – w przypadku niektórych zleceń już na etapie wpłaty środków w ustalonej wysokości uzależnionej od wartości prognozowanego zamówienia wiadomo, że realizacja zamówienia potrwa dłużej niż 6 miesięcy. Proces produkcji rozpoczyna się dopiero po otrzymaniu zaliczki, a ze względu na złożoność procesu wytwórczego kosmetyków czas realizacji zamówienia naturalnie ulega wydłużeniu.

c. Zmian w zamówieniu – klient czasami dokonuje zmian podczas już trwającego zamówienia. Może zażyczyć sobie np. spakowania w inny rodzaj opakowania lub uszlachetnienie opakowania, zmianę grafiki co także opóźnia cały proces.

d. Opóźnienia w płatnościach – w niektórych przypadkach klienci także zwlekają z płatnościami drugiej transzy, która rozlicza zamówienie.

Jednocześnie wpłacone przez Klienta środki w ustalonej wysokości zostaną rozliczone kompensatą przy płatności za ostatnią transzę zamówienia złożonego zgodnie z warunkami współpracy.

Z kolei w przypadku nieodebrania całości prognozowanej ilości towaru w zadeklarowanym terminie, wpłacone środki zostają pobrane przez Wnioskodawcę na opłacenie kosztów logistyczno- magazynowych związanych z przygotowaniem i przechowywaniem kosmetyków przez Spółkę dla klienta w związku ze złożoną prognozą zapotrzebowania, co zostanie potwierdzone stosowną fakturą wystawioną Klientowi przez Wnioskodawcę. W przypadku odebrania wszystkich kosmetyków zgodnie z prognozą klienta – nie będzie on ponosił wspomnianych kosztów logistyczno-magazynowych.

Jednocześnie w sytuacji braku możliwości dostawy pełnej prognozowanej ilości przez Wnioskodawcę w potwierdzonym terminie, wpłacone środki zostaną zwrócone Klientowi w ciągu 1 miesiąca w całości (lub proporcjonalnie do ilości dostarczonego towaru – jeśli miały miejsce dostawy) lub użyty do kompensaty bieżących zamówień, według decyzji Klienta.

Pytania

1. Czy Wnioskodawca jest obowiązany do rozpoznania obowiązku podatkowego w VAT w momencie otrzymania od klienta w ramach opisanej współpracy ustalonej kwoty przed realizacją zamówienia przeznaczonego na eksport poza UE?

2. W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 1, Spółka pragnie potwierdzić, czy ma prawo zastosować stawkę 0% VAT w odniesieniu do otrzymanych kwot w rozliczeniu za okres, w którym je otrzyma?

3. W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 2, Spółka pragnie również potwierdzić, czy jeśli od dnia otrzymania ustalonej kwoty przed realizacją zamówienia do daty wysyłki zamówionych towarów do klienta upłynie więcej niż 6 miesięcy licząc od końca miesiąca w którym otrzymano zapłatę wskazanej kwoty, to czy Spółka będzie zobowiązania opodatkować otrzymaną kwotę stawką właściwą dla sprzedaży krajowej?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że otrzymane od klientów przed realizacją zamówienia kwoty stanowią zaliczki w rozumieniu ustawy o VAT, a w konsekwencji w odniesieniu do otrzymanych kwot powstanie obowiązek podatkowy z chwilą ich otrzymania.

W przypadku, pozytywnej odpowiedzi Organu na zadane pytanie nr 1, w ocenie Spółki w świetle powyżej opisanego stanu faktycznego, należy uznać że Spółka będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% VAT, w odniesieniu do tych kwot zaliczek, w rozliczeniu za okres, w którym je otrzyma.

W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 1 – w ocenie Spółki nie będzie ona zobowiązana do opodatkowania stawką właściwą dla sprzedaży krajowej kwoty zaliczki – nawet jeśli od daty otrzymania tej kwoty do daty wywozu zamówionych towarów do klienta upłynie ponad 6 miesięcy licząc od końca miesiąca w którym otrzymano zapłatę wskazanej kwoty zarówno w sytuacji gdy w opisanych okolicznościach nastąpi na pewnym etapie opóźnienie w realizacji dostawy, jak i w sytuacji gdy termin realizacji dostawy po upływie 6 miesięcy od otrzymania płatności wynika z warunków dostaw.

Powyższe stanowisko wynika z następujących argumentów.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zgodnie z zasadą ogólną, zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Natomiast w myśl art. 19a ust. 8 ustawy jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;

2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.

Mając na względzie powyższe, w sytuacji gdy przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłat, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Należy zaznaczyć, że ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji zaliczki. Natomiast zgodnie ze „Słownikiem języka polskiego PWN” (www.sjp.pwn.pl) zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet należności. Z przytoczonej definicji wynika więc, że zaliczka wiąże się z przekazaniem środków pieniężnych do dyspozycji kontrahenta na poczet przyszłego świadczenia.

Jednocześnie jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lipca 2009 r. sygn. I FSK 932/08:

„Dla uznania wpłaconej kwoty jako zaliczki na poczet wykonanych usług, w rozumieniu art. 19 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), istotnym jest, aby przyszłe świadczenie było określone w sposób jednoznaczny co do rodzaju towaru bądź usługi, tzn. w sposób umożliwiający ich identyfikację, a dodatkowo strony tego świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki, nie mają woli dokonywania jego zmian w przyszłości”.

Należy zaznaczyć, że z chwilą wpłaty zaliczki, kwota ta zostanie rzeczywiście zarachowana na poczet ceny zamówionych przez Klienta kosmetyków. Potencjalnie klient może jeszcze zmienić zamówienie w stosunku do prognozy (po akceptacji Spółki) – lecz w momencie wpłaty zaliczki będzie wiadomo na poczet ceny jakich towarów zostanie ona zaliczona.

Wobec powyższego, należy stwierdzić, że otrzymana kwota spełnia kryteria uznania za zaliczkę, ponieważ może zostać w momencie wpłaty uznana za kwotę przekazaną na poczet należności z tytułu sprzedaży towaru. W konsekwencji Wnioskodawca będzie obowiązany do rozpoznania obowiązku podatkowego w VAT w momencie otrzymania wpłat w ramach opisanej sytuacji.

Ad 2. i 3.

Na mocy art. art. 41 ust. 9a ustawy o podatku od towarów i usług jeżeli podatnik otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów, stawkę podatku 0% w eksporcie towarów stosuje się w odniesieniu do otrzymanej zapłaty, pod warunkiem że wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym podatnik otrzymał tę zapłatę, oraz podatnik w tym terminie otrzymał dokument, o którym mowa w ust. 6. Przepisy ust. 7, 9 i 11 stosuje się odpowiednio.

Przy czym zgodnie z art. 41 ust. 9b ustawy o VAT przepis ust. 9a stosuje się również, jeżeli wywóz towarów nastąpi w terminie późniejszym niż określony w ust. 9a, pod warunkiem że wywóz towarów w tym późniejszym terminie jest uzasadniony specyfiką realizacji tego rodzaju dostaw potwierdzoną warunkami dostawy, w których określono termin wywozu towarów.

Zatem, w przypadku otrzymania zaliczki z tytułu transakcji stanowiącej eksport towarów w rozumieniu ustawy, stawka podatku w wysokości 0% znajduje zastosowanie wówczas, gdy wywóz towaru nastąpi w ciągu 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym podatnik otrzymał zapłatę i w tym terminie podatnik otrzyma dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. W przypadku zaś, gdy wywóz towarów nastąpi w terminie późniejszym niż wskazany w art. 41 ust. 9b ustawy, podatnik może zastosować stawkę 0% w odniesieniu do otrzymanej zaliczki jedynie w sytuacji, gdy wywóz w terminie późniejszym uzasadniony jest specyfiką realizacji tego rodzaju dostawy potwierdzoną warunkami dostawy, w których określono termin wywozu towarów.

Zgodnie z pkt 4.2.2 Objaśnień podatkowych z dnia 23 kwietnia 2021 r. pojęcie „specyfiki” realizowanej dostawy możne odnosić się zarówno do okoliczności związanych z procesem technologicznym, który jest niezbędny do dokonania dostawy, jak i do szczególnych warunków realizowanej dostawy, związanych ze specyfiką danego rynku lub danego rodzaju towarów. Przy czym specyfika ta musi wynikać z warunków dostawy określonych w sporządzonej umowie lub z pozostałej dokumentacji posiadanej przez podatnika, związanej z dostawą. Ciężar udowodnienia, że dana dostawa towarów jest specyficzna, w rozumieniu omawianego przepisu, spoczywa na podatniku.

Jednocześnie w ww. objaśnieniach wyszczególniono kilka przykładów pomocnych przy ocenie czy w danym przypadku dochodzi (lub nie) do ziszczenia się ww. warunku:

a. czas niezbędny do wyprodukowania towaru, wynikający m.in. z tego, że proces projektowania i produkcji jest długotrwały, złożony i wieloetapowy a sama produkcja wymaga zastosowania zaawansowanej technologii i przeprowadzenia testów jakościowych, oraz

b. dokonywanie dostaw na warunkach charakterystycznych dla danego rynku lub rodzaju towaru - zdaniem Ministra Finansów ma to miejsce w przypadku rynków, na których występują kontrakty, na podstawie których dostawca uzależnia produkcję i dostawy towarów od uzyskania zaliczkowego finansowania od nabywcy przez co kupujący uzyskuje gwarancję realizacji dostaw w kilkuletnim okresie w określonych wolumenach zaś sprzedawca ma zapewnioną płynność finansową.

Mając na względzie powyższe, należy uznać, że wskazane wyżej czynniki uzasadniające późniejszy niż 6-miesięczny wywóz towarów występują również w niniejszej sytuacji, bowiem zarówno sam proces produkcji towarów w postaci kosmetyków (...) jest złożony i wieloetapowy, jak i już z niektórych warunków dostawy wynika, że dostawa towarów może nastąpić w okresie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia otrzymania kwoty zaliczki. Dodatkowo celem zaliczki otrzymywanej przez Spółkę ma być częściowe przynajmniej zapewnienie finansowania produkcji dla Klientów produktów, które mają być dostarczane w późniejszych okresach.

Wobec tego, wywóz towarów po okresie 6 miesięcy wynika ze specyfiki realizacji dostawy, zarówno w przypadku opóźnień spowodowanych wieloetapową, skomplikowaną produkcją, jak i w sytuacji gdy już na moment podpisania umowy i otrzymania zaliczki wiadomo, że okres jaki upłynie między otrzymaniem zaliczki a wywozem towarów jest nieokreślony i może być dłuższy niż 6 miesięcy. Otrzymanie kwoty zaliczki uruchamia dopiero proces przygotowania do produkcji towarów.

Mając zatem na uwadze powyższe, należy uznać, że skoro wywóz towarów, na poczet których Spółka będzie otrzymywać zaliczki, następuje w terminie późniejszym niż określony w art. 41 ust. 9a ustawy, ale uzasadnione jest to specyfiką realizacji dostaw towarów wynikającą z wieloetapowej i skomplikowanej produkcji lub wprost wynika z warunków dostaw z umowy zawartej z Klientem, to w opisanych przypadkach zastosowanie znajdzie art. 41 ust. 9b ustawy.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy będzie on miał prawo do zastosowania stawki 0% w odniesieniu do otrzymanych kwot zaliczek, dotyczących eksportu towarów, nawet jeśli pomiędzy końcem miesiąca otrzymania zaliczki, a wywozem upłynie okres dłuższy niż 6 miesięcy. Oczywiście finalnie do zastosowania stawki VAT 0% do sprzedaży eksportowej opłaconej częściowo wspomnianą zaliczką niezbędne jest dokonanie wywozu towaru – potwierdzone zgodnie z art. 41 ust. 6 i 6a ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko potwierdzają również interpretacje Dyrektora KIS, czego przykładem jest interpretacja z dnia 26 sierpnia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.413.2021.1.RM, jak i interpretacja z dnia 2 maja 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.133.2024.1.MR, interpretacja z dnia 18 sierpnia 2023 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.320.2023.1.GK, interpretacja z dnia 1 marca 2023 r. sygn. 0114-KDIP1-2. 4012.10.2023.1.GK.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie stanowisk zaprezentowanych we wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 1 i 5 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Z art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy wynika, że:

Stosownie do art. 2 pkt 8 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT w Polsce, zajmującym się produkcją oraz sprzedażą profesjonalnych kosmetyków (...). Ponadto jesteście Państwo zarejestrowani jako podatnik VAT-UE. Zawieracie Państwo umowy z klientami mającymi siedzibą poza UE, na podstawie których produkowane dla Wnioskodawcy kosmetyki będą sprzedawane i transportowane z Polski do miejsca przeznaczenia poza UE. Dla produktów na umowach/ zamówieniach ustalony jest harmonogram dostaw zamówionych kosmetyków – przy czym zawsze Państwo dodajecie zastrzeżenie, że w związku z opóźnieniami dostaw surowców wydanie może się przesunąć. Przed wysyłką towaru do Klienta musi on w całości opłacić całą cenę – zgodnie z warunkami handlowymi. Proces produkcyjny kosmetyków sprzedawanych przez Państwa podzielony jest na kilka etapów. W pierwszej kolejności zamawiacie Państwo zawartość samych kosmetyków (masy, płyny etc.) od kontrahentów z UE lub ze Stanów Zjednoczonych. Następnie zawartość kosmetyku zostaje w Polsce zaaplikowana do odpowiednich pojemników oraz przeprowadzony zostaje proces opakowania oraz obrandowania produktu. Klienci spoza UE mają możliwość zamówienia kosmetyków z wyprzedzeniem – z uwagi na długotrwały proces produkcyjny. W celu złożenia zamówienia, klient powinien: przesłać prognozę zapotrzebowania, obejmującej konkretne, regularne kosmetyki (...) oferowane przez Państwa, w określonych ilościach oraz dokonanie wpłaty środków pieniężnych w ustalonej wysokości uzależnionej od wartości złożonego zamówienia (zazwyczaj 10-100% wartości zadeklarowanego zamówienia). Ewentualne zmiany złożonych zamówień są możliwe tylko za Państwa zgodą. Jeśli realizacja zamówień okaże się niemożliwa z przyczyn leżących po Państwa stronie – wówczas wpłacone przez Klienta środki zostaną zwrócone. Jednocześnie wpłacone przez Klienta środki w ustalonej wysokości zostaną rozliczone kompensatą przy płatności za ostatnią transzę zamówienia złożonego zgodnie z warunkami współpracy. Z kolei w przypadku nieodebrania całości prognozowanej ilości towaru w zadeklarowanym terminie, wpłacone środki zostają pobrane przez Państwa na opłacenie kosztów logistyczno-magazynowych związanych z przygotowaniem i przechowywaniem kosmetyków dla klienta w związku ze złożoną prognozą zapotrzebowania, co zostanie potwierdzone stosowną fakturą wystawioną Klientowi. W przypadku odebrania wszystkich kosmetyków zgodnie z prognozą klienta – nie będzie on ponosił wspomnianych kosztów logistyczno-magazynowych. Jednocześnie w sytuacji braku możliwości dostawy pełnej prognozowanej ilości przez Państwa w potwierdzonym terminie, wpłacone środki zostaną zwrócone Klientowi w ciągu 1 miesiąca w całości (lub proporcjonalnie do ilości dostarczonego towaru – jeśli miały miejsce dostawy) lub użyty do kompensaty bieżących zamówień, według decyzji Klienta.

Jednakże może wystąpić sytuacja, w której towar zostanie przez Państwa wysłany do klienta spoza UE już po upływie 6 miesięcy od końca miesiąca w którym nastąpiła wpłata wspomnianych środków pieniężnych w ustalonej wysokości zależnej od wartości prognozowanego zamówienia. Sytuacja, w której towar zostanie przez Państwa wysłany po upływie 6 miesięcy może wynikać z wielu względów.

Przy czym będziecie Państwo gromadzić dokumenty potwierdzające, że sprzedawane towary opuściły terytorium UE.

Na tle tak przedstawionego opisu sprawy w pierwszej kolejności wątpliwości Państwa dotyczą rozpoznania obowiązku podatkowego w VAT w momencie otrzymania od Klienta w ramach opisanej współpracy ustalonej kwoty przed realizacją zamówienia przeznaczonego na eksport poza UE (pytanie nr 1).

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy:

Powyższy przepis art. 19a ust. 1 ustawy formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Stosownie do art. 19a ust. 8 ustawy:

Powyższa zasada, z uwagi na brak odmiennych regulacji w tym zakresie, odnosi się również do zaliczek z tytułu eksportu towarów.

Ponadto ustawodawca nie zamieścił w treści ustawy o podatku od towarów i usług definicji zaliczki, zadatku ani przedpłaty. Zgodnie więc z definicją słownikową (http://sjp.pwn.pl), przedpłata to „określona suma pieniędzy, stanowiąca część ceny towaru, wpłacana z góry w celu uzyskania gwarancji jego zakupu w określonym terminie”. Zaliczka to „część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności”. Zadatek zaś, to „część należności wpłacana z góry jako gwarancja dotrzymania umowy”. Zatem, przedpłatę, zaliczkę oraz zadatek wpłaca się na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi. Stosownie do powyższego - w rozumieniu słownikowym - przedpłata, zaliczka, jak również zadatek, jako zapłata na poczet przyszłej należności, musi być powiązana z konkretną transakcją.

Zostało to potwierdzone także przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). W wyroku z 21 lutego 2006 r. w sprawie C-419/02 BUPA Hospitals Ltd. i Goldsborough Developments Ltd. przeciwko Commisioners of Customs & Excise, TSUE stwierdził, że w zakresie art. 10 ust. 2 akapit drugi VI Dyrektywy VAT (tj. Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych - wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (77/388/EWG), nie mieści się przedpłata dokonana w kwocie ryczałtowej na towary wskazane w sposób ogólny w wykazie, który może zostać w każdej chwili zmieniony za porozumieniem nabywcy i sprzedawcy, z którego nabywca może ewentualnie wybrać towary, na podstawie umowy, którą może on w każdej chwili rozwiązać, odzyskując w całości niewykorzystaną przedpłatę. Należy wskazać, że art. 10 ust. 2 akapit drugi powyższej Dyrektywy stanowi, że w przypadku gdy zapłata następuje przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług, podatek staje się wymagalny w momencie otrzymania płatności i od jej wysokości.

W powyższym wyroku TSUE podkreślił, że „(...) w przypadku dokonania płatności zaliczkowej obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje zanim dostawa towarów lub świadczenie usług zostaną wykonane. Aby obowiązek podatkowy powstał w takiej sytuacji, wszelkie okoliczności mające znaczenie dla zaistnienia zdarzenia podatkowego, tzn. przyszła dostawa lub przyszłe świadczenie usług muszą już być znane, a zatem w szczególności, (...) w momencie dokonania takiej zapłaty, towary i usługi powinny być szczegółowo określone”.

W świetle powyższego, uznać należy, że przedpłata, zaliczka, zadatek podlegają opodatkowaniu VAT tylko wówczas, gdy stanowią część ceny (należności, zapłaty) za mające nastąpić w przyszłości skonkretyzowane świadczenia, czyli za określoną dostawę towaru lub określone świadczenie usług. Oznacza to, że VAT należny od ww. rodzajów otrzymywanych wpłat wystąpi tylko wówczas, kiedy w umowie lub w innych dokumentach (np. zamówieniu, fakturze pro forma) zostanie wyraźnie skonkretyzowane, jakich przyszłych towarów bądź jakich przyszłych usług wpłata ma dotyczyć.

Należy wskazać, że powyższy wyrok TSUE zachowuje swoją aktualność na gruncie obecnie obowiązującej Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11.12.2006 s. 1, ze zm.).

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy należy wskazać, że będziecie Państwo mieli zawartą umowę w której ustalony będzie harmonogram dostaw z konkretnym Klientem mającym siedzibę poza UE na podstawie których produkowane kosmetyki będą sprzedawane i transportowane z Polski do miejsca przeznaczenia poza UE. Proces produkcyjny kosmetyków podzielony będzie na kilka etapów. Aby móc rozpocząć proces produkcyjny kosmetyków w pierwszej kolejności Klient zobowiązany będzie do wpłacenia środków pieniężnych w ustalonej wysokości (10-100%), dopiero po wpłaceniu tej kwoty będzie następował proces produkcyjny. Ponadto wskazaliście Państwo, że przed wysyłką towaru do Klienta musi on w całości opłacić całą cenę zgodnie z warunkami handlowymi. A zatem, otrzymywane przez Państwa środki pieniężne będą stanowiły przedpłatę/zaliczkę/zadatek, o których mowa w art. 19a ust. 8 ustawy, ponieważ będą związane z konkretną dostawą kosmetyków.

W związku z tym obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu przedmiotowej transakcji tj. z tytułu otrzymania ustalonej kwoty przed realizacją dostawy, będzie powstawał zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy, czyli z chwilą przekazania Państwu środków pieniężnych przez Klienta spoza UE, bowiem będą one wpłacane w związku z konkretną dostawą towarów (w tym przypadku dostawą kosmetyków). Zatem wpłacone środki pieniężne (zaliczki/przedpłaty/zadatki) zgodnie z art. 19 ust. 8 ustawy będą podlegały opodatkowaniu w momencie ich otrzymania.

Państwa wątpliwości dotyczą również określenia czy macie Państwo prawo zastosować stawkę 0% VAT w odniesieniu do otrzymywanych kwot (zaliczek/przedpłat/zadatek) w rozliczeniu za okres, w którym je otrzymacie (pytanie nr 2) oraz czy w przypadku otrzymania zaliczki/przedpłaty/zadatku przed realizacją zamówienia do daty wysyłki zamówionych towarów do Klienta spoza UE upłynie więcej niż 6 miesięcy licząc od końca miesiąca w którym otrzymano zapłatę wskazanej kwoty, to czy będziecie Państwo zobowiązani opodatkować otrzymaną kwotę stawką właściwą dla dostawy krajowej (pytanie nr 3).

Zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy:

Przy czym, w myśl art. 41 ust. 6 ustawy:

Stosownie do art. 41 ust. 6a ustawy:

W świetle art. 41 ust. 7 ustawy:

Natomiast według art. 41 ust. 8 ustawy:

Na mocy art. 41 ust. 9 ustawy:

Jednocześnie na podstawie art. 41 ust. 9a ustawy:

Przy czym zgodnie z art. 41 ust. 9b ustawy:

Na podstawie art. 41 ust. 11 ustawy:

Powyższe oznacza, że w przypadku otrzymania zaliczki zastosowanie stawki 0% podatku VAT przy transakcji eksportu towarów będzie możliwe, pod warunkiem, że wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym podatnik otrzymał zaliczkę. Warunek wywozu będzie spełniony, jeśli podatnik otrzyma dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym upłynął termin, w jakim nastąpić miał wywóz towarów. Niespełnienie tego warunku powoduje obowiązek potraktowania dostawy jako transakcji krajowej i opodatkowania otrzymanej płatności według podstawowej stawki podatku VAT. Po otrzymaniu dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej w terminie późniejszym podatnik może dokonać korekty podatku należnego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał ten dokument. Wyjątkiem od powyższej reguły jest przepis art. 41 ust. 9b ustawy o VAT, który przewiduje możliwość przedłużenia okresu zastosowania stawki 0% VAT w odniesieniu do otrzymanych zaliczek, pod warunkiem, że:

• określenie późniejszego terminu wywozu towarów poza granice kraju jest uzasadnione specyfiką realizacji danego rodzaju dostawy oraz;
• specyfika realizacji dostawy jest potwierdzona warunkami, w których określono termin wywozu towarów.

Należy podkreślić, że o możliwości zastosowania przepisu wprowadzającego omawiany wyjątek decydują obiektywne przesłanki. O faktycznym przedmiocie czynności przesądza bowiem jej konkretny zakres oraz treść zawartych umów, w szczególności warunków dostawy przyjętych przez podatnika i jego kontrahenta. Specyfika realizacji danego rodzaju dostaw może być uwarunkowana szeregiem powiązanych okoliczności, które wpływają na termin realizacji dostawy i konieczność wcześniejszego otrzymania zaliczki. Przykładowo w sytuacji gdy wyprodukowanie towaru jest kosztowne, a sam proces produkcji złożony i zależny od wielu czynników, wówczas otrzymanie wcześniejszej zaliczki niejako warunkuje możliwość rozpoczęcia procesu produkcyjnego określonej ilości towarów o konkretnych właściwościach.

W kontekście zasadności zastosowania procedury, określonej w art. 41 ust. 9b ustawy, należy zaznaczyć, że przymiot „specyficzności” nie dotyczy samej „dostawy”, ale dotyczy jej „realizacji”. Oznacza to, że nie dostawa powinna być specyficzna, ale jej realizacja. Tym samym nie zawsze to niestandardowość np. produkcji towaru powinna być decydująca, ale nietypowość realizacji dostawy.

Zatem o zasadności zastosowania normy art. 41 ust. 9b ustawy, każdorazowo decydować będą obiektywne okoliczności towarzyszące danej dostawie. O faktycznym przedmiocie czynności przesądzać będzie zakres oraz specyfika tych czynności oraz treść umów (warunków dostawy), zawartych każdorazowo przez podatnika i jego kontrahentów (Klientów).

W analizowanej sprawie wynika, że zawieracie Państwo umowy z Klientami mającymi siedzibę poza UE, na podstawie których produkowane będą kosmetyki sprzedawane i transportowane z Polski do miejsca przeznaczenia poza UE. W zawieranych umowach/zamówieniach ustalony będzie harmonogram dostaw zamówionych kosmetyków. Dodajecie Państwo zastrzeżenie, że w związku z opóźnieniem dostaw surowców wydanie może się przesunąć. Proces produkcyjny rozpoczyna się dopiero po otrzymaniu zaliczki. Proces ten jak Państwo wskazaliście jest długotrwały i podzielony na kilka etapów. W pierwszej kolejności zamawiacie Państwo zawartość kosmetyków (masy, płyny itp.) od kontrahentów z UE lub ze Stanów Zjednoczonych, a następnie zawartość kosmetyków zostanie w Polsce zaaplikowana do odpowiednich pojemników oraz przeprowadzony zostaje proces opakowania i obradowania produktu. Wskazaliście Państwo, że może wystąpić sytuacja, w której towar zostanie przez Państwa wysłany do Klienta spoza UE po upływie 6 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła wpłata środków w ustalonej wysokości. Powyższe może wynikać z:

a. Nieprzewidzianych zdarzeń – produkcja kosmetyków to skomplikowany proces, który obejmuje wiele etapów, takich jak zakup masy kosmetycznej od kontrahentów ze Stanów Zjednoczonych lub UE, którzy także często importują składowe z innych krajów, zakup opakowań, transport surowców z USA, dozowanie masy do odpowiednich pojemników, a następnie pakowanie i branding produktów. Każdy z tych etapów może zostać zakłócony przez niespodziewane okoliczności, co skutkuje opóźnieniem wysyłki towarów i przekroczeniem sześciomiesięcznego terminu realizacji.

b. Specyfiki zamówień – w przypadku niektórych zleceń już na etapie wpłaty środków w ustalonej wysokości uzależnionej od wartości prognozowanego zamówienia wiadomo, że realizacja zamówienia potrwa dłużej niż 6 miesięcy. Proces produkcji rozpoczyna się dopiero po otrzymaniu zaliczki, a ze względu na złożoność procesu wytwórczego kosmetyków czas realizacji zamówienia naturalnie ulega wydłużeniu.

c. Zmian w zamówieniu – klient czasami dokonuje zmian podczas już trwającego zamówienia. Może zażyczyć sobie np. spakowania w inny rodzaj opakowania lub uszlachetnienie opakowania, zmianę grafiki co także opóźnia cały proces.

d. Opóźnienia w płatnościach – w niektórych przypadkach klienci także zwlekają z płatnościami drugiej transzy, która rozlicza zamówienie.

Ponadto wskazaliście Państwo, że będziecie również gromadzić dokumenty potwierdzające, że sprzedawane towary opuściły terytorium UE.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że w przypadku jeżeli wywóz towarów nastąpi w terminie 6 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym otrzymacie Państwo zaliczkę/przedpłatę/ zadatek oraz, jak Państwo wskazaliście, będziecie gromadzili dokumenty potwierdzające, że sprzedane towary opuściły terytorium UE o których mowa w art. 41 ust. 6 ustawy to będziecie Państwo mieli prawo do rozpoznania eksportu towarów ze stawką podatku 0% w odniesieniu do zaliczki/przedpłaty/zadatku na podstawie art. 41 ust. 9a ustawy.

Z kolei zaś w przypadku gdy wywóz towarów (kosmetyków) będzie następował w terminie późniejszym niż określony w art. 41 ust. 9a ustawy (dłuższym niż 6 miesięcy), na poczet których Państwo będziecie otrzymywać zaliczki/przedpłaty/zadatki, ale uzasadnione jest to specyfiką realizacji dostaw towarów, potwierdzoną zawieraną umową z Klientami spoza UE, w której określacie Państwo harmonogramy dostaw zamówionych kosmetyków, to będziecie Państwo mieli prawo do zastosowania stawki 0% w odniesieniu do otrzymanych zaliczek/przedpłat/zadatek, na podstawie art. 41 ust. 4 w zw. z art. 41 ust. 9a i 9b ustawy.

Zatem Państwa stanowisko całościowo należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.