Interpretacja 0114-KDIP1-2.4012.274.2026.2.MW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 kwietnia 2026 r. za pośrednictwem operatora pocztowego wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 25 maja 2026 r. (wpływ 1 czerwca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka (...), ul. (...), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS (...), NIP: (...) (dalej: „Spółka”) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze sprzedaży hurtowej żywych zwierząt. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka zarejestrowana jest jako czynny podatnik VAT oraz jako podatnik VAT UE.

Spółka dokonuje w chwili obecnej oraz planuje w przyszłości nadal dokonywać wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”), o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT.

Spółka dokonuje WDT na rzecz nabywców posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi. Spółka każdorazowo weryfikuje aktywność numeru VAT UE kontrahenta w systemie VIES.

Przedmiotem dostaw są tuczniki transportowane do ubojni znajdujących się w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Transport towarów organizowany jest przez nabywcę (odbiorcę). W związku z organizacją transportu Spółka każdorazowo przekazuje drogą elektroniczną (e-mail) do właściwego organu weterynarii w Polsce informacje dotyczące planowanej dostawy, w tym termin załadunku, ilość zwierząt, dane hodowcy oraz nazwę ubojni w państwie przeznaczenia. Do wiadomości dołączana jest również ubojnia, która potwierdza gotowość przyjęcia zwierząt.

Transport realizowany jest przez zewnętrzne firmy transportowe. Dokumenty przewozowe CMR sporządzane są w formie papierowej i podpisywane przez nadawcę, przewoźnika oraz nabywcę towarów. Obecnie Spółka otrzymuje oryginały tych dokumentów, jednak ze względu na koszty archiwizacji oraz ograniczoną przestrzeń magazynową, przechowywanie dokumentacji w formie papierowej jest uciążliwe.

W tym zakresie Spółka rozważa możliwość otrzymywania oraz archiwizowania dokumentów CMR oraz potwierdzeń wywozu wyłącznie w formie elektronicznej. Innymi słowy, Spółka dla celów potwierdzenia wywozu towarów poza Polskę w ramach WDT posiadałaby wyłącznie skany odpowiednich dokumentów, podpisanych przez uczestników transportu, przesyłanych jako załączniki do wiadomości e-mail przez przewoźnika lub nabywcę.

Po odebraniu dokumentów elektronicznych Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w ich treści (format pliku uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu poprzez jego modyfikację), co zapewnia autentyczność ich pochodzenia oraz integralność danych. Dokumenty te umożliwiają jednoznaczne powiązanie dostawy z konkretną transakcją, nabywcą oraz miejscem przeznaczenia towarów. Dokumenty elektroniczne są przechowywane w systemie informatycznym Spółki w sposób zapewniający ich niezmienność, integralność oraz możliwość odtworzenia w każdej chwili na żądanie organu podatkowego.

Spółka posiada również oświadczenia nabywcy potwierdzające dostarczenie towarów do miejsca przeznaczenia. Oświadczenia te stanowią dodatkowy dowód potwierdzający realizację dostawy w rozumieniu art. 42 ust. 11 ustawy o VAT i są aktualnie przechowywane w oryginale. Spółka zamierza przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej jako skany w formacie PDF.

Spółka posiada również świadectwa zdrowia dokumentujące przemieszczanie i dostarczenie zwierząt do ubojni w kraju przeznaczenia. Świadectwa te wystawiane są w unijnym systemie TRACES (Trade Control and Expert System) przez uprawnionych lekarzy weterynarii i podpisywane elektronicznie. Dokumenty te zawierają informacje o liczbie zwierząt oraz ich stanie zdrowia, a także potwierdzenie ich dostarczenia do ubojni w państwie docelowym.

Spółka zamierza przechowywać całość dokumentacji związanej z WDT wyłącznie w formie elektronicznej. W konsekwencji Spółka będzie dysponować kompletem dokumentów potwierdzających dostawę (CMR, oświadczenia nabywcy, korespondencja e-mail, świadectwa zdrowia), jednak wyłącznie w formie elektronicznej.

W uzupełnieniu opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wskazali Państwo, że opisane we wniosku transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów realizowane są przez Spółkę od stycznia 2026 r. i są wykonywane nadal. Spółka planuje kontynuowanie opisanej działalności w przyszłości.

Spółka posiada oraz będzie posiadać faktury dokumentujące dostawy towarów będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Faktury te zawierają w szczególności nazwę towaru, jego ilość oraz cenę. Spółka posiada oraz będzie posiadać również specyfikację poszczególnych sztuk ładunku w formie oddzielnego dokumentu, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT. Obecnie specyfikacje występują w postaci dokumentów papierowych, przy czym Spółka stopniowo digitalizuje dokumentację i docelowo planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej (skany/PDF), przy zachowaniu wymogów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości.

Przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy Spółka posiada oraz będzie posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Dowodami tymi są i będą w szczególności:

•      dokumenty przewozowe CMR,

•      oświadczenia nabywców,

•      korespondencja e-mail z organami weterynaryjnymi oraz ubojnią potwierdzająca odbiór towarów przez nabywcę,

•      świadectwa zdrowia wystawiane w systemie TRACES,

•      faktury dokumentujące dostawy,

•      potwierdzenia zapłaty,

•      potwierdzenia statusu kontrahenta jako podatnika VAT UE w systemie VIES.

W ramach zdarzenia przyszłego Spółka planuje przechowywanie całości wskazanej dokumentacji w formie elektronicznej (skany/PDF dokumentów pierwotnie papierowych), przy zapewnieniu, że skany/PDF będą kompletne, czytelne i odwzorują treść dokumentów papierowych, zachowane zostaną odpowiednie procedury wewnętrzne dotyczące archiwizacji i zabezpieczenia dokumentów elektronicznych, Spółka będzie w stanie na żądanie organu podatkowego niezwłocznie udostępnić dokumenty w tej formie.

Spółka składa oraz będzie składać w terminie informacje podsumowujące dotyczące wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, zawierające prawidłowe dane, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W przypadku ewentualnych uchybień Spółka składa oraz będzie składać stosowne wyjaśnienia na piśmie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Pytanie

Czy dla zastosowania stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, zgodnie z art. 42 ustawy o podatku od towarów i usług, wystarczające jest posiadanie przez Spółkę dokumentów przewozowych CMR wyłącznie w formie elektronicznej (skanów), bez posiadania ich oryginałów w formie papierowej, przy jednoczesnym posiadaniu oświadczeń nabywcy (również w formie skanów PDF), korespondencji e-mail potwierdzającej organizację oraz odbiór towarów przez nabywcę oraz świadectw zdrowia wystawianych w systemie TRACES i podpisanych elektronicznie przez lekarzy weterynarii, przy założeniu, że Spółka każdorazowo weryfikuje status nabywcy jako podatnika VAT UE w systemie VIES?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, dla zastosowania stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczające jest posiadanie dokumentów przewozowych CMR oraz oświadczeń nabywcy w formie elektronicznej (skanów PDF), bez konieczności posiadania ich oryginałów w formie papierowej, przy jednoczesnym posiadaniu pozostałych dokumentów potwierdzających dostarczenie towarów do nabywcy.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym przemieszczenie towarów są dokumenty przewozowe CMR, o których mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT.

Spółka spełnia wszystkie warunki określone w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, w szczególności dokonuje dostaw na rzecz podmiotów posiadających ważny numer VAT UE, który każdorazowo weryfikuje w systemie VIES.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnik zobowiązany jest do posiadania dowodów potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie do nabywcy w innym państwie członkowskim UE.

Należy zauważyć, że w art. 42 ust. 3 i ust. 4 oraz 11 ustawy o VAT nie wskazano, w jakiej formie dokumenty powinny występować, aby uznać je za wystarczające do zakwalifikowania ich jako dowody uprawniające do zastosowania preferencyjnej stawki 0% dla WDT. W rezultacie rozróżnienie dokumentów dla celów dowodowych na dokumenty w formie papierowej czy elektronicznej (skan) nie powinno mieć wpływu na możliwość zastosowania stawki podatku 0% dla WDT, o ile jednoznacznie dokumenty te będą dowodzić wywozu i dostarczenia towaru do nabywcy w kraju członkowskim UE innym niż Polska. Zdaniem Spółki skany podpisanych dokumentów CMR przesłane drogą elektroniczną przez przewoźnika lub nabywcę, wraz z innymi dowodami (w tym świadectwami TRACES), stanowią wystarczający zestaw dokumentów do zastosowania stawki 0% VAT przy WDT.

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie dokumentowania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dla celów VAT. W objaśnieniach tych wskazano, że dla celów stosowania stawki 0% VAT kluczowe znaczenie ma faktyczne przemieszczenie towarów pomiędzy państwami członkowskimi oraz posiadanie wiarygodnych dowodów potwierdzających ten fakt, przy czym przepisy nie uzależniają możliwości zastosowania stawki 0% od formy dokumentów. W szczególności dopuszczalne jest posługiwanie się dokumentami w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest ich autentyczność, integralność oraz czytelność.

Ponadto, zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy, możliwe jest posługiwanie się również innymi dokumentami, które łącznie potwierdzają dokonanie dostawy.

W ocenie Spółki, posiadane dokumenty, tj.:

•      skany podpisanych dokumentów CMR,

•      skany oświadczeń nabywców,

•      korespondencja e-mail z organami weterynaryjnymi oraz ubojnią potwierdzająca odbiór towarów przez nabywcę,

•      świadectwa zdrowia wystawiane w systemie TRACES,

•      faktury dokumentujące dostawy,

•      potwierdzenia zapłaty,

•      potwierdzenie statusu VAT UE w systemie VIES,

stanowią spójny, wzajemnie uzupełniający się i wiarygodny zestaw dowodów potwierdzających wywóz i dostarczenie towarów do innego państwa członkowskiego UE.

Świadectwa zdrowia wystawiane w systemie TRACES mają charakter dokumentów urzędowych, dodatkowo potwierdzających dostarczenie zwierząt do miejsca docelowego, a korespondencja e-mail dodatkowo potwierdza przyjęcie towarów przez nabywcę.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:

Zatem, co do zasady, przy spełnieniu warunków dotyczących podmiotów biorących udział w transakcji, w przypadku gdy w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy następuje wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE występuje wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w sprzedaży, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze sprzedaży hurtowej żywych zwierząt. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym oraz jest zarejestrowana jest jako czynny podatnik VAT oraz jako podatnik VAT UE. Spółka dokonuje w chwili obecnej oraz planuje w przyszłości nadal dokonywać wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy. Spółka dokonuje WDT na rzecz nabywców posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi. Spółka każdorazowo weryfikuje aktywność numeru VAT UE kontrahenta w systemie VIES. Przedmiotem dostaw są tuczniki transportowane do ubojni znajdujących się w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej. Opisane we wniosku transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów realizowane są przez Spółkę od stycznia 2026 r. i są wykonywane nadal. Transport towarów organizowany jest przez nabywcę (odbiorcę). W związku z organizacją transportu Spółka każdorazowo przekazuje drogą elektroniczną (e-mail) do właściwego organu weterynarii w Polsce informacje dotyczące planowanej dostawy, w tym termin załadunku, ilość zwierząt, dane hodowcy oraz nazwę ubojni w państwie przeznaczenia. Do wiadomości dołączana jest również ubojnia, która potwierdza gotowość przyjęcia zwierząt. Transport realizowany jest przez zewnętrzne firmy transportowe. Dokumenty przewozowe CMR sporządzane są w formie papierowej i podpisywane przez nadawcę, przewoźnika oraz nabywcę towarów. Obecnie Spółka otrzymuje oryginały tych dokumentów, jednak ze względu na koszty archiwizacji oraz ograniczoną przestrzeń magazynową, przechowywanie dokumentacji w formie papierowej jest uciążliwe. W tym zakresie Spółka rozważa możliwość otrzymywania oraz archiwizowania dokumentów CMR oraz potwierdzeń wywozu wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka dla celów potwierdzenia wywozu towarów poza Polskę w ramach WDT posiadałaby wyłącznie skany odpowiednich dokumentów, podpisanych przez uczestników transportu, przesyłanych jako załączniki do wiadomości e-mail przez przewoźnika lub nabywcę. Po odebraniu dokumentów elektronicznych Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w ich treści (format pliku uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu poprzez jego modyfikację), co zapewnia autentyczność ich pochodzenia oraz integralność danych. Dokumenty te umożliwiają jednoznaczne powiązanie dostawy z konkretną transakcją, nabywcą oraz miejscem przeznaczenia towarów. Dokumenty elektroniczne są przechowywane w systemie informatycznym Spółki w sposób zapewniający ich niezmienność, integralność oraz możliwość odtworzenia w każdej chwili na żądanie organu podatkowego. Spółka ponadto posiada oraz będzie posiadać faktury dokumentujące dostawy towarów będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Faktury te zawierają w szczególności nazwę towaru, jego ilość oraz cenę. Spółka posiada oraz będzie posiadać również specyfikację poszczególnych sztuk ładunku w formie oddzielnego dokumentu, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 3 ustawy. Obecnie specyfikacje występują w postaci dokumentów papierowych, przy czym Spółka stopniowo digitalizuje dokumentację i docelowo planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej (skany/PDF), przy zachowaniu wymogów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości. Spółka posiada również oświadczenia nabywcy potwierdzające dostarczenie towarów do miejsca przeznaczenia, które aktualnie przechowywane są w oryginale. Spółka zamierza przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej jako skany w formacie PDF. Spółka posiada również świadectwa zdrowia dokumentujące przemieszczanie i dostarczenie zwierząt do ubojni w kraju przeznaczenia. Świadectwa te wystawiane są w unijnym systemie TRACES (Trade Control and Expert System) przez uprawnionych lekarzy weterynarii i podpisywane elektronicznie. Dokumenty te zawierają informacje o liczbie zwierząt oraz ich stanie zdrowia, a także potwierdzenie ich dostarczenia do ubojni w państwie docelowym. Spółka zamierza przechowywać całość dokumentacji związanej z WDT wyłącznie w formie elektronicznej. W konsekwencji Spółka będzie dysponować kompletem dokumentów potwierdzających dostawę (CMR, oświadczenia nabywcy, korespondencja e-mail, świadectwa zdrowia), jednak wyłącznie w formie elektronicznej. Przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy Spółka posiada oraz będzie posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. W ramach zdarzenia przyszłego Spółka planuje przechowywanie całości wskazanej dokumentacji w formie elektronicznej (skany/PDF dokumentów pierwotnie papierowych), przy zapewnieniu, że skany/PDF będą kompletne, czytelne i odwzorują treść dokumentów papierowych, zachowane zostaną odpowiednie procedury wewnętrzne dotyczące archiwizacji i zabezpieczenia dokumentów elektronicznych. Spółka będzie w stanie na żądanie organu podatkowego niezwłocznie udostępnić dokumenty w tej formie. Spółka składa oraz będzie składać w terminie informacje podsumowujące dotyczące wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, zawierające prawidłowe dane, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy. W przypadku ewentualnych uchybień Spółka składa oraz będzie składać stosowne wyjaśnienia na piśmie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą ustalenia czy dla zastosowania stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, zgodnie z art. 42 ustawy, wystarczające jest posiadanie przez Spółkę dokumentów przewozowych CMR wyłącznie w formie elektronicznej (skanów), bez posiadania ich oryginałów w formie papierowej, przy jednoczesnym posiadaniu oświadczeń nabywcy (również w formie skanów PDF), korespondencji e-mail potwierdzającej organizację oraz odbiór towarów przez nabywcę oraz świadectw zdrowia wystawianych w systemie TRACES i podpisanych elektronicznie przez lekarzy weterynarii, przy założeniu, że Spółka każdorazowo weryfikuje status nabywcy jako podatnika VAT UE w systemie VIES.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości należy wskazać, że od 1 stycznia 2020 r. w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:

Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca musi udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:

Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie. Podkreślić należy, że zakwalifikowanie danej transakcji jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem.

W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji).

Ponadto NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto należy zauważyć, że ustawa nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym, że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. List przewozowy opisany w Rozdziale III Konwencji Genewskiej o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 238, z późn. zm.), jest niewątpliwie dowodem zawarcia umowy przewozu. Zgodnie z art. 4 oraz art. 9 Konwencji Genewskiej list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu, warunków tej umowy oraz przyjęcia towaru przez przewoźnika, o ile nie zostanie przeprowadzony dowód przeciwny.

Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Wobec powyższego dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto wskazać należy, że faktura sprzedaży wypełnia znamiona specyfikacji, tj. zawiera dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będącego przedmiotem dostawy, umożliwiając jego identyfikację.

Za możliwością uznania, iż faktura stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przemawia ugruntowana w tym zakresie praktyka organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. Dla przykładu, w wyroku z 9 grudnia 2009 r. o sygn. I FSK 1388/08, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż: „(...) nie wydaje się, by podatnik był zmuszony do posiadania w swej dokumentacji odrębnej specyfikacji dostarczanych w ramach VAT towarów, jeśli specyfikacja taka została zawarta w fakturze VAT. (...). Jeżeli na fakturze wskazano dane, jakie powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (tj. m.in. nazwę i ilość towarów), faktura taka w istocie stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. (...) posiadanie w takim przypadku odrębnej od faktury specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku nie jest konieczne do zastosowania 0% VAT w przypadku WDT (...)”.

Jak wynika z opisu sprawy, Spółka dokonuje w chwili obecnej oraz planuje w przyszłości nadal dokonywać wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy. Przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy Spółka posiada oraz będzie posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dowodami tymi są i będą w szczególności: dokumenty przewozowe CMR, oświadczenia nabywców potwierdzające dostarczenie towarów do miejsca przeznaczenia, korespondencja e-mail z organami weterynaryjnymi oraz ubojnią potwierdzająca odbiór towarów przez nabywcę, świadectwa zdrowia wystawiane w systemie TRACES, faktury dokumentujące dostawy, potwierdzenia zapłaty, potwierdzenia statusu kontrahenta jako podatnika VAT UE w systemie VIES. Spółka planuje przechowywanie całości wskazanej dokumentacji w formie elektronicznej (skany/PDF dokumentów pierwotnie papierowych), przy zapewnieniu, że skany/PDF będą kompletne, czytelne i odwzorują treść dokumentów papierowych, zachowane zostaną odpowiednie procedury wewnętrzne dotyczące archiwizacji i zabezpieczenia dokumentów elektronicznych, Spółka będzie w stanie na żądanie organu podatkowego niezwłocznie udostępnić dokumenty w tej formie. Po odebraniu dokumentów elektronicznych Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w ich treści (format pliku uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu poprzez jego modyfikację), co zapewnia autentyczność ich pochodzenia oraz integralność danych.

Zatem dokumenty te przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy, upoważniają/będą upoważniały Spółkę do stosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Ponadto, jak Państwo wskazaliście, Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w treści dokumentów elektronicznych (format pliku uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu poprzez jego modyfikację), co zapewnia autentyczność ich pochodzenia oraz integralność danych. Zatem, biorąc pod uwagę to, że posiadane przez Spółkę dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy, uprawniają/będą uprawniały Spółkę do zastosowania stawki 0% dla realizowanych dostaw wewnątrzwspólnotowych, a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie oryginały dokumentów, należy przyjąć, że elektroniczna forma przechowywania przez Spółkę dokumentów określonych w ww. przepisach jest dopuszczalna. Wobec tego opisane we wniosku dokumenty (dokumenty przewozowe CMR, oświadczenia nabywców potwierdzające dostarczenie towarów do miejsca przeznaczenia, korespondencja e-mail z organami weterynaryjnymi oraz ubojnią potwierdzająca odbiór towarów przez nabywcę, świadectwa zdrowia wystawiane w systemie TRACES, faktury dokumentujące dostawy, potwierdzenia zapłaty, potwierdzenia statusu kontrahenta jako podatnika VAT UE w systemie VIES) przechowywane przez Spółkę w postaci elektronicznej, np. w postaci skanów/PDF dokumentów pierwotnie papierowych, w sposób niebudzący wątpliwości co do ich autentyczności, mogą stanowić dowody, o których mowa w powołanych przepisach ustawy, uprawniające Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (przy spełnieniu pozostałych warunków wynikających z art. 42 ust. 1 i ust. 1a ustawy).

W konsekwencji, należy zgodzić się z Państwem, że przy założeniu spełnienia pozostałych warunków uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT, Spółka będzie miała prawo do zastosowania stawki podatku VAT 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, bowiem dokumenty potwierdzające wywóz towarów gromadzone i przechowywane w formie elektronicznej będą dokumentami, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy.

Zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-     stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

-     zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informuję, że wydając interpretację nie przeprowadzam postępowania dowodowego i opieram się wyłącznie na elementach stanu przedstawionych we wniosku. Wszystkie gromadzone dokumenty na okoliczność wywozu towarów z Polski do innego kraju mogą być przedmiotem postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzanej przez właściwy organ podatkowy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.