Spółka A. Sp. z o.o., czynny podatnik VAT świadczący usługi transportu przesyłek, przygotowuje się do obowiązkowego stosowania KSeF od 1.02.2026 r. Wystawia faktury w walutach obcych (z przeliczeniem na PLN bez podawania kursu), zawierające zarówno wynagrodzenie za usługi (podstawa VAT), jak i należności celno-podatkowe obciążające klienta (kwoty poza VAT). Faktury są korygowane, czasem wielokrotnie dla jednej faktury pierwotnej. Usługi są fakturowane miesięcznie jako ciągłe, a faktury…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwo stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 czerwca 2025 r. wpłynął za pośrednictwem ePUAP Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy danych, które powinny zostać uwzględnione na fakturze wystawionej przy użyciu KSeF. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. Sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Spółka świadczy usługi doręczania i obioru przesyłek. Usługi świadczone przez Spółkę są dokumentowane fakturami VAT.
Spółka jest na etapie dostosowywania swojego systemu fakturowania do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). W ramach przygotowania do obligatoryjnego KSeF, Spółka posiłkuje się upublicznionymi przez Ministerstwo Finansów materiałami, w tym projektem faktury ustrukturyzowanej FA(3), wzorem faktury ustrukturyzowanej FA(2) oraz broszurą informacyjną dotyczącą struktury FA(2) z września 2023 r. (dalej: Broszura KSeF).
Poniżej Spółka opisuje wybrane aspekty swojej praktyki oraz wątpliwości w zakresie fakturowania:
Pytania
1) Czy faktury walutowe wystawiane przez Spółkę za pomocą KSeF powinny zawierać kurs walutowy zastosowany do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT waluty obcej na PLN?
2) Czy Spółka może prezentować na fakturze wystawianej za pomocą KSeF kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania w podatku VAT, którymi Spółka obciąża klienta, takie jak należności celno-podatkowe związane z przewozem przesyłek?
3) Czy w sytuacji, gdy Spółka chce skorygować na fakturze wystawionej w ramach KSeF wyłącznie kwoty dotyczące należności celno-podatkowych (które nie stanowią podstawy opodatkowania dla celów VAT), Spółka powinna wystawić fakturę korygującą za pomocą KSeF?
4) Czy w przypadku wystawienia kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej na fakturze korygującej wystawionej w KSeF należy podać, poza danymi dotyczącymi faktury korygowanej, również dane dotyczące wszystkich faktur korygujących wcześniej wystawionych do faktury korygowanej?
5) Czy Spółka może na fakturze wystawionej w KSeF wskazywać jako nazwę usługi rodzaj usługi transportowej wykonywanej dla klienta, bez podawania danych dotyczących m.in. numeru referencyjnego osoby nadającej, miejsca nadania, miejsca odbioru, wagi pojedynczej przesyłki?
Państwa stanowisko w sprawie
W opinii Wnioskodawcy w przedstawionych okolicznościach:
1) Faktury walutowe wystawiane przez Spółkę za pomocą KSeF nie muszą zawierać kursu walutowego zastosowanego do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT waluty obcej na PLN.
2) Spółka może prezentować na fakturze wystawianej za pomocą KSeF kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania w podatku VAT, którymi Spółka obciąża klienta, takie jak należności celno-podatkowe związane z przewozem przesyłek.
3) W sytuacji, gdy Spółka chce skorygować na fakturze wystawionej w ramach KSeF wyłącznie kwoty dotyczące należności celno-podatkowych (które nie stanowią podstawy opodatkowania dla celów VAT), Spółka powinna wystawić fakturę korygującą za pomocą KSeF.
4) W przypadku wystawienia kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej, na fakturze korygującej wystawionej w KSeF wystarczy podać dane dotyczące pierwotnej faktury korygowanej i nie trzeba podawać danych dotyczących wszystkich faktur korygujących wcześniej wystawionych do tej faktury.
5) Spółka może na fakturze wystawionej w KSeF wskazywać wyłącznie nazwę wykonanej usługi (tj. rodzaj usługi transportowej wykonywanej dla klienta), bez podawania danych dotyczących m.in. numeru referencyjnego osoby nadającej, miejsca nadania, miejsca odbioru czy wagi pojedynczej przesyłki.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT), w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.
W myśl art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Co do zasady, przepisy wprowadzające KSeF nie mają modyfikować zakresu danych wykazywanych na fakturach VAT. Przepisy w zakresie KSeF regulują m.in. sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Zakres danych wykazywanych na fakturach VAT jest regulowany m.in. art. 106e ustawy o VAT i nie jest on modyfikowany w związku z wprowadzaniem KSeF. Tym niemniej, w celu prawidłowego przygotowania się na wdrożenie obligatoryjnego KSeF, Spółka powzięła wątpliwości w zakresie niektórych (wymienionych w pytaniach) elementów faktury VAT.
Ad 1 Kurs walutowy na fakturze
Wątpliwość Spółki dotyczy tego, czy faktury walutowe wystawiane przez Spółkę za pomocą KSeF powinny zawierać kurs walutowy zastosowany do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT waluty obcej na PLN.
W opinii Spółki, odpowiedź na to pytanie jest negatywna, tj. Spółka nie ma obowiązku wskazywania na fakturze walutowej kursu walutowego zastosowanego do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT wyrażonej w walucie obcej na PLN i nie będzie miała takiego obowiązku po implementacji KSeF (w przypadku wystawiania faktur za pomocą KSeF).
Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem EUR.
Art. 31a ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio. Zgodnie z art. 31a ust. 2a ustawy o VAT, kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania określone w walucie obcej mogą być przeliczane przez podatnika na złote zgodnie z zasadami przeliczania przychodu określonego w walucie obcej wynikającymi z przepisów o podatku dochodowym, obowiązującymi tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji. Wskazane powyżej przepisy dotyczą zasad przeliczania podstawy opodatkowania określonej w walucie obcej na złotówki. Przepisy te nie wskazują natomiast czy kurs przeliczeniowy powinien być wyszczególniony na fakturze VAT. Regulacje w tym zakresie zawierają przepisy dotyczące elementów składowych faktury VAT.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać:
1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
b. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty - wyrazy „metoda kasowa”;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz „samofakturowanie”;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie”;
18a. w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:
a. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;
b. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
c. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.
20. w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
a. przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a;
b. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;
24. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
a. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL;
b. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego;
25. w przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 -indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2.
Wskazany powyżej art. 106e ust. 1 ustawy o VAT nie przewiduje, iż podatnik powinien wskazać na fakturze kurs walutowy zastosowany do przeliczenia wyrażonej w obcej walucie podstawy opodatkowania na walutę polską.
Zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT, kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.
Również wskazany powyżej przepis nie obliguje Spółki do wykazywania na fakturze zastosowanego kursu walutowego. Przepis ten nakłada jedynie obowiązek wykazywania kwoty podatku w złotych, według określonych zasad.
W ocenie Spółki, zarówno ze struktury logicznej FA(2) oraz projektowanej struktury FA(3) wynika, że pola dotyczące kursów walut są polami fakultatywnymi. W szczególności, elementem fakultatywnym jest pole „KursWaluty”.
W związku z powyższym, Spółka nie ma obowiązku wskazywania na fakturze walutowej kursu walutowego zastosowanego do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT wyrażonej w walucie obcej na złotówki i nie będzie miała takiego obowiązku po implementacji KSeF (w przypadku wystawiania faktur za pomocą KSeF).
Ad 2 Należności niestanowiące podstawy opodatkowania
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Zgodnie z powyższym przepisem, faktura jest wystawiana do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. W przypadku przepływów środków pieniężnych, które nie stanowią wynagrodzenia za czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT zasadniczo faktury nie wystawia się - takie czynności zgodnie z obowiązującą praktyką mogą być natomiast dokumentowane notą.
W praktyce ukształtowało się podejście, zgodnie z którym na fakturach VAT (dokumentujących czynności podlegające opodatkowaniu tym podatkiem) mogą być wykazywane dodatkowe należności, poza wynagrodzeniem sprzedawcy / usługodawcy, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, a które są związane z daną transakcją. Nie zwiększają one podstawy opodatkowania, natomiast stanowią informację do kontrahenta o konieczności poniesienia dodatkowego kosztu w związku z realizowaną transakcją.
Podążając za tą praktyką, struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej umożliwia wprowadzenie na fakturze również dodatkowych pozycji, które stanowią rozliczenie kwot niestanowiących podstawy opodatkowania podatkiem VAT. Dla takich kwot dedykowany jest węzeł: "Rozliczenie" oraz pola „Obciazenia”, „SumaObciazen” i „DoZaplaty”. W przypadku, gdy podatnik decyduje się na wypełnienie elementu fakultatywnego: „Obciazenia”, wówczas obligatoryjne staje się uzupełnienie obu występujących w nim pól: „Kwota” oraz „Powod” (przyczyna obciążenia). Z kolei w polu „DoZaplaty” wskazuje się łączną kwotę do zapłaty - wynikającą z faktury, powiększoną o kwoty poza VAT z pola „Obciazenia”.
Wnioskodawca pragnie zauważyć, że Ministerstwo Finansów na stronie www.podatki.gov.pl w zakładce KSeF w części „Pytania i odpowiedzi”, wskazało następująco (stan na 12 maja 2025 r.): „W przypadku dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT tj. sprzedaży bonu różnego przeznaczenia - nie wystawia się faktury. Tego typu czynności i ich korekty niepodlegające ustawie VAT nie powinny być prezentowane na fakturze jako pozycje (wiersze) z oznaczeniem „np”. Mogą one zostać zaprezentowane w ramach informacji dodatkowych na fakturze, przy wykorzystaniu węzła fakultatywnego „Rozliczenie” (przy założeniu, że faktura zawiera także pozycje podlegające ustawie, a czynności niepodlegające stanowią dodatkowy element transakcji).” Ponadto, w Broszurze KSeF wskazano, że: „Element Rozliczenie ma charakter fakultatywny.
Umożliwia zawarcie w treści faktury ustrukturyzowanej informacji w zakresie dodatkowych obciążeń lub odliczeń, wpływających na ostateczną kwotę zapłaty, którą zobowiązany jest uiścić nabywca lub usługobiorca. Może to być przykładowo:
W związku z powyższym, Spółka może prezentować na fakturze wystawianej za pomocą KSeF kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania w podatku VAT, którymi Spółka obciąża klienta, takie jak należności celno-podatkowe związane z przewozem przesyłek.
Ad 3 Korekta należności niestanowiących podstawy opodatkowania
W praktyce biznesowej Spółki pojawiają się przypadki, w których wykazane na fakturze pierwotnej należności niestanowiące podstawy opodatkowania VAT (należności celno-podatkowe) muszą zostać skorygowane. Może to wynikać z różnych przyczyn, w tym błędów w wykazanych kwotach, którymi są obciążani klienci Spółki.
Wątpliwość Spółki dotyczy tego, czy w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie wykazanych na fakturze należności celno-podatkowych i konieczności skorygowania kwot odnoszących się do tych należności, Spółka powinna wystawić fakturę korygującą.
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) (uchylony),
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Jak wskazuje powyższy przepis, w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Korekta należności celno- podatkowych nie będzie stanowiła korekty podstawy opodatkowania, tym niemniej, w opinii Spółki - na gruncie przywołanego powyżej przepisu - również w przypadku korekty kwot niestanowiących podstawy opodatkowania Spółka może wystawić fakturę korygującą, gdyż nieprawidłowość / pomyłka dotyczy pozycji wykazanej na fakturze.
Zdaniem Wnioskodawcy, skoro struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej przewiduje pola do wykazywania kwot niestanowiących podstawy opodatkowania, to również korekta tych kwot powinna być możliwa do dokonania w ramach KSeF - poprzez wystawienie faktury korygującej. W związku z powyższym, w sytuacji gdy Spółka chce skorygować na fakturze wystawionej w ramach KSeF wyłącznie kwoty dotyczące należności celno-podatkowych (które nie stanowią podstawy opodatkowania dla celów VAT), Spółka powinna wystawić fakturę korygującą za pomocą KSeF.
Ad 4 Dane na fakturze korygującej
W opinii Spółki, na wystawianych fakturach korygujących wystarczy podać dane dotyczące pierwotnej faktury korygowanej i nie trzeba podawać danych dotyczących wszystkich faktur korygujących wcześniej wystawionych do tej faktury.
Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, faktura korygująca powinna zawierać:
1) (uchylony);
2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2a)numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
b. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą.
4) (uchylony);
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.
W ocenie Wnioskodawcy, powyższy przepis stanowi, że na każdej z faktur korygujących należy wskazać dane faktury pierwotnej (w tym numer identyfikujący w KSeF). Nie jest przy tym konieczne wskazywanie danych poprzednich faktur korygujących. Potwierdzają to interpretacje indywidualne, przykładowo:
Ponadto, w Broszurze KSeF wskazano, że wystawiając fakturę korygującą w KSeF należy wypełnić pole „DaneFaKorygowanej” i wskazać dane dot. faktury pierwotnej (nie ma przy tym mowy o danych poprzednich faktur korygujących), tj.:
Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy przepisy ustawy o VAT oraz struktura faktury ustrukturyzowanej nie obligują do zamieszczania na fakturze korygującej danych dotyczących wszystkich faktur korygujących wcześniej wystawionych do faktury korygowanej (pierwotnej).
Ad 5 Nazwa usługi na fakturze
Tak jak wskazano w opisie stanu faktycznego, Spółka traktuje świadczone usługi doręczania przesyłek jako usługi ciągłe i wystawia faktury w miesięcznych cyklach rozliczeniowych.
Zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.
Każda faktura powinna zawierać nazwę usługi, którą dokumentuje.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.
Przepisy nie określają sposobu określania nazw towarów lub usług. Przyjmuje się, że nazwa towaru na fakturze powinna odzwierciedlać rzeczywistą transakcję i pozwalać na przyporządkowanie odpowiedniej stawki VAT. W interpretacji DKIS z 22 maja 2017 roku (nr 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW) wskazano, że: „Umieszczona na fakturze nazwa towaru (usługi) winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem (usługą), a nadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru (usługi). Jednocześnie zwrócić uwagę należy, że im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jego prawidłowej identyfikacji. To sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań aby nazwa towaru lub usługi w jednoznaczny sposób obejmowała sprzedawany towar lub usługę i umożliwiała ich właściwe przyporządkowanie do stawki podatku. W przypadku bowiem, gdy dostawa towaru lub świadczenie usługi np. korzysta z obniżonej stawki podatku VAT, to w interesie podatnika leży udokumentowanie transakcji w sposób, który uprawnia do skorzystania z preferencyjnej stawki podatku.”
W ocenie Wnioskodawcy obowiązek ten nie oznacza, że na fakturze należy uwzględnić wszystkie szczegóły transakcji (takie jak numer referencyjny osoby nadającej, miejsce nadania, miejsce odbioru, waga pojedynczej przesyłki), jeżeli nazwa usługi na fakturze pozwoli na przyporządkowanie właściwej stawki VAT. Zdaniem Spółki wystarczające będzie zatem wskazanie jako nazwy usługi rodzaju usługi transportowej wykonywanej dla klienta.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775) - zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:
1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2. eksport towarów;
3. import towarów na terytorium kraju;
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zasady wystawiania faktur regulują przepisy działu XI. Dokumentacja. Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.
Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Na podstawie art. 106nh ust. 1 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, oraz w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 i 3, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Na podstawie art. 106ga ust. 3 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
W świetle art. 106ga ust. 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1 ustawy:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że A. Sp. z o.o. (Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka świadczy usługi doręczania i obioru przesyłek. Usługi świadczone przez Spółkę są dokumentowane fakturami VAT. Spółka jest na etapie dostosowywania swojego systemu fakturowania do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Wnioskodawca wystawia faktury m.in w walutach obcych. Kwoty zawarte na fakturze przeliczane są po odpowiednim kursie i prezentowane na dokumencie również w walucie polskiej (PLN). Na fakturze Spółka nie prezentuje zastosowanego kursu walutowego (kursu przeliczeniowego).
Na wystawianych przez Spółkę fakturach sprzedażowych zawarte są zarówno kwoty stanowiące podstawę opodatkowania VAT (wynagrodzenie za usługi przewozu przesyłek podlegające opodatkowaniu VAT), jak i kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania (najczęściej są to należności celno-podatkowe, które są związane z przewozem przesyłek, uiszczane przez Spółkę, którymi są obciążani klienci). Kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania w VAT nie są traktowane jako wynagrodzenie za usługę, są jednak sumowane z wynagrodzeniem Spółki i ujmowane w polu wskazującym kwotę do zapłaty przez klienta.
Z różnych przyczyn (np. zauważenie błędu na fakturze, udzielenia rabatu) Spółka wystawia faktury korygujące. W odniesieniu do danej faktury może być wystawianych kilka faktur korygujących.
Spółka traktuje świadczone usługi doręczania przesyłek jako usługi ciągłe i wystawia faktury w miesięcznych cyklach rozliczeniowych. Wystawiane przez Spółkę faktury zawierają linie dotyczące przewozu poszczególnych, pojedynczych przesyłek / paczek. W liniach tych zawarte są dane takie jak: numer referencyjny osoby nadającej, miejsce rozpoczęcia transportu, miejsce zakończenia transportu, waga pojedynczej przesyłki. W związku z tym, że w ramach jednej usługi może być przewożonych / transportowanych wiele paczek, faktury Spółki niejednokrotnie składają się z kilkudziesięciu do kilkuset pozycji. W związku z powyższym, Spółka powzięła szereg wątpliwości związanych z wystawianymi fakturami, w kontekście przygotowań do implementacji KSeF.
Na tle tak przedstawionego zdarzenia przyszłego Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia m.in: czy faktury walutowe wystawiane przez Spółkę za pomocą KSeF powinny zawierać kurs walutowy zastosowany do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT waluty obcej na PLN.
Mając na uwadze powyższe Państwa wątpliwości dotyczące umieszczania na fakturze wystawionej za pomocą KSeF informacji o kursie waluty zastosowanej do przeliczenia podstawy opodatkowania należy wskazać, że to przepis art. 106e ust. 1 ustawy określa elementy jakie powinna zawierać faktura. I tak zgodnie z tym przepisem:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem;
16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
- wyrazy „metoda kasowa”;
17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz „samofakturowanie”;
18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie”;
18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:
a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;
24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego;
25) w przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 - indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2.
Natomiast stosownie do art. 106e ust. 11 ustawy:
Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
Przy czym zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.
Natomiast w świetle art. 31a ust. 1a ustawy, obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik może dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
Jednocześnie stosownie do art. 31a ust. 2 ustawy:
W przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
Na gruncie polskiego prawa podatkowego dopuszcza się otrzymywanie przez podatników od swoich kontrahentów faktur, na których podstawę opodatkowania określono w walucie obcej, z jednoczesnym wymogiem przeliczania przez podatników walut obcych na złote według przytoczonych wyżej zasad. Wskazać jednak należy, że przeliczenia na złote kwot wyrażonych w walucie obcej, wykazanych na fakturze, dokonać powinien usługodawca lub dostawca towarów. Przy czym przepisy ustawy nie określają czy kurs przeliczeniowy powinien zostać wskazany na fakturze.
Przytoczony powyżej art. 106e ust. 1 ustawy nie wskazuje żeby informacja o kursie waluty stanowiła obligatoryjny element jaki powinna zawierać faktura. Również przepis art. 106e ust. 11 ustawy nie wprowadza takiego obowiązku. Przy czym wskazać należy, że zawarte na fakturze ustrukturyzowanej pola KursUmowny oraz WalutaUmowna dotyczą sytuacji gdy faktura wystawiona jest w walucie polskiej tj. kwoty określone w art. 106e ust 1-10 ustawy są wyrażone w złotych ewentualnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową tj. wszystkie kwoty są wyrażone w walucie polskiej i jednocześnie w walucie obcej, a strony transakcji chcą w fakturze zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano umownego przeliczenia. Zatem w takiej sytuacji pola KursUmowny oraz WalutaUmowna są polami fakultatywnymi. Natomiast w sytuacji odmiennej tj. w przypadku gdy kwoty na fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku przeliczona jest na walutę polską zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy to wówczas należy wypełnić pola KodWaluty i KursWaluty.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca wystawiając faktury w walutach obcych kwoty zawarte na fakturze przelicza po odpowiednim kursie i prezentuje również w walucie polskiej (PLN). Zatem w sytuacji gdy Wnioskodawca wystawiając fakturę za pomocą KSeF kwoty określone w art. 106e ust 1-10 ustawy wykazuje w walucie polskiej i jednocześnie w walucie obcej to nie ma obowiązku wykazywać na fakturze kursu walutowego zastosowanego do przeliczenia podstawy opodatkowania na walutę polską. W konsekwencji pole występujące w fakturze ustrukturyzowanej „KursWaluty” jest w tej sytuacji polem fakultatywnym.
Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.
Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest także ustalenie czy Spółka może prezentować na fakturze wystawianej za pomocą KSeF kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania w podatku VAT, którymi Spółka obciąża klienta, takie jak należności celno-podatkowe związane z przewozem przesyłek (pytanie nr 2) oraz ustalenie czy w sytuacji, gdy Spółka chce skorygować na fakturze wystawionej w ramach KSeF wyłącznie kwoty dotyczące należności celno-podatkowych (które nie stanowią podstawy opodatkowania dla celów VAT), Spółka powinna wystawić fakturę korygującą za pomocą KSeF (pytanie nr 3).
Wskazać należy, ze zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:
Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Natomiast stosownie do art. 29a ust. 6 ustawy:
Podstawa opodatkowania obejmuje:
1) podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
2) koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.
Z przytoczonych wyżej regulacji wynika, że w przypadku dostawy towarów/świadczenia usług za podstawę opodatkowania należy uznać całość świadczenia pieniężnego (bądź dokonywanego w innej dopuszczalnej prawem formie) pobieranego od nabywcy. Oznacza to, że do podstawy opodatkowania należy wliczyć pobieraną przez zbywcę wartość (cenę) towarów, a także wszystkie inne elementy zapłaty, będące częściami składowymi świadczenia zasadniczego (tj. dostawy towarów/świadczenia usług). Dotyczy to wyłącznie kosztów, które zwiększają kwotę należną z tytułu konkretnej transakcji, tj. konkretnej dostawy towarów lub konkretnej usługi.
Jednocześnie w myśl art. 29a ust. 7 ustawy:
Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:
1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;
3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Wskazać należy, że z przepisów jednoznacznie wynika, że faktura dokumentuje dokonanie sprzedaży, przez którą rozumie się odpłatne wydanie towaru lub odpłatne świadczenie usług, czyli czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Art. 106e ustawy wskazuje na katalog elementów, które zawierać powinna faktura. Na fakturze powinny być wykazane obowiązkowe dane, w tym stawka podatku, w przypadku czynności podlegających opodatkowaniu. Z brzmienia tych przepisów należy wnioskować, że jest to zamknięty katalog informacji podstawowych, które powinny być zawarte na fakturze. Jednocześnie przepisy te nie wykluczają rozszerzenia tego katalogu o informacje dodatkowe, które sprzedawca uzna za niezbędne, a które będą miały charakter informacyjny. Zasadniczo zamieszczanie dodatkowych informacji na fakturze nie jest zabronione. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktura zawierała elementy dodatkowe oprócz wymienionych w tym przepisie. Jednocześnie, co istotne, w przypadku wykonywania wyłącznie czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT nie wystawia się faktury. Takie czynności można dokumentować poprzez wystawienie noty księgowej.
Mając natomiast na uwadze strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej należy wskazać, że pozwala ona na zawarcie w treści faktury informacji w zakresie dodatkowych obciążeń lub też odliczeń, które mają wpływ na ostateczną kwotę do zapłaty i którą zobowiązany jest uiścić nabywca. Do wykazywania takich kwot przeznaczony jest element „Rozliczenia” i pola „Obciazenia”, „Suma Obciazen” oraz pole „DoZaplaty”. Element „Obciazenia” jest fakultatywny, natomiast w przypadku jego wypełnienia obligatoryjne wówczas staje się uzupełnienie występujących w nim pól „Kwota” w którym podaje się kwotę obciążenia doliczoną do kwoty należności ogółem oraz pole „Powod” poprzez wskazanie przyczyny obciążenia.
Wskazali Państwo, że na wystawianych przez Spółkę fakturach sprzedażowych zawarte są zarówno kwoty stanowiące podstawę opodatkowania VAT (wynagrodzenie za usługi przewozu przesyłek podlegające opodatkowaniu VAT) jak i kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania (najczęściej są to należności celno-podatkowe, które są związane z przewozem przesyłek, uiszczane przez Spółkę, którymi są obciążani klienci). Kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania w VAT nie są traktowane jako wynagrodzenie za usługę, są jednak sumowane z wynagrodzeniem Spółki i ujmowane w polu wskazującym kwotę do zapłaty przez klienta. Tym samym mając na uwadze strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej należy uznać, że Spółka może uwzględniać na fakturze wystawianej za pomocą systemu KSeF kwoty dotyczące należności celno-podatkowych. Przy czym kwoty te powinny być zawarte w elemencie „Rozliczenie”, w polu „Obciazenie”.
W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.
Natomiast mając na uwadze Państwa wątpliwości odnośnie możliwości skorygowania na fakturze wystawionej w ramach KSeF wyłącznie kwoty dotyczące należności celno-podatkowych (które nie stanowią podstawy opodatkowania dla celów VAT) należy wskazać, że zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) (uchylony)
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Jednocześnie stosownie do art. 106j ust. 2 ustawy:
Faktura korygująca powinna zawierać:
1) (uchylony)
2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) (uchylony)
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.
Fakturę korygującą wystawia się, gdy dochodzi do jakiejkolwiek zmiany (czy to wynikającej ze zmian gospodarczych, czy to z błędu technicznego) w fakturach pierwotnych, które dokumentowały transakcję opodatkowaną VAT. Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast sposobu dokumentowania świadczeń znajdujących się poza zakresem opodatkowania VAT, jak i nie wprowadzają stosownych instrumentów służących dokumentowaniu takich przypadków.
Obecnie w praktyce przyjmuje się, że świadczenia niepodlegające opodatkowaniu VAT mogą być dokumentowane notą księgową. Jest to instrument służący np. do obciążania innego podmiotu poniesionymi kosztami, które nie są przenoszone w ramach refaktury, czy też do dokumentowania odszkodowań, czy kar umownych. Natomiast w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) noty księgowe nie są wystawiane. Zamiast not księgowych, stosuje się faktury korygujące do wprowadzania zmian w danych. Fakturę korygującą można wystawić w przypadku korygowania obligatoryjnych, opcjonalnych jak i fakultatywnych elementów faktury. Zatem mając na uwadze Państwa wątpliwości wskazać należy, że w przypadku stwierdzenia pomyłki w elemencie „Rozliczenie”, w polu „Obciazenie” należy wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.
W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.
Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia czy w przypadku wystawienia kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej na fakturze korygującej wystawionej w KSeF należy podać, poza danymi dotyczącymi faktury korygowanej, również dane dotyczące wszystkich faktur korygujących wcześniej wystawionych do faktury korygowanej (pytanie nr 4).
W przypadku, gdy po wystawieniu faktury lub faktury korygującej wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, sprzedawca wystawia kolejną fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Zatem korekta faktury powinna być wystawiana do faktury pierwotnej, a nie do poprzedniej korekty. Oznacza to, że jeśli należy wprowadzić zmiany do faktury po wystawieniu pierwszej korekty, nowa korekta nadal odnosi się do pierwotnej faktury, a nie do tej pierwszej korekty. Nie wystawia się faktury korygującej do innej faktury korygującej. KSeF nie przewiduje natomiast ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży. Wystawiając fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF należy uzupełnić pole: „DataWystFaKorygowanej” tj. datę wystawienia faktury korygowanej (pierwotnej), „NrFaKorygowanej” tj. numer faktury korygowanej (pierwotnej), „NrKSeF” tj. znacznik numeru KSeF faktury korygowanej (pierwotnej), „NrKSeFFaKorygowanej” tj. numer identyfikujący fakturę korygowaną (pierwotną) w KSeF, oraz „NeKSeFN” tj. znacznik faktury korygowanej (pierwotnej) wystawionej poza KSeF”.
Wskazali Państwo, że z różnych przyczyn (np. zauważenie błędu na fakturze, udzielenia rabatu) Spółka wystawia faktury korygujące. W odniesieniu do danej faktury może być wystawianych kilka faktur korygujących. Mając na uwadze opis sprawy oraz Państwa wątpliwości wskazać należy, że w przypadku wystawienia kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej na fakturze korygującej wystawionej w KSeF należy podać wyłącznie dane identyfikujące fakturę korygowaną (pierwotną). Nie należy podawać danych dotyczących wszystkich faktur korygujących wcześniej wystawionych do faktury korygowanej.
W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 jest prawidłowe.
Przedmiotem Państwa wątpliwości jest ustalenie czy Spółka może na fakturze wystawionej w KSeF wskazywać jako nazwę usługi rodzaj usługi transportowej wykonywanej dla klienta, bez podawania danych dotyczących m.in. numeru referencyjnego osoby nadającej, miejsca nadania, miejsca odbioru, wagi pojedynczej przesyłki (pytanie nr 5).
Jednym z wymagań jakie musi spełniać faktura dokumentująca sprzedaż jest określony w art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT wymóg zawarcia na niej nazwy (rodzaju) towaru lub usługi.
Przepisy prawa podatkowego nie definiują jednak pojęcia nazwy towaru/usługi. Należy wskazać, że nazwa towaru/usługi na fakturze ma spełniać cele dla jakich podatnik został zobowiązany w zakresie ewidencjonowania sprzedaży. Sprzedawca jest obowiązany opisać na fakturze każdy towar/usługę i podać jego nazwę. Umieszczona na fakturze nazwa towaru/usługi winna być zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży towarem/usługą, a ponadto powiązanie tej nazwy z ceną ma pozwolić na indywidualne określenie sprzedawanego towaru/usługi.
Analiza przepisów regulujących zasady wystawiania faktur pozwala na stwierdzenie, że usługodawca dokumentując wyświadczoną usługę powinien podać taką nazwę usługi, aby do użytej nazwy możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatkowej i by użyta nazwa była co do istoty zgodna z będącym przedmiotem sprzedaży świadczeniem. Nazwa towaru/usługi na fakturze powinna być tak skonstruowana, aby nabywca na tej podstawie w połączeniu z ceną mógł dokładnie określić jakiego rodzaju towar/usługę zakupił. Jednocześnie zwrócić uwagę należy, że im większy jest zakres towarów i usług w danej grupie, tym bardziej wymaga on szczegółowego określenia nazwy towaru lub usługi w celu jego prawidłowej identyfikacji. To sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań aby nazwa towaru lub usługi w jednoznaczny sposób obejmowała sprzedawany towar lub usługę i umożliwiała ich właściwe przyporządkowanie do stawki podatku. W przypadku bowiem, gdy dostawa towaru lub świadczenie usługi np. korzysta z obniżonej stawki podatku VAT, to w interesie podatnika leży udokumentowanie transakcji w sposób, który uprawnia do skorzystania z preferencyjnej stawki podatku.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka traktuje świadczone usługi doręczania przesyłek jako usługi ciągłe i wystawia faktury w miesięcznych cyklach rozliczeniowych. Wystawiane przez Spółkę faktury zawierają linie dotyczące przewozu poszczególnych, pojedynczych przesyłek / paczek. W liniach tych zawarte są dane takie jak: numer referencyjny osoby nadającej, miejsce rozpoczęcia transportu, miejsce zakończenia transportu, waga pojedynczej przesyłki. W związku z tym, że w ramach jednej usługi może być przewożonych / transportowanych wiele paczek, faktury Spółki niejednokrotnie składają się z kilkudziesięciu do kilkuset pozycji.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że ani przepisy ustawy ani struktura logiczna FA(3) nie wskazują sposobu określenia nazwy/rodzaju sprzedawanego towaru/usługi. Istotne jest jedynie aby wskazana nazwa towaru/usługi na fakturze odzwierciedlała charakter danej czynności, była zgodna ze stanem faktycznym i pozwalała na właściwe przyporządkowanie do stawki podatku. Zatem jeśli zastosowany przez Państwa opis nazwy usługi będzie w jednoznaczny sposób charakteryzował świadczoną przez Państwa usługę i pozwalał na właściwe przyporządkowanie do stawki podatku to nie ma potrzeby, aby Spółka na wystawionej w KSeF fakturze wskazywała dane dotyczące m.in. numeru referencyjnego osoby nadającej, miejsca nadania, miejsca odbioru i wagi pojedynczej przesyłki. Należy także wskazać, że w strukturze faktury ustrukturyzowanej istnieje element „DodatkowyOpis dla FA”, w kórym podatnik może zawrzeć dodatkowe informacje charakteryzujące sprzedawane towary/usługi, nie jest to jednak element obligatoryjny.
W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 5 należało uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo