Spółka, będąca polskim rezydentem podatkowym i czynnym podatnikiem VAT, dokonuje i planuje dalsze wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (WDT) do innych państw UE. Dokumenty potwierdzające wywóz towarów, takie jak listy przewozowe CMR lub oświadczenia nabywcy przy transporcie własnym, są obecnie przechowywane w formie papierowej, ale Spółka zamierza przejść na archiwizację…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
20 listopada 2025 r. za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w sytuacji otrzymywania i archiwizowania dokumentów CMR w formie elektronicznej. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Spółka (...) (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze (...). Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka zarejestrowana jest jako czynny podatnik VAT oraz jako podatnik VAT UE.
Wnioskodawca dokonuje w chwili obecnej oraz planuje w przyszłości nadal dokonywać wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: WDT), o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT.
Spółka dokonuje WDT na rzecz nabywców, posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi.
W sytuacji, gdy transport towarów w ramach WDT dokonywany jest przy wykorzystaniu profesjonalnego przewoźnika, dokumentem potwierdzającym wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie do kraju nabywcy jest dokument przewozowy (CMR).
W sytuacji, gdy wywóz towarów dokonywany jest zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o VAT tj. własnym środkiem transportu nabywcy, dokumentem potwierdzającym wywóz towarów poza granice Polski do innego kraju UE jest stosowne oświadczenie zawierające wszystkie elementy, o których mowa w art. 42 ust. 4 ustawy o VAT (potwierdzenie wywozu).
W związku z tym, że przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wyższe koszty związane z wygospodarowaniem odpowiednich pomieszczeń oraz zaopatrzeniem ich w odpowiedni sprzęt archiwizacyjny, Spółka stopniowo przechodzi na elektroniczną formę gromadzenia dokumentów.
W tym zakresie Spółka rozważa możliwość otrzymywania oraz archiwizowania CMR oraz potwierdzeń wywozu w formie elektronicznej. Innymi słowy, Spółka dla celów potwierdzenia wywozu towarów poza Polskę w ramach WDT posiadałaby wyłącznie skan odpowiedniego dokumentu podpisanego odpowiednio przez klienta lub firmę transportową i przesłanego jako załącznik do e-maila wysłanego w związku z dokonaną dostawą.
Po odebraniu dokumentu elektronicznego Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści (format pliku, w którym przechowywany będzie zeskanowany dokument, będzie uniemożliwiał ingerencję w jego treść). Tym samym zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów elektronicznych oraz integralność ich treści.
Pytanie
Czy otrzymywanie i archiwizowanie listów przewozowych CMR oraz potwierdzeń wywozu, wyłącznie elektronicznie w formie skanów, bez jednoczesnej archiwizacji ich w formie papierowej, ma moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a tym samym uprawnia Spółkę do stosowania stawki 0% dla realizowanych transakcji WDT, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków, uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskodawcy otrzymywanie i archiwizowanie listów przewozowych CMR oraz potwierdzeń wywozu, wyłącznie elektronicznie w formie skanów, bez jednoczesnej archiwizacji ich w formie papierowej, ma moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a tym samym uprawnia Spółkę do stosowania stawki 0% dla realizowanych transakcji WDT, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków, uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT.
Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy o VAT, w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.
Stosownie do art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, aby podatnik mógł zastosować stawkę 0% dla WDT powinien przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające fakt, że towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE.
Dokumentami, o których mowa powyżej, są:
W ocenie Wnioskodawcy, za dokumenty potwierdzające wywóz z Polski do innego kraju UE można uznać w szczególności skan podpisanego przez nabywcę towarów, dokumentu przewozowego otrzymanego od przewoźnika (skan podpisanego przez nabywcę dokumentu CMR) oraz skan podpisanego dokumentu wywozu.
Należy zauważyć, że w art. 42 ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT nie wskazano, w jakiej formie dokumenty powinny występować, aby uznać je za wystarczające do zakwalifikowania ich jako dowody uprawniające do zastosowania preferencyjnej stawki 0% dla WDT. W rezultacie rozróżnienie dokumentów dla celów dowodowych, na dokumenty w formie papierowej czy elektronicznej (skan), nie powinno mieć wpływu na możliwość zastosowania stawki podatku 0% dla WDT, o ile jednoznacznie dokumenty te będą dowodzić wywozu i dostarczenia towaru do nabywcy w kraju członkowskim UE innym niż Polska.
Ponadto, Wnioskodawca zwraca uwagę na treść objaśnień podatkowych z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie dokumentowania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dla celów podatku od towarów i usług, dalej: Objaśnienia (https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/dokumentowanie-wdt-dla- celow-vat/).
W Objaśnieniach wskazano, iż: „Należy zwrócić uwagę, że przepisy Ordynacji podatkowej (jak i ustawy o VAT) nie zawierają definicji legalnej „dokumentu”. Definicji „dokumentu” (w znaczeniu materialnym), odpowiadającą potrzebom systemowym prawa podatkowego, należy zatem poszukiwać w przepisach innych gałęzi prawa. W tym zakresie można się więc pomocniczo odwołać do art. 773 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają możliwości zastosowania stawki 0% dla WDT od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy stanowią jedynie o dokumencie, należy przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna. Mając powyższe na względzie, jeżeli podatnik dysponuje dokumentem elektronicznym lub dokumentem udostępnionym w formie elektronicznej (np. e-mail, skan lub faks dokumentu), w tym wygenerowanym za pośrednictwem systemu elektronicznego np. systemu EDI czy ERP, to może on stanowić dowód, o którym mowa w analizowanych przepisach ustawy o VAT”.
Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji z dnia 2 maja 2023 r. o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.101.2023.2.MR zgodnie z którą: „Zatem, biorąc pod uwagę to, że Wnioskodawca posiada dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy, które uprawniają Spółkę do zastosowania stawki 0% dla realizowanych dostaw wewnątrzwspólnotowych, a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie oryginały dokumentów, należy przyjąć, że elektroniczna forma przechowywania przez Wnioskodawcę dokumentów określonych w ww. przepisach jest dopuszczalna. Wobec powyższego, dokumenty CMR przechowywane w formie elektronicznej, np. w postaci skanu dokumentu oryginalnego, załączonego do wiadomości e-mail, w sposób niebudzący wątpliwości co do ich autentyczności, mogą stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy, uprawniający Wnioskodawcę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (przy spełnieniu pozostałych warunków wynikających z art. 42 ust. 1 i ust. 1a ustawy)”.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:
1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2) eksport towarów;
3) import towarów na terytorium kraju;
4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Z powołanego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.
Stosownie do art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:
Przez terytorium kraju rozumie się terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.
Przez terytorium państwa członkowskiego rozumie się terytorium państwa wchodzące w skład terytorium Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.
Jak stanowi art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
W myśl art. 2 pkt 6 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Jak stanowi art. 13 ust. 1 ustawy:
Przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.
Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy:
Przepis ust. 1 stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest:
1) podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
2) osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
3) podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającymi w takim charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, niewymienionymi w pkt 1 i 2, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą;
4) podmiotem innym niż wymienione w pkt 1 i 2, działającym (zamieszkującym) w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu.
Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów występuje, jeżeli dokonującym dostawy jest podatnik, o którym mowa w art. 15, u którego sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, z zastrzeżeniem ust. 7.
Dla uznania danej czynności za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów musi zaistnieć wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego, w wyniku dokonania dostawy tych towarów (przeniesienia prawa do rozporządzania towarami jak właściciel).
Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT oraz jako podatnik VAT UE. Wnioskodawca dokonuje w chwili obecnej oraz planuje w przyszłości nadal dokonywać wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy. Spółka dokonuje WDT na rzecz nabywców, posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi. W sytuacji, gdy transport towarów w ramach WDT dokonywany jest przy wykorzystaniu profesjonalnego przewoźnika, dokumentem potwierdzającym wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie do kraju nabywcy jest dokument przewozowy (CMR). W sytuacji, gdy wywóz towarów dokonywany jest zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy tj. własnym środkiem transportu nabywcy, dokumentem potwierdzającym wywóz towarów poza granice Polski do innego kraju UE jest stosowne oświadczenie zawierające wszystkie elementy, o których mowa w art. 42 ust. 4 ustawy (potwierdzenie wywozu). W związku z tym, że przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wyższe koszty związane z wygospodarowaniem odpowiednich pomieszczeń oraz zaopatrzeniem ich w odpowiedni sprzęt archiwizacyjny, wskazali Państwo, że Spółka stopniowo przechodzi na elektroniczną formę gromadzenia dokumentów. W tym zakresie Spółka rozważa możliwość otrzymywania oraz archiwizowania CMR oraz potwierdzeń wywozu w formie elektronicznej. Spółka dla celów potwierdzenia wywozu towarów poza Polskę w ramach WDT posiadałaby wyłącznie skan odpowiedniego dokumentu podpisanego odpowiednio przez klienta lub firmę transportową i przesłanego jako załącznik do e-maila wysłanego w związku z dokonaną dostawą. Po odebraniu dokumentu elektronicznego Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści (format pliku, w którym przechowywany będzie zeskanowany dokument, będzie uniemożliwiał ingerencję w jego treść). Tym samym zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów elektronicznych oraz integralność ich treści.
Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą określenia czy otrzymywanie i archiwizowanie listów przewozowych CMR oraz potwierdzeń wywozu, wyłącznie elektronicznie w formie skanów, bez jednoczesnej archiwizacji ich w formie papierowej, ma moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy, a tym samym uprawnia Spółkę do stosowania stawki 0% dla realizowanych transakcji WDT, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków, uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT.
Wskazać należy, że w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów od 1 stycznia 2020 r. zastosowanie mają przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:
1. Do celów stosowania zwolnień ustanowionych w art. 138 dyrektywy 2006/112/WE domniemywa się, że towary zostały wysłane lub przetransportowane z państwa członkowskiego do miejsca przeznaczenia znajdującego się poza jego terytorium, ale na terytorium Wspólnoty, w którymkolwiek z następujących przypadków:
a) sprzedawca wskazuje, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez niego lub przez osobę trzecią działającą na jego rzecz, oraz sprzedawca jest w posiadaniu co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy, albo sprzedawca jest w posiadaniu jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa w ust. 3 lit. b), potwierdzających wysyłkę lub transport, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy;
b) sprzedawca jest w posiadaniu następujących dokumentów:
(i) pisemnego oświadczenia nabywcy potwierdzającego, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez nabywcę lub przez osobę trzecią działającą na rzecz nabywcy, oraz wskazującego państwo członkowskie przeznaczenia towarów; takie pisemne oświadczenie określa: datę wystawienia; nazwę lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy; ilość i rodzaj towarów; datę i miejsce przybycia towarów; w przypadku dostawy środków transportu, numer identyfikacyjny środków transportu; oraz identyfikację osoby przyjmującej towary na rzecz nabywcy; oraz
(ii) co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i nabywcy, lub jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa w ust. 3 lit. b), potwierdzających transport lub wysyłkę, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy.
Nabywca dostarcza sprzedawcy pisemne oświadczenie, o którym mowa w lit. b) ppkt (i), do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa.
2. Organ podatkowy może obalić domniemanie przyjęte na podstawie ust. 1.
3. Do celów ust. 1 następujące dokumenty są akceptowane jako dowód wysyłki lub transportu:
a) dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów;
b) następujące dokumenty:
(i) polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki lub transportu towarów lub dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę lub transport towarów;
(ii) dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, na przykład notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa członkowskiego przeznaczenia;
(iii) poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie członkowskim przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym państwie członkowskim.
Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca będzie musiał udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.
W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:
W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.
Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:
1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;
2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.
W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:
Stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:
1) podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1, lub
2) złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8
- chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego
Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.
Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:
Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:
1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2) (uchylony)
3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
4) (uchylony)
- z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.
Stosownie do art. 42 ust. 4 ustawy:
W przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:
1) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
2) adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
3) określenie towarów i ich ilości;
4) potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
5) rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.
Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:
W przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:
1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie. Podkreślić należy, że zakwalifikowanie danej transakcji jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem.
W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.
Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.
Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji). NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Jak wynika z opisu sprawy, w sytuacji, gdy transport towarów w ramach WDT dokonywany jest przy wykorzystaniu profesjonalnego przewoźnika, dokumentem potwierdzającym dla Spółki wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie do kraju nabywcy jest dokument przewozowy (CMR). W sytuacji, gdy wywóz towarów dokonywany jest własnym środkiem transportu nabywcy, dokumentem potwierdzającym wywóz towarów poza granice Polski do innego kraju UE jest dla Spółki stosowne oświadczenie zawierające wszystkie elementy, o których mowa w art. 42 ust. 4 ustawy. Spółka stopniowo przechodzi na elektroniczną formę gromadzenia dokumentów. W tym zakresie Spółka rozważa możliwość otrzymywania oraz archiwizowania CMR oraz potwierdzeń wywozu w formie elektronicznej. Spółka dla celów potwierdzenia wywozu towarów poza w ramach WDT będzie posiadać wyłącznie skan odpowiedniego dokumentu podpisanego odpowiednio przez klienta lub firmę transportową i przesłanego jako załącznik do e-maila wysłanego w związku z dokonana dostawą. Jak Państwo wskazaliście, po odebraniu dokumentu elektronicznego Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści (format pliku, w którym przechowywany będzie zeskanowany dokument, będzie uniemożliwiał ingerencję w jego treść). Tym samym zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów elektronicznych oraz integralność ich treści.
Zatem dokumenty te przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy, będą upoważniały Spółkę do stosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Ponadto, przedstawiona we wniosku procedura sporządzania dokumentacji potwierdzającej wywóz towarów będzie zapewniać autentyczność pochodzenia dokumentów elektronicznych oraz integralność ich treści. Zatem, biorąc pod uwagę to, że posiadane przez Spółkę dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy, będą uprawniały Spółkę do zastosowania stawki 0% dla realizowanych dostaw wewnątrzwspólnotowych, a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie oryginały dokumentów, należy przyjąć, że elektroniczna forma przechowywania przez Spółkę dokumentów określonych w ww. przepisach jest dopuszczalna. Wobec tego dokumenty CMR przechowywane w formie elektronicznej, np. w postaci skanu dokumentu oryginalnego, załączonego do wiadomości e-mail, w sposób niebudzący wątpliwości co do ich autentyczności, mogą stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy, uprawniający Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (przy spełnieniu pozostałych warunków wynikających z art. 42 ust. 1 i ust. 1a ustawy).
W konsekwencji, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przy założeniu spełnienia pozostałych warunków uprawniających do zastosowania stawki 0% VAT, Wnioskodawca będzie miał prawo do zastosowania stawki podatku VAT 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, bowiem dokumenty potwierdzające wywóz towarów gromadzone i przechowywane w formie elektronicznej będą dokumentami, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy.
Zatem Państwa stanowisko, należy uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo