Interpretacja 0114-KDIP1-2.4012.814.2025.2.MW

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest:

‒    prawidłowe w części dotyczącej prawa do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów w Zestawach 1-4;

‒    nieprawidłowe w części dotyczącej prawa do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z przemieszczeniem towarów własnych na podstawie posiadanych dokumentów w Zestawie 5.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów wskazanych w Zestawach 1-4 oraz przemieszczeniem towarów własnych na podstawie posiadanych dokumentów wskazanych w Zestawie 5. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 11 lutego 2026 r. (data wpływu 11 lutego 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w Polsce, posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Szwecji. Spółka składa informacje podsumowujące VAT-UE zgodnie z treścią przepisu art. 100 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy o VAT zawierające dane określone w art. 100 ust. 8 ustawy o VAT.

Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Spółki jest dystrybucja mebli do wyposażenia domu. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa meble przede wszystkim od podmiotu powiązanego (...) Polska Sp. z o.o. (dalej: „Spółka PL”). Ponadto, Spółka wykorzystuje powierzchnię magazynową należącą do Spółki PL m.in. do przechowywania uprzednio nabytych mebli. Następnie te towary sprzedawane są do kontrahentów Spółki w Polsce, innych krajach Unii Europejskiej (dalej: „UE”) oraz poza UE. Możliwe są też sytuacje, w których Spółka dokonuje przemieszczenia towarów własnych do innego kraju UE, w szczególności do Szwecji.

Przedmiotem niniejszego wniosku są transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”), o których mowa w art. 13 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy o VAT. W każdym z przypadków będących przedmiotem wniosku, miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia (tj. zakończenia transportu) jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Nabywcy towarów (dalej: „Kontrahenci”) są zarejestrowani do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych w kraju zakończenia transportu. Również w przypadku przemieszczenia towarów własnych, Spółka jest zarejestrowana do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych w państwie członkowskim UE, w którym następuje zakończenie transportu.

Spółka, w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT, gromadzi dokumenty potwierdzające, iż towary zostały wywiezione z kraju i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż terytorium Polski.

Poniżej Spółka prezentuje opis dokumentów, które są przez nią gromadzone w celu potwierdzenia wywozu towarów. Ze względu na to, że w przypadku poszczególnych dostaw dokładny zestaw dokumentów może się różnić, Spółka prezentuje również podsumowanie poszczególnych zestawów dokumentów z wyszczególnieniem, jaka dokumentacja będzie posiadana przez Spółkę w każdym z nich.

Potwierdzenie zamówienia: Spółka wskazuje, że proces składania zamówień przez Kontrahentów odbywa się drogą elektroniczną, poprzez przesłanie zamówienia w formie wiadomości e-mail. Zamówienia te zawierają specyfikację zamawianych towarów, ich ilości, ceny, a także adres dostawy, który znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Po otrzymaniu zamówienia od Kontrahenta, pracownicy działu obsługi sprzedaży Spółki wprowadzają dane z zamówienia do wewnętrznego systemu informatycznego Spółki. Następnie, system generuje potwierdzenie zamówienia, które jest przesyłane zwrotnie do Kontrahenta. Powyższe potwierdzenie zawiera wszystkie istotne elementy zamówienia, w tym numery identyfikacyjne towarów, ilości, ceny jednostkowe, wartość zamówienia, a także potwierdzenie adresu dostawy. Potwierdzenie zamówienia służy jako oficjalne potwierdzenie zawarcia transakcji pomiędzy Spółką a Kontrahentem. W przypadku braku zgłoszenia uwag do potwierdzenia zamówienia w określonym terminie uznaje się, że Kontrahent potwierdza prawidłowość jego treści. Ze względu na charakter transakcji potwierdzenie zamówienia nie jest dostępne w przypadku przemieszczeń towarów własnych.

Potwierdzenie zapłaty: Spółka stosuje zróżnicowane warunki płatności dla poszczególnych Kontrahentów, uzależnione od historii współpracy, wiarygodności płatniczej oraz indywidualnych ustaleń handlowych. W niektórych przypadkach, przed rozpoczęciem produkcji i wysyłki towarów, wymagane są przedpłaty od Kontrahentów. W innych przypadkach, Spółka ustala termin płatności faktury na określony dzień po dacie wystawienia faktury lub dacie dostawy towarów. W związku z tym, w wielu przypadkach, w momencie składania JPK VAT za dany okres rozliczeniowy, Spółka nie posiada jeszcze potwierdzenia zapłaty za dostarczone towary. Potwierdzenia zapłaty (np. wyciągi bankowe) otrzymywane są wtedy z opóźnieniem, po terminie złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy. Na podstawie treści potwierdzeń zapłaty Spółka ma każdorazowo możliwość powiązania ich z fakturami sprzedażowymi. Ponadto, ze względu na charakter transakcji potwierdzenia zapłaty nie są dostępne w przypadku przemieszczeń towarów własnych.

Lista załadunkowa oraz dokument „Load List”: Po wysłaniu towaru wystawiane są następujące dokumenty:

•      Lista załadunkowa tworzona przez pracownika magazynu zawierająca m.in. szczegółową specyfikację towaru (m.in. opis, numer systemowy, waga, ilość), datę wysyłki, numer środka transportu;

•      Dokument „Load List” wystawiany przez Spółkę zawierający m.in. numer listy załadunkowej, listę wysyłanych towarów (m.in. numer systemowy towaru, ilość, waga), docelowy adres wysyłki.

Faktura sprzedażowa/dokument „Transfer Order”: Faktura wystawiania przez Spółkę zawiera m.in. dane towarów, numer listy załadunkowej, adres dostawy itp. Faktury sprzedażowe nie są wystawiane w przypadku przemieszczeń towarów własnych Spółki. Zamiast tego, wystawiany jest dokument o nazwie „Transfer Order” zawierający m.in. dane towarów, adresy miejsca rozpoczęcia oraz zakończenia transportu, numery nadane do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych Spółki w Polsce oraz w kraju zakończenia transportu, podstawę opodatkowania towarów, datę wysyłki.

Faktura dokumentująca usługę transportową: w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka realizuje również sprzedaż na warunkach Incoterms: Ex Works (dalej: „EXW”). W przypadku sprzedaży na warunkach EXW, Kontrahent ponosi odpowiedzialność za organizację transportu towarów z zakładu Spółki do miejsca przeznaczenia. W związku z tym, Spółka nie jest stroną umowy przewozu i nie otrzymuje dokumentów transportowych od przewoźnika. W takich przypadkach, Kontrahent organizuje transport we własnym zakresie lub zleca go zewnętrznej firmie transportowej. W przypadku ustalenia warunków innych niż EXW, Spółka powinna być jednak w posiadaniu faktury od przewoźnika dokumentującej usługę transportową.

Dokument CMR: Ponadto, Spółka otrzymuje dokument CMR odnoszący się do poszczególnych dostaw zawierający dane nadawcy, dane odbiorcy (Kontrahenta), miejsce dostawy towaru (adres Kontrahenta w państwie członkowskim UE innym niż Polska), opis towaru, ilość towaru, nr listy załadunkowej oraz datę wystawienia dokumentu. Dokument jest podpisany przez nadawcę oraz przewoźnika, natomiast nie zawiera podpisu odbiorcy towaru.

W sytuacji, gdy towar nie dotrze do Kontrahenta w ustalonym terminie lub dotrze uszkodzony, Kontrahent zgłasza reklamację do Spółki. Wówczas, Spółka podejmuje działania wyjaśniające, we współpracy z firmą transportową odpowiedzialną za przewóz towarów.

Jak wskazano powyżej, zestaw posiadanych przez Spółkę dokumentów może się różnić dla poszczególnych transakcji. Można jednak wyróżnić następujące zestawy dokumentów posiadane przez Spółkę na moment złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy:

•      Zestaw 1 (dotyczący dostaw na warunkach EXW):

o   Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

•      Zestaw 2 (Zestaw 1 obejmujący również potwierdzenie zapłaty):

o     Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

o Potwierdzenie zapłaty;

•      Zestaw 3 (brak potwierdzenia zapłaty):

o Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

o Faktura dokumentująca usługę transportową;

•      Zestaw 4 (pełen zestaw dokumentów):

o    Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

o Potwierdzenie zapłaty;

o Faktura dokumentująca usługę transportową;

•      Zestaw 5 (odnoszący się do przemieszczeń towarów własnych):

o    Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Dokument „Transfer Order”;

o Dokument CMR;

o Faktura dokumentująca usługę transportową.

Zamiarem Spółki, w zakresie przedmiotowego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, jest potwierdzenie, czy gromadzone dokumenty (Zestawy 1-5) będą uprawniać ją do stosowania stawki 0% VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

 I.      Moment pozyskania dowodów

Przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy Spółka posiada – oraz będzie posiadać w przyszłości – dokumenty wskazane w Zestawach 1–4. Jak Spółka wskazała we wniosku, zestaw posiadanych dokumentów może się różnić dla poszczególnych transakcji. Z tego względu, Spółka rozpisała możliwe warianty dokumentacji posiadanej na moment złożenia deklaracji podatkowej za dany okres w ramach poszczególnych Zestawów.

Przygotowując rozliczenie VAT za dany okres, Spółka każdorazowo weryfikuje zgromadzoną dokumentację i ustala, który z Zestawów 1-4 jest dostępny dla danej transakcji. Dokumenty te są kompletowane oraz sprawdzane przed ujęciem transakcji w deklaracji VAT.

II.       Miejsce dostawy na podstawie dokumentu CMR

Dokument CMR wchodzący w skład Zestawów 1–4 zawiera pełne dane identyfikujące nadawcę, przewoźnika oraz miejsce zakończenia transportu, co w ocenie Spółki potwierdza, że towary zostały przeznaczone do odbiorcy w innym państwie UE.

Dokument CMR, opatrzony pieczęciami nadawcy i przewoźnika, jest przekazywany Spółce po zrealizowaniu dostawy do Kontrahenta. Pomimo braku podpisu odbiorcy, przewoźnik umieszcza w odpowiednim polu swoją pieczęć, co stanowi potwierdzenie wykonania przewozu zgodnie z adresem widniejącym w dokumencie. Przekazując dokument CMR Spółce, przewoźnik potwierdza tym samym, że dostarczył towar na adres wskazany na dokumencie.

W konsekwencji dokument CMR w posiadaniu Spółki pozwala w jej ocenie na jednoznaczne potwierdzenie faktycznego dostarczenia towarów do miejsca przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Jednocześnie, w ramach złożonego Wniosku Spółka wnosi o potwierdzenie, że jej stanowisko jest prawidłowe tj. dokumenty opisane jako poszczególne Zestawy uprawniają ją do zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw.

III.      Potwierdzenie płatności

Jak wskazano powyżej, potwierdzenie zapłaty wskazane w Zestawach 2 i 4, stanowi dowód uzupełniający, który – z uwagi na sekwencję zdarzeń gospodarczych – pozostaje w ścisłym związku z dostarczeniem towarów do Kontrahenta i potwierdza faktyczne wykonanie transakcji.

Na etapie składania zamówienia strony uzgadniają warunki dostawy, orientacyjny okres dostarczenia towarów oraz warunki płatności. Potwierdzenie zamówienia określa w szczególności planowany tydzień dostawy oraz termin płatności, liczony jako określona liczba dni od daty wystawienia faktury. Faktury sprzedażowe są wystawiane po dokonaniu dostawy towarów.

W konsekwencji płatność za towary jest dokonywana w momencie, w którym towary powinny być dostarczone do Kontrahenta. Wynika to z treści zamówienia (wskazującego termin płatności oraz przewidywany termin dostawy) oraz faktury sprzedażowej (stanowiącej moment początkowy dla obliczenia terminu płatności). W związku z tym, skoro Kontrahent dokonuje płatności za towar w oparciu o zamówienie oraz fakturę, a jednocześnie nie zgłasza żadnych zastrzeżeń dotyczących przebiegu transakcji, Spółka traktuje to jako dowód potwierdzający, że transakcja przebiegła prawidłowo i towary zostały dostarczone do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Ponadto potwierdzenie zapłaty zawiera dane (takie jak numer faktury), umożliwiające jednoznaczne powiązanie płatności z konkretnym zamówieniem.

Pytania

1.  Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 1 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

2.  Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 2 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

3.  Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 3 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

4.  Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 4 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

5.  Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 5 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

Państwa stanowisko w sprawie

1.  W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 1 jest/będzie ona uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

2.  W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 2 jest/będzie ona uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

3.  W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 3 jest/będzie ona uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

4.  W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 4 jest/będzie ona uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

5.  W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 5 jest/będzie ona uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Przepisy unijne i krajowe

W celu usprawnienia funkcjonowania wspólnego systemu VAT w zakresie transakcji transgranicznych, Unia Europejska opracowała pakiet zmian nazywanych łącznie „Quick Fixes”, na które składają się następujące akty prawne:

•      Dyrektywa Rady (UE) 2018/1910 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do harmonizacji i uproszczenia niektórych przepisów w systemie podatku od wartości dodanej dotyczących opodatkowania handlu między państwami członkowskimi (Dyrektywa Rady (UE) 2018/1910 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w odniesieniu do harmonizacji i uproszczenia niektórych przepisów w systemie podatku od wartości dodanej dotyczących opodatkowania handlu między państwami członkowskimi, Dz.U. z 2018 r. poz. 311.3 ze zm. (dalej: „Dyrektywa 2018/1910”) - której termin implementacji to 1 stycznia 2020 r., jednakże w Polsce nastąpiło to dopiero z 1 lipca 2020 r.;

•      Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) 2018/1912 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniające rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) 2018/1912 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniające rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, Dz.U. z 2018 r. poz. 311.10. ze zm. (Dalej: „Rozporządzenie UE”) - które wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w polskim porządku prawnym od 1 stycznia 2020 r.

Powyższe przepisy Rozporządzenia UE obowiązują bezpośrednio w polskim porządku prawnym, ale nie zastępują przepisów ustawy o VAT dotyczących dokumentowania WDT. Rozporządzenie UE określa dokumenty, których posiadanie gwarantuje domniemanie dostarczenia towarów do innego państwa Unii Europejskiej i pozwala na zastosowanie preferencyjnego opodatkowania takich dostaw, bez względu na to, jakie wymogi dokumentacyjne są przewidziane w ustawodawstwie krajowym danego państwa członkowskiego. Przepisy te wyznaczają standard obowiązujący w całej Unii Europejskiej, kreując uprawnienie dla podatników dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych. Nie należy ich jednak interpretować jako zaostrzenie warunków dokumentacyjnych dla zastosowania preferencyjnego opodatkowania WDT przewidzianych przepisami krajowymi państw członkowskich.

Taką interpretację relacji przepisów krajowych do przepisów Rozporządzenia UE potwierdzają Noty wyjaśniające (ang. Explanatory notes), opublikowane w grudniu 2019 r. przez Komisję Europejską w odniesieniu do przepisów określanych ogólnie jako „Quick Fixes” obejmujących również przepisy Rozporządzenia UE dotyczące dokumentowania WDT. Noty wyjaśniające wskazują wprost, że państwa członkowskie mają również możliwość określenia w swoich krajowych przepisach VAT innych domniemań dotyczących potwierdzania transportu, które mogą pozostawiać więcej swobody niż domniemanie przewidziane w przepisach Rozporządzenia UE. W związku z powyższym, istniejące krajowe przepisy VAT, w których określono warunki dotyczące dowodu transportu dające więcej swobody niż warunki przewidziane w Rozporządzeniu UE, mogą być nadal stosowane.

Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów w „Komunikacie w sprawie implementacji dyrektywy 2018/1910, tzw. pakiet Quick Fixes”, opublikowanym na oficjalnej rządowej stronie internetowej. Fragment tego komunikatu brzmi: „Rozporządzenie wykonawcze 2018/1912 w art. 45a wprowadza domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca będzie musiał udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy o VAT, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione. Sytuacja taka nie ulegnie zmianie po wejściu wżycie ustawy implementującej prawo unijne”.

Podejście takie potwierdzają również liczne interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”), m.in.:

•      Interpretacja indywidualna z 19 lutego 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.7.2025.1.PRP,

•      Interpretacja indywidualna z 13 lutego 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1023.2024.1.KW,

•      Interpretacja indywidualna z 12 lutego 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.701.2024.1.GK,

•      Interpretacja indywidualna z 29 kwietnia 2020 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.50.2020.1.PJ.

Tym samym, niezależnie od ww. pakietu „Quick Fixes” polscy podatnicy w zakresie dokumentowania WDT mają możliwość również opierać się na wymaganiach określonych przez ustawę o VAT.

Dlatego też w ocenie Spółki gromadzone przez nią dokumenty stanowiące dowody dokonanych dostaw w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (w tym nietransakcyjnego przemieszczenia towarów do innych krajów UE) i tym samym umożliwiające zastosowanie do tych transakcji stawki 0% VAT, nie naruszają regulacji wynikających z Rozporządzenia UE.

Zawarte bowiem w Rozporządzeniu UE regulacje dotyczące dokumentowania WDT ustanawiają jedynie domniemanie, zgodnie z którym w przypadku zgromadzenia określonej dokumentacji uważa się, że doszło do przemieszczenia towarów między państwami członkowskimi, co wiąże się z prawem do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT. Wspomniane domniemanie nie wyłącza jednak możliwości zastosowania stawki 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na podstawie dokumentów gromadzonych przez Spółkę, które są zgodne z ustawą o VAT.

Warunki zastosowania stawki 0% VAT dla WDT

Spółka pragnie wskazać, iż transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zasadniczo podlegają opodatkowaniu według 0% stawki VAT (tzw. zwolnienie z prawem do odliczenia).

Artykuł 42 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje warunki, które muszą zostać spełnione, aby podatnik był uprawniony do zastosowania 0% stawki podatku, tj.: „Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem, że:

1)  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2)  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3)  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE”.

Należy przy tym zaznaczyć, iż stosowanie 0% stawki VAT z tytułu WDT nie powinno być postrzegane jako wyjątek od reguły, lecz jako reguła, od której wyjątkiem jest stosowanie stawki krajowej. Jak bowiem zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 16 stycznia 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1220/11): „Dokonanie dostaw skutkować powinno stawką podatkową 0%, która - wbrew stanowisku Organów - w ramach WDT nie jest żadną stawką preferencyjną, lecz jedyną i podstawową”.

Jak zostało podniesione w opisie sprawy, zarówno warunek wskazany w pkt 1 jak i warunek wskazany w pkt 3 zacytowanego powyżej przepisu, są i będą przez Spółkę spełnione. Spółka bowiem dokonuje i zamierza dokonywać dostaw na rzecz Kontrahentów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie), którzy podadzą go Spółce, a także jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE. Również w przypadku przemieszczeń towarów własnych Spółki warunki te są spełnione, gdyż w takiej sytuacji Spółka jest zarejestrowana do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych w kraju przeznaczenia towarów.

Ponadto, Spółka spełnia i będzie spełniać również warunek, o którym mowa art. 42 ust. 1a ustawy o VAT, tj. składa i będzie składała prawidłowo i terminowo informacje podsumowujące VAT-UE.

Tym samym, kluczowym warunkiem jaki powinien podlegać analizie w celu stwierdzenia, czy Spółce przysługuje prawo do zastosowania 0% stawki VAT w przypadku realizowanych dostaw, jest posiadanie przez nią dokumentacji potwierdzającej, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE (stosownie do ww. treści przepisu art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Dowody dokumentujące wywóz towarów z terytorium Polski i dostarczenie ich na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, wskazanymi powyżej dowodami, są:

1)  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2)  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

-jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego.

Artykuł 42 ust. 4 ustawy o VAT modyfikuje ww. warunki dla przypadków, gdy wywóz towarów dokonywany jest bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy.

Ponadto, zgodnie z treścią przepisu art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty wymienione w ust. 3 nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1)  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

2)  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

3)  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku - inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,

4)  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, iż wymieniony powyżej katalog tzw. dokumentów pomocniczych ma charakter otwarty (na co wskazuje zwrot „w szczególności”), co oznacza, iż podatnik ma prawo potwierdzać fakt dokonania dostawy na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim UE również innymi, niż wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, dokumentami.

Jak wskazują bowiem przedstawiciele doktryny prawa podatkowego, w celu udokumentowania WDT podatnik może posłużyć się w zasadzie zupełnie dowolnymi dokumentami. Takie stanowisko zostało również potwierdzone w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”), w uchwale wydanej przez poszerzony skład siedmiu sędziów, z 11 października 2010 r. (sygn. I FPS 1/10), w której stwierdzono m.in., że przepisy wskazane w art. 42 powinny być stosowane z uwzględnieniem normy określonej w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, w świetle której „Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. Co więcej, NSA wskazał wyraźnie, iż dowody określone w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT nie mają charakteru bezwzględnie obligatoryjnych. Dlatego też w przypadku, gdy podatnik nie dysponuje kompletem dokumentów wskazanych w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, bądź posiadane dokumenty zawierają pewne braki formalne, może on posłużyć się innymi dowodami potwierdzającymi dokonanie dostawy wewnątrzwspólnotowej.

W tej samej uchwale stwierdzono także, że „(...) dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju”.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że dla zastosowania stawki 0% VAT z tytułu WDT nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a jedynie posiadanie jednego z dowodów wskazanych w tym przepisie razem z innymi dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT (bądź też innymi dowodami, niewymienionymi w tym przepisie), które łącznie, jednoznacznie potwierdzają dostawę towarów do finalnego nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE. Zatem Spółka w celu udokumentowania dokonania WDT może posługiwać się wszelkimi posiadanymi dowodami, pod warunkiem, że mają one formę dokumentu.

Odmienny pogląd byłby sprzeczny z zasadą neutralności VAT - na którą szczególną uwagę zwraca TSUE w wyrokach: w sprawie C-409/04 (Teleos plc i in. przeciwko Commissioners of Customs Excise), w sprawie C-146/05 (Albert Collee przeciwko Finanzamt Limburg an der Lahn).

Odnosząc się więc do warunku zawartego w regulacji art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT należy stwierdzić, iż w przypadku Spółki analizie podlegać będą przepisy art. 42 ust. 3 oraz 11 ustawy VAT, określające dokumenty, które stanowią dowód wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem WDT do ich nabywcy.

Analiza dokumentacji gromadzonej przez Spółkę

Ad. 1)

Zestaw 1 obejmujący:

•      Potwierdzenie zamówienia;

•      Lista załadunkowa;

•      Dokument „Load List”;

•      Faktura sprzedażowa;

•      Dokument CMR;

w ocenie Spółki, będzie uprawniał do zastosowania 0% stawki VAT. Poszczególne dokumenty spełniają następujące funkcje dowodowe:

Potwierdzenie zamówienia

Spółka otrzymuje elektroniczne zamówienie od Kontrahenta (e-mail), które zawiera wszystkie kluczowe dane transakcji, w tym numery identyfikacyjne towarów, ilości, ceny i adres dostawy w innym państwie członkowskim UE. Następnie generowane i przesyłane jest zwrotnie potwierdzenie zamówienia. Ten dokument, stanowiąc korespondencję handlową z nabywcą (zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 1 ustawy o VAT), jest dowodem na istnienie transakcji i jej warunków, w tym docelowego miejsca dostawy. Fakt, że proces ten odbywa się elektronicznie i jest automatycznie potwierdzany, nie umniejsza jego mocy dowodowej, co potwierdzają interpretacje dopuszczające dokumenty w formie elektronicznej.

W opinii Spółki, przepisy art. 42 ust. 2, 3 i 11 ustawy o VAT nie zawierają wymogu, by dokumentacja potwierdzająca dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów gromadzona była wyłącznie w formie papierowej. Tym samym, zdaniem Spółki dopuszczalne jest, aby niektóre dokumenty dodatkowe przyjęły formę elektroniczną, bądź też były Spółce przesłane w formie elektronicznej. Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż do takiego wniosku prowadzi m.in. analiza wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 lutego 2009 r. (sygn. III SA/Wa 1909/08), zgodnie z którym: „z przywołanych przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę papierową. Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem”.

Powyżej wskazane podejście jest prezentowane również przez organy podatkowe m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

•      interpretacja z 4 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.480.2022.2.RST;

•      interpretacja z 12 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.480.2020.1.IZ;

•      interpretacja z 1 sierpnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.293.2019.2.PR.

Lista załadunkowa oraz dokument „Load List”

Te dokumenty, tworzone przez pracownika magazynu oraz przez Spółkę, zawierają szczegółową specyfikację towaru (opis, numer systemowy, waga, ilość), datę wysyłki, numer środka transportu oraz docelowy adres wysyłki. Stanowią one integralną część specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku spełniając tym samym wymóg zawarty w art. 42 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT i jednoznacznie potwierdzają, jakie towary opuściły magazyn wykorzystywany przez Spółkę.

Faktura sprzedażowa

W ocenie Spółki, wystawiana przez nią faktura sprzedażowa stanowi kolejny dokument z zestawu potwierdzającego dokonanie WDT, uprawniający do zastosowania 0% stawki VAT zgodnie z art. 42 ustawy o VAT. Przedmiotowa faktura zawiera kluczowe dane transakcyjne, w tym informacje o rodzaju i ilości towarów, numer listy załadunkowej, adres dostawy oraz numer identyfikacyjny VAT nabywcy nadany w innym państwie członkowskim UE. Zestawienie tych elementów pozwala jednoznacznie zidentyfikować transakcję jako WDT oraz potwierdza ustalenia handlowe z Kontrahentami co do przemieszczenia towarów do innego państwa członkowskiego UE. Dodatkowo, w praktyce handlowej Spółki przyjęto, że w przypadku niedostarczenia towaru w ustalonym terminie lub jego uszkodzenia, Kontrahent niezwłocznie zgłasza reklamację. Tego rodzaju zgłoszenia co do zasady stanowią istotny element kontroli realizacji dostawy i potwierdzają, że towary faktycznie trafiły do odbiorcy tj. Kontrahenta. W sytuacji zgłoszenia reklamacji, Spółka podejmuje działania wyjaśniające we współpracy z firmą transportową odpowiedzialną za przewóz towarów. W tym kontekście Spółka wskazuje, że tzw. milcząca akceptacja (brak zgłoszenia niedostarczenia towarów w określonym terminie) jest akceptowana przez organy podatkowe jako dowód dostarczenia towaru (zostało to potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.303.2024.1.GK).

Dokument CMR

Spółka wskazuje, że pomimo, że dokument CMR nie zawiera podpisu odbiorcy towaru, obecność podpisu nadawcy i przewoźnika wraz z danymi odbiorcy (Kontrahenta), miejscem dostawy (adres Kontrahenta w państwie członkowskim UE innym niż Polska), opisem i ilością towaru, oraz numerem listy załadunkowej, stanowi dokument przewozowy potwierdzający, w jaki sposób przemieszczany był towar (w szczególności, jakie było miejsce wysyłki oraz adres docelowy). Spółka podkreśla, że niezależnie od tego, że dokument CMR nie jest podpisany przez nabywcę, przewoźnik (jako podmiot trzeci), podpisując dokument, potwierdza w istocie, że towar został przetransportowany z Polski do innego państwa członkowskiego UE zgodnie z jego treścią, co stanowi w ocenie Spółki wystarczający dowód realizacji dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ponadto, brak podpisu nabywcy na dokumencie CMR jest w przypadku Zestawu 1 zrekompensowany innymi dowodami (np. potwierdzeniem zamówienia czy brakiem reklamacji ze strony nabywcy) świadczącymi o tym, że Kontrahenci potwierdzają przebieg transakcji zgodnie z treścią faktury wystawionej przez Spółkę tj. potwierdzają, że doszło do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Podsumowując, zdaniem Spółki zestawienie tych dokumentów tworzy spójny dowód na to, że towar opuścił terytorium Polski i został dostarczony do Kontrahenta w innym państwie członkowskim UE. Taka kombinacja dokumentów, nawet przy braku podpisu odbiorcy na dokumencie CMR, zdaniem Spółki, w świetle podejścia organów podatkowych i orzecznictwa, uprawnia Spółkę do zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT.

Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 sierpnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.265.2021.1.PC), w której organ podatkowy wskazał, że dla zastosowania 0% stawki VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. Organ podkreślił, że kluczowe jest natomiast, aby podatnik zgromadził takie dokumenty, które łącznie i jednoznacznie potwierdzą fakt wywiezienia towarów z terytorium Polski i ich dostarczenia do nabywcy w innym państwie członkowskim UE. Dodatkowo organ podatkowy wskazał, że nawet w przypadku braku podpisanego listu przewozowego CMR, status WDT może zostać potwierdzony przez inne zestawy dowodów. Przykładowo, w omawianej interpretacji za wystarczające uznano posiadanie faktury ze specyfikacją ładunku w połączeniu ze:

• zbiorczym potwierdzeniem dostaw od przewoźnika (np. załącznik do e-maila z oficjalnego konta przewoźnika, zawierający dane identyfikujące dostawy, lub skan potwierdzenia przygotowanego przez firmę, podpisanego i opieczętowanego przez upoważnionego pracownika przewoźnika);
• wydrukiem informacji o trasie przesyłki z portalu internetowego firmy kurierskiej, zawierającym datę, godzinę i miejsce dostarczenia towaru do odbiorcy;
• potwierdzeniem odbioru towarów bezpośrednio od kontrahenta.

Zgodnie ze stanowiskiem organu wyrażonym w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lutego 2021 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.718.2020.2.JS), mimo braku dokumentu CMR, organ uznał prawo do 0% stawki VAT, jeśli firma posiadała kopię faktury zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, fakturę od przewoźnika towarów, a także, w zależności od wariantu, zbiorcze poświadczenie odbioru przez nabywcę (również w formie elektronicznej) lub dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za transport. Powyższe wskazuje, że dla zastosowania 0% stawki VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT a organy podatkowe koncentrują się na merytorycznym udokumentowaniu rzeczywistego przemieszczenia towarów, a nie na sztywnym katalogu formalnym.

Dodatkowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 października 2020 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.398.2020.1.PK), organ potwierdził, że nawet w sytuacji braku podpisanego międzynarodowego listu przewozowego CMR lub jego całkowitego braku, możliwe jest zastosowanie 0% stawki VAT, o ile zgromadzone zostaną inne dowody. Przykładowo, w analizowanej interpretacji za wystarczające do zastosowania stawki 0% VAT, obok faktury ze specyfikacją ładunku, uznano następujące kombinacje dokumentów:

• potwierdzenie odbioru od kontrahenta, np. w formie korespondencji mailowej zawierającej oświadczenie o odbiorze z danymi identyfikacyjnymi dostaw, odrębnego dokumentu wystawionego przez kontrahenta (z datą i podpisem/pieczęcią), lub kopii dokumentu WZ z podpisem kontrahenta w pozycji „odebrał”;
• potwierdzenie dostarczenia towarów od zewnętrznego przewoźnika, np. w formie korespondencji mailowej z przewoźnikiem potwierdzającej dostawę do miejsca przeznaczenia lub wydruku z systemu śledzenia przesyłki kurierskiej zawierającego datę, godzinę i miejsce dostarczenia.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 1, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 2)

W ocenie Spółki, dokumentacja posiadana przez Spółkę w ramach Zestawu 2 (Zestaw 1 obejmujący również potwierdzenie zapłaty), będzie uprawniała do zastosowania 0% stawki VAT. Poszczególne dokumenty (potwierdzenie zamówienia, lista załadunkowa, dokument „Load List”, faktura sprzedażowa, dokument CMR) spełniają funkcje dowodowe wskazane w Ad. 1). Dodatkowym dokumentem potwierdzającym wywóz towarów jest w Zestawie 2 potwierdzenie zapłaty, które stanowi kolejny, niezależny dowód wskazujący na realizację transakcji handlowej i dostawę towarów poza terytorium kraju. Potwierdzenie zapłaty, takie jak wyciąg bankowy, umożliwia jednoznaczne powiązanie płatności z konkretną fakturą sprzedażową, co dodatkowo wzmacnia wiarygodność dokumentacji.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 2, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 3)

Dokumenty wskazane w Zestawie 3 (Zestaw 1 obejmujący również fakturę dokumentującą usługę transportową), w ocenie Spółki, będzie uprawniał do zastosowania 0% stawki VAT. Poszczególne dokumenty (potwierdzenie zamówienia, lista załadunkowa, dokument „Load List”, faktura sprzedażowa, dokument CMR, faktura dokumentująca usługę transportową) spełniają funkcje dowodowe wskazane w Ad. 1). Spółka podkreśla, że faktura dokumentująca usługę transportową stanowi dokument dodatkowy względem dokumentów w Zestawie 1. Tym samym, skoro dokumenty wskazane w Zestawie 1 są według stanowiska Spółki wystarczające do zastosowania 0% stawki VAT, to również w przypadku Zestawu 3, który jest tożsamy z dokumentami zgromadzonymi w Zestawie 1 i rozszerzone dodatkowo o fakturę za usługę transportową, prawo do zastosowania stawki 0% pozostaje zasadne. Jednocześnie Spółka wskazuje, że faktura za transport nie przesądza samodzielnie o możliwości zastosowania 0% stawki VAT, lecz stanowi jedynie uzupełnienie dokumentacji dowodowej.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 3, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 4)

W ocenie Spółki, dokumenty wskazane w Zestawie 4 (obejmującym pełen komplet dokumentów) będą uprawniały do zastosowania 0% stawki VAT. Poszczególne dokumenty (potwierdzenie zamówienia, lista załadunkowa, dokument „Load List”, faktura sprzedażowa, dokument CMR, potwierdzenie zapłaty i faktura dokumentująca usługę transportową) stanowią komplet dokumentów jakie Spółka może zgromadzić, a skoro dokumenty wskazane w poprzednich zestawach są według stanowiska Spółki wystarczające do zastosowania 0% stawki VAT, to również w przypadku tego zestawu, który stanowi komplet dokumentów, prawo do zastosowania stawki 0% pozostaje zasadne.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 4, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 5)

Dokumenty gromadzone w Zestawie 5 są, w ocenie Spółki, w pełni wystarczający do zastosowania 0% stawki VAT dla nietransakcyjnego przemieszczenia towarów własnych. Pomimo, że w przypadku przemieszczeń własnych nie występują dokumenty typowe dla sprzedaży (jak potwierdzenie zamówienia, faktura sprzedażowa czy potwierdzenie zapłaty), posiadany przez Spółkę komplet dokumentów jednoznacznie potwierdza spełnienie kluczowego warunku, tj. wywóz towarów z terytorium Polski i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego, gdzie Spółka jest zarejestrowana na potrzeby VAT. Jednocześnie, brak powyższych dokumentów jest oczywisty ze względu na charakter dokonywanej transakcji tj. nietransakcyjne przemieszczenie towarów Spółki. Kluczowe w przypadku tego zestawu dokumentów są dokumenty CMR podpisane przez przewoźnika oraz faktura dokumentująca usługę transportową, które potwierdzają realizację przewozu. Brak podpisu nabywcy na dokumencie CMR nie umniejsza waloru dowodowego tego dokumentu i jest jednocześnie naturalną konsekwencją charakteru transakcji, w ramach której nie ma nabywcy będącego podmiotem odrębnym od Spółki. Ponadto, dokumenty takie jak lista załadunkowa oraz dokument „Load List” szczegółowo opisują wysyłany towar, datę wysyłki i adres docelowy, stanowiąc tym samym specyfikację poszczególnych sztuk ładunku w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. Kolejnym dowodem potwierdzającym zamiar i dokonanie przemieszczenia jest dokument „Transfer Order”, który zastępuje fakturę sprzedażową i zawiera istotne informacje dotyczące towarów, adresów początkowego i końcowego, a także numery identyfikacyjne VAT Spółki w obu państwach. Łącznie w ocenie Spółki te dokumenty zapewniają pełne i jednoznaczne potwierdzenie, że doszło do wewnątrzwspólnotowego przemieszczenia towarów, uprawniając Spółkę do zastosowania 0% stawki VAT.

Potwierdzenie stanowiska, zgodnie z którym dla celów zastosowania 0% stawki VAT w przypadku przemieszczeń towarów własnych wystarczający jest dokument od przewoźnika, z którego wynika m. in. fakt wywiezienia określonego towaru z terytorium kraju oraz faktyczne dostarczenie go do innego państwa członkowskiego UE zostało wyrażone m.in.:

• w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 listopada 2024 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.506.2024.1.GK) zgodnie, z którym za wystarczające do zastosowania 0% stawki VAT dla nietransakcyjnego przemieszczenia towarów własnych uznano posiadanie przez wnioskodawcę dokumentów przewozowych otrzymanych od przewoźnika, poświadczających dostarczenie towarów z Polski do klientów końcowych w Rumunii, oraz specyfikacji sztuk ładunku sporządzonej przez wnioskodawcę. Organ wskazał, że: „Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. (...) posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty w odniesieniu do nietransakcyjnej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów pomiędzy X jako polskiego podatnika VAT UE, a Y jako rumuńskiego podatnika VAT UE, tj. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika poświadczające, że towary wysyłane z terytorium Polski dostarczone zostały na terytorium Rumunii do klientów końcowych oraz specyfikację sztuk ładunku sporządzoną przez Wnioskodawcę, stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy, będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (Rumunii), a w konsekwencji będą upoważniały Wnioskodawcę (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do nietransakcyjnej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 3 ustawy (art. 42 ust. 14 ustawy)”.
• w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 stycznia 2014 r. (sygn. IPPP3/443-1000/13-2/LK), zgodnie z którą dla zastosowania 0% stawki VAT dla nietransakcyjnego przemieszczenia towarów własnych, nie jest wymagane posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych szczegółowo w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a jedynie dokumentów, które łącznie potwierdzają rzeczywiste przemieszczenie towarów. Powyższa interpretacja wskazuje, że wystarczające są takie dokumenty, które udowadniają fakt wywozu towaru z terytorium kraju oraz jego dostarczenie do innego państwa członkowskiego UE. W przedstawionym stanie faktycznym, wnioskodawca wskazał, że „W dokumentach przewozowych jako odbiorca będzie wskazana firma zajmująca się logistyką magazynową na terenie Anglii i ona będzie potwierdzać odbiór towaru”. Organ uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe, co sugeruje, że dokumenty przewozowe wraz z potwierdzeniem odbioru towaru przez firmę logistyczną w kraju przeznaczenia (Wielkiej Brytanii) były wystarczające do spełnienia warunków dokumentacyjnych dla 0% stawki VAT. Ponadto, jak wskazał organ podatkowy: „ważne jest to, aby przedmiotowe dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został wywieziony z terytorium kraju oraz został faktycznie dostarczony do innego państwa członkowskiego”. W związku z powyższym, istotne jest potwierdzenie przemieszczenia, a nie posiadanie każdego z elementów katalogu zawartego w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 5. Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT w zakresie nietransakcyjnego przemieszczenia towarów własnych.

W świetle powyższego Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska w interpretacji indywidualnej, o którą występuje złożonym wnioskiem.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy:

Jednocześnie, w myśl art. 13 ust. 3 ustawy:

Ogólną definicję pojęcia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stanowi art. 13 ust. 1 ustawy. Zgodnie z jego treścią, wewnątrzwspólnotową dostawą towarów jest wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy, na terytorium innego państwa członkowskiego niż Polska. Elementem, który musi wystąpić, aby uznać daną czynność za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, jest wywóz towaru z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego. Jednak podkreślić należy, że dostawą wewnątrzwspólnotową nie jest sama czynność faktyczna, jaką jest wywóz towarów. Wywóz ten musi bowiem nastąpić w wyniku dokonania dostawy. Jest to warunek konieczny, stanowiący odbicie warunków dotyczących nabycia, gdzie wymaga się, aby miało miejsce nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, co następuje w wyniku dokonanej dostawy.

Szczególnym przypadkiem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest przemieszczenie towarów własnych podatnika z kraju do innego państwa członkowskiego niż Polska. Art. 13 ust. 3 ustawy rozszerza pojęcie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na czynności, które nie mają charakteru czynności dwustronnych, polegających na przemieszczeniu towarów przedsiębiorstwa z Polski do innego państwa członkowskiego, w którym mają posłużyć do działalności gospodarczej podatnika. W przypadku tej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów polski dostawca pełni równocześnie rolę nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:

Dla uznania danej czynności za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów musi zaistnieć wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego, w wyniku dokonania dostawy tych towarów (przeniesienia prawa do rozporządzania towarami jak właściciel).

Zatem, co do zasady, przy spełnieniu warunków dotyczących podmiotów biorących udział w transakcji, w przypadku gdy w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy następuje wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE występuje wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w sprzedaży, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Szwecji. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Spółka składa informacje podsumowujące VAT-UE zgodnie z treścią przepisu art. 100 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy zawierające dane określone w art. 100 ust. 8 ustawy. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Spółki jest dystrybucja mebli do wyposażenia domu. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa meble przede wszystkim od podmiotu powiązanego (...) Spółki Sp. z o.o. Ponadto, Spółka wykorzystuje powierzchnię magazynową należącą do Spółki PL m.in. do przechowywania uprzednio nabytych mebli. Następnie te towary sprzedawane są do kontrahentów Spółki w Polsce, innych krajach UE oraz poza UE. Możliwe są też sytuacje, w których Spółka dokonuje przemieszczenia towarów własnych do innego kraju UE, w szczególności do Szwecji. Przedmiotem wniosku są transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, o których mowa w art. 13 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy. W każdym z przypadków miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia (tj. zakończenia transportu) jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Nabywcy towarów (Kontrahenci) są zarejestrowani do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych w kraju zakończenia transportu. Również w przypadku przemieszczenia towarów własnych, Spółka jest zarejestrowana do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych w państwie członkowskim UE, w którym następuje zakończenie transportu. Spółka, w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT, gromadzi dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z kraju i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż terytorium Polski.

Jak wynika z treści wniosku, zestaw posiadanych przez Spółkę dokumentów może się różnić dla poszczególnych transakcji. Można jednak wyróżnić, że Spółka posiada/będzie posiadać Zestawy 1-5 dokumentów na moment złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą ustalenia czy Spółka ma/będzie miała prawo zastosować stawkę podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie dokumentów wymienionych w Zestawach 1-4 oraz przemieszczeniem towarów własnych Spółki wymienionym w Zestawie 5.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości należy wskazać, że od 1 stycznia 2020 r. w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:

Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca musi udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:

Jak stanowi art. 42 ust. 14 ustawy:

Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie. Podkreślić należy, że zakwalifikowanie danej transakcji jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem.

W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji).

Ponadto NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto należy zauważyć, że ustawa nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym, że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. List przewozowy opisany w Rozdziale III Konwencji Genewskiej o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 238, z późn. zm.), jest niewątpliwie dowodem zawarcia umowy przewozu. Zgodnie z art. 4 oraz art. 9 Konwencji Genewskiej list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu, warunków tej umowy oraz przyjęcia towaru przez przewoźnika, o ile nie zostanie przeprowadzony dowód przeciwny.

Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Wobec powyższego dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto wskazać należy, że faktura sprzedaży wypełnia znamiona specyfikacji, tj. zawiera dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będącego przedmiotem dostawy, umożliwiając jego identyfikację.

Za możliwością uznania, iż faktura stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przemawia ugruntowana w tym zakresie praktyka organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. Dla przykładu, w wyroku z 9 grudnia 2009 r. o sygn. I FSK 1388/08, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż: „(...) nie wydaje się, by podatnik był zmuszony do posiadania w swej dokumentacji odrębnej specyfikacji dostarczanych w ramach VAT towarów, jeśli specyfikacja taka została zawarta w fakturze VAT. (...). Jeżeli na fakturze wskazano dane, jakie powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (tj. m.in. nazwę i ilość towarów), faktura taka w istocie stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. (...) posiadanie w takim przypadku odrębnej od faktury specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku nie jest konieczne do zastosowania 0% VAT w przypadku WDT (...)”.

Jak wynika z opisu sprawy, Spółka w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT gromadzi i będzie gromadzić dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z kraju i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż terytorium Polski. Spółka dokonuje i zamierza dokonywać dostaw na rzecz Kontrahentów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie), którzy podadzą go Spółce, a także jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE. Ponadto wskazano, że Spółka przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiada oraz będzie posiadać dokumenty opisane w poszczególnych Zestawach. Spółka składa oraz będzie składała zawierające prawidłowe dane informacje podsumowujące, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy, dotyczące sprzedaży towarów, w ustawowo przewidzianych terminach.

W odniesieniu do realizowanych dostaw w celu potwierdzenia wywozu towarów, Spółka posiada/będzie posiadać zestawy dokumentów, które zawierają/będą zawierać m.in.:

Potwierdzenie zamówienia: Proces składania zamówień przez Kontrahentów odbywa się drogą elektroniczną, poprzez przesłanie zamówienia w formie wiadomości e-mail. Zamówienia te zawierają specyfikację zamawianych towarów, ich ilości, ceny, a także adres dostawy, który znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Po otrzymaniu zamówienia od Kontrahenta, pracownicy działu obsługi sprzedaży Spółki wprowadzają dane z zamówienia do wewnętrznego systemu informatycznego Spółki. Następnie, system generuje potwierdzenie zamówienia, które jest przesyłane zwrotnie do Kontrahenta. Powyższe potwierdzenie zawiera wszystkie istotne elementy zamówienia, w tym numery identyfikacyjne towarów, ilości, ceny jednostkowe, wartość zamówienia, a także potwierdzenie adresu dostawy. Potwierdzenie zamówienia służy jako oficjalne potwierdzenie zawarcia transakcji pomiędzy Spółką a Kontrahentem. W przypadku braku zgłoszenia uwag do potwierdzenia zamówienia w określonym terminie uznaje się, że Kontrahent potwierdza prawidłowość jego treści. Ze względu na charakter transakcji potwierdzenie zamówienia nie jest dostępne w przypadku przemieszczeń towarów własnych.

Potwierdzenie zapłaty: Spółka stosuje zróżnicowane warunki płatności dla poszczególnych Kontrahentów, uzależnione od historii współpracy, wiarygodności płatniczej oraz indywidualnych ustaleń handlowych. W niektórych przypadkach, przed rozpoczęciem produkcji i wysyłki towarów, wymagane są przedpłaty od Kontrahentów. W innych przypadkach, Spółka ustala termin płatności faktury na określony dzień po dacie wystawienia faktury lub dacie dostawy towarów. W związku z tym, w wielu przypadkach, w momencie składania JPK VAT za dany okres rozliczeniowy, Spółka nie posiada jeszcze potwierdzenia zapłaty za dostarczone towary. Potwierdzenia zapłaty (np. wyciągi bankowe) otrzymywane są wtedy z opóźnieniem, po terminie złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy. Na podstawie treści potwierdzeń zapłaty Spółka ma każdorazowo możliwość powiązania ich z fakturami sprzedażowymi. Ponadto, ze względu na charakter transakcji potwierdzenia zapłaty nie są dostępne w przypadku przemieszczeń towarów własnych.

Lista załadunkowa oraz dokument „Load List”: Po wysłaniu towaru wystawiane są następujące dokumenty:

• Lista załadunkowa tworzona przez pracownika magazynu zawierająca m.in. szczegółową specyfikację towaru (m.in. opis, numer systemowy, waga, ilość), datę wysyłki, numer środka transportu;
• Dokument „Load List” wystawiany przez Spółkę zawierający m.in. numer listy załadunkowej, listę wysyłanych towarów (m.in. numer systemowy towaru, ilość, waga), docelowy adres wysyłki.

Faktura sprzedażowa/dokument „Transfer Order”: Faktura wystawiania przez Spółkę zawiera m.in. dane towarów, numer listy załadunkowej, adres dostawy itp. Faktury sprzedażowe nie są wystawiane w przypadku przemieszczeń towarów własnych Spółki. Zamiast tego, wystawiany jest dokument o nazwie „Transfer Order” zawierający m.in. dane towarów, adresy miejsca rozpoczęcia oraz zakończenia transportu, numery nadane do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych Spółki w Polsce oraz w kraju zakończenia transportu, podstawę opodatkowania towarów, datę wysyłki.

Faktura dokumentująca usługę transportową: w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka realizuje również sprzedaż na warunkach Incoterms: Ex Works (EXW). W przypadku sprzedaży na warunkach EXW, Kontrahent ponosi odpowiedzialność za organizację transportu towarów z zakładu Spółki do miejsca przeznaczenia. W związku z tym, Spółka nie jest stroną umowy przewozu i nie otrzymuje dokumentów transportowych od przewoźnika. W takich przypadkach, Kontrahent organizuje transport we własnym zakresie lub zleca go zewnętrznej firmie transportowej. W przypadku ustalenia warunków innych niż EXW, Spółka powinna być jednak w posiadaniu faktury od przewoźnika dokumentującej usługę transportową.

Dokument CMR: Spółka otrzymuje dokument CMR odnoszący się do poszczególnych dostaw zawierający dane nadawcy, dane odbiorcy (Kontrahenta), miejsce dostawy towaru (adres Kontrahenta w państwie członkowskim UE innym niż Polska), opis towaru, ilość towaru, nr listy załadunkowej oraz datę wystawienia dokumentu. Dokument jest podpisany przez nadawcę oraz przewoźnika, natomiast nie zawiera podpisu odbiorcy towaru.

W sytuacji, gdy towar nie dotrze do Kontrahenta w ustalonym terminie lub dotrze uszkodzony, Kontrahent zgłasza reklamację do Spółki. Wówczas, Spółka podejmuje działania wyjaśniające, we współpracy z firmą transportową odpowiedzialną za przewóz towarów.

Można wyróżnić następujące zestawy dokumentów posiadane przez Spółkę na moment złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy:

•      Zestaw 1 (dotyczący dostaw na warunkach EXW):

o  Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

•      Zestaw 2 (Zestaw 1 obejmujący również potwierdzenie zapłaty):

o   Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

o Potwierdzenie zapłaty;

•      Zestaw 3 (brak potwierdzenia zapłaty):

o    Potwierdzenie zamówienia; 

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

o Faktura dokumentująca usługę transportową;

•      Zestaw 4 (pełen zestaw dokumentów):

o Potwierdzenie zamówienia;

o Lista załadunkowa;

o Dokument „Load List”;

o Faktura sprzedażowa;

o Dokument CMR;

o Potwierdzenie zapłaty;

o Faktura dokumentująca usługę transportową;

Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy, dokument CMR wchodzący w skład Zestawów 1–4 zawiera pełne dane identyfikujące nadawcę, przewoźnika oraz miejsce zakończenia transportu, jednakże nie zawiera podpisu odbiorcy. Dokument jest przekazywany Spółce po zrealizowaniu dostawy do Kontrahenta i zawiera pieczęć nadawcy i przewoźnika. Co bardzo istotne, przewoźnik umieszcza na dokumencie swoją pieczęć, w związku z czym Spółka otrzymuje potwierdzenie wykonania przewozu zgodnie z adresem widniejącym w dokumencie. Należy zatem zgodzić się z Państwem, że przewoźnik przekazując dokument CMR Spółce, potwierdza, że dostarczył towar na adres wskazany na dokumencie. W konsekwencji dokument CMR w posiadaniu Spółki pozwala na potwierdzenie faktycznego dostarczenia towarów do miejsca przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Ponadto w Zestawach 2 i 4 Spółka posiada/będzie posiadać jako dowód uzupełniający potwierdzenie zapłaty. Jak wynika z opisu sprawy, na etapie składania zamówienia strony uzgadniają warunki dostawy, orientacyjny okres dostarczenia towarów oraz warunki płatności. Potwierdzenie zamówienia określa w szczególności planowany tydzień dostawy oraz termin płatności, liczony jako określona liczba dni od daty wystawienia faktury. Faktury sprzedażowe są wystawiane po dokonaniu dostawy towarów. A zatem, z treści zamówienia (wskazującego termin płatności oraz przewidywany termin dostawy) oraz faktury sprzedażowej (stanowiącej moment początkowy dla obliczenia terminu płatności) wynika, że płatność za towary jest dokonywana w momencie, w którym towary powinny być dostarczone do Kontrahenta. Jak sami Państwo wskazaliście, dokonanie płatności za towar w oparciu o zamówienie i fakturę oraz brak zastrzeżeń Kontrahenta dotyczących przebiegu transakcji, jest traktowane przez Spółkę jako dowód potwierdzający, że transakcja przebiegła prawidłowo i towary zostały dostarczone do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. W konsekwencji potwierdzenie zapłaty, które zawiera dane (takie jak numer faktury), umożliwiające jednoznaczne powiązanie płatności z konkretnym zamówieniem, pozostaje w ścisłym związku z dostarczeniem towarów do Kontrahenta i potwierdza faktyczne wykonanie transakcji.

W związku z powyższym należy uznać, że gromadzone przez Spółkę dokumenty w Zestawach 1-4 stanowią/będą stanowić dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej na rzecz Kontrahentów, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzać dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do Kontrahentów na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Tym samym, dokumenty gromadzone w Zestawach 1-4, przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy, upoważniają/będą upoważniały Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT).

Jak wynika z opisu sprawy Spółka dokonuje również przemieszczenia własnych towarów. Spółka posiada/będzie posiadać w swojej dokumentacji następujący zestaw dokumentów (Zestaw 5):

• Lista załadunkowa;
• Dokument „Load List”;
• Dokument „Transfer Order”;
• Dokument CMR;
• Faktura dokumentująca usługę transportową.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że ustawa o VAT wyodrębnia wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) w klasycznej „transakcyjnej” postaci (art. 13 ust. 1 ustawy) oraz tzw. „nietransakcyjnej” (art. 13 ust. 3 ustawy), przez którą należy rozumieć transport składników majątkowych przedsiębiorstwa do innego państwa członkowskiego w celu prowadzenia tam działalności gospodarczej, mimo że w takim przypadku nie następuje przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. „Nietransakcyjna” WDT jest konstrukcyjnie odmienna od jej klasycznej, „transakcyjnej” formy. Nie dochodzi bowiem do dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy, a jedynie do przemieszczenia towarów przez podatnika w ramach prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa. W czynności tej uczestniczy wyłącznie jeden podmiot.

Opisana w art. 13 ust. 3 ustawy czynność jest uznawana za WDT, a zatem ustawodawca zrównał ją z „transakcyjną” WDT.

Pomimo tego, że przemieszczenia towarów dokonuje jeden podmiot, to posiada on dwa odmienne statusy podatnika w różnych państwach członkowskich, co oznacza, że w istocie, w tym specyficznym przypadku, WDT dokonywana jest na rzecz innego podatnika.

O tym, że przy „nietransakcyjnej” WDT podatnik działa w podwójnej roli świadczy to, że do tej transakcji podatnik stosuje przepisy, które dotyczą „transakcyjnej” WDT – np. art. 13 ust. 6 ustawy, bądź regulacji warunkujących skorzystanie ze stawki 0%. Tym samym regulacje dotyczące „transakcyjnej” WDT powinny odpowiednio znaleźć zastosowanie do WDT w formie „nietransakcyjnej”, o czym stanowią również poruszane już przepisy art. 42 ust. 1 i ust. 14 ustawy, zgodnie z którymi:

Z powyższego wynika, że podatnik w przypadku „nietransakcyjnej” WDT występuje jednocześnie jako dokonujący dostawy i nabywca, i aby skorzystać ze stawki 0% musi posiadać właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych w państwie nabywcy, posiadać dowody wywiezienia towarów z kraju oraz być podatnikiem VAT-UE. Tym samym mamy do czynienia z jednym podmiotem, ale dla celów VAT posiada on odrębny status na terenie różnych państw UE.

Charakter „nietransakcyjnej” WDT wyklucza istnienie sytuacji, w której podatnik - dostawca nie posiada statusu podatnika w państwie członkowskim, do którego dokonuje przemieszczenia towarów. To przemawia również za obowiązkiem wystawienia faktury na podstawie ww. art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy. Przyjąć bowiem należy, że „nietransakcyjna” WDT dokonywana jest na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze.

I tak w myśl art. 2 pkt 31 ustawy:

Zasady dotyczące wystawiania faktur zostały zawarte w rozdziale 1 Działu XI ustawy.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

A zatem, podatnik przemieszczający własne towary z Polski do innego kraju UE zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy ma obowiązek wystawić fakturę, ponieważ w transakcji podatnik ten będzie występować w podwójnej roli jako dostawca, w tym przypadku polski podatnik podatku VAT oraz jako nabywca towaru przemieszczanego z Polski na terytorium innego państwa członkowskiego UE, w którym Spółka jest zarejestrowana do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Spółka w celu potwierdzenia dokonania wewnątrzwspólnotowego nietransakcyjnego przemieszczenia własnych towarów z Polski do innego kraju UE będzie posiadać listę załadunkową, dokument „Load List”, dokument „Transfer Order”, dokument CMR oraz fakturę dokumentującą usługę transportową. Jak wynika z opisu sprawy, faktury sprzedażowe nie są wystawiane w przypadku przemieszczeń towarów własnych Spółki. Zamiast tego, wystawiany jest dokument „Transfer Order” zawierający m.in. dane towarów, adresy miejsca rozpoczęcia oraz zakończenia transportu, numery nadane do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych Spółki w Polsce oraz w kraju zakończenia transportu, podstawę opodatkowania towarów, datę wysyłki. Jak już ustaliłem, Spółka przemieszczając własne towary z terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej zgodnie z art. 106a w zw. z art. 106b ust. 1 ustawy zobowiązana jest/będzie udokumentować te transakcje poprzez wystawienie faktury na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy. Zgodnie z ww. przepisami podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, przez którą w myśl art. 2 pkt 22 ustawy rozumie się między innymi wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Zatem Spółka dokonując wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 3 ustawy, powinna udokumentować przedmiotową czynność poprzez wystawienie faktury.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy prawa, Spółka w celu zastosowania stawki VAT w wysokości 0% dla nietransakcyjnych przemieszczeń towarów własnych z Polski do innego kraju UE, powinna posiadać nie tylko dokumenty określone w Zestawie 5 (lista załadunkowa, „Load List”, „Transfer Order”, CMR, faktura dokumentująca usługę transportową), lecz również dokumentować ww. przemieszczenia towarów własnych fakturą. Spółka dokumentując wewnątrzwspólnotowe nietransakcyjne przemieszczenia towarów własnych na podstawie ww. dokumentów oraz jedynie „Transfer Order” (a nie fakturą) nie jest/nie będzie uprawniona w tym przypadku do zastosowania stawki VAT w wysokości 0%.

Zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe w odniesieniu do dokumentów gromadzonych dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wskazanych w Zestawach 1-4 oraz za nieprawidłowe w przypadku przemieszczeń towarów własnych Spółki określonych w Zestawie 5.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji należy wskazać, że interpretacje indywidualne są wydawane w indywidualnych sprawach i nie wiążą w sprawach innych podatników, co jest zrozumiałe zważywszy na różnorodność i odmienność okoliczności faktycznych występujących w każdej z indywidualnych spraw podlegających rozstrzygnięciu.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informuję, że wydając interpretację nie przeprowadzam postępowania dowodowego i opieram się wyłącznie na elementach stanu przedstawionych we wniosku. Wszystkie gromadzone dokumenty na okoliczność wywozu towarów z Polski do innego kraju mogą być przedmiotem postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzanej przez właściwy organ podatkowy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.