Ustalenie czy Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane kontrahentom nie mogą zostać uznane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy.
Spółka A. GmbH, z siedzibą w Szwajcarii, zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce, planuje wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Dodatkowo, zamierza generować i przesyłać kontrahentom wizualizacje tych faktur w formacie PDF. Wizualizacje będą zawierać te same dane obowiązkowe co faktura ustrukturyzowana, numer KSeF, datę i kod QR. Mogą jednak zawierać dodatkowe dane lub prezentować dane w inny sposób (np. zmiana…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
11 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia czy Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane kontrahentom nie mogą zostać uznane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy. Uzupełnili go Państwo pismem z 13 marca 2026 r. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. GmbH (dalej: Wnioskodawca ) jest spółką z siedzibą w Szwajcarii i zarejestrowanym w Polsce, czynnym podatnikiem VAT.
Wnioskodawca planuje wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), zgodnie z wymogami ustawy o VAT, a dodatkowo, udostępniać kontrahentom ich wizualizacje w sposób opisany poniżej.
Zgodnie z założeniami, proces przesyłania faktur będzie wyglądać następująco:
Krok 1:
Wnioskodawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML w KSeF, która będzie zawierała wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej (dalej jako: schema). Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, Wnioskodawca otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), na którym będzie widniał nadany jej numer KSeF faktury.
Krok 2:
Wnioskodawca wygeneruje oraz prześle kontrahentowi wizualizację faktury w formacie PDF (dalej: Wizualizacja PDF).
Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto, aby uniknąć wątpliwości co do tego, że Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, Wnioskodawca umieści w tym dokumencie numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez wyżej wspomniane UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.
Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT.
Może być również tak, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy o VAT. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Wizualizacji PDF.
Ponadto, niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Niemniej będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść.
Zarówno kontrahenci jak i Wnioskodawca dążą do utrzymania równoległego względem faktur ustrukturyzowanych przesyłania Wizualizacji PDF, gdyż umożliwiają one uwzględnienie w jednym dokumencie wszystkich elementów obowiązkowych, które reguluje odpowiednio art. 106e oraz 106j ustawy o VAT, jak również dodatkowych danych, które wynikają z uwarunkowań biznesowych.
Pytanie
Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska, że Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego, nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy: Wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane kontrahentom jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego stanowią prawidłowy sposób odwzorowania i udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, a tym samym nie można ich uznać za faktury dokumentujące zdarzenia odrębne od wykazanych na fakturach ustrukturyzowanych, ani w konsekwencji - za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek odrębnej zapłaty wykazanego w nich podatku VAT (tj. niezależnie od obowiązku zapłaty podatku należnego wykazanego na fakturach ustrukturyzowanych).
Uzasadnienie stanowiska
Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać KSeF, zdefiniowany w art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT jako system teleinformatyczny służący do m.in. wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Podmioty wyłączone z tego obowiązku będą mogły korzystać z tego systemu na zasadzie dobrowolności. Zgodnie natomiast z art. 106nc ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą i otrzymywaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiot w realizujących zadania publiczne.
Przepisy określają przypadki, w których istnieje obowiązek udostępnienia nabywcy faktury ustrukturyzowanej w sposób z nim uzgodniony, w tym poza KSeF (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), ale jednocześnie nie sprzeciwiają się temu, aby faktura wystawiona w KSeF była dobrowolnie (dodatkowo) udostępniania kontrahentowi poza KSeF.
Szersze omówienie kwestii udostępniania faktur ustrukturyzowanych nabywcy poza KSeF zostało uwzględnione w uzasadnieniu do projektu ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towar w i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) - druk sejmowy 3242 z 17 maja 2023 r. Ustawodawca posłużył się w nim - w stosunku do faktury ustrukturyzowanej udostępnianej poza KSeF - pojęciem „wizualizacji”. Proponowane przez ustawodawcę rozwiązanie techniczne zakłada, że podatnik może fakturę ustrukturyzowaną zwizualizować do innego formatu, jakim może być przykładowo PDF. Niemniej ani ta ustawa ani uzasadnienie nie wskazują, że istnieje jakikolwiek katalog zamknięty formatów, w jakich można przekazać fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF. W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, możliwe jest użycie dowolnego formatu pliku, w tym przykładowo właściwego dla dokumentów i komunikatów przesyłanych przez EDI (najczęściej XML) czy dokument PDF. Wizualizację PDF można więc uznać za wizualizację faktury ustrukturyzowanej, która realizuje obowiązek udostępnienia faktur wystawionych w KSeF poza tym systemem. Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, wizualizacja taka może być przekazywana kontrahentom również dobrowolnie, ponieważ stanowi ona dodatkową dokumentację, a nie odrębną fakturę.
Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej decyduje jej wystawca. Przykładowo, w odpowiedzi na pytanie jednego z ogólnopolskich dzienników, Zespół Techniczny resortu finansów wskazał, że dozwolone jest umieszczenie na wizualizacji faktury informacji dodatkowych, które nie zostały ujęte w schemie, takich jak np. logo, numer KSeF, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem, czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży (...).
W związku z tym, w ocenie Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań do umieszczania na wizualizacji faktur ustrukturyzowanych dodatkowych danych (tj. innych niż te, które wymagane są przez ustawę o VAT oraz techniczne uwarunkowania schemy). Istotne jest wyłącznie, aby informacje ujęte w wizualizacji nie wpływały na przedmiot, wartość oraz charakter transakcji jako czynności opodatkowanej VAT.
Mając na względzie powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dla zachowania zgodności danych w KSeF i danych na fakturze udostępnionej poza KSeF, kluczowe jest:
W ocenie Wnioskodawcy, w omawianym przypadku spójność pomiędzy informacjami przesłanymi do KSeF a danymi zamieszczonymi na wizualizacji udostępnianej poza KSeF (tj. w Wizualizacji PDF) będzie w pełni zachowana, ponieważ dane zawarte w Wizualizacji PDF nie będą sprzeczne z danymi w KSeF, tzn. nie będą prowadzić do różnych wniosków w zakresie tego samego zdarzenia gospodarczego. Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie dane zawarte na przesłanej już do KSeF fakturze, które będą identyczne - nie dojdzie zatem do jakiejkolwiek ingerencji w dane, o których mowa w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT. Ponadto, Wizualizacja PDF nie dokumentuje odrębnego zdarzenia gospodarczego, lecz stanowić będzie jedynie odzwierciedlenie/wizualizację faktury uprzednio wystawionej/przesłanej w/do KSeF.
Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, opisane w zdarzeniu przyszłym przykłady rozszerzenia zakresu danych w Wizualizacji PDF nie wprowadzą odbiorcy w błąd. Dla klienta Wnioskodawcy, otrzymanie pewnych dodatkowych informacji jest istotne dla celów dokumentacyjnych, w głównej mierze związanych ze stosowaniem norm branżowych czy kontraktowych. Jednocześnie dane te nie mają znaczenia dla podatkowej oceny danej transakcji (gdyby miały, ustawodawca wprowadziłby obowiązek prezentacji tych danych na fakturze ustrukturyzowanej). Rozszerzenie informacji nie zaburzy odbiorcy czytelności wizualizacji w formie Wizualizacji PDF, ponieważ będzie on posiadał wiedzę i narzędzia, by otrzymane dane odpowiednio odczytać, zinterpretować i przeprocesować. Analogicznie, niewielkie różnice w sposobie prezentacji wybranych danych (np. inna nazwa nagłówka), nie będą miały wpływu na czytelność dokumentów oraz nie będą prowadzić odbiorców tych dokumentów do innych wniosków w zakresie danej transakcji.
Co istotne, Wizualizacja PDF będzie zawierała dane wystawionej wcześniej faktury ustrukturyzowanej (numer KSeF oraz datę przesłania faktury do KSeF), a także kod QR, dzięki czemu odbiorca Wizualizacji PDF będzie mógł w oczywisty sposób zidentyfikować, że dokument ten nie stanowi odrębnej faktury, a wyłącznie wizualizację faktury ustrukturyzowanej. Nie dojdzie zatem do wprowadzenia odbiorcy w błąd co do ilości faktur wystawionych w ramach jednego zdarzenia gospodarczego.
Dopuszczalność udostępniania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która zawiera szerszy zakres danych niż faktura wysłana do KSeF oraz prezentuje dane w nieco inny sposób niż faktura wysłana do KSeF potwierdził również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK z dnia 11 czerwca 2024 r. Organ potwierdził, że taka wizualizacja jest dopuszczalna, jeśli nie zawiera sprzeczności względem faktury wysłanej do KSeF oraz jeżeli informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzają w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Dodatkowo, musi ona zawierać kod QR. W ocenie Wnioskodawcy, Wizualizacja PDF przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego spełnia te warunki, więc jest dopuszczalną formą wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.
Odnosząc powyższe do zagadnienia tzw. pustych faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawca uważa, że Wizualizację PDF należy uznać za wizualizację faktury ustrukturyzowanej (innymi słowy, fakturę ustrukturyzowaną przekazywaną odbiorcy w sposób z nim uzgodniony), a nie drugą fakturę dokumentującą to samo zdarzenie gospodarcze, ani tym bardziej fakturę dokumentującą inną operację gospodarczą. W związku z tym nie można uznać, że po stronie Wnioskodawcy wystąpi odrębny obowiązek zapłaty VAT zarówno od wystawionej faktury ustrukturyzowanej, jak i Wizualizacji PDF.
W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom w opisanym zdarzeniu przyszłym nie można uznać za tzw. puste faktury, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b pkt 26 i 27;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.
Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.
Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej zwanym KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. (ustawa zmieniająca weszła w życie z 1 lipca 2024 r.).
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do treści art. 106ga ust. 1 ustawy:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Według art. 106gb ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zgodnie z treścią art. 106gb ust. 5 ustawy:
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Spółka planuje wystawiać faktury ustrukturyzowane zgodnie z wymogami ustawy, a dodatkowo, udostępniać kontrahentom ich wizualizacje w sposób opisany poniżej.
Spółka wystawi fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, która będzie zawierała wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz schemat faktury ustrukturyzowanej. Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, Spółka otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru, na którym będzie widniał nadany jej numer KSeF faktury.
Spółka wygeneruje oraz prześle kontrahentowi wizualizację faktury w formacie PDF. Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto, aby uniknąć wątpliwości co do tego, że Wizualizacja PDF stanowi odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej oraz nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, Spółka umieści w tym dokumencie numer KSeF faktury, datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.
Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji.
Może się zdarzyć, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Ponadto, niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, np. zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Niemniej będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy Wizualizacji PDF wystawianych i przesyłanych kontrahentom nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.
Aby odpowiedzieć na zadane przez Państwa pytanie należy wskazać, że zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
W myśl art. 108 ust. 2 ustawy:
Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.
Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu - poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) - może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).
W omawianej sprawie konieczne jest zatem ustalenie, czy wystawiane przez Państwa Wizualizacje PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.
Trzeba mieć na uwadze, że faktury ustrukturyzowane (tj. wystawiane przy użyciu KSeF) przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA (3). Udostępnienie kontrahentom tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie (w zależności od preferencji nabywcy). Ponadto należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji).
Przepisy ustawy nie określają wymogów jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.
Z opisu sprawy z jednej strony wynika, że Wizualizacja PDF będzie stanowiła odzwierciedlenie wystawionej w KSeF faktury, tj. będzie zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Ponadto umieszczą Państwo w Wizualizacji PDF numer KSeF faktury (którego nadanie potwierdzone jest poprzez UPO), datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (tzw. kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy.
Spółka wskazuje także, że Wizualizacja PDF może zawierać - oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej - dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy.
Jednocześnie z wniosku wynika też, że niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”.
Ponadto Spółka wskazała również, że może mieć miejsce sytuacja, kiedy faktura ustrukturyzowana zawierać będzie informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Natomiast kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa wykazanej w Wizualizacji PDF kwocie należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy. Również pozostałe kwoty wymienione jako obowiązkowe w art. 106e ust. 1 ustawy będą identyczne na fakturze ustrukturyzowanej oraz w Wizualizacji PDF.
Odnosząc się zatem do powyższych różnic pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej i na Wizualizacji PDF należy stwierdzić, że tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej.
Jak już wskazałem powyżej struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Jeśli więc zostaną one umieszczone na fakturze w KSeF powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę.
W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA(3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.
Zatem w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zwierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy.
W efekcie Państwa stanowisko uznaję za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Jednocześnie wskazujemy, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo