Interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.154.2026.1.LM

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych i otrzymanych poza systemem KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (…) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”). Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy (…) z siedzibą w (…), Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: (…), posiadającą nadany NIP: (…) oraz REGON: (…). Spółka posiada na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o CIT.

Wnioskodawca jest również czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonującym przede wszystkim czynności opodatkowane na terytorium Polski. Przeważający przedmiot działalności Spółki to sprzedaż detaliczna mebli, sprzętu oświetleniowego, artykułów stołowych oraz pozostałych artykułów użytku domowego (PKD 47 55 Z).

Wnioskodawca, ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywa różne towary i usługi. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usług (dalej również jako: „Dostawcy”) są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty VAT wyrażone w złotych (dalej również jako: „Faktury Zakupowe”).

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również jako: „KSeF”), od 1 lutego 2026 r., Spółka otrzymuje od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Obecnie niektórzy kontrahenci Spółki przekazują informacje, że pomimo ustawowego obowiązku wystawiania i przesyłania faktur w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będą oni gotowi do realizacji tego obowiązku w wymaganym terminie. Więc z przyczyn technicznosystemowych wielu kontrahentów Spółki do czasu pełnego wdrożenia odpowiednich rozwiązań lub podjęcia innych niezbędnych kroków do wysyłania faktur w formie ustrukturyzowanej zamierza przekazywać Spółce faktury w dotychczasowy sposób – czyli w formie papierowej i elektronicznej.

W rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki wynikające z art. 86 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy o VAT, Spółka zamierza skorzystać z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na Fakturach Zakupowych. Z prawa tego Spółka zamierza również skorzystać w sytuacji, gdy faktura dokumentująca dany zakup i dostarczona do Spółki, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT, po 1 lutym 2026 r. zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-faktur. Nie można też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, lub inne przyczyny i prześle do Spółki fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale w innej formie niż ustrukturyzowana. Nie można również wykluczyć sytuacji, że Dostawca, wbrew obowiązkowi nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych, natomiast prześle te faktury w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF) lub nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona i odebrana przez Wnioskodawcę poza Krajowym Systemem e-Faktur bez konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowy w przypadku ewentualnego późniejszego otrzymania Faktur Zakupowych dokumentujących tę samą transakcje poprzez KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona i odebrana przez Wnioskodawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Zdaniem Wnioskodawcy również ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję poprzez KSeF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.

Uzasadnienie

Jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Jak wskazuje Dyrektywa VAT 2006/112/WE Rady UE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L z 2006 Nr 347), jedną z podstawowych zasad wspólnego systemu VAT jest zasada neutralności podatku, rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Ustawodawca w krajowych przepisach ustawy o VAT zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie kolejno do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT- kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 Ustawy VAT podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Według art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 Ustawy o VAT jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 Ustawy VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a Ustawy VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)    sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2)    transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)    (uchylony)

4)    wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)    faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)    (uchylony)

7)    wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 Ustawy VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7. Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 Ustawy VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 Ustawy VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)    sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)    wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a

3)    wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)    otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)    czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)    dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 Ustawy VAT stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 Ustawy VAT ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Według natomiast art. 2 pkt 32a Ustawy VAT ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Artykuł 106g ust. 1 Ustawy VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a Ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 Ustawy VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług ciąży obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Artykuł 106ga ust. 2 ustawy o VAT przewiduje kilka wyjątków od wyżej wymienionej zasady.

Nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju czy podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej, lecz posiadający w nim stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Wyjątki dotyczą również okresu przejściowego, tj. od lutego 2026 r. do kwietnia 2026r. kiedy to grupa podatników korzysta ze zwolnienia z obowiązku przesyłania faktur przy użyciu KSeF ze względu na kryterium przychodowe.

Żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci, w szczególności badania czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF, np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (np. awaria systemu). Nie ma również obowiązku weryfikowania sprzedawcy pod kątem posiadania lub nie kryterium przychodowego.

Według art. 106na Ustawy VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Uchylony.

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.  W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak zostało wskazane w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT nabywającym towary i usługi wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty VAT wyrażone w złotych.

We wskazanych powyżej przypadkach:

1) nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT;

2) są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. są wykorzystywane do:

• czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub
• czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3) nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 Ustawy VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Mając bowiem na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 Ustawy VAT- prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur

Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze) wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, zdaniem Spółki, nie pozbawia Jej prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe jest to zgodne z jedną z fundamentalnych zasad wspólnego systemu VAT - zasadą neutralności podatku, która rozumiana jest jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu.

Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Zatem dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury, obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Należy podkreślić także, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem, w opinii Spółki, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji powyższego uwzględniając treść art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT, a zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia a jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem skoro Spółka będzie mogła odliczyć podatek VAT naliczony od faktury zakupowej wystawionej na jej rzecz, która została wystawiona poza KSeF przez sprzedawcę, na którym ciążył ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

Spółka wskazuje, że powyższe stanowisko jest potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dla przykładu m.in.: w interpretacji indywidualnej z dnia 21 stycznia 2026r. (nr: 0113-KDIPT1-3.4012.1110.2025.1.KAK) czy z 15 stycznia 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM).

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, stanowisko przedstawione przez Spółkę we wniosku należy uznać za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

W art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy, wskazano również datę wystawienia oraz otrzymania faktury offline24:

Z kolei na mocy art. 106nh ust. 1-2 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonującym przede wszystkim czynności opodatkowane na terytorium Polski. Przeważający przedmiot działalności Spółki to sprzedaż detaliczna mebli, sprzętu oświetleniowego, artykułów stołowych oraz pozostałych artykułów użytku domowego (PKD 47 55 Z).

Wnioskodawca, ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywa różne towary i usługi. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty VAT wyrażone w złotych („Faktury Zakupowe”).

Od 1 lutego 2026 r., Spółka otrzymuje od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Obecnie niektórzy kontrahenci Spółki przekazują informacje, że pomimo ustawowego obowiązku wystawiania i przesyłania faktur w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będą oni gotowi do realizacji tego obowiązku w wymaganym terminie. Więc z przyczyn technicznosystemowych wielu kontrahentów Spółki do czasu pełnego wdrożenia odpowiednich rozwiązań lub podjęcia innych niezbędnych kroków do wysyłania faktur w formie ustrukturyzowanej zamierza przekazywać Spółce faktury w dotychczasowy sposób – czyli w formie papierowej i elektronicznej.

W rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki wynikające z art. 86 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy o VAT, Spółka zamierza skorzystać z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na Fakturach Zakupowych. Z prawa tego Spółka zamierza również skorzystać w sytuacji, gdy faktura dokumentująca dany zakup i dostarczona do Spółki, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT, po 1 lutym 2026 r. zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-faktur.

Nie można też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, lub inne przyczyny i prześle do Spółki fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale w innej formie niż ustrukturyzowana. Nie można również wykluczyć sytuacji, że Dostawca, wbrew obowiązkowi nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych, natomiast prześle te faktury w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF) lub nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii tego czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona i odebrana przez Wnioskodawcę poza Krajowym Systemem e-Faktur bez konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowy w przypadku ewentualnego późniejszego otrzymania Faktur Zakupowych dokumentujących tę samą transakcję poprzez KSeF?

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podkreślić należy, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych  przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługuje/będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem w analizowanej sprawie, należy stwierdzić, że będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego w sytuacji, gdy wbrew obowiązkowi Faktury Zakupowe, z których będzie wynikał VAT naliczony, zostaną wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, Państwa stanowisko zgodnie, z którym w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od 1 lutego 2026 roku na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców z pominięciem KSeF pomimo istnienia obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez tych Dostawców (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków wymaganych do odliczenia podatku VAT naliczonego u Wnioskodawcy), jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia, czy ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję poprzez KSeF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.

W tym miejscu, należy wskazać, że ww. art. 86 ust. 10 ustawy w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT, uzupełnia art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zgodnie z którym:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza przywołanych wyżej przepisów wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże, aby podatnik nabył prawo do odliczenia muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług – co do zasady – można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy (z uwzględnieniem warunku wskazanego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł dokonać tego odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy czym – co należy podkreślić – termin „trzech kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczy podatku naliczonego, ani zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, (z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), ani w terminie, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł – na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy – zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z powyższym, stwierdzić należy skoro Spółka będzie mogła odliczyć podatek VAT naliczony od faktury zakupowej wystawionej na jej rzecz, która została wystawiona poza KSeF przez sprzedawcę (dostawcę), na którym ciążył ustawowy obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.