Interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.253.2026.1.JG

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT z Faktur Zakupowych zgodnych ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy, wystawionych poza KSeF oraz realizacji tego prawa w momencie faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej zgodnej ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy w przypadku awarii KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) to spółka prawa handlowego, której głównym przedmiotem działalności jest działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe (69.20.Z) oraz pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (70.22.Z). Spółka jest czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym w Polsce.

Wnioskodawca nie jest nabywcą, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy VAT. Spółka ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W przypadku gdy:

1)    nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a

2)    dostawcy towarów/usługodawcy (dalej: Dostawcy) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i

3)    są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji.

Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (dalej: Faktury Zakupowe). We wskazanych powyżej przypadkach:

1)    nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT;

2)    są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Wnioskodawca podkreśla, że w stosunku do rzeczonych Faktur Zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również: KSeF, System), począwszy od 1 lutego 2026 r. wszystkie Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Przy tym, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe - wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. - zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF.

Jak wynika z wydanej na rzecz Wnioskodawcy interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r. o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG w opisanym powyżej stanie faktycznym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Dodatkowo Wnioskodawca ustalił też, że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku otrzymania Faktury Zakupowej, która została wystawiona poza KSeF, a powinna być w tym Systemie wystawiona powstaje w dniu otrzymania tego dokumentu poza KSeF, niezależnie od późniejszego wpływu takiego dokumentu do KSeF. To wynika z interpretacji z 14 października 2025 r. o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG.

Obecnie Wnioskodawca rozważa dodatkowo inne potencjalne sytuacje dotyczące Faktur Zakupowych. Wnioskodawca przewiduje sytuacje, w których jego kontrahenci będą co prawda korzystać z KSeF, ale wystawią na rzecz Spółki poza tym systemem Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, lecz zgodną ze wzorem określonym w wart. 106gb ust. 8 ustawy VAT i udostępni ją Spółce poza KSeF.

Spółka przewiduje, że mogą mieć miejsce następujące przypadki:

1)    Kontrahent wystawi Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, tj. fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT i udostępni ją Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF nie jest w trybie awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy VAT oraz opatrzy ją niezbędnymi kodami Q. Taka sytuacja nastąpi w przypadku skorzystania z trybu offline24 lub w czasie trybu offline, kiedy kontrahent nie dośle Faktury Zakupowej do KSeF w przewidzianych w ustawie o VAT terminach;

2)    Kontrahent wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, tj. fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT i udostępni ją Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF jest w trybie awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy VAT oraz opatrzy ją niezbędnymi kodami QR.

Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy w każdym z tych przypadków będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT z faktur otrzymanych poza KSeF. Faktury objęte niniejszym zapytaniem tj. Faktury Zakupowe otrzymane przez Spółkę poza KSeF - zarówno w postaci papierowej, jak i postaci elektronicznej, zgodnej ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT (w formie xml lub wizualizacji) będą zawierały wszystkie elementy wymagane Ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT). Niniejsze zapytanie obejmuje wyłącznie takie Faktury Zakupowe, które dokumentują wydatki, od których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT.

Pytania

1)    Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT z Faktur Zakupowych zgodnych ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT, wystawionych poza KSeF?

2)  Czy w przypadku awarii KSeF, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT w momencie faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej zgodnej ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy VAT poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy VAT, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Według art. 86 ust. 10 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b-10e Ustawy VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 Ustawy VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10-10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W konsekwencji, prawo do doliczenia podatku VAT w powstaje w rozliczeniu za okres (lub za jeden trzech następnych okresów rozliczeniowych), w którym powstał obowiązek podatkowy u dostawcy a nabywca posiadania fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31-32 Ustawy VAT.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT nabywającym towary i usługi wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej. Powyższe przesłanki są zatem spełnione w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym i nie stanowią przedmiotu niniejszego wniosku. W tym miejscu podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z przytoczonego powyżej art. 86 Ustawy VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT.

Artykuł 88 ustawy VAT szczegółowo określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym nie zachodzą przesłanki wymienione w art. 88 ust. 3a ustawy VAT.

W myśl art. 2 pkt 31-32a ustawy VAT - ilekroć w przepisach ustawy VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,

• ilekroć w przepisach ustawy VAT jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym,
• ilekroć w przepisach ustawy VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Artykuł 106g ust. 1 ustawy VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3a ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 Ustawy VAT, tj. za pomocą KSeF.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Jak stanowi wprowadzane z 1 lutego 2026 r. brzmienie art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)    przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)    przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)    przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)    na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)    w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)    przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy.

Zgodnie z ust. 3 tego przepisu, w przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Jak stanowi ust. 4 tego przepisu, w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci

 elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

W myśl ustępu 8 tego przepisu, Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ustawy VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

-        fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e- Faktur,

-    faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę,

-        w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 Ustawy VAT, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Ustawa VAT przewiduje również dodatkowe rozwiązania, z których mogą skorzystać podatnicy w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF, takie jak tryb offline24, tryb awaryjny oraz tryb offline-niedostępność KSeF.

Tryb offline24 został uregulowany w art. 106nda Ustawy VAT.

W myśl art. 106nda ust. 1 Ustawy VAT, podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy.

Jak stanowi ust. 2 tego przepisu, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Kolejno, zgodnie z ust. 3, faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Ustęp 4 tego przepisu wskazuje, że fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawioną na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.

Zgodnie z art. 106nda ust. 11 ustawy VAT, za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Tryb awaryjny uregulowano w art. 106nf ustawy VAT.

W ustępach 1-5 tego przepisu wskazano:

1. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

3. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

4. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

5. W przypadku gdy w terminie, o którym mowa w ust. 4, zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w art. 106ne ust. 1, termin, o którym mowa w ust. 4, liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii.

Artykuł 106nf ust. 10 ustawy VAT wskazuje, że za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Tryb offline-niedostępność KSeF został uregulowany w art. 106nh Ustawy VAT.

Zgodnie z art. 106nh ust. 1 Ustawy VAT, w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy.

Ustęp 2 stanowi, że podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4 ustawy.

W myśl art. 106nh ust. 3 w przypadku gdy w terminie, o którym mowa w ust. 2, zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w:

1) art. 106ne ust. 1 – przepisy art. 106nf ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio;

2) art. 106ne ust. 3 - przepisu ust. 2 nie stosuje się.

Ustęp 4 tego przepisu stanowi, że do faktur, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 106nda ust. 4-15 stosuje się odpowiednio.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami - od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od części kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF). Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe - wbrew przepisom obowiązującym zostaną wystawione przez kontrahentów poza KSeF w sytuacji, w której:

1)    Kontrahent wystawi Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, tj. fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT i udostępni ją Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF nie jest w trybie awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy VAT oraz opatrzy ją niezbędnymi kodami QR. Taka sytuacja nastąpi w przypadku skorzystania z trybu offline24 lub w czasie trybu offline, kiedy kontrahent nie dośle Faktury Zakupowej do KSeF w przewidzianych w ustawie o VAT terminach;

2)    Kontrahent wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, tj. fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT i udostępni ją Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF jest w trybie awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy VAT oraz opatrzy ją niezbędnymi kodami QR. Faktura taka w późniejszym zostanie wysłana do KSeF.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku VAT jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą, co było potwierdzane m.in. w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Przykładowo w wyroku TSUE z 1 marca 2012 r. w sprawie C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz spółka jawna przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu, podniesiono, że: „podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że podatnik, jako odbiorca danych transakcji, jest zobowiązany z tytułu podatku VAT, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (w odniesieniu do systemu odwrotnego obciążenia zob. wyrok z dnia 21 października 2010 r. w sprawie C-385/09 Nidera Handelscompagnie, Zb. Orz. s. I - 10385, pkt 42, analogiczne podejście zostało wskazane w sprawie C-235/21 Raiffeisen Leasing).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku VAT na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy VAT prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, także w brzmieniu od 1 lutego 2026 r., jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Przepis ten nie neguje również prawa do doliczenia podatku naliczonego z faktur w postaci elektronicznej, o których mowa w punkcie 6 i 7 stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinno decydować przede wszystkim to, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 Ustawy VAT.

Przepis przytaczanego art. 88 ustawy VAT enumeratywnie określa zamkniętą listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przepis powyższy nie wymienia ani nie można też z niego w sposób domniemany wyprowadzić opisanych w ramach stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego przypadków, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF albo faktur elektronicznych zgodnych ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy VAT, ale nie wprowadzonych do KSeF, jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Dodatkowo, żaden przepis nie nakazuje również nabywcy dokonywania jakiejkolwiek weryfikacji zasadności wystawienia przez Dostawcę faktury w danej postaci, np. pod kątem posiadania przez niego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zaistnienia innych niż awaria okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury bez użycia KSeF, czy obowiązku weryfikacji obrotów ze sprzedaży, w celu określenia dokładnej daty wejścia w obowiązkowego wystawiania faktur za pomocą KSeF. Spółka, jako nabywca nie może być karana za to, że Dostawca nie przygotował się na czas na wejście w życie KSeF i nie wystawił faktur w KSeF. Nie oznacza to, że ustawodawca nie przewidział ujemnych skutków niezastosowania się do ustanowionego w art. 106ga ust. 1 ustawy VAT nakazu wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, dotyczą one jednak wyłącznie podatnika, na którego nałożony został obowiązek wystawienia faktury przy użyciu KSeF.

W konsekwencji: przy założeniu, że spełnione będą inne przesłanki odliczenia podatku VAT, w szczególności, że w odniesieniu do towarów i/lub usług dokumentowanych przedmiotową fakturą powstał obowiązek podatkowy, Spółka stoi na stanowisku, że będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym Spółka faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy Dostawca prześle przedmiotową fakturę do KSeF.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF przez Dostawców na rzecz Spółki w stanie faktycznym, gdy Spółka otrzyma fakturę w postaci elektronicznej zgodnej z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT poza KSeF, gdy na moment realizacji prawa do odliczenia, ta faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF i nie została wprowadzona do KSeF przez Dostawcę.

Zdaniem Spółki, pomimo tego, że Spółka otrzyma te faktury poza KSeF, przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ustawy VAT w rozliczeniu za okres jej otrzymania poza KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Co więcej, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że Spółce będzie przysługiwało, na podstawie art. 86 ustawy VAT, prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych w momencie faktycznego otrzymania przez nią faktury elektronicznej zgodnej ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy VAT, w czasie awarii KSeF, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy VAT.

Taka teza jest prawidłowa wtedy, gdy faktura taka zostanie w czasie późniejszym dosłana przez kontrahenta do KSeF. W przypadku faktur, które Wnioskodawca otrzymywać będzie od kontrahentów w czasie trwania awarii KSeF, datą otrzymania takich faktury, a zatem momentem w którym Wnioskodawca nabędzie prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie data faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej. Natomiast jeśli data otrzymania Faktury Zakupowej będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania Faktury Zakupowej wystawionych w czasie trwania awarii w KSeF uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF. 

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Na podstawie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·         powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

·         doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·         podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, bądź w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych.

W świetle art. 86 ust. 13 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że nierozliczony w okresie otrzymania faktury lub w jednym z okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, podatek naliczony może zostać rozliczony w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Odliczenie podatku, zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy, jest możliwe poprzez korektę deklaracji za okres, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku bądź za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Poniższe przepisy weszły w życie 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

Zgodnie z art. 145m ust. 1-2 ustawy:

W myśl art. 145l ustawy:

W świetle art. 106gb ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

Stosownie do art. 106na ust. 4 ustawy:

W myśl art. 106nda ustawy (tzw. tryb offline):

Jak stanowi art. 106nf ustawy (tzw. tryb awaryjny):

Stosownie do art. 106ne ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 106nh ust. 1-4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT. Nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT, są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, w stosunku do rzeczonych Faktur Zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT. Spółka nie może wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF. Wnioskodawca przewiduje sytuacje, w których jego kontrahenci będą co prawda korzystać z KSeF, ale wystawią na rzecz Spółki poza tym systemem Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, lecz zgodną ze wzorem określonym w wart. 106gb ust. 8 ustawy i udostępni ją Spółce poza KSeF. Spółka przewiduje, że mogą mieć miejsce następujące przypadki:

1)    Kontrahent wystawi Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, tj. fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy i udostępni ją Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF nie jest w trybie awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy oraz opatrzy ją niezbędnymi kodami QR. Taka sytuacja nastąpi w przypadku skorzystania z trybu offline24 lub w czasie trybu offline, kiedy kontrahent nie dośle Faktury Zakupowej do KSeF w przewidzianych w ustawie o VAT terminach;

2)    Kontrahent wystawi na rzecz Spółki Fakturę Zakupową, inną niż ustrukturyzowana, tj. fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy i udostępni ją Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF jest w trybie awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy oraz opatrzy ją niezbędnymi kodami QR.

Faktury Zakupowe otrzymane przez Spółkę poza KSeF - zarówno w postaci papierowej, jak i postaci elektronicznej, zgodnej ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT z Faktur Zakupowych wystawionych poza KSeF zgodnych ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy, oraz czy w przypadku awarii KSeF, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT w momencie faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W niniejszych okolicznościach Faktura Zakupowa zostanie wystawiona, zgodnie ze wzorem na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy, lecz wbrew obowiązkowi spoczywającym na Dostawcy będzie udostępniona poza KSeF. Faktury te będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Tym samym skoro, Faktury zakupowe nie będą udostępnione w systemie KSeF nie będą fakturami ustrukturyzowanymi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych w opisanej sytuacji wprawdzie nastąpi z naruszeniem przepisów dotyczących trybów offline i offline24, gdyż Dostawca po wystawieniu Faktur Zakupowych, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy, nie udostępni tych dokumentów w KSeF, jednakże fakt ten nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzyma fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy.

Analizując powyższe regulacje należy wskazać, że w sytuacji gdy działania Kontrahenta są prawidłowe, tj. zgodne z przepisami prawa i Kontrahent wystawia fakturę poza KSeF w trybie offline24, a następnie przekazuje ją do systemu w wymaganym terminie, tj. następnego dnia roboczego to w takim przypadku momentem otrzymania faktury dla celów VAT będzie moment nadania/przydzielenia numeru KSeF. Dopiero wtedy nabywca faktury (Spółka) uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy spełnieniu pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do jego odliczenia.

W konsekwencji, jeżeli faktura jest elementem standardowego procesu KSeF i zostaje przekazana do systemu w ustawowym terminie, decydujące znaczenie ma moment nadania numeru KSeF.

Należy bowiem odróżnić przypadek, gdy Kontrahent działa prawidłowo i wystawia fakturę poza KSeF wyłącznie w trybie offline, a następnie przekazuje ją do systemu w ustawowym terminie od sytuacji, gdy Kontrahent był zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, ale mimo to wystawił fakturę poza systemem i przekazał ją Spółce, a po czasie (tj. niezgodnie z terminem wynikającym z przepisów) wprowadzi tę fakturę do systemu.

Co do zasady w przypadku faktur wystawianych w trybach i zgodnie z przepisami wskazanymi w art. 106nda oraz art. 106nh ustawy, datą otrzymania faktury jest data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, co Spółka powinna uwzględnić przy ocenie przesłanki, o której mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Są to faktury wystawiane zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej.

W efekcie stwierdzić należy, że, co do zasady data przydzielenia numeru KSeF fakturze wystawionej w sposób wskazany przez Państwa w przedstawionym przypadku nr 1 wniosku powinna być uznana za datę otrzymania faktury, a zatem datę nabycia prawa do odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków.

Jednakże, jeżeli z jakichś przyczyn wystawca, tak jak w opisanym przypadku mimo ciążących na nim obowiązków dot. wystawiania faktur w KSeF, nie realizował tych obowiązków, w tym nie przesyłał zgodnie z ww. przepisami do KSeF faktur wystawionych w ww. trybach (co w świetle powyższych regulacji jest działaniem nieprawidłowym ze strony sprzedawcy), to otrzymanie faktury poza KSeF będzie uprawniało Spółkę do odliczenia podatku w rozliczeniu za okres jej faktycznego otrzymania, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Odnosząc się do przypadku, gdy Fakturę Zakupową, kontrahent udostępni Spółce w formie pliku xml lub jego wizualizacji poza KSeF w czasie, gdy KSeF będzie w trybie awarii wskazać należy, że w przypadku awarii w systemie KSeF, w tym okresie – stosownie do art. 106nf ust. 1 ustawy – podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktury takie udostępnia się nabywcy faktury w sposób uzgodniony z nabywcą, co nie wyklucza możliwości udostępnienia tej faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF. W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie awaryjnym, w celu przydzielenia im numerów KSeF.

Należy wskazać, że w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym art. 106nf ust. 10 ustawy precyzują datę otrzymania faktury. Za datę otrzymania faktury, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Natomiast w przypadku gdy data otrzymania takiej faktury, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury wystawionej w czasie trwania awarii w KSeF przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Zatem w przypadku faktur, które otrzymują/będą Państwo otrzymywać od Dostawców we wskazanym przez Państwa Przypadku nr 2, datą otrzymania takich faktury, a zatem momentem w którym nabędą/będą Państwo nabywać prawo do odliczenia podatku naliczonego jest/będzie data faktycznego otrzymania ich przez Państwa. Natomiast jeśli data otrzymania takich faktur jest/będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania takich faktur wystawionych w czasie trwania awarii w KSeF przez Państwa uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF, a zatem w takim przypadku data przydzielenia numeru w KSeF będzie również momentem, w którym nabędą Państwo nabywać prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Wskazana powyżej data otrzymania faktury odnośnie wskazanego przez Państwa przypadku nr 2 określa datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków.

Tym samym, brak jest podstaw do uznania tak wystawionych faktur jako nierodzących prawa do odliczenia VAT po Państwa stronie.

W efekcie odpowiadając na Państwa pytania stwierdzić należy, że:

• Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT z Faktur Zakupowych wystawionych zgodnie ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy, udostępnionych poza KSeF.
• W przypadku awarii KSeF, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT w momencie faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej zgodnej ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy poza KSeF. Natomiast jeśli data otrzymania faktur będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w KSeF, za datę otrzymania takich faktur uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF, a zatem data przydzielenia numeru w KSeF będzie również momentem, w którym nabędą Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem, Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.