Interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.276.2026.1.PRM

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący prawa do archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów fiskalnych, bez konieczności ich drukowania.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma m.in. sprzedaż detaliczną towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), podlegającą ewidencjonowaniu przy pomocy kasy fiskalnej.

Sprzedaż jest prowadzona w ramach punktów stacjonarnych i za pośrednictwem sieci Internet.

Sprzedaż podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce.

Wnioskodawca posiada i wykorzystuje do ewidencjonowania tej sprzedaży kasy rejestrujące.

Wnioskodawca użytkuje dwa rodzaje drukarek fiskalnych systemowych:

1.  drukarki fiskalne z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym drukarki są zapisywane w pamięci elektronicznej urządzenia, podlegającej odczytowi;

2.  tak zwane drukarki online, umożliwiające połączenie i przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej.

Drukarki fiskalne posiadane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi określone w ustawie o VAT, Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących oraz Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii.

Aktualnie Wnioskodawca rozważa wprowadzenie nowej funkcjonalności dotyczącej ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych.

Założeniem planowanej zmiany jest m.in. - przechowywanie dokumentów fiskalnych (raportów fiskalnych miesięcznych, dobowych, itd.) wystawianych przez drukarkę fiskalną wyłącznie w formie elektronicznej na zewnętrznym serwerze, odpowiednio posegregowanych i umożliwiających ich odszukanie, czy zapewnienie możliwości ich ewentualnego udostępniania m.in. organom skarbowym.

Ma to dotyczyć wszystkich dokumentów fiskalnych, które będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

W planowanym do wdrożenia systemie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą drukarek fiskalnych istnieją systemy informatyczne pozwalające na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego. Wszystkie drukarki fiskalne użytkowane przez Wnioskodawcę będą połączone do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług.

Raporty okresowe rejestrowane przez drukarki fiskalne w formie elektronicznej będą przesyłane do bazy danych. W przypadku braku technicznej możliwości przesłania (np. awaria łącza internetowego) system zapewni przesłanie w najszybszym możliwym terminie po usunięciu awarii. Planowany do wdrożenia system przewiduje, że z drukarki fiskalnej odczytywane będą raporty dobowe, według zaplanowanego harmonogramu. Raporty będą wysyłane automatycznie do systemu centralnego znajdującego się na zewnętrznym serwerze. Do systemu centralnego przesyłana będzie również informacja o aktualnej liczbie zapisanych raportów dobowych dla danej drukarki fiskalnej.

Planowane do wdrożenia przez Wnioskodawcę rozwiązanie ma zagwarantować:

1.  Integralność i niezmienność danych przez brak możliwości edytowania danych przesłanych przez drukarki fiskalne do systemu oraz w raportach przechowywanych na zewnętrznym serwerze;

2.  Interfejs dostępu do wszystkich danych rejestrowanych w systemie centralnym, umożliwiający dostęp do gromadzonych danych przesłanych wcześniej z drukarki fiskalnej zarówno Wnioskodawcy jak i urzędnikom skarbowym w toku ewentualnej kontroli;

3.  Archiwizację raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji), generowanie i archiwizację raportów okresowych, zastępujących konieczność generowania i przechowywania raportów drukowanych z drukarki rejestrującej;

4.  Automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach:

a)  weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesiąca w postaci nieedytowalnego pliku PDF;

b)  udostępnienie plików do przeglądania za pomocą interfejsu webowego;

c)  raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi;

5.  Inwentaryzację drukarek fiskalnych;

6.  Archiwizację elektronicznej kopii danych drukarki fiskalnej oraz danych chronionych dla drukarek online:

a)  dostęp do informacji o zarchiwizowanym okresie i dacie ostatniej komunikacji;

b)  odczytywanie danych z pamięci chronionej oraz przechowywanie ich w centralnym systemie plików w identycznym formacie jak na oryginalnym nośniku, bez możliwości modyfikacji;

c)  możliwość przeglądania danych także przez urzędników skarbowych w toku ewentualnej kontroli;

d)  weryfikację kompletności danych przez system.

Wnioskodawca w ramach przedstawionego powyżej stanu faktycznego zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem zarządzania drukarkami fiskalnymi wszystkie obecnie użytkowane drukarki, tj. kasy on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii.

Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem także wszystkie nowe urządzenia jakie zostaną oddane do użytku w przyszłości.

Wnioskodawca nie wystawia oraz nie będzie wystawiał w przyszłości faktur przy zastosowaniu drukarek fiskalnych. Obecnie faktury są wystawiane po zafiskalizowaniu paragonu sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej w dedykowanym systemie niezależnym od kas fiskalnych w następujący sposób:

• w przypadku nabywców będących konsumentami (B2C) faktury wystawiane są na żądanie nabywcy; archiwizowanie takich faktur dokonywane jest przez Wnioskodawcę w systemie niezależnym od kas fiskalnych;
• w przypadku klientów niebędących konsumentami (B2B) faktury są wystawiane do paragonów z wykazanym numerem NIP nabywcy dla kwoty powyżej 450 zł; archiwizowanie faktur B2B dokonywane jest przez Wnioskodawcę w systemie niezależnym od kas fiskalnych; paragon z drukarki fiskalnej dla kwoty poniżej lub równej 450 zł traktowany jest jako faktura uproszczona.

Powyższy sposób postępowania w zakresie wystawiania faktur nie ulegnie żadnym zmianom po wprowadzeniu elektronicznego zarządzania drukarkami fiskalnymi będącego przedmiotem Wniosku.

Wnioskodawca przechowuje i będzie przechowywać faktury na terytorium Polski. W szczególności serwery, na których archiwizowane są faktury elektroniczne znajdują się na terytorium Polski.

Faktury archiwizowane przez Wnioskodawcę nie będą w jakimkolwiek przypadku przechowane poza terytorium Polski, w tym na zagranicznych serwerach.

Planowany do wprowadzenia przez Wnioskodawcę system ma służyć jedynie do archiwizacji dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawianych przez drukarkę fiskalną, gdzie dane będą odczytywane z pamięci drukarki fiskalnej w sposób opisany we Wniosku. Dokumenty nie będą drukowane.

Planowany do wdrożenia przez Wnioskodawcę system zarządzania drukarkami fiskalnymi nie będzie służyć do generowania, przechowywania ani archiwizowania faktur, ponieważ jest to robione przez Wnioskodawcę w sposób całkowanie niezależny od tego systemu.

Kopie faktur - podobnie jak ma to miejsce obecnie - przechowywane będą w odrębnych systemach przy zapewnieniu ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz zgodnie z wymogami zawartymi w przepisach prawa podatkowego.

Pytanie

Czy w świetle z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) oraz § 6 ust. 1 pkt 7, § 19 pkt 5-9 oraz § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Rozporządzenie Ministra Finansów), prawidłowe będzie przechowywanie wszystkich dokumentów fiskalnych - w tym raportów okresowych - wyłącznie w formie elektronicznej i nie ma potrzeby ich drukowania?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863).

Art. 112 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Jednocześnie podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących stosownie do § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia Ministra Finansów są zobowiązani przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i zapewniają do nich dostęp.

Poprzez dokumenty fiskalne rozumie się przy tym paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (np. dobowy i okresowy) - zgodnie z § 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów.

Zgodnie natomiast z § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów, w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku dokumentów fiskalnych nie dotyczy paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Z treści artykułu 112 ustawy VAT wynika wprost, że podatnicy mają dowolność w wyborze metody archiwizowania dokumentacji fiskalnej pod warunkiem spełnienia określonych w tym przepisie wymogów formalnych. Biorąc pod uwagę brzmienie tego przepisu bez znaczenia pozostaje techniczna forma realizacji wymogów określonych w tym przepisie. Jeżeli metoda archiwizacji zapewnia czytelność i integralność przechowywanych danych to, zdaniem Wnioskodawcy, bez znaczenia jest fakt, czy archiwizacja dokonywana jest fizycznie (papierowo) czy elektronicznie (np. w formie plików PDF). Zdaniem Wnioskodawcy obecne warunki obrotu gospodarczego oraz postęp technologiczny stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w formie elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tej formy jest to, że umożliwia ona szybki i sprawny dostęp do danych przy zachowaniu integralności treści dokumentów.

W opinii Wnioskodawcy, stosowane przez Wnioskodawcę drukarki fiskalne a także zintegrowany z nimi system informatyczny dadzą możliwość archiwizacji danych zawartych na dokumentach fiskalnych (w tym raportach okresowych) gromadzonych wyłącznie w formie elektronicznej.

Obecnie obowiązujące przepisy ustaw i rozporządzeń podatkowych nie przewidują przy tym obowiązku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie papierowej. W szczególności, zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie raportów dobowych na zewnętrznym serwerze należy uznać za zapis na informatycznym nośniku danych, przez co postępowanie takie będzie zgodne z treścią przytaczanego wcześniej § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów. Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty przez Niego sposób postępowania w żaden sposób nie wpłynie na rozliczenia podatkowe, tj. w szczególności na moment powstania obowiązku podatkowego oraz na kwotę podatku należnego, która prawidłowo zostanie ujęta w rozliczeniach podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizowania dokumentów fiskalnych spełnia cechy integralności i czytelności danych. Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład dokumentu fiskalnego. Natomiast czytelność to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów fiskalnych może odbywać się w formie elektronicznej w systemie archiwizującym (na zewnętrznym serwerze) w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom skarbowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Wnioskodawcy. Jednocześnie dodatkowe przechowywanie dokumentów w wersji papierowej nie jest konieczne. Zdaniem Wnioskodawcy postępowanie takie będzie zgodne z przepisami powołanych wcześniej ustaw i rozporządzeń podatkowych regulujących kwestię rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących.

Używanie do ewidencjonowania sprzedaży kas on-line, wyłącza konieczność drukowania kopii dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych wystawionych za ich pośrednictwem.

W opinii Wnioskodawcy, odnośnie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wszystkich dokumentów fiskalnych wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie nakazują formy w jakiej należy przechowywać paragony fiskalne, raporty fiskalne miesięczne i dobowe.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz obowiązujące przepisy prawa, zdaniem Wnioskodawcy nie ma przeciwwskazań do przechowywania dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych w formie elektronicznej, które zostały wystawione za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii.

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawodawca nie wskazał jednoznacznej formy przechowywania takich dokumentów. Tym samym elektroniczna archiwizacja wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii ww. dokumentów fiskalnych przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, jest możliwa do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego wydanej 31 maja 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.132.2024.2.JM) w bardzo podobnym stanie faktycznym potwierdził, że stanowisko zaprezentowane przez podatnika jest prawidłowe, tzn. Dyrektor KIS zgodził się, że jest możliwe tylko i wyłącznie elektroniczne przechowywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1)  rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2)  kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3)  kontrahentów;

4)  dowodów sprzedaży i zakupów.

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1)  wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)  w postaci papierowej lub

b)  za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Z treści art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy wynika, że:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863).

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem”, które reguluje zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:

a)  w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

b)  w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

W myśl § 2 pkt 3 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie w postaci elektronicznej - rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych.

Stosownie do treści § 2 pkt 7 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.

W myśl § 2 pkt 15 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci fiskalnej - rozumie się przez to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające:

a) jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia,

b) wielokrotny odczyt tych danych.

Zgodnie z § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci operacyjnej - rozumie się przez to pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.

Z treści § 2 pkt 27 rozporządzenia wynika, że:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o programie archiwizującym - rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Na podstawie § 2 pkt 28 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o programie do odczytu pamięci - rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w kasach on-line bezpośredni i lokalny odczyt oraz weryfikację i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej przez interfejsy komunikacyjne.

Zgodnie z § 2 pkt 29 rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym - rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony (łączny) raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 3, 4 i 7 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);

7) przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, 497, 621, 622, 769 i 820), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863), i zapewniają do nich dostęp.

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522):

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Stosownie do § 18 ust. 1 rozporządzenia:

Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych, w szczególności podczas prowadzenia ewidencji przy użyciu tej kasy.

W myśl § 18 ust. 2 rozporządzenia:

Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

Treść § 19 rozporządzenia wskazuje, że:

W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

Natomiast w myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają:

1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12,

2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12,

3) raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,

4) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej,

5) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

6) raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

7) łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,

8) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,

9) raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,

10) dokumenty niefiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej

- zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach) dla kas.

Sposób prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii oraz warunki i sposób używania tych kas został opisany w oddziale 3 ww. rozporządzenia w sprawie kas.

Treść § 30 rozporządzenia wskazuje, że:

Podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 23 ust. 4 stosuje się.

Dodatkowo w myśl § 31 rozporządzenia:

Podatnicy używający kasy z elektronicznym zapisem kopii:

1)  prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania;

2)  stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta;

3)  stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.

Dane jakie powinny zawierać kopie raportów fiskalnych dobowych dotyczących sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zostały wskazane w § 29 rozporządzenia.

Z opisu sprawy wynika, że w prowadzonej działalności gospodarczej użytkują Państwo dwa rodzaje drukarek fiskalnych systemowych:

• drukarki fiskalne z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, oraz
• drukarki fiskalne online.

Planują Państwo przechowywać dokumenty fiskalne tj. raporty fiskalne miesięczne i dobowe, wystawiane przez ww. drukarki fiskalne wyłącznie w formie elektronicznej na zewnętrznym serwerze, utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług odpowiednio posegregowane i umożliwiające ich odszukanie, czy zapewnienie możliwości ich ewentualnego udostępnienia m.in. organom skarbowym. Dokumenty te nie będą drukowane. Planowanym systemem objęte będą także nowe urządzenia oddane do użytku w przyszłości.

Planowany system informatyczny będzie pozwalał na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej oraz będzie pozwalał na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego.

Raporty okresowe i raporty dobowe generowane przez drukarki fiskalne będą przesyłane do bazy danych, a w przypadku awarii w najszybszym możliwym terminie po usunięciu awarii.

Planowane przez Państwa wdrożenie ma zagwarantować:

1.  integralność i niezmienność danych przez brak możliwości edytowania danych przesłanych przez drukarki fiskalne do systemu oraz w raportach przechowywanych na zewnętrznym serwerze;

2.  zarówno Państwu jak i urzędnikom skarbowym w toku ewentualnej kontroli dostęp do wszystkich danych rejestrowanych w systemie centralnym;

3.  archiwizację raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji), generowanie i archiwizację raportów okresowych;

4.  automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach:

a)  weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesiąca w postaci nieedytowalnego pliku PDF;

b)  udostępnienie plików do przeglądania za pomocą interfejsu webowego;

c)  raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi;

5.  inwentaryzację drukarek fiskalnych;

6.  archiwizację elektronicznej kopii danych drukarki fiskalnej oraz danych chronionych dla drukarek online:

a)  dostęp do informacji o zarchiwizowanym okresie i dacie ostatniej komunikacji;

b)  odczytywanie danych z pamięci chronionej oraz przechowywanie ich w centralnym systemie plików w identycznym formacie jak na oryginalnym nośniku, bez możliwości modyfikacji;

c)  możliwość przeglądania danych także przez urzędników skarbowych w toku ewentualnej kontroli;

d)  weryfikację kompletności danych przez system.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do przechowywania dokumentów fiskalnych - w tym raportów okresowych - wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności ich wydrukowania.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać w tym miejscu należy, że kasy on-line umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas online zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Skoro więc planują Państwo przechowywać u podmiotu zewnętrznego raporty fiskalne miesięczne oraz dobowe generowane przez drukarki fiskalne on-line na zasadach opisanych powyżej tj. gdy zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność danych w nich zawartych, oraz umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie urzędnikom skarbowym to należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania przez Państwa tego rodzaju dokumentów w sposób wskazany we wniosku, bez konieczności ich drukowania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odnośnie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wskazanych dokumentów fiskalnych wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie nakazują formy, w jakiej należy przechowywać te raporty. W przepisie § 30 rozporządzenia nie został wskazany obowiązek wydruku raportu miesięcznego raportu fiskalnego.

Dlatego też mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania m.in. raportów fiskalnych miesięcznych oraz dobowych generowanych przez drukarki w formie elektronicznej, które zostały wystawione za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania takich dokumentów. Tym samym, elektroniczna archiwizacja wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii ww. dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, bez konieczności ich wydruku jest możliwa. Również w tym przypadku będzie istniała możliwość dostępu do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego.

W konsekwencji, uznaję Państwa stanowisko za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.