Spółka medyczna (niezarejestrowana jako VAT czynny) planuje zrezygnować z archiwizacji papierowej dokumentów sprzedażowych i zakupowych na rzecz wyłącznego przechowywania elektronicznego. Dokumenty papierowe będą skanowane, wprowadzane do systemu, a oryginały utylizowane. System ma zapewniać autentyczność, integralność, czytelność, łatwość wyszukiwania, zabezpieczenie danych, bezzwłoczny dostęp dla organów oraz przechowywanie przez wymagany okres (5 lat). Kontrole biznesowe mają gwarantować wiarygodną ścieżkę audytu. Spółka pyta,…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
18 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kwestii dopuszczalności przechowywania przez Państwa dokumentów sprzedażowych, faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT. Uzupełnili go Państwo pismem z 16 maja 2025 r.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
(…) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w branży medycznej. Wnioskodawca jest podmiotem leczniczym wpisanym do Rejestru Podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Wnioskodawca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
W ramach swojej działalności gospodarczej Spółka świadczy m.in. usługi zwolnione z opodatkowania VAT (co do zasady w ramach prowadzonych przez ten podmiot szpitali i przychodni specjalistycznych). Spółka wykonuje również wybrane czynności podlegające opodatkowaniu VAT (np. wydawanie wybranych zaświadczeń medycznych, itp.) na podstawie zwolnienia podmiotowego. Spółka w celu udokumentowania powyższych transakcji wystawia na rzecz nabywców w szczególności faktury, faktury korygujące oraz paragony fiskalne (dalej: „Dokumenty sprzedażowe” lub „Dokumentacja sprzedażowa”). Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie elektronicznej.
W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej (w szczególności w przypadku wystawienia paragonów fiskalnych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej). Spółka nie przechowuje kopii faktur w wersji papierowej, pozostawiając w swoim systemie archiwizującym wersję elektroniczną.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa również towary i usługi. W związku ze znaczną ilością otrzymywanych przez Spółkę dokumentów w formie papierowej oraz elektronicznej, w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, paragonów z NIP oraz innych dokumentów zakupowych, w tym dokumentów potwierdzających nabywane przez pracowników Spółki w ramach obowiązków służbowych, towary i usługi, które są otrzymywane w formie papierowej (dalej łącznie jako: „Dokumenty zakupowe” lub „Dokumentacja zakupowa”), w celu usprawnienia procesu obiegu i archiwizacji Dokumentów zakupowych Spółka planuje ujednolicić procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych dokumentów oraz ograniczyć archiwizację wyłącznie do dokumentów w formie elektronicznej.
Poniżej Spółka prezentuje generalne procedury związane z procesem obiegu i archiwizacji Dokumentacji zakupowej oraz Dokumentacji Sprzedażowej, obowiązujące w Grupie (...) do której należy Spółka (dalej również: Grupa).
I. Opis obiegu dokumentacji sprzedażowej
Jak zasygnalizowano powyżej, Spółka wystawia Dokumenty sprzedażowe w wersji elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są w formie dokumentu pdf bądź w formie papierowej. Spółka nie przechowuje kopii faktur w wersji papierowej, pozostawiając w swoim systemie archiwizującym wersję elektroniczną.
II. Procedura obiegu i akceptacji dokumentacji zakupowej
Opis postępowania dla dokumentów w obiegu elektronicznym
Zgodnie z obowiązującą procedurą obiegu dokumentów, w przypadku otrzymania Dokumentu zakupowego w formie papierowej wysłanego przez kontrahenta bezpośrednio na adres Spółki lub Centrum Usług Wspólnych (dalej opisywane również jako „CUW”), dokument ten jest wstępnie procesowany przez CUW i przekazany firmie zewnętrznej, która rejestruje dokumenty elektronicznie i archiwizuje oryginały w wersji papierowej. W przypadku dokumentów wysłanych bezpośrednio do Spółki, Spółka przekazuje te dokumenty do CUW, skąd są odbierane przez firmę zewnętrzną.
Po zarejestrowaniu danego dokumentu przez firmę zewnętrzną w systemie archiwizującym wykorzystywanym w ramach Grupy, dany dokument zakupowy w wersji elektronicznej (wraz z ewentualnymi załącznikami) jest procesowany przez odpowiedniego pracownika Spółki lub CUW pod kątem merytorycznym (tj. pracownik opisuje czego dotyczy zakup wraz z podaniem miejsca powstania wydatku (centrum kosztu) oraz daty otrzymania Dokumentu zakupowego). W kolejnym kroku dokument jest procesowany przez CUW, gdzie następuje jego akceptacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa w systemie archiwizującym oraz dalsze wprowadzenie Dokumentu do systemu księgowo-finansowego.
W przypadku otrzymania Dokumentu zakupowego w formie elektronicznej, zapewniającej zachowanie czytelności, integralności oraz autentyczności (otrzymanego, przykładowo w formie pdf, zarówno drogą mailową na adres CUW bądź adres e-mail pracownika Spółki, jak i wygenerowanego przez pracownika Spółki za pomocą udostępnionego portalu dostawcy) dokument ten wraz z załącznikami jest przekazywany przez Centrum Usług Wspólnych firmie zewnętrznej w celu rejestracji w elektronicznym archiwum Grupy. Podobnie jak w przypadku dokumentacji papierowej archiwizowanej elektronicznie, przed zaksięgowaniem dokumenty zakupowe w wersji elektronicznej są poddawane analizie merytorycznej określonego pracownika i dalszej akceptacji merytorycznej oraz formalno-rachunkowej przez CUW oraz wprowadzane są do systemu finansowo-księgowego.
Zdarzają się również sytuacje, w których Spółka otrzymuje Dokumenty zakupowe w formie skanu/lub zdjęcia (tj. w formie nieedytowalnej), a następnie ten sam Dokument zakupowy otrzymuje od kontrahenta w formie papierowej. W takich przypadkach procedury przewidują analogiczne postępowanie jak dla obiegu dokumentów w formie papierowej tzn. otrzymany Dokument Zakupowy jest ostatecznie przekazywany firmie zewnętrznej dla potrzeb archiwizacji fizycznego oryginału oraz digitalizacji i umieszczeniu w systemie archiwizującym Grupy. Po zarchiwizowaniu dokumentu w programie, dokument jest procesowany przez pracownika tj. pracownik opisuje czego dotyczy zakup wraz z podaniem miejsca powstania wydatku (centrum kosztu) oraz daty otrzymania Dokumentu zakupowego). W kolejnym kroku dokument jest procesowany przez CUW, gdzie następuje jego akceptacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa w systemie archiwizującym oraz dalsze wprowadzenie Dokumentu do systemu księgowo-finansowego.
Opis postępowania dla dokumentów w obiegu papierowym
W ramach procedur wewnętrznych obowiązujących w Grupie, przewidziany jest również tryb postępowania dla dokumentów w obiegu papierowym.
W ramach tego trybu co do zasady wykonywane są analogiczne czynności, jak w przypadku obiegu elektronicznego, przy czym dokumentacja archiwizowana jest wyłącznie w wersji papierowej przez podmiot zewnętrzny (tj. nie jest archiwizowana w systemie archiwizującym) po uprzedniej weryfikacji dokumentacji po stronie Spółki oraz księgowego CUW i wprowadzeniu ich do systemu finansowo-księgowego.
III. Opis planowanych zmian procedur archiwizacji dokumentacji
Biorąc pod uwagę obciążenia administracyjne oraz koszty związane z archiwizacją dokumentacji w wersji papierowej, Spółka rozważa zmianę polityki obiegu dokumentacji, ograniczając jej przechowywanie do wersji elektronicznej (po przeprowadzeniu cyfryzacji otrzymywanej w wersji papierowej).
W ramach aktualizacji procedury obiegu dokumentów/elektronicznego przechowywania dokumentów Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Spółka w związku z tym planuje utylizować dokumenty otrzymywane od kontrahentów w papierze po ich uprzednim skanowaniu oraz wprowadzeniu do systemu archiwizującego oraz systemu finansowo-księgowego przez podmiot zewnętrzny.
Po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie informatycznym w formie elektronicznej do której Spółka będzie miała w każdym czasie i miejscu dostęp. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i łatwe do odszukania.
W ramach systemu informatycznego dla celów powyżej opisanej archiwizacji, Spółka jest zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii systemu.
System informatyczny zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź czynności sprawdzających, Spółka jest i będzie w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą.
Opisana wyżej planowana nowa procedura obiegu dokumentów z wyłącznie elektroniczną archiwizacją dokumentacji realizowana będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności dokumentacji, w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie nie odbiegają i nie będą odbiegać w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez system informatyczny gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spółka, pragnie podkreślić w szczególności, że:
a) Dokumenty sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej są przechowywane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewnione jest m.in. poprzez funkcjonujące kontrole biznesowe, które są wykonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników CUW,
b) Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,
c) w przypadku, gdy potencjalnie dokumenty te będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny, Spółka chciałaby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury obiegu dokumentów z elektroniczną archiwizacją dokumentów.
Pytania (pytanie nr 3 ostatecznie sprecyzowane w uzupełnieniu do wniosku)
1) Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów?
2) Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów?
3) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego po zarejestrowaniu się jako podatnik VAT czynny na podstawie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów?
Państwa stanowisko w sprawie
Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż:
1. w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów;
2. w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych;
3. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.
Uzasadnienie
Uzasadnienie stanowiska Spółki do pytania 1 i 2
a) Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego
Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...)”.
Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:
„1. Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.
Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:
„1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.
Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa: „Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej”.
Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP: „Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.
b) Warunki przechowywania Dokumentacji zakupowej oraz sprzedażowej.
Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).
W konsekwencji, w ocenie Spółki należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego przechowywania dokumentów, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:
1) Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
2) Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
3) zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;
4) w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
5) zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.
W szczególności należy wskazać, iż:
Ad 1
Dokumentacja Sprzedażowa oraz Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznej przechowywana będzie przez Spółkę w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Ad 2
Rozważany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów Sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania elektronicznej formy Dokumentów Sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego.
Ad 3
Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT: „Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”.
Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT: „Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.
Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny.html), „czytelny” oznacza:
1. „łatwy do odczytania”,
2. „zrozumiały”.
Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT: „Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.
Spółka pragnie wskazać, iż, jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, treści zamieszczone na Dokumencie zakupowym archiwizowanym elektronicznie nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (np. nieedytowalny format plików takich jak PDF lub inne podobne) uniemożliwi ingerencję w treść Dokumentów Zakupowych przez cały okres ich przechowywania (tj. pozwoli na zachowanie integralności ich treści). Zdaniem Spółki, powyższe dotyczyć będzie również skanów / zdjęć dokumentów otrzymywanych od kontrahentów.
Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną elektroniczną wersję danego Dokumentu zakupowego.
Dodatkowo dzięki prowadzonym kontrolom biznesowym Spółka dokonuje i będzie dokonywać w szczególności kontroli i weryfikacji danych wynikających z otrzymywanych Dokumentów zakupowych z posiadanymi informacjami dotyczącymi danego kontrahenta wystawiającego dany Dokument zakupowy oraz informacjami o zrealizowanej dostawie lub usłudze (czym zagwarantuje autentyczność ich pochodzenia).
Ponadto, w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Elektroniczna forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.
Proces skanowania zapewniony odbywać się będzie zatem w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur.
Ad 4
Spółka pragnie wskazać, iż Dokumentacja sprzedażowa oraz Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie na serwerach znajdujących się na terytorium Polski. W przypadku potencjalnego przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski w przyszłości, Spółka zapewni, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych.
Ad 5
Planowany sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej (skanów/zdjęć) w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających.
Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej), o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki wynikające z art. 112a oraz z art. 106m ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, warunki te zostaną przez niego spełnione, co Spółka wykazała powyżej.
Dopuszczalność na gruncie przepisów o VAT elektronicznej archiwizacji dokumentów otrzymywanych w formie papierowej została potwierdzona wielokrotnie w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:
Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentacje oraz stanowiska organów podatkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów.
Uzasadnienie stanowiska Spółki do pytania 3
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego” (z zastrzeżeniami niebędącymi przedmiotem niniejszego wniosku).
Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT: „Kwotę podatku naliczonego stanowi:
1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi,
Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy”.
Art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj.:
(i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
(ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
(iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz
(iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą dany zakup.
Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.
Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie Ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami, dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.
Zdaniem Spółki, sposób przechowywania faktur zakupowych oraz innych Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.
W ocenie Spółki, nie ma przy tym znaczenia, iż Dokument zakupowy, który zgodnie z przepisami daje prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie przechowywany przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu wskazanej w stanie faktycznym procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.
Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 2 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury zakupowe oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.
Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.
W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika pierwotnie w formie papierowej.
Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: „NSA”):
W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura elektronicznego przechowywania dokumentów jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, iż - jak w wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 2 niniejszego wniosku - opisany przez Nią system przechowywania Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, tak zarchiwizowane Dokumenty zakupowe będą wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej/celno-skarbowej.
Podsumowując, w Państwa opinii, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych oraz innych Dokumentów zakupowych, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.
W ocenie Spółki, powyższe prawo będzie przysługiwać również w przypadku otrzymania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia (przy zachowaniu ich czytelności, integralności oraz autentyczności), niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej.
Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2024, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.185.2024.1.AMA, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 marca 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:
1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:
1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo
2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Stosownie do art. 112 ustawy:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.
W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawianych/otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie dokumentów sprzedażowych oraz dokumentów zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) oraz czy mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, bądź przesłanych w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, przechowywane w formie elektronicznej w opisany we wniosku sposób, w sytuacji gdy Państwo zarejestrujecie się jako czynny podatnik podatku VAT.
Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
W tym miejscu należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.
Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności świadczą Państwo m. in. usługi zwolnione z opodatkowania, jak również wykonują Państwo czynności podlegające opodatkowaniu VAT. W ramach działalności nabywają Państwo również towary i usługi. W celu udokumentowania transakcji wystawiają Państwo na rzecz nabywców faktury, faktury korygujące oraz paragony fiskalne. Otrzymują Państwo faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, duplikaty faktur, załączniki do faktur, paragony z NIP oraz inne dokumenty zakupowe, w tym dokumenty potwierdzające nabywane przez Państwa pracowników, w ramach obowiązków służbowych, towary i usługi.
W związku ze znaczną ilością otrzymywanych dokumentów w formie papierowej i elektronicznej, planują Państwo ujednolicić procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania dokumentów oraz ograniczyć archiwizację wyłącznie do dokumentów w formie elektronicznej.
W ramach zaplanowanych zmian zrezygnują Państwo z archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Dokumenty otrzymywane od kontrahentów w wersji papierowej będą skanowane, wprowadzane do sytemu archiwizującego i finansowo-księgowego, a następnie będą utylizowane. Dokumenty te będą nadal dostępne w systemie teleinformatycznym w formie elektronicznej, do których Spółka będzie miała stały dostęp. Zapewnią Państwo dostęp do ww. dokumentów w przypadku kontroli podatkowej. Dokumenty przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania. Zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści, kompletności i czytelności dokumentacji. Dokumenty w formie papierowej będą skanowane, a następnie zabezpieczone przed edycją.
Obowiązuje u Państwa procedura obiegu dokumentów, według której w przypadku otrzymania dokumentu zakupowego w formie papierowej wysłanego przez kontrahenta bezpośrednio na Państwa adres lub do Centrum Usług Wspólnych, dokument ten jest wstępnie procesowany i przekazany do firmy zewnętrznej, która rejestruje dokumenty i archiwizuje oryginały w wersji papierowej.
Dokumenty sprzedażowe jak i zakupowe w formie elektronicznej przechowują Państwo w systemie teleinformatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnione jest to dzięki funkcjonującym kontrolom biznesowym, które to wykonują pracownicy odpowiedzialni merytorycznie oraz pracownicy Centrum Usług Wspólnych. Pracownik Centrum Usług Wspólnych opisuje, czego dotyczy zakup wraz z podaniem miejsca powstania wydatku oraz daty otrzymania faktury i dokumentu zrównanego z fakturą.
Ponadto, zapewnią Państwo dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach i dokumentach zrównanych z fakturami, w przypadku gdy wystąpi o to naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub szef krajowej administracji skarbowej, także w przypadku gdyby dokumenty te były przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych, przechowywanych/archiwizowanych przez Państwa w sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania zarówno dokumentów sprzedażowych jak i zakupowych, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Jedno z takich ograniczeń zawarte jest w art. 88 ust. 4 ustawy, zgodnie z którym:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Powyższe przepisy stanowią uzupełnienie regulacji art. 86 ustawy.
Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:
W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Podkreślenia wymaga również fakt, że w sytuacji, gdy już po złożeniu rozliczenia zmieniły się okoliczności mające wpływ na odliczenie całości lub części podatku naliczonego, powstaje konieczność dokonania jego korekty.
Zasady dotyczące sposobu i terminu dokonywania korekty podatku naliczonego oraz podmiotu zobowiązanego do ich dokonania zostały określone w art. 91 ustawy o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy:
Po zakończeniu roku, w którym podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 1, jest on obowiązany dokonać korekty kwoty podatku odliczonego zgodnie z art. 90 ust. 2-10a lub 10c-10g, z uwzględnieniem proporcji obliczonej w sposób określony w art. 90 ust. 2-6, 10, 10a lub 10c-10g lub przepisach wydanych na podstawie art. 90 ust. 11 i 12, dla zakończonego roku podatkowego.
Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest więc związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. Natomiast dla realizacji tego prawa konieczne jest m.in. posiadanie statusu podatnika VAT czynnego.
W myśl art. 96 ust. 1 ustawy:
Podmioty, o których mowa w art. 15 i art. 15a, są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne, z zastrzeżeniem ust. 3.
Zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy:
Podmioty wymienione w art. 15, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne.
Stosownie do art. 96 ust. 4 ustawy:
Naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 - jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.
Ponadto w myśl art. 96 ust. 5 ustawy:
Jeżeli podmioty, o których mowa w ust. 3, rozpoczną dokonywanie sprzedaży opodatkowanej, utracą zwolnienie od podatku lub zrezygnują z tego zwolnienia, obowiązane są do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w ust. 1, a w przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni - do aktualizacji tego zgłoszenia, w terminach:
1) przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2, 2a i 4-41 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej sprzedaży;
2) przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku utraty tego prawa;
3) przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 oraz art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku rezygnacji z tego zwolnienia, z zastrzeżeniem pkt 4;
4) przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 9, od pierwszej wykonanej czynności.
Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.
Zatem, rejestracji należy dokonać przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 ustawy, przy czym przepis nie określa, jak wcześnie rejestracja powinna nastąpić. Natomiast powinna ona nastąpić najpóźniej w dniu poprzedzającym dokonanie pierwszej czynności opodatkowanej.
Rejestracja następuje więc w momencie zgłoszenia rejestracyjnego, tj. złożenia w urzędzie skarbowym druku VAT-R. Z tym momentem podmiot uzyskuje formalne znamiona statusu podatnika podatku od towarów i usług i od tego dnia przysługuje mu prawo do odliczania podatku naliczonego od dokonywanych zakupów, które przeznaczone są do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Tym samum dopiero po zarejestrowaniu się jako czynny podatnik podatku VAT będziecie Państwo uprawnieni do odliczenia podatku od towarów i usług, które związane są z czynnościami opodatkowanymi.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na możliwość częściowego odliczenia podatku VAT wynikającego z przepisów art. 90 i 91 ustawy.
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku VAT. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Zatem, jeżeli Spółka zarejestruje się jako podatnik VAT czynny, to co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, przy założeniu, że faktury i dokumenty zrównane z fakturami będą dokumentować zakup towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Tym samym, po zarejestrowaniu się jako podatnik VAT czynny nabędą Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanymi fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami, otrzymanymi w wersji papierowej bądź elektronicznej, a przechowywanymi przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur). Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Ponadto w Państwa sytuacji mogą mieć zastosowanie przepisy określone w art. 90 i 91 ustawy.
Zatem, Państwa stanowisko uznaję zatem za prawidłowe.
Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej wystawionych/otrzymanych przez Państwa w wersji papierowej lub elektronicznej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.
Dodatkowe informacje
Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.
Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo