Spółka A. Sp. z o.o., czynny podatnik VAT, planuje przechowywać faktury zakupowe i sprzedażowe wyłącznie w formie elektronicznej w systemie SAP po ich digitalizacji (dla papierowych) lub bezpośrednim imporcie (dla elektronicznych). Proces obejmuje skanowanie dokumentów papierowych do nieedytowalnego PDF, wieloetapową weryfikację (techniczną i manualną), archiwizację oraz planowane niszczenie oryginałów papierowych po spełnieniu wymogów. Spółka wdrożyła mechanizmy…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
6 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
W odpowiedzi na wezwanie - uzupełniliście Państwo wniosek w piśmie z 10 czerwca 2025 r.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
A. Sp. z o.o. z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką prawa handlowego oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
Dla celów rozliczeń podatkowych Wnioskodawca prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe). Wnioskodawca zajmuje się głównie produkcją przemysłowych urządzeń chłodniczych i wentylacyjnych oraz produkcją metalowych wyrobów gotowych, z wyłączeniem maszyn i urządzeń.
Spółka, w celu udokumentowania powyższych transakcji, wystawia na rzecz nabywców faktury oraz faktury korygujące. Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej. Spółka, na moment składania wniosku, archiwizuje faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi. Nabywane przez Spółkę towary i usługi są związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi. Zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Faktury te dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje znaczną liczbę dokumentów księgowych. Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.
Faktury te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Mając na uwadze zakres prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, a także liczbę otrzymywanych Faktur oraz obowiązujące przepisy prawa, które nakładają na podatnika obowiązek przechowywania tych dokumentów przez określony czas, proces ich archiwizacji staje się coraz bardziej wymagający. Wiąże się on z narastającymi trudnościami organizacyjnymi oraz generuje istotne koszty po stronie Wnioskodawcy. Całość czynności związanych z archiwizacją oraz księgowaniem Faktur realizowana jest przez wewnętrzny dział księgowości Wnioskodawcy.
Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Wnioskodawca wdrożył w kwietniu 2025 roku system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD). System ten pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i późniejszą archiwizację. Spółka zamierza archiwizować wszystkie dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej. Na moment składania wniosku, system jest w fazie testowej.
Spółka wprowadziła następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur:
1) Dokumenty w formie papierowej
Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są niezwłocznie poddawane digitalizacji. Proces ten polega na ich zeskanowaniu oraz zapisaniu w nieedytowalnym formacie PDF, co zapewnia zachowanie integralności oraz niezmienności treści dokumentu. Następnie zeskanowane faktury wprowadzane są do systemu (...), w którym następuje ich manualna weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa oraz podatkowa. Weryfikacja ta jest dokonywana przez pracowników działu księgowości Wnioskodawcy. Po jej pozytywnym zakończeniu oraz dokonaniu akceptacji dokumentu, faktury są przesyłane do systemu SAP, gdzie następuje ich archiwizacja.
Na moment składania niniejszego wniosku, faktury otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są archiwizowane zarówno w formie elektronicznej (w systemie SAP), jak i w wersji papierowej. Niemniej jednak, docelowo Spółka planuje całkowitą rezygnację z przechowywania dokumentów papierowych. Po prawidłowym wprowadzeniu faktur do systemu SAP i zapewnieniu spełnienia wszystkich wymogów w zakresie integralności, autentyczności pochodzenia oraz czytelności dokumentów, ich fizyczna postać zostanie poddana utylizacji (zniszczeniu) zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrzną procedurą archiwizacji.
2) Dokumenty w formie elektronicznej
W przypadku faktur elektronicznych, są one przesyłane przez kontrahentów na dedykowany adres emailowy wyznaczony przez Wnioskodawcę do odbioru tego rodzaju korespondencji. Z poziomu tego adresu, dokumenty są automatycznie przekazywane do systemu Comarch, gdzie podlegają wstępnej walidacji technicznej, a następnie manualnemu sprawdzeniu przez pracowników działu księgowości.
Po dokonaniu ręcznej weryfikacji oraz akceptacji, faktury są przesyłane do systemu finansowo-księgowego SAP, w którym następuje ich archiwizacja.
Wnioskodawca planuje kontynuować tę praktykę również po wprowadzeniu obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”). W ramach nowego modelu, faktury ustrukturyzowane będą bezpośrednio odbierane z KSeF i automatycznie przekazywane do systemu SAP, gdzie zostaną zarchiwizowane. System ten umożliwi również przypisanie odpowiednich atrybutów księgowych do dokumentów, co usprawni zarówno proces dekretacji, jak i późniejsze wyszukiwanie dokumentów w celach kontrolnych i raportowych.
W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług wystawianych przez Spółkę – również one są archiwizowane w systemie SAP. Wdrożony sposób obiegu dokumentów zapewnia spójność procesu niezależnie od tego, czy Spółka występuje w roli nabywcy, czy sprzedawcy.
Dostęp do programu SAP mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Spółka ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Opisane powyżej rozwiązanie zapewnia zachowanie integralności Faktury, ponieważ żadne dane wymagane przepisami prawa nie zostają zmienione, a wersja elektroniczna dokumentu jest wiernym odwzorowaniem jego wersji papierowej. Gwarantuje ono również pewność co do pochodzenia Faktury – Wnioskodawca jest w stanie jednoznacznie zidentyfikować tożsamość sprzedawcy – oraz jej czytelność, niezależnie od tego, czy dokument został uprzednio zeskanowany, czy też wystawiony pierwotnie w formie elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF. Zarówno jedna, jak i druga wersja zapewnia odpowiednią jakość i pełną możliwość odczytu danych zawartych na Fakturze.
Dodatkowo, zastosowanie tego rozwiązania umożliwia Wnioskodawcy sprawne i szybkie odnalezienie konkretnej Faktury oraz zapewnia stały dostęp do dokumentów z archiwalnych okresów rozliczeniowych. Będzie to miało istotne znaczenie zarówno w kontekście wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i ewentualnych kontroli prowadzonych przez organy administracji podatkowej w zakresie poprawności rozliczeń.
Ponadto, dokumenty są przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, co odpowiada wymogom nałożonym treścią ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.; dalej: UoR).
Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego
W odniesieniu do wydatków udokumentowanych we wniosku fakturami bądź dokumentami zrównanymi z fakturami, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturami i dokumentami zrównanymi z fakturami, a dostawą towarów/świadczeniem usług, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, Spółka stosuje następujące środki kontrolne: weryfikacja kontrahentów, sprawdzanie białej listy podatników VAT, kontrola wewnętrzna i nadzór centralny, regularne audyty.
Wnioskodawca wskazuje, że faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
Wnioskodawca wskazuje, że w sytuacji, gdy faktury będą przechowywane poza terytorium kraju Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Pytania
1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym – na gruncie art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dopuszczalne jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie SAP, w sposób opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe zostaną zniszczone?
2) Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania, o ile spełnione są pozostałe warunki określone w przepisach ustawy o VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.
Ponadto, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Artykuł 106g ust. 3 ustawy stanowi, że:
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi
- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:
1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:
1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo
2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.
Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Stosownie do art. 112 ustawy:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
1. Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Art. 112aa ust. 1 stanowi, że
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.
Na podstawie art. 112aa ust. 2 ustawy
Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (również w przypadku gdy dokumenty papierowe) będą niszczone oraz czy mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie dokumentów zachowanych w formie elektronicznej.
Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
W tym miejscu należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.
Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
Z opisu sprawy wynika, Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej. Spółka archiwizuje faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w wersji papierowej i elektronicznej.
Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem Spółka wdrożyła w 2025 r. elektroniczny obieg dokumentów, pozwalający na przechowywanie faktur w wersji elektronicznej. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są niezwłocznie poddawane digitalizacji. Proces ten polega na ich zeskanowaniu oraz zapisaniu w nieedytowalnym formacie PDF, a następnie następuje ich manualna weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa i podatkowa. Po jej pozytywnym zakończeniu oraz dokonaniu akceptacji dokumentu, faktury są przesyłane do systemu SAP, gdzie następuje ich archiwizacja.
W przypadku faktur elektronicznych, są one przesyłane przez kontrahentów na dedykowany adres e-mailowy do odbioru tego rodzaju korespondencji. Dokumenty są następnie automatycznie przekazywane do systemu Comarch, gdzie podlegają wstępnej walidacji technicznej oraz manualnemu sprawdzeniu przez pracowników działu księgowości. Po dokonaniu ręcznej weryfikacji oraz akceptacji, faktury są przesyłane do systemu finansowo-księgowego SAP, w którym następuje ich archiwizacja. Spółka ma także zamiar korzystać z systemu SAP po wprowadzeniu obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, - ustrukturyzowane faktury będą bezpośrednio odbierane z KSeF i automatycznie przekazywane do SAP gdzie będą archiwizowane.
W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług wystawianych przez Spółkę – również będą one archiwizowane w systemie SAP.
W celu utraty danych Spółka będzie tworzyć regularne kopie zapasowe danych na zewnętrznych nośnikach i przechowywać będzie zapisy do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W odniesieniu do wydatków udokumentowanych fakturami bądź dokumentami z nimi zrównanymi Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturami i dokumentami zrównanymi z fakturami, a dostawą towarów/świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, zapewnią Państwo dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach i dokumentach zrównanych z fakturami, w przypadku gdy wystąpi o to naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub szef krajowej administracji skarbowej, także w przypadku gdyby dokumenty te były przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej.
Zatem, w odniesieniu do faktur przechowywanych/archiwizowanych przez Państwa w sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania zarówno dokumentów sprzedażowych jak i zakupowych, zostaną spełnione warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabywane towary i usługi są związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi. Zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.
Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku naliczonego udokumentowanymi fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami, otrzymanymi w wersji papierowej bądź elektronicznej, a przechowywanymi przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur). Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
Państwa stanowisko uznaję zatem za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.
Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo