Podatnik wystawia noty księgowe (obciążeniowe) dotyczące kar umownych, opłat za niezwrócone palety oraz odszkodowań. Dokumenty te nie są fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują dostaw towarów ani świadczenia usług. W związku z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r., podatnik…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
9 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie braku obowiązku wystawiania w KSeF dokumentów księgowych (not obciążeniowych) dotyczących kar umownych, opłat za palety i odszkodowań (niedokumentujących czynności opodatkowanych VAT), po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca wystawia noty księgowe (obciążeniowe) w związku z karami umownymi, opłatami za niezwrócone palety oraz odszkodowaniami. Są to dokumenty niebędące fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług. W związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, Wnioskodawca chce ustalić, czy będzie zobowiązany do wystawiania tych dokumentów przez KSeF.
Wszystkie te dokumenty nie dokumentują czynności opodatkowanych podatkiem VAT i w obecnym stanie prawnym są wystawiane poza systemem fakturowania (poza VAT), jako noty księgowe (noty obciążeniowe).
W związku z planowanym wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Wnioskodawca zamierza ustalić, czy wskazane dokumenty będą podlegały obowiązkowi wystawiania w systemie KSeF.
Pytanie
Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF Wnioskodawca będzie zobowiązany do wystawiania w KSeF dokumentów księgowych (not obciążeniowych) dotyczących kar umownych, opłat za palety i odszkodowań — pomimo, że nie dokumentują one czynności opodatkowanych VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
Wnioskodawca stoi na stanowisku, że noty księgowe (obciążeniowe) wystawiane tytułem kar umownych, odszkodowań czy opłat za palety - o ile nie stanowią wynagrodzenia za czynność opodatkowaną VAT - dokumentują zdarzenia gospodarcze znajdujące się poza zakresem przedmiotowym ustawy o VAT (art. 5 ust. 1 ustawy o VAT).
W związku z tym, zdaniem Wnioskodawcy, nie ma obowiązku wystawiania dla nich faktur VAT (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Skoro dokumenty te nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, nie mogą być również uznane za faktury ustrukturyzowane (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT), które podlegają obowiązkowemu wystawianiu za pośrednictwem KSeF.
Noty te stanowią dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości (art. 20 i 21 UoR), a nie dokumenty regulowane przepisami ustawy o VAT dotyczącymi fakturowania. Dlatego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do wystawiania tych dokumentów w KSeF po wejściu w życie obowiązkowego systemu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Z cytowanych powyżej przepisów ustawy wynika, że przez usługę należy rozumieć każde świadczenie na rzecz danego podmiotu niebędące dostawą towarów. Jednocześnie pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie się na rzecz innej osoby, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie, bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy).
Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie. Zauważyć jednak należy, że usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym.
W związku z powyższym, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.
Definicja świadczenia usług stanowi dopełnienie definicji dostawy towarów i tym samym opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wszystkie czynności odpłatnego obrotu profesjonalnego.
Stosownie do art. 29a ust. 1 ustawy:
Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Jak wynika z art. 29a ust. 7 ustawy:
Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:
1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;
3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
W myśl art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
W myśl art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.
Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Na podstawie art. 106nh ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, oraz w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 i 3, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Na podstawie art. 106ga ust. 3 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
W świetle art. 106ga ust. 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1 ustawy:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, określa ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Noty księgowe stanowią więc dowody księgowe na podstawie ww. ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących podatku VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze wydane na podstawie jej upoważnienia w żadnym zakresie nie regulują kwestii wystawiania not księgowych. Jednocześnie, przepisy krajowe nie określają dokumentu, na podstawie którego podatnik powinien udokumentować kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług w myśl art. 29a ust. 1 ustawy. Nie jest tym dokumentem faktura, jednak nic nie wskazuje, że nie może nim być np. nota księgowa (obciążeniowa/uznaniowa).
Wskazania również wymaga, że zgodnie z art. 106s w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, uwzględniając:
1) specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
2) konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;
3) możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;
4) konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.
Wystawiają Państwo noty księgowe (obciążeniowe) w związku z karami umownymi, opłatami za niezwrócone palety oraz odszkodowaniami. Są to dokumenty niebędące fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują one odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług. Wszystkie te dokumenty nie dokumentują czynności opodatkowanych podatkiem VAT i w obecnym stanie prawnym są wystawiane poza systemem fakturowania (poza VAT), jako noty księgowe (noty obciążeniowe).
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będą Państwo zobowiązani do wystawiania w KSeF dokumentów księgowych (not obciążeniowych) dotyczących kar umownych, opłat za palety i odszkodowań - pomimo, że nie dokumentują one czynności opodatkowanych VAT.
Jak wynika z okoliczności sprawy, czynności tj. kary umowne, opłaty za niezwrócone palety oraz odszkodowania, na udokumentowanie których wystawiają i po 1 lutego 2026 r. będą Państwo również wystawiali noty księgowe (obciążeniowe), nie mieszczą się i nie będą się mieściły w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy i jako takie nie podlegają i nie będą podlegały opodatkowaniu tym podatkiem.
Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że obowiązek, który będzie wynikał z art. 106ga ust. 1 ustawy, od 1 lutego 2026 r., nie wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przypadku dokumentów innych niż faktury, określone w art. 2 pkt 31 ustawy. W sytuacji dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT – nie wystawia się faktury (art. 106 ust. 1 ustawy). Dodatkowo, z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie z 1 lutego 2026 r. nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe. Wynika to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy.
Tym samym, w przypadku dokumentowania ww. czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy - w brzmieniu nadanym ww. ustawą zmieniającą, nie będą Państwo mieli obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r.
Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Podkreślam, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Inne kwestie, tj. uznanie za niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT czynności wymienionych w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo