Interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.405.2025.2.KP

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

• zgodności z § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas przedstawionych w zdarzeniu przyszłym zasad ewidencji zwrotów towarów przy użyciu kas samoobsługowych i kas tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów, przez tzw. „zwykłych” klientów, którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą, a także przez tzw. „zwykłych” klientów, którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków;
• uprawnienia do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego w związku z ww. zwrotami towarów;
• uprawnienia do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w miesiącu dokonania/zaewidencjonowania ww. zwrotu towaru.

Uzupełnili go Państwo pismem z 10 czerwca 2025 r. (data wpływu 10 czerwca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) wchodzi w skład międzynarodowej Grupy B. (dalej: „Grupa”) zajmującej się sprzedażą odzieży oraz akcesoriów. Spółka prowadzi sprzedaż za pośrednictwem licznych sklepów stacjonarnych zlokalizowanych na terytorium całej Polski oraz sklepu internetowego.

Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

W przypadku sprzedaży w sklepach stacjonarnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż każdorazowo jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: „Ustawa o VAT”).

Analogicznie ewidencjonowana jest sprzedaż dokonywana na rzecz konsumentów (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) za pośrednictwem sklepu internetowego Spółki.

Obecnie wszystkie kasy rejestrujące używane przez Spółkę w sklepach stacjonarnych są kasami on-line, natomiast w przypadku sklepu internetowego używane są jeszcze kasy z elektronicznym zapisem kopii, które w przyszłości Spółka planuje wymienić na kasy on-line.

Ze względu na postęp technologiczny i chęć usprawnienia obsługi klienta w sklepach stacjonarnych, Spółka wdrożyła dwie alternatywne możliwości dokonywania zakupów:

· przy standardowej (tradycyjnej) kasie rejestrującej obsługiwanej przez sprzedawcę, który ewidencjonuje sprzedaż lub

· przy kasie samoobsługowej, gdzie klient samodzielnie ewidencjonuje sprzedaż (przy czym do sekcji kas samoobsługowych w danym sklepie stacjonarnym zawsze przydzielony jest co najmniej jeden pracownik, który asystuje klientom przy dokonywaniu zakupów na kasach samoobsługowych i udziela im wsparcia, przykładowo w przypadku braku możliwości zeskanowania towarów, dokonania płatności lub innych problemów).

Klientom Wnioskodawcy przysługuje również możliwość dokonywania w sklepach stacjonarnych zwrotów towarów nabytych

(a) za pośrednictwem sklepu internetowego Spółki lub

(b) w sklepach stacjonarnych Spółki (zwrot może zostać dokonany w dowolnym sklepie stacjonarnym Spółki, niezależnie od tego, w którym sklepie stacjonarnym dokonano zakupu).

Podstawowy czas, który klient ma na dokonanie zwrotu to 30 dni od daty zakupu (lub odpowiednio od daty wysyłki, przy zakupach internetowych), przy czym termin ten może okresowo ulegać zmianie (przykładowo w okresach świątecznych, kiedy znacząco wzrasta ilość dokonywanych zakupów, Spółka, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom klientów, może wprowadzać dłuższe terminy zwrotu).

Spółka nie wyklucza także, że w przyszłości podstawowy czas na dokonanie zwrotu może ulec zmianie.

Dotychczasowo klienci mogli (i nadal mogą) dokonywać zwrotów towarów Spółki w Jej sklepach stacjonarnych przy standardowych kasach rejestrujących obsługiwanych przez sprzedawców.

W takim przypadku zwrot towaru dokonywany był/jest (oraz będzie) przede wszystkim na podstawie:

a) oryginalnego papierowego paragonu fiskalnego wydanego w sklepie stacjonarnym Spółki przy dokonywaniu zakupu lub

b) elektronicznej wizualizacji paragonu fiskalnego wydanego w sklepie stacjonarnym Spółki przy dokonywaniu zakupu (opisanej szerzej poniżej), lub

c) „elektronicznego biletu”, tzw. e-ticket, stanowiącego elektroniczne potwierdzenie zakupów dokonanych w sklepie internetowym (opisanej szerzej poniżej), lub

d) faktury papierowej lub elektronicznej wystawionej do paragonu – na życzenie klienta za zakupy w sklepie stacjonarnym lub wydanej przy zakupach w sklepie internetowym (zgodnie z przyjętą praktyką, do czasu wprowadzenia paragonów elektronicznych w rozumieniu ustawy o VAT – a ściśle na gruncie art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b) ustawy o VAT oraz niżej powołanych przepisów wykonawczych – Spółka wystawia i przesyła faktury elektroniczne do każdej sprzedaży zrealizowanej w sklepie internetowym) - łącznie nazywanych „dokumentem sprzedaży”.

Ponadto Spółka podkreśla, że chcąc maksymalnie ułatwić klientom procedurę zwrotu towarów, w sporadycznych przypadkach dopuszcza (i będzie dopuszczać) przyjęcie zwrotu towarów również na podstawie innych dowodów potwierdzających dokonanie zakupu w sklepie Spółki, przykładowo na podstawie potwierdzenia płatności kartą płatniczą (które umożliwia zidentyfikowanie konkretnej transakcji i paragonu w systemie Spółki).

Jednocześnie Spółka wskazuje, że:

Ad b). Dokument sprzedaży z lit. b) dostępny jest wyłącznie dla tzw. zidentyfikowanych klientów, tj. osób posiadających konto na platformie internetowej Spółki (dostępnej w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej) – dalej: „Zidentyfikowany klient / Zidentyfikowani klienci”.

Zidentyfikowani klienci po zalogowaniu na własne konto na platformie Spółki mają dostęp do historii zakupów oraz zwrotów dokonanych w sklepie internetowym (pod warunkiem, że zakup został dokonany po zalogowaniu na własne konto, a nie jako „gość”) oraz w sklepach stacjonarnych Spółki (pod warunkiem, że przy dokonywaniu zakupu klient podał swój numer telefonu, adres email lub zeskanował swój indywidualny kod QR dostępny w aplikacji mobilnej Spółki).

Spółka udostępnia Zidentyfikowanym klientom elektroniczne wizualizacje paragonów fiskalnych jako dodatkowy dokument sprzedaży (niefiskalne potwierdzenie zakupu), poza papierowym paragonem fiskalnym wydawanym w sklepie stacjonarnym (takie rozwiązanie ma na celu ułatwienie Zidentyfikowanym klientom gromadzenie dokumentów sprzedaży i wyeliminować ryzyko, że ze względu na zgubienie papierowego paragonu fiskalnego, nie będzie on mógł ustalić daty zakupu towaru, dokonać zwrotu nabytego towaru, etc.).

Powyższe rozwiązanie nie dotyczy klientów, którzy dokonują zakupów w sklepach stacjonarnych, ale nie czynią tego jako Zidentyfikowany klient (nie posiadają konta na platformie Spółki lub nie podali przy zakupie danych identyfikujących ich konto). W takim przypadku klientom wydawany jest wyłącznie papierowy paragon fiskalny.

Ad c). Dokument sprzedaży z lit. c) jest przesyłany nabywcy dokonującemu zakupów internetowych wraz z potwierdzeniem wysyłki, dzięki czemu jest dostępny zarówno dla klientów nieposiadających konta na platformie Spółki (poprzez otrzymany link), jak i dla Zidentyfikowanych klientów (w ich przypadku e-ticket jest zachowywany także na ich koncie na tym portalu i w aplikacji Spółki).

Dla dokonania zwrotu towaru, klient może okazać e-ticket w formie elektronicznej na telefonie bądź w formie wydruku.

Żaden z ww. dokumentów sprzedaży nie jest paragonem elektronicznym w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b) ustawy o VAT oraz § 2 pkt 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej: „rozporządzenie o kasach”).

Niemniej, w przyszłości Spółka zamierza wystawiać paragony elektroniczne w rozumieniu ww. przepisów (początkowo na rzecz klientów dokonujących zakupy w sklepie internetowym, a w dalszej kolejności również w sklepach stacjonarnych).

Po wprowadzeniu niniejszych zmian, Spółka umożliwi klientom dokonywanie zwrotów towarów na podstawie paragonu elektronicznego w rozumieniu ustawy o VAT (stanowiącego rodzaj „dokumentu sprzedaży” w rozumieniu przedstawionym powyżej).

Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku zwrotów na podstawie paragonów elektronicznych, będzie każdorazowo przechowywała w pamięci kasy rejestrującej i systemie sprzedażowym Spółki numer paragonu i numer unikatowy kasy.

Spółka wyjaśnia, że używając we wniosku sformułowania „pamięć kasy” referuje do pamięci kasy w rozumieniu ustawy o VAT oraz przepisów rozporządzenia o kasach, tj. odpowiednio pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej kasy.

Po okazaniu dokumentu sprzedaży, sprzedawca weryfikuje zwracany towar (zgodnie z regulaminem Spółki zwracany towar musi być nienaruszony i posiadać metkę) i po pozytywnej weryfikacji ewidencjonuje zwrot zgodnie z wymaganiami § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach.

W tym celu wystawiane są za pomocą kasy rejestrującej dwa papierowe dokumenty niefiskalne (zawierające obligatoryjne elementy dokumentów niefiskalnych zgodnie z § 30 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących; dalej: „rozporządzenie MRPiT”), tj.:

1) Pokwitowanie zwrotu – dokument podpisywany odręcznie przez klienta (niezależnie czy jest to Zidentyfikowany klient, czy nie) i przechowywany przez Spółkę w wersji papierowej w ewidencji zwrotów jako protokół przyjęcia zwrotu, o którym mowa w § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach

2) Dokument zwrotu – dokument wydawany klientowi jako potwierdzenie dokonania zwrotu.

Jak wskazano powyżej obydwa dokumenty stanowią dokumenty niefiskalne, tym samym zawierają jako jeden z obligatoryjnych elementów oznaczenie kasjera (zgodnie z § 30 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia MRPiT).

W efekcie, na obydwu dokumentach znajdują się zaszyfrowane, unikatowe dane, pozwalające na identyfikację konkretnego sprzedawcy (kasjera), który przyjął zwrot.

Oznacza to, że na papierowym pokwitowaniu zwrotu przechowywanym przez Wnioskodawcę jako protokół przyjęcia zwrotu znajdują się zarówno dane identyfikacyjne konkretnego sprzedawcy przyjmującego i zatwierdzającego zwrot, jak i dane nabywcy (podpis).

Spółka zaznacza, że aktualne zasady ewidencjonowania zwrotów towarów nie są przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację, lecz zostały przedstawione wyłącznie w celu dokładniejszego wyjaśnienia planowanych zmian, objętych poniżej zadanymi pytaniami.

Chcąc wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów, dążąc do maksymalnego usprawnienia procesu obsługi klienta, zapewnienia jego większej automatyzacji oraz ograniczenia ilości generowanych i przechowywanych dokumentów papierowych, Wnioskodawca planuje wdrożenie rozwiązania umożliwiającego dokonywanie zwrotów towarów nabytych w sklepach stacjonarnych oraz w sklepie internetowym Spółki również za pośrednictwem kas samoobsługowych zlokalizowanych w sklepach Spółki.

Jednocześnie ze względu na chęć ograniczenia gromadzenia papierowej dokumentacji i w miarę możliwości przechowywania wszystkich dokumentów/dowodów itp. wyłącznie w wersji elektronicznej (co wynika zarówno ze względów praktycznych, tj. ograniczona przestrzeń na gromadzenie papierowej dokumentacji, jak i ekologicznych, mających istotne znaczenie przy skali działalności Wnioskodawcy), Spółka planuje modyfikację zasad ewidencjonowania zwrotów w sklepach stacjonarnych.

Mając na uwadze powyższe, Spółka rozważa:

(i) wprowadzenie możliwości dokonywania zwrotu towarów za pośrednictwem kas samoobsługowych (jako alternatywa dla zwrotów dokonywanych przy tradycyjnych kasach rejestrujących obsługiwanych przez sprzedawcę, zgodnie z wyżej opisanym procesem) oraz

(ii) modyfikacje zasad dokumentowania przyjęcia zwrotu towarów – zarówno w odniesieniu do zwrotów dokonywanych przy kasie standardowej z udziałem sprzedawcy, jak i na kasie samoobsługowej – poprzez:

1) zastąpienie dotychczas stosowanych dwóch drukowanych dokumentów fiskalnych (opisanych powyżej) wyłącznie jednym papierowym potwierdzeniem / pokwitowaniem zwrotu (dokument niefiskalny z pkt 1 powyżej), który będzie wydawany klientowi (i nie będzie zawierał odręcznych podpisów sprzedawcy ani nabywcy), przy czym

· Wnioskodawca nie będzie przechowywał we własnej ewidencji zwrotów żadnych dokumentów w wersji papierowej, niemniej każdy zwrot (zarówno przyjęty przy kasie tradycyjnej, jak i samoobsługowej) będzie odpowiednio zapisywany w pamięci kasy rejestrującej, pozwalając na identyfikację zarówno konkretnego sprzedawcy (kasjera), który przyjmie/zatwierdzi zwrot towarów, jak i dane identyfikujące klienta (o czym szerzej poniżej).

Poniżej Spółka prezentuje planowane zasady dokonywania zwrotów w sklepach stacjonarnych z podziałem na kasy samoobsługowe oraz kasy tradycyjne obsługiwane przez sprzedawcę.

Jednocześnie podkreśla, że kasy samoobsługowe i kasy tradycyjne będą takimi samymi urządzeniami (kasami on-line), a różnić je będzie w zasadzie tylko sposób obsługi (rodzaj czynności wykonywanych przez nabywcę i sprzedawcę).

I. Zwrot towaru na kasie samoobsługowej

Klient, chcąc dokonać zwrotu towaru, będzie zobowiązany do wybrania opcji „zwrot” na ekranie dotykowym kasy samoobsługowej i w następnej kolejności, określenia czy dokonuje zwrotu jako:

a) Zidentyfikowany klient – w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie indywidualnego kodu QR z aplikacji Spółki, podanie nr telefonu lub adresu email, lub dokumentu sprzedaży aby system mógł „połączyć” dokonywany zwrot z kontem Zidentyfikowanego klienta na platformie Spółki; albo

b) „zwykły” klient – w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie dokumentu sprzedaży (papierowego paragonu fiskalnego, jego wizualizacji, a docelowo paragonu elektronicznego, bądź faktury lub e-ticketu).

Zarówno w przypadku a), jak i b) klienci będą mogli dokonywać łącznych zwrotów towarów z odrębnych zakupów (udokumentowanych odrębnymi dokumentami sprzedaży).

Wnioskodawca zastrzega jednak, że nie przewiduje możliwości łącznego dokonywania zwrotów towarów zakupionych przez kilku różnych Zidentyfikowanych klientów (każdy Zidentyfikowany klient będzie zobowiązany do przejścia przez odrębną procedurę zwrotu towaru).

Podobnie każdy posiadacz paragonu, niebędący Zidentyfikowanym klientem, będzie mógł dokonywać zwrotu indywidualnie.

Następnym etapem po zidentyfikowaniu przez kasę samoobsługową jako Zidentyfikowany klient lub zeskanowaniu dokumentu sprzedaży przez „zwykłego” klienta będzie wybór towarów do zwrotu.

Zgodnie z komunikatem wyświetlającym się na ekranie, klient zostanie poproszony o włożenie towarów do zwrotu do specjalnego kosza znajdującego się przy kasie samoobsługowej.

W przypadku towarów:

1) posiadających wszyty / naklejony tzw. RFID tag (znacznik/etykietę współpracujący(ą) z nowym systemem alarmowym pozwalającym na identyfikację konkretnego egzemplarza artykułu za pomocą fal radiowych i bramek rozmieszczonych na terenie sklepu) lub „soft tag” (etykietę miękką zawierającą kod kreskowy wszytą przy metce, zapobiegającą kradzieżom), dezaktywowane przy zakupie – kasa samoobsługowa automatycznie zeskanuje towar;

2) zabezpieczonych poprzez uprzednio wczepiony „hard tag” (plastikowy klips antykradzieżowy, zdejmowany przy zakupie) – klient będzie zobowiązany do samodzielnego zeskanowania metek towarów, aby uwzględnić je w dokonywanym zwrocie.

Jednocześnie w przypadku wystąpienia błędów w systemie uniemożliwiających zeskanowanie towarów do zwrotu, klient będzie mógł samodzielnie, wybierając odpowiednie przyciski, wybrać towary, które mają podlegać zwrotowi (na ekranie pojawią się towary dostępne do zwrotu dla klienta – na podstawie zeskanowanego dokumentu sprzedaży w przypadku „zwykłego” klienta lub na indywidualnym koncie Zidentyfikowanego klienta na platformie Spółki). W takim przypadku klient samodzielnie zaznaczy na ekranie towary, które podlegają zwrotowi.

Następnym etapem zwrotu będzie dokonanie weryfikacji zwrotu przez pracownika Spółki wyznaczonego do asystowania przy kasach samoobsługowych – takie osoby co do zasady na stałe przebywają i będą przebywały w sekcji kas samoobsługowych, przy czym dodatkowo, aby zapewnić bieżącą pomoc, będą oni wyposażeni w specjalnie zaprogramowane urządzenia iPOD, które będą alarmowały ich o konieczności podejścia do konkretnej kasy samoobsługowej w celu zaakceptowania zwrotu towaru.

Wnioskodawca podkreśla, że do dokonania zwrotu na kasie samoobsługowej każdorazowo konieczna będzie fizyczna obecność asystenta, który zweryfikuje i zaakceptuje dokonywany zwrot. Tym samym klient nie będzie mógł całkowicie samodzielnie dokonać zwrotu na kasie rejestrującej bez udziału pracownika sklepu Spółki.

Po wybraniu przez klienta na ekranie kasy samoobsługowej towarów podlegających zwrotowi i wybraniu opcji „kontynuuj” na ekranie kasy samoobsługowej wyświetli się komunikat informujący o wymaganym wpisaniu numeru identyfikującego pracownika sklepu oraz zatwierdzeniu przez niego transakcji zwrotu poprzez podanie specjalnego przypisanego mu kodu PIN.

Znajdujący się w pobliżu asystent będzie podchodził do kasy samoobsługowej, weryfikował stan zwracanych towarów i wpisywał swój własny, indywidualny i unikatowy numer, pozwalający na zidentyfikowanie go w systemie kasy (i zachowywany w pamięci kasy) jako sprzedawcy, który przyjął dany zwrot. Następnie asystent wpisze kod PIN, zatwierdzając zwrot towaru.

Tym samym każdorazowo zwrot towaru na kasie samoobsługowej będzie autoryzowany przez pracownika sklepu, którego indywidualny numer będzie wpisywany na kasie samoobsługowej, a następnie zapisywany w jej pamięci, umożliwiając przypisanie danego sprzedawcy do konkretnego zwrotu.

Następnie w przypadku towarów posiadających wszyty nowy system alarmowy lub „soft tag” system automatycznie ponownie „zakoduje” towar.

W przypadku towarów uprzednio zabezpieczonych „hard tag” na ekranie pojawi się informacja o konieczności ponownego zabezpieczenia towaru wyżej opisanym klipsem przez pracownika Sklepu (następnie na ekranie pojawi się informacja, czy dany towar znajduje się aktualnie w asortymencie danego sklepu czy jego sprzedaż została zablokowana i powinien zostać przekierowany do magazynu Spółki).

Zgodnie z „Procedurą bezpieczeństwa kasowego” opracowaną przez Spółkę i wdrożoną we wszystkich Jej sklepach, kasjer jest (i będzie) zobowiązany do dokładnego zweryfikowania zwracanego towaru oraz prawidłowego zabezpieczenia produktu podczas transakcji zwrotu. Ostatnim etapem będzie informacja o sposobie zwrotu płatności za zwracane towary.

Co do zasady zwrot będzie dokonywany w ten sam sposób, w jaki dokonano zapłaty za towar, czyli w przypadku zakupów za pomocą karty zwrot zostanie dokonany na kartę płatniczą użytą do zapłaty za towar przy zakupie, a w przypadku płatności gotówkowej, kasa samoobsługowa będzie wydawała zwrot w gotówce.

Po zakończeniu całego procesu na ekranie pojawi się informacja o skutecznym zakończeniu procedury zwrotu. Jednocześnie kasa samoobsługowa wydrukuje jeden dokument niefiskalny – pokwitowanie zwrotu, które będzie stanowiło potwierdzenie skutecznego zwrotu towaru dla klienta (nie będzie ono podpisywane odręcznie przez żadną ze stron).

Jednocześnie Zidentyfikowani klienci będą mogli otrzymać potwierdzenie zwrotu do aplikacji i/lub na telefon lub email przypisany do ich konta na platformie Spółki, a „zwykli” klienci potwierdzenie zwrotu na telefon lub email, pod warunkiem, że został on udostępniony przy dokonywaniu zwrotu.

Natomiast Wnioskodawca nie zamierza przechowywać żadnych papierowych dokumentów dotyczących zwrotu, bowiem w pamięci kasy samoobsługowej zostaną co do zasady zachowane wszystkie dane dotyczące zwrotu), w tym przede wszystkim informacje wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach, obejmujące:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru,

3) termin dokonania zwrotu towaru,

4) kwotę brutto oraz wysokość podatku należnego dotyczące zwróconego towaru,

5) informację o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym),

6) informację o przyjęciu/zatwierdzeniu zwrotu towaru przez konkretnego sprzedawcę (kasjera), wraz z informacją identyfikującą nabywcę.

Wnioskodawca podkreśla bowiem, że przechodząc przez procedurę zwrotu towaru na kasie samoobsługowej, klient – wybierając, iż dokonuje zwrotu jako:

- Zidentyfikowany klient – będzie podawał informacje (nr telefonu, adres email, kod QR aplikacji, skan paragonu dotyczącego sprzedaży przypisanej do konta konkretnego klienta), które pozwolą na jego identyfikację w systemie (czyli powiązanie zwrotu towaru z konkretną osobą, zarejestrowaną na platformie Spółki, przez podanie imienia, nazwiska, adresu itp.),

- „zwykły” klient – będzie miał możliwość wpisania danych kontaktowych (jak adres email, nr telefonu), które również pozwolą na powiązanie ich z konkretną osobą (zindywidualizowanym nabywcą) oraz/lub dokonanie wyboru zwrotu środków za towary na kartę płatniczą klienta (co również pozwoli Spółce i/lub organom podatkowym) na jego zindywidualizowanie/identyfikację poprzez uzyskanie informacji o numerze karty/ konta bankowego tego klienta).

Spółka zaznacza, że w odniesieniu do płatności dokonywanych kartą, informacja o takim sposobie płatności widnieje na dokumencie sprzedaży oraz na niefiskalnym potwierdzeniu zakupu, które jest generowane z systemu Spółki oraz w nim przechowywane jako załącznik do transakcji sprzedaży – dokument ten referuje do konkretnego dokumentu sprzedaży i danych na nim zawartych (a w przypadku Zidentyfikowanych klientów, także do numeru ID klienta w systemie Spółki) oraz zawiera informacje o numerze karty płatniczej, przy użyciu której dokonano płatności (zapisywane są: pierwszych sześć i cztery ostatnie cyfry z numeru karty).

Analogicznie generowany i przechowywany jest dokument niefiskalny dotyczący zwrotu towaru, który również zawiera informacje o karcie, na którą dokonano zwrotu środków za zwrócony towar (ze wskazaniem pierwszych sześciu i czterech ostatnich cyfr numeru karty).

W efekcie, Spółka ma możliwość wyfiltrowania w systemie danego rodzaju transakcji (np. dotyczących zwrotów) dokonanych w konkretnym sklepie w określonym dniu oraz podglądu lub wydruku ww. dokumentów i informacji o poszczególnych, indywidulanych transakcjach, w tym o danych karty płatniczej użytej do zapłaty za towar i dokonania zwrotu płatności.

Informacje te są przechowywane w systemie wewnętrznym Spółki przez okres 6 miesięcy, po czym dane o płatnościach kartą / na kartę są archiwizowane w formacie umożliwiającym odczyt danych, pozostając dostępne dla Wnioskodawcy przez 6 lat (tj. przez okres nieobjęty przedawnieniem w rozumieniu ustawy Ordynacja Podatkowa).

Zatem w obydwu wyżej wskazanych przypadkach (tj. zwrotów dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów oraz „zwykłych” klientów), dane dotyczące zwrotu towarów ewidencjonowane w pamięci kasy i systemie sprzedażowym Spółki oraz przechowywane przez nią w formie elektronicznej będą obejmowały dane wrażliwe nabywcy (oraz dane identyfikujące sprzedawcę, który przyjął/zatwierdził zwrot, w postaci jego kodu).

Dodatkowo, w przypadku zwrotu towaru, do którego wystawiona została faktura sprzedaży, Spółka będzie posiadała informacje o danych klienta, na rzecz którego wystawiono fakturę (niezależnie od tego czy jest to Zidentyfikowany klient czy „zwykły klient”).

Również w przypadku „zwykłych” klientów, którzy podczas dokonywania zwrotu na kasie samoobsługowej nie wyrażą woli podania żadnych danych identyfikacyjnych oraz wybiorą opcję zwrotu płatności gotówką, drukowany będzie wyłącznie jeden dokument – potwierdzenie zwrotu wydawane klientowi (bez dokumentu dla Spółki podpisywanego przez nabywcę).

Brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta nie wpłynie w żaden sposób na możliwość zidentyfikowania przez Spółkę w Jej systemie konkretnej sprzedaży i konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot.

W takich przypadkach, klienci w dalszym ciągu będą zobowiązani do przedstawienia dokumentu sprzedaży, na podstawie którego identyfikowana będzie konkretna sprzedaż, której dotyczy zwrot.

Jednocześnie stosowane (opisane powyżej) systemy zabezpieczające, antykradzieżowe, m.in. za pomocą technologii RFiD, umożliwiają ustalenie, czy zwracany artykuł jest dokładnie tym samym egzemplarzem towaru, który został wskazany na dokumencie sprzedaży.

W konsekwencji, Spółka jest i będzie w stanie „prześledzić” całą historię pojedynczej sztuki towaru – obejmującą jej sprzedaż i zwrot, bez żadnych wątpliwości co do tego jaka transakcja sprzedażowa zostaje „anulowana” (w potocznym rozumieniu) wskutek przyjmowanego zwrotu – przy czym dane dotyczące tych transakcji (sprzedaży i zwrotu towaru) będą przechowywane w postaci elektronicznej.

II. Zwrot towaru na kasie tradycyjnej (obsługiwanej przez pracownika sklepu)

Klient w dalszym ciągu będzie mógł wybrać dokonanie zwrotu w sposób tradycyjny, tj. poprzez podejście do kasy rejestrującej obsługiwanej przez kasjera. W takim przypadku proces zwrotu towaru będzie przebiegał analogicznie jak w przypadku zwrotu na kasach samoobsługowych, z tą różnicą, że wszelkie działania w tym zakresie (związane z uzupełnieniem danych klienta, zeskanowaniem dokumentu sprzedaży, zeskanowaniem zwracanych towarów, wyborem sposobu zwrotu płatności za towary) będzie dokonywane przez sprzedawcę.

Również w tym przypadku klient będzie miał możliwość dokonania zwrotu towarów jako:

a) Zidentyfikowany klient, którego dane osobowe zostaną powiązane w systemie z dokonywanym zwrotem towarów, lub

b) „zwykły” klient, który poda sprzedawcy swoje dane (jak nr telefonu lub adres email) oraz/lub wybierze formę zwrotu środków na kartę płatniczą, umożliwiając jego identyfikację w systemie i ewidencji Spółki (analogicznie jak zostało to opisane powyżej), lub

c) „zwykły” klient, który odmówi podania sprzedawcy jakichkolwiek danych, ograniczając się do okazania dokumentu sprzedaży i zwrotu towarów oraz wybierze gotówkową formę zwrotu środków za towary, przy czym każdy zwrot będzie wymagał zatwierdzenia przez kasjera przyjmującego ten zwrot i zalogowanego na obsługiwanej kasie.

I podobnie jak w razie zwrotów na kasach samoobsługowych, także przy kasie tradycyjnej obsługiwanej przez kasjera:

- do dokonania zwrotu towaru konieczne będzie okazanie przez klienta dokumentu sprzedaży, pozwalającego na „odszukanie” w systemie Spółki konkretnej transakcji sprzedażowej dotyczącej zwracanego towaru,

- we wszystkich ww. przypadkach (tj. a), b) i c)) wydany zostanie klientowi dokument papierowy (potwierdzenie zwrotu) bez podpisów (a w przypadku klientów, którzy udostępnili Spółce swój nr telefonu lub adres email możliwe będzie również wysłanie potwierdzenia zwrotu na telefon, email lub dodatkowo do aplikacji w przypadku Zidentyfikowanych klientów),

- przy czym sama Spółka nie będzie gromadzić żadnych dokumentów potwierdzających zwrot w formie papierowej, zważywszy, że w pamięci kasy i elektronicznym systemie sprzedażowym Spółki przechowywane będą informacje o każdym takim zwrocie towarów, obejmujące ww. dane wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach, w tym informacje pozwalające na identyfikację kasjera, który przyjął zwrot (poprzez indywidualnie przypisany mu unikatowy numer kasjera, uwidoczniony w systemie i na dokumencie zwrotu) oraz (w przypadkach a) i b)) dane wrażliwe nabywcy, który zwrotu dokonał,

- ewentualny brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta (co może mieć miejsce w przypadku c)) nie wpłynie w żaden sposób na możliwość zidentyfikowania przez Spółkę w jej systemie konkretnej sprzedaży i konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot (zgodnie z uwagami przedstawionymi powyżej).

Podsumowując, Wnioskodawca wskazuje, że zarówno w odniesieniu do zwrotów towarów na kasach samoobsługowych, jak i przy kasach tradycyjnych, niezależnie od statusu klienta dokonującego zwrotu, dane przechowywane przez Spółkę w postaci elektronicznej będą pozwalały na ustalenie m.in.

(a) jaki konkretnie towar został Spółce zwrócony,

(b) której konkretnej transakcji sprzedażowej ten zwrot dotyczył (m.in. odstąpienia od której umowy zakupu dokonano), a także

(c)że faktycznie Spółka dokonała na rzecz klienta zwrotu ceny za zwrócony towar.

Co istotne, zasady przyjmowania zwrotów towarów, w tym dotyczące weryfikacji i zatwierdzania zwrotów przez pracowników Spółki są regulowane w procedurach wewnętrznych, takich jak wspomniana powyżej „Procedura bezpieczeństwa kasowego”, która zostanie zaktualizowana o procedury zwrotów na kasach samoobsługowych, i która jest/będzie stosowana we wszystkich sklepach Spółki, mając na celu zapewnienie, że obsługa transakcji na kasach (w tym samoobsługowych) jest i będzie realizowana z zachowaniem wysokich standardów ostrożności i bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania ewentualnym nadużyciom (ze strony klientów, jak i pracowników Spółki).

W konsekwencji, wszelkie zwroty towarów przyjmowane i ewidencjonowane przez Spółkę będą rzetelnie zweryfikowane jako transakcje o rzeczywistym charakterze.

W przypadku zwrotu towarów, których sprzedaż została udokumentowana fakturą, Spółka będzie niezwłocznie wystawiała fakturę korygującą na rzecz klienta.

Informacje/dane o zwrotach towarów, ewidencjonowanych przez Spółkę, będą przez Nią przechowywane (i będą pozostawały dostępne do okazania na żądanie organów podatkowych) przez okresy wynikające z przepisów obowiązującego prawa.

Pytania

1) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów przy użyciu kas samoobsługowych będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?

2) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?

3) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?

4) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu) będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?

5) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?

6) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?

7) Czy zdarzenia opisane w pkt 1-6 powyżej będą uprawniały Spółkę do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w miesiącu dokonania / zaewidencjonowania zwrotu towaru?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów we wszystkich przypadkach, tj. w odniesieniu do zwrotów dokonywanych przez:

1) Zidentyfikowanych klientów przy użyciu kas samoobsługowych (pytanie 1),

2) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą (pytanie 2),

3) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków (pytanie 3),

4) Zidentyfikowanych klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu) (pytanie 4),

5) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą (pytanie 5),

6) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych, którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków (pytanie 6),

- będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach oraz będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego zadeklarowanych z tytułu sprzedaży zwróconego towaru.

Zgodnie z ostatnim pytaniem (nr 7), w ocenie Spółki, ww. korekta powinna być dokonywana w miesiącu dokonania zaewidencjonowania zwrotu towaru.

Poniżej Wnioskodawca prezentuje szczegółowe uzasadnienie powyższego stanowiska:

Jak stanowi art. 29a ust. 10 pkt 2) ustawy o VAT, podstawę opodatkowania obniża się o wartość zwróconych towarów i opakowań.

W sytuacji zatem gdy podatnik zrealizuje i zadeklaruje dla celów VAT transakcję sprzedaży towaru, rozliczając z tego tytułu podatek należny, a następnie towar zostanie podatnikowi zwrócony (na skutek odstąpienia przez nabywcę od umowy), w związku z czym podatnik zwróci nabywcy cenę zakupu, to podatnik ten ma prawo do tego, aby odpowiednio obniżyć

a) podstawę opodatkowania (o wartość netto zwróconego mu towaru) oraz

b) kwotę podatku należnego z tytułu wcześniej wykazanej transakcji sprzedaży.

W tym celu podatnik powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie zwrotu towaru.

Dotyczy to także sytuacji, gdy zakup i następnie zwrot towaru dokonywany jest/będzie (jak w opisanym zdarzeniu przyszłym) przez osobę fizyczną występującą w roli konsumenta.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Szczegółowe regulacje prawne w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji na kasach rejestrujących określa rozporządzenie o kasach (wydane przez Ministra Finansów na podstawie delegacji ustawowej z art. 111 ust. 7a ustawy o VAT). I tak,:

• zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia o kasach: „Podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy”,
• jednocześnie w ust. 2 powyższego przepisu wskazano, że: „Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług,”
• zasady prowadzenia ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług zawarte zostały w § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia – zgodnie z tym przepisem podatnik jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji zawierającej:

„1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.”

Powyższy przepis rozporządzenia o kasach zawiera listę elementów, które powinna zawierać ewidencja zwrotów towarów prowadzona przez podatnika.

Jednocześnie Wnioskodawca pragnie zauważyć, że ustawa o VAT ani żaden z aktów wykonawczych, w szczególności rozporządzenie o kasach oraz rozporządzenie MRPiT nie zawierają przepisów zobowiązujących do prowadzenia ewidencji zwrotów towarów (w tym protokołu przyjęcia zwrotu towaru) w postaci papierowej.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.”

Tym samym, w ocenie Spółki, w dobie postępującej cyfryzacji i elektronizacji wszystkich procesów, niezasadne i nieznajdujące potwierdzenia w żadnym z przepisów prawa byłoby wymaganie od podatników gromadzenia i przechowywania elementów ewidencji zwrotów towarów wyłącznie w postaci papierowej.

W konsekwencji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji z § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i (wyłącznie) w formie elektronicznej.

Powyższy wniosek potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 marca 2023 r. nr 0112-KDIL3.4012.535.2022.1.MS, wskazując, że: „W związku z powyższym, na podstawie art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług należy przyjąć, że dopuszczalne jest prowadzenie „ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji” wyłącznie w formie elektronicznej. Za dopuszczalne należy również uznać przechowywanie wyłącznie w wersji elektronicznej protokołu przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru zarówno w sytuacji, gdy ww. protokoły zostały sporządzone elektroniczne, jak i w sytuacji, gdy zostały sporządzone papierowo i będą przechowywane w formie skanu tych dokumentów. W konsekwencji na podstawie tak prowadzonej ewidencji Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.”

Tym samym Spółka stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy dane zgromadzone w systemach elektronicznych podatnika obejmują wszystkie elementy ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji wymienione w § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach, to należy uznać, że ewidencja ta jest prowadzona w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami niniejszego rozporządzenia.

Odnosząc powyższe do opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego, zdaniem Spółki, dane gromadzone i przechowywane przez Nią w formie elektronicznej – tj. w pamięci kasy rejestrującej (samoobsługowej lub tradycyjnej, obsługiwanej przez pracownika sklepu, w zależności od wybranego sposobu zwrotu) oraz w systemie sprzedażowym Spółki – przy każdym zwrocie towarów będą stanowiły dane z § 3 ust. 3 pkt 1-5 rozporządzenia o kasach.

Niezależnie bowiem od osoby dokonującej zwrotu towarów (Zidentyfikowany klient lub „zwykły” klient) oraz od wybranej formy zwrotu środków, w ewidencji zwrotów prowadzonej przez Spółkę będą zachowane szczegółowe dane dotyczące konkretnego zwrotu towarów, tj.:

1) data sprzedaży,

2) nazwa towaru,

3) termin dokonania zwrotu towaru,

4) kwota brutto oraz wysokość podatku należnego dotyczące zwróconego towaru.

Poza powyższymi zapisami, w pamięci kasy rejestrującej oraz systemie sprzedażowym Wnioskodawca będzie również gromadził informacje o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym).

Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę, że zgodnie z § 3 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o kasach podatnik ma obowiązek ująć w ewidencji zwrotów: „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy”.

Tym samym powyższy przepis wskazuje jedynie na obowiązek gromadzenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, co do zasady nie wskazując konkretnych dokumentów i form ich przechowywania.

Wyjątek stanowią paragony fiskalne i faktury w postaci elektronicznej (rozumiane zgodnie z § 2 pkt 3 i 16 rozporządzenia o kasach jako, w uproszczeniu, dokumenty fiskalne tworzone przez kasę on-line w postaci zbioru ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych), w przypadku których podatnik powinien ująć w ewidencji zwrotów numer tego paragonu/faktury oraz numer unikatowy (czyli indywidualny i niepowtarzalny numer nadany pamięci fiskalnej) – i te warunki będą przez Spółkę spełnione po wprowadzeniu paragonów elektronicznych.

Niemniej, żadna część ww. przepisu nie wskazuje na obowiązek gromadzenia dokumentów potwierdzających sprzedaż wyłącznie w formie paragonów fiskalnych lub faktur elektronicznych, a tym bardziej nie ogranicza pojęcia „dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży” (w sytuacji gdy nie wystawiono paragonu ani faktury elektronicznej w powyższym rozumieniu) jedynie do paragonów fiskalnych i/lub faktur w postaci papierowej.

Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży ma stanowić potwierdzenie, dowód na to, że dany zwrot towaru dotyczy konkretnej sprzedaży dokonanej przez sprzedawcę w danym dniu. Celem wprowadzenia niniejszego wymogu jest zatem zapewnienie możliwości powiązania zwrotu towaru z jego sprzedażą – tym samym, nie byłoby zasadne wprowadzenie w tym zakresie sztywnych ograniczeń. W efekcie, prawodawca zostawił podatnikom pewną dowolność w wyborze dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży i jego formy przechowywania (papierowo/elektronicznie) w ewidencji zwrotów towarów.

Co istotne, powyższy wniosek potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacjach indywidualnych wskazują bowiem, że: „W praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem "dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży". Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawieniem przez klienta dowodu zapłaty kartą kredytową, dowodu dokonania przelewu na konto sprzedawcy, bądź przedłożenie karty gwarancyjnej. Dowody te potwierdzają i dowodzą, że towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy. W związku z powyższymi okolicznościami, udowodnienie nabycia u Wnioskodawcy zwracanego towaru na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.” – tak przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2018 r., nr 2461-IBPP3.4512.79.2017.1.EJ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 stycznia 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.780.2021.1.JKU.

Organy podatkowe wprost dopuszczają więc możliwość okazania jako „dowodu dokonania sprzedaży” dokumentów różnego rodzaju, w tym w postaci ich wydruków, ale nie tylko.

Mając przy tym na uwadze przedstawione powyżej stanowisko Spółki o prawie do prowadzenia ewidencji zwrotów towarów w całości w formie elektronicznej (co jest traktowane jako zgodne z przepisami prawa także przez organy podatkowe – zgodnie z powołaną powyżej przykładową interpretacją indywidualną z 2023 r.), Wnioskodawca stoi na stanowisku, że również jakikolwiek dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o kasach (także inny niż paragon elektroniczny lub faktura elektroniczna) nie musi być przechowywany przez Spółkę w postaci papierowej.

Mając na uwadze powyższe Spółka wskazuje, że w Jej ocenie, przyjęcie zwrotu towaru na podstawie któregokolwiek ze wskazanych we wniosku dokumentów sprzedaży, będzie działaniem prawidłowym i zgodnym z przepisami regulującymi zasady ewidencjonowania zwrotu towarów.

W każdym przypadku Spółka będzie bowiem miała możliwość powiązania zwrotu konkretnego towaru z konkretną sprzedażą. Tym samym, informacje o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym) przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w pamięci kas rejestrujących i systemie sprzedażowym Spółki będą stanowiły element ewidencji zwrotów towarów zgodny z § 3 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o kasach.

Ponadto, w pamięci kasy rejestrującej Spółka będzie przechowywała również informację o przyjęciu/zatwierdzeniu zwrotu towaru przez konkretnego sprzedawcę (kasjera), wraz z informacją identyfikującą nabywcę/zwracany towar (w postaci elektronicznej).

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższa informacja, niezależnie od formy, będzie spełniała przesłanki uznania za „protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę” w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach.

Zgodnie z powyższym przepisem, protokół zwrotu towarów powinien zostać podpisany przez obydwie strony transakcji, tj. sprzedawcę oraz nabywcę. Jednocześnie rozporządzenie o kasach ani ustawa o VAT nie zawierają definicji „podpisu”, w szczególności nie wskazano formy w jakiej powinien zostać złożony podpis.

Zdaniem Spółki, obowiązek zawarcia w ewidencji protokołu zwrotu towarów, podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę, ma na celu zagwarantowanie, że zwrot zostanie zweryfikowany i zatwierdzony przez obydwie strony transakcji – tak aby zminimalizować ryzyko uchybień, nieuczciwych praktyk zarówno ze strony sprzedawcy (przykładowo ewidencjonowanie zwrotów, które faktycznie nie miały miejsca), jak i nabywcy (przykładowo dokonywanie zwrotów towarów niespełniających określonych wymogów – zniszczonych, zużytych, itd.).

Tak sporządzony protokół stanowi jednocześnie potwierdzenie przyjęcia zwrotu towarów przez sprzedawcę oraz potwierdzenie dokonania zwrotu środków na rzecz nabywcy.

Jak Wnioskodawca wskazał w opisie zdarzenia przyszłego, niezależnie czy zwrot towarów będzie dokonywany przy kasie samoobsługowej, czy kasie tradycyjnej obsługiwanej przez pracownika sklepu, przyjęcie zwrotu będzie każdorazowo wymagało autoryzacji, zatwierdzenia przez pracownika sklepu:

· przy kasie samoobsługowej – przez podejście pracownika sklepu do kasy samoobsługowej i wpisanie indywidualnego numeru identyfikującego tego pracownika w systemie sprzedażowym Spółki, a po pozytywnej weryfikacji zwracanych towarów, zatwierdzenie zwrotu indywidualnym, przypisanym mu kodem PIN,

· przy kasie tradycyjnej – przez kasjera uprzednio zalogowanego na danej kasie do systemu sprzedażowego Spółki, przyjmującego i zatwierdzającego zwrot towarów na podstawie jego pozytywnej weryfikacji.

Tym samym, niezależnie od osoby dokonującej zwrotu towarów oraz wybranego sposobu zwrotu (przy kasie samoobsługowej lub przy kasie tradycyjnej) w pamięci kasy rejestrującej oraz w systemie sprzedażowym Spółki będą znajdowały się indywidualne, niepowtarzalne dane pracownika, pozwalające na powiązanie go za pośrednictwem systemu sprzedaży Spółki z konkretnym zwrotem towarów.

Powyższe rozwiązanie, zdaniem Spółki, spełnia przesłanki „podpisu” sprzedawcy, bowiem zapisy w pamięci kasy rejestrującej (prowadzonej ewidencji zwrotów) będą stanowiły unikatowe potwierdzenie faktycznej obecności konkretnego pracownika sklepu Spółki przy przyjmowaniu i zatwierdzaniu zwrotu towaru.

Tym samym bez znaczenia pozostanie okoliczność, że:

· w przypadku zwrotu towarów przy kasach tradycyjnych i samoobsługowych niezależnie od rodzaju klienta i wybranej formy zwrotu – Spółka będzie przechowywała wyłącznie elektroniczny zapis danych pozwalających na identyfikację pracownika, który przyjął konkretny zwrot – bowiem § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach nie wskazuje w jakiej formie sprzedawca powinien złożyć podpis.

Zgodnie z powyższym, zdaniem Spółki, elektroniczne zapisy potwierdzające przyjęcie, autoryzację i zatwierdzenie zwrotu przez konkretnego pracownika Spółki będą spełniały ww. warunki w zakresie ewidencjonowania zwrotów określone w przepisach rozporządzenia o kasach.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych potwierdzają, że elektroniczny zapis indywidualnych, niepowtarzalnych danych pracownika, który przyjął zwrot towaru należy traktować jako formę elektronicznego podpisu tego pracownika – przykładowo: „(…) brak jest podpisu sprzedawcy na protokole lecz osoba przyjmująca zwrot towaru jest użytkownikiem systemu sprzedażowego (za pomocą, którego wystawiane są protokoły zwrotu), do którego posiada swoje osobiste i niepowtarzalne hasło, które służy jej do logowania się do tego systemu, w takim przypadku można uznać, że ów login (hasło) jest niejako elektronicznym podpisem tego pracownika, zatem w takim przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego pomimo braku podpisu sprzedawcy na protokole zwrotu.” – interpretacja indywidualna Izby Administracji Skarbowej w Katowicach z 15 lipca 2016 r., nr IBPP1/4512-292/16/LSz.

Spółka podkreśla, że dla celów zarządczych dane identyfikacyjne pracownika przyjmującego zwrot towarów, przechowywane w systemie Spółki, będą posiadały dokładnie takie samo znaczenie i wartość, jak złożenie podpisu (elektronicznego/odręcznego), tj. będą one potwierdzały fizyczną obecność konkretnego pracownika, który zweryfikował zwracany towar (pod kątem spełnienia warunków znajdujących się w regulaminie Spółki, w szczególności nienaruszony stan, posiadanie metki) oraz zaakceptował, przyjął zwracany towar, zaewidencjonowany w systemie Spółki.

Tym samym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w każdym z opisanych w zdarzeniu przyszłym wariantów ewidencja zwrotu towarów będzie zawierała protokół zwrotu z podpisem sprzedawcy w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach.

Drugim elementem protokołu przyjęcia zwrotu wynikającym z § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach jest podpis nabywcy.

Analogicznie jak w przypadku podpisu sprzedawcy, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ze względu na brak jednoznacznego zdefiniowania podpisu w przepisach rozporządzenia o kasach lub ustawy o VAT, dopuszczalne powinno być szerokie rozumienie tego pojęcia, jako oznaczenia pozwalającego na identyfikację konkretnego nabywcy dokonującego zwrotu towarów.

Tym samym Spółka wskazuje, że w przypadku zwrotów towarów dokonywanych przez:

• Zidentyfikowanych klientów zarówno przy kasie samoobsługowej, jak i kasie tradycyjnej, klient będzie podawał indywidualne dane (adres email, nr telefonu) lub unikatowy kod QR przypisany do konta Zidentyfikowanego klienta lub dokument sprzedaży, które pozwolą na przypisanie dokonywanego zwrotu do osobistego konta Zidentyfikowanego klienta w sklepie internetowym Spółki – tym samym w pamięci kasy rejestrującej oraz systemie Spółki będzie przechowywany unikatowy zapis pozwalający na identyfikację Zidentyfikowanego klienta, który dokonał zwrotu towarów. Ponadto, w przypadku zwrotu środków na kartę płatniczą, w pamięci kasy rejestrującej zostaną również zawarte dane karty płatniczej, na którą dokonano zwrotu (tym samym w razie potrzeby, organy podatkowe będą miały możliwość ustalenia właściciela karty płatniczej, który dokonał zwrotu towarów na podstawie danych bankowych).
• „Zwykłych” klientów zarówno przy kasie samoobsługowej, jak i kasie tradycyjnej, klienci mogą podać swoje dane kontaktowe (nr telefonu i/lub adres email) oraz/lub otrzymają zwrot środków na kartę płatniczą – tym samym w pamięci kasy rejestrującej (prowadzonej ewidencji) zostanie zawarty unikatowy zapis identyfikujący klienta, który dokonał zwrotu, w postaci jego danych kontaktowych i/lub danych o karcie płatniczej, na którą dokonano zwrotu (tym samym jak wykazano powyżej możliwe będzie ustalenie właściciela karty płatniczej, który dokonał zwrotu towarów).

Tym samym, w przypadku Zidentyfikowanych klientów oraz „zwykłych” klientów, którzy podadzą swoje dane kontaktowe i/lub wybiorą zwrot środków na kartę płatniczą, w ewidencji Spółki każdorazowo będzie znajdował się zapis pozwalający na identyfikację klienta, który dokonał zwrotu towarów (w postaci zapisu elektronicznego w pamięci kasy rejestrującej i systemie Spółki).

W konsekwencji, zdaniem Spółki, opisane powyżej formy ewidencji zwrotów będą spełniały warunki protokołu podpisanego przez nabywcę w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach, jako oświadczenia woli o odstąpieniu od umowy sprzedaży i potwierdzenia faktycznego zwrotu towarów.

Wnioskodawca wskazuje, że także organy podatkowe potwierdzają stanowisko Spółki, zgodnie z którym nie tylko odręcznie podpisany przez klienta papierowy dokument może stanowić protokół zwrotu podpisany przez nabywcę w rozumieniu ww. przepisu, lecz także elektroniczny zapis zawierający unikatowe dane pozwalające na identyfikację konkretnego nabywcy, który dokonał zwrotu towarów. Przykładowo:

• interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 stycznia 2017 r., nr 3063-ILPP2-2.4512.256.2016.1.MR: „Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest/będzie w posiadaniu oświadczenia o odstąpieniu od umowy, które stanowi/będzie stanowić dowód zwrotu towaru oraz nastąpi faktyczny zwrot towaru przez klienta. W konsekwencji powyższego, należy uznać, że czynność zwrotu towaru zostanie udokumentowana i potwierdzona przez klienta. Zatem Wnioskodawca, pomimo braku podpisu klienta na "protokole przyjęcia zwrotu towaru", będzie mógł dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej poprzez ujęcie tego zwrotu w odrębnej ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących [Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących zastąpione przez analogiczny przepis w § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach – przyp. Wnioskodawcy], zawierającej wymagane ww. przepisem elementy i na tej podstawie dokonać obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.”
• interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 15 stycznia 2016 r., nr IPPP2/4512-1007/15-2/DG: „Jak wskazał Wnioskodawca klient będzie mógł dokonać zwrotu/reklamacji towaru (zgodnie z wymogami prawa konsumentów) poprzez:
• wypełnienie formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie internetowej
• z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, przesłanie wiadomości elektronicznej na podany przez Spółkę adres mailowy
• z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowę telefoniczną z centrum telefonicznym Spółki
• z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany towar, rozmowa z klientem będzie zapisywana i przechowywana na cyfrowym nośniku danych oraz sporządzenie przez klienta odręcznej notatki o zwrocie/reklamacji i dołączenie jej do zwracanego towaru.

W ocenie tut. Organu wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. W przypadku sprzedaży wysyłkowej nie jest możliwe z oczywistych względów podpisanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru przez nabywcę - co wskazał także Wnioskodawca. Funkcję taką mógłby pełnić wypełniony przez kupującego elektroniczny formularz zwrotu towaru, jednakże od wypełnienia i przesłania takiego formularza Wnioskodawca zgodnie z przepisami ustawy o prawach konsumenta nie może uzależniać przyjęcia zwrotu/reklamacji towaru i w konsekwencji zwrotu zapłaconej należności za ten towar. Przedstawione wyżej cztery formy wyrażenia przez nabywcę woli odstąpienia od zakupu danego towaru bezsprzecznie potwierdzają fakt odstąpienia od tej umowy, skutkiem czego jest dokonanie zwrotu/reklamacji towaru. Ponadto zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument będą identyfikowane m.in. na podstawie dokumentów pocztowych, adresu nadawcy, kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn, potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.”

Ponadto, organy podatkowe oraz sądy administracyjne prezentują stanowisko potwierdzające, że przy zwrocie środków na kartę płatniczą sprzedawca posiada indywidualne dane bankowe nabywcy, który dokonał zwrotu towarów, pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację, które można uznać za formę podpisu potwierdzającego dokonanie zwrotu towarów. Przykładowo:

• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 grudnia 2015 r., sygn. I FSK 1511/14: „Należy zaznaczyć, że możliwość zindywidualizowania konsumenta na podstawie danych karty płatniczej, na którą nastąpił zwrot pieniędzy, pozwala precyzyjnie zweryfikować fakt odstąpienia przez konkretnego nabywcę od umowy sprzedaży. (…) Zgodzić się zatem należy ze stanowiskiem, że do spornej sytuacji znajdzie zastosowanie art. 29 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, w którym ustawodawca przewidział możliwość obniżenia podstawy opodatkowania w przypadku, gdy konsument (nabywca zidentyfikowany na podstawie danych wynikających z karty płatniczej, pomimo nie złożenia przez niego podpisu na protokole zwrotu) zwraca zakupiony towar, odzyskując w zamian zapłaconą cenę”,
• interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Katowicach z 15 lipca 2016 r., nr IBPP1/4512-292/16/LSz wydana po ww. wyroku NSA: „(…) pod warunkiem, że zwrot należności za zwracany towar został zwrócony za pośrednictwem karty płatniczej - w takim przypadku należy uznać, że zwrot towaru jest prawidłowo udokumentowany, bowiem z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada w swoich sklepach dokumenty wewnętrzne - "protokoły zwrotu" zawierające m.in. imię i nazwisko lub imię, nazwisko i adres nabywcy. Dokumenty te zawierają także informacje o sposobie zwrotu należności klientowi (gotówka lub za pośrednictwem karty płatniczej). Na podstawie przyjętych przez Wnioskodawcę protokołów zwrotu można ustalić dane personalne nabywców, którym za zwrócony towar zwracane są należności za pośrednictwem karty płatniczej (po uzyskaniu od operatora systemu kart danych identyfikujących posiadacza karty).”

Wobec powyższego, Spółka stoi na stanowisku, że w opisanych powyżej przypadkach zwrotu towarów będzie Ona uprawniona do dokonywania obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego o wartość przyjętych zwrotów.

Zdaniem Spółki, powyższe prawo będzie Jej przysługiwało także w odniesieniu do zwrotów dokonywanych na kasie samoobsługowej lub przy kasie tradycyjnej przez „zwykłych” klientów, którzy odmówią podania swoich danych osobowych/kontaktowych i wybiorą zwrot środków w formie gotówkowej.

Pomimo bowiem, że w takim przypadku Spółka nie będzie posiadała informacji indywidualizujących klienta (poza przypadkami, gdy do sprzedaży została wystawiona faktura z danymi klienta), to w dalszym ciągu będzie Ona miała możliwość zidentyfikowania i zachowania w pamięci kasy rejestrującej oraz systemie sprzedażowym informacji o konkretnej transakcji sprzedaży, której dotyczy zwrot (na podstawie dokumentu sprzedaży, którego okazanie będzie każdorazowo wymagane od klienta dokonującego zwrotu).

Jednocześnie Spółka będzie miała możliwość prześledzenia w systemie całej historii transakcji dotyczącej konkretnego egzemplarza towaru, w celu potwierdzenia, że zwracany jest ten sam egzemplarz towaru, którego dotyczy okazany dokument sprzedaży.

Zatem, także w przypadku zwrotów przy kasach samoobsługowych lub kasach tradycyjnych przez „zwykłych” klientów, którzy nie podadzą swoich danych identyfikacyjnych, dzięki stosowanym systemom zabezpieczającym, antykradzieżowym i ściśle określonej procedurze przyjmowania i zatwierdzania zwrotów, Spółka będzie:

• „dokonywać powiązania” zwrotu towaru z odpowiadającymi mu danymi o sprzedaży zapisanymi w systemie sprzedażowym i pamięci kasy rejestrującej Spółki – poprzez przyporządkowanie zwrotu do konkretnej sprzedaży,
• przechowywać informacje potwierdzające, której faktycznie transakcji sprzedaży (z którego sklepu, z jakiej daty, w odniesieniu do jakiego towaru i o jakiej wartości) dotyczyło odstąpienie od umowy zakupu dokonywane przez klienta wraz ze zwrotem towaru,
• ewidencjonować informację o faktycznie dokonanym zwrocie zapłaty za towar, zapobiegając tym samym jakimkolwiek potencjalnym nadużyciom lub nieprawidłowościom po stronie klienta (takim jak ewentualne próby dokonania zwrotu towaru nabytego z innego źródła przy użyciu dokumentu sprzedaży dotyczącego podobnego towaru), jak i samej Spółki (wszystkie przyjęte zwroty towarów, będące podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego, będą bowiem miały charakter rzeczywisty, powiązany z faktycznym zwrotem środków na rzecz klienta oraz precyzyjną referencją do poprzedzającej zwrot transakcji sprzedaży towaru).

W takiej sytuacji brak identyfikacji osoby klienta, który dokonał zwrotu towaru nie powinien rodzić po stronie Spółki negatywnych konsekwencji podatkowych. Należy bowiem zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy zwroty towarów dokonywane są przez konsumentów (osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, niebędące podatnikami VAT), dane nabywcy nie mają faktycznie znaczenia dla rozliczeń w podatku VAT. Nie ma tu ryzyka, że zwracając towar nabywca nie skoryguje odliczonego podatku naliczonego i brak możliwości jego zidentyfikowania narazi Skarb Państwa na uszczuplenie. Konsument nie odlicza podatku VAT, a w konsekwencji, właściwe udokumentowanie zwrotów towarów dokonywanych przez konsumentów ma znaczenie przede wszystkim (a nawet wyłącznie) dla zapewnienia prawidłowego rozliczenia VAT należnego przez sprzedawcę.

Jeżeli zatem, zgodnie z przedstawionym opisem, ewidencja Spółki będzie zawierała dane potwierdzające rzeczywisty charakter zwrotu towaru (odstąpienia przez klienta od konkretnej umowy zakupu), to w ocenie Spółki, kwestionowanie Jej prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego wyłącznie na podstawie braku protokołu zwrotu z danymi/podpisem nabywcy stanowiłoby środek nieproporcjonalny do zamierzonego celu.

Innymi słowy, jeżeli cel, jakiemu służą przepisy o ewidencjonowaniu zwrotu towarów (tj. przeciwdziałanie nadużyciom w zakresie VAT) może być osiągnięty przez Spółkę w inny sposób (poprzez zastosowanie własnych procedur), to działania te powinny zostać uznane za wystarczające do korekty rozliczeń VAT.

W tym zakresie Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę, że także w orzecznictwie sądowym wskazuje się, że przepisy rozporządzenia o kasach stanowią jedynie swoiste wytyczne w zakresie sposobu dokumentowania zwrotu towarów i same organy podatkowe dopuszczają odstępstwo od stosowania tych przepisów, akceptując całkowity brak protokołów zwrotu w niektórych sytuacjach, np. w przypadku zwrotów w sprzedaży online, gdzie sprzedawca jest w stanie w inny sposób bezdyskusyjnie potwierdzić, że z inicjatywy nabywcy doszło do „anulowania” konkretnej transakcji sprzedaży uprzednio zadeklarowanej na potrzeby podatku VAT i faktycznego zwrotu środków na rzecz osoby, która uprzednio dokonała zapłaty za towar. Tak np.:

• Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 3 kwietnia 2014 r., sygn. I SA/Kr 195/14, w którym sąd zwrócił uwagę, iż: „dokumentowanie zwrotów towarów pierwotnie ewidencjonowanych poprzez kasy rejestrujące zostało określone w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia wykonawczego. Jak wynika nawet ze stanowiska organu w rozpatrywanej sprawie, powołane przepisy nie mogą być rygorystycznie stosowane - np. w przypadku gdy klient pocztą zwraca samodzielnie towar z pominięciem sklepu. W konsekwencji Sąd przyjął, że w praktyce nawet organy traktują treść § 3 ust. 4 rozporządzenia wykonawczego jako kierunkowe wytyczne w dokumentowaniu zwrotów towarów i uwzględniają "określone uzasadnione przypadki", w których dopuszczalne jest odstępstwo od tych zasad”.
• Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 grudnia 2015 r., sygn. I FSK 1511/14, w którym sąd wprost stwierdził, że: „Zgodzić się należy w tym miejscu z sądem I instancji, że zbyt rygorystyczne, a więc opierające się na interpretatio restrictiva podejście do spełnienia wymogów wynikających z rozporządzenia [o kasach – przypis własny] stanowi swoiste naruszenie zasady proporcjonalności i zasady neutralności podatku VAT. Celnie w tym aspekcie Wojewódzki Sąd Administracyjny wskazał na rozstrzygnięcia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (wyrok w sprawie C-588/10, pkt 44 in fine, z 18 grudnia 1997 r. w sprawach połączonych C-286/94, C -340/95, C-401/95 i C-47/96 Garage Molenheide i in. czy z 12 stycznia 2006 r., w sprawie C - 504/04 Agrarproduktion Staebelow GmbH), z których wynika, że dokumentacja zwrotów towarów (która w rzeczywistości sprzedaży detalicznej, konsumenckiej, jest dokumentacją rozwiązania umowy) nie powinna z jednej strony wiązać się z nadmiernymi, nieproporcjonalnymi wymogami stawianymi podatnikom, a z drugiej powinna umożliwiać organom państwa członkowskiego kontrolę prawidłowości rozliczeń podatkowych. Trybunał Sprawiedliwości wskazuje bowiem, że przyznane państwu członkowskiemu środki administracyjne powinny być stosowane proporcjonalnie (por. dotyczący zasad zwrotów podatku wyrok TSUE). Z kolei zasada neutralności podatku VAT gwarantuje, że podatek płacony przez podatnika VAT przy nabyciu towarów i usług wykorzystywanych w działalności opodatkowanej nie będzie stanowił dla niego faktycznego kosztu (obciążenia finansowego). W konsekwencji podatnicy VAT nie powinni ponosić ciężaru podatku w sytuacji, w której nie mogą przenieść jego ciężaru na konsumenta, ponieważ do faktycznej dostawy towaru nie doszło”.

Uwzględniając powyższe, Wnioskodawca wskazuje, że skoro w praktyce dopuszczalne są przypadki, w których sprzedawca może w ogóle nie posiadać protokołu zwrotu, to tym bardziej za prawidłowe powinny być uznane opisane we wniosku zasady ewidencjonowania zwrotów towarów przez Spółkę, obejmujące zachowanie w formie elektronicznej informacji identyfikujących przyjęty zwrot i „anulowaną” nim konkretną transakcję sprzedaży – także w sytuacji, gdy Spółka nie będzie posiadać danych osobowych/kontaktowych klienta dokonującego zwrotu towaru (stanowiących odpowiednik podpisu na protokole w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach).

Podsumowując, zdaniem Spółki, przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego zasady ewidencjonowania zwrotu towarów dokonywanych przez:

• Zidentyfikowanych klientów przy kasie tradycyjnej lub kasie samoobsługowej oraz
• „zwykłych” klientów przy kasie tradycyjnej lub kasie samoobsługowej, którzy podadzą swoje dane kontaktowe i/lub wybiorą zwrot środków na kartę płatniczą, oraz
• „zwykłych” klientów przy kasie tradycyjnej lub kasie samoobsługowej, którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych i wybiorą gotówkową formę zwrotu środków – będą zgodne z zasadami prowadzenia ewidencji zwrotów towarów wyrażonymi w § 3 ust. 3 pkt 1-7 rozporządzenia o kasach oraz będą uprawniały Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego o wartości wynikające z przyjętych zwrotów.

Odnosząc się z kolei do momentu obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towarów, Spółka wskazuje, że:

• Przepisy ustawy o VAT regulują wyłącznie przypadek zwrotu towaru, którego sprzedaż została udokumentowana fakturą – art. 29a ust. 13 tej ustawy stanowi bowiem, iż: „W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał”.
• Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują natomiast wprost możliwości ani momentu skorygowania podstawy o opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej. Niemniej, brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli dokonano zwrotu zakupionego towaru. W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), zwroty towarów są ujmowane w odrębnej ewidencji zwrotów. Z tego też względu Spółka przyjmuje, że w przypadku zwrotu towaru przez konsumenta, ewidencja zwrotu zastępuje niejako fakturę korygującą oraz dokumentację potwierdzającą dokonanie uzgodnień z klientem w zakresie odstąpienia od umowy sprzedaży.
• W konsekwencji, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w każdym z opisanych powyżej przypadków zwrotu towarów, Spółka będzie miała prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT oraz kwoty podatku należnego z tytułu dokonanego zwrotu w okresie rozliczeniowym, w którym zwrot ten zostanie przyjęty/zaewidencjonowany.

Mając powyższe na uwadze Spółka wnosi jak na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:

W świetle art. 29 ust. 10 ustawy:

Na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Według art. 106b ust. 3 ustawy:

Elementy jakie powinna zawierać faktura określa przepis art. 106e ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106j ust. 1 pkt 2 ustawy:

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów - co do zasady - podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Ustawodawca nie nakłada jednak na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy niebędącego podatnikiem, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Natomiast w myśl art. 111 ust. 1 ustawy:

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Zgodnie z art. 111 ust. 1b ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Według art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Na podstawie art. 111a ust. 3 ustawy:

Na podstawie art. 111 ust. 6a ustawy:

Ewidencja prowadzona w kasie rejestrującej dotyczy tej części sprzedaży podatnika, która dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 3 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 4 ustawy:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących”.

W świetle § 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Zgodnie z § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących

W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących

Jak stanowi § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (Dz. U. z 2024 r. poz. 1654):

Ponadto, stosownie do § 30 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Według § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Stosownie natomiast do § 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Jak stanowi § 2 pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

W myśl § 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Jak stanowi § 2 pkt 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Zgodnie z § 20 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Jak stanowi natomiast § 32 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Wskazania wymaga również, że w myśl § 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Zasady dotyczące zwrotów towarów, których sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej zostały określone w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie wskazano że:

Na podstawie powyższego przepisu, Podatnik ma obowiązek odpowiednio udokumentować zwrot towaru lub reklamację.

Z treści ww. przepisów wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości bądź części wartości zwróconych towarów lub reklamowanych towarów lub usług. Możliwość ta istnieje pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi są prawnie dopuszczalne i zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu ww. przepisów odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru lub reklamacji towaru oraz zwrotu ich wartości bądź części wartości, w wyniku odstąpienia od umowy sprzedaży.

Należy zauważyć, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowanej na kasie rejestrującej, paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. Jednakże paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać to, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Przytoczona regulacja wskazuje zatem, na konieczność prowadzenia przez podatnika ewidencji, służącej prawidłowemu sporządzeniu JPK_VAT z deklaracją.

Jak stanowi art. 112 ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

Są Państwo zarejestrowaną jako czynnym podatnikiem VAT Spółką z o.o., wchodzącą w skład międzynarodowej Grupy zajmującej się sprzedażą odzieży oraz akcesoriów. Prowadzą Państwo sprzedaż za pośrednictwem licznych sklepów stacjonarnych zlokalizowanych na terytorium całej Polski oraz sklepu internetowego.

W przypadku sprzedaży w sklepach stacjonarnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż każdorazowo ewidencjonują Państwo na kasie rejestrującej zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy. Analogicznie ewidencjonują Państwo sprzedaż dokonywaną na rzecz konsumentów (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) za pośrednictwem Państwa sklepu internetowego. Obecnie wszystkie kasy rejestrujące używane przez Państwa w sklepach stacjonarnych są kasami on-line, natomiast w przypadku sklepu internetowego używane są jeszcze kasy z elektronicznym zapisem kopii, które w przyszłości planują Państwo wymienić na kasy on-line.

Ze względu na postęp technologiczny i chęć usprawnienia obsługi klienta w sklepach stacjonarnych, wdrożyli Państwo dwie alternatywne możliwości dokonywania zakupów:

· przy standardowej (tradycyjnej) kasie rejestrującej obsługiwanej przez sprzedawcę, który ewidencjonuje sprzedaż lub

· przy kasie samoobsługowej, gdzie klient samodzielnie ewidencjonuje sprzedaż (przy czym do sekcji kas samoobsługowych w danym sklepie stacjonarnym zawsze przydzielony jest co najmniej jeden pracownik, który asystuje klientom przy dokonywaniu zakupów na kasach samoobsługowych i udziela im wsparcia, przykładowo w przypadku braku możliwości zeskanowania towarów, dokonania płatności lub innych problemów).

Państwa klientom przysługuje również możliwość dokonywania w sklepach stacjonarnych zwrotów towarów nabytych

(a) za pośrednictwem Państwa sklepu internetowego lub

(b) w Państwa sklepach stacjonarnych (zwrot może zostać dokonany w dowolnym Państwa sklepie stacjonarnym, niezależnie od tego, w którym sklepie stacjonarnym dokonano zakupu).

Dotychczasowo klienci mogli (i nadal mogą) dokonywać zwrotów towarów w Państwa sklepach stacjonarnych przy standardowych kasach rejestrujących obsługiwanych przez sprzedawców.

W takim przypadku zwrot towaru dokonywany był/jest (oraz będzie) przede wszystkim na podstawie:

a) oryginalnego papierowego paragonu fiskalnego wydanego w Państwa sklepie stacjonarnym przy dokonywaniu zakupu;

b) elektronicznej wizualizacji paragonu fiskalnego wydanego w Państwa sklepie stacjonarnym przy dokonywaniu zakupu, dostępnej wyłącznie dla tzw. „Zidentyfikowanych klientów”, tj. osób posiadających konto na Państwa platformie internetowej (dostępnej w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej). Udostępniają Państwo Zidentyfikowanym klientom elektroniczne wizualizacje paragonów fiskalnych jako dodatkowy dokument sprzedaży (niefiskalne potwierdzenie zakupu), poza papierowym paragonem fiskalnym wydawanym w sklepie stacjonarnym (takie rozwiązanie ma na celu ułatwienie Zidentyfikowanym klientom gromadzenie dokumentów sprzedaży i wyeliminowanie ryzyka, że ze względu na zgubienie papierowego paragonu fiskalnego, nie będzie On mógł ustalić daty zakupu towaru, dokonać zwrotu nabytego towaru, etc.). Zidentyfikowani klienci po zalogowaniu na własne konto na Państwa platformie mają dostęp do historii zakupów oraz zwrotów dokonanych w:

• Państwa sklepie internetowym - pod warunkiem, że zakup został dokonany po zalogowaniu na własne konto, a nie jako „gość”,
• Państwa sklepach stacjonarnych - pod warunkiem, że przy dokonywaniu zakupu klient podał swój numer telefonu, adres email lub zeskanował swój indywidualny kod QR dostępny w Państwa aplikacji mobilnej Spółki;

c) „elektronicznego biletu”, tzw. e-ticket, stanowiącego elektroniczne potwierdzenie zakupów dokonanych w sklepie internetowym, który jest przesyłany nabywcy dokonującemu zakupów internetowych wraz z potwierdzeniem wysyłki, dzięki czemu jest dostępny zarówno dla klientów nieposiadających konta na Państwa platformie (poprzez otrzymany link), jak i dla Zidentyfikowanych klientów (w ich przypadku e-ticket jest zachowywany także na ich koncie na tym portalu i w Państwa aplikacji); dla dokonania zwrotu towaru, klient może okazać e-ticket w formie elektronicznej na telefonie bądź w formie wydruku;

d) faktury papierowej lub elektronicznej wystawionej do paragonu - na życzenie klienta za zakupy w sklepie stacjonarnym lub wydanej przy zakupach w sklepie internetowym (zgodnie z przyjętą praktyką, do czasu wprowadzenia paragonów elektronicznych - w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy oraz § 2 pkt 1-3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących - wystawiają i przesyłają Państwo faktury elektroniczne do każdej sprzedaży zrealizowanej w sklepie internetowym) - łącznie nazywanych „dokumentem sprzedaży”.

W przyszłości zamierzają Państwo wystawiać paragony elektroniczne w rozumieniu ww. przepisów (początkowo na rzecz klientów dokonujących zakupy w sklepie internetowym, a w dalszej kolejności również w sklepach stacjonarnych). Po wprowadzeniu tych zmian, umożliwią Państwo klientom dokonywanie zwrotów towarów na podstawie paragonu elektronicznego w rozumieniu ustawy o VAT (stanowiącego rodzaj „dokumentu sprzedaży” w rozumieniu przedstawionym powyżej).

Jednocześnie, w przypadku zwrotów na podstawie paragonów elektronicznych, będą Państwo każdorazowo przechowywali w pamięci kasy rejestrującej (tj. w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej kasy) i w Państwa systemie sprzedażowym numer paragonu i numer unikatowy kasy.

W tym celu wystawiane są za pomocą kasy rejestrującej dwa papierowe dokumenty niefiskalne tj.:

1. Pokwitowanie zwrotu - dokument podpisywany odręcznie przez klienta (niezależnie czy jest to Zidentyfikowany klient, czy nie) i przechowywany przez Spółkę w wersji papierowej w ewidencji zwrotów jako protokół przyjęcia zwrotu, o którym mowa w § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach,

2. Dokument zwrotu - dokument wydawany klientowi jako potwierdzenie dokonania zwrotu.

Obydwa dokumenty stanowią dokumenty niefiskalne i zawierają jako jeden z obligatoryjnych elementów oznaczenie kasjera. W efekcie, na obydwu dokumentach znajdują się zaszyfrowane, unikatowe dane, pozwalające na identyfikację konkretnego sprzedawcy (kasjera), który przyjął zwrot.

Oznacza to, że na papierowym pokwitowaniu zwrotu, przechowywanym przez Państwa jako protokół przyjęcia zwrotu, znajdują się zarówno dane identyfikacyjne konkretnego sprzedawcy przyjmującego i zatwierdzającego zwrot, jak i dane nabywcy (podpis).

Chcąc wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów, dążąc do maksymalnego usprawnienia procesu obsługi klienta, zapewnienia jego większej automatyzacji oraz ograniczenia ilości generowanych i przechowywanych dokumentów papierowych, planują Państwo wdrożenie rozwiązania umożliwiającego dokonywanie zwrotów towarów nabytych w sklepach stacjonarnych oraz w sklepie internetowym również za pośrednictwem kas samoobsługowych zlokalizowanych w Państwa sklepach.

Jednocześnie ze względu na chęć ograniczenia gromadzenia papierowej dokumentacji i w miarę możliwości przechowywania wszystkich dokumentów/dowodów itp. wyłącznie w wersji elektronicznej (co wynika zarówno ze względów praktycznych, tj. ograniczona przestrzeń na gromadzenie papierowej dokumentacji, jak i ekologicznych, mających istotne znaczenie przy skali Państwa działalności), planują Państwo modyfikację zasad ewidencjonowania zwrotów w sklepach stacjonarnych.

Rozważają Państwo wprowadzenie możliwości dokonywania zwrotu towarów za pośrednictwem kas samoobsługowych (jako alternatywa dla zwrotów dokonywanych przy tradycyjnych kasach rejestrujących obsługiwanych przez sprzedawcę) oraz modyfikacje zasad dokumentowania przyjęcia zwrotu towarów - zarówno w odniesieniu do zwrotów dokonywanych przy kasie standardowej z udziałem sprzedawcy, jak i na kasie samoobsługowej – poprzez zastąpienie dotychczas stosowanych dwóch drukowanych dokumentów fiskalnych (Pokwitowania zwrotu i Dokumentu zwrotu) wyłącznie jednym papierowym potwierdzeniem/pokwitowaniem zwrotu (dokument niefiskalny), który będzie wydawany klientowi (i nie będzie zawierał odręcznych podpisów sprzedawcy ani nabywcy). Nie będą Państwo przy tym przechowywali we własnej ewidencji zwrotów żadnych dokumentów w wersji papierowej, niemniej każdy zwrot (zarówno przyjęty przy kasie tradycyjnej, jak i samoobsługowej) będzie odpowiednio zapisywany w pamięci kasy rejestrującej, pozwalając na identyfikację zarówno konkretnego sprzedawcy (kasjera), który przyjmie/zatwierdzi zwrot towarów, jak i dane identyfikujące klienta.

Planowane przez Państwa zasady dokonywania zwrotów w sklepach stacjonarnych dotyczą kas samoobsługowych oraz kas tradycyjnych, obsługiwanych przez sprzedawcę. Jednocześnie kasy samoobsługowe i kasy tradycyjne będą takimi samymi urządzeniami (kasami on-line), a różnić je będzie w zasadzie tylko sposób obsługi (rodzaj czynności wykonywanych przez nabywcę i sprzedawcę).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez:

1) Zidentyfikowanych klientów przy użyciu kas samoobsługowych,

2) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą,

3) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków,

4) Zidentyfikowanych klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu),

5) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą;

6) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków

- będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas i będą uprawniały Państwa do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego, a także czy zdarzenia opisane w pkt 1-6 powyżej będą uprawniały Państwa do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w miesiącu dokonania/zaewidencjonowania zwrotu towaru.

Z opisu sprawy wynika, że Państwa klient, chcąc dokonać zwrotu towaru nabytego uprzednio za pośrednictwem Państwa sklepu internetowego bądź w Państwa sklepie stacjonarnym, będzie miał możliwość użycia w tym celu dwóch rodzajów kas.

Zwracając towar na kasie samoobsługowej, klient będzie zobowiązany do wybrania opcji „zwrot” na ekranie dotykowym kasy samoobsługowej i w następnej kolejności, określenia czy dokonuje zwrotu jako:

a) Zidentyfikowany klient - w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie indywidualnego kodu QR z Państwa aplikacji, podanie nr telefonu lub adresu email, lub dokumentu sprzedaży aby system mógł „połączyć” dokonywany zwrot z kontem Zidentyfikowanego klienta na Państwa platformie; albo

b) „zwykły” klient - w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie dokumentu sprzedaży (papierowego paragonu fiskalnego, jego wizualizacji, a docelowo paragonu elektronicznego, bądź faktury lub e-ticketu).

W oby ww. przypadkach klienci będą mogli dokonywać łącznych zwrotów towarów z odrębnych zakupów (udokumentowanych odrębnymi dokumentami sprzedaży) indywidualnie.

Następnym etapem, po zidentyfikowaniu przez kasę samoobsługową jako Zidentyfikowany klient lub zeskanowaniu dokumentu sprzedaży przez „zwykłego” klienta, będzie wybór towarów do zwrotu.

Zgodnie z komunikatem wyświetlającym się na ekranie, klient zostanie poproszony o włożenie towarów do zwrotu do specjalnego kosza znajdującego się przy kasie samoobsługowej.

Następnie kasa samoobsługowa automatycznie zeskanuje towar albo klient będzie zobowiązany do samodzielnego zeskanowania metek towarów, aby uwzględnić je w dokonywanym zwrocie.

Jednocześnie w przypadku wystąpienia błędów w systemie, uniemożliwiających zeskanowanie towarów do zwrotu, klient będzie mógł samodzielnie, wybierając odpowiednie przyciski, wybrać towary, które mają podlegać zwrotowi (na ekranie pojawią się towary dostępne do zwrotu dla klienta - na podstawie zeskanowanego dokumentu sprzedaży w przypadku „zwykłego” klienta lub na indywidualnym koncie Zidentyfikowanego klienta na Państwa platformie). W takim przypadku klient samodzielnie zaznaczy na ekranie towary, które podlegają zwrotowi.

Następnym etapem zwrotu będzie dokonanie weryfikacji zwrotu przez Państwa pracownika wyznaczonego do asystowania przy kasach samoobsługowych - takie osoby co do zasady na stałe przebywają i będą przebywały w sekcji kas samoobsługowych, przy czym dodatkowo, aby zapewnić bieżącą pomoc, będą oni wyposażeni w specjalnie zaprogramowane urządzenia iPOD, które będą alarmowały ich o konieczności podejścia do konkretnej kasy samoobsługowej w celu zaakceptowania zwrotu towaru.

Do dokonania zwrotu na kasie samoobsługowej każdorazowo konieczna będzie fizyczna obecność asystenta, który zweryfikuje i zaakceptuje dokonywany zwrot. Tym samym, klient nie będzie mógł całkowicie samodzielnie dokonać zwrotu na kasie rejestrującej bez udziału pracownika Państwa sklepu.

Po wybraniu przez klienta na ekranie kasy samoobsługowej towarów podlegających zwrotowi i wybraniu opcji „kontynuuj” na ekranie kasy samoobsługowej wyświetli się komunikat informujący o wymaganym wpisaniu numeru identyfikującego pracownika sklepu oraz zatwierdzeniu przez niego transakcji zwrotu poprzez podanie specjalnego przypisanego mu kodu PIN.

Znajdujący się w pobliżu asystent będzie podchodził do kasy samoobsługowej, weryfikował stan zwracanych towarów i wpisywał swój własny, indywidualny i unikatowy numer, pozwalający na zidentyfikowanie go w systemie kasy (i zachowywany w pamięci kasy) jako sprzedawcy, który przyjął dany zwrot. Następnie asystent wpisze kod PIN, zatwierdzając zwrot towaru.

Tym samym, każdorazowo zwrot towaru na kasie samoobsługowej będzie autoryzowany przez pracownika sklepu, którego indywidualny numer będzie wpisywany na kasie samoobsługowej, a następnie zapisywany w jej pamięci, umożliwiając przypisanie danego sprzedawcy do konkretnego zwrotu.

Zgodnie z „Procedurą bezpieczeństwa kasowego” opracowaną przez Państwa i wdrożoną we wszystkich Państwa sklepach, kasjer jest (i będzie) zobowiązany do dokładnego zweryfikowania zwracanego towaru oraz prawidłowego zabezpieczenia produktu podczas transakcji zwrotu.

Ostatnim etapem będzie informacja o sposobie zwrotu płatności za zwracane towary. Co do zasady, zwrot będzie dokonywany w ten sam sposób, w jaki dokonano zapłaty za towar, czyli w przypadku zakupów za pomocą karty zwrot zostanie dokonany na kartę płatniczą użytą do zapłaty za towar przy zakupie, a w przypadku płatności gotówkowej, kasa samoobsługowa będzie wydawała zwrot w gotówce.

Po zakończeniu całego procesu na ekranie pojawi się informacja o skutecznym zakończeniu procedury zwrotu. Jednocześnie kasa samoobsługowa wydrukuje jeden dokument niefiskalny - pokwitowanie zwrotu, które będzie stanowiło potwierdzenie skutecznego zwrotu towaru dla klienta (nie będzie ono podpisywane odręcznie przez żadną ze stron).

Jednocześnie, Zidentyfikowani klienci będą mogli otrzymać potwierdzenie zwrotu do aplikacji i/lub na telefon lub email przypisany do ich konta na Państwa platformie, a „zwykli” klienci potwierdzenie zwrotu na telefon lub email, pod warunkiem, że został on udostępniony przy dokonywaniu zwrotu.

Państwa klient w dalszym ciągu będzie mógł wybrać także dokonanie zwrotu w sposób tradycyjny, tj. poprzez podejście do kasy rejestrującej obsługiwanej przez kasjera.

W takim przypadku proces zwrotu towaru będzie przebiegał analogicznie jak w przypadku zwrotu na kasach samoobsługowych, z tą różnicą, że wszelkie działania w tym zakresie (związane z uzupełnieniem danych klienta, zeskanowaniem dokumentu sprzedaży, zeskanowaniem zwracanych towarów, wyborem sposobu zwrotu płatności za towary) będzie dokonywane przez sprzedawcę.

Podobnie jak w przypadku zwrotów na kasach samoobsługowych, także przy kasie tradycyjnej obsługiwanej przez kasjera:

• do dokonania zwrotu towaru konieczne będzie okazanie przez klienta dokumentu sprzedaży, pozwalającego na „odszukanie” w Państwa systemie konkretnej transakcji sprzedażowej dotyczącej zwracanego towaru,
• każdemu zwracającemu towar klientowi wydany zostanie dokument papierowy (potwierdzenie zwrotu) bez podpisów (a w przypadku klientów, którzy udostępnili Państwu swój nr telefonu lub adres email możliwe będzie również wysłanie potwierdzenia zwrotu na telefon, email lub dodatkowo do aplikacji w przypadku Zidentyfikowanych klientów).

Zasady przyjmowania zwrotów towarów, w tym dotyczące weryfikacji i zatwierdzania zwrotów przez Państwo pracowników są regulowane w procedurach wewnętrznych, takich jak wspomniana powyżej „Procedura bezpieczeństwa kasowego”, która zostanie zaktualizowana o procedury zwrotów na kasach samoobsługowych, i która jest/będzie stosowana we wszystkich Państwa sklepach, mając na celu zapewnienie, że obsługa transakcji na kasach (w tym samoobsługowych) jest i będzie realizowana z zachowaniem wysokich standardów ostrożności i bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania ewentualnym nadużyciom (ze strony klientów, jak i Państwa pracowników).

Wszelkie zwroty towarów przyjmowane i ewidencjonowane przez Państwa, będą rzetelnie zweryfikowane jako transakcje o rzeczywistym charakterze.

W przypadku zwrotu towarów, których sprzedaż została udokumentowana fakturą, będą Państwo niezwłocznie wystawiali fakturę korygującą na rzecz klienta.

W świetle obowiązujących przepisów uprawnione jest skorygowanie podstawy opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi.

Zauważyć należy, że z brzmienia art. 29 ust. 10 ustawy wynika, że możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania m.in.: o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów i uznanych reklamacji może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja są prawnie dopuszczalne i zwroty te zostały udokumentowane.

Skoro więc zwrot towaru ma być udokumentowany, a o udokumentowaniu mówi obecnie § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, to należy uznać, że nieprawidłowe udokumentowanie takiej czynności uniemożliwia dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania z tego tytułu.

Obowiązkiem podatnika jest więc, w rozumieniu tego przepisu, odpowiednie udokumentowanie zwrotu wartości towaru w wyniku bądź odstąpienia od umowy sprzedaży, bądź to w wyniku uznania reklamacji (postępowanie w przypadku obniżenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów w wyniku ich reklamacji bądź też zwrotu powinno być takie samo).

W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji.

Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu fiskalnego). Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych on-line.

Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują więc możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku sprzedaży udokumentowanej fakturą), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi. Podstawą opodatkowania, zgodnie z zasadą wynikającą z art. 29 ust. 1 ustawy, jest bowiem kwota rzeczywiście należna od nabywcy.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyny zaistniałej korekty wymienione w § 3 ust. 3 w pkt od 1 do 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, a zapisy widniejące w ewidencji pozwalały na określenie prawidłowej kwoty sprzedaży i podatku należnego.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, ze zamierzają Państwo prowadzić ww. ewidencję zwrotów i uznanych reklamacji w formie zbioru dokumentów niefiskalnych na wykorzystywanych w Państwa sklepach stacjonarnych kasach on-line (zarówno samoobsługowych jak i tradycyjnych).

Jak Państwo wskazali, nie zamierzają Państwo przechowywać żadnych papierowych dokumentów dotyczących zwrotu dokonanego przy użyciu kasy samoobsługowej, ponieważ w pamięci tej kasy zostaną, co do zasady, zachowane wszystkie dane dotyczące zwrotu, w tym przede wszystkim informacje wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, obejmujące:

1) datę sprzedaży,

2) nazwę towaru,

3) termin dokonania zwrotu towaru,

4) kwotę brutto oraz wysokość podatku należnego dotyczące zwróconego towaru,

5) informacje o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym);

6) informacje o przyjęciu/zatwierdzeniu zwrotu towaru przez konkretnego sprzedawcę (kasjera), wraz z informacją identyfikującą nabywcę.

Sformułowanie „pamięć kasy” referują Państwo do pamięci kasy w rozumieniu ustawy oraz przepisów rozporządzenia o kasach, tj. odpowiednio pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej kasy.

Ponadto, przechodząc przez procedurę zwrotu towaru na kasie samoobsługowej, klient - wybierając, że dokonuje on zwrotu jako:

• Zidentyfikowany klient - będzie podawał informacje (nr telefonu, adres email, kod QR aplikacji, skan paragonu dotyczącego sprzedaży przypisanej do konta konkretnego klienta), które pozwolą na jego identyfikację w systemie (czyli powiązanie zwrotu towaru z konkretną osobą, zarejestrowaną na platformie Spółki, przez podanie imienia, nazwiska, adresu itp.);
• „zwykły” klient - będzie miał możliwość wpisania danych kontaktowych (jak adres email, nr telefonu), które również pozwolą na powiązanie ich z konkretną osobą (zindywidualizowanym nabywcą) oraz/lub dokonanie wyboru zwrotu środków za towary na kartę płatniczą klienta (co również pozwoli Spółce i/lub organom podatkowym) na jego zindywidualizowanie/identyfikację poprzez uzyskanie informacji o numerze karty/konta bankowego tego klienta).

W odniesieniu do płatności dokonywanych kartą, informacja o takim sposobie płatności widnieje na dokumencie sprzedaży oraz na niefiskalnym potwierdzeniu zakupu, które jest generowane z Państwa systemu oraz w nim przechowywane jako załącznik do transakcji sprzedaży - dokument ten referuje do konkretnego dokumentu sprzedaży i danych na nim zawartych (a w przypadku Zidentyfikowanych klientów, także do numeru ID klienta w Państwa systemie) oraz zawiera informacje o numerze karty płatniczej, przy użyciu której dokonano płatności (zapisywane są: pierwszych sześć i cztery ostatnie cyfry z numeru karty).

Analogicznie, generowany i przechowywany jest dokument niefiskalny dotyczący zwrotu towaru, który również zawiera informacje o karcie, na którą dokonano zwrotu środków za zwrócony towar (ze wskazaniem pierwszych sześciu i czterech ostatnich cyfr numeru karty).

W efekcie, jak wynika z treści wniosku, mają Państwo możliwość wyfiltrowania w systemie danego rodzaju transakcji (np. dotyczących zwrotów) dokonanych w konkretnym sklepie w określonym dniu oraz podglądu lub wydruku ww. dokumentów i informacji o poszczególnych, indywidulanych transakcjach, w tym o danych karty płatniczej użytej do zapłaty za towar i dokonania zwrotu płatności. Informacje te są przechowywane w Państwa systemie wewnętrznym przez okres 6 miesięcy, po czym dane o płatnościach kartą/na kartę są archiwizowane w formacie umożliwiającym odczyt danych, pozostając dostępne dla Państwa przez 6 lat.

Zatem w obydwu wyżej wskazanych przypadkach (tj. zwrotów dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów oraz „zwykłych” klientów), dane dotyczące zwrotu towarów ewidencjonowane w pamięci kasy samoobsługowej i w Państwa systemie sprzedażowym oraz przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej będą obejmowały dane wrażliwe nabywcy (oraz dane identyfikujące sprzedawcę, który przyjął/zatwierdził zwrot, w postaci jego kodu).

Dodatkowo, w przypadku zwrotu towaru, do którego wystawiona została faktura sprzedaży, będą Państwo posiadali informacje o danych klienta, na rzecz którego wystawiono fakturę (niezależnie od tego czy jest to Zidentyfikowany klient czy „zwykły klient”).

Również w przypadku „zwykłych” klientów, którzy podczas dokonywania zwrotu na kasie samoobsługowej nie wyrażą woli podania żadnych danych identyfikacyjnych oraz wybiorą opcję zwrotu płatności gotówką, drukowany będzie wyłącznie jeden dokument - potwierdzenie zwrotu wydawane klientowi (bez dokumentu dla Spółki podpisywanego przez nabywcę).

Brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta nie wpłynie w żaden sposób na możliwość zidentyfikowania przez Państwa w Państwa systemie konkretnej sprzedaży i konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot.

W takich przypadkach, klienci w dalszym ciągu będą zobowiązani do przedstawienia dokumentu sprzedaży, na podstawie którego identyfikowana będzie konkretna sprzedaż, której dotyczy zwrot.

Jak Państwo wskazali – są i będą Państwo w stanie „prześledzić” całą historię pojedynczej sztuki towaru - obejmującą jej sprzedaż i zwrot, bez żadnych wątpliwości co do tego jaka transakcja sprzedażowa zostaje „anulowana wskutek przyjmowanego zwrotu - przy czym dane dotyczące tych transakcji (sprzedaży i zwrotu towaru) będą przechowywane w postaci elektronicznej.

W przypadku zwrotu towaru na kasie tradycyjnej (obsługiwanej przez pracownika sklepu), klient będzie miał również możliwość dokonania zwrotu towarów jako:

• Zidentyfikowany klient, którego dane osobowe zostaną powiązane w systemie z dokonywanym zwrotem towarów lub
• „zwykły” klient, który poda sprzedawcy swoje dane (jak nr telefonu lub adres email) oraz/lub wybierze formę zwrotu środków na kartę płatniczą, umożliwiając jego identyfikację w Państwa systemie i ewidencji (analogicznie jak zostało to opisane powyżej), lub
• „zwykły” klient, który odmówi podania sprzedawcy jakichkolwiek danych, ograniczając się do okazania dokumentu sprzedaży i zwrotu towarów, oraz wybierze gotówkową formę zwrotu środków za towary, przy czym każdy zwrot będzie wymagał zatwierdzenia przez kasjera przyjmującego ten zwrot i zalogowanego na obsługiwanej kasie.

Nie będą Państwo gromadzić żadnych dokumentów potwierdzających zwrot w formie papierowej, zważywszy, że w pamięci kasy i Państwa elektronicznym systemie sprzedażowym przechowywane będą informacje o każdym takim zwrocie towarów, obejmujące ww. dane wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, w tym informacje pozwalające na identyfikację kasjera, który przyjął zwrot (poprzez indywidualnie przypisany mu unikatowy numer kasjera, uwidoczniony w systemie i na dokumencie zwrotu) oraz dane wrażliwe nabywcy, który zwrotu dokonał, i który podał tego rodzaju dane dobrowolnie.

Jak państwo wskazali, ewentualny brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta nie wpłynie w żaden sposób na możliwość zidentyfikowania w Państwa systemie konkretnej sprzedaży i konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot.

Zarówno w odniesieniu do zwrotów towarów na kasach samoobsługowych, jak i przy kasach tradycyjnych, niezależnie od statusu klienta dokonującego zwrotu, dane przechowywane przez Państwa w postaci elektronicznej, będą pozwalały na ustalenie m.in.

(a) jaki konkretnie towar został Państwu zwrócony,

(b) której konkretnej transakcji sprzedażowej ten zwrot dotyczył (m.in. odstąpienia od której umowy zakupu dokonano), a także

(c) że faktycznie dokonali Państwo na rzecz klienta zwrotu ceny za zwrócony towar.

Mając na uwadze powyższe wskazać należy, że cecha pamięci fiskalnej, wynikająca z § 2 pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, co zostało również potwierdzone zapisem § 3 ust. 2 tego rozporządzenia. Kasa rejestrująca nie pozwala więc na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu fiskalnego).

Co istotne, w przypadku kas on-line dokumenty niefiskalne wystawiane przy użyciu tej kasy są zapisywane w pamięci chronionej, o której mowa w § 2 pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Stanowi ona niejako kopię elektroniczną zapisywanych na bieżąco danych dotyczących transakcji w sposób trwały i nienaruszalny. Dane w tej pamięci są gromadzone i przechowywane przez cały okres pracy kasy on-line oraz regularnie wysyłane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Wystawiane przez Państwa zarówno przy zastosowaniu kas samoobsługowych jak też tradycyjnych dokumenty niefiskalne – pokwitowania/potwierdzenia zwrotu, które będą wydawane klientowi, będą także zawierały obligatoryjne elementy dokumentów niefiskalnych zgodnie z § 30 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących i będą zapisywane w pamięci ww. kas on-line. Wskazali Państwo także, że informacje/dane o zwrotach towarów, ewidencjonowanych przez Państwa, będą przez Państwa przechowywane (i będą pozostawały dostępne do okazania na żądanie organów podatkowych) przez okresy wynikające z przepisów obowiązującego prawa.

W tym konkretnym przypadku, mają Państwo prawo do dokonywania tego rodzaju zapisów na kasie on-line (samoobsługowej bądź tradycyjnej) skoro możliwe będzie na ich podstawie wykazanie, że dokonano zwrotu zakupionego towaru. Tym samym, nie sposób nie uznać zaprezentowanej przez Państwa w opisie zdarzenia przyszłego ewidencji zwrotu towarów za odrębną ewidencję zwrotu towarów, o której mowa w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Zwrócić jednak należy uwagę, że powyższy przepis rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wymienia także listę elementów, które powinna zawierać ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji prowadzona przez podatnika. Stanowi ona potwierdzenie zwrotu towaru w sytuacji prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Zaznaczyć należy, że jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, w prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność.

Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot wartości bądź części wartości zwróconego towaru lub reklamowanego towaru lub usługi oraz że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez sprzedawcę.

Prowadząc ww. ewidencję zwrotu towarów przy zastosowaniu samoobsługowych i tradycyjnych kas on-line, będą w posiadaniu następujących danych:

• daty sprzedaży,
• nazwy towaru (pozwalającej na jednoznaczną jego identyfikację i ewentualnie opis towaru stanowiący rozwinięcie tej nazwy),
• wartości brutto zwracanego towaru oraz wysokości podatku należnego (w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży),
• terminu dokonania zwrotu towaru;
• zwracanej kwoty (brutto) oraz odpowiadającej jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
• dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numeru tego paragonu lub tej faktury oraz numeru unikatowego.

Powyższe dane będą Państwu znane w związku z dokonywaniem zwrotu w Państwa sklepach stacjonarnych osobiście przez klientów i z przedstawianiem Państwu każdorazowo przez klienta dokumentu potwierdzającego nabycie zawracanego towaru. Dane te będą potwierdzane przygotowywanymi na tą okoliczność dokumentami niefiskalnymi na kasach on-line, zarówno poprzez samodzielne wprowadzanie i/lub skanowanie przez klienta wymaganych danych na kasie samoobsługowej, jak też poprzez dokonywanie tych czynności na kasie tradycyjnej przez Państwa pracowników. Informacje o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym) przechowywane będą przez Państwa w formie elektronicznej w pamięci kas rejestrujących i w Państwa systemie sprzedażowym.

Nie będą Państwo jednak w posiadaniu protokołu przyjęcia zwrotu towaru, który będzie podpisany przez nabywcę (zwracającego dany towar).

Z okoliczności sprawy wynika, że w przypadku Państwa pracowników, asystujących przy każdej transakcji zwrotu, podczas każdej takiej czynności będą oni wpisywali na kasie rejestrującej (samoobsługowej i tradycyjnej) swój indywidualny numer, zapisywali go w pamięci kasy i będzie on przypisywany do danego zwrotu towaru. Biorąc pod uwagę zakres i specyfikę Państwa działalności oraz Państwa chęć maksymalizacji usprawnienia procesu obsługi klienta, opisany we wniosku sposób identyfikacji Państwa pracowników, weryfikujących i potwierdzających dokonanie każdego zwrotu towaru w Państwa sklepach stacjonarnych, należy uznać za złożenie przez nich na protokole zwrotu podpisu sprzedawcy, zgodnie z § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Należy jednak zauważyć, że w każdym z opisanych przypadków dokonywanych przez klientów zwrotów towarów będą Państwo mieli możliwość otrzymania podpisu od każdego z Państwa klientów na wystawianym przy użyciu z kasy on-line dokumencie niefiskalnym – potwierdzeniu zwrotu. Dokonując opisanego we wniosku zwrotu towarów w Państwa sklepach stacjonarnych nie sposób znaleźć żadnych przeszkód, które mogłyby utrudnić podpisanie ww. dokumentu przez będące w bezpośrednim kontakcie z Państwa pracownikami osoby.

Zatem, brak podpisu nabywcy na protokole zwrotu towaru, wymagany przez § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie można uznać za dopuszczalny. Jakkolwiek potwierdzenia wymaga, że planowana przez Państwa modyfikacja zasad ewidencjonowania zwrotów towarów pozwoli na powiązanie tych towarów z konkretnymi klientami (Zidentyfikowanymi bądź tzw. „zwykłymi”) w przypadku dobrowolnego podania przez nich informacji (nr telefonu, adres email, kod QR aplikacji, skan paragonu dotyczącego sprzedaży przypisanej do konta konkretnego klienta, podanie imienia, nazwiska, adresu oraz/lub numer karty/konta bankowego klienta).

W omawianej sprawie, zwrot przez Państwa klientów towarów – każdorazowo w bezpośrednim kontakcie z Państwa pracownikami w sklepach stacjonarnych - wymaga spełnienia również warunku posiadania podpisu nabywcy dla bezsprzecznego udowodnienia i udokumentowania tej czynności.

W konsekwencji uznać należy, że w omawianym zdarzeniu przyszłym brak będzie podpisu nabywcy na protokole zwrotu, wynikającego jednoznacznie z § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, a tym samym warunek ten nie zostanie spełniony.

Zatem posiadana przez Państwa dokumentacja, z powodu braku protokołu zwrotu towarów z podpisem klienta przy jednoczesnej możliwości otrzymania takiego podpisu w każdym z opisanych przypadków – nie będzie uprawniała Państwa do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów – zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy.

Państwa stanowisko uznaję zatem za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych i wyroków, należy zwrócić uwagę na to, że rozstrzygają one w odmiennych stanach faktycznych od sytuacji przedstawionej we wniosku. Zatem z uwagi na różnorodność i odmienność okoliczności występujących w każdej z indywidualnych spraw, powołane przez Państwa interpretacje indywidualne nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w tej sprawie. Potraktowano je jako element Państwa argumentacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.