Interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.446.2026.1.PRM

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący ustalenia, czy ewidencjonowanie zaliczki w sytuacji SF1 niezwłocznie po rozpoczęciu pracy Działu Finansowego następnego dnia jest prawidłowe w świetle § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas oraz czy obowiązek ewidencjonowania w sytuacji SF2 (wpłata niezidentyfikowana) powstaje dopiero w momencie skutecznej identyfikacji wpłaty.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka (dalej: „Wnioskodawca” albo „Spółka”) jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym opodatkowaniu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

Wnioskodawca w przeważającej mierze prowadzi działalność w zakresie usług medycznych zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”). Działalność Spółki polega bowiem na prowadzeniu klinik stomatologicznych, świadczących usługi medyczne w tym zakresie.

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej: „Klienci”), czynność ta ewidencjonowana jest za pomocą kas rejestrujących, tj. kas fiskalnych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

W tym zakresie Klienci, nabywając określone usługi Wnioskodawcy, dokonują przedpłat lub zaliczek (w dalszej części wniosku zwanymi łącznie „przedpłatami”) za pośrednictwem polecenia przelewu na rachunek bankowy Spółki. Wpłaty te mogą się odbywać w każdym czasie, niezależnie od godzin pracy personelu Spółki, gdyż ich dokonywanie leży w gestii Klientów. W związku z różnymi tytułami przelewów podawanymi przez Klientów, w niektórych przypadkach dochodzi do sytuacji, w której treść tytułu przelewu nie umożliwia natychmiastowej identyfikacji pacjenta lub usługi. Weryfikacja ta wymaga kontaktu z Klientem i ustalenia wszystkich niezbędnych danych, co zajmuje około 1-2 dni roboczych.

Natomiast Dział Finansowy Wnioskodawcy, odpowiedzialny za weryfikację wyciągów i ewidencję sprzedaży na kasie rejestrującej, pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00.

Personel medyczny Spółki pracujący do godziny 21:00 nie ma dostępu do konta bankowego, zatem nie ma również możliwości wystawienia paragonu fiskalnego za pomocą kasy rejestrującej. Z tego względu, jeżeli płatność za usługę wpływa po godz. 16:00, to informacja o jej dokonaniu zostaje udostępniona osobom odpowiedzialnym za ewidencjonowanie tych zdarzeń o godzinie 8:00 kolejnego dnia roboczego, po rozpoczęciu pracy Działu Finansowego.

W ramach opisanego stanu faktycznego wyróżnić można zatem dwie sytuacje:

1)  Płatność od Klienta z tytułu przedpłaty wpływa na rachunek bankowy Spółki po godzinie 16:00, przy czym jest możliwe zidentyfikowanie osoby Klienta oraz świadczonej na jego rzecz usługi (dalej również jako: „płatność zidentyfikowana” albo „transakcja zidentyfikowana”). Natomiast ze względu na nieobecność w pracy personelu z Działu Finansowego o wskazanej porze, informacja o dokonanej przez Klienta transakcji wpływa do tego Działu o godzinie 8:00 następnego dnia roboczego (dalej: „SF1”);

2)  Pomimo odnotowania wpłaty przez Dział Finansowy treść tytułu przelewu nie pozwala na identyfikację tożsamości Klienta oraz rodzaju usługi (dalej również jako: „płatność niezidentyfikowana” albo „transakcja niezidentyfikowana”). Działania zmierzające do weryfikacji tych danych wymagają kontaktu z Klientem i trwają ok 1 – 2 dni roboczych (dalej: „SF2”).

Zarówno SF1, jak i SF2 mają miejsce w każdym dniu miesiąca. Zatem może dojść do sytuacji, w której płatność wpłynie po godzinie 16:00 w ostatnim dniu miesiąca, natomiast zostanie odnotowana przez Dział Finansowy w kolejnym dniu roboczym w kolejnym miesiącu (np. wpłynie ona w dniu 31 marca o godz. 20:00, zaś Dział Finansowy dokona jej zaewidencjonowania niezwłocznie po rozpoczęciu pracy w dniu 1 kwietnia). Podobnie w przypadku transakcji niezidentyfikowanej, która wpłynęła na rachunek bankowy Spółki w dniu 31 marca, weryfikacja tożsamości Klienta i rodzaju usługi może trwać np. do 1 albo 2 kwietnia. Przy czym na dzień wpływu płatności niezidentyfikowanej Wnioskodawca nie będzie znał danych nabywcy, jak również nie będzie w posiadaniu informacji dotyczących charakteru i rodzaju świadczonej usługi - aż do momentu identyfikacji płatności.

Pytania

1.  Czy w sytuacji opisanej jako SF1 ewidencjonowanie na kasie rejestrującej przedpłaty niezwłocznie po rozpoczęciu pracy przez Dział Finansowy Spółki, w ramach kolejnego dnia roboczego po dniu wpływu płatności zidentyfikowanej, w ciągu tego samego miesiąca, spełnia warunek „niezwłocznego wystawienia paragonu fiskalnego” w rozumieniu § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. poz. 845, dalej: „Rozporządzenie”)?

2.  Czy w sytuacji opisanej jako SF2 ewidencjonowanie na kasie rejestrującej przedpłaty niezidentyfikowanej niezwłocznie po ustaleniu danych nabywcy i rodzaju usługi, w ramach tego samego miesiąca, spełnia warunek „niezwłocznego wystawienia paragonu fiskalnego” w rozumieniu § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) Rozporządzenia?

3.  Czy w sytuacji opisanej jako SF1, mającej miejsce na przełomie miesięcy, gdy przelew ma miejsce w poprzednim miesiącu, niż miesiąc powzięcia wiadomości o wpłacie przez Dział Finansowy, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w dniu rozpoczęcia pracy przez Dział Finansowy (zatem w kolejnym miesiącu, niż miesiąc uzyskania wpłaty)?

4.  Czy w sytuacji opisanej jako SF2, mającej miejsce na przełomie miesięcy, gdy przelew niezidentyfikowany ma miejsce w poprzednim miesiącu, niż miesiąc zidentyfikowania transakcji, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w dniu ustalenia danych nabywcy usługi oraz jej rodzaju (zatem w kolejnym miesiącu, niż miesiąc uzyskania wpłaty)?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko w zakresie pytania 1

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji opisanej jako SF1 ewidencjonowanie na kasie rejestrującej przedpłaty niezwłocznie po rozpoczęciu pracy przez Dział Finansowy Spółki w ramach kolejnego dnia roboczego po dniu wpływu płatności zidentyfikowanej, która ma miejsce w ciągu tego samego miesiąca, spełnia warunek „niezwłocznego wystawienia paragonu fiskalnego” w rozumieniu § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) Rozporządzenia.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania 1

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem podlegają:

1.    odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2.    eksport towarów;

3.    import towarów na terytorium kraju;

4.    wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5.    wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

W świetle z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy pod pojęciem sprzedaży rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Natomiast zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.

W tym zakresie, zgodnie z art. 19a ust. 8 tej ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1)  dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;

2)  dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.

Zatem w sytuacji, w której przed wykonaniem usługi podatnik otrzymuje całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Ustawodawca nie zamieścił w treści ustawy VAT definicji zaliczki ani przedpłaty. W tym zakresie, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, należy kierować się potocznym sposobem rozumienia tego pojęcia. Zgodnie z definicją słownikową (http://sjp.pwn.pl), zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności. Natomiast przez przedpłatę należy rozumieć określoną sumę pieniędzy, stanowiącą część ceny towaru, wpłacaną z góry w celu uzyskania gwarancji jego zakupu w określonym terminie. Zatem, zaliczkę oraz przedpłatę wpłaca się na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi. Stosownie do powyższego, zaliczka, jak również przedpłata, jako zapłata na poczet przyszłej należności musi być powiązana z konkretną transakcją (tak w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dalej: „Dyrektor KIS”, z 6 sierpnia 2025 r., znak 0111-KDIB3-1.4012.429.2025.5.ICZ).

Ponadto, w świetle orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: „TSUE”), aby zapłatę na poczet przyszłej należności uznać za zaliczkę na gruncie VAT, musi być ona powiązana z konkretną transakcją, tj. to przyszłe świadczenie musi być już wcześniej znane i zidentyfikowane w sposób jednoznaczny co do rodzaju towaru bądź usługi, w tym w zakresie możliwości identyfikacji strony tego świadczenia, miejsca świadczenia, czy też stawki podatku. Ponadto, w chwili wpłaty zaliczki, strony tego świadczenia nie powinny mieć intencji ewentualnej przyszłej zmiany świadczenia, na poczet którego wpłacana jest zaliczka (pogląd ten wyrażono w wyroku TSUE z 21 lutego 2006 r. w sprawie C-419/02 BUPA Hospitals Ltd. i Goldsborough Developments Ltd). Z tego względu stwierdzić można, że dana wpłata powinna zostać uznana za zaliczkę albo przedpłatę na gruncie ustawy o VAT, jeżeli odnosi się do przyszłego świadczenia o odpowiednim stopniu konkretyzacji (zob. również interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 9 grudnia 2025 r., znak 0113-KDIPT1-3.4012.905.2025.3.JM oraz z 13 lipca 2017 r., znak 0111-KDIB3-2.4012.197.2017.2.MD).

Podobnie wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: „NSA”) w wyroku z 28 lipca 2009 r. sygn. akt I FSK 932/08, gdzie uznał, że „Prawidłowa interpretacja art. 19 ust. 11 ustawy o VAT powinna bowiem, w kontekście konieczności dokonywania wykładni prowspólnotowej przepisów polskiej ustawy o podatku od towarów i usług, uwzględniać wykładnię dokonaną przez ETS. W związku z powyższym, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że dla uznania wpłaconej kwoty, jako zaliczki na poczet wykonanych usług, w rozumieniu art. 19 ust. 11 ustawy o VAT [tj. poprzedniej regulacji odnoszącej się do tej kwestii – dop. własny], istotnym jest, aby przyszłe świadczenie było określone w sposób jednoznaczny co do rodzaju towaru bądź usługi, tzn. w sposób umożliwiający ich identyfikację, a dodatkowo strony tego świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki, nie mają woli dokonywania jego zmian w przyszłości”.

W świetle powyższych uwag, w tym praktyki sądów oraz organów podatkowych, należy stwierdzić, że wpłata w sytuacji opisanej jako SF1 stanowi część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi w rozumieniu ustawy o VAT. Zatem obowiązek podatkowy wobec tych płatności powstanie z chwilą otrzymania tej kwoty.

Zagadnienie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących reguluje natomiast art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 1b ustawy o VAT w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)  w postaci papierowej lub

b)  za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa Rozporządzenie, wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy o VAT.

Zgodnie § 2 pkt 17 tego Rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze – rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Natomiast stosownie do § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Natomiast w zakresie opisanych przedpłat, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a)  w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b)  za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Zatem w sytuacji uzyskania przedpłaty wpłaconej przelewem na konto, obowiązek zaewidencjonowania takiego zdarzenia za pomocą kasy rejestrującej nastąpi niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Ponadto, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 9 Rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej zapewniają ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Natomiast w myśl § 8 ust. 1 Rozporządzenia paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej – czytelną treść i czytelny widok, umożliwiające nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Natomiast zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.

Należy mieć przy tym na uwadze, że konstrukcja techniczna kasy rejestrującej nie umożliwia „antydatowania” dokonanych sprzedaży (zaewidencjonowania zdarzeń „wstecz”), zatem w przypadku braku fizycznej możliwości wystawienia paragonu fiskalnego w dniu wpłaty, podatnik nie ma możliwości „cofnięcia” daty na kasie, aby była ona zgodna z dniem wpłaty.

Z tego względu, zdaniem Spółki, przedpłata może być zaewidencjonowana dopiero w dniu, w którym Spółka, tj. w praktyce Jej Dział Finansowy, dowiedziała się o jej otrzymaniu, a nie w dniu jej faktycznego otrzymania. Konieczność ewidencjonowania takiego zdarzenia zawsze w tym samym dniu byłaby nierealna, gdyż wymagałaby dostępności personelu Wnioskodawcy przez całą dobę, co jest niemożliwe do zrealizowania zarówno od strony obowiązujących regulacji odnoszących się do zasad zatrudnienia, jak i obiektywnej potrzeby oraz względów praktycznych.

W tym kontekście, określenie „niezwłocznego wystawienia paragonu fiskalnego” w rozumieniu § 6 ust. 1 pkt 2 lit b) Rozporządzenia należy rozumieć jako wystawienie go w najszybszym możliwym momencie po dowiedzeniu się o wpływie płatności i powiązaniu jej z konkretną osobą Klienta oraz usługą.

Zatem, zdaniem Spółki, w sytuacji, w której wpłata ma miejsce po godzinach pracy Działu Finansowego, przesłanka działania „bez zbędnej zwłoki” będzie spełniona, jeżeli natychmiast po ustaleniu otrzymania wpłaty kolejnego dnia roboczego, Spółka zaewidencjonuje ten fakt za pomocą wystawienia paragonu fiskalnego. Będzie to bowiem, w opinii Spółki, pierwszy moment, w którym obiektywnie możliwe będzie wystawienie takiego dokumentu.

Powyższe stanowisko potwierdzono w następujących interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS:

·      z 24 marca 2017 r., znak 3063-ILPP2-2.4512.261.2016.1.AD;

·      z 5 maja 2020 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT;

·      z 13 kwietnia 2023 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.146.2023.1.KP.

Interpretacje te zostały wprawdzie wydane w okresie obowiązywania różnych rozporządzeń wykonawczych, jednakże począwszy od 2019 r. treść analizowanej regulacji oraz jej wykładnia prezentowana przez organy podatkowe nie uległy zmianie. Tożsame stanowisko organy zajmowały również przed 2019 r. (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 5 maja 2020 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT i powołane w niej interpretacje z 2017 r.).

W tym kontekście przykładowo w interpretacji z 13 kwietnia 2023 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.146.2023.1.KP, w okolicznościach, w których dział finansowy podatnika również uzyskiwał informację o danej transakcji rano kolejnego dnia roboczego (zatem analogicznie do stanu faktycznego przedstawionego w niniejszym wniosku), Dyrektor KIS wskazał, że: „Analizując przepis § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu wpłaty, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt w jakiej formie dokonano zapłaty. Zatem należy wskazać, że otrzymane zapłaty na rachunek bankowy powinny być zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym, jeżeli informację o wpływie środków Podatnik otrzymuje już po godzinach pracy lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.

Odpowiadając na Państwa wątpliwości należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy płatność zostanie dokonana po godzinach Państwa pracy np. w dniu 23 stycznia 2023 r. po godzinie 16:00 powinni Państwo tą wpłatę zaewidencjonować na kasie fiskalnej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku. W okolicznościach sprawy będzie to dzień 24 stycznia 2023 r.”

Zatem, zdaniem Spółki, w sytuacji opisanej jako SF1, w której występuje możliwość ustalenia przedmiotu oraz podmiotu świadczenia (spełniając warunki do zastosowania art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), Spółka będzie obowiązana do wystawienia i wydania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania. Przy czym pojęcie „niezwłocznie” będzie oznaczać najwcześniejszą obiektywną możliwość wystawienia paragonu fiskalnego, tj. rano, kolejnego dnia roboczego w przypadku wpłat zidentyfikowanych, dokonywanych po godz. 16:00 w dniu poprzednim.

Stanowisko w zakresie pytania 2

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji opisanej jako SF2 ewidencjonowanie na kasie rejestrującej przedpłaty niezidentyfikowanej niezwłocznie po ustaleniu danych nabywcy i rodzaju usługi, mające miejsce w ramach tego samego miesiąca, spełnia warunek „niezwłocznego wystawienia paragonu fiskalnego” w rozumieniu § 6 ust. 1 pkt 2 lit b Rozporządzenia.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania 2

Jak zostało wskazane w uzasadnieniu stanowiska w zakresie pytania nr 1, za zaliczkę albo przedpłatę na gruncie VAT uznać można jedynie taką wpłatę, która została zidentyfikowana i określona m.in. w zakresie przedmiotu oraz nabywcy usługi. Tylko w takiej sytuacji możliwe jest wystawienie paragonu fiskalnego umożliwiającego nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży (zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 9 oraz § 8 ust. 1 Rozporządzenia), jak i potwierdzenia, że konkretna wpłaca jest wpłatą związaną ze sprzedażą w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, i że w efekcie podlega obowiązkowemu ewidencjonowaniu za pomocą kasy rejestrującej.

Zatem, w opinii Spółki, w sytuacji uzyskania wpłaty w zdarzeniu opisanym jako SF2, w ramach którego na podstawie tytułu przelewu nie jest możliwe ustalenie tożsamości Klienta, a w efekcie rodzaju usługi medycznej, która byłaby świadczona na jego rzecz, płatność taka (w świetle przywołanego orzecznictwa TSUE, NSA oraz interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS) nie stanowi przedpłaty, zaliczki ani zadatku oraz raty w rozumieniu art. 19 ust. 8 ustawy o VAT. W tym kontekście nie zostały bowiem spełnione następujące przesłanki:

·      zapłata nie została dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie nie będzie na dzień przelewu określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (gdyż określone powinny być cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi);

·      konkretyzacja przyszłego świadczenia nie mogła być na ten czas wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności Spółka aż do identyfikacji płatności nie może określić stawki opodatkowania oraz czy świadczenie jest opodatkowane czy zwolnione;

·      w związku z brakiem identyfikacji Klienta nie można potwierdzić, że w momencie wpłacenia zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.

W opinii Spółki, w związku z powyższym po stronie Spółki nie powstanie obowiązek podatkowy w zakresie otrzymanych kwot oraz nie wystąpi konieczność zaewidencjonowania tej wpłaty za pomocą kasy fiskalnej aż do momentu identyfikacji świadczenia. Obowiązek podatkowy powstanie natomiast w momencie, w którym możliwe będzie doprecyzowanie transakcji w zakresie niezbędnym do ustalenia między innymi przedmiotu podatku, jak również osoby Klienta, jako beneficjenta przyszłej usługi dokonanej przez Spółkę. Brak posiadania tych danych w momencie wpływu płatności na konto, powoduje również brak możliwości wystawienia paragonu fiskalnego umożliwiającego udokumentowanie tych zdarzeń w sposób zgodny z przepisami ustawy o VAT oraz Rozporządzenia. Wymagają one bowiem wyraźnego określenia charakteru świadczenia oraz jego weryfikacji przez nabywcę.

Zatem wpłata w sytuacji opisanej jako SF2, powinna zostać zaewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej niezwłocznie po ustaleniu tychże elementów. Z tego względu, zdaniem Spółki, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w przypadku transakcji niezidentyfikowanych ewidencjonowanie na kasie rejestrującej takiej przedpłaty niezwłocznie po ustaleniu danych nabywcy i rodzaju usługi, mające miejsce w ramach tego samego miesiąca, spełnia warunek „niezwłocznego wystawienia paragonu fiskalnego” w rozumieniu § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) Rozporządzenia. Spółka nie ma bowiem obiektywnej możliwości wystawienia rzetelnego dokumentu fiskalnego bez weryfikacji tych danych. Z tego względu, postępując bez zbędnej zwłoki, powinna ona zaewidencjonować to zdarzenie, jak tylko ustali wskazane elementy.

Stanowisko w zakresie pytania 3

Zdaniem Wnioskodawcy w sytuacji opisanej jako SF1, mającej miejsce na przełomie miesięcy, gdy przelew ma miejsce w poprzednim miesiącu, niż miesiąc powzięcia wiadomości o wpłacie przez Dział Finansowy, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w dniu rozpoczęcia pracy przez Dział Finansowy w kolejnym miesiącu, gdyż nie ma obiektywnej możliwości zaewidencjonowania tego zdarzenia przed upływem końca miesiąca.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania 3

W związku z tym, iż Wnioskodawca dowiaduje się o wpłacie w terminie późniejszym niż dzień jej dokonania, zdaniem Spółki, dopuszczalne jest zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty na rachunek bankowy przedpłaty w dniu, w którym się o niej dowiedział.

Może to mieć miejsce także w następnym miesiącu, tj. w kolejnym okresie rozliczeniowym (np. w sytuacji, w której wpłata od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego została uznana na rachunku bankowym ostatniego dnia miesiąca, a podatnik poinformowany jest o tym fakcie w dniu następnym czyli pierwszego roboczego dnia następnego miesiąca). Należy mieć bowiem na względzie, co zostało już wskazane, że obowiązek ewidencjonowania zaliczek za pomocą kasy fiskalnej, zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora KIS, powstaje „z chwilą jej otrzymania lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu wpłaty, tj. bez zbędnej zwłoki”. Spółka wskazuje, że nie można zatem oczekiwać, że zasada ta nie będzie miała zastosowania wyłącznie dlatego, że wpłata została dokonana „na przełomie” miesięcy. W przeciwnym razie wymagałoby to, aby pracownicy Działu Finansowego Spółki w ostatnim dniu miesiąca świadczyli pracę do godziny 24:00, co byłoby niezgodne z przepisami prawa pracy.

Podobny pogląd został wyrażony w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2017 r. (znak: 0461- ITPP1.4512.994.2016.1.AJ), gdzie organ podatkowy wskazał, że „Uwzględniając jednak fakt, że o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu) należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej tych wpłat bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy”.

Stanowisko to potwierdził również Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 24 marca 2017 r., znak 3063-ILPP2-2.4512.261.2016.1.AD, w której wskazał, że „Uwzględniając jednak fakt, że o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku (z chwilą otrzymania wyciągu bankowego), należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta w dniu, w którym podatnik pozyskał taką informację, również wtedy gdy sytuacja taka ma miejsce na przełomie miesiąca rozliczeniowego. W sytuacji, gdy wpłaty na koncie są uznawane przez całą dobę (również w godzinach nocnych), a także w dni świąteczne i wolne od pracy, wpłaty te powinny zostać zarejestrowane bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. (…)

Podsumowując, w sytuacji, kiedy Wnioskodawca nie ma wiedzy o zaistnieniu zdarzenia, które rodzi obowiązek zaewidencjonowania na kasie fiskalnej (otrzymane zaliczki) winien on zaewidencjonować otrzymaną płatność (zaliczkę) przy użyciu kasy rejestrującej z chwilą uzyskania informacji o jej otrzymaniu (tj. w pierwszym dniu roboczym po wznowieniu pracy firmy)”.

Zatem, Spółka twierdzi, że zdaniem organów podatkowych wyróżnić należy dwa momenty ewidencyjne:

·      moment powstania obowiązku podatkowego wobec przedpłaty (identyfikowany zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT);

·      moment zaewidencjonowania takiej transakcji na kasie rejestrującej w postaci wystawienia paragonu fiskalnego (który powinien być zgodny z datą, w której podatnik   pozyskał informację o wpłacie i mógł technicznie dokonać wystawienia paragonu fiskalnego, gdyż spełnia to przesłankę „niezwłocznego” zaewidencjonowania).

Zatem Dyrektor KIS we wskazanych interpretacjach nie uznaje przesunięcia daty rejestracji na kasie fiskalnej jako naruszenia. Z tego względu, zdaniem Spółki, należy stwierdzić, że Spółka może wystawić paragon fiskalny zgodnie z datą uzyskania informacji o wpłacie.

W opinii Spółki, organy podatkowe aprobują tym samym pogląd, zgodnie z którym podatnik postępuje bez zbędnej zwłoki, jeżeli ewidencjonuje wpłatę klienta na kasie rejestrującej w dniu, w którym powziął informację o jej dokonaniu. Okoliczność, że wpłata następuje w ostatnich dniach miesiąca, a jej zaewidencjonowanie na kasie zostaje przesunięte na miesiąc kolejny, pozostaje w tym zakresie bez znaczenia, co potwierdzają przywołane w niniejszym stanowisku interpretacje indywidualne.

Z tego względu w ramach rozliczeń „pomiędzy miesiącami”, w sytuacji opisanej jako SF1, zdaniem Spółki, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w kolejnym miesiącu, jeżeli jest to kolejny dzień roboczy oraz dzień powzięcia wiadomości o uzyskaniu wpłaty zidentyfikowanej.

Stanowisko w zakresie pytania 4

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji opisanej jako SF2, mającej miejsce na przełomie miesięcy, gdy przelew niezidentyfikowany ma miejsce w poprzednim miesiącu, niż miesiąc zidentyfikowania transakcji, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w dniu ustalenia danych nabywcy usługi oraz jej rodzaju, gdyż nie ma obiektywnej możliwości zaewidencjonowania tego zdarzenia przed upływem końca miesiąca.

Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania 4

Jak zostało wskazane w uzasadnieniu do stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2, w sytuacji opisanej jako SF2 obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie identyfikacji transakcji. Zatem w sytuacji, w której wpłata będzie miała miejsce przed końcem miesiąca (np. w marcu), ale transakcja zostanie zidentyfikowana w kolejnym miesiącu (np. w kwietniu), to obowiązek podatkowy powstanie dopiero z dniem identyfikacji takiej wpłaty, to znaczy w kwietniu. Będzie to również moment, w którym powstanie obowiązek ewidencyjny. W związku z tym zdarzenie to powinno zostać zaewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej w tym miesiącu, w którym nastąpi identyfikacja i nie później niż z końcem miesiąca, w którym wpłata, będąca częścią należności, została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Natomiast zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 lit b Rozporządzenia do wystawiania nabywcy paragonów fiskalnych obowiązani są podatnicy w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty).

W ślad za art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przywołując ponownie art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, poprzez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Brak możliwości zidentyfikowania takiej sprzedaży, w kontekście ustalenia jej cech niezbędnych do powstania obowiązku podatkowego, będzie zatem skutkował brakiem powstania obowiązku podatkowego oraz ewidencyjnego aż do momentu, w którym sprzedaż zostanie odpowiednio zidentyfikowana. W tym kontekście nie ma znaczenia fakt, że przedpłata wystąpi w miesiącu wcześniejszym, gdyż nie będzie ona w tym czasie stanowić kwoty wpłaconej na poczet wyświadczenia usługi opodatkowanej VAT, co zgodnie z orzecznictwem TSUE jest elementem koniecznym dla uznania, że w tym zakresie doszło do powstania obowiązku podatkowego zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Do zdarzenia tego dochodzi bowiem dopiero w momencie ustalenia (identyfikacji) przedmiotu podatku oraz nabywcy, któremu należy wystawić paragon fiskalny.

Co więcej, abstrahując od zagadnienia momentu powstania obowiązku podatkowego VAT, w analizowanej sytuacji w dacie wpłaty niemożliwe byłoby wystawienie rzetelnego dokumentu fiskalnego, ze względu na brak zidentyfikowania płatności, a zatem sporządzenia takiej dokumentacji na cele podatkowe, która w sposób prawidłowy i rzetelny odzwierciedlałaby zdarzenia skutkujące powstaniem obowiązku podatkowego. Z tego względu obowiązek ewidencyjny w zakresie kas rejestrujących również powstanie niezwłocznie, lecz w momencie zidentyfikowania transakcji, chociażby miało to miejsce w kolejnym miesiącu, niż miesiąc wpływu przedpłaty na rachunek bankowy Spółki. Nie można bowiem wymagać od podatnika, aby ewidencjonował na kasie rejestrującej zdarzenie, które nie jest przez niego zidentyfikowane (i np. nie sposób ustalić właściwej stawki podatku) tylko ze względu na fakt, że wpłata „niezidentyfikowana” nastąpiła na koniec miesiąca, gdyż nie będzie ona powiązana z żadną sprzedażą.

Jednocześnie zdarzenie to jest zbliżone do tego, w którym w ramach SF1, płatność dokonana zostanie ostatniego dnia miesiąca po godzinach pracy Działu Finansowego (zob. uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy dla pytania nr 3). Zaś w tym zakresie Dyrektor KIS potwierdził, że nawet w przypadku wystąpienia zdarzenia „na przełomie” miesięcy, tj. wpłaty w miesiącu wcześniejszym, niż miesiąc rozpoczęcia rano pracy przez podatnika, możliwe jest ujęcie tego zdarzenia na kasie rejestrującej w kolejnym miesiącu (tj. miesiącu rozpoczęcia pracy).

W tym zakresie należy powołać następujące interpretacje indywidualne Dyrektora KIS:

·      z 2 lutego 2017 r., znak 0461-ITPP1.4512.994.2016.1.AJ;

·      z 24 marca 2017 r., znak 3063-ILPP2-2.4512.261.2016.1.AD;

·      z 5 maja 2020 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT.

Zatem również w sytuacji opisanej jako SF2, w przypadku rozliczeń pomiędzy miesiącami, wyróżnić należy dwa momenty ewidencyjne:

·      moment powstania obowiązku podatkowego wobec przedpłaty (identyfikowany zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT);

·      moment zaewidencjonowania takiej transakcji na kasie rejestrującej w postaci wystawienia paragonu fiskalnego (który powinien być zgodny z datą, kiedy podatnik pozyskał informację o wpłacie oraz związanej z nią sprzedaży i mógł technicznie dokonać ewidencji, gdyż spełnia to przesłankę „niezwłocznego” zaewidencjonowania).

W przypadku SF2 moment powstania obowiązku podatkowego będzie spójny z miesiącem ewidencjowania takiej wpłaty, gdyż obowiązek podatkowy powstanie dopiero po identyfikacji wpłaty. Nie można uznać, że wpłata niezidentyfikowana powinna zostać ujęta do końca miesiąca poprzedniego, gdyż na ten moment nie spełnia ona warunków do uznania za powiązaną ze sprzedażą, jak również nie ma możliwości weryfikacji przez (nieznanego) nabywcę prawidłowości charakteru świadczenia (które również nie jest ustalone).

Z tego względu, w sytuacji opisanej jako SF2, mającej miejsce na przełomie miesięcy, gdy przelew niezidentyfikowany ma miejsce w poprzednim miesiącu, niż miesiąc zidentyfikowania transakcji, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w dniu ustalenia danych nabywcy usługi oraz jej rodzaju, gdyż nie ma obiektywnej możliwości zaewidencjonowania tego zdarzenia przed upływem końca miesiąca, a ponadto, dokonanie takiego zaewidencjonowania przed ustaleniem wskazanych danych, byłoby sprzeczne z istotą prowadzenia dokumentacji na potrzeby VAT, która ma m.in. umożliwiać prawidłową weryfikację czynności opodatkowanych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Natomiast na mocy art. 8 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej zawarty został w art. 111 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zgodnie z art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy:

W myśl art. 145a ust. 15 pkt 1 ustawy:

Na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących”.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Zgodnie § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Ponadto, w myśl § 6 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Jak stanowi § 6 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. Jednocześnie w przeważającej mierze prowadzą Państwo działalność w zakresie usług medycznych zwolnionych od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (Klientów) ewidencjonowana jest na kasach fiskalnych. Klienci nabywając określone u Państwa usługi dokonują przedpłat (przedpłat lub zaliczek) przelewem na Państwa rachunek bankowy. W związku z różnymi tytułami przelewów podawanymi przez Klientów, w niektórych przypadkach dochodzi do sytuacji, gdy treść tytułu przelewu nie umożliwia natychmiastowej identyfikacji pacjenta lub usługi. Dział Finansowy, odpowiedzialny za weryfikację wyciągów i ewidencję na kasie, pracuje w godzinach 8:00-16:00. Natomiast personel medyczny pracujący do 21:00 nie ma dostępu do konta bankowego.

W ramach opisanego stanu faktycznego wskazali Państwo, że można wyróżnić dwie sytuacje:

1)  SF1 – płatność/transakcja zidentyfikowana - płatność od Klienta z tytułu przedpłaty wpływa na rachunek bankowy Spółki po godzinie 16:00, przy czym jest możliwe zidentyfikowanie osoby Klienta oraz świadczonej na jego rzecz usługi. Natomiast ze względu na nieobecność w pracy personelu z Działu Finansowego o wskazanej porze, informacja o dokonanej przez Klienta transakcji wpływa do tego Działu o godzinie 8:00 następnego dnia roboczego;

2)  SF2 - płatność/transakcja niezidentyfikowana - pomimo odnotowania wpłaty przez Dział Finansowy treść tytułu przelewu nie pozwala na identyfikację tożsamości Klienta oraz rodzaju usługi. Działania zmierzające do weryfikacji tych danych wymagają kontaktu z Klientem i trwają ok 1 – 2 dni roboczych.

Zarówno SF1, jak i SF2 mają miejsce w każdym dniu miesiąca.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy ewidencjonowanie zaliczki w sytuacji SF1 niezwłocznie po rozpoczęciu pracy Działu Finansowego następnego dnia roboczego (pytanie nr 1) oraz czy obowiązek ewidencjonowania w sytuacji SF2 powstaje dopiero w momencie skutecznej identyfikacji wpłaty (pytania nr 2).

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy:

Natomiast art. 19a ust. 8 ustawy stanowi, że:

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powyższy przepis formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Jednakże, w sytuacji, gdy przed wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty – z zastrzeżeniem czynności co do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Ustawodawca nie zamieścił w treści ustawy o podatku od towarów i usług definicji zaliczki. Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego PWN” (...) zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi. Zatem zaliczkę wpłaca się na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi. Natomiast przedpłata to część ceny towaru (lub usługi), wpłacona w celu uzyskania gwarancji jego zakupu (lub wykonania usługi) w określonym terminie.

W wyroku z 21 lutego 2006 r. w sprawie C-419/02, BUPA Hospitals Ltd i Goldsborough Developments Ltd przeciwko Commissioners of Customs & Excise TSUE stwierdził, że w zakresie art. 10 ust. 2 akapit drugi VI Dyrektywy VAT, nie mieści się przedpłata dokonana w kwocie ryczałtowej na towary wskazane w sposób ogólny w wykazie, który może zostać w każdej chwili zmieniony za porozumieniem nabywcy i sprzedawcy, z którego nabywca może ewentualnie wybrać towary, na podstawie umowy, którą może on w każdej chwili rozwiązać, odzyskując w całości wykorzystaną przedpłatę. Należy wskazać, że art. 10 ust. 2 akapit drugi powyższej Dyrektywy stanowi, że w przypadku gdy zapłata następuje, przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług, podatek staje się wymagalny w momencie otrzymania płatności i od jej wysokości.

W powyższym wyroku TSUE podkreślił, że:

Podobnie wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 28 lipca 2009 r. sygn. akt I FSK 932/08, który stwierdził, że:

Zatem, aby zapłatę na poczet przyszłych należności uznać za zaliczkę, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

·      zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (określone powinny być cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi),

·      konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności należy móc określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania,

·      w momencie dokonania zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.

Dla uznania wpłaty jako zaliczki, o której mowa w art. 19a ust. 8 ustawy, istotne jest zatem ustalenie, czy wszelkie okoliczności mające znaczenie dla zaistnienia zdarzenia podatkowego, tzn. przyszłego świadczenia usług, są jednoznacznie i niezmiennie określone pod względem podmiotowym i przedmiotowym.

Mając na uwadze powyższe, w odniesieniu do świadczonych przez Państwa usług medycznych w przypadku SF1 i SF2 tj. dokonania przedpłaty przelewem przez klienta (osobę fizyczną) po godzinach pracy Działu Finansowego, stwierdzić należy, że jej opodatkowanie może nastąpić w przypadku, gdy będą Państwo w stanie powiązać (przyporządkować) dokonaną wpłatę z konkretną usługą.

W wyżej opisanej sytuacji SF1 otrzymane przez Państwa przedpłaty Dział Finansowy ewidencjonuje w pierwszym dniu roboczym po dniu ich wpływu, gdy wpływ ten nastąpił po 16:00, co oznacza, że możliwe jest określenie podmiotu i przedmiotu świadczenia, tj. wykonanie konkretnej usługi medycznej. Tym samym, przedpłaty opisane w przypadku SF1 za usługi, które wykonają Państwo w przyszłości mieszczą się w dyspozycji art. 19a ust. 8 ustawy i rodzą u Państwa obowiązek podatkowy w podatku VAT.

Natomiast w przypadku SF2 wpływa przedpłata, ale jej tytuł nie pozwala na identyfikację pacjenta lub charakteru i rodzaju świadczonej usługi. Identyfikacja wymaga kontaktu z klientem i trwa np. 1-2 dni. Zatem w przypadku SF2 dokonane na Państwa rachunek bankowy przedpłaty nie stanowią przedpłaty, zaliczki, zadatku czy też raty, o których mowa w art. 19 ust. 8 ustawy. Otrzymanie należności na poczet przyszłych usług, których rodzaj nie jest w chwili otrzymania należności skonkretyzowany, nie rodzi obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Opodatkowanie wpłat dokonanych przed wykonaniem usługi może nastąpić jedynie w przypadku, gdy będą Państwo w stanie określić (przyporządkować) dokonaną wpłatę na poczet konkretnej usługi.

W konsekwencji należy stwierdzić, że w przypadku SF2 otrzymywane przez Państwa przedpłaty w momencie ich wpływu na Państwa rachunek bankowy nie stanowią zaliczek, gdyż wpłat tych nie można powiązać z konkretną usługą, która ma być wykonana na rzecz klienta. Wpłaty te będą rodziły obowiązek podatkowy, o którym mowa w art. 19 ust. 8 ustawy dopiero po identyfikacji konkretnego klienta i powiązaniu go z konkretną usługą.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących obowiązku ewidencjonowania przedpłat dokonanych na Państwa rachunek bankowy w przypadkach SF1 i SF2 podkreślić należy, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty) za pośrednictwem m.in. banku – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Podkreślić należy, że to na Państwa Spółce spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Jesteście Państwo zobowiązani tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego.

Opowiadając zatem na Państwa wątpliwości należy wskazać, że w związku z otrzymaniem przez Państwa płatności (zidentyfikowanej) w przypadku SF1 na poczet wykonania usługi jesteście Państwo zobowiązani do jej zaewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, kolejnego dnia roboczego po dniu wpływu tej płatności, która ma miejsce w ciągu tego samego miesiąca. Powyższe wynika z tego, że informacje o wpłacie środków na rachunek bankowy pozyskujecie Państwo dopiero następnego dnia roboczego (Dział Finansowy pracuje od 8 do 16 godziny). Zostanie wówczas spełniony warunek zaewidencjonowania ww. wpłaty niezwłocznie po jej uznaniu na Państwa rachunku bankowym, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Odnosząc się do sytuacji SF2 - w zakresie pytania nr 2 - stwierdzić należy, że w momencie wpłaty na rachunek bankowy wpłaty tej nie można powiązać z konkretną usługą, zatem dopiero po jej zidentyfikowaniu staje się ona przedpłatą/zaliczką/zadatkiem, podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Tym samym, są Państwo zobowiązani niezwłocznie po zidentyfikowaniu (po ustaleniu danych nabywcy i rodzaju usługi) tej wpłaty zaewidencjonować ją na kasie rejestrującej. Postąpią Państwo wówczas zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 również uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także uznania, czy ewidencjonując wpłaty SF1 pierwszego dnia następnego miesiąca po ich wpływie w świetle § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas (pytanie nr 3) postąpią Państwo zgodnie z tym przepisem oraz czy obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji SF2 powstaje dopiero w momencie skutecznej identyfikacji wpłaty w miesiącu następnym od jej wpływu (pytanie nr 4).

Wskazali Państwo, że może dojść do sytuacji, w której płatność wpłynie po godzinie 16:00 w ostatnim dniu miesiąca, natomiast zostanie odnotowana przez Dział Finansowy, z uwagi na czas pracy od godz. 8 do 16, w kolejnym dniu roboczym kolejnego miesiącu (np. wpłynie ona w dniu 31 marca o godz. 20:00, zaś Dział Finansowy dokona jej zaewidencjonowania niezwłocznie po rozpoczęciu pracy w dniu 1 kwietnia). Podobnie w przypadku transakcji niezidentyfikowanej, która wpłynęła na rachunek bankowy Spółki w dniu 31 marca, weryfikacja tożsamości Klienta i rodzaju usługi może trwać np. do 1 albo 2 kwietnia. Przy czym na dzień wpływu płatności niezidentyfikowanej nie będą Państwo znać danych nabywcy, jak również nie będą Państwo w posiadaniu informacji dotyczących charakteru i rodzaju świadczonej usługi - aż do momentu identyfikacji płatności.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty) za pośrednictwem m.in. banku są Państwo zobowiązani wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na Państwa rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Jak już wskazano, są Państwo zobowiązani do zaewidencjonowania wpłaty SF1 bezpośrednio po uzyskaniu informacji o jej otrzymaniu, a w przypadku SF2 bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu oraz po ustaleniu danych nabywcy i rodzaju usługi, tj. bez zbędnej zwłoki.

Jednakże, gdy otrzymanie przez Państwa płatność w przypadku SF1, ma miejsce na przełomie miesiąca, już po zakończeniu pracy Działu Finansowego i o wpływie zaliczki na rachunek bankowy dowiedzą się Państwo następnego dnia roboczego, przypadającego w kolejnym miesiącu, to będą Państwo zobowiązani do zaewidencjonowania tej kwoty na kasie fiskalnej niezwłocznie, w pierwszym przypadającym dniu roboczym, po pozyskaniu informacji z banku. W takiej sytuacji, będzie spełniony warunek, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Natomiast w przypadku SF2, gdy wpłata (niezidentyfikowana) wpływa na rachunek bankowy na przełomie miesiąca (po zakończeniu pracy Działu Finansowego w danym miesiącu) i gdy dokonają Państwo jej identyfikacji w kolejnym miesiącu, prawidłowe jest ewidencjonowanie takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej w dniu ustalenia danych nabywcy usługi oraz jej rodzaju, gdyż dopiero w tym momencie wpłata ta zostanie na potrzeby podatku od towarów i usług uznana jako przedpłata/zaliczka/zadatek. Tym samym, postępując zgodnie z opisanym sposobem spełniony zostanie warunek, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 3 i 4 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Podkreślam, że jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego.

Wydając interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzę postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jestem uprawniony. Tym samym weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy.

W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Ponadto informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej Państwa przedmiotem wniosku (zapytania), tj. terminu zaewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej wpłat dokonanych na Państwa rachunek bankowy w przypadkach opisanych w stanie faktycznym. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm. ). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.