Interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.466.2026.2.JG

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący wskazania:

• czy Spółce, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców, wbrew ciążącemu na nich obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),
• czy Spółka może odliczyć VAT naliczony w momencie faktycznego otrzymania faktury poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),
• czy późniejsze przesłanie (wystawienie) przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur tej samej faktury, dokumentującej tę samą transakcję, którą Spółka uprzednio otrzymała poza KSeF i z której odliczyła podatek naliczony, powoduje po stronie Spółki obowiązek korekty dokonanego odliczenia, zmianę okresu rozliczeniowego, w którym odliczenie przysługuje, oraz obowiązek ponownego ujęcia tej faktury w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, i w pliku JPK_V7M (pytanie oznaczone we wniosku nr 3),
• czy w przypadku, gdy Dostawca wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi wystawi fakturę korygującą poza Krajowym Systemem e-Faktur, moment zmniejszenia lub zwiększenia kwoty podatku naliczonego u Spółki należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania tej faktury korygującej poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 4).

Uzupełnili go Państwo pismem z 31 sierpnia 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

1. Wnioskodawca (dalej również jako Spółka) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT.
2. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa od podatników VAT zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej: Dostawcy) towary i usługi dokumentowane fakturami zakupowymi (dalej: Faktury Zakupowe) na których wykazany jest podatek VAT. Nabywane przez Spółkę towary i usługi służą wykonywaniu czynności opodatkowanych VAT. Faktur Zakupowe dotyczą czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, faktycznie wykonanych podają kwoty zgodne z rzeczywistością.
3. Jednocześnie w 2026 r. wszedł w życie obowiązkowy dla wszystkich (z pewnymi wyjątkami) Krajowy System e-Faktur i co do zasady wszyscy sprzedawcy zostali zobligowani do wystawiania faktur sprzedażowych za pośrednictwem KSeF.
4. Pomimo jednak wejścia w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur część Dostawców wystawia faktury z pominięciem KSeF (np. w postaci elektronicznej w formacie PDF).
5. Przyczyn takiego działania po stronie części Dostawców może być wiele – w tym niewdrożenie KSeF na czas w ich organizacji, wadliwe skalkulowanie obrotów i uznanie, że obligatoryjny KSeF obejmie ich później, uznanie że nie posiadają oni na terenie Polski siedziby czy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, itd. Niezależnie natomiast od przyczyn efektem tego jest wystawienie przez danego Dostawcę Faktury Zakupowej na rzecz Spółki poza KSeF.
6. Z uwagi na powyższe Spółka powzięła wątpliwość w zakresie możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur Zakupowych otrzymywanych od Dostawców, którzy pomimo ciążącego na nich obowiązku wystawiają faktury na rzecz Wnioskodawcy z pominięciem KSeF.
7. Celem uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, w której:
• nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną),
• Dostawca był zobowiązany do wystawienia faktury na rzecz Spółki za pośrednictwem KSeF, natomiast ostatecznie faktura taka została wystawiona z pominięciem KSeF i przesłana do Spółki np. w postaci elektronicznej w formacie PDF.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

1. Wnioskodawca wyjaśnia w pierwszej kolejności, że pytania nr 3 i 4 wniosku dotyczą wyłącznie zdarzeń przyszłych i wyłącznie w tym zakresie Wnioskodawca oczekuje ich rozpatrzenia. Pytania te nie odnoszą się do żadnego stanu faktycznego, tj. do zdarzenia, które już zaistniało.
2. Odpowiednio: pytania nr 1 i 2 wniosku dotyczą stanu faktycznego (Spółka już obecnie otrzymuje od Dostawców Faktury Zakupowe wystawione z pominięciem KSeF), natomiast pytania nr 3 i 4 wniosku dotyczą zdarzeń przyszłych. Zadeklarowana we wniosku liczba stanów faktycznych (2) oraz zdarzeń przyszłych (2), a także uiszczona opłata w kwocie 160,00 zł (4 × 40,00 zł), pozostają zatem aktualne i nie ulegają zmianie.
3. Zdarzenia opisane w pkt II i III niniejszego pisma dotychczas nie wystąpiły. Z uwagi jednak na skalę i powtarzalność nieprawidłowości po stronie Dostawców, opisanych w pkt 4–6 opisu sprawy zawartego we wniosku, zdarzenia te z dużym prawdopodobieństwem wystąpią w toku bieżącej działalności gospodarczej Spółki. Spółka zamierza zastosować się do interpretacji indywidualnej wydanej w niniejszej sprawie (art. 14k § 1 Ordynacji podatkowej).
4. Pytanie nr 3 wniosku dotyczy następującego zdarzenia przyszłego. Dostawca, na którym ciąży obowiązek wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wystawi Fakturę Zakupową z pominięciem KSeF i prześle ją Spółce w postaci elektronicznej w formacie PDF (poza KSeF). Spółka otrzyma tę fakturę w dacie jej wpływu na adres poczty elektronicznej Spółki. Następnie – po upływie kilku dni albo po upływie dłuższego okresu – ten sam Dostawca prześle (wystawi) do Krajowego Systemu e-Faktur tę samą fakturę, dokumentującą tę samą transakcję.
5. Spółka nie jest w stanie wskazać konkretnej daty przesłania faktury do KSeF przez Dostawcę. Czynność ta leży wyłącznie w gestii Dostawcy, nie jest Spółce z góry znana ani przez Spółkę kontrolowana; Spółka nie ma również wpływu na to, czy Dostawca w ogóle jej dokona. Dla oceny skutków podatkowych po stronie Spółki istotna jest natomiast relacja czasowa obu zdarzeń, tj. okoliczność, że przesłanie faktury do KSeF nastąpi po faktycznym otrzymaniu tej faktury przez Spółkę poza KSeF. Uwzględniając powyższe oraz wskazanie organu zawarte w pkt II wezwania, Wnioskodawca nadaje pytaniu nr 3 wniosku nowe brzmienie – wskazane w pkt 22 niniejszego pisma – tak aby dotyczyło ono wprost skutków podatkowych powstających po stronie Spółki, a nie daty czynności podejmowanej przez Dostawcę. Przedstawione niżej warianty czasowe Wnioskodawca wskazuje wyłącznie w celu wyczerpującego opisania zdarzenia przyszłego.
6. Wnioskodawca oczekuje odpowiedzi organu w odniesieniu do obu możliwych wariantów, tj. gdy przesłanie faktury do KSeF nastąpi:
1. w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym Spółka otrzymała fakturę poza KSeF, oraz
2. w okresie rozliczeniowym późniejszym niż okres, w którym Spółka otrzymała fakturę poza KSeF (w tym po złożeniu przez Spółkę pliku JPK_V7M za ten okres
7. Wnioskodawca doprecyzowuje jednocześnie, że wniosek nie dotyczy faktur wystawianych przez Dostawców w trybie, o którym mowa w art. 106nf ustawy o VAT (okres awarii Krajowego Systemu e-Faktur), ani w trybie, o którym mowa w art. 106nh ustawy o VAT (tzw. tryb offline24), tj. faktur wystawianych zgodnie z prawem poza KSeF i przesyłanych do KSeF w terminach przewidzianych dla tych trybów. Wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawionych z pominięciem KSeF wbrew ciążącemu na Dostawcy obowiązkowi, a więc bez zachowania warunków i terminów właściwych dla wskazanych trybów szczególnych.
8. Mogą wystąpić sytuacje, gdzie faktura korygująca będzie spowodowana przyczynami powstałymi w momencie wystawienia faktury pierwotnej, oraz sytuacje, gdzie faktura korygująca będzie związana z przyczynami zaistniałymi po dokonaniu sprzedaży. Wnioskodawca oczekuje odpowiedzi w odniesieniu do każdej sytuacji, tj. faktury korygującej wystawionej:

a)    z przyczyn istniejących już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. błąd w cenie, ilości, stawce podatku lub kwocie podatku), oraz

b)    z przyczyn zaistniałych po dokonaniu sprzedaży (np. udzielenie rabatu potransakcyjnego, obniżenie ceny, zwrot towaru, podwyższenie ceny wynikające z późniejszych ustaleń stron)

9.    Okoliczności otrzymania faktury korygującej poza KSeF będą następujące. Dostawca, na którym ciąży obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawi fakturę korygującą do Faktury Zakupowej z pominięciem KSeF i prześle ją Spółce w postaci elektronicznej w formacie PDF. Spółka otrzyma tę fakturę korygującą w dacie jej wpływu na adres poczty elektronicznej Spółki. Przyczyny wystawienia faktury korygującej poza KSeF przez Dostawcę pozostają tożsame z przyczynami opisanymi w opisie sprawy zawartym we wniosku. Spółka nie jest w stanie wskazać konkretnej daty otrzymania takiej faktury korygującej, ponieważ moment jej wystawienia i przesłania leży wyłącznie w gestii Dostawcy.

10. Wystąpić faktury: in plus i in minus– zarówno faktury korygujące „in minus” (skutkujące zmniejszeniem kwoty podatku naliczonego u Spółki), jak i faktury korygujące „in plus” (skutkujące zwiększeniem kwoty podatku naliczonego u Spółki). Wnioskodawca oczekuje odpowiedzi organu w odniesieniu do obu rodzajów faktur korygujących. Odpowiada temu treść pytania nr 4 wniosku, w którym mowa jest o momencie „zmniejszenia lub zwiększenia kwoty podatku naliczonego”.

Pytanie nr 4 wniosku dotyczy wyłącznie zdarzenia przyszłego. Spółka nie otrzymała dotychczas od Dostawcy faktury korygującej wystawionej z pominięciem KSeF, a w konsekwencji nie dokonała – i nie mogła dokonać – korekty podatku naliczonego na podstawie takiego dokumentu.

11. W zakresie, w jakim pytanie organu odnosi się do czasu przeszłego („czy dokonali”), jest ono obecnie bezprzedmiotowe. Jak wskazano w pkt 1–3 niniejszego pisma, pytanie nr 4 wniosku dotyczy wyłącznie zdarzenia przyszłego. Spółka nie otrzymała dotychczas od Dostawcy faktury korygującej wystawionej z pominięciem KSeF, a w konsekwencji nie dokonała – i nie mogła dokonać – korekty podatku naliczonego na podstawie takiego dokumentu.

12. W zakresie odnoszącym się do przyszłości („czy dokonają”) Wnioskodawca wyjaśnia, że pytanie nr 4 wniosku dotyczy sytuacji, w której Spółka odliczyła już podatek naliczony wynikający z Faktury Zakupowej (faktury pierwotnej) otrzymanej poza KSeF, a następnie otrzyma – również poza KSeF – fakturę korygującą do tej Faktury Zakupowej.

13. Spółka nie przesądza natomiast, czy i za jaki okres rozliczeniowy dokona korekty (zmniejszenia albo zwiększenia) kwoty podatku naliczonego na podstawie faktury korygującej otrzymanej poza KSeF. Okoliczność ta stanowi bowiem właśnie przedmiot wątpliwości objętej pytaniem nr 4 wniosku, a sposób rozliczenia Spółka uzależnia od treści interpretacji indywidualnej wydanej w niniejszej sprawie. Spółka deklaruje przy tym, że zastosuje się do wydanej interpretacji indywidualnej, a zatem dokona korekty kwoty podatku naliczonego za ten okres rozliczeniowy, który zostanie wskazany przez organ jako prawidłowy.

14. Wnioskodawca zwraca uwagę, że wymaganie od podatnika, aby jeszcze przed uzyskaniem interpretacji indywidualnej zadeklarował, w jakim okresie rozliczeniowym rozliczy zdarzenie stanowiące przedmiot pytania, pozostawałoby w sprzeczności z gwarancyjną funkcją interpretacji indywidualnej (art. 14k–14n Ordynacji podatkowej). Istotą wniosku jest bowiem uzyskanie stanowiska organu co do prawidłowego momentu ujęcia korekty jeszcze przed jej dokonaniem, tak aby Spółka mogła rozliczyć się prawidłowo od razu, a nie dopiero w drodze korekty złożonych już rozliczeń.

15. Wnioskodawca uzupełnia opis sprawy zawarty w pkt 1–7 wniosku o poniższe okoliczności. Okoliczności wskazane w pkt 16–18 odnoszą się do pytania nr 3 wniosku, a okoliczności wskazane w pkt 19–21 – do pytania nr 4 wniosku. Pozostałe elementy opisu sprawy zawartego we wniosku (pkt 1–7) pozostają bez zmian i znajdują zastosowanie również do opisanych niżej zdarzeń przyszłych.

16. Dostawca, na którym ciąży obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawi Fakturę Zakupową z pominięciem KSeF i prześle ją Spółce w postaci elektronicznej w formacie PDF. Spółka otrzyma tę fakturę poza KSeF w dacie jej wpływu na adres poczty elektronicznej Spółki i w tej dacie wejdzie w jej posiadanie.

17. Po otrzymaniu przez Spółkę tej faktury poza KSeF – po upływie kilku dni albo po upływie dłuższego okresu, w tym w kolejnym okresie rozliczeniowym lub w kolejnych okresach rozliczeniowych – ten sam Dostawca prześle (wystawi) do Krajowego Systemu e-Faktur tę samą fakturę, dokumentującą tę samą transakcję. Konkretna data tej czynności nie jest Spółce znana i nie jest przez Spółkę kontrolowana.

18. Faktury, nie będą wystawiane przez Dostawców w trybie, o którym mowa w art. 106nf ustawy o VAT, ani w trybie, o którym mowa w art. 106nh ustawy o VAT. Spółka odliczy podatek naliczony wynikający z faktury otrzymanej poza KSeF jednokrotnie – w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała tę fakturę poza KSeF. Spółka nie dokona ponownego odliczenia podatku naliczonego na podstawie tej samej faktury przesłanej następnie przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ dokument ten dokumentuje tę samą, jedną transakcję.

19. Spółka odliczy podatek naliczony wynikający z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF. Następnie Dostawca, na którym ciąży obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawi – wbrew temu obowiązkowi – fakturę korygującą do tej Faktury Zakupowej z pominięciem KSeF i prześle ją Spółce w postaci elektronicznej w formacie PDF. Spółka otrzyma tę fakturę korygującą poza KSeF w dacie jej wpływu na adres poczty elektronicznej Spółki.

20. Faktura korygująca, o której mowa w pkt 19, może być fakturą korygującą „in minus” albo fakturą korygującą „in plus”, a jej wystawienie może być spowodowane zarówno przyczynami istniejącymi w momencie wystawienia faktury pierwotnej, jak i przyczynami zaistniałymi po dokonaniu sprzedaży.

21. Towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi oraz fakturami korygującymi, o których mowa w pkt 16–20, będą – tak jak wskazano w pkt 2 i 7 opisu sprawy zawartego we wniosku – wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie będą podlegały zwolnieniu z tego podatku. Dostawcy będą podmiotami istniejącymi, zarejestrowanymi w Polsce jako czynni podatnicy VAT. Faktury te będą dokumentowały czynności faktycznie dokonane, będą podawały kwoty zgodne z rzeczywistością oraz będą zawierały wszystkie dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wykonawczymi. W odniesieniu do tych faktur nie wystąpi żadna z przesłanek negatywnych, o których mowa w art. 88 ustawy oVAT.

Pytania (ostatecznie sprecyzowane w uzupełnieniu do wniosku)

1. Czy Spółce, jako czynnemu podatnikowi VAT, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców wbrew ciążącemu na nich obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
2. Czy jeśli stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe to czy Spółka może odliczyć VAT naliczony w momencie faktycznego otrzymania faktury poza KSeF?
3. Czy późniejsze przesłanie (wystawienie) przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur tej samej faktury, dokumentującej tę samą transakcję, którą Spółka uprzednio otrzymała poza KSeF i z której odliczyła podatek naliczony, powoduje po stronie Spółki obowiązek korekty dokonanego odliczenia, zmianę okresu rozliczeniowego, w którym odliczenie przysługuje, albo obowiązek ponownego ujęcia tej faktury w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, i w pliku JPK_V7M?
4. Czy jeśli stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe, to w przypadku gdy Dostawca wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi wystawi fakturę korygującą poza Krajowym Systemem e-Faktur, moment zmniejszenia lub zwiększenia kwoty podatku naliczonego u Spółki należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania tej faktury korygującej poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu do wniosku)

1. Spółce, jako czynnemu podatnikowi VAT, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców wbrew ciążącemu na nich obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
2. Skoro stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe to Spółka może odliczyć VAT naliczony w momencie faktycznego otrzymania faktury poza KSeF.
3. Późniejsze przesłanie (wystawienie) przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur tej samej faktury, dokumentującej tę samą transakcję, którą Spółka uprzednio otrzymała poza KSeF i z której odliczyła podatek naliczony, nie powoduje po stronie Spółki obowiązku korekty dokonanego odliczenia, nie powoduje zmiany okresu rozliczeniowego, w którym odliczenie przysługuje, ani nie rodzi obowiązku ponownego ujęcia tej faktury w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, i w pliku JPK_V7M. Odliczenie pozostaje skuteczne w rozliczeniu za okres, w którym Spółka faktycznie otrzymała fakturę poza KSeF.
4. Jeżeli stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe, to w przypadku gdy Dostawca wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi wystawi fakturę korygującą poza Krajowym Systemem e-Faktur, moment zmniejszenia lub zwiększenia kwoty podatku naliczonego u Spółki należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania tej faktury korygującej poza KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

1. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
2. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

1. W myśl natomiast art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
2. Przy czym – stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
3. Jednym z warunków skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest zatem posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług związanych z działalnością opodatkowaną.
4. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, czy Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców poza KSeF spełniają definicję faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
5. Zgodnie natomiast z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT faktura oznacza dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę ustrukturyzowaną, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
6. Z powyższych definicji wynika, że zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana stanowią faktury w rozumieniu ustawy o VAT – przy czym faktura ustrukturyzowana jest jedną ze szczególnych, wyróżnionych form faktury. Faktura wystawiona przez Dostawcę poza KSeF, zawierająca wszystkie wymagane dane, spełnia definicję faktury z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Brak wystawienia faktury przy użyciu KSeF stanowi naruszenie obowiązku formalnego po stronie wystawcy, lecz nie niweczy charakteru dokumentu jako faktury w rozumieniu prawa podatkowego.
7. Wystawienie faktury poza KSeF przez Dostawcę, który miał taki obowiązek, nie zwalnia go z obowiązku rozliczenia i zapłaty podatku VAT należnego z tytułu dokonanej transakcji — wynikającego z art. 19a oraz art. 103 ustawy o VAT. Oznacza to, że podatek wykazany na Fakturze Zakupowej jest podatkiem faktycznie należnym od rzeczywistej transakcji, co potwierdza zasadność odliczenia po stronie nabywcy.
8. Jednocześnie artykuł 88 ustawy o VAT określa wyczerpujący (zamknięty) katalog sytuacji, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Negatywne przesłanki odliczenia obejmują m.in.: wystawienie faktury przez podmiot nieistniejący, brak opodatkowania lub zwolnienie transakcji od podatku, stwierdzenie przez fakturę czynności faktycznie niedokonanych, podanie kwot niezgodnych z rzeczywistością, czy potwierdzenie czynności niezgodnych z prawem lub zasadami współżycia społecznego (art. 58 i 83 k.c.).
9. W katalogu z art. 88 ustawy o VAT brak jest jakiegokolwiek przepisu wyłączającego prawo do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy faktura została wystawiona przez sprzedawcę poza KSeF, mimo ciążącego na nim obowiązku korzystania z tego systemu. Katalog ten ma charakter zamknięty i enumeratywny, co oznacza, że jego rozszerzenie w drodze wykładni jest niedopuszczalne.
10. Samo wystawienie faktury poza KSeF przez Dostawcę, na którym ciążył obowiązek korzystania z tego systemu, nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury - o ile spełnione są pozostałe przesłanki odliczenia.
11. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT i spoczywa na wystawcy faktury (sprzedawcy). Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy jego kontrahent (dostawca) jest zobowiązany do korzystania z KSeF, ani czy korzysta z niego prawidłowo.
12. Ustawodawca przewidział sankcje za naruszenie obowiązku KSeF po stronie wystawcy faktury (sprzedawcy). Przeniesienie skutków naruszenia przez sprzedawcę na nabywcę – w postaci utraty prawa do odliczenia – byłoby sprzeczne z intencją ustawodawcy. Potwierdza to także analiza przepisów: skoro ustawodawca przewidział odrębne sankcje dla nierzetelnych wystawców, a nie wprowadził zbliżonych regulacji dla nabywców, to nie zamierzał pozbawiać nabywców prawa do odliczenia w przypadku niedopełnienia obowiązków przez sprzedających.
13. Należy podkreślić przy tym, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
14. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wielokrotnie podkreślał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego w zasadzie nie może być ograniczone, jeśli materialne i formalne przesłanki do odliczenia zostały spełnione. Tak też przykładowo uznał TSUE w wyroku z 15 września 2016 r., sygn. C-518/14: „W tym względzie należy, po pierwsze, przypomnieć, iż Trybunał orzekał wielokrotnie, że prawo do odliczenia przewidziane w art. 167 i nast. dyrektywy 2006/112 stanowi integralną część mechanizmu podatku VAT i co do zasady nie podlega ograniczeniu oraz że przysługuje w sposób bezpośredni w stosunku do całego podatku obciążającego transakcje powodujące naliczenie podatku (zob. podobnie wyrok z dnia 13 lutego 2014 r., Maks Pen, C-18/13, EU:C:2014:69, pkt 24 i przytoczone tam orzecznictwo).

Po drugie, Trybunał orzekł, że podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, aby prawo do odliczenia podatku naliczonego zostało przyznane w razie spełnienia przesłanek materialnych, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymogów formalnych (zob. podobnie wyroki: z 21 października 2010 r., Nidera Handelscompagnie, C-385/09, EU:C:2010:627, pkt 42 i przytoczone tam orzecznictwo; a także z dnia 1 marca 2012 r., Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz, C-280/10, EU:C:2012:107, pkt 43). Jak przypomniano w pkt 29 niniejszego wyroku, posiadanie faktury zawierającej dane przewidziane w art. 226 dyrektywy 2006/112 stanowi wymóg formalny, a nie materialnoprawną przesłankę prawa do odliczenia podatku VAT.”

Analogiczne stanowisko TSUE wyraził bezpośrednio w kontekście odmowy prawa do odliczenia z powodu braków formalnych na fakturze — w wyroku z 15 września 2016 r. w sprawie C-516/14 (Barlis 06 — Investimentos Imobiliários e Turísticos SA przeciwko Autoridade Tributária e Aduaneira).

Wyrok ten jest bezpośrednio relewantny dla sytuacji opisanej we wniosku, gdyż TSUE wprost wykluczył możliwość odmowy prawa do odliczenia wyłącznie z powodu formalnej wadliwości faktury przy jednoczesnym spełnieniu przesłanek materialnych: „(...) podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że spełnione są przesłanki materialne, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (zob. podobnie wyroki: z 21 października 2010 r., Nidera Handelscompagnie, C-385/09, EU:C:2010:627, pkt 42; z 1 marca 2012 r., Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz, C-280/10, EU:C:2012:107, pkt 43 (...)) Wynika z tego, że organy podatkowe nie mogą odmówić prawa do odliczenia podatku VAT tylko na tej podstawie, że faktura nie spełnia przesłanek wymaganych w art. 226 pkt 6 i 7 dyrektywy 2006/112, jeżeli dysponują one wszystkimi informacjami do zbadania, że spełnione są przesłanki materialne dotyczące tego prawa.”

Powyższe stanowisko potwierdza ponadto Ministerstwo Finansów wprost w Podręczniku KSeF 2.0 (dostępnym na stronie https://ksef.podatki.gov.pl, aktualizacja z 9 lutego 2026 r.), wskazując expressis verbis: „W zakresie realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które pomimo obowiązku fakturowania w KSeF zostaną wystawione z jego pominięciem (czyli w sytuacji, gdy zachodzą nieprawidłowości w działaniu po stronie wystawcy faktury) prawo to będzie nadal zapewnione, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych odliczenia, o których mowa w art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych zgodnie z art. 88 ustawy.”

1. Jednocześnie, stanowisko Wnioskodawcy jest w pełni zgodne z utrwaloną i jednolitą linią interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który konsekwentnie potwierdza zachowanie prawa do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF przez dostawców obowiązanych do korzystania z tego systemu:

W interpretacji indywidualnej z 27 marca 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.78.2026.1.IK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że:

„W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo obowiązku korzystania z KSeF, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych poza Krajowym Systemem e-Faktur, nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

Z kolei w interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

Podobne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 20 marca 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.140.2026.1.MG: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługuje/będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

Analogicznie uznał również Dyrektor KIS w interpretacji z 14 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.132.2026.1.WN: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

1. Zatem, jeśli:

-        transakcja udokumentowana fakturą jest rzeczywista (faktycznie dokonana);

-        nabyte towary lub usługi są związane z czynnościami opodatkowanymi VAT Spółki;

-        Dostawca jest podmiotem istniejącym, zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT;

-        faktura zawiera wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT;

-        nie zachodzą żadne inne negatywne przesłanki odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT,

a ponadto żaden przepis nie zabrania odliczenia od faktur wystawionych przez sprzedawców z pominięciem KSeF, to Spółce, jako czynnemu podatnikowi VAT, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców wbrew ciążącemu na nich obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Ad 2 i 3

1. Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
2. Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
3. Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

-        powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

-        doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

-        podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

1. Zatem, z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF i bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wystawienie, przesłanie w systemie KSeF.
2. Podobnie uznał również Dyrektor KIS w interpretacji z 25 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.285.2026.1.JKU: „Skoro więc Państwu przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia. W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF jest/ będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahentów ponownie wystawiona i przesłana w KSeF. Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Kontrahentów przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie jest/nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSeF.”
3. Identyczne stanowisko zajął również Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 25 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.286.2026.1.JKU.
4. Podobnie również uznał Dyrektor KIS w interpretacji z 28 maja 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.282.2026.1.IK: „W konsekwencji zatem, data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana/wystawiona w KSeF”. Powyższe stanowisko potwierdza ponadto Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 (aktualizacja z 9 lutego 2026 r.): „prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstawać będzie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W przypadku faktur wystawionych poza KSeF moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.”
5. Zatem, jeśli stanowisko w zakresie pytania nr 1 byłoby prawidłowe i skoro podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wystawienie, przesłanie w systemie KSeF.
6. Zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Przepis ten wiąże moment powstania prawa do odliczenia wyłącznie z otrzymaniem faktury przez nabywcę – nie zaś z jakimikolwiek późniejszymi czynnościami wystawcy. Skoro dokument otrzymany przez Spółkę poza KSeF jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (co wykazano w pkt 6–8 uzasadnienia stanowiska zawartego we wniosku), to z chwilą jego otrzymania przesłanka wynikająca z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT zostaje spełniona w sposób definitywny. Ustawa o VAT nie przewiduje instytucji „ponownego otrzymania” tej samej faktury ani ponownego ustalenia daty jej otrzymania.
7. Faktura przesłana następnie przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur nie dokumentuje odrębnej czynności podlegającej opodatkowaniu. Nabycie towaru lub usługi nastąpiło jednokrotnie i jednokrotnie powstał z tego tytułu obowiązek podatkowy (art. 19a ustawy o VAT). Zgodnie zaś z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług – a więc kwota ta jest determinowana liczbą i wartością nabyć, nie zaś liczbą dokumentów obrazujących to samo nabycie. Ponowne ujęcie tej samej faktury w ewidencji prowadziłoby do dwukrotnego wykazania tego samego podatku naliczonego, co byłoby sprzeczne z konstrukcją podatku od towarów i usług.
8. Żaden przepis ustawy o VAT ani rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług nie nakłada na nabywcę obowiązku korekty prawidłowo dokonanego odliczenia ani ponownego ujęcia dokumentu w ewidencji z tego tylko powodu, że wystawca – po przekazaniu faktury nabywcy poza KSeF – przesłał ją następnie do Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek korzystania z KSeF ciąży na wystawcy faktury (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), a jego następcze wykonanie nie jest zdarzeniem, z którym ustawodawca wiązałby jakiekolwiek skutki po stronie nabywcy.
9. Odmienne stanowisko oznaczałoby, że prawidłowość rozliczeń nabywcy – w tym rozliczeń już złożonych – pozostawałaby przez czas nieokreślony zależna od jednostronnej czynności wystawcy, o której nabywca nie jest uprzedzany, której nie może kontrolować ani wyegzekwować, a często także o której w ogóle się nie dowie. Nabywca byłby zmuszony do bezterminowego monitorowania Krajowego Systemu e-Faktur pod kątem ewentualnego pojawienia się duplikatów dokumentów już rozliczonych i do korygowania złożonych plików JPK_V7M za zamknięte okresy. Byłoby to nie do pogodzenia z zasadą neutralności podatku od towarów i usług oraz z zasadą pewności prawa, a przy tym stanowiłoby przeniesienie na nabywcę skutków naruszenia obowiązku ciążącego wyłącznie na wystawcy.
10. Powyższe pozostaje aktualne niezależnie od tego, czy przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur nastąpi w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym Spółka otrzymała fakturę poza KSeF, czy też w okresie późniejszym – w tym po złożeniu przez Spółkę pliku JPK_V7M za okres, w którym dokonano odliczenia. Stanowisko to potwierdza powołana w uzasadnieniu wniosku interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.285.2026.1.JKU, w której organ stwierdził, że późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez kontrahenta, dokumentującej tę samą transakcję, „nie jest/nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty rozliczeń podatkowych”.

Ad 4

Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13–13c ustawy o VAT, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Przepisy ustawy o VAT nie przewidują szczególnej definicji chwili otrzymania faktury korygującej wystawionej poza KSeF. W konsekwencji, mając na uwadze te same argumenty co w zakresie pytania nr 2 w tym zasadę neutralności VAT, brak możliwości rozszerzenia katalogu przesłanek negatywnych z art. 88 oraz fakt, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF spoczywa na wystawcy, nie zaś na nabywcy należy przyjąć, że momentem miarodajnym dla rozliczenia faktury korygującej wystawionej poza KSeF jest chwila jej faktycznego otrzymania przez Spółkę poza tym systemem.

Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych z dnia 25 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.285.2026.1.JKU oraz 0112-KDIL1-1.4012.286.2026.1.JKU, potwierdzając w odniesieniu do faktur korygujących wystawionych poza KSeF: „Dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku, poza KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.”

Faktury korygujące „in minus”.

Zgodnie z art. 86 ust. 19ab ustawy o VAT, w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14 ustawy o VAT, jeżeli podatnik wystawił fakturę inną niż faktura ustrukturyzowana, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Przepis ten obejmuje wprost sytuację objętą pytaniem nr 4 wniosku – Dostawca wystawia bowiem fakturę korygującą „inną niż faktura ustrukturyzowana”. Ustawodawca powiązał w tym przypadku moment zmniejszenia kwoty podatku naliczonego wyłącznie z otrzymaniem faktury korygującej przez nabywcę. Ustawa o VAT nie różnicuje przy tym sytuacji nabywcy w zależności od tego, czy wystawienie faktury korygującej poza KSeF było zgodne z obowiązkiem ciążącym na wystawcy, czy też stanowiło naruszenie tego obowiązku – a katalog przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT, mający charakter zamknięty, takiego przypadku nie obejmuje.

W okolicznościach niniejszej sprawy nie znajduje zastosowania art. 86 ust. 19aa ustawy o VAT, ponieważ przepis ten dotyczy faktury korygującej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej (a więc przy użyciu KSeF), a jedynie udostępnionej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF. Nie znajduje zastosowania również art. 86 ust. 19ac ustawy o VAT, ponieważ – jak wskazano w pkt 18 powyżej – Dostawcy nie będą wystawiali faktur w trybie, o którym mowa w art. 106nf ani w art. 106nh ustawy o VAT. Gdyby jednak organ uznał odmiennie, konkluzja Wnioskodawcy pozostawałaby niezmieniona: również art. 86 ust. 19ac ustawy o VAT wiąże moment korekty z otrzymaniem faktury korygującej przez nabywcę, a przewidziane w nim odesłanie do daty przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF dotyczy wyłącznie przypadku, w którym data otrzymania faktury przez nabywcę jest późniejsza niż data przydzielenia tego numeru – co w opisanym zdarzeniu przyszłym nie wystąpi, gdyż Spółka otrzyma fakturę korygującą poza KSeF wcześniej niż zostanie jej przydzielony numer identyfikujący w KSeF (o ile w ogóle zostanie przydzielony).

Faktury korygujące „in plus”.

Ustawa o VAT nie zawiera przepisu szczególnego określającego moment zwiększenia kwoty podatku naliczonego u nabywcy w związku z otrzymaniem faktury korygującej zwiększającej. Zastosowanie znajdują zatem zasady ogólne. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika, a zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o tę kwotę powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W konsekwencji zwiększenie kwoty podatku naliczonego wynikające z faktury korygującej „in plus” wystawionej przez Dostawcę poza KSeF Spółka będzie uprawniona wykazać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie otrzymała tę fakturę korygującą poza KSeF (z zachowaniem art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Przyczyna wystawienia faktury korygującej.

Rozróżnienie przyczyn korekty – istniejących w momencie wystawienia faktury pierwotnej albo zaistniałych po dokonaniu sprzedaży – ma znaczenie dla momentu rozliczenia korekty po stronie sprzedawcy, tj. w zakresie podatku należnego. Po stronie nabywcy ustawodawca powiązał moment korekty podatku naliczonego wyłącznie z otrzymaniem faktury korygującej (art. 86 ust. 19ab ustawy o VAT), a w przypadku korekt „in plus” – z posiadaniem faktury (art. 86 ust. 2 pkt 1 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). W konsekwencji odpowiedź na pytanie nr 4 wniosku jest tożsama niezależnie od przyczyny wystawienia faktury korygującej.

Konkluzja.

Momentem miarodajnym dla zmniejszenia albo zwiększenia kwoty podatku naliczonego u Spółki jest chwila faktycznego otrzymania przez Spółkę faktury korygującej poza Krajowym Systemem e-Faktur – niezależnie od tego, czy jest to faktura korygująca „in minus”, czy „in plus”, oraz niezależnie od przyczyny jej wystawienia. Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF spoczywa bowiem na wystawcy faktury (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), a jego naruszenie przez Dostawcę nie może wywoływać negatywnych skutków podatkowych po stronie nabywcy, który obowiązku takiego nie narusza i nie ma prawnych instrumentów jego wyegzekwowania.

Wnioskodawca podtrzymuje w pozostałym zakresie w całości stanowisko własne i jego uzasadnienie przedstawione we wniosku, w tym powołane tam orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz stanowisko Ministerstwa Finansów wyrażone w Podręczniku KSeF 2.0. Niniejsze uzupełnienie nie modyfikuje ani nie ogranicza stanowiska przedstawionego we wniosku, lecz je doprecyzowuje zgodnie z żądaniem organu wyrażonym w wezwaniu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzą Państwo działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. W związku z prowadzoną działalnością dokonują Państwo zakupów towarów i usług od Dostawców. Transakcje nabycia przez Państwa towarów i usług są przez Dostawców dokumentowane Fakturami Zakupowymi. Ww. towary i usługi nabywane od Dostawców nie są zwolnione od podatku VAT i są przez Państwa wykorzystywane do prowadzenia działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Zgodnie z Państwa wskazaniem, część Dostawców – pomimo ciążącego na nich obowiązku – wystawia faktury z pominięciem KSeF. Faktura będzie wystawiona w formie elektronicznej i przesłana w postaci pliku PDF. Przyczyną takiego działania po stronie części Dostawców może być m.in. niewdrożenie KSeF na czas w ich organizacji, wadliwe skalkulowanie obrotów i uznanie, że obligatoryjny KSeF obejmie ich później, uznanie że nie posiadają oni na terenie Polski siedziby czy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Ad 1

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą kwestii, czy będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, które wbrew obowiązkowi zostaną wystawione przez Kontrahentów bez użycia KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Kontrahentów, wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, w formie innej niż ustrukturyzowana, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, w formie innej niż ustrukturyzowana, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Ad 2

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia, czy będą mogli Państwo skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w momencie faktycznego otrzymania danej faktury poza KSeF.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

·      doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT.

W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
• za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
• przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazałem prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi), wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Zakupowej wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W analizowanym przypadku, moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez Państwa Faktury Zakupowej poza KSeF.

Skoro więc przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF jest/będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Ad 3

Kolejne Państwa wątpliwości sprowadzają się do ustalenia, czy późniejsze przesłanie (wystawienie) przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur tej samej faktury, dokumentującej tę samą transakcję, którą Spółka uprzednio otrzymała poza KSeF i z której odliczyła podatek naliczony, powoduje po stronie Spółki obowiązek korekty dokonanego odliczenia, zmianę okresu rozliczeniowego, w którym odliczenie przysługuje, albo obowiązek ponownego ujęcia tej faktury w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, i w pliku JPK_V7M.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy powołać art. 99 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Stosownie do art. 99 ust. 11b-12 ustawy:

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3b ustawy:

Na podstawie art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”:

W myśl art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej:

Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego.

Każda deklaracja odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym deklaracja musi uwzględniać stan prawny istniejący w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Deklaracja podatkowa stanowi opis zdarzeń zaistniałych w określonym przedziale czasowym, oceniany z punktu widzenia przepisów podatkowych w tym przedziale obowiązujących, a który w efekcie ma doprowadzić do wykonania przez podatnika obowiązku zapłaty podatku lub zrealizowania przez niego swego uprawnienia do uzyskania od organu podatkowego zwrotu podatku.

Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej. W konsekwencji złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą.

Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.), zwanego dalej Rozporządzeniem:

W § 11 ust. 4a Rozporządzenia wskazano, że:

Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Natomiast § 11 ust. 8 Rozporządzenia wskazuje, że:

Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Podanie numeru KSeF dotyczy faktur wystawionych w KSeF.

Z okoliczności sprawy wynika, że Dostawca, na którym ciąży obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawi Fakturę Zakupową z pominięciem KSeF i prześle ją Spółce w postaci elektronicznej w formacie PDF. Spółka otrzyma tę fakturę poza KSeF w dacie jej wpływu na adres poczty elektronicznej Spółki i w tej dacie wejdzie w jej posiadanie. Po otrzymaniu przez Spółkę tej faktury poza KSeF – po upływie kilku dni albo po upływie dłuższego okresu, w tym w kolejnym okresie rozliczeniowym lub w kolejnych okresach rozliczeniowych – ten sam Dostawca prześle (wystawi) do Krajowego Systemu e-Faktur tę samą fakturę, dokumentującą tę samą transakcję. Spółka odliczy podatek naliczony wynikający z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF.

Analizując przedstawiony powyżej opis sprawy stwierdzam, że w sytuacji, gdy Spółka otrzyma fakturę w formie elektronicznej (nieustrukturyzowanej), a następnie Dostawca, po pewnym okresie wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się tej faktury w KSeF nie spowoduje u Spółki obowiązku korekty rozliczeń związanych z pierwotnie otrzymaną fakturą. Jak już wyżej wskazano faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy wystawiona, wbrew obowiązkowi, poza KSeF, wywołuje wszelkie skutki podatkowe dla nabywcy związane z jej wystawieniem.

Tym samym, brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (po złożeniu przez Spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Spółce poza KSeF w formie elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT oraz ewidencji za dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty pliku JPK_VAT z deklaracją za ten okres oraz obowiązkiem ponownego ujęcia tej faktury w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy.

W efekcie odpowiadając na Państwa pytanie nr 3 stwierdzam, że późniejsze przesłanie (wystawienie) przez Dostawcę do Krajowego Systemu e-Faktur tej samej faktury, dokumentującej tę samą transakcję, którą Spółka uprzednio otrzymała poza KSeF i z której odliczyła podatek naliczony, nie powoduje po stronie Spółki obowiązku korekty dokonanego odliczenia podatku VAT oraz obowiązku ponownego ujęcia tej faktury w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT i w pliku JPK_V7M. Odliczenie podatku pozostaje skuteczne w rozliczeniu za okres, w którym Spółka faktycznie otrzymała fakturę poza KSeF. Zatem bez znaczenia w niniejszej sprawie jest moment otrzymania faktury w KSeF, tj. czy faktura została otrzymana w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym Spółka otrzymała fakturę poza KSeF, czy też w późniejszym okresie rozliczeniowym niż okres, w którym Spółka otrzymała fakturę poza KSeF. W przedstawionych okolicznościach faktura pierwotna nie jest fakturą wystawioną w trybach awaryjnych KSeF.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 wniosku uznaję za prawidłowe.

Ad 4

Mają Państwo również wątpliwości dotyczące ustalenia, czy dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej i doręczonej Państwu – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, zwiększając lub zmniejszając kwotę podatku naliczonego powinni Państwo wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Wskazali Państwo, że Spółka odliczy podatek naliczony wynikający z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF. Następnie już po dokonanym odliczeniu podatku Dostawca, na którym ciąży obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawi – wbrew temu obowiązkowi – fakturę korygującą do tej Faktury Zakupowej z pominięciem KSeF i prześle ją Spółce w postaci elektronicznej w formacie PDF. Spółka otrzyma tę fakturę korygującą poza KSeF. Faktura korygująca, może być fakturą korygującą „in minus” albo fakturą korygującą „in plus”, a jej wystawienie może być spowodowane zarówno przyczynami istniejącymi w momencie wystawienia faktury pierwotnej, jak i przyczynami zaistniałymi po dokonaniu sprzedaży. Towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi oraz fakturami korygującymi, będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie będą podlegały zwolnieniu z tego podatku.

W myśl art. 29a ust. 1 ustawy:

Według art. 29a ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy wynika:

Na postawie art. 106j ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów ustawy dotyczących faktur korygujących wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, również, gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, udzielono rabatu, bądź upustów i obniżek cen.

Zatem, co do zasady, korygowanie pierwotnie wystawionej faktury, z przyczyn wskazanych wyżej, powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Wskazać należy, że faktury korygujące można generalnie podzielić na te, które powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”) oraz te, które wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”).

Ustawa o podatku od towarów i usług nie przewiduje odrębnych regulacji w zakresie zasad odliczania podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur korygujących zwiększających podstawę opodatkowania, wobec czego zastosowanie znajdują ogólne zasady dotyczące ujmowania faktur dokumentujących nabycie krajowe.

W związku z powyższym, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Korygującej „in plus” będzie realizowane na zasadach określonych w art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b ustawy, tj.:

·      w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo daną Fakturę Korygującą poza KSeF, albo

·      w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, bez konieczności korygowania okresu rozliczeniowego, w którym pierwotnie rozliczona została Faktura Zakupowa.

Natomiast według art. 86 ust. 19a ustawy:

Zgodnie z tym przepisem, korekta podatku naliczonego „in minus” powinna zostać dokonana przez Państwa w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo Fakturę Korygującą wystawioną poza KSeF.

W konsekwencji, dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku, poza KSeF, w formie innej niż ustrukturyzowana, powinni Państwo wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 wniosku uznaję je prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.