Udokumentowanie nabywanych usług noclegowych we własnym imieniu i na własną rzecz, a następnie ich zwrot na rzecz kontrahenta za pomocą zbiorczej noty obciążeniowej.
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą świadczącą usługi serwisowe na rzecz spółki. Zgodnie z umową, spółka pokrywa koszty zakwaterowania ponoszone przez podatnika w związku z wykonywaniem usług poza miejscem siedziby jego firmy. Faktury za nocleg wystawiane są na działalność…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
10 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 5 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy udokumentowania nabywanych usług noclegowych we własnym imieniu i na własną rzecz, a następnie ich zwrot na rzecz kontrahenta za pomocą zbiorczej noty obciążeniowej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą i współpracuje z (…) Sp. k. z siedzibą w (…). Na podstawie umowy cywilnoprawnej świadczy Pan usługi serwisowe w zakresie napraw, diagnozowania usterek, montażu części zamiennych i obsługi urządzeń grzewczych (kotłów i pomp ciepła).
Z tytułu wykonywanych usług wystawia Pan na rzecz (…) Sp. k. faktury VAT obejmujące należne wynagrodzenie.
Zgodnie z zawartą umową, (…) Sp. k. pokrywa również uzasadnione koszty zakwaterowania (np. hotele), które ponosi Pan w związku z wykonywaniem usług poza miejscem siedziby Pana firmy. Faktury za nocleg wystawiane są na Pana działalność gospodarczą.
Na koniec każdego miesiąca wystawia Pan na rzecz (…) Sp. k. jedną zbiorczą notę obciążeniową obejmującą wszystkie koszty noclegów poniesione w danym okresie rozliczeniowym. Do noty dołącza Pan faktury hotelowe dokumentujące poniesione wydatki.
Pytanie
Czy prawidłowe jest, że nabywając usługi noclegowe we własnym imieniu i na własną rzecz, a następnie dokumentując ich zwrot na rzecz kontrahenta – (…) Sp. k. – za pomocą zbiorczej noty obciążeniowej z dołączonymi fakturami hotelowymi, postępuje Pan zgodnie z przepisami ustawy o VAT?
Pana stanowisko w sprawie
Pana zdaniem prawidłowe jest dokumentowanie zwrotu kosztów noclegów za pomocą noty obciążeniowej, a nie faktury VAT.
Usługi noclegowe są przez Pana nabywane we własnym imieniu i na własną rzecz, są dokumentowane fakturami wystawionymi na Pana działalność gospodarczą.
Zwrot kosztów od (…) Sp. k. nie stanowi odsprzedaży usług noclegowych ani refakturowania lecz jest elementem rozliczenia Państwa współpracy.
W związku z tym nie dochodzi do świadczenia usług w zakresie noclegu na rzecz (…) Sp. k. i nie ma podstaw do wystawienia faktury VAT. Nota obciążeniowa jest właściwym dokumentem potwierdzającym zwrot kosztów.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Art. 8 ust. 1 ustawy wskazuje, że:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Stosownie do art. 8 ust. 2a ustawy:
W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Przepis ten wprowadza zasadę, że w przypadku gdy podmiot „pośredniczy”, pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługę, a jej odbiorcą, przyjmuje się, że podmiot ten działa tak jakby sam wcześniej nabył taką usługę, a następnie ją wyświadczył, co sprawia, że opodatkowaniu podlegają wszystkie etapy w świadczeniu usług, łącznie z tym, w którym nie wykonuje się czynności faktycznych. Wspomniana „fikcja prawna”, wynikająca z art. 8 ust. 2a ustawy, znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy dany podmiot pośredniczący w rzeczywistości nie jest konsumentem ostatecznym usługi, a jedynie przyjmuje się wtedy założenie, że taką usługę nabył od podmiotu świadczącego, a następnie sam ją wyświadczył na rzecz osoby trzeciej, faktycznie korzystającej z tej usługi (konsumenta).
Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.
Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Stosownie do 29a ust. 1 ustawy:
Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Jak stanowi art. 29a ust. 6 ustawy:
Podstawa opodatkowania obejmuje:
1) podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
2) koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.
Zgodnie z art. 29a ust. 7 ustawy:
Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:
1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;
3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Zgodnie z powyższym przepisem podatnik jest zobowiązany do stosownego dokumentowania sprzedaży a także dostawy towarów i świadczonych usług na podstawie faktur. Jest to przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Co do zasady zatem, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy, mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że współpracuje Pan z kontrahentem, na rzecz którego świadczy usługi serwisowe w zakresie napraw, diagnozowania usterek, montażu części zamiennych i obsługi urządzeń grzewczych. Z tytułu wykonywanych usług wystawia Pan na rzecz kontrahenta faktury VAT obejmujące należne wynagrodzenie. Kontrahent zgodnie z zawartą umową pokrywa również koszty zakwaterowania, które ponosi Pan w związku z wykonywaniem usług poza miejscem siedziby Pana firmy. Faktury za nocleg wystawiane są na Pana działalność gospodarczą. Na koniec każdego miesiąca wystawia Pan na rzecz kontrahenta zbiorczą notę obciążeniową obejmującą wszystkie koszty noclegów poniesione w danym okresie rozliczeniowym. Do noty dołącza Pan faktury dokumentujące poniesione wydatki.
Pana wątpliwości dotyczą poprawności dokumentowania Pana noclegu w sytuacji, gdy dokonuje Pan jego zakupu, a kontrahent zgodnie z zawartą umową zwraca na Pana rzecz jego koszt.
W niniejszej sprawie należy wskazać, że nie dochodzi do odsprzedaży usługi noclegowej na rzecz kontrahenta, tym samym art. 8 ust. 2a ustawy nie będzie miał zastosowania. Zakupuje Pan nocleg sam we własnym imieniu i na własną rzecz i Pan z tych usług korzysta. Pan jest ostatecznym konsumentem usługi noclegowej. Tym samym, usługa noclegowa nie może być przez Pana refakturowana na rzecz kontrahenta.
W tym miejscu należy jednak wskazać, że zgodnie z zawartą umową z kontrahentem na świadczenie usług, Pana kontrahent pokrywa również uzasadnione koszty zakwaterowania, które Pan ponosi w związku z wykonywaniem usług na jego rzecz poza miejscem siedziby Pana firmy. Tym samym, koszt Pana noclegu jest jednym z elementów cenotwórczych, który składa się na Pana wynagrodzenie za usługi.
Biorąc zatem pod uwagę brzmienie art. 29a ust. 1 ustawy, koszt noclegu jaki Pan ponosi, który zwracany jest przez kontrahenta na Pana rzecz, stanowi jeden z elementów Pana wynagrodzenia za świadczone usługi na rzecz kontrahenta i powinien być każdorazowo wliczany do ceny usługi, jaką Pan wykonuje na rzecz kontrahenta.
W związku z powyższym, na fakturze wystawionej kontrahentowi dokumentującej świadczone przez Pana usługi powinien Pan w kwocie wynagrodzenia zawrzeć koszty zakwaterowania (np. noclegu) poniesione w związku z pracą poza Pana siedzibą firmy i tym samym wliczyć je do podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 29a ustawy.
Zatem Pana stanowisko, że zwrot kosztów noclegów powinien być dokumentowany za pomocą noty obciążeniowej, a nie faktury VAT uznaję za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo