Spółka kapitałowa, podatnik VAT czynny zarejestrowany w Polsce, prowadzi działalność w zakresie produkcji papieru i tektury. Nabywa towary i usługi od dostawców, którzy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-faktury) przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Spółka spodziewa się, że niektórzy dostawcy nie wywiązają się z tego obowiązku i wystawią faktury w postaci papierowej lub elektronicznej poza KSeF, z przyczyn niezależnych…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
10 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur oraz terminu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych w ww. sposób Faktur Zakupowych.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca jest spółką kapitałową z siedzibą działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zarejestrowaną w kraju zgodnie z art. 96 ust. 4 ustawy o VAT jako podatnik VAT czynny. Zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), przedmiotem przeważającej działalności Wnioskodawcy jest: PKD 17.12.Z Produkcja papieru i tektury.
Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej.
W przypadku, gdy dokonywane na rzecz Spółki dostawy towarów lub świadczenie usług podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a odpowiednio dostawcy/usługodawcy (dalej: „Dostawcy”) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące te transakcje, zawierające kwoty VAT (dalej: „Faktury zakupowe”).
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF”) Dostawcy posiadający na terytorium Polski siedzibę (ew. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, biorące udział w danej transakcji) i dokonujący na rzecz Spółki ww. transakcji podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT (dalej: „e-Faktury”), jak również udostępniania Spółce tych faktur przy użyciu KSeF. Niektórzy z Dostawców zostali objęci tym obowiązkiem z dniem 1 lutego 2026 r., pozostali będą mu podlegali zasadniczo od 1 kwietnia 2026 r.
Wnioskodawca spodziewa się, iż pomimo ww. obowiązku, część Faktur zakupowych wystawianych na jego rzecz przez Dostawców nie zostanie wystawiona przy użyciu KSeF, a w konsekwencji Dostawcy doręczą je Spółce poza tym systemem. Przyczyny wystąpienia takiego stanu rzeczy są niezależne od Wnioskodawcy i mogą wynikać przykładowo:
W efekcie, Wnioskodawca przewiduje, że może nadal otrzymywać od niektórych Dostawców Faktury zakupowe w postaci papierowej lub „zwykłej” elektronicznej (niebędące e-Fakturami), pomimo ciążącego na Dostawcy na podstawie przepisów ustawy o VAT obowiązku wystawienia e-Faktury przy użyciu KSeF.
Towary i usługi, których nabycie będzie dokumentowane wspomnianymi Fakturami zakupowymi będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (ew. czynności wykonywanych poza terytorium Polski, które uprawniałyby do odliczenia w przypadku, gdyby były wykonywane na terytorium kraju - zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT). W odniesieniu do Faktur zakupowych będących przedmiotem niniejszego wniosku nie będą spełnione negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
Niniejszy wniosek dotyczy prawa Wnioskodawcy do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanych Faktur zakupowych niebędących e-Fakturami, wystawianych przez Dostawców po wejściu wobec nich w życie obowiązku wystawiania e-Faktur ich Spółce przy użyciu KSeF (tj. otrzymanych w postaci papierowej lub „zwykłej” elektronicznej, poza KSeF).
Przy czym, niniejszy wniosek dotyczy również sytuacji w których Dostawca w pierwszej kolejności dostarczy Spółce Fakturę zakupową w postaci papierowej albo elektronicznej poza KSeF (tj. niebędącą e-Fakturą), a dopiero następnie, po upływie pewnego czasu, dana faktura zostałaby przez Dostawcę przesłana do KSeF (w związku z czym, po przydzieleniu jej tzw. numeru KSeF, Spółka uzyskałaby dostęp do faktury również za pośrednictwem tego systemu).
Pytania
1. Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanych Faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców i przekazanych Spółce, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT, bez użycia KSeF?
2. W przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy z pkt 1 za prawidłowe, w jakim terminie powstanie prawo Spółki do odliczenia podatku VAT na podstawie takich Faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF (w tym, w sytuacji, w której Dostawca w późniejszym czasie przesłałby daną fakturę do KSeF, wskutek czego Spółka uzyskałaby do niej dostęp również za pośrednictwem tego systemu)?
Państwa stanowisko w sprawie
1) Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanych Faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców i przekazanych Spółce, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT, bez użycia KSeF.
2) W przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy z pkt 1 za prawidłowe, prawo Spółki do odliczenia podatku VAT na podstawie takich Faktur zakupowych powstanie w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy u Dostawcy, jednak nie wcześniej niż za okres, w którym Spółka otrzymała od Dostawcy fakturę wystawioną bez użycia KSeF. Dotyczy to również sytuacji, w której Dostawca w późniejszym czasie przesłałby daną fakturę do KSeF, wskutek czego Spółka uzyskałaby do niej dostęp również za pośrednictwem tego systemu.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).
Ponadto, w świetle art. 2 pkt 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Jak wynika z brzmienia art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
W przepisach art. 88 ust. 1-3a wymieniono przypadki, w których nabywcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT:
1. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika:
1) (uchylony);
2) (uchylony);
3) (uchylony);
4) usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
a) (uchylona),
b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;
c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
5) (uchylony).
1a. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do wydatków, o których mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3.
2. (uchylony).
3. (uchylony).
3a. Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
b) (uchylona);
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony);
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony);
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
Z ww. przepisów wynika, że koniecznym warunkiem odliczenia VAT jest wystawienie przez podatnika VAT faktury dokumentującej transakcję opodatkowaną podatkiem VAT.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika podatku.
W świetle art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT).
Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, Wnioskodawca spodziewa się, iż pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym wystawianiu e-Faktur, część faktur wystawianych na jej rzecz przez Dostawców, nie zostanie wystawiona i udostępniona przy użyciu KSeF (pomimo, że na Dostawcach zgodnie z przepisami ustawy o VAT będzie ciążył taki obowiązek). W efekcie, Wnioskodawca spodziewa się, że może nadal otrzymywać od Dostawców faktury papierowe lub elektroniczne niebędące e-Fakturami.
Tym niemniej, w ocenie Wnioskodawcy, ww. okoliczność nie będzie negatywnie wpływać na prawo Spółki do odliczenia podatku VAT z takich faktur (tj. nie będących e-Fakturami).
Jak bowiem jednocześnie wskazano w opisie stanu faktycznego, towary i usługi, których nabycie będzie dokumentowane wspomnianymi fakturami będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Ponadto, w odniesieniu do faktur będących przedmiotem niniejszego Wniosku nie będą spełnione negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
Spełnione zatem będą materialne przesłanki przysługiwania podatnikowi prawa do odliczenia VAT, w tym związek zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT.
Ponadto, wspomniany art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT odnosi się do podatku naliczonego wynikającego z „faktury”, tj. nie przewiduje, aby wspomniana faktura miała być wystawiona w takiej a nie innej formie (np. w postaci e-Faktury).
Również art. 88 ustawy o VAT wśród negatywnych przesłanek odliczenia VAT nie wskazuje na brak otrzymania przez nabywcę faktury w ściśle określonej formie (np. e-Faktury).
A zatem, otrzymanie przez Spółkę faktury w postaci papierowej lub elektronicznej niebędącej e-Fakturą (do której wystawienia zobowiązany będzie dany Dostawca po wejściu w życie przepisów o KSeF), zdaniem Spółki, nie może wpływać na prawo Wnioskodawcy do odliczenia VAT z takiej faktury (o ile spełnione będą pozostałe przesłanki odliczenia VAT).
Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w szeregu interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydawanych w analogicznych sprawach. Przykładowo, takie podejście wynika z następujących interpretacji:
W szczególności, jak wskazano w ww. interpretacji z 16 stycznia 2026 r., 0111-KDIB3-1.4012.904.2025.2.MSO:
„W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy bądź art. 86 ust. 8 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
(…) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.
Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanych Faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Spółce, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT, bez użycia KSeF.
Ad 2
Wnioskodawca występuje z niniejszym pytaniem na wypadek uznania jego stanowiska w zakresie pkt 1 za prawidłowe, w kontekście ustalenia terminu, w którym powstanie prawo Spółki do odliczenia VAT na podstawie otrzymanych poza KSeF Faktur zakupowych (w tym, w sytuacji, w której Dostawca w późniejszym czasie przesłałby daną fakturę do KSeF, a w konsekwencji, po przydzieleniu fakturze tzw. numeru KSeF, Spółka uzyskałaby do niej dostęp również w tym systemie).
W świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Należy zauważyć, iż ww. przepis odnosi się generalnie do „faktur” (tj. niezależnie od ich formy). W związku z tym, zdaniem Spółki, należy przyjąć, iż regulacja ta ma zastosowanie także w przypadku, w którym podatnik otrzyma od Dostawców faktury papierowe lub elektroniczne niebędące e-Fakturami (tj. wystawione i przekazane Spółce, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT, bez użycia KSeF).
W konsekwencji, zdaniem Spółki, prawo do odliczenia VAT przez Spółkę w odniesieniu do Faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT, bez użycia KSeF, powstanie za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie Dostawcy, jednak nie wcześniej, niż w okresie, w którym Wnioskodawca faktycznie otrzymał daną Fakturę zakupową w postaci papierowej albo „zwykłej” elektronicznej (tj. poza KSeF).
Jednocześnie, zdaniem Wnioskodawcy, jeśli w późniejszym czasie (tj. po faktycznym otrzymaniu przez Spółkę Faktury zakupowej poza KSeF) Dostawca przesłałby daną fakturę do KSeF, wskutek czego po przydzieleniu fakturze tzw. numeru KSeF Spółka uzyskałaby do niej dostęp również w tym systemie, nie wpłynie to na moment realizacji prawa do odliczenia VAT. Jak bowiem Spółka wskazała powyżej, również po wejściu w życie przepisów o KSeF, faktury papierowe lub elektroniczne nie będące e-Fakturami stanowią podstawę do odliczenia podatku VAT (nawet jeśli zostały wystawione i przekazane Spółce, wbrew spoczywającemu na danym Dostawcy obowiązkowi, bez użycia KSeF). A zatem, późniejsze przesłanie przez Dostawcę faktury do KSeF, wskutek czego zostałby jej przydzielony tzw. numer KSeF a Spółka uzyskałaby do niej dostęp również w KSeF, nie będzie zmieniać sytuacji Spółki w tym zakresie (której prawo do odliczenia zostało już wykonane w prawidłowy sposób).
Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w następujących interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
Jak wskazano w pierwszej z ww. interpretacji:
„Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.
Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.
(…) W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia (…).
Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.
W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana do KSeF”.
Reasumując, w przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy z pkt 1 za prawidłowe, prawo Spółki do odliczenia podatku VAT na podstawie takich Faktur zakupowych powstanie w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy u Dostawcy, jednak nie wcześniej niż za okres, w którym Spółka otrzymała od Dostawcy fakturę wystawioną bez użycia KSeF. Dotyczy to również sytuacji, w której Dostawca w późniejszym czasie przesłałby daną fakturę do KSeF, wskutek czego Spółka uzyskałaby do niej dostęp również za pośrednictwem tego systemu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
W myśl art. 106gb ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. W toku prowadzonej działalności nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Towary i usługi, których nabycie będzie dokumentowane Fakturami zakupowymi będą wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W odniesieniu do Faktur zakupowych nie będą spełnione negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, Dostawcy posiadający na terytorium Polski siedzibę i dokonujący na rzecz Spółki ww. transakcji podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, jak również udostępniania Państwu tych faktur przy użyciu KSeF.
Spodziewają się Państwo, iż pomimo ww. obowiązku, część Faktur zakupowych wystawianych na jego rzecz przez Dostawców nie zostanie wystawiona przy użyciu KSeF, a w konsekwencji Dostawcy doręczą je Państwu poza tym systemem.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie otrzymanych Faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców i przekazanych Państwu, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT, bez użycia KSeF.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców również w przypadku gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.
Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia w jakim terminie powstanie prawo Spółki do odliczenia podatku VAT na podstawie takich Faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF (w tym, w sytuacji, w której Dostawca w późniejszym czasie przesłałby daną fakturę do KSeF, wskutek czego Spółka uzyskałaby do niej dostęp również za pośrednictwem tego systemu).
Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:
Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:
Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:
Jak stanowi art. 106nda ust. 1-3 oraz 7-8 ustawy:
1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
2. W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e‑Faktur.
3. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.
8. W przypadku użycia faktury, o której mowa w ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e‑Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.
Przy czym, jak stanowi art. 106gb ust. 5 ustawy:
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
W art. 106nda ustawy przewidziano rozwiązanie pozwalające na wystawianie faktur w przypadku problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy. Zgodnie z tym przepisem, podatnik może w takiej sytuacji wystawić fakturę w postaci elektronicznej według ustalonego wzoru, a następnie przesłać ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Faktura wystawiona w trybie offline24 może zostać udostępniona nabywcy poza KSeF - wówczas powinna zostać oznaczona kodem QR offline oraz certyfikatem tożsamości wystawcy faktury.
Jak wynika z art. 106nda ust. 1 ustawy, faktury wystawiane w trybie offline24 powinny być wystawiane w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Co do zasady, faktura wystawiana w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF, a w przypadku określonej grupy nabywców w sposób z nimi uzgodniony (lub też poprzez KSeF).
W art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy, wskazano również datę wystawienia oraz otrzymania faktury offline24:
10. Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
11. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.
Z kolei na mocy art. 106nh ust. 1-2 ustawy:
1. W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
2. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.
Zatem, w przypadku planowanych przerw technicznych, podatnik również ma możliwość wystawienia faktury zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie obowiązany jest przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia jej numeru KSeF - nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności KSeF. Do faktur wystawionych w tym trybie odpowiednio stosuje się przepisy art. 106nda ust. 4-15 ustawy o VAT, a zatem również te dotyczące daty wystawienia oraz otrzymania faktury offline24.
Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.
W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony
W przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 oraz w trybie offline - zgodnie z treścią art. 106nda ust. 11 ustawy - faktura wystawiona w trybie offline24 oraz w trybie offline jest uznawana za otrzymaną w dacie przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. W przypadku udostępnienia faktury, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.
Natomiast w omawianej sprawie spodziewają się Państwo, iż pomimo ww. obowiązku, część Faktur zakupowych wystawianych przez Dostawców na Państwa rzecz nie zostanie wystawiona przy użyciu KSeF, a w konsekwencji Dostawcy doręczą je Państwu poza tym systemem. Przyczyny wystąpienia takiego stanu rzeczy są niezależne od Państwa. Przewidują Państwo, że mogą nadal otrzymywać od niektórych Dostawców Faktury zakupowe w postaci papierowej lub „zwykłej” elektronicznej (niebędące e-Fakturami), pomimo ciążącego na Dostawcy na podstawie przepisów ustawy o VAT obowiązku wystawienia e-Faktury przy użyciu KSeF.
W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.
Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.
Mając na uwadze okoliczności niniejszej sprawy w odniesieniu do Państwa wątpliwości dotyczących terminu powstania prawa Spółki do odliczenia podatku VAT na podstawie takich Faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF (w tym, w sytuacji, w której Dostawca w późniejszym czasie przesłałby daną fakturę do KSeF, wskutek czego Spółka uzyskałaby do niej dostęp również za pośrednictwem tego systemu), wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z na podstawie otrzymanych ww. Faktur, powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym otrzymają Państwo fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.
W efekcie stwierdzić należy, że skoro w omawianej sprawie faktury wystawione na Państwa rzecz nie zostaną wystawiona przy użyciu KSeF, to stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF (papierowej albo elektronicznej (niebędącej e-Fakturą)) będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy sprzedaż ta zostanie następnie udokumentowana fakturą wystawioną w KSeF.
Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.
Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo