Ustalenie, czy Spółka dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF i nie uchybi normatywnym zasadom fakturowania ustrukturyzowanego w sytuacji, gdy Spółka, już po upływie terminu płatności za usługę uzyska od klienta informacje, że dokonał on zakupu usługi jako podatnik VAT i wskaże w fakturze ustrukturyzowanej, w polu P_1 strukturę Fa(3), datę wystawienia nie późniejszą niż dzień w którym przypadał termin płatności, jednocześnie przesyłając dokument xml do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego wytworzenia, ale później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1 struktury Fa(3).
Spółka akcyjna, czynny podatnik VAT, świadczy usługi najmu miejsc parkingowych na zamkniętym parkingu. Opłata zależna od czasu postoju. Automatyczna kasa parkingowa nie jest kasą rejestrującą. Spółka uzyskała interpretację potwierdzającą zwolnienie z obowiązku stosowania kas rejestrujących do 31 marca 2027 r. Jedynym sposobem uzyskania wiedzy o statusie nabywcy (czy jest podatnikiem VAT) jest oświadczenie klienta. Gdy klient poinformuje o swoim statusie już po wykonaniu…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
10 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy Spółka dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF i nie uchybi normatywnym zasadom fakturowania ustrukturyzowanego w sytuacji, gdy Spółka, już po upływie terminu płatności za usługę uzyska od klienta informacje, że dokonał on zakupu usługi jako podatnik VAT i wskaże w fakturze ustrukturyzowanej, w polu P_1 strukturę Fa(3), datę wystawienia nie późniejszą niż dzień w którym przypadał termin płatności, jednocześnie przesyłając dokument xml do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego wytworzenia, ale później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1 struktury Fa(3).
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
(…) S.A. z siedzibą w (...) przy ul. (…) (dalej zamiennie „Spółka”, „Wnioskodawca”) posiada status czynnego podatnika VAT.
W ramach wykonywanej działalności Spółka świadczy m.in. usługi najmu miejsc parkingowych. Usługi takie świadczone są na zamkniętym, ogrodzonym obszarze parkingu płatnego niestrzeżonego, czynnego całą dobę, 7 dni w tygodniu, zarządzanym przez Spółkę. Usługi wykonywane są na podstawie REGULAMINU RUCHU SAMOCHODOWEGO (RRS) NA TERENIE (…) (dalej: „regulamin”), na zastosowanie, którego użytkownik pojazdu wyraża zgodę poprzez wjazd na teren parkingu. W ramach usługi udostępniane są oznakowane miejsca parkingowe znajdujących się na parkingu. Potwierdzenie zakończenia świadczenia usługi parkingowej i uiszczenie zapłaty za nią identyfikowane jest na podstawie numeru rejestracyjnego pojazdu, za pomocą którego użytkownik korzysta z usługi. W ramach usługi wjazd i wyjazd pojazdu na teren parkingu rejestrowany jest przez system automatyczny a jedynie w razie jego awarii przez pracowników ochrony (standardowo stosowany automatyczny odczyt w celu otwarcia szlabanu przy wjeździe i wyjeździe z parkingu) i na podstawie godziny wjazdu kalkulowane jest wynagrodzenie należne Spółce.
Wysokość opłaty za usługę parkingową naliczanej wg cennika warunkowana jest czasem postoju. Automatyczna kasa parkingowa nie stanowi kasy rejestrującej w znaczeniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm. – dalej „ustawa o VAT”) i przepisów wykonawczych.
W interpretacji indywidualnej z dnia 9 września 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.549.2025.1.LM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwości korzystania przez Spółkę w odniesieniu do rzeczonych usług ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących do 31 marca 2027 r. W ww. interpretacji organ wskazał, że obowiązek podatkowy w VAT dla takiej usługi powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, a faktury wystawiane są w terminie określonym w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT.
Ponadto, w powołanej powyżej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że „Spółka będzie zobowiązana do wystawienia faktury VAT wyłącznie w sytuacji, gdy opłata parkingowa została uiszczona przez podmiot będący podatnikiem podatku VAT.”
Ze względu na specyfikę świadczonych usług, zasady oraz okoliczności ich realizacji (w szczególności wykorzystanie do dokonania rozliczenia urządzeń automatycznych niebędących kasami rejestrującymi) jedynym sposobem na uzyskanie przez Wnioskodawcę wiedzy na temat statusu nabywcy dla potrzeb VAT, tj., że nabywa usługę działając jako podatnik VAT, jest uzyskanie takiej informacji poprzez oświadczenia samego klienta.
Przy braku odrębnej informacji Wnioskodawca przyjmuje, że nabywca nie działa jako podatnik VAT. W przypadku gdy już po wykonaniu usługi, co oznacza, że również po upływie terminu płatności klient poinformuje Spółkę, iż zakupił usługę jako podatnik Spółka, działając zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz wykładnią zaprezentowaną w przywołanej powyżej interpretacji indywidualnej, wystawi fakturę.
Dla zachowania terminu fakturowania określonego w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, wystawiając fakturę ustrukturyzowaną Spółka wskaże w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury takiego dokumentu datę wystawienia nie późniejszą niż termin płatności. Faktura będzie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (dalej „KSeF) niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia wskazanym w polu DataWytworzeniaFa struktury faktury ustrukturyzowanej. To może w praktyce skutkować tym, iż dokument taki będzie przesłany do KSeF później niż w następnym dniu roboczym następującym po dniu wskazanym w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiednika w kolejnych wersjach struktury, ale nie później niż w dniu następnym roboczym następującym po dniu wytworzenia takiego dokumentu, wskazanym w polu DataWytworzeniaFa struktury faktury ustrukturyzowanej.
Taki termin wytworzenia faktury oraz jej wysyłka do KSeF powodowany będzie wyłącznie tym, że Spółka poweźmie informację o statusie nabywcy już po upływie terminu płatności wynagrodzenia za świadczoną usługę.
Pytanie
Czy w przypadku gdy Spółka, już po upływie terminu płatności za usługę uzyska od klienta informację, że dokonał on zakupu usługi jako podatnik VAT (żądanie wystawienia faktury) i by dochować warunków normatywnych dotyczących terminu fakturowania wskaże w fakturze ustrukturyzowanej, w polu P_1 (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT) struktury Fa(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, datę wystawienia nie późniejszą niż dzień w którym przypadał termin płatności, jednocześnie przesyłając dokument xml do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego wytworzenia (DataWytworzeniaFa), ale później niż następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1 struktury Fa(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF i nie uchybi normatywnym zasadom fakturowania ustrukturyzowanego?
Państwa stanowisko w sprawie
Opisany we wniosku sposób fakturowania, z uwzględnieniem terminu wysyłki pliku xml do KSeF należy uznać zgodny z zasadami określonymi w przepisach ustawy o VAT, nie uchybiający takim zasadom.
Uzasadniając zaprezentowane przez Spółkę stanowisko w sprawie należy w pierwszej kolejności wskazać, iż zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, w przypadku odpłatnego świadczenia usług, których miejsce opodatkowania znajduje się w Polsce obowiązek fakturowania z mocy prawa powstaje jedynie wówczas, gdy nabywcą jest podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej albo podatku o podobnym charakterze, a także osoba prawna niebędąca podatnikiem. W żadnym z przepisów ustawy o VAT prawodawca nie wprowadził ogólnego domniemania, iż usługi są świadczone na rzecz wskazanych w poprzednim zdaniu podmiotów, co skutkowałoby obowiązkowym fakturowaniem usług.
W konsekwencji, należy przyjąć, iż obowiązek fakturowania powstanie dopiero wówczas, gdy świadczący usługę ma wiedzę na temat tego, iż nabywca spełnia warunki określone w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT - brak takiej informacji oznacza jednocześnie brak obowiązku fakturowania. Po uzyskaniu informacji na temat statusu nabywcy Spółka będzie zobligowana do wystawienia faktury, przy czym w przypadku relacji pomiędzy podatnikami VAT prawodawca nie ogranicza terminu, w jakim nabywca może poinformować sprzedawcę o swoim statusie i zażądać fakturowania.
Biorąc pod uwagę powyższe rozważania należy stwierdzić, że w przypadku, gdy dopiero po wykonaniu usługi świadczący dowie się, iż nabywca jest podmiotem wskazanym w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wówczas jest on zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej wykonanie usługi.
W przypadku usługi, której dotyczy niniejszy wniosek ustawodawca wiąże termin fakturowania z terminem płatności – art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT.
Skoro w analizowanej sytuacji umowny termin płatności określony został na moment zakończenia parkowania i korzystania z usługi, to w zasadzie najpóźniej w tym terminie winna być wystawiona faktura (gdyby istniał taki obowiązek).
Wystawiając fakturę ustrukturyzowaną Spółka dochowa ustawowego terminu fakturowania określonego w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, wskazując zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, datę wystawienia nie późniejszą niż dzień, w którym przypadał termin płatności.
W każdym przypadku, bez względu na powód i klasyfikację prawnopodatkową, jeżeli wysyłka faktury ustrukturyzowanej (pliku xml) do KSeF będzie miała miejsce w innym dniu niż ten wskazany w samym dokumencie na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiednika w kolejnych wersjach struktury), za formalną datę wystawienia takiej faktury ustrukturyzowanej należało będzie uznać tę datę, która została zaprezentowana w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiednika w kolejnych wersjach struktury.
Zostało to potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 grudnia 2025 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR: „Biorąc pod uwagę powołane regulacje prawne, należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie, jeśli wystawią Państwo fakturę z datą, która odpowiada momentowi powstania obowiązku podatkowego lub dacie sprzedaży, natomiast fakturę wyślą Państwo do systemu KSeF następnego dnia roboczego, wówczas ww. faktura zostanie automatycznie przekwalifikowana jako faktura wystawiona do jednego z trybów offline - najczęściej offline24. W takiej sytuacji, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to - zgodnie z art. 106nda ust. 16 ustawy - datą wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).”
W sytuacji, gdy w okolicznościach opisanych w niniejszym wniosku data wysyłki faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiednika w kolejnych wersjach struktury, dokument taki będzie fakturą, której mowa w art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT.
W odniesieniu do faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT prawodawca wskazał na konieczność odpowiedniego stosowania przepisów ust. 4, ust. 6 pkt 1, ust. 8-10, 12 i 13 art. 106nda ustawy o VAT.
Ze względu na brak wskazania na obowiązek odpowiedniego stosowania regulacji art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT należy przyjąć, iż nie ma do faktury wystawionej na podstawie art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT obowiązku wysyłki takiej faktury do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Oczywiście, aby dokument zyskał status faktury ustrukturyzowanej niezbędnym jest nadanie mu numeru KSeF (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT), a za datę jego wystawienia uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazaną przez Spółkę na tej fakturze (art. 106nda ust. 16 i odpowiednio zastosowany art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT), jednak brak wskazania na odpowiednie stosowanie do niego regulacji art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT, ponad wszelką wątpliwość przesądza o tym, iż nie ma do takiego dokumentu obowiązku wysyłki do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
Jednocześnie działanie ustawodawcy jest racjonalne i spójne z istotą regulacji art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT. Skoro bowiem w regulacji takiej nie zostało dokonane zastrzeżenie, iż chodzi wyłącznie o faktury, których data przesłania do KSeF jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, ale jednocześnie nie późniejsza niż następny dzień roboczy po dniu wskazanym zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, żądanie by w każdym przypadku faktura taka była przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym następującym po dniu wskazanym w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT stałoby w sprzeczności z istotą regulacji.
Skoro każdą fakturą, o której mowa w art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT jest każda faktura przesłana do KSeF później niż w dniu wskazanym w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiednika w kolejnych wersjach struktury, to żądanie by bezwzględnie i w każdym przypadku była ona przesłana do KSeF nie później niż w następnymi dniu roboczym jest nieracjonalne, a jego spełnienie niemożliwe (a przecież racjonalny ustawodawca bierze pod uwagę, że: Ad impossibilia nemo obligatur).
Za słusznością powyższej tezy przemawia również fakt, że w nagłówku faktury ustrukturyzowanej - pliku xml zgodnym ze strukturą Fa (3) lub jego odpowiednikiem w kolejnych wersjach struktury, prezentowana będzie data i czas wytworzenia takiego dokumentu.
Jak zostało opisane w broszurze informacyjnej Ministra Finansów: „Podaje się datę i godzinę wytworzenia faktury (pliku xml), w formacie RRRR-MM-DDTGG:MM: SS (np.: 2026-02-01T09:30:47Z; gdzie T oznacza „Time”).
Z – ZULU – jest to określenie strefy czasowej, odpowiadającej uniwersalnemu czasowi koordynowanemu (UTC).” Ponadto zapisane zostało, że „DataWytworzeniaFa może być inna niż data wskazana w polu P_1 oraz może być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF.”
Zatem, organ podatkowy ma możliwość weryfikacji, kiedy faktura została wytworzona i przesłana do KSeF.
Wobec tego, opisany we wniosku sposób fakturowania, z uwzględnieniem terminu wysyłki pliku xml do KSeF należy uznać zgodny z zasadami określonymi w przepisach ustawy o VAT, nie uchybiający takim zasadom.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Art. 7 ust. 1 ustawy o VAT stanowi:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust.1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Na postawie art. 8 ust. 1 ustawy o VAT:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zasady wystawiania faktur regulują przepisy działu XI. Dokumentacja.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
W myśl art. 106b ust. 3 ustawy:
Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1. czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,
b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,
1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a powstanie obowiązku podatkowego ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a stosowanie przepisów dotyczących faktur pkt 3 i 4,
b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 zwolnienia rolnika ryczałtowego z niektórych obowiązków pkt 1 i art. 118 usługi rolnicze rolnika ryczałtowego
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b.
Na mocy art. 106i ust. 1 ustawy:
Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9.
W myśl z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT:
Fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4.
Z kolei jak stanowi art. 106i ust. 7 ustawy:
Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:
1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1 ustawy:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W myśl art. 106nc ust. 1 ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Zgodnie z art. 106nh ust. 1 i 2 ustawy:
1. W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
2. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.
W tym miejscu należy wskazać, że ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) został wprowadzony do ustawy m.in. art. 106nda, który określa procedury związane ze stosowaniem trybu offline24.
Zgodnie z art. 106nda ustawy:
1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
2. W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
3. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
4. Fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawioną na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.
5. W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:
1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz
2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.
7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.
8. W przypadku użycia faktury, o której mowa w ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.
9. W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik, po przesłaniu tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, jest obowiązany zapewnić dostęp do tej faktury w sposób określony w art. 106gb ust. 6.
10. Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
11. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.
12. Fakturę korygującą fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur.
13. Fakturę korygującą fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w ust. 1.
14. W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
15. Do oznaczania faktur, o których mowa w ust. 14, udostępnianych w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur przepisy ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
16. Za fakturę, o której mowa w ust. 1, uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze. Przepisy ust. 4, ust. 6 pkt 1, ust. 8-10, 12 i 13 stosuje się odpowiednio.
Z wniosku wynika, że Spółka świadczy usługi najmu miejsc parkingowych. Wysokość opłaty za usługę parkingową naliczanej wg cennika warunkowana jest czasem postoju. Ze względu na specyfikę świadczonych usług, zasady oraz okoliczności ich realizacji jedynym sposobem na uzyskanie przez Spółkę wiedzy na temat statusu nabywcy dla potrzeb VAT, jest uzyskanie takiej informacji poprzez oświadczenia samego klienta. Przy braku odrębnej informacji Spółka przyjmuje, że nabywca nie działa jako podatnik VAT. W przypadku gdy już po wykonaniu usługi, co oznacza, że również po upływie terminu płatności klient poinformuje Spółkę, iż zakupił usługę jako podatnik, Spółka działając zgodnie z przepisami ustawy o VAT, wystawi fakturę. Dla zachowania terminu fakturowania Spółka wskaże w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury takiego dokumentu datę wystawienia nie późniejszą niż termin płatności. Faktura będzie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia wskazanym w polu DataWytworzeniaFa struktury faktury ustrukturyzowanej. To może w praktyce skutkować tym, iż dokument taki będzie przesłany do KSeF później niż w następnym dniu roboczym następującym po dniu wskazanym w polu P_1 struktury Fa (3) lub jego odpowiednika w kolejnych wersjach struktury, ale nie później niż w dniu następnym roboczym następującym po dniu wytworzenia takiego dokumentu, wskazanym w polu DataWytworzeniaFa struktury faktury ustrukturyzowanej. Taki termin wytworzenia faktury oraz jej wysyłka do KSeF powodowany będzie wyłącznie tym, że Spółka poweźmie informację o statusie nabywcy już po upływie terminu płatności wynagrodzenia za świadczoną usługę.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF i nie uchybi zasadom fakturowania ustrukturyzowanego w sytuacji, gdy Spółka, już po upływie terminu płatności za usługę uzyska od klienta informacje, że dokonał on zakupu usługi jako podatnik VAT i wskaże w fakturze ustrukturyzowanej, w polu P_1 strukturę Fa(3), datę wystawienia nie późniejszą niż dzień w którym przypadał termin płatności, jednocześnie przesyłając dokument xml do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego wytworzenia, ale później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1 struktury Fa(3).
Powołany wyżej art. 106na ust. 1 ustawy stanowi, że datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF. Dotyczy to wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.
Element Fa zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji dokumentowanej fakturą. W szczególności są to elementy faktury wynikające z treści obowiązujących przepisów, jak również elementy dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji.
Na strukturę elementu Fa składa się m.in. pole P_1 (data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy). Zatem w polu P_1 podaje się datę wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy.
Dodatkowo, istnieje szereg przypadków, w których data wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazana przez podatnika w polu P_1 stanowi formalną datę wystawienia faktury (kluczową dla weryfikacji terminowości wystawienia faktury). Mowa tu jest o:
Zgodnie z art. 106nda ust. 1 i ust. 2 ustawy, podatnik ma możliwość wystawienia faktury w postaci elektronicznej, pod warunkiem że faktura zostanie wystawiona zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy oraz niezwłocznie przesłana do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1 – stosownie do art. 106nda ust. 10 ustawy – uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Dodatkowo, za fakturę o której mowa w ust. 1, uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze.
Jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy, faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF). W przypadku faktur wystawionych w trybach offline24, do którego odnosi się art. 106nda ustawy, datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez podatnika na tej fakturze w polu P_1.
Co do zasady, zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy, faktury wystawione w trybie offline24 podatnicy obowiązani będą niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesyłać do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
Jednakże, biorąc pod uwagę powołane regulacje prawne, należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie, jeśli wystawią Państwo fakturę z datą, która odpowiada dacie sprzedaży (wskazali Państwo, że, Spółka wystawi fakturę nie późniejszą niż w terminie płatności), natomiast fakturę wyślą Państwo do systemu KSeF następnego dnia roboczego, po dniu jej wytworzenia, wówczas ww. faktura zostanie automatycznie przekwalifikowana jako faktura wystawiona do jednego z trybów offline. W takiej sytuacji, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze w polu P_1, to – zgodnie z art. 106nda ust. 16 ustawy – datą wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, będzie data wskazana przez Spółkę na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).
Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia, należy wskazać, że opisany we wniosku sposób fakturowania, z uwzględnieniem terminu wysyłki pliku xml do KSeF należy uznać za zgodny z zasadami określonymi w przepisach ustawy o VAT.
W efekcie odpowiadając na pytanie Spółki należy wskazać, że w przypadku, gdy Spółka już po upływie terminu płatności za usługę uzyska od klienta informację, że dokonał on zakupu usługi jako podatnik VAT, wystawi na jego rzecz fakturę i wskaże na niej, w polu P_1 datę wystawienia nie późniejszą niż dzień w którym przypadał termin płatności, jednocześnie przesyłając dokument xml do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego wystawienia, ale później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1, dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF.
Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo