Spółka świadcząca usługi autobusowych przewozów pasażerskich planuje zmianę systemu fiskalizacji sprzedaży biletów w autobusach. Obecnie używa kas fiskalnych o zastosowaniu specjalnym (bileterek autobusowych), ale z powodu ograniczonej pamięci i dostępności nowych urządzeń chce wprowadzić centralną fiskalizację z wykorzystaniem co najmniej trzech drukarek fiskalnych on-line znajdujących się w siedzibie spółki. W autobusach mają być umieszczone tablety i niefiskalne…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
19 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy uznania za prawidłowe postępowania polegającego na dokonaniu centralnej fiskalizacji transakcji sprzedaży biletów na rzecz konsumentów (po wcześniejszym zaakceptowaniu przez nich Regulaminu, w którym jednym z postanowień będzie wyrażenie zgody na wystawianie i udostępnianie paragonu w formie elektronicznej) przy wykorzystaniu kas (drukarek) fiskalnych on-line oraz udostępnianiu nabywcy biletu paragonu fiskalnego w formie e-paragonu za pośrednictwem oprogramowania pełniącego funkcję hub paragonowego, stosownie do treści art. 111 ust 3a pkt 1 lit. b ustawy.
Uzupełnili go Państwo pismem z 9 lutego 2026 r. (data wpływu 9 lutego 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
A. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”, „(…)”) jest nowoczesną i dynamiczną spółką, posiadającą ponad (…) doświadczenie w autobusowych przewozach pasażerskich na ogólnopolskim, jak i europejskim rynku komunikacyjnym.
Spółka jest spółką (…) i podlega nadzorowi (…), co powoduje, że Spółka przykłada ponadstandardową wagę do wypełniania wszelkich obowiązków publicznoprawnych przy jednoczesnej dbałości o wysoką konkurencyjność świadczonych przez Spółkę usług.
Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
W związku ze świadczeniem usług autobusowych przewozów pasażerskich, Spółka dokonuje m.in. na rzecz osób fizycznych sprzedaży biletów uprawniających do przejazdów autobusowych w następujące sposoby:
a. sprzedaż w kasie biletowej;
b. sprzedaż w automacie biletowym;
c. sprzedaż internetowa (online) za pośrednictwem będącego własnością Spółki systemu „(…)”;
d. sprzedaż w pojazdach (autobusach).
Niniejszy wniosek dotyczy sprzedaży realizowanej przez Spółkę w sposób wskazany w lit. d powyżej, tj. w pojazdach (autobusach).
Obecnie, Spółka - dokonując sprzedaży biletów w pojazdach - ewidencjonuje taką sprzedaż za pomocą kas fiskalnych o zastosowaniu specjalnym, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845) - dalej: rozporządzenie w sprawie kas, tj. przy użyciu kas przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego (tzw. bileterek autobusowych).
Ponieważ wykorzystywane przez Spółkę obecnie kasy (bileterki autobusowe) mają ograniczoną pamięć fiskalną, Wnioskodawca przewiduje, iż w perspektywie 6-7 miesięcy zajdzie konieczność wdrożenia w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy nowych urządzeń, które pozwolą na zapewnienie zgodności postępowania Wnioskodawcy z obowiązkami ustawowymi w zakresie ewidencjonowania sprzedaży realizowanej przez Wnioskodawcę w autobusach.
Przeprowadzone przez Spółkę rozeznanie rynku doprowadziło do wniosku, że część podmiotów oferujących bileterki autobusowe odchodzi lub odeszła od wspierania i rozwijania tych produktów wycofując je ze swojej oferty, zaś podmioty, które w dalszym ciągu mają takie bileterki w swojej ofercie stosuje praktyki, które wymusiłyby (w przypadku skorzystania przez Spółkę z ich oferty) zmianę całego ekosystemu sprzedaży biletów i ponoszenie - w związku z tym - niewspółmiernie wysokich kosztów.
W związku z opisaną powyżej ograniczoną dostępnością na rynku nowych urządzeń, które mogłyby być wykorzystywane przez Spółkę w przyszłości, a także w związku z zasygnalizowaną koniecznością wdrożenia nowych rozwiązań w zakresie ewidencjonowania sprzedaży w autobusach, dla zachowania planu ciągłości biznesowej, Spółka rozważa obecnie możliwość zastosowania rozwiązania, które umożliwi Jej - z jednej strony - działanie w zgodzie z regulacjami ustawowymi dotyczącymi fiskalizacji, a - ze strony drugiej - będzie dla Wnioskodawcy racjonalne z ekonomicznego punktu widzenia i pozwoli na mitygację pewnych pojawiających się niepokojących praktyk o charakterze monopolistycznym (narzucaniem stosowania zarówno urządzeń i oprogramowania firm będących w porozumieniu biznesowym) stosowanych przez niektórych dostawców mobilnych kas fiskalnych z funkcją bileterki autobusowej.
Dotychczasowy dostawca stosowanych urządzeń fiskalnych, firma (…), zakończyła wsparcie dla bileterek (…) i nie przedstawiła nowego urządzania typu fizyczna bileterka mobilna. Jednocześnie ma rozwiązanie - dostępne w zakresie prawa - opracowane w kooperacji z innym podmiotem prywatnym opartym na tzw. wirtualnych kasach fiskalnych w kwestii fiskalizacji oraz urządzenia terminal/tablet z systemem operacyjnym (…). Wdrożenie takiego modelu sprzedaży wiązałaby się z przejściem na konkurencyjny, komercyjny system informatyczny, co dla Spółki byłoby nieuzasadnione ekonomicznie.
Należy bowiem zauważyć, że Spółka od wielu lat rozwija własny zaawansowany informatyczny system sprzedaży biletów, który zapewnia wszelkie niezbędne funkcjonalności wymagane przepisami dotyczącymi fiskalizacji i - jako taki - mógłby zostać częścią ekosystemu wykorzystującego rozwiązanie zaprezentowane w niniejszym wniosku.
W związku ze stworzeniem tego własnego systemu Spółka poniosła istotne koszty i zaniechanie eksploatacji tego systemu na obecnym etapie byłoby skrajnie niekorzystne zarówno dla Wnioskodawcy, jak i dla pośredniego akcjonariusza Wnioskodawcy, którym jest (…). Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca rozważa obecnie wprowadzenie nowej funkcji udostępnionej dla pasażerów (konsumentów) kupujących bilet w autobusie, jaką jest wystawianie i wydawanie paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej (zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b) ustawy z 11 marca 2024 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm. - dalej: ustawa o VAT), bez dokonywania wydruku paragonu w wersji papierowej dla pasażera (konsumenta).
Korzyściami dla pasażerów oraz Wnioskodawcy, wynikającymi ze stosowania paragonów w postaci elektronicznej, będą m.in. zwiększona czytelność paragonu, możliwość łatwego przechowywania i zarządzania paragonami, brak możliwości wyblaknięcia. Pasażer będzie miał również możliwość samodzielnego wydrukowania paragonu.
W celu wprowadzenia wskazanej funkcjonalności, Spółka sporządzi, a następnie wywiesi w autobusach w ogólnodostępnym dla pasażerów miejscu regulamin zakupów biletów (dalej: Regulamin), tak aby każdy pasażer miał możliwość zapoznania się z jego postanowieniami.
W Regulaminie zostanie zawarte postanowienie, że dokonując zakupu biletu w autobusie pasażer zgadza się na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT.
W Regulaminie zostanie również wskazane, że paragon w formie elektronicznej zostanie udostępniony pasażerowi na platformie sprzedażowej Spółki.
W tym celu Spółka wykorzysta własną aplikację, zgodną z wytycznymi Ministra Finansów, pobierającą obrazy paragonów (pliki JWS) z homologowanych drukarek stacjonarnych on-line (…) i przechowywującą własne repozytorium paragonów elektronicznych.
Regulamin będzie stanowił, że pasażer - dokonując zakupu biletu w autobusie - jednocześnie akceptuje jego postanowienia.
Oznacza to, że dokonanie zakupu w autobusie Wnioskodawcy będzie jednoznaczne z akceptacją Regulaminu i wyrażeniem zgody na udostępnienie paragonu w formie elektronicznej.
W rozważanym rozwiązaniu, w każdym autobusie będzie znajdowało się urządzenie typu tablet wraz z (niefiskalną) drukarką biletów, połączone z systemem informatycznym Spółki, przekazującym informację o sprzedaży, która przesyłana jest dalej do urządzenia fiskalnego spełniającego wymogi, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT (kasa on-line wspomniana powyżej).
Kasa ta będzie zapewniała prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz będzie umożliwiała połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.
Jednocześnie obraz e-paragonu pobierany będzie do repozytorium lokalnego Spółki, co jest dopuszczalne w świetle stanowiska Ministra Finansów.
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej będzie posiadała numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Konstrukcyjnie, kasa rejestrująca będzie kasą rodzaju drukarki fiskalnej, umieszczonej w siedzibie Wnioskodawcy, tj. będzie to kasa sterowana przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, zgodnie z § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (t. j. Dz. U. 2024.1654 ze zm.) - dalej: rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych.
Kasa (drukarka) fiskalna będzie wystawiać paragony w postaci elektronicznej dzięki dodatkowej integracji z oprogramowaniem, będącym repozytorium dokumentów fiskalnych Wnioskodawcy w postaci elektronicznej.
W momencie transakcji zakupu biletu przez pasażera, urządzenie (tablet) połączy się automatycznie z wewnętrznym systemem Wnioskodawcy, do którego przekazywane są informacje niezbędne do wydruku paragonu fiskalnego.
Serwis centralnie drukujący paragony fiskalne, w stałych interwałach czasowych (60 sekund), pobierał będzie z wewnętrznego systemu Wnioskodawcy kolejkę paragonów do wydruku.
Po wydruku paragonu, będzie on automatycznie pobierany do repozytorium dokumentów fiskalnych Spółki.
Sprzedaż zostanie zaewidencjonowana na kasie (drukarce) fiskalnej, a repozytorium odbierze zaszyfrowane dane dokumentu za pośrednictwem systemu Wnioskodawcy z kasy (drukarki) fiskalnej.
Repozytorium na bazie otrzymanych danych umożliwi dostęp dokumentu elektronicznego w postaci ustrukturyzowanej oraz czytelnej wizualizacji dokumentu w formacie nieedytowalnego pdf.
Na wydrukowanym - na znajdującej się w autobusie, drukarce - bilecie znajdował się będzie numer paragonu elektronicznego wystawionego do zakupionego biletu, kod umożliwiający pobranie wizualizacji tego paragonu w nieedytowalnym formacie pdf oraz adres strony internetowej, na której wizualizacja paragonu elektronicznego będzie możliwa do pobrania przez pasażera.
Samo repozytorium nie będzie tworzyło e-paragonu lecz będzie służyło jedynie do wygenerowania pliku pdf na podstawie danych pobranych z drukarki fiskalnej.
Pasażer będzie miał możliwość pobrania paragonu natychmiast po momencie zaewidencjonowania sprzedaży na kasie on-line i otrzymaniu wydrukowanego biletu z danymi umożliwiającymi pobranie e-paragonu.
Wydane (udostępnione) pasażerowi e-paragony będą uniemożliwiały ingerencję w ich treść (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność.
Będą one także zawierały wszystkie elementy paragonu fiskalnego zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Tym samym, ewidencjonując sprzedaż przy użyciu kasy on-line o zastosowaniu specjalnym e-paragon zawierał będzie dane właściwe dla specyfiki sprzedaży usług w zakresie transportu pasażerskiego, o których mowa w § 28 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, przy czym w zakresie, o którym mowa w § 28 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia wskazane będzie - jako dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby Wnioskodawcy.
Jednocześnie, umieszczone w autobusie urządzenie typu tablet będzie pełniło także funkcję wyświetlacza, o którym mowa w § 14 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, zapewniającego nabywcy czytelny widok, umożliwiający sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży biletu, w szczególności zapewniającego dostępny odczyt wyświetlanej wartości sprzedaży.
W autobusie będzie także umieszczona drukarka biletów, na której drukowane będą bilety zakupione przez pasażera wraz z danymi umożliwiającymi pobranie e-paragonu.
Na wypadek, gdyby miało dojść do sytuacji, w której wystąpi konieczność zaewidencjonowania kilku transakcji jednocześnie, Spółka zamierza korzystać z co najmniej 3 kas (drukarek) fiskalnych on-line w celu zapewnienia poprawnego ewidencjonowania sprzedaży, które będą zapewniały chronologiczne ewidencjonowanie sprzedaży i pozwoli na wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z kilkoma transakcjami sprzedaży realizowanymi jednocześnie. Każde z tych urządzeń fiskalnych będzie spełniało wymogi przewidziane dla kasy on-line i będzie zapewniało prawidłową ewidencję zawieranych transakcji.
Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
Płatność będzie dokonywana z wykorzystaniem aplikacji typu „(…)”. Będzie to płatność elektroniczna (zbliżeniowa). Usługa płatności dostarczana jest przez zewnętrznego operatora płatności (obecnie Wnioskodawca współpracuje w tym zakresie z (…)). Aplikacja umożliwiająca płatność wykorzystuje (…) do przyjmowania płatności zbliżeniowych. Wdrożenie integracyjne opisanej funkcjonalności zostało zrealizowane przy wsparciu (…).
Cały proces sprzedaży pasażerowi biletu w autobusie przy wykorzystaniu tabletu dokonywany jest w obecności pasażera, który ma możliwość zapoznania się z wszelkimi informacjami/pozycjami dotyczącymi sprzedaży. Każdy etap (włącznie z podsumowaniem transakcji) może być zatrzymany na dowolnie długi czas (zwykle do rozpoczęcia kolejnej transakcji) umożliwiając tym samym swobodne zapoznanie się pasażera z danymi. Dodatkowo - po zakupie - pasażer otrzymuje wydrukowany bilet, na którym umieszczone są wszystkie dane wymagane do klasyfikacji takiego wydruku jako biletu w komunikacji autobusowej, z każdą pozycją opisaną w identyczny sposób, jak na paragonie.
Pytanie
Czy, w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie postępował prawidłowo dokonując centralnej fiskalizacji transakcji sprzedaży biletów na rzecz konsumentów (po wcześniejszym zaakceptowaniu przez nich Regulaminu, w którym jednym z postanowień będzie wyrażenie zgody na wystawianie i udostępnianie paragonu w formie elektronicznej) przy wykorzystaniu kas (drukarek) fiskalnych on-line oraz udostępniając nabywcy biletu paragon fiskalny w formie e-paragonu za pośrednictwem oprogramowania pełniącego funkcję hub paragonowego stosownie do treści art. 111 ust 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, planowane do wdrożenia rozwiązania, polegające na fiskalizacji sprzedaży w formie elektronicznej, stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT oraz wydanie konsumentom paragonów za pomocą oprogramowania będzie postępowaniem prawidłowym w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przepis ten uzależnia obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie rejestrującej w zależności od osoby kontrahenta.
Obowiązki podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały wymienione w ust. 3a przywołanego artykułu.
Zgodnie z pkt 1 wskazanego ustępu, podatnicy są obowiązani między innymi wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a. w postaci papierowej lub
b. za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy - podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1b.
Tym samym, z powyższych przepisów wynika, iż podatnik, ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej, może wystawić konsumentowi paragon w formie elektronicznej i dostarczyć go w sposób z nim ustalony. Jednocześnie, według Wnioskodawcy, jest wówczas zwolniony z obowiązku wydruku paragonu.
W opisanym zdarzeniu przyszłym konsument przystępując do transakcji zakupu biletu dokonuje akceptacji Regulaminu, zgodnie z którym wyraża zgodę na wydanie e-paragonu w sposób uzgodniony w Regulaminie.
Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845 ze zm.).
Jak wynika z przepisu § 3 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
Artykuł 111 ust. 6a ustawy o VAT nawiązuje do kas on-line i w jego myśl:
Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3.
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Samo pojęcie „kasa on-line” zdefiniowane zostało w § 2 pkt 7 Rozporządzenia w sprawie kas, który odwołuje się do treści ustawy VAT, wskazując, że przez kasę on-line rozumie się kasę, o której mowa w cytowanym powyżej art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.
Jak wynika z § 4 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych:
Kasy, ze względu na konstrukcję, dzieli się na następujące rodzaje:
1) kasy autonomiczne - kasy z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach, zwaną dalej „bazą towarową”, z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do obsługi kasy;
2) drukarki fiskalne - kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący.
Z przytoczonych wyżej przepisów wynika, że drukarki fiskalne stanowią rodzaj kasy rejestrującej
on-line i jeśli spełniają warunki, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy VAT, przedsiębiorca może z nich korzystać.
Drukarka fiskalna, która będzie eksploatowana przez Spółkę, będzie zapewniała prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiała połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej będzie posiadała numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Drukarki fiskalne znajdujące się w posiadaniu Wnioskodawcy będą więc spełniały wymagania techniczne pozwalające na wystawianie e-paragonów, zatem będą urządzeniami właściwymi dla prowadzenia ewidencji sprzedaży przez Spółkę.
Stosownie do § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, prowadząc ewidencję:
1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
W świetle Regulaminu, skuteczne dokonanie płatności będzie potwierdzeniem zawarcia umowy pomiędzy Spółką a konsumentem, a więc jest to moment dokonania sprzedaży.
W momencie otrzymania zapłaty, a więc w momencie sprzedaży, kasa rejestrująca automatycznie dokona fiskalizacji danej transakcji i przy wykorzystaniu oprogramowania udostępni konsumentowi e-paragon wraz z jego wizualizacją w sposób uzgodniony z konsumentem w drodze akceptacji przez tego ostatniego Regulaminu.
W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółka będzie korzystała z kilku (3) kas fiskalnych, dzięki czemu będzie w stanie dokonać każdej fiskalizacji transakcji sprzedaży bez ryzyka nałożenia się na siebie transakcji realizowanych hipotetycznie w tym samym czasie.
Paragony (e-paragony) fiskalne otrzymywane przez konsumentów będą dokumentami utworzonymi przez kasę on-line, spełniającymi definicję określoną w z § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas, tj. będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych.
Repozytorium Wnioskodawcy będzie umożliwiało jedynie wygenerowanie pliku możliwego do udostępnienia konsumentowi, będzie więc pełniło rolę „wirtualnej drukarki” a nie urządzenia fiskalnego.
Urządzeniem fiskalnym będzie w dalszym ciągu kasa fiskalna on-line.
W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, zostanie spełniony obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia płatności wynikający z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas.
Tym samym, Wnioskodawca dokonując transakcji (po wcześniejszym zaakceptowaniu Regulaminu), będzie mógł dokonywać fiskalizacji sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej, stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT oraz będzie mógł wydawać konsumentom paragony przy użyciu repozytorium (oprogramowania Wnioskodawcy) w sposób uzgodniony z konsumentem w Regulaminie.
W ocenie Wnioskodawcy, opisany - jako zdarzenie przyszłe - model fiskalizacji sprzedaży biletów w autobusach nie wymaga posiadania kasy rejestrującej w każdym autobusie w celu prawidłowej ewidencji sprzedaży.
Jak wynika z § 5 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jedną z kategorii kas są kasy o zastosowaniu specjalnym, których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozporządzeniu, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy z innymi urządzeniami niezbędnym do stosowania w danym rodzaju działalności.
Kasy o zastosowaniu specjalnym obejmują m.in. kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”.
Zgodnie z § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej zawierające w szczególności kolejno pozycje takie jak nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika.
Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku sprzedaży biletów realizowanej w autobusach, zastosowanie znajdzie przytoczone powyżej postanowienie odnoszące się do prowadzenia sprzedaży w miejscach niestałych.
Zatem - w tej sytuacji - paragon fiskalny (e-paragon) przypisany do danej transakcji powinien zawierać dane wskazujące na adres siedziby Wnioskodawcy.
Jednocześnie, zgodnie z § 22 pkt 7 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, paragony w postaci elektronicznej zawierają - dla kasy biletowej - blok danych biletowych, mogący występować przemiennie z pozycjami transakcji, o których mowa w pkt 9, zawierających kolejne pozycje, w tym co najmniej:
a) oznaczenie „BILET” lub „OPŁATA DODATKOWA”,
b) rodzaj biletu,
c) tytuł ulgi - w przypadku biletu ulgowego,
d) numer kursu - w przypadku biletu jednorazowego,
e) nazwę przystanku początkowego i końcowego lub zakres ważności lub okres ważności biletu,
f) imię i nazwisko posiadacza biletu - w przypadku biletów okresowych imiennych.
Paragon (e-paragon) fiskalny (podobnie jak udostępniona konsumentowi zgodnie z Regulaminem niezwłocznie po sprzedaży wizualizacja e-paragonu) będzie zawierał - poza innymi obligatoryjnymi danymi wymaganymi dla paragonów - wszystkie wskazane powyżej elementy.
Zatem, zdaniem Wnioskodawcy, będzie On mógł korzystać z kas rejestrujących on-line umieszczonych w siedzibie Spółki, w celu zaewidencjonowania transakcji sprzedaży biletów zawartych w autobusach (niestałych miejscach) przy założeniu, że wraz z fiskalizacją konsumentowi dokonującemu zakupu zostanie udostępniona wizualizacja paragonu (e-paragonu) fiskalnego zawierającego wszystkie wymagane przepisami elementy i dane.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.
Zgodnie z tym przepisem:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
W świetle art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
W myśl art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Definicja „świadczenia usług” ma charakter dopełniający definicję „dostawy towarów” i jest wyrazem realizacji zasady powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji wykonywanych przez podatników w ramach ich działalności gospodarczej. Aby natomiast uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie.
Wskazany przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.
Stosownie do § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902):
Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku świadczenia usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia.
Na podstawie natomiast art. 111 ust. 1b ustawy:
W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.
Jak stanowi art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.
Jednocześnie, ustawodawca nie nałożył na podatników prawnego obowiązku wprowadzenia do stosowanych kas rejestrujących rozwiązań umożliwiających dystrybucję paragonów elektronicznych do nabywcy (pośrednio przez hub paragonowy).
Stosownie do art. 111b ust. 1 ustawy:
Ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 pkt 2.
Według art. 111b ust. 2 ustawy:
Do kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 111 i art. 111a stosuje się odpowiednio.
Stosownie do art. 111 ust. 3c ustawy:
Do prowadzenia ewidencji sprzedaży mogą być stosowane wyłącznie kasy rejestrujące, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.
W myśl art. 111 ust. 6b ustawy:
Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.
Jak stanowi art. 111 ust. 3d ustawy:
W przypadku gdy dla danego rodzaju czynności, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ust. 7a pkt 1, są przewidziane kasy rejestrujące o zastosowaniu specjalnym – podatnik jest obowiązany stosować te kasy.
Stosownie do art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących.
Na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy wydane zostało rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.
Jak stanowi § 7 ust. 1 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają następujących kas: kasy o zastosowaniu specjalnym – których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym (kryteriom i warunkom technicznym) określonym dla kas, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego.
Tym samym, obowiązek stosowania specjalnych kas rejestrujących posiadają podatnicy świadczący usługi w zakresie transportu pasażerskiego.
W myśl art. 111a ust. 3 ustawy:
Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
– sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
– sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
Stosownie do art. 111 ust. 6a ustawy:
Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
W myśl natomiast art. 111b ust. 3 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:
1) grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1,
2) wymagania techniczne dla kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży
– uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu prowadzeniu ewidencji sprzedaży przez podatników oraz zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, a także bezpiecznego przesyłania tych danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, konieczność zapewnienia nabywcy prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowości zaewidencjonowania sprzedaży i wystawiania dowodu potwierdzającego jej dokonanie oraz optymalne dla danego rodzaju sprzedaży rozwiązania techniczne dla tych kas.
Na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 1 ustawy wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2023 r. poz. 2268).
Zgodnie z § 1 pkt 5 i 6 ww. rozporządzenia:
Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności: usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0), usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0).
Z ww. przepisu rozporządzenia wynika, że podatnicy wykonujący usługi przewozu pasażerskiego – mogą używać kas mających postać oprogramowania.
W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r. poz. 861), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas wirtualnych”, określono wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania, w tym m.in. sposób prowadzenia ewidencji oraz sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas.
W myśl § 1 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:
Rozporządzenie określa wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania, zwanych dalej „kasami”, oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas oraz sposób wystawiania dokumentów z kas i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży.
Stosownie do § 4 ust. 1 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:
Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”.
W tym miejscu wskazać także należy, że zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnik może używać kasy, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla każdej z tych kategorii kas.
Jednocześnie § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:
W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.
Powyższe wskazuje na możliwość łączenia różnych rodzajów kas, czyli zarówno kas ogólnych jak i kas o zastosowaniu specjalnym przez podatników używających albo kas on-line albo kas w postaci oprogramowania, przy spełnieniu wymagań technicznych dla każdej z tych kategorii kas.
Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas on-line, zostały uregulowane w rozporządzeniu w sprawie kas.
Na podstawie § 2 pkt 1, 3, 7 i 17 rozporządzenia w sprawie kas:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący:
a) w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,
b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy;
3) dokumencie w postaci elektronicznej - rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych;
7) kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy;
17) paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.
Według § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
Natomiast zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Należy zwrócić uwagę również na § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas, zgodnie z którym:
Podatnicy prowadząc ewidencję umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt pokazywanych na nim danych.
W myśl § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:
Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych.
Zgodnie z § 14 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas:
Fiskalizacja obejmuje odebranie numeru ewidencyjnego.
W myśl § 19 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.
Stosownie do § 20 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 - zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach) dla kas.
Według § 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawić i wydać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.
Jak natomiast stanowi art. 111 ust. 9 ustawy:
Minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:
1) wymagania techniczne dla kas rejestrujących dotyczące:
a) rodzajów kas rejestrujących,
b) konstrukcji kas rejestrujących,
c) zapisu i przechowywania danych w pamięciach kas rejestrujących,
d) dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących,
e) pracy kas rejestrujących, w tym połączenia i przesyłania danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3, oraz fiskalizacji kas rejestrujących,
f) kas rejestrujących o zastosowaniu specjalnym,
2) rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, oraz rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, i urządzeń, w tym kas rejestrujących wzorcowych do badań, niezbędnych do wydania potwierdzenia, w tym dołączanych do wniosku o wydanie potwierdzenia,
3) okres, na który jest wydawane potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b,
4) zakres badań kasy rejestrującej oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań kasy rejestrującej,
5) sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi oraz warunki ich przydzielania,
6) rodzaje dokumentów dołączanych do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu oraz wzór deklaracji, o której mowa w ust. 6g pkt 2
– uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu prowadzeniu ewidencji sprzedaży przez podatników oraz zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, a także bezpiecznego przesyłania tych danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, konieczność zapewnienia nabywcy prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowości zaewidencjonowania sprzedaży i wystawiania dowodu potwierdzającego jej dokonanie oraz optymalne dla danego rodzaju sprzedaży rozwiązania techniczne dotyczące konstrukcji kas rejestrujących, jak również celowość systematycznej aktualizacji i weryfikacji wydanych potwierdzeń, o których mowa w ust. 6b.
Na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy wydane zostało rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1654), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących”.
Zgodnie z § 2 pkt 1, 2, 4, 5, 7, 8, 16, 20, 21 i 25 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) algorytmie weryfikującym – rozumie się przez to algorytm stosowany w drukarkach fiskalnych, kontrolujący przypisanie nazw sprzedawanych towarów i usług do stawek podatku od towarów i usług, zwanego dalej „podatkiem”, oraz zwolnienia od podatku zgodnie z zasadą, że wartość stawki podatku dla danej nazwy towaru lub usługi nie może być podwyższona, jeżeli wcześniej była obniżona lub towar lub usługa były zwolnione od podatku;
2) dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne oraz numer unikatowy, obejmujący paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raporty fiskalne;
4) dokumencie w postaci elektronicznej – rozumie się przez to utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych, w przypadku dokumentów fiskalnych;
5) drukarce kasy – rozumie się przez to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez kasę;
7) fiskalizacji – rozumie się przez to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, pobraniem i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych oraz uruchomieniem trybu fiskalnego;
8) interfejsie komunikacyjnym – rozumie się przez to urządzenie komunikacyjne przewodowe lub bezprzewodowe wraz z oprogramowaniem, pracujące pod kontrolą programu pracy kasy, pozwalające co najmniej na wymianę informacji z zewnętrznymi programami i zapewniające przesyłanie danych oraz podłączenie do kasy urządzeń zewnętrznych i terminala płatniczego;
16) paragonie fiskalnym albo fakturze – rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży;
20) producencie – rozumie się przez to:
a) osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz osobę fizyczną mającą siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła dany typ kasy i wprowadza ją do obrotu, lub
b) podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas w celu wprowadzenia ich do obrotu;
21) programie aplikacyjnym – rozumie się przez to zewnętrzny program współpracujący z programem pracy kasy, sterujący funkcjami kasy;
25) przesyłaniu danych – rozumie się przez to przesyłanie dokumentów fiskalnych i niefiskalnych oraz innych danych zapisanych w kasie do Centralnego Repozytorium Kas, a także przesyłanie z Centralnego Repozytorium Kas do kasy poleceń dotyczących pracy kas.
W myśl § 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego.
Zgodnie z przepisem § 4 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasy, ze względu na konstrukcję, dzieli się na następujące rodzaje:
1) kasy autonomiczne - kasy z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach, zwaną dalej „bazą towarową”, z możliwością jej zmiany, niewymagające programu aplikacyjnego do obsługi kasy;
2) drukarki fiskalne - kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący.
W myśl § 5 ust. 1 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozporządzeniu, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”.
Kasy o zastosowaniu specjalnym obejmują zatem m.in. kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”.
Jak stanowi § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.
Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich konstrukcji dokumentów wystawianych przy ich użyciu zostały wskazane w rozdziale 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
Stosownie do § 6 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa jest zbudowana w szczególności z następujących elementów konstrukcyjnych:
1) pamięci fiskalnej;
2) pamięci chronionej;
3) pamięci zawierającej program pracy kasy;
4) pamięci przeznaczonej na zapis bazy towarowej, z wyłączeniem drukarek fiskalnych;
5) pamięci umożliwiającej działanie algorytmu weryfikującego w przypadku drukarek fiskalnych;
6) zegara czasu rzeczywistego;
7) interfejsu lub interfejsów komunikacyjnych, umożliwiających co najmniej:
a) przesyłanie danych, za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej, w sposób określony w protokole komunikacyjnym przesyłania danych,
b) odczyt zawartości pamięci fiskalnej i pamięci chronionej,
c) współpracę z terminalem płatniczym transakcji bezgotówkowych, z wyłączeniem drukarek fiskalnych;
8) drukarki kasy;
9) wyświetlacza dla nabywcy;
10) wyświetlacza dla użytkownika kasy, z wyłączeniem drukarek fiskalnych, w których rolę wyświetlacza dla użytkownika kasy może pełnić wyświetlacz urządzenia zewnętrznego, sterującego drukarką fiskalną;
11) klawiatury kasy;
12) zasilania akumulatorowego;
13) modułu kryptograficznego.
Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Wyświetlacz dla nabywcy zapewnia nabywcy dostępny odczyt wyświetlanej wartości sprzedaży.
W świetle § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Wyświetlacz dla nabywcy umożliwia wyświetlenie znaków w liczbie nie mniejszej niż liczba znaków maksymalnej wartości sprzedaży, dopuszczalnej konstrukcją kasy określoną przez producenta.
Wymagania techniczne dla kas dotyczące dokumentów wystawianych przy ich użyciu zostały natomiast zawarte w rozdziale 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
W myśl § 22 pkt 2 i 7 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej zawierające w szczególności kolejno pozycje:
2) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.
7) dla kasy biletowej - blok danych biletowych, mogących występować przemiennie z pozycjami transakcji, o których mowa w pkt 9, zawierający kolejne pozycje, w tym co najmniej:
a) oznaczenie „BILET” lub „OPŁATA DODATKOWA”,
b) rodzaj biletu,
c) tytuł ulgi - w przypadku biletu ulgowego,
d) numer kursu - w przypadku biletu jednorazowego,
e) nazwę przystanku początkowego i końcowego lub zakres ważności lub okres ważności biletu,
f) imię i nazwisko posiadacza biletu - w przypadku biletów okresowych imiennych.
Stosownie do § 25 pkt 2 i 12 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa wystawia raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej, a na żądanie użytkownika również w postaci papierowej, zawierające w szczególności kolejno pozycje:
2) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
12) dla kasy, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 lit. a, oraz dla kasy biletowej – łączną wartość sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu;
24) dla kasy biletowej – liczbę biletów, z oznaczeniem „NORMALNE” – dla biletów bez ulg i dopłat, z oznaczeniem „ULGOWE Z DOPŁATAMI” – dla biletów objętych dopłatami, z oznaczeniem „ULGOWE BEZ DOPŁAT” – dla biletów ulgowych nieobjętych dopłatami, odpowiednio łącznie dla raportowanego okresu.
Ponadto, w § 26 pkt 2, 6 i 23 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa wystawia raporty fiskalne okresowe i raport fiskalny rozliczeniowy, w postaci papierowej, zawierające w szczególności kolejno pozycje:
2) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
6) oznaczenie „PRZEGLĄDY TECHNICZNE” i daty wszystkich przeglądów technicznych w okresie objętym raportem, o ile występują;
23) dla kasy biletowej – liczbę biletów, z oznaczeniem „NORMALNE” – dla biletów bez ulg i dopłat, z oznaczeniem „ULGOWE Z DOPŁATAMI” – dla biletów objętych dopłatami, z oznaczeniem „ULGOWE BEZ DOPŁAT” – dla biletów ulgowych nieobjętych dopłatami, odpowiednio łącznie dla raportowanego okresu.
Rozdział 7 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących dotyczy wymagań technicznych dla kas o zastosowaniu specjalnym.
Zgodnie z § 50 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa biletowa:
1) może posiadać jeden wyświetlacz dla użytkownika i nabywcy;
2) posiada funkcję rejestracji i naliczania dopłat do przewozów w podziale na poszczególne kategorie ulg ustawowych, a także funkcję sporządzania dobowych i miesięcznych raportów dopłat do biletów ulgowych; dobowe i miesięczne raporty dopłat zawierają, dla każdej ulgi, dla której w danym okresie były wydawane bilety, co najmniej oznaczenie ulgi, wartość procentową ulgi, liczbę wydanych biletów oraz wysokość dopłaty.
Stosownie do § 50 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa biletowa zasilana z instalacji pojazdu samochodowego spełnia wymagania, o których mowa w § 48 pkt 15.
Jak natomiast stanowi § 48 pkt 15 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 lit. a, spełnia dodatkowo następujące wymagania posiada zasilanie z instalacji pojazdu samochodowego oraz wewnętrzne zasilanie akumulatorowe, które zapewnia wydrukowanie co najmniej 20 paragonów fiskalnych, każdy o zawartości 20 wierszy druku, od chwili zaniku zasilania z instalacji pojazdu samochodowego.
Są Państwo Spółką (…) oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku ze świadczeniem usług autobusowych przewozów pasażerskich, dokonują Państwo m.in. na rzecz osób fizycznych sprzedaży biletów uprawniających do przejazdów autobusowych - sprzedaż w pojazdach (autobusach).
Obecnie - dokonując sprzedaży biletów w pojazdach - ewidencjonuje taką sprzedaż za pomocą kas fiskalnych o zastosowaniu specjalnym, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie kas, tj. przy użyciu kas przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego (tzw. bileterek autobusowych).
Ponieważ wykorzystywane przez Państwa obecnie kasy (bileterki autobusowe) mają ograniczoną pamięć fiskalną, przewidują Państwo, iż w perspektywie 6-7 miesięcy zajdzie konieczność wdrożenia w Państwa przedsiębiorstwie nowych urządzeń, które pozwolą na zapewnienie zgodności Państwa postępowania z obowiązkami ustawowymi w zakresie ewidencjonowania sprzedaży realizowanej przez Państwa w autobusach.
Od wielu lat rozwijają Państwo własny zaawansowany informatyczny system sprzedaży biletów, który zapewnia wszelkie niezbędne funkcjonalności wymagane przepisami dotyczącymi fiskalizacji.
W związku ze stworzeniem tego własnego systemu ponieśli Państwo istotne koszty i zaniechanie eksploatacji tego systemu na obecnym etapie byłoby skrajnie niekorzystne zarówno dla Państwa, jak i dla pośredniego akcjonariusza Państwa, którym jest (…).
Rozważają Państwo obecnie wprowadzenie nowej funkcji udostępnionej dla pasażerów (konsumentów) kupujących bilet w autobusie, jaką jest wystawianie i wydawanie paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej (zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy) bez dokonywania wydruku paragonu w wersji papierowej dla pasażera (konsumenta). Korzyściami powyższego będą m.in. zwiększona czytelność paragonu, możliwość łatwego przechowywania i zarządzania paragonami, brak możliwości wyblaknięcia. Pasażer będzie miał również możliwość samodzielnego wydrukowania paragonu.
W celu wprowadzenia ww. funkcjonalności, sporządzą Państwo, a następnie wywieszą Państwo w autobusach, w ogólnodostępnym dla pasażerów miejscu, Regulamin zakupów biletów, tak aby każdy pasażer miał możliwość zapoznania się z jego postanowieniami. W Regulaminie zostanie zawarte postanowienie, że dokonując zakupu biletu w autobusie pasażer zgadza się na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy. W Regulaminie zostanie również wskazane, że paragon w formie elektronicznej zostanie udostępniony pasażerowi na Państwa platformie sprzedażowej. Regulamin będzie stanowił, że pasażer - dokonując zakupu biletu w autobusie - jednocześnie akceptuje jego postanowienia. Dokonanie zakupu w Państwa autobusie będzie jednoznaczne z akceptacją Regulaminu i wyrażeniem zgody na udostępnienie paragonu w formie elektronicznej.
W każdym autobusie będzie znajdowało się urządzenie typu tablet wraz z (niefiskalną) drukarką biletów, połączone z Państwa systemem informatycznym, przekazującym informację o sprzedaży, która przesyłana jest dalej do urządzenia fiskalnego spełniającego wymogi, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy (ww. kasa on-line).
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej będzie posiadała numer unikatowy, nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Jednocześnie, umieszczone w autobusie urządzenie typu tablet będzie pełniło także funkcję wyświetlacza, o którym mowa w § 14 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, zapewniającego nabywcy czytelny widok, umożliwiający sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży biletu, w szczególności zapewniającego dostępny odczyt wyświetlanej wartości sprzedaży.
Cały proces sprzedaży pasażerowi biletu w autobusie przy wykorzystaniu tabletu dokonywany jest w obecności pasażera, który ma możliwość zapoznania się z wszelkimi informacjami/pozycjami dotyczącymi sprzedaży.
W autobusie będzie także umieszczona drukarka biletów, na której drukowane będą bilety zakupione przez pasażera wraz z danymi umożliwiającymi pobranie e-paragonu.
Płatność będzie dokonywana z wykorzystaniem aplikacji typu „(…)”. Będzie to płatność elektroniczna (zbliżeniowa). Usługa płatności dostarczana jest przez zewnętrznego operatora płatności (obecnie (…)). Aplikacja umożliwiająca płatność wykorzystuje (…) do przyjmowania płatności zbliżeniowych. Wdrożenie integracyjne opisanej funkcjonalności zostało zrealizowane przy wsparciu (…).
Na wypadek, gdyby miało dojść do sytuacji, w której wystąpi konieczność zaewidencjonowania kilku transakcji jednocześnie, zamierzają Państwo korzystać z co najmniej trzech kas (drukarek) fiskalnych
on-line w celu zapewnienia poprawnego ewidencjonowania sprzedaży, które będą zapewniały chronologiczne ewidencjonowanie sprzedaży i pozwoli na wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z kilkoma transakcjami sprzedaży realizowanymi jednocześnie. Każde z tych urządzeń fiskalnych będzie spełniało wymogi przewidziane dla kasy on-line i będzie zapewniało prawidłową ewidencję zawieranych transakcji.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będą Państwo postępowali prawidłowo dokonując centralnej fiskalizacji transakcji sprzedaży biletów na rzecz konsumentów (po wcześniejszym zaakceptowaniu przez nich Regulaminu, w którym jednym z postanowień będzie wyrażenie zgody na wystawianie i udostępnianie paragonu w formie elektronicznej) przy wykorzystaniu kas (drukarek) fiskalnych on-line znajdujących się w siedzibie Spółki oraz udostępniając nabywcy biletu paragon fiskalny w formie e-paragonu za pośrednictwem oprogramowania pełniącego funkcję hub paragonowego stosownie do treści art. 111 ust 3a pkt 1 lit. b ustawy.
Na podstawie wyżej przedstawionych przepisów prawa należy stwierdzić, że z treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy wynika, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wystawiają i wydają za zgodą nabywcy paragon fiskalny w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób uzgodniony z nabywcą.
Również w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących wskazano na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej (stosownie do brzmienia § 20 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas).
Z § 20 ust. 2 tego rozporządzenia wynika bowiem, że: podatnicy prowadząc ewidencje przy użyciu kas on-line mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej.
Z treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy oraz z § 20 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika więc możliwość wystawiania paragonów w postaci elektronicznej.
W przepisach tych prawodawca posługuje się pojęciem paragonu fiskalnego (czyli dokumentu fiskalnego wystawianego przy użyciu kasy rejestrującej) w postaci elektronicznej.
W tym miejscu konieczne jest zatem sięgnięcie do definicji dokumentu w postaci elektronicznej zawartej w § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którą – jak już wcześniej wskazano – przez dokument w postaci elektronicznej - rozumie się utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych.
Natomiast na podstawie § 41 ust. 9 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Opis techniczny protokołu komunikacyjnego przesyłania danych udostępnia minister właściwy do spraw finansów publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra. Zmiany opisu technicznego protokołu komunikacyjnego minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia, w ten sam sposób, na co najmniej 180 dni przed dniem jego stosowania.
Warto też mieć na uwadze § 6 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, który stanowi:
Podatnicy, prowadzący ewidencję zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej zapewniają ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.
Z powyższego zatem wynika, że w przepisach rozporządzenia w sprawie kas zostało wskazane, jaki ma być format paragonu w postaci elektronicznej. Przepisy te odsyłają do formatu określonego w protokole komunikacyjnym przesyłania danych.
Z kolei opis techniczny tego protokołu jest opracowywany przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej (co wynika z przepisów rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących).
Wskazali Państwo w opisie sprawy, że
Zatem, w tej sprawie zamierzają Państwo ewidencjonować sprzedaż w autobusach za pośrednictwem tabletów przy użyciu co najmniej trzech drukarek fiskalnych on-line, które będą znajdowały się w siedzibie Spółki. Jednakże postępowanie polegające na zainstalowaniu i fizycznej lokalizacji co najmniej trzech kas, do których przypisane są wszystkie autonomiczne punkty sprzedaży w jednym miejscu, a nie w poszczególnych punktach sprzedaży – autobusach, nie jest zgodny z obowiązującymi przepisami.
Z opisu sprawy wynika, że dzięki przygotowanemu przez Państwa oprogramowaniu, tablety znajdujące się w każdym Państwa autobusie, będą obsługiwane przez Państwa klientów, w celu sprzedaży oferowanych przez Państwa usług przewozu pasażerskiego. Tablety te, będą łączyły się automatycznie z Państwa wewnętrznym systemem i w ten sposób przekazywane będą informacje niezbędne do wydruku paragonu fiskalnego na jednej z co najmniej trzech kas on-line, znajdujących się w Państwa siedzibie. W tym systemie należność z tytułu świadczenia usług przyjmowana będzie w formie bezgotówkowej.
W tym przypadku należy mieć na uwadze przepis ww. § 5 ust. 1 pkt 2 lit. c rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
Jednocześnie, zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.
Kasy specjalnego przeznaczenia przystosowane do ewidencjonowania sprzedaży usług przewozu pasażerskiego muszą być umieszczone w każdy niestałym miejscu (punkcie) sprzedaży, tj. w każdym Państwa autobusie, w którym będą Państwo sprzedawać swoje usługi przy użyciu tabletów. Nie mogą się one znajdować poza tymi miejscami.
Uwzględniając zatem powyższe, opisany model działania polegający na ewidencjonowaniu sprzedaży w autonomicznych, niestałych punktach sprzedaży (autobusach) przy użyciu co najmniej trzech centralnych drukarek on-line i utworzonego przez Państwa oprogramowania, zainstalowanych i fizycznie zlokalizowanych w Państwa siedzibie, nie spełnia warunków ewidencjonowania na kasie rejestrującej wynikających z zacytowanych powyżej przepisów.
W poszczególnych Państwa autobusach sprzedaż będzie dokonywana za pomocą tabletu, a nie kasy fiskalnej o przeznaczeniu specjalnym (np. bileterka). Ponadto, klient nie będzie miał możliwości zapoznania się z wyświetlonymi na wyświetlaczu kasy danymi o sprzedaży, o których mowa § 22 pkt 7 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, gdyż kasa posiadająca wyświetlacz będzie w innym miejscu (w siedzibie) niż nastąpi sprzedaż biletu. Wskazali co prawda Państwo, że klient będzie mógł zapoznać się z danymi dotyczącymi sprzedaży, w szczególności z wartością sprzedaży, jednakże, jak wynika z powyższych przepisów, wyświetlone dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży stanowić powinny ich określony przepisami zbiór oraz być wyświetlane na wyświetlaczu kasy, a nie na innym urządzeniu.
Wyświetlacz, na którym są wskazane dane dla nabywcy, musi być częścią kasy rejestrującej. Wynika to bezpośrednio z ww. przepisów rozporządzeń, m.in. z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas, w którym wskazano, że podatnicy umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.
Ponadto, jak wynika z przepisów cytowanych rozporządzeń, kasy specjalnego przeznaczenia przystosowane do sprzedaży biletów muszą być umieszczone w każdym Państwa autobusie, tj. we wszystkich punktach, w których prowadzą Państwo sprzedaż usług na rzecz pasażerów. Tylko taki sposób ewidencjonowania sprzedaży spełnia określone przepisami warunki rejestracji na kasie fiskalnej. Przepisy wydanych na podstawie ustawy ww. rozporządzeń nie przewidują natomiast sytuacji, w której opisana przez Państwa sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych mogłaby być ewidencjonowana za pośrednictwem stosowanych przez Państwa zintegrowanych systemów sprzedażowych powiązanych z danym punktem sprzedaży znajdujących się w siedzibie Spółki.
Kasa rejestrująca jest szczególnym urządzeniem, którego podstawowym zadaniem jest nie tylko rzetelne dokumentowanie osiąganych przez podatników obrotów i podatku należnego, ale również stworzenie dokładnego mechanizmu kontroli obrotów z tytułu sprzedaży dokonywanej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Ustawodawca, aby zagwarantować ten mechanizm, stworzył odpowiednie akty prawne, w których określono warunki m.in. wprowadzania kas rejestrujących do obrotu gospodarczego, przeglądu, rejestracji itp. Zadaniem regulacji dotyczących realizacji obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest także zapobieganie ewentualnym nadużyciom. Natomiast system oparty na przekazywaniu danych o sprzedaży biletów do kasy stworzony przez Państwa, nie podlega tym regulacjom, co nie daje tożsamych gwarancji o jego funkcjonowaniu, w kontekście prawidłowości ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Stosownie natomiast do art. 111 ust. 6a ustawy kasa rejestrująca musi zapewniać m.in. bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych, natomiast w opisanym modelu dane dotyczące dokonanej sprzedaży będą przesyłane przez połączenie tabletu z jedną z co najmniej trzech kas on-line, a nie bezpośrednio „nabijane” na tej kasie.
W opisanym w zdarzeniu modelu, poza brakiem uregulowania ww. sposobu przesyłania danych dotyczących sprzedaży, która powinna zostać zewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej, nie będą Państwo spełniali warunku konstrukcyjnego stosowanej kasy, dotyczącego w szczególności wyświetlacza kasy. Ponadto, drukarki znajdujące się w autobusach nie będą również drukarkami fiskalnymi w, myśl § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
Zatem jeżeli będą Państwo posiadali wiele punktów sprzedaży – autobusy, to powinni Państwo posiadać kasę rejestrującą w każdym z tych punktów, w których prowadzona jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podlegająca obowiązkowi ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących. Bez znaczenia pozostaje sposób organizacji Państwa systemu sprzedaży zintegrowanego z co najmniej trzema kasami on-line, gdyż na podstawie ww. przepisów kasa rejestrująca powinna znajdować się w miejscu faktycznej sprzedaży.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że przepisy nie narzucają jednego sposobu przechowywania i przekazywania paragonów w postaci elektronicznej. Przekazanie paragonu w postaci elektronicznej również może przyjąć dowolną formę, istotne aby paragon fiskalny został wydany nabywcy podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności.
Mimo to, nie można w tym konkretnym przypadku odnieść się wyłącznie do samego sposobu doręczania/udostępniania nabywcy biletu przez Państwa paragonu, w formie elektronicznej, w sposób uzgodniony z klientem, za pośrednictwem oprogramowania pełniącego funkcję hub paragonowego - jako dopuszczalnego i wypełniającego przesłanki z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy, bez spełnienia przez Państwa warunku instalacji kasy w każdym punkcie sprzedażowym.
Tym samym, odpowiadając na Państwa pytanie, stwierdzić należy, że na gruncie ustawy i wydanych do niej rozporządzeń, nie będą Państwo postępowali prawidłowo dokonując centralnej fiskalizacji transakcji sprzedaży biletów na rzecz konsumentów (po wcześniejszym zaakceptowaniu przez nich Regulaminu, w którym jednym z postanowień będzie wyrażenie zgody na wystawianie i udostępnianie paragonu w formie elektronicznej) przy wykorzystaniu kas (drukarek) fiskalnych
on-line zlokalizowanych w Państwa siedzibie oraz udostępniając nabywcy biletu paragon fiskalny w formie e-paragonu za pośrednictwem oprogramowania pełniącego funkcję hub paragonowego, stosownie do treści art. 111 ust 3a pkt 1 lit. b ustawy.
Zatem, nie będą Państwo mogli korzystać z kas rejestrujących on-line umieszczonych w siedzibie Spółki, w celu zaewidencjonowania transakcji sprzedaży biletów zawartych w autobusach (niestałych miejscach) przy założeniu, że wraz z fiskalizacją konsumentowi dokonującemu zakupu zostanie udostępniona wizualizacja paragonu (e-paragonu) fiskalnego zawierającego wszystkie wymagane przepisami elementy i dane.
Wobec powyższego, Państwa stanowisko uznaję za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo