Zakres przechowywania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z nich wynikających.
Spółka z o.o. będąca podatnikiem VAT w Polsce planuje zmienić zasady archiwizacji dokumentów na wyłącznie elektroniczne. Dokumenty otrzymywane w formie papierowej mają być skanowane, a oryginały niszczone po kontroli wewnętrznej. Procedura obejmuje szczegółowe warunki zapewniające wierność, czytelność i integralność kopii elektronicznych oraz dostęp…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
22 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie przechowywania przez Państwa faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT z nich wynikających.
W odpowiedzi na wezwanie uzupełniliście Państwo wniosek pismem z 25 stycznia 2026 r. (data wpływu 25 stycznia 2026 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
(…) Sp. z o.o. (dalej „Podatnik” lub „Spółka”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce.
Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce.
Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (...). Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej.
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w Spółce powstaje szereg dokumentów potwierdzających dokonywane transakcje (dalej określanych jako „dokumenty”).
W szczególności są to następujące dokumenty:
a) dokumenty zakupowe: faktury zakupowe, dowody dostawy, przyjęcia z zewnątrz (PZ), rachunki, dokumenty SAD, zamówienia, korespondencja mailowa,
b) dokumenty sprzedażowe: faktury sprzedaży, dowody dostawy, wydanie zewnętrzne (WZ), CMR (międzynarodowy list przewozowy),
c) inne dokumenty związane ze sprzedażą: noty obciążeniowe, dokumenty źródłowe (podstawa zafakturowania), refaktury kosztów,
d) dokumenty związane z bankami i kasą: wyciągi bankowe, dokumenty źródłowe (np. zaliczki, proformy), raporty kasowe i dokumentacja kasowa (np. rozliczenia zaliczek, rozliczenia delegacji),
e) dokumenty związane z podatkiem VAT: rejestr zakupu i sprzedaży, korekty systemowe, dokumenty dotyczące importu usług, dokumenty wewnętrzne, deklaracje VAT,
f) dokumenty dotyczące środków trwałych: faktury inwestycyjne, dokumenty OT (przyjęcie do używania środka trwałego), dokumenty LT (likwidacja środka trwałego),
g) inne dokumenty: dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty płacowe, dokumentacja związana ze składkami ZUS, deklaracje CIT, polecenia księgowania (PK), korespondencja, potwierdzenia sald, inwentaryzacje, przedpłaty.
Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.
W najbliższym czasie Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich obieg i archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej.
Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu obiegu dokumentów służącemu ich bardziej przejrzystej kontroli wewnętrznej, ułatwienie dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.
W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie elektronicznej.
Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej.
Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu.
Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po przeprowadzeniu pełnej kontroli wewnętrznej przez osoby uprawnione ze strony Spółki.
Kontrola wewnętrzna polegać będzie w szczególności na:
We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:
1) dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,
2) dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu,
3) dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu,
4) dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie go do organów podatkowych,
5) dokument będzie opisany i odpowiednio pogrupowany w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu,
6) dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy,
7) pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe,
8) zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych, a w szczególności Wnioskodawca wprowadzi system na podstawie którego dostęp do archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.
Prowadząc ewidencję i archiwizację w opisany wyżej sposób, Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zasady (polityka) rachunkowości Spółki będzie zawierała odpowiednie zapisy opisujące system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych przechowywanych elektronicznie, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty na serwerach zlokalizowanych poza terytorium kraju. W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów.
Zakupy udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Pytanie
Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi oraz tymi dokumentami, które na mocy przepisów VAT są zrównane z fakturami, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?
Państwa stanowisko w sprawie
Spółka stoi na stanowisku, iż zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur (oraz tych dokumentów, które są z nimi zrównane), wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej.
Państwa uzasadnienie
Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się wprost do formy (sposobu) przechowywania dokumentów źródłowych będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego.
Ustawa o VAT zawiera jednak pewne regulacje z zakresu możliwości stosowania elektronicznego obiegu dokumentów.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Z fakturami na gruncie VAT zrównane są niektóre inne dokumenty, wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z dnia 29 października 2021 r. (Dz.U.2021.1979 z dnia 2021.10.29) - np. paragony za przejazd autostradą płatną.
Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak wynika z powyższego, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunki te, zdaniem Spółki, będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i innego dokumentu (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej.
Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność).
System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą dokumenty w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze faktury, numerze księgowym) lub innego dokumentu.
Dokumenty w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający łatwy i szybki dostęp do dokumentu w formie elektronicznej.
W związku z powyższym, w ocenie Spółki, z obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych (jak również innych dokumentów) otrzymanych w formie papierowej.
Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy).
Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu i innych dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.
Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny dokument w sensie materialnym zostaje utracony, ponieważ jest on przechowywany w formie elektronicznej. Tym samym, zdaniem Spółki, dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:
Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.
Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.
Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury i będą oczywiście dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.
Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w takich samych stanach faktycznych, które konsekwentnie na przestrzeni ostatnich lat wskazują, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również, że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:
1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:
1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo
2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
Jeżeli zatem wystawiony/otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Stosownie do art. 112 ustawy:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.
W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z ww. przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w postaci elektronicznej.
Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy opisany przez Państwa sposób przechowywania faktur jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
W tym miejscu należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.
Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
Z opisu sprawy wynika, że Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i jest zarejestrowana jako podatnik VAT i VAT-UE w Polsce. Spółka otrzymuje faktury oraz inne dokumenty związane z transakcjami w formie elektronicznej jak i papierowej. Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej.
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w Spółce powstaje szereg dokumentów potwierdzających dokonywane transakcje (dalej określanych jako „dokumenty”). Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.
W najbliższym czasie Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich obieg i archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej.
Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu obiegu dokumentów służącemu ich bardziej przejrzystej kontroli wewnętrznej, ułatwienie dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.
W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej.
Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. W każdym przypadku dokument - w wersji elektronicznej - będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej, dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu, dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu, dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie go do organów podatkowych, dokument będzie opisany i odpowiednio pogrupowany w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu, dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy, pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe, zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych, a w szczególności Wnioskodawca wprowadzi system na podstawie którego dostęp do archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.
Dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego i otrzymanego w formie elektronicznej albo w wersji papierowej, w formacie umożliwiającym zapoznanie z treścią oraz uniemożliwiającym ingerencję w treść dokumentu, a Spółka zapewni kontrolę wewnętrzną polegającą na sprawdzeniu zgodności kwoty i przedmiotu dokumentu z zamówieniem, sprawdzeniu wymogów formalno-rachunkowych, zatwierdzeniu płatności i przechowywany będzie do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur, przechowywanych/ archiwizowanych przez Państwa w sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury przechowywania faktur zakupowych jedynie w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej wskazać należy, że w myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Spółka wskazała, że zakupy udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Tym samym, zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanymi fakturami bądź dokumentami zrównanymi z fakturami przechowywanymi przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej. Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
Zatem, Państwa stanowisko w całości uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania interpretacji.
Jednocześnie informuję, że wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności, będących przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…), (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo