Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów, których dokumenty księgowe zakupowe przechowywane oraz archiwizowane są wyłącznie w formie elektronicznej.
Spółka z o.o., czynny podatnik VAT i CIT, planuje przejście na wyłącznie elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych (faktury, rachunki, umowy itp.). Dotychczas dokumenty są przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółka zamierza po zeskanowaniu i zweryfikowaniu dokumentów niszczyć ich papierowe oryginały, a kopie elektroniczne archiwizować na własnych serwerach oraz w chmurze. Proces będzie obejmować kontrole biznesowe, zapewnienie autentyczności i integralności, a także umożliwienie organom skarbowym dostępu do dokumentów. Okres…
Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
13 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych.
Uzupełnili go Państwo - na wezwanie Organu - pismem z 24 czerwca 2026 r. (data wpływu 24 czerwca 2026 r.)
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako: „Spółka”) jest czynnym podatnikiem podatku VAT, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na źródło ich osiągania.
Spółka przechowuje wszystkie dokumenty księgowe w formie elektronicznej i papierowej. Przez dokumenty księgowe Spółka ma na myśli: faktury w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej, paragony fiskalne, umowy, a także inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu (zwane dalej łącznie Dokumentami księgowymi). Dokumenty księgowe mogą mieć charakter Dokumentów księgowych sprzedażowych, związanych ze sprzedażą towarów i usług przez Spółkę, a także Dokumentów księgowych zakupowych, związanych z nabywaniem przez Spółkę towarów i usług od innych podmiotów.
Od 1 kwietnia 2026 r. opisany w niniejszym wniosku sposób przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów księgowych, dotyczy także faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, wystawionych oraz otrzymanych od tego dnia przez Spółkę, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
Proces przechowywania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej wygląda w opisany poniżej sposób.
Spółka każdy otrzymany Dokument księgowy przechowuje na serwerze będącym własnością Spółki. Dodatkowo, każdy Dokument księgowy jest wprowadzany do programu typu (...) o nazwie (...) oraz zapisywany w przestrzeni dyskowej na serwerze utrzymywanym przez dostawcę oprogramowania w ramach umowy hostingowej zawartej ze Spółką. Dodatkowo każdy Dokument księgowy jest przechowywany na serwerze będącym własnością Spółki w odpowiednim folderze podzielonym na okresy rozliczeniowe.
Spółka planuje przechowywanie Dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich przechowywania w formie papierowej.
Powyższe oznacza, że po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów księgowych, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerach Spółki oraz serwerach programu typu (...) o nazwie (...), Spółka, w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem papierowych wersji Dokumentów księgowych, planuje ich utylizację.
Mając na uwadze powyższe, Spółka pragnie również wskazać, iż proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych (w tym ich skanowania), o którym mowa powyżej będzie przebiegać tak, że zapewnione zostaną następujące działania:
Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego
Przedmiotem zapytania są umowy zawierane przez Spółkę, na podstawie których będzie ona nabywać towary lub usługi wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę. W przypadku dokonywania takich zakupów bez zawierania formalnych, pisemnych umów, zapytanie dotyczy dokumentów takich jak np. zamówienia (w formie pisemnej lub elektronicznej) zawierające w swej treści elementy identyfikujące przedmiot zakupu oraz dostawcę;
Wydatki opisane we wniosku mogą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT i nie być wymienione w katalogu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, ale może również zachodzić sytuacja odwrotna. W obu przypadkach dokumenty potwierdzające te wydatki będą przechowywane w sposób opisany we wniosku, przy czym - z przyczyn oczywistych - zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu podlegać będą wyłączenie te wydatki, które będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. zostały/zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.
Na pytanie, czy wszystkie otrzymane przez Państwa Dokumenty księgowe w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu, Spółka odpowiedziała: Tak.
Na pytanie, czy wszystkie opisane we wniosku Dokumenty księgowe (poza fakturami) stanowią dokumenty, które na mocy przepisów VAT tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) są zrównane z fakturami?, Spółka odpowiedziała: Nie. Dokumenty księgowe (poza fakturami) obejmują również takie dokumenty, które nie są na mocy przepisów VAT, tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) zrównane z fakturami. W szczególności chodzi o takie dokumenty jak: potwierdzające zapłatę opłat skarbowych, opłat (czynszów) wynikających z umów dzierżawy zawieranych przez Spółkę z podmiotami trzecimi, w tym z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.
Co do zasady Dokumenty księgowe będą dotyczyły towarów i usług, które będą służyły Spółce wyłącznie do czynności opodatkowanych. W przypadku, gdyby jakieś Dokumenty księgowe dotyczyły czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu, wówczas Spółka nie skorzysta z prawa, o którym mowa w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, lecz także wówczas Spółka zamierza stosować opisany w stanie faktycznym sposób archiwizacji takich dokumentów.
Może się zdarzyć, że niektóre zakupione towary i usługi udokumentowane opisanymi Dokumentami księgowymi, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W takim przypadku Spółka - zgodnie z dyspozycją art. 88 ust. 1 tej ustawy - nie skorzysta z prawa do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego. Równocześnie Spółka nie będzie uznawać za Dokumenty księgowe opisane w stanie faktycznym tych dokumentów, do których zastosowanie miałby przepis art. 88 ust. 3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, gdyż są to dokumenty wadliwe z punktu widzenia przedmiotu tej ustawy - opisana we wniosku procedura weryfikacji poprawności dokumentów źródłowych zmierzać ma m.in. do eliminacji tego rodzaju dokumentów z rozliczeń podatkowych Spółki.
Pytania
1) Czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych?
2) Czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych?
3) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów księgowych zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT), które to dokumenty są archiwizowane i przechowywane, zgodnie z przedstawioną w ramach opisu zdarzenia przyszłego procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej)?
4) Czy w świetle przepisów ustawy o CIT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych?
5) Czy w świetle przepisów ustawy o CIT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych?
6) Czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których Dokumenty księgowe zakupowe, ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, poświadczające poniesienie tych wydatków, będą archiwizowane i przechowywane zgodnie z procedurą opisaną w zdarzeniu przyszłym, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, w tym poprzez odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT?
Niniejsza interpretacja stanowi rozstrzygnięcie w zakresie pytania nr 4, 5 i 6 w podatku dochodowym od osób prawnych.
Odnośnie pytanie nr 1,2,3 dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy:
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Ponadto w myśl art. 15 ust. 6 ustawy o CIT kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.
Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów podatkowych, musi on spełniać następujące warunki:
Przepisy ustawy o CIT, w tym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie regulują jednak wprost sposobu dokumentowania i archiwizowania dokumentów dotyczących poszczególnych zdarzeń gospodarczych.
Sposób dokumentowania i archiwizowania zdarzeń gospodarczych wynika pośrednio jednak z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Odrębne przepisy, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT to regulacje zawarte w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522, (dalej: „UoR”), które dotyczą m. in. dokumentowania zapisów księgowych zawartych w księgach z zastosowaniem dowodów księgowych.
W myśl art. 20 ust. 2 UoR podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ponadto zgodnie z art. 20 ust. 3 UoR podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Zgodnie z art. 20 ust. 4 UoR, jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
Ponadto w myśl art. 20 ust. 5 UoR na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Szczegółowy zakres dotyczący wymogów formalnych i merytorycznych dowodów księgowych został uregulowany odpowiednio w art. 21 i 22 UoR.
Ponadto w myśl art. 73 ust. 1 UoR dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Stosownie do art. 73 ust. 2 UoR z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 UoR jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Ponadto należy zaznaczyć, że w kontekście faktur należy również uwzględnić dodatkowe regulacje określone w przepisach ustawy o VAT, co do których wywód Spółka poczyniła w uzasadnieniu odpowiedzi na pytania nr 1-3 sformułowane w ramach niniejszego wniosku, gdzie wskazała, że opisany przez Spółkę proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych spełnia wymogi przewidziane w przepisach ustawy o VAT w zakresie:
1) sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, o czym mowa w art. 106m ust. 1a ustawy o VAT;
2) sposobu przechowywania faktur, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT;
3) umożliwienia dostępu do Dokumentów księgowych, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT;
4) okresu przechowywania dokumentów, w tym przechowywania faktur w Krajowym Systemie
e-Faktur oraz poza nimi, o którym mowa w art. 112 i 112aa ustawy o VAT.
W kontekście Spółki wymogi wynikające z przywołanych przepisów UoR będą spełnione, bowiem zgodnie z opisem stanu faktycznego:
1) Spółka prowadzi ewidencję rachunkową, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Spółka dokonuje również zapisów w księgach rachunkowych w oparciu o dowody księgowe w rozumieniu przepisów UoR.
2) Spółka zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie prowadziła dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Mając zatem na uwadze fakt, że Spółka prowadzi ewidencję rachunkową w oparciu o przepisy UoR, a samych zapisów w księgach rachunkowych Spółka dokonuje w oparciu o dowody księgowe w rozumieniu przepisów UoR, to w przypadku Dokumentów księgowych:
- mogą one stanowić również podstawę ujęcia wydatku w kosztach podatkowych na gruncie przepisów ustawy o CIT, w tym na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Dotyczy to również Dokumentów księgowych zakupowych, które Spółka uzyskała w formie papierowej i następnie zarchiwizowała w formie elektronicznej.
Powyższe znajduje potwierdzenie w:
a. odpowiedzi na interpelację nr 21954 z 26 marca 2021 r. w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej. W przywołanej odpowiedzi z 4 maja 2021 r., sygn. DOP4.054.1.2021 wskazano, że: „Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można zatem przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”;
b. interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
Mając na uwadze powyższe:
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Na wstępie należy zaznaczyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytań). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)
Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT:
Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m , przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
Jednocześnie, podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na źródło ich osiągania. Obecnie planują Państwo przechowywanie Dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich przechowywania w formie papierowej.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w związku z przedstawioną we wniosku procedurą archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych, w świetle przepisów ustawy o CIT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów księgowych sprzedażowych/ zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz czy w opisanych okolicznościach Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających warunki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym poprzez odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane zgodnie z art. 16a-16m tej ustawy.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m .
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7) (uchylony)
1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Jak wskazano w art. 112aa ustawy:
1. Faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 , art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 , po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.
2. Jeżeli okres przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury, o których mowa w ust. 1, poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.
Z przedstawionego przez Państwa opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż proces archiwizacji i przechowywania Dokumentów księgowych (w tym ich skanowania), będzie przebiegać sposób zapewniający:
Dokonywana przez Spółkę weryfikacja będzie potwierdzać m.in., że towar lub usługa, której Dokument księgowy (w szczególności faktura) dotyczy została rzeczywiście dostarczona na rzecz Spółki oraz że Dokument księgowy (w szczególności faktura) jest zgodny np. z umową lub zamówieniem zawartym pomiędzy Wnioskodawcą a kontrahentem oraz że Dokument księgowy rzeczywiście pochodzi od kontrahenta.
Elektroniczna forma Dokumentów księgowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w każdym czasie.
Zapewnione zostanie:
Ponadto wskazali Państwo, że:
Z opisu sprawy wynika, zatem że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia przychodu lub kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Zauważyć należy, że kwestię dokumentowania przychodów oraz kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki lub powstanie przychodu i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia ich do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich powstania/poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia przychodu/kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.:
„W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.
Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających dokonanie sprzedaży, jak i poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.
W związku z powyższym, w sytuacji poniesienia przez Państwa wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, (i jednocześnie niepodlegających pod katalog wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodu z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), w przypadku których Dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, w tym poprzez odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT.
Zatem Państwa stanowisko, zgodnie z którym w świetle przepisów ustawy o CIT:
- jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo