Interpretacja 0114-KDIP2-1.4010.348.2025.3.PK

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy wydatki ponoszone na organizację wydarzeń integracyjnych dla osób fizycznych współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia oraz umów B2B będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzupełnili go Państwo pismem z 28 lipca 2025 r. (wpływ 4 sierpnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą: A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością [dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka"] jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca jest spółką kapitałową należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej [dalej: „Grupa Kapitałowa”] świadczącej usługi w obszarze IT (marketingu internetowego). W ramach swojej działalności Grupa Kapitałowa, wypracowała szereg rozwiązań w postaci algorytmów i programów służących do rozwoju strategii marketingowych w Internecie.

Wnioskodawca planuje w przyszłości pełnić rolę centrum usług wspólnych dla innych spółek powiązanych. Główną działalnością Spółki będzie więc świadczenie usług wsparcia m.in. administracyjnych, technicznych i innych dla spółek powiązanych [dalej: „Podmioty Powiązane”], które prowadzą działalność w zakresie świadczenia na rzecz klientów usług w zakresie marketingu internetowego. Przedmiotowe usługi wsparcia będą świadczone na podstawie odpowiednich umów zawartych pomiędzy Wnioskodawcą a Podmiotami Powiązanymi, na rzecz których Wnioskodawca będzie świadczył ww. usługi.

W ramach wykonywanej działalności gospodarczej, Spółka zamierza organizować w przyszłości spotkania integracyjne lub okolicznościowe dla współpracowników Spółki oraz współpracowników Podmiotów Powiązanych (wśród których dominować będzie współpraca na zasadach B2B tj. tzw. umowa B2B lub umowy cywilnoprawne - umowa zlecenie) [dalej łącznie jako: „Współpracownicy”], które będą służyły integracji lub spotkaniu przy okazji ważnych dla Spółki lub Podmiotów Powiązanych wydarzeń lub tradycyjnie obchodzonych świąt dalej łącznie „Wydarzenia".

W opisywanym zdarzeniu przyszłym, uczestnikami Wydarzeń będą jedynie osoby, które już współpracują ze Spółką bądź Podmiotami Powiązanymi tj. świadczą dane usługi na rzecz Spółki bądź Podmiotu Powiązanego bądź wykonują zlecenie.

Poprzez Wydarzenia, Spółka rozumie przykładowo i między innymi:

a) organizację wspólnego spływu kajakowego;

b) organizacja wspólnego wyjścia na kręgle;

c) wyjście do restauracji, kolację integracyjną;

d) organizacja wspólnego uczestnictwa w grze typu escape room;

e) organizacja wspólnych aktywności sportowych takich jak hokej, jazda na quadach, golf, mini golf;

f) organizacja wyjazdu integracyjnego do hotelu, obejmującego dostęp do strefy SPA.

Wskazane aktywności mają charakter przykładowy i nie wyczerpują wszystkich możliwych form organizowanych przez Spółkę Wydarzeń.

Organizowane Wydarzenia mają za zadanie w szczególności:

• zwiększyć efektywności komunikacji - spotkania integracyjne ułatwiają Współpracownikom nawiązanie bezpośrednich relacji. Znajomość twarzy, imion pozostałych Współpracowników Spółki znacząco usprawnia przepływ informacji, zwłaszcza w codziennej pracy zdalnej bądź hybrydowej (model współpracy, który będzie przeważający w Spółce). Osoby, które miały okazję uczestniczyć we wspólnych aktywnościach i rozrywkach, mogą znacznie chętniej i efektywniej uczestniczyć w projektach realizowanych w ramach współpracy zawodowej;
• pomagać budować zgrany zespół - wspólne doświadczenia, np. udział w aktywności zespołowej (escape room, gra w golfa, spływ kajakowy, koncert), wzmacniają więzi pomiędzy Współpracownikami, co może przedkładać się na jakość i terminowość realizowanych projektów;
• tworzyć pozytywne środowisko pracy i atmosferę sprzyjającą motywacji - doświadczenia rynkowe pokazują, że zespoły, w których panuje koleżeńska atmosfera i wzajemny szacunek, są bardziej stabilne i mniej podatne na rotację. Organizacja wydarzeń integracyjnych, niezależnie od ich formy (kolacja, koncert, sportowy turniej), wzmacnia poczucie wspólnoty i lojalności wobec Grupy Kapitałowej;
• przyczyniać się do lepszego zrozumienia kultury organizacyjnej i celów biznesowych Spółki i Grupy Kapitałowej - Wydarzenia stanowią również okazję do nieformalnego przekazania wartości, jakimi kierują się Spółka oraz Podmioty Powiązane i planów rozwoju Grupy Kapitałowej. W atmosferze bardziej sprzyjającej otwartemu dialogowi możliwe jest omówienie aktualnych trendów rynkowych, kierunków rozwoju oraz zebranie bezpośredniego feedbacku od Współpracowników, co bezpośrednio wpływa na możliwość lepszego rozwoju Spółki i Grupy,
• ułatwić adaptację w strukturach Grupy Kapitałowej - osoby Współpracujące w ramach Grupy Kapitałowej działają w różnorodnym, środowisku międzynarodowym. Wspólne aktywności pomagają, pozwalają przełamać bariery językowe, kulturowe i organizacyjne, umożliwiając uczestnikom nawiązanie relacji interpersonalnych w neutralnym, nieformalnym kontekście, co może ułatwić przyszłą współpracę projektową na poziomie międzynarodowym,
• przyczynić się do kultywowania zwyczajów społecznych i rynkowych - spotkania integracyjne są powszechnie przyjętym elementem kultury korporacyjnej w nowoczesnych organizacjach. Tego rodzaju inicjatywy są powszechnie uznawane za standard w nowoczesnych środowiskach pracy, niezależnie od formy współpracy (umowa o pracę, umowa zlecenia, B2B itd.).
• wpływać na stabilność współpracy i długofalowe relacje - regularne wydarzenia integracyjne tworzą fundament do budowania trwałych, opartych na zaufaniu relacji. Osoby, które czują się związane z organizacją, są bardziej skłonne do długoterminowej współpracy, podejmowania dodatkowej odpowiedzialności oraz rekomendowania kontrahenta innym.

Wnioskodawca może organizować takie Wydarzenia samodzielnie lub zlecać przygotowanie i realizację takich Wydarzeń firmom zewnętrznym, które zajmują się całościową organizacją tego typu imprez, np. agencjom eventowym lub agencjom reklamowym.

W związku z powyższym, Wnioskodawca powziął wątpliwość:

• czy wydatki ponoszone na organizację wydarzeń integracyjnych dla osób fizycznych współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia oraz umów B2B będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT;
• czy z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniach, zleceniobiorcy Spółki (Współpracownicy związani ze Spółką umową zlecenia) będą osiągali przychód podlegający opodatkowaniu, a Spółka, jako płatnik, będzie miała obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od takiego przychodu?

Uzupełnienie

Udział Współpracowników Spółki oraz Współpracowników Spółek powiązanych w spotkaniach integracyjnych/okolicznościowych będzie dobrowolny.

Wydatki na organizację spotkań integracyjnych/okolicznościowych Współpracowników Spółki oraz Współpracowników Spółek powiązanych:

• nie będą sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
• będą finansowane ze środków obrotowych Spółki.

W zależności od charakteru danego spotkania integracyjnego lub okolicznościowego zakres uczestników może się różnić. Mogą wystąpić spotkania, w których prawo do udziału będą mieć wszyscy Współpracownicy Spółki oraz Współpracownicy Spółek powiązanych (spotkania ogólnofirmowe). Równocześnie planowane są wydarzenia o bardziej zawężonym zakresie, w którym uczestniczyć mają Współpracownicy wybrani przy wykorzystaniu obiektywnego klucza, np. z danego działu, zespołu projektowego czy konkretnej lokalizacji.

Sam wybór uczestników nie będzie jednak następował w sposób dowolny czy uznaniowy. Każdorazowo będzie wynikał z celu i zakresu organizowanego wydarzenia.

Udział w spotkaniach integracyjnych i okolicznościowych uzależniony jest od charakteru i celu organizowanego wydarzenia. W związku z tym, w niektórych przypadkach uczestniczyć w nich mogą wszyscy Współpracownicy Spółki oraz Spółek powiązanych, natomiast w innych, gdy wydarzenie ma bardziej specjalistyczny lub zawężony zakres, udział jest ograniczony do wybranych osób, na przykład Współpracowników z konkretnego działu, zespołu projektowego czy lokalizacji.

W przypadku wydarzeń organizowanych dla wybranych osób, udział tych osób jest zawsze dobrowolny. W takich przypadkach, sam proces wyboru uczestników nie jest arbitralny ani uznaniowy, tj. nie ma charakteru subiektywnego wyboru. Zamiast tego, dobór odbywa się na podstawie obiektywnych przesłanek, które mają na celu zapewnienie, że uczestnicy będą mogli w pełni skorzystać z programu spotkania i przyczynić się do realizacji jego zamierzeń (np. integracja osób w jednym zespole bądź osób pracujących nad jednym, danym projektem).

Wybór Współpracowników zapraszanych do udziału w spotkaniach integracyjnych lub okolicznościowych będzie uzależniony od celu oraz charakteru danego wydarzenia.

Kryteria doboru uczestników będą miały charakter obiektywny i merytoryczny, przykładowo mogą to być: przynależność do konkretnego działu, zespołu projektowego, lokalizacji, udział w określonym projekcie lub realizacja wspólnych zadań operacyjnych. Wnioskodawca może organizować, również spotkania ogólnofirmowe, których celem jest integracja wszystkich Współpracowników Spółki i współpracowników Podmiotów Powiązanych.

Spółka pragnie podkreślić, że dobór zapraszanych osób nie będzie odbywał się w sposób dowolny, uznaniowy ani w oparciu o przesłanki niemające związku z celem organizowanego wydarzenia. W związku z tym, nie będzie miało miejsca różnicowanie Współpracowników ze względu na formę współpracy czy inne pozamerytoryczne kryteria.

Udział Współpracowników w opisanych we Wniosku wydarzeniach integracyjnych i okolicznościowych nie stanowi elementu należnego im wynagrodzenia za świadczone usługi.

Udział w tych wydarzeniach ma charakter dobrowolny, pozapłacowy i nie jest objęty zakresem świadczeń wynikających z zawartych umów o współpracy. Organizacja takich wydarzeń nie stanowi żadnej formy gratyfikacji za wykonane świadczenia ani nie jest warunkiem realizacji zobowiązań umownych przez Spółkę.

Wydarzenia opisane we Wniosku mają na celu integrację zespołów, budowanie relacji zawodowych, poprawę współpracy oraz wzmocnienie kultury organizacyjnej w organizacji, a nie wynagradzanie za wykonywaną współpracę.

Udział Współpracowników w spotkaniach integracyjnych i okolicznościowych pozostaje w pośrednim, lecz istotnym związku z osiąganymi przez Spółkę przychodami, i zmierza do realizacji założeń takich jak:

• zwiększenie efektywności komunikacji pomiędzy Współpracownikami,
• budowanie zgranego, zaangażowanego i dobrze współpracującego zespołu, kształtowanie pozytywnego środowiska pracy i atmosfery sprzyjającej motywacji,
• wspieranie identyfikacji Współpracowników z kulturą organizacyjną oraz celami biznesowymi Spółki i Grupy Kapitałowej,
• ułatwienie adaptacji nowych osób w strukturach Grupy, wzmacnianie długofalowej współpracy i lojalności, kultywowanie zwyczajów przyjętych w środowisku rynkowym.

Powyższe czynniki wpływają pośrednio, na jakość realizowanych usług, efektywność operacyjną oraz stabilność zespołów, co w konsekwencji przekłada się na możliwość sprawniejszej realizacji projektów, osiąganie lepszych wyników oraz generowanie przychodów przez Wnioskodawcę.

Wnioskodawca pragnie jednoznacznie podkreślić, że organizacja spotkań integracyjnych i okolicznościowych leży wyłącznie w interesie Wnioskodawcy, a nie w interesie prywatnym Współpracowników. Celem tych wydarzeń jest m.in. zwiększenie efektywności komunikacji i współpracy w zespołach, budowanie trwałych relacji zawodowych, wzmacnianie kultury organizacyjnej oraz wspieranie identyfikacji Współpracowników z celami biznesowymi Spółki, co pośrednio przyczynia się do generowania przychodów.

Z tego względu wszystkie koszty organizacji wydarzeń będą ponoszone przez Wnioskodawcę. Współpracownicy nie będą ich finansować we własnym zakresie, ponieważ Wydarzenia te nie są organizowane w ich interesie prywatnym.

Co istotne, gdyby tego rodzaju wydarzenia były organizowane i finansowane przez samych Współpracowników w ramach współpracy ze Spółką, osłabiałoby to wiarygodność Wnioskodawcy jako profesjonalnego podmiotu działającego na rynku. Takie podejście byłoby sprzeczne z powszechną praktyką rynkową/branżową, zgodnie z którą podmioty takie jak Spółka, a nie osoby współpracujące, ponoszą koszty działań mających na celu poprawę integracji i komunikacji w zespołach.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że poniesienie wydatków na organizację wydarzeń opisanych we Wniosku nie będzie miało wpływu na wysokość wynagrodzenia wypłacanego Współpracownikom zarówno Spółki, jak i podmiotów powiązanych.

Wynagrodzenie Współpracowników jest ustalane niezależnie i stanowi odrębne świadczenie wynikające z zawartych umów o świadczenie usług (współpracę). Koszty organizacji wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych nie są powiązane z ustalaniem ani wysokością tych wynagrodzeń.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że poniesienie wydatków na organizację wydarzeń opisanych we Wniosku będzie miało wpływ na wysokość otrzymywanego przez Wnioskodawcę wynagrodzenia za pełnienie roli centrum usług wspólnych dla innych Spółek Powiązanych. Wydatki te zostaną uwzględnione w kalkulacji wynagrodzenia poprzez ich alokację na poszczególne podmioty, którym Spółka świadczy usługi.

W umowach zawartych ze Współpracownikami nie został przewidziany ani wskazany obowiązek Spółki dotyczący finansowania spotkań integracyjnych i okolicznościowych.

Organizacja oraz finansowanie tych wydarzeń stanowią dobrowolną inicjatywę Wnioskodawcy, z uwagi na zwyczajową praktykę w branży Wnioskodawcy, i nie są elementem wynikającym z postanowień zawartych umów z Współpracownikami.

Wydatki ponoszone na wskazane we Wniosku Wydarzenia nie będą w jakikolwiek sposób zwracane Spółce. Natomiast będą one uwzględniane w obliczaniu bazy kosztowej przy ustalaniu wynagrodzenia od Podmiotów Powiązanych. W ten sposób poniesione wydatki zostaną rozliczone w ramach mechanizmu kalkulacji wynagrodzenia.

Wydatki ponoszone na wydarzenia, o których mowa we Wniosku, będą dokumentowane za pomocą faktur VAT lub innych stosownych dokumentów księgowych zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że organizacja wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych dla Współpracowników Spółki stanowi powszechną i uznaną praktykę rynkową, która pozytywnie wpływa na wizerunek Spółki jako partnera biznesowego.

Dzięki takim inicjatywom Spółka wzmacnia zaangażowanie i lojalność swoich Współpracowników, co przekłada się na ich większą motywację i efektywność w realizacji zadań. To z kolei wpływa na poprawę jakości świadczonych usług i oferowanych produktów, co bezpośrednio zwiększa konkurencyjność Spółki na rynku.

Brak organizacji tego typu wydarzeń może skutkować negatywnym postrzeganiem Spółki przez potencjalnych i obecnych Współpracowników oraz partnerów, co może osłabić jej pozycję rynkową i zmniejszyć atrakcyjność jako podmiotu współpracującego. Efektywnie może to prowadzić do ograniczenia możliwości współpracy z najlepszymi specjalistami w swoich dziedzinach, którzy prócz wysokości wynagrodzenia cenią również aktualne standardy rynkowe w zakresie integracji z osobami, z którymi współpracują.

Podsumowując, organizacja wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych jest dla Wnioskodawcy istotnym elementem strategii biznesowej wspierającej wzrost konkurencyjności.

Organizacja wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych ma przede wszystkim pozytywny wpływ na wizerunek Spółki w oczach Współpracowników, wzmacniając ich zaangażowanie, satysfakcję oraz poczucie przynależności do zespołu.

Organizacja wskazanych we Wniosku wydarzeń nie ma związku z postrzeganiem jej usług przez klientów. Jak wskazano mają one charakter wewnętrzny nie zewnętrzny. Klienci, oprócz tych podmiotów powiązanych, które będą nabywać od Spółki usługi, najprawdopodobniej nie będą mieli informacji o tych wydarzeniach. Nie będą one im raportowane, w związku z tym możliwe, że nie będą one miały wpływu na postrzeganie Spółki przez klientów.

Pytania

1. Czy wydatki ponoszone na organizację wydarzeń integracyjnych dla osób fizycznych współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia oraz umów B2B będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2. Czy z tytułu uczestnictwa w wydarzeniach integracyjnych, zleceniobiorcy Spółki (Współpracownicy związani ze Spółką umową zlecenia) będą osiągali przychód podlegający opodatkowaniu, a Spółka, jako płatnik, będzie miała obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od takiego przychodu?

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 odnośnie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone na organizację wydarzeń integracyjnych dla osób fizycznych współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia oraz umów będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT;

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Jednocześnie zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, kosztem uzyskania przychodów będzie koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

5. został właściwie udokumentowany,

6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, w opinii Wnioskodawcy, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Przenosząc powyższe wytyczne na grunt opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego należy wskazać, że:

Ad 1) Poniesienie kosztu przez podatnika

Koszt Wydatków na Wydarzenia ponoszony będzie z zasobów majątkowych Wnioskodawcy. Warunek poniesienia przez Spółkę należy uznać zatem za spełniony.

Ad 2) Definitywny charakter kosztu

Poniesione Wydatki na Wydarzenia organizowane będą miały charakter definitywny, tzn. nie są Wnioskodawcy zwracane w jakikolwiek sposób.

Ad 3) Związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą

Związek kosztu z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oznacza, że poniesiony przez podatnika koszt musi wykazywać choćby pośredni związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, która jest jego źródłem przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wydatki na Wydarzenia wykazują ścisły związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.

Wynika to z faktu, iż z jednej strony Wnioskodawca będzie ponosił te wydatki, aby zapewnić organizację Wydarzeń, które będą niezbędne z perspektywy rozwoju zarówno Spółki jak i Podmiotów Powiązanych oraz z perspektywy strategii marketingowej nakierowanej na zwiększenie sprzedaży oferowanych usług, a z drugiej strony będzie ponosił te wydatki, aby wykonać usługi wsparcia dla Podmiotów Powiązanych, których częścią jest organizacja Wydarzeń dla spółek, dla których te usługi wsparcia będą świadczone (dla Współpracowników tych spółek).

Zatem, zdaniem Wnioskodawcy, pomiędzy Wydatkami na Wydarzenia a działalnością gospodarczą Spółki istnieje niezaprzeczalny związek.

Tym samym omawiany warunek należy uznać za spełniony.

Ad 4) Warunek celu: uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów Warunek celowości poniesienia kosztu oznacza, że koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Celowość poniesienia kosztu należy oceniać mając na uwadze jego racjonalność oraz gospodarcze uzasadnienie oraz istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskiwaniem przychodów bądź zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów.

Przesłankę celowości wielokrotnie wyjaśniały też organy podatkowe np. DKIS w interpretacji indywidualnej z 11 grudnia 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.297.2023.3.BS stwierdził, że przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu.

W odniesieniu do wydatków ponoszonych na organizację Wydarzeń, Wnioskodawca wskazuje, że będą one ponoszone przez Spółkę w celu uzyskania przychodów związanych ze świadczeniem usług wsparcia, jak również w związku z budowaniem i utrzymywaniem relacji z własnymi Współpracownikami. Wydatki te pozostają zatem w bezpośrednim związku z osiąganymi przez Spółkę przychodami.

Zatem w opinii Wnioskodawcy, w przypadku Wydatków na Wydarzenia będzie istniał niezaprzeczalny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym przez Spółkę kosztem a przyszłymi racjonalnie oczekiwanymi przychodami osiąganymi w związku z działalnością gospodarczą Spółki.

Ad 5) Dokumentowanie wydatków

Spółka będzie w posiadaniu wszelkich dokumentów dotyczących Wydatków na Wydarzenia, takich jak faktury zakupowe czy potwierdzenia bankowych przelewów obejmujących kwoty tych wydatków. Wszystkie Wydatki na Wydarzenia będą zatem odpowiednio dokumentowane, a więc analizowany warunek zostanie również spełniony.

Ad 6) Brak wyłączenia z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT

W opinii Spółki, Wydatki na Wydarzenia nie są kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie są to koszty reprezentacji wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mając na uwadze, iż ustawa o CIT nie zawiera definicji legalnej „kosztów reprezentacji ”, zdaniem Wnioskodawcy należy odnieść się do wykształconej linii interpretacyjnej organów podatkowych w tym zakresie. Zgodnie z podejściem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej [dalej: „DKIS"] celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Zatem wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie "reprezentacji" kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Natomiast, reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy.

Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana, okoliczności towarzyszących poniesionym wydatkom, itp. i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

Jak wskazano powyżej, Wnioskodawca będzie ponosił koszty związane z organizacją Wydarzeń dla Współpracowników, aby osiągnąć następujące cele:

• zwiększenie efektywności komunikacji - spotkania integracyjne ułatwiają Współpracownikom nawiązanie bezpośrednich relacji. Znajomość twarzy, imion pozostałych Współpracowników Spółki znacząco usprawnia przepływ informacji w codziennej pracy zdalnej bądź hybrydowej. Osoby, które miały okazję uczestniczyć we wspólnych aktywnościach i rozrywkach, znacznie chętniej i szybciej podejmują współpracę w ramach projektów realizowanych w ramach współpracy zawodowej,
• budowanie zgranego zespołu - wspólne doświadczenia, np. udział w aktywności zespołowej (escape room, gra w golfa, warsztaty kulinarne, spływ kajakowy), wzmacniają więzi pomiędzy Współpracownikami, co może przedkładać się na jakość i terminowość realizowanych projektów, tworzenie pozytywnego środowiska pracy i atmosfery sprzyjającej motywacji - doświadczenia rynkowe pokazują, że zespoły, w których panuje koleżeńska atmosfera i wzajemny szacunek, są bardziej stabilne i mniej podatne na rotację. Organizacja wydarzeń integracyjnych, niezależnie od ich formy (kolacja, koncert, sportowy turniej), wzmacnia poczucie wspólnoty i lojalności wobec Grupy Kapitałowej,
• przyczyniać się do lepszego zrozumienia kultury organizacyjnej i celów biznesowych Spółki i Grupy Kapitałowej - Wydarzenia stanowią również okazję do nieformalnego przekazania wartości, jakimi kierują się Spółka oraz Podmioty Powiązane i planów rozwoju Grupy Kapitałowej. W atmosferze bardziej sprzyjającej otwartemu dialogowi możliwe jest omówienie aktualnych trendów rynkowych, kierunków rozwoju oraz zebranie bezpośredniego feedbacku od Współpracowników, co bezpośrednio wpływa na możliwość lepszego rozwoju Spółki i Grupy,
• ułatwić adaptację w strukturach Grupy Kapitałowej - osoby Współpracujące w ramach Grupy Kapitałowej działają w różnorodnym, środowisku międzynarodowym. Wspólne aktywności pomagają pozwala przełamać bariery językowe, kulturowe i organizacyjne, umożliwiając uczestnikom nawiązanie relacji interpersonalnych w neutralnym, nieformalnym kontekście, co może ułatwić przyszłą współpracę projektową na poziomie międzynarodowym,
• przyczynić się kultywowania zwyczajów społecznych i rynkowych - spotkania integracyjne są powszechnie przyjętym elementem kultury korporacyjnej w nowoczesnych organizacjach. Tego rodzaju inicjatywy są powszechnie uznawane za standard w nowoczesnych środowiskach pracy, niezależnie od formy zatrudnienia współpracowników (umowa o pracę, umowa zlecenia, B2B itd.).
• wpływać na stabilność współpracy i długofalowe relacje - regularne wydarzenia integracyjne tworzą fundament do budowania trwałych, opartych na zaufaniu relacji. Osoby, które czują się związane z organizacją, są bardziej skłonne do długoterminowej współpracy, podejmowania dodatkowej odpowiedzialności oraz rekomendowania kontrahenta innym.

Jednocześnie Wnioskodawca będzie ponosił te koszty, aby prawidłowo wykonać na rzecz Podmiotów Powiązanych usługi wsparcia.

Wnioskodawca podkreśla, że w dobie dzisiejszego rynku i szeroko rozumianej konkurencji organizacja różnorodnych wydarzeń integracyjnych dla Współpracowników wpisuje się w kanon działalności marketingowej.

Na tle powyższego, Spółka podkreśla, że koszty związane z Wydarzeniami ponoszone są będą wyłącznie w celu spełnienia oczekiwań marketingowo-biznesowych Grupy Spółki jak i Podmiotów Powiązanych oraz w celu prawidłowego i profesjonalnego wykonania usług wsparcia świadczonych przez Spółkę.

W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy Wydatki na Wydarzenia organizowane przez Podmioty Zewnętrzne nie spełniają warunków uznania ich za koszty reprezentacji wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, gdyż:

• nie będą one służyć reprezentacji Wnioskodawcy, a wykonaniu usług wsparcia świadczonych przez Wnioskodawcę, z tytułu których Wnioskodawca będzie otrzymywał wynagrodzenie oraz utrzymaniu stabilnej współpracy ze Współpracownikami,
• ich wyłącznym lub dominującym celem nie jest/będzie wykreowanie dobrego obrazu Spółki czy spółek z Grupy Kapitałowej, a jak najlepsze wykonanie usług wsparcia, które świadczy Spółka oraz wpływ na pozytywne relacje Spółki ze Współpracownikami,
• ich celem nie jest będzie uwypuklenie zasobności i prestiżu Spółki ani Podmiotów Powiązanych czy spółek z Grupy Kapitałowej, a prawidłowe wykonanie usług wsparcia przez Spółkę oraz podejmowanie działań, które mogą zachęcać Współpracowników do kontynuacji współpracy ze Spółką, jak również budowanie dobrej atmosfery, mogącej wpływać na jakość wykonywanych usług.

Powyższe potwierdza, również znana Wnioskodawcy praktyka rynkowa oraz znane Wnioskodawcy interpretacje indywidualne DKIS, które zostały dotychczas wydane w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na organizację kompleksowych spotkań biznesowych, szkoleniowych i integracyjnych organizowanych przez profesjonalnych pośredników takich jak Podmioty Zewnętrzne. Tak np. w:

• interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 21 grudnia 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.725.2023.1.BS, w której DKIS uznał, że wydatki poniesione przez podatnika na organizację przez agencję reklamową kompleksowego wydarzenia na rzecz pracowników, współpracowników i klientów wnioskodawcy promującego wprowadzenie na rynek nowych modeli samochodów sprzedawanych przez podatnika (obejmującego m.in. koszty zapewnienia cateringu) mogą stanowić w całości koszty uzyskania przychodu oprócz wydatków na napoje alkoholowe - DKIS uznał, że wydatki na tego typu wydarzenie nie stanowią kosztów reprezentacji wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT,
• wyroku WSA z dnia 21 kwietnia 2023 r., o sygn. I SA/Po 114/23, WSA wskazał że wydatki na imprezy integracyjne organizowane zarówno dla pracowników jak i współpracowników przez podmioty zewnętrzne mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla wnioskodawcy, uzasadniając:. nie ma istotnego znaczenia forma umowy zawartej z daną osobą, ma natomiast znaczenie jednakowy cel wydatków, tj. nawiązanie i utrzymanie współpracy z najlepszymi współpracownikami oraz zwiększanie wydajności zespołu, a w konsekwencji osiągnięcie wyższych przychodów”.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy Wydatki nie są/będą kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie będą stanowiły kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym, na gruncie przepisów ustawy o CIT, Wydatki na Wydarzenia, które będą ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 dalej: „updop”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,

‒ nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodu.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 updop, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przedmiotowej sprawie należy zatem zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 updop zgodnie z którym:

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto, Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka planuje w przyszłości pełnić rolę centrum usług wspólnych dla innych spółek powiązanych. W ramach wykonywanej działalności gospodarczej, Spółka zamierza organizować w przyszłości spotkania integracyjne lub okolicznościowe dla współpracowników Spółki oraz współpracowników Podmiotów Powiązanych (wśród których dominować będzie współpraca na zasadach B2B tj. tzw. umowa B2B lub umowy cywilnoprawne - umowa zlecenie), które będą służyły integracji lub spotkaniu przy okazji ważnych dla Spółki lub Podmiotów Powiązanych wydarzeń lub tradycyjnie obchodzonych świąt dalej łącznie „Wydarzenia". Uczestnikami Wydarzeń będą jedynie osoby, które już współpracują ze Spółką bądź Podmiotami Powiązanymi tj. świadczą dane usługi na rzecz Spółki bądź Podmiotu Powiązanego bądź wykonują zlecenie.

Poprzez Wydarzenia, Spółka rozumie przykładowo i między innymi:

a) organizację wspólnego spływu kajakowego;

b) organizacja wspólnego wyjścia na kręgle;

c) wyjście do restauracji, kolację integracyjną;

d) organizacja wspólnego uczestnictwa w grze typu escape room;

e) organizacja wspólnych aktywności sportowych takich jak hokej, jazda na quadach, golf, mini golf;

f) organizacja wyjazdu integracyjnego do hotelu, obejmującego dostęp do strefy SPA.

Organizowane Wydarzenia mają za zadanie w szczególności:

• zwiększyć efektywności komunikacji,
• pomagać budować zgrany zespół,
• tworzyć pozytywne środowisko pracy i atmosferę sprzyjającą,
• przyczyniać się do lepszego zrozumienia kultury organizacyjnej i celów biznesowych Spółki i Grupy,
• ułatwić adaptację w strukturach Grupy Kapitałowej,
• przyczynić się do kultywowania zwyczajów społecznych i rynkowych,
• wpływać na stabilność współpracy i długofalowe relacje.

Spółka wskazała, że może organizować takie Wydarzenia samodzielnie lub zlecać przygotowanie i realizację takich Wydarzeń firmom zewnętrznym, które zajmują się całościową organizacją tego typu imprez, np. agencjom eventowym lub agencjom reklamowym.

Udział Współpracowników Spółki oraz Współpracowników Spółek powiązanych w spotkaniach integracyjnych/okolicznościowych będzie dobrowolny. Wydatki na organizację spotkań integracyjnych/okolicznościowych Współpracowników Spółki oraz Współpracowników Spółek powiązanych nie będą sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz będą finansowane ze środków obrotowych Spółki.

Spółka wskazała, że w zależności od charakteru danego spotkania integracyjnego lub okolicznościowego zakres uczestników może się różnić. Kryteria doboru uczestników będą miały charakter obiektywny i merytoryczny. Udział Współpracowników w opisanych we Wniosku wydarzeniach integracyjnych i okolicznościowych nie stanowi elementu należnego im wynagrodzenia za świadczone usługi. Udział w tych wydarzeniach ma charakter dobrowolny, pozapłacowy i nie jest objęty zakresem świadczeń wynikających z zawartych umów o współpracy. Organizacja takich wydarzeń nie stanowi żadnej formy gratyfikacji za wykonane świadczenia ani nie jest warunkiem realizacji zobowiązań umownych przez Spółkę. Wydarzenia opisane we Wniosku mają na celu integrację zespołów, budowanie relacji zawodowych, poprawę współpracy oraz wzmocnienie kultury organizacyjnej w organizacji, a nie wynagradzanie za wykonywaną współpracę.

Wnioskodawca pragnie jednoznacznie podkreślić, że organizacja spotkań integracyjnych i okolicznościowych leży wyłącznie w interesie Wnioskodawcy, a nie w interesie prywatnym Współpracowników. Celem tych wydarzeń jest m.in. zwiększenie efektywności komunikacji i współpracy w zespołach, budowanie trwałych relacji zawodowych, wzmacnianie kultury organizacyjnej oraz wspieranie identyfikacji Współpracowników z celami biznesowymi Spółki, co pośrednio przyczynia się do generowania przychodów.

Z tego względu wszystkie koszty organizacji wydarzeń będą ponoszone przez Wnioskodawcę. Współpracownicy nie będą ich finansować we własnym zakresie, ponieważ Wydarzenia te nie są organizowane w ich interesie prywatnym.

Wnioskodawca wskazała, że poniesienie wydatków na organizację wydarzeń opisanych we Wniosku będzie miało wpływ na wysokość otrzymywanego przez Wnioskodawcę wynagrodzenia za pełnienie roli centrum usług wspólnych dla innych Spółek Powiązanych. Wydatki te zostaną uwzględnione w kalkulacji wynagrodzenia poprzez ich alokację na poszczególne podmioty, którym Spółka świadczy usługi.

Organizacja oraz finansowanie tych wydarzeń stanowią dobrowolną inicjatywę Wnioskodawcy, z uwagi na zwyczajową praktykę w branży Wnioskodawcy, i nie są elementem wynikającym z postanowień zawartych umów z Współpracownikami. Wydatki ponoszone na wskazane we Wniosku Wydarzenia nie będą w jakikolwiek sposób zwracane Spółce. Natomiast będą one uwzględniane w obliczaniu bazy kosztowej przy ustalaniu wynagrodzenia od Podmiotów Powiązanych. W ten sposób poniesione wydatki zostaną rozliczone w ramach mechanizmu kalkulacji wynagrodzenia.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy wydatki ponoszone na organizację wydarzeń integracyjnych dla osób fizycznych współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia oraz umów B2B będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podnieść należy, że w celu oceny, czy dany rodzaj wydatku może zostać uznany za reprezentację czy inny rodzaj wydatków konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Tym samym jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów w kontekście prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej wymagałoby przeprowadzenia postępowania dowodowego. Organ interpretacyjny nie jest uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Z tego względu, niniejsza interpretacja ogranicza się do wykładni przepisu art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i wskazania elementów zdarzenia, które są istotne dla kwalifikacji przedmiotowych kosztów. W procesie wydawania interpretacji indywidualnych właściwy organ nie dokonuje żadnych własnych ustaleń w ramach postępowania dowodowego, ale przedstawia wyłącznie ocenę stanowiska wnioskodawcy na tle przedstawionego przez niego stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Z kolei, wydatki dotyczące organizacji wydarzeń integracyjnych dla osób fizycznych współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia oraz umów B2B noszą znamiona reprezentacji, mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach Współpracowników, uwypuklenie zasobności i profesjonalizmu Spółki, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku Wnioskodawcy. Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślić należy, że Organ nie neguje Państwa twierdzeń, że dzięki takim inicjatywom Spółka wzmacnia zaangażowanie i lojalność swoich Współpracowników, co przekłada się na ich większą motywację i efektywność w realizacji zadań. To z kolei wpływa na poprawę jakości świadczonych usług i oferowanych produktów, co bezpośrednio zwiększa konkurencyjność Spółki na rynku. Niemniej jednak przy ocenie, czy dane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów należy mieć na względzie przepisy art. 16 ust. 1 updop. W niniejszej sprawie przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ma zastosowanie, dlatego też opisane we wniosku wydatki dotyczące spotkań integracyjnych dla Współpracowników nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jak sami Państwo wskazali, organizacja wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych dla Współpracowników Spółki stanowi powszechną i uznaną praktykę rynkową, która pozytywnie wpływa na wizerunek Spółki jako partnera biznesowego. Brak organizacji tego typu wydarzeń może skutkować negatywnym postrzeganiem Spółki przez potencjalnych i obecnych Współpracowników oraz partnerów, co może osłabić jej pozycję rynkową i zmniejszyć atrakcyjność jako podmiotu współpracującego. Efektywnie może to prowadzić do ograniczenia możliwości współpracy z najlepszymi specjalistami w swoich dziedzinach, którzy prócz wysokości wynagrodzenia cenią również aktualne standardy rynkowe w zakresie integracji z osobami, z którymi współpracują. Organizacja wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych jest dla Państwa istotnym elementem strategii biznesowej wspierającej wzrost konkurencyjności. Zatem, organizacja wydarzeń integracyjnych i okolicznościowych ma przede wszystkim pozytywny wpływ na wizerunek Spółki w oczach Współpracowników, wzmacniając ich zaangażowanie, satysfakcję oraz poczucie przynależności do zespołu.

Biorąc pod uwagę powyższe rozważania, Państwa stanowisko należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych, stwierdzić należy, że są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określony stanach faktycznych/zdarzeniach przyszłych i tylko do nich się odnoszących.

Powołane interpretacje oraz orzeczenia sądu nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.