Interpretacja 0114-KDIP2-1.4010.470.2025.3.AZ

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktyczny w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych i podatku dochodowego od osób fizycznych, który dotyczy ustalenia, czy:

• wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek dla pracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art 15 ust. 1 ustawy o CIT;
• pracownicy Spółki nie osiągają przychodu stypizowanego w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych z tytułu nieodpłatnego udostępniania im kanapek przez Spółkę i tym samym, na Spółce nie ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w tym zakresie.

Uzupełnili go Państwo pismem z 30 września 2025 r. (wpływ do organu 30 września 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawcą niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej jest spółka A. SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”). Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest przygotowanie oraz dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering).

Przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej jest następujący stan faktyczny.

Spółka dokonuje wydatków w celu całościowego sfinansowania kanapek udostępnianych nieodpłatnie swoim pracownikom.

Kanapki są udostępniane pracownikom w miejscach ogólnodostępnych, w siedzibie działalności Spółki.

Kanapki dostępne są raz w tygodniu, w dni kiedy większość pracowników przebywa w biurze.

Pracownicy mają do kanapek swobodny dostęp - mogą je konsumować bez ponoszenia żadnych kosztów. Konsumpcja kanapek nie jest obowiązkowa dla pracowników, a każdy z pracowników może podjąć się konsumpcji kanapek w dowolnej ilości.

Wnioskodawca nie prowadzi ewidencji ani nie dokumentuje, którzy z jego pracowników skorzystali z poczęstunku w postaci kanapek, ani w jakim zakresie.

Udostępnianie pracownikom kanapek nie jest obowiązkiem Spółki wynikającym z przepisów prawa, w tym przepisów z zakresu BHP. Sfinansowanie kanapek stanowi wyłącznie przejaw dobrej woli Spółki i nie wynika z żadnych ustawowych zobowiązań wobec jej pracowników.

Wydatki na sfinansowanie pracownikom kanapek nie są wydatkami ze środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Spółka traktuje swoje działanie jako element polityki wewnętrznej, mającej na celu poprawę warunków pracy, zwiększenie efektywności oraz lojalności zespołu pracowników oraz ogólną poprawę atmosfery wśród jej pracowników.

Z uwagi na powyższy stan faktyczny, u Spółki powstały wątpliwości w przedmiocie skutków podatkowych wynikających z finansowania oraz nieodpłatnego udostępniania kanapek jej pracownikom.

Przez wzgląd na powyższe Wnioskodawca zdecydował się wystąpić z niniejszym wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej do Dyrektora KIS w celu ustalenia przez niego powyższych skutków podatkowych.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

Pismem z 30 września 2025 r. (data wpływu 30 września 2025 r.) uzupełnili Państwo wniosek w odpowiedzi na wezwanie organu i wskazali Państwo, że:

1.  Spółka traktuje swoje działanie jako element polityki wewnętrznej, mającej na celu poprawę warunków pracy, zwiększenie efektywności oraz lojalności zespołu pracowników oraz ogólną poprawę atmosfery wśród jej pracowników.

Dodatkowo jak wskazano we własnym stanowisku w ocenie Wnioskodawcy wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup gotowych, lekkich posiłków (kanapek) udostępnianych pracownikom w miejscu pracy, mają charakter racjonalny gospodarczo i pozostają w funkcjonalnym związku z jej przychodami. Regularne spożywanie posiłków w czasie pracy pozytywnie wpływa na koncentrację, utrzymanie sprawności psychofizycznej oraz ogólną efektywność pracowników. Udostępnienie posiłków bezpośrednio w miejscu pracy eliminuje potrzebę opuszczania zakładu w celu zakupu jedzenia, co skraca przestoje i sprzyja ciągłości wykonywania obowiązków służbowych pracowników. Udostępnianie pracownikom kanapek pozytywnie wpływa na klimat organizacyjny i relacje w zespole. W efekcie rośnie lojalność pracowników, co ogranicza rotację kadry oraz zmniejsza koszty Wnioskodawcy związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych osób. Utrzymanie stabilnego, zaangażowanego i efektywnego zespołu stanowi tym samym istotny czynnik wspierający osiąganie przez Spółkę stabilnych przychodów. Z uwagi na to – zdaniem Wnioskodawcy – wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek powinny stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów. Powyższe obrazuje zatem związek z przychodami ponoszonych kosztów.

Dodatkowo wskazać należy, że w obliczu problemów z dostępnością wykwalifikowanej kadry inwestycja w dobrostan pracowników oraz ich efektywność jest kluczem do osiągania wyników finansowych. Istnieje ścisła korelacja między wydajnością pracy a postawą jaką reprezentuje pracownik. Dla firmy Wnioskodawcy jak i wielu pracodawców w Polsce oczywiste jest, że inwestycja w dobrostan pracowników jest wprost skorelowana z efektywnością procesów które mają bezpośrednie przełożenie na realizacje założeń biznesowych.

Inwestycja w dobrostan pracowników objawia się między innymi organizacją wygodnej przestrzeni do pracy oraz zapewnieniu drobnych przekąsek takich jak owoce, soki, bakalie, kanapki.

Dodatkowo inwestycja w tego rodzaju benefity:

1)  wspiera wizerunek pracodawcy oraz pozwala na obniżenie kosztów rekrutacji

2)  powoduje mniejszą rotację pracowników co przekłada się bezpośrednio na oszczędności na nowych rekrutacjach,

3)  dobrze odżywieni pracownicy wykazują większą efektywność, większą odporność na stres co wpływa na wydajność procesów,

4)  dobrze odżywieni pracownicy mniej chorują co się przekłada na oszczędności w zakresie nadmiarowych wynagrodzeń,

5)  swobodny dostęp do przekąsek powoduje, że pracownicy oszczędzają swój czas poświęcając go na obowiązku służbowe.

2.  Kanapki są kupowane od innej firmy.

3.  Przez sfinansowanie kanapek należy zatem rozumieć poniesienie przez Wnioskodawcę kosztu ich zakupu.

4.  Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku pokrywane są ze środków własnych, nie są one zwracane Wnioskodawcy w jakiejkolwiek formie i nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

5.  Na pytanie organu, czy wszystkie wymienione w opisie sprawy wydatki są finansowane ze środków obrotowych Spółki odpowiedzieli Państwo, że tak.

6.  Na pytanie organu, czy wydatki ponoszone przez Państwa z tytułu zapewnienia kanapek dla pracowników będą udokumentowane (np. fakturą VAT) odpowiedzieli Państwo, że tak, będą udokumentowane fakturami Vat.

7.  Na pytanie organu, czy są Państwo w stanie określić, kto skorzystał z posiłków oraz jaka wartość posiłków (kanapek) przypada na daną osobę (pracownika) odpowiedzieli Państwo, że Wnioskodawca nie jest w stanie tego określić.

Pytania

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek dla pracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że jego pracownicy nie osiągają przychodu stypizowanego w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych z tytułu nieodpłatnego udostępniania im kanapek przez Spółkę i tym samym, na Wnioskodawcy nie ciążą obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w tym zakresie?

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 odnośnie podatku dochodowego od osób fizycznych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek dla pracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

W ocenie Wnioskodawcy wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup gotowych, lekkich posiłków (kanapek) udostępnianych pracownikom w miejscu pracy, mają charakter racjonalny gospodarczo i pozostają w funkcjonalnym związku z jej przychodami.

Regularne spożywanie posiłków w czasie pracy pozytywnie wpływa na koncentrację, utrzymanie sprawności psychofizycznej oraz ogólną efektywność pracowników. Udostępnienie posiłków bezpośrednio w miejscu pracy eliminuje potrzebę opuszczania zakładu w celu zakupu jedzenia, co skraca przestoje i sprzyja ciągłości wykonywania obowiązków służbowych pracowników.

Udostępnianie pracownikom kanapek pozytywnie wpływa na klimat organizacyjny i relacje w zespole. W efekcie rośnie lojalność pracowników, co ogranicza rotację kadry oraz zmniejsza koszty Wnioskodawcy związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych osób. Utrzymanie stabilnego, zaangażowanego i efektywnego zespołu stanowi tym samym istotny czynnik wspierający osiąganie przez Spółkę stabilnych przychodów.

Z uwagi na to – zdaniem Wnioskodawcy – wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek powinny stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Jednakże trzeba stwierdzić, iż aby dane wydatki można było uznać, za koszty uzyskania przychodów, to nie mogą one równocześnie stanowić wydatków o jakich mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, potencjalną podstawą prawną wyłączającą możliwość zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów mógłby być art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Interpretacja pojęcia „reprezentacja” została przedstawiona oraz omówiona przez sądy administracyjne z uwagi na brak jej ustawowej definicji.

Sposób jego rozumienia zmienia się wraz ze zmianami realiów postępującego obrotu gospodarczego. Innymi słowy to co kiedyś mogło być uznane za wydatek reprezentacyjny obecnie na skutek zmiany warunków, praktyki obecnie może być uznane za standardową i powszechną praktykę.

Zgodnie z przedstawianymi przez nie poglądami, przez reprezentacje należy rozumieć kreację lub poprawę wizerunku podatnika „na zewnątrz” względem danych klientów lub kontrahentów podatników.

Przykładowo w wyroku WSA w Warszawie z dnia 29 czerwca 2020 r. (sygn. akt: III SA/Wa 2042/19) wskazano, że:

„Reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.”

Warto również wskazać wyrok NSA z dnia 8 grudnia 2022 r. (sygn. akt: II FSK 1130/20), gdzie zwrócono uwagę, iż:

„Zakresem przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. objęte są wydatki, które mają na celu stworzenie pozytywnego obrazu działalności gospodarczej podatnika jako całości, pozytywnego obrazu jego przedsiębiorstwa i stworzenie u kontrahentów podatnika ogólnego pozytywnego odbioru podatnika i jego działalności gospodarczej. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.”

Istotnym w tym zakresie wyrokiem jest również wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 29 sierpnia 2023 r. (sygn. akt: I SA/Wr 49/23), w którym zostało wskazane, iż:

„Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny ze względu na rodzaj konkretnych wydatków kwalifikowanych jako koszty reprezentacji wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.”

Końcowo należy wskazać wyrok NSA z dnia 12 kwietnia 2023 r. (sygn. akt: II FSK 2469/20),w którym zostało wskazane, że:

„Zakresem przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. objęte są wydatki, które mają na celu stworzenie pozytywnego obrazu działalności gospodarczej podatnika jako całości, pozytywnego obrazu jego przedsiębiorstwa i stworzenie u kontrahentów podatnika ogólnego pozytywnego odbioru podatnika i jego działalności gospodarczej. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Nie są wydatkami na reprezentację wydatki związane z działaniami, które mają na celu dostarczenie informacji o produktach lub towarach oferowanych przez podatnika do sprzedaży, gdyż wydatki te są nakierowane na zainteresowanie potencjalnych klientów konkretnymi przedmiotami znajdującymi się w ofercie handlowej podatnika a nie na stworzenie ogólnego pozytywnego wizerunku działalności podatnika i jego firmy.”

Z uwagi na powyższe – zdaniem Wnioskodawcy – wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek dla pracowników Spółki nie mogą zostać uznane za koszty reprezentacji.

Wynika to stąd, iż ich celem nie jest kreacja dobrego wizerunku Spółki „na zewnątrz” wśród kontrahentów (klientów) Wnioskodawcy, lecz są one skierowane w celu sfinansowania kanapek dla pracowników Spółki.

Gdyby bowiem sfinansowane kanapki były następnie udostępniane klientom (kontrahentom) Wnioskodawcy, to należałoby uznać, że koszty takiego sfinansowania stanowiłyby koszty reprezentacji, które podlegają wykluczeniu z możliwości ich wliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Tak przykładowo wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 14 marca 2024 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.4.2024.1.IM), w której uznał, że:

„Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie krótkoterminowego zakwaterowania (najem krótkoterminowy). Rozlicza się Pan na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a wybrana przez Pana forma opodatkowania to podatek liniowy. W wynajmowanych nieruchomościach udostępnia Pan klientom podstawowe wyposażenie w celu zapewnienia im komfortowego pobytu, jest to m.in. wyposażenie kuchni w podstawowe akcesoria do gotowania lub sprzątania czy podstawowe produkty spożywcze (sól, cukier, kawa, herbata). Stara się Pan świadczyć usługi najwyższej jakości, dbając przy tym przede wszystkim o zadowolenie swoich klientów. Z tego też względu każdy klient, który zdecyduje się na wynajęcie Pana nieruchomości, otrzymuje słodką przekąskę, tj. cukierki lub batonika oraz butelkę piwa. Chciałby Pan również zapewniać klientom catering, tj. gotowy posiłek dostępny w lodówce do samodzielnego odgrzania, który byłby dostępny w ramach najmu. Dlatego będzie Pan ponosił koszty związane z zapewnieniem słodyczy, piwa lub cateringu.

Pana wątpliwości sprowadzają się do ustalenia, czy poniesione przez Pana wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Za wydatki na zakup żywności, napojów (w tym alkohol) i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z klientami.

W mojej ocenie - poniesione wydatki na zakup słodkich przekąsek (cukierki, batoniki), piwa oraz na zakup cateringu nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w Pana działalności gospodarczej, ponieważ stanowią wydatki na reprezentację.”

Przez wzgląd na powyższe należy uznać, że wydatki Spółki na sfinansowanie kanapek udostępnianych nieodpłatnie pracownikom Wnioskodawcy stanowią koszty uzyskania przychodów, które nie mogą zostać uznane za koszty reprezentacji. Nie dotyczą one bowiem kreacji pozytywnego wizerunku Spółki „na zewnątrz” lecz wewnątrz jej struktury organizacyjnej.

Tym samym – zdaniem Wnioskodawcy – wydatki na sfinansowanie kanapek udostępnianych nieodpłatnie pracownikom Spółki stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe wnioski znajdują potwierdzenie w licznych stanowiskach organów podatkowych.

Należy powołać przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 26 października 2023 r. (znak: 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW), zgodnie z którą: „wydatki ponoszone przez Spółkę dotyczące zakupu owoców i warzyw z przeznaczeniem dla Pracowników i Współpracowników są bowiem przejawem starań Spółki o kondycję i samopoczucie pracowników, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co może przełożyć się na uzyskiwane przez Spółkę przychody. Ponadto, udostępnienie pracownikom warzyw i owoców ma ich zachęcić do kontynuowania pracy u Wnioskodawcy.

Koszty poniesione przez Spółkę na zakup owoców i warzyw udostępnianych do ogólnej konsumpcji Pracownikom i Współpracownikom Spółki w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych.”

Warto również wskazać interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 4 marca 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-2.4010.756.2024.1.EJ), w której organ uznał, iż: „jak bowiem wynika z opisu sprawy, praca w Spółce jest monotonna, schematyczna i niezbyt atrakcyjna na lokalnym rynku pracy. Spółka chciałby rozszerzyć swoją atrakcyjność, jako pracodawca i zagwarantować pracownikom stały dostęp do zdrowych przekąsek w postaci owoców i warzyw. Zapewnienie owoców i warzyw pracownikom ma na celu m.in. podwyższenie morale panującego w zespole, zawężenie relacji między pracownikami i zwierzchnikami, a przez to zwiększenie efektywności ich współpracy. Dostawa owoców i warzyw do kuchni znajdującej się w biurowcu Spółki sprzyjać ma integracji pracowników. Spółka oczekuje uzyskania korzyści w postaci zwiększonego przychodu w wyniku lepszej współpracy pracowników z kierownictwem oraz liczy na zmniejszenie rotacji pracowników. Zbyt duża fluktuacja pracowników przysparza Spółce problemów logistycznych i generuje zbędne koszty przyuczenia do wykonywanych prac. Poza tym Spółka chciałaby zaistnieć, jako oferująca konkurencyjne miejsca pracy.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wydatki które zamierza ponosić w związku z zapewnieniem owoców i warzyw pracownikom.”

Należy również przedstawić interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 1 marca 2021 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.24.2020.7.IM), zgodnie z którą:

„Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia Pracownikom odpowiednich warunków pracy, Spółka dokonuje zakupów artykułów spożywczych takich jak np.: woda, kawa, herbata, mleko, cukier, soki, napoje gazowane (w tym napoje energetyczne), pieczywo, serki, wędliny, masło, dżemy, jogurty, słodycze, owoce, warzywa, paluszki, płatki śniadaniowe, kanapki gotowe lub wykonane z zakupionych produktów spożywczych, itp.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na zakup artykułów spożywczych dla pracowników oraz na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, są niewątpliwie przejawem i wyrazem starań Wnioskodawcy jako pracodawcy dążącego do poprawy atmosfery pracy, co w konsekwencji zwiększa wydajność pracy i w efekcie nie pozostaje bez wpływu na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

Ww. wydatki nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 u.p.d.o.p., gdyż - jak wskazuje Wnioskodawca w treści wniosku - wydatki te nie będą finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, lecz ze środków obrotowych Spółki a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych należy uznać za prawidłowe.”

Końcowo należy przedstawić interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 2 września 2019 r. (znak: 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD), zgodnie z którą:

„W konsekwencji za prawidłowe należy uznać stanowisko Spółki odnośnie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych do konsumpcji dla zleceniobiorców i kontrahentów Spółki. Produkty te nie noszą znamion "okazałości", ani "wykwintności". Z opisu sprawy nie wynika też aby powodem organizacji spotkań była chęć zaimponowania okazałością, czy wystawnością. Tym samym wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Odnośnie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników wskazać należy, że wydatki pracownicze - co do zasady - zaliczane są do kosztów podatkowych.

Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników np. takie jak w opisanej sprawie dotyczące wydatków poniesionych przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych.

Świadczenia te związane są ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą i jako takie spełniają przesłanki zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca ponosząc faktycznie ww. wydatki, pokryte z jego własnych zasobów finansowych, mające definitywny charakter może je zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Podsumowując, wydatki na zakup artykułów spożywczych udostępnianych do konsumpcji zarówno pracownikom Spółki, zleceniobiorcom i kontrahentom zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.”

Niezależnie od powyższych interpretacji indywidualnych, stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w piśmie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 13 lipca 2021 r. (znak: DOP4.8221.5.2021.CPXV), zgodnie z którym:

„Koszty poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych udostępnianych do spożycia w pomieszczeniach socjalnych będących w dyspozycji Pracowników w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki na artykuły spożywcze są w istocie "kosztami pracowniczymi" podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników.

Taki związek przyczynowo-skutkowy z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów wykazują również wydatki na zakup artykułów spożywczych, które udostępniane są osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych.

W świetle powyższych wyjaśnień należy stwierdzić, że wydatki na zakup artykułów spożywczych opisanych w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, zarówno w zakresie, w jakim dotyczą pracowników Spółki jak i osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Należy również wskazać, że wydatki na artykuły spożywcze ponoszone przez Spółkę nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niemogących zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W szczególności przedmiotowe wydatki nie mogą zostać zaliczone jako koszty reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT.

Przez wzgląd na powyższe stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 winno zostać uznane za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 1 odnośnie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)  „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)  „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)  „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 1 dotyczą możliwości zaliczenia wydatków na zakup kanapek dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Ponadto wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Kosztami podatkowymi mogą być także co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu zwiększenia efektywności ich pracy, zmniejszenia absencji w pracy oraz wzmocnienia ich identyfikowania się z pracodawcą. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę samopoczucia pracownika, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie wydajności jego pracy.

W tym miejscu zasadnym jest wskazać, iż zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT:

Z treści złożonego wniosku wynika, że Spółka dokonuje wydatków w celu całościowego sfinansowania kanapek udostępnianych nieodpłatnie swoim pracownikom. Kanapki są kupowane od innej firmy i udostępniane pracownikom w miejscach ogólnodostępnych, w siedzibie działalności Spółki. Kanapki dostępne są raz w tygodniu. Pracownicy mają do kanapek swobodny dostęp - mogą je konsumować bez ponoszenia żadnych kosztów, w dowolnej ilości. Wnioskodawca nie prowadzi ewidencji ani nie dokumentuje, którzy z jego pracowników skorzystali z poczęstunku w postaci kanapek, ani w jakim zakresie. Udostępnianie pracownikom kanapek nie jest obowiązkiem Spółki wynikającym z przepisów prawa, w tym przepisów z zakresu BHP. Sfinansowanie kanapek stanowi wyłącznie przejaw dobrej woli Spółki. Wydatki na sfinansowanie pracownikom kanapek nie są wydatkami ze środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Spółka traktuje swoje działanie jako element polityki wewnętrznej, mającej na celu poprawę warunków pracy, zwiększenie efektywności oraz lojalności zespołu pracowników oraz ogólną poprawę atmosfery wśród jej pracowników.

Nadto, z wniosku wynika, że regularne spożywanie posiłków w czasie pracy pozytywnie wpływa na koncentrację, utrzymanie sprawności psychofizycznej oraz ogólną efektywność pracowników. Udostępnienie posiłków bezpośrednio w miejscu pracy eliminuje potrzebę opuszczania zakładu w celu zakupu jedzenia, co skraca przestoje i sprzyja ciągłości wykonywania obowiązków służbowych pracowników. Udostępnianie pracownikom kanapek pozytywnie wpływa na klimat organizacyjny i relacje w zespole. W efekcie rośnie lojalność pracowników, co ogranicza rotację kadry oraz zmniejsza koszty Spółki związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych osób. Utrzymanie stabilnego, zaangażowanego i efektywnego zespołu stanowi tym samym istotny czynnik wspierający osiąganie przez Spółkę stabilnych przychodów. Dodatkowo inwestycja w tego rodzaju benefity wspiera wizerunek pracodawcy oraz pozwala na obniżenie kosztów rekrutacji, powoduje mniejszą rotację pracowników co przekłada się bezpośrednio na oszczędności na nowych rekrutacjach, zaś dobrze odżywieni pracownicy wykazują większą efektywność, większą odporność na stres, co wpływa na wydajność procesów, a także mniej chorują, co się przekłada na oszczędności w zakresie nadmiarowych wynagrodzeń. Nadto, swobodny dostęp do przekąsek powoduje, że pracownicy oszczędzają swój czas poświęcając go na obowiązku służbowe.

Jak doprecyzowali Państwo w uzupełnieniu wniosku, wydatki, o których mowa we wniosku pokrywane są ze środków własnych, nie są one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie i nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy prawa oraz opis stanu faktycznego, należy zgodzić się z Państwem, że ponoszone przez Państwa wydatki na sfinansowanie zakupu kanapek dla pracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym, Państwa stanowisko należy uznać więc za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych i wyroków sądów, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane/zapadły w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.