Interpretacja 0114-KDIP2-1.4010.476.2025.2.PK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy wydatki na parkingi i autostrady mieszczą się w zakresie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i tym samym podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu.

Uzupełnili go Państwo pismem z 5 sierpnia 2025 r. (wpływ 1 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Pracownicy firmy w trakcie odbywania podróży służbowych korzystają z prywatnych samochodów. Ponoszą koszty nie tylko eksploatacyjne, ale również koszty parkingów czy przejazdów płatnymi odcinkami dróg. Podróże służbowe spełniają definicję podróży służbowej w myśl ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy. Każda z podróży służbowej, z uwagi na to, że dotyczy wyjazdu poza miejsce, w którym znajduje się siedziba Spółki odbywa się na podstawie dokumentu delegacji, w ramach którego rozliczane są koszty podróży obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi. Pracownicy prowadzą każdorazowo ewidencję przebiegu pojazdu, która jest częścią systemu informatycznego (...) używanego do rozliczania kosztów podróży służbowych - sekcja druku rozliczenie wyjazdu pt. rozliczenie podróży pojazdem prywatnym (przykład w załączeniu). Używany system informatyczny jest tak skonstruowany, iż ewidencja przebiegu pojazdów jest zatwierdzana przez przełożonych wyjeżdżających pracowników każdorazowo (tj. po rozliczeniu każdego wyjazdu). Wydatki na parkingi i autostrady są udokumentowane fakturami, fakturami uproszczonymi i paragonami wydawanymi przez Autostrady, które stanowią faktury VAT w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03.12.2013 w sprawie wystawiania faktur. Istnieje związek poniesionych wydatków na parkingi i autostrady z działalnością gospodarczą firmy i uzyskiwanymi przez firmę przychodami z działalności. Pracownicy odbywają podróże służbowe w celu realizacji zadań zleconych przez pracodawcę w postaci np. wykonania usług konsultingowych lub inżynierskich u klientów czy inne zadania ściśle związane z działalnością gospodarczą firmy i mające wpływ na uzyskanie przychodów z działalności gospodarczej.

Pytanie

Czy wydatki na parkingi i autostrady mieszczą się w zakresie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i tym samym podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Wg firmy zwrot wydatków poniesionych na parkingi i przejazdy autostradami nie powinien być rozliczany w ramach kilometrówki i tym samym w całości uznany za koszt podatkowy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zdaniem firmy przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stanowią, iż zwrot kosztów takich jak opłaty parkingowe czy opłaty za przejazd autostradami, nie jest wliczany do kosztów przejazdu rozliczanych w ramach kilometrówki. Wynika to wprost z przepisów rozporządzenia, zgodnie z którymi pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości (§ 2 w powiązaniu z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia).

Należy również zauważyć, iż rozporządzenie ministra infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy wydane na podstawie art. 34a ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym w § 1 ust. 2 odwołuje się do przepisów w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Tym samym wydatki za parkingi i autostrady nie mogą mieścić się w wyłączeniu z kosztów podatkowych wynikających z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i mogą być uznane jako koszt podatkowy w całości. Wydatki na parkingi w czasie podróży służbowej i przejazdy autostradą nie należą do wydatków eksploatacyjnych czyli związanych bezpośrednio z korzystaniem z samochodu w podróży służbowej, takich jak np. paliwo, wymiana opon, części eksploatacyjne - wymiana filtrów, oleju, klocków hamulcowych i innych części.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest, aby ten wydatek spełniał następujące przesłanki:

·       został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·       jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·       pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·       poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·       został właściwie udokumentowany,

·       nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie źródła przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego nie stanowiącego jego własności, i tak zgodnie z art. 16 ust. 30 lit. a) ustawy o CIT,

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są przepisy - wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy zmienionego Rozporządzeniem z 22 grudnia 2022r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 5). Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ustawy o CIT).

Możliwość zastosowania powyższego przepisu uzależniona jest od tego, czy prowadzona jest właściwa ewidencja (ewidencja przebiegu pojazdu).

Z kolei sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT,

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”.

Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Pracownicy Spółki w trakcie odbywania podróży służbowych korzystają z prywatnych samochodów. Ponoszą koszty nie tylko eksploatacyjne, ale również koszty parkingów czy przejazdów płatnymi odcinkami dróg. Każda z podróży służbowej, z uwagi na to, że dotyczy wyjazdu poza miejsce, w którym znajduje się siedziba Spółki odbywa się na podstawie dokumentu delegacji, w ramach którego rozliczane są koszty podróży obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi. Pracownicy prowadzą każdorazowo ewidencję przebiegu pojazdu. Używany system informatyczny jest tak skonstruowany, iż ewidencja przebiegu pojazdów jest zatwierdzana przez przełożonych wyjeżdżających pracowników każdorazowo (tj. po rozliczeniu każdego wyjazdu). Wydatki na parkingi i autostrady są udokumentowane fakturami, fakturami uproszczonymi i paragonami wydawanymi przez Autostrady, które stanowią faktury VAT w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03.12.2013 w sprawie wystawiania faktur.

Pracownicy odbywają podróże służbowe w celu realizacji zadań zleconych przez pracodawcę w postaci np. wykonania usług konsultingowych lub inżynierskich u klientów czy inne zadania ściśle związane z działalnością gospodarczą firmy i mające wpływ na uzyskanie przychodów z działalności gospodarczej.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy wydatki na parkingi i autostrady mieszczą się w zakresie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i tym samym podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w przypadku gdy Spółka ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich w celach służbowych prywatnych samochodów osobowych zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o CIT, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Kosztami związanymi z używaniem samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, w celu odbycia podróży służbowej, są koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niestanowiącym składnika majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wobec powyższego, wydatki na parkingi i autostrady jako wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Skoro wydatki z tytułu ww. opłat stanowią wydatki z tytułu używania dla potrzeb Spółki samochodów osobowych pracowników w celu odbycia przez nich podróży służbowej, które to samochody nie stanowią składników majątku podatnika, to podatnik jest i będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu będącego iloczynem przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W przypadku właściwie prowadzonej ewidencji kosztem uzyskania przychodu będą koszty z ewidencji tej wynikające w wysokości nie wyższej niż limity obliczone w sposób wcześniej przedstawiony.

Zatem Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.