Interpretacja 0114-KDIP2-1.4010.559.2025.2.DK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie ustalenia czy:

·      opisane Prace B+R stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a tym samym czy Spółka jest uprawniona do stosowania Ulgi B+R – jest prawidłowe,

·      koszty wynagrodzeń Pracowników oraz koszty poniesione na poczet składek na ubezpieczenia społeczne Pracowników stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, w części odpowiadającej czasowi pracy przeznaczonemu na zadania określone w stanie faktycznym jako Prace B+R – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

Uzupełnili Państwo wniosek w odpowiedzi na wezwanie pismem z 11 listopada 2025 r. (data wpływu 12 listopada 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca :

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o CIT.

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest działalność związana z oprogramowaniem. Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie tworzenia, rozwoju oraz optymalizacji (modyfikacji) innowacyjnych i technologicznie zaawansowanych narzędzi techniki informatycznej, przyjmujących postać oprogramowania wspierającego funkcjonowanie platform (…).

Działalność Spółki jest prowadzona na rzecz podmiotów powiązanych, wobec których wystawiane są faktury dokumentujące świadczenie usług informatycznych.

Spółka współpracuje ze specjalistami z branży IT. Osoby te w zależności od zapotrzebowania i specyfiki wykonywanych zadań zatrudnione są przez Spółkę na podstawie umowy o pracę (dalej jako „Pracownicy”), lub wykonują na rzecz Spółki usługi w ramach niezależnej działalności gospodarczej (tj. w oparciu o tzw. umowy B2B).

Spółka w latach podatkowych 2021, 2022 i 2023 prowadziła dwa projekty (dalej: „Projekty”) w zakresie działalności klasyfikowanej jako działalność badawczo rozwojowa realizowane przez Pracowników:

1) Projekt 1

Harmonizacja produktów i funkcjonalności dwóch platform (…), która ma na celu ich konsolidację, uporządkowanie oraz optymalizację, aby w przyszłości stworzyć jedną, elastyczną i łatwo konfigurowalną platformę. Zharmonizowanie platform w ramach jednej ma na celu dostosowanie ich funkcjonalności do wymagań szerszej grupy użytkowników na różnych rynkach, takich jak niemiecki czy brytyjski. (…). Dzięki stworzeniu jednej technologii dostępnej dla wszystkich rynków, możliwe będzie zmniejszenie kosztów wejścia na nowe rynki, utrzymania oraz rozwoju nowych rozwiązań.

Prace prowadzone w ramach projektu 1 wykonywane są przez Pracowników w sposób systematyczny i mają na celu wypracowanie między innymi, opisanych poniżej innowacyjnych rozwiązań:

• Innowacyjny, agnostyczny od urządzenia lub formy zbierania danych (chat lub zwykły formularz) sposób dostarczania funkcjonalności. Oznacza, to że raz dostarczona funkcjonalność jest automatycznie dostępna do adaptacji na wszystkich urządzeniach i formach zbierania danych,
• Przygotowanie dostosowanych rozwiązań dla każdego rynku, uwzględniając lokalne normy i potrzeby, które zachęcają (…). Umożliwi to lepszą personalizację i zwiększenie skuteczności rekomendacji.
• Stworzenie innowacyjnego silnika decyzyjnego, który pozwoli na zbieranie najbardziej odpowiednich danych (…)
• Ulepszona forma przechowywania danych jak i ich udostępniania wszystkim wewnętrznym i zewnętrznym klientom. Dotychczasowe rozwiązania nie były tak skalowalne, łatwo rozszerzalne i były znacznie droższe w utrzymaniu. Modyfikacja jest o tyle nietrywialna, że musi być przeprowadzona przy jednoczesnym wsparciu wszystkich działających platform.

2) Projekt 2 Integracja platformy X z możliwie szerokim wachlarzem systemów klasy (…), wykorzystywanych przez klientów Spółki poprzez stworzenie nowoczesnych (…) umożliwiających przepływ danych. Projekt ma na celu opracowanie rozwiązania sprawnego przekazywania do systemów (…) danych (…). Główną barierą jest tu różnorodność technologiczna i brak standaryzacji systemów (…).

Prace wykonywane w ramach projektu 2 maja na celu rozwiązanie problemów dot. przekazywania danych, za pomocą technologii nie stosowanej dotychczas przez Spółkę.

Co więcej, opracowane w ramach projektu rozwiązania pozwolą Spółce na sprawne i szybkie dostosowanie się do nowych rynków.

Większość czasu pracy wykonywanej przez Pracowników oraz współpracowników Spółki nie stanowi działalności klasyfikowanej przez Spółkę jako działalność badawczo rozwojowa. Natomiast dzięki stosowaniu oprogramowania do ewidencjonowania czasu pracy – program (…), Spółka była w stanie precyzyjnie określić który z Pracownik poświęcił daną ilość swojego czasu na opracowywanie nowych rozwiązań w ramach Projektów w latach 2021, 2022 i 2023. W przypadku zadań wykonywanych w ramach Projektów, zadanie i odpowiadający mu czas pracy miał opis pozwalający zakwalifikować zadania jako „…”. Wszystkie zadania wykonywane przez Pracowników w ramach Projektów, które zakwalifikowano jako „…” – będą dalej zwane jako „Prace B+R”.

Podsumowując powyższe, Spółka dokonywała precyzyjnej ewidencji czasu poświęconego przez konkretnego Pracownika na Prace B+R w latach 2021, 2022 i 2023. Dzięki ewidencji, Spółka jest w stanie dokładnie określić jaka część czasu pracy Pracowników została przeznaczona na wykonywanie Prac B+R, a jaka część pracy została przeznaczona na wykonywanie innych zadań związanych ze stosunkiem pracy w latach 2021, 2022 i 2023.

Podział czasu pracy pozwala Spółce na dokonanie podziału kosztów jakie poniosła w związku z wynagrodzeniami i składkami na ubezpieczenia społeczne na rzecz Pracowników w latach 2021, 2022 i 2023.

Koszty związane z Pracami B+R, były odpowiednio ewidencjonowane zgodnie z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT. Ewidencja ta była prowadzona w odrębnych zestawieniach dotyczących każdego roku podatkowego, która pozwala precyzyjnie określić jaka część wynagrodzenia i składek społecznych finansowanych przez pracodawcę stanowi koszt dotyczący Prac B+R.

Co więcej, Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2474).

Wnioskodawca nie otrzymywał jakiejkolwiek pomocy publicznej jak również nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a ustawy o CIT.

Wnioskodawca zamierza skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT (dalej: "Ulga B+R") w zakresie kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 1 i 2 ustawy o CIT poniesionych w roku 2021, 2022 oraz 2023.

Należy również wskazać, iż stan faktyczny nie obejmuje transakcji, zespołu transakcji lub innych zdarzeń, o których mowa w art. 14b § 3a Ordynacji podatkowej.

Uzupełnienie stanu faktycznego

1)  Spółka prowadzi działalność badawczo-rozwojową od początku funkcjonowania w roku 2008 natomiast przedstawiony we wniosku stan faktyczny obejmuje okres od 2021 roku do 2023 roku, a pytania zadanie w pierwotnym wniosku dotyczą tylko tego okresu.

2)  Spółka spełnia wszelkie warunki z art. 18d ustawy o CIT, które mają wobec Wnioskodawcy zastosowanie.

3)  Spółka zamierza dokonać odliczenia w wysokości nieprzekraczającej 200% wartości kosztów kwalifikowanych opisanych w art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT.

4)  Wszystkie prace opisane we wniosku jako „Prace B+R” były działalnością twórczą podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy, nie stanowią prac:

a) rutynowych i okresowych zmian tj. projektów dotyczących standardowych prac, a także utrzymania i obsługi już wdrożonych rozwiązań i produktów np. wprowadzenie okresowych, drobnych zmian i ulepszeń w uprzednio opracowanych rozwiązaniach produktowych,

b) czynności wdrożeniowych w zakresie opracowanych już produktów/rozwiązań,

c) produkcji seryjnej,

d) bieżącej operacyjnej działalności gospodarczej,

e) działalności wspomagającej/pomocniczej,

f) innych prac dokonywanych już po zakończeniu prac badawczo-rozwojowych,

g) wyłącznie czynności:

·      testowania produktu/produktów,

·      wykonania badań produktu/produktów,

·      oceny produktu/produktów,

·      bądź innych tego typu prac,

h) promowania ulepszeń dokonywanych już w Państwa działalności

5)  Prace badawczo-rozwojowe opisane w stanie faktycznym prowadziły do opracowania nowych rozwiązań technicznych, które nie występowały dotychczas w praktyce gospodarczej Spółki lub innowacyjnych modyfikacji, które w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już w Spółce funkcjonujących.

6)  Działalność opisana we wniosku jest podejmowana w sposób systematyczny – tj. uporządkowany, zaplanowany, metodyczny, której efektem ma być określony cel.

7)  Prace będące przedmiotem zapytania:

a)  Odznaczają się rzeczywiście oryginalnym i twórczym charakterem,

b)  Nie są jedynie kreacją nowej i nieistniejącej wcześniej usługi/produktu, gdyż należy również mieć na uwadze, że celem prac są również innowacyjne modyfikacje dokonywane w istniejących już produktach.

c)  Nie są efektem pracy mającej charakter powtarzalny.

d)  Mają charakter twórczy, a nie jedynie techniczny.

8)  Działalność badawczo rozwojowa opisana we wniosku polega również na dokonywaniu innowacyjnych modyfikacji istniejącego już oprogramowania, których celem jest zwiększenie jego funkcjonalności.

9)  Prace opisane we wniosku mają charakter innowacyjny i twórczy, a w ramach celów tych prac można wyróżnić zwiększenie zasobów wiedzy lub wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

10)  Spółka korzystała z:

1) zasobów wiedzy wypracowanych przez Spółkę w przeszłości (dane znajdujące się w bazie wiedzy (…) przed rokiem 2021),

2) ogólnie dostępnej wiedzy w branży tworzenia oprogramowania (np. repozytoria (…)) oraz

3) indywidualnej wiedzy wykwalifikowanych pracowników zatrudnionych przez Spółkę. W toku prowadzonych prac udało się opracować nowe sposoby zastosowania dostępnej Spółce wiedzy poprzez łączenie dostępnego know-how. Spółka traktuje opracowany przez pracowników kod źródłowy i techniczną dokumentację dotyczącą kodu jako zasób wiedzy, który potencjalnie przyczyni się do tworzenia nowych rozwiązań w przyszłości.

11)  Każdy projekt związany jest ze zdobyciem nowej wiedzy. Przykładami nowo opracowanej wiedzy, są m.in. rozwiązania architektoniczne i technologiczne, które zostały samodzielnie zaprojektowane, zaimplementowane oraz dostosowane do specyficznych wymagań środowiska systemowego Spółki. Do najważniejszych należą:

a)  (…) – Spółka opracowała i wdrożyła architekturę opartą o zdarzenia, umożliwiającą asynchroniczną komunikację między mikroserwisami. Wymagało to stworzenia autorskich wzorców integracji, definiujących sposób propagacji, filtrowania i obsługi zdarzeń w rozproszonym środowisku systemowym. Dzięki temu Spółka uzyskała nową wiedzę w zakresie projektowania skalowalnych, reaktywnych systemów informatycznych.

b)  (….) – Spółka opracowała wewnętrzną platformę danych integrującą różne źródła informacji poprzez szynę danych, umożliwiającą zarówno strumieniowe, jak i wsadowe przetwarzanie danych. W ramach projektu opracowano własne metody zarządzania przepływem danych, transformacją schematów oraz kontrolą jakości danych w czasie rzeczywistym. To doświadczenie pozwoliło stworzyć własne know-how w zakresie architektury danych i data governance.

c)  (…) – Spółka zaprojektowała i wdrożyła i serwis odpowiedzialny za wielokanałową obsługę powiadomień użytkowników (e-mail, SMS, push, komunikaty systemowe). Projekt obejmował stworzenie elastycznego silnika reguł i kolejkowania, dzięki czemu rozwiązanie można zintegrować z dowolnym systemem Spółki. W efekcie powstała nowa wiedza dotycząca tworzenia modułów komunikacyjnych o charakterze usługowym i wielokrotnego użytku (reusable service components).

12)  Całokształt prac badawczo-rozwojowych Spółki opiera się na wykorzystywaniu dostępnej Spółce wiedzy i umiejętności, czego głównym efektem jest tworzenie i modyfikacja innowacyjnego oprogramowania. Natomiast efektem dodatkowym tych prac jest łączenie aktualnej wiedzy i tym samym tworzenie jej nowego zasobu (w tym przykładów opisanych w odpowiedzi na pytanie nr. 11).

13)  Wydatki na wynagrodzenia pracowników, które we wniosku określone są jako Koszty związane z Pracami B+R dotyczą jedynie kosztów wynagrodzeń (o których mowa w art. 12 ust. Ustawy o PIT) i kosztów składek społecznych finansowanych przez Spółkę, które przypadają na czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

14)  Praca B+R zdefiniowana we wniosku obejmuje jedynie tę części działalności badawczo-rozwojowej, którą wykonują pracownicy zatrudnieni przez Wnioskodawcę w oparciu o umowę o pracę.

15)  Wydatki na wynagrodzenie pracowników, o których mowa w pytaniu nr 2 wniosku pokrywane są ze środków własnych Spółki i nie były zwracane w jakiejkolwiek formie, ani nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania.

16)  Wydatki na wynagrodzenie pracowników zajmujących się oprogramowaniem stanowiły dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

17)  Spółka nie odpisywała od podstawy opodatkowania wydatków na wynagrodzenia pracowników zajmujących się rozwojem opodatkowania w latach przedstawionych we wniosku (2021, 2022 i 2023). Celem niniejszego wniosku jest uzyskanie potwierdzenia, iż Spółka miała taką możliwość i dokonanie korekty zeznań za wskazane lata podatkowe.

18)  Spółka posiada precyzyjną dokumentację czasu pracy przeznaczonego na poczet działalności badawczo-rozwojowej. Jako wynagrodzenie związane z działalnością badawczo-rozwojową Spółka traktuje jedynie to wynagrodzenie, które jest w stanie bezpośrednio przypisać do czasu poświęconego na wykonywanie zdań związanych z działalnością badawczo-rozwojową.

W związku z powyższym, przedmiotem pytania nie jest wynagrodzenie za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracownika.

Pytania

1.  Czy opisane w stanie faktycznym Prace B+R stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a tym samym czy Spółka jest uprawniona do stosowania Ulgi B+R?

2.  Jeżeli odpowiedź na pytanie pierwsze jest pozytywna to czy koszty wynagrodzeń Pracowników oraz koszty poniesione na poczet składek na ubezpieczenia społeczne Pracowników stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT, w części odpowiadającej czasowi pracy przeznaczonemu na zadania określone w stanie faktycznym jako Prace B+R?

Państwa stanowisko w sprawie

1. Opisane w stanie faktycznym Prace B+R stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a tym samym Spółka jest uprawniona do stosowania Ulgi B+R.

2. Koszty wynagrodzeń Pracowników oraz koszty poniesione na poczet składek na ubezpieczenia społeczne Pracowników stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT, w części odpowiadającej czasowi pracy przeznaczonemu na zadania określone w stanie faktycznym jako Prace B+R.

Ad.1. Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania nr 1

Co do zasady, aby działalność spełniała przesłanki działalności badawczo-rozwojowej, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową.

Ustawodawca wprowadził definicję działalności badawczo-rozwojowej w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, zgodnie z którą, przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć (1) działalność twórczą (2) obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, (3) podejmowaną w sposób systematyczny (4) w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Zgodnie z art. 4a pkt 27 i 28 ustawy o CIT – definicje badań naukowych i prac rozwojowych znajdują się w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. z 2024, poz. 1571; dalej: „Ustawa o szkolnictwie wyższym i nauce”):

1) badania podstawowe rozumiane są jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne (art. 4 ust. 2 pkt 1 Ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce).

2) badania aplikacyjne rozumiane są jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń (art. 4 ust. 2 pkt 2 Ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce).

3) Prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (art. 4 ust. 3 ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce).

Należy zauważyć, iż nie każde badania naukowe i prace rozwojowe stanowią działalność badawczo - rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Działalność badawczo-rozwojowa musi bowiem spełniać następujące kryteria:

1) musi być twórcza;

2) musi być systematyczna; oraz

3) polega na zwiększeniu zasobów wiedzy oraz wykorzystaniu zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań

– które powinny być rozumiane na gruncie ustaw podatkowych tak, jak są rozumiane zgodnie z ich językowym znaczeniem w świetle aktów prawnych, do których odwołuje się ustawodawca w ww. ustawach podatkowych. Należy podkreślić iż, wyżej wymienione kryteria muszą być spełnione kumulatywnie, aby uznać daną działalność za działalność badawczo-rozwojową.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym które nie mają odtwórczego charakteru.

Jak podaje słownik języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że "ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia". Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Po drugie, z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób.

Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo "systematyczny" występuje w sformułowaniu "podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny", a więc odnosi się do "działalności", czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej.

Z powyższego wynika zatem, że spełnienie kryterium "systematyczności" danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby.

Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Po trzecie, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. podmioty zajmujące się sprzedażą oprogramowania komputerowego posiadają zespół specjalistów tworzących i bieżąco usprawniających oferowane oprogramowanie). Prace rozwojowe mogą obejmować opracowanie prototypów i projektów pilotażowych oraz demonstracje, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt nie został określony. Prace rozwojowe mogą obejmować również opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych, które można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku, gdy prototyp lub projekt pilotażowy stanowi produkt końcowy gotowy do wykorzystania komercyjnego, a jego produkcja wyłącznie do celów demonstracyjnych i walidacyjnych jest zbyt kosztowna. Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Biorąc pod uwagę specyfikę prowadzonej przez Spółkę działalności, Prace B+R wykonywane w latach 2021, 2022 i 2023 nie obejmuje badań naukowych, a jedynie Prace rozwojowe. Oba opisane w stanie faktycznym Projekty posiadają cechy działalności badawczo rozwojowej w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, są wykonywane w sposób twórczy, systematyczny i mający na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Pracownicy wykonują również inne zadania, lecz są one ewidencjonowane jako „…”, a tym samym nie zaliczają się do zdefiniowanych w stanie faktycznym Prac B+R.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, zadania wykonywane przez Pracowników kategoryzowane jako Prace B+R, spełniają wszystkie kryteria i cechy działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 w zw. z art. 4a pkt 28 ustawy o CIT. Tym samym Spółka jest uprawniona do skorzystania z tzw. ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 18d ustawy o CIT z tytułu prowadzonych prac rozwojowych.

Ad.2. Uzasadnienie stanowiska w zakresie pytania nr 2

Ustawa o CIT wyszczególnia zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych. Z perspektywy Spółki oraz zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym, Wnioskodawca w latach 2021, 2022 i 2023 ponosił koszty kwalifikowane określone w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT:

Poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa o PIT”), oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej „ustawa ZUS”), w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.”

W stanie faktycznym zostało jasno wyszczególnione, iż pod pojęciem Prac B+R rozumie się odpowiednio skategoryzowane w systemie (…) zadania, będące pracami rozwojowymi, mającymi:

1) charakter twórczy,

2) charakter systematyczny,

3) mającymi na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań;

- które wykonywane są jedynie przez Pracowników (z wyłączeniem osób, które współpracują ze spółką jako niezależni przedsiębiorcy w oparciu o tzw. umowy B2B).

Spółka jako pracodawca ponosi koszty wynagrodzeń, a także jako płatnik składek na ubezpieczenie społeczne wpłaca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych część składek, które nie są potrącane z wynagrodzenia Pracowników.

Płatności, które są dla Spółki kosztami wynagrodzeń Pracowników są dla tych osób dochodami, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Koszty wynagrodzeń są dzielone w proporcji odpowiadającej proporcji czasu Prac B+R do czasu pracy w sumie. Koszty wynagrodzeń Pracowników, odpowiadające czasowi Prac B+R ewidencjonowane są odrębnie na podstawie art. 9 ust. 1b ustawy o CIT.

Podobna proporcja zastosowana jest w przypadku sfinansowanych przez Spółkę składek na ubezpieczenia społeczne Pracowników, o których mowa w ustawie ZUS. Koszty składek ubezpieczeń społecznych Pracowników finansowane przez Spółkę, odpowiadające czasowi Prac B+R ewidencjonowane są odrębnie na podstawie art. 9 ust. 1b ustawy o CIT.

Co więcej, Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wynagrodzenia dotyczące poszczególnych miesięcy w latach 2021, 2022 i 2023 były wypłacane Pracownikom w miesiącach, których dotyczyły.

Stąd w latach 2021, 2022 i 2023 nie występowało jakiekolwiek przesunięcie kosztów wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie społeczne do innych miesięcy czy lat podatkowych.

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż koszty wynagrodzeń oraz koszty poniesione na poczet składek na ubezpieczenia społeczne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, w części odpowiadającej czasowi pracy przeznaczonemu na zadania określone w stanie faktycznym jako Prace B+R.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „updop”):

Zgodnie z art. 4a pkt 26 updop:

W myśl art. 4a pkt 27 updop:

W myśl art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2025 r. poz. 24), badania naukowe są działalnością obejmującą:

Stosownie do treści art. 4a pkt 28 updop:

W myśl art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce:

Przy odniesieniu wskazanych przepisów na grunt analizowanej sprawy należy wskazać, że aby uznać, czy działalność Spółki spełniała będzie przesłanki działalności badawczo-rozwojowej, konieczne jest przeprowadzenie analizy nakierowanej na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podatnika, które spełniają definicje wskazane w art. 4a pkt 26-28 updop).

Ustawodawca wprowadził definicję działalności badawczo-rozwojowej w art. 4a pkt 26 updop, zgodnie z którą (jak już wskazano) przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Na wstępie trzeba podkreślić, że z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszenia istniejących produktów/usług.

Wobec tego ocena, czy wskazane we wniosku prace, które Państwo prowadzili w latach 2021, 2022, 2023, stanowią działalność badawczo-rozwojową, dokonana zostanie w kontekście wskazanych przez Państwa we wniosku i uzupełnieniu wniosku efektów tych prac.

Z ustawowej definicji zawartej w regulacjach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi mieć charakter twórczy. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność – zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy – mający na celu tworzenie, tworzyć – powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że prowadzą działalność w zakresie tworzenia, rozwoju oraz optymalizacji (modyfikacji) innowacyjnych i technologicznie zaawansowanych narzędzi techniki informatycznej, przyjmujących postać oprogramowania wspierającego funkcjonowanie platform (…).

Spółka w latach podatkowych 2021, 2022 i 2023 prowadziła dwa projekty (dalej: „Projekty”) w zakresie działalności klasyfikowanej jako działalność badawczo rozwojowa realizowane przez Pracowników:

1) Projekt 1

Harmonizacja produktów i funkcjonalności dwóch platform (…), która ma na celu ich konsolidację, uporządkowanie oraz optymalizację, aby w przyszłości stworzyć jedną, elastyczną i łatwo konfigurowalną platformę. Zharmonizowanie platform w ramach jednej ma na celu dostosowanie ich funkcjonalności do wymagań szerszej grupy użytkowników na różnych rynkach, takich jak niemiecki czy brytyjski. (…). Dzięki stworzeniu jednej technologii dostępnej dla wszystkich rynków, możliwe będzie zmniejszenie kosztów wejścia na nowe rynki, utrzymania oraz rozwoju nowych rozwiązań.

2) Projekt 2

Integracja platformy X z możliwie szerokim wachlarzem systemów klasy (…), wykorzystywanych przez klientów Spółki poprzez stworzenie nowoczesnych (…) umożliwiających przepływ danych. Projekt ma na celu opracowanie rozwiązania sprawnego przekazywania do systemów (…) danych aplikacji (…). Główną barierą jest tu różnorodność technologiczna i brak standaryzacji systemów (…).

Prace badawczo-rozwojowe opisane w stanie faktycznym prowadziły do opracowania nowych rozwiązań technicznych, które nie występowały dotychczas w praktyce gospodarczej Spółki lub innowacyjnych modyfikacji, które w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już w Spółce funkcjonujących.

Ponadto wskazali Państwo, że prace będące przedmiotem wniosku:

a)  Odznaczają się rzeczywiście oryginalnym i twórczym charakterem,

b)  Nie są jedynie kreacją nowej i nieistniejącej wcześniej usługi/produktu, gdyż należy również mieć na uwadze, że celem prac są również innowacyjne modyfikacje dokonywane w istniejących już produktach.

c)  Nie są efektem pracy mającej charakter powtarzalny.

d)  Mają charakter twórczy, a nie jedynie techniczny.

Tym samym opisane przez Państwa prace, które Państwo prowadzą i zamierzają prowadzić należy uznać za mające twórczy charakter.

Kolejnym kryterium działalności badawczo-rozwojowej jest prowadzenie tej działalności w sposób systematyczny. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza:

(i)  robiący coś regularnie i starannie,

(ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu,

(iii)      o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny.

W definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu. Wobec tego najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Z uzupełnienia wynika, że działalność opisana we wniosku jest podejmowana w sposób systematyczny – tj. uporządkowany, zaplanowany, metodyczny, której efektem ma być określony cel.

To potwierdza zatem, że spełnione jest przez Państwa kolejne kryterium definicji działalności badawczo-rozwojowej – systematyczność – w odniesieniu do wskazanych we wniosku prac.

Omówione dwa kryteria działalności badawczo-rozwojowej dotyczą charakteru i organizacji prowadzenia tej działalności. Ostatnie, trzecie kryterium, dotyczy rezultatu prowadzenia tej działalności, tj. zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Głównym zadaniem dla zarządzającego projektem badawczo-rozwojowym jest zlokalizowanie i zidentyfikowanie zasobów wiedzy przed rozpoczęciem działań projektowych; zasobów w ujęciu funkcjonalnym i celowościowym, czyli podlegającym zwiększeniu oraz możliwym i właściwym do wykorzystania zwiększonej wiedzy do nowych zastosowań. Lokalizacja i identyfikacja wiedzy obejmuje szereg działań, w tym określenie stanu wiedzy, miejsca, sposobu jej wykorzystania oraz selekcji pod względem przydatności do realizacji celu projektu. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Z przedstawionego uzupełnienia wniosku wynika również, że Spółka korzystała z:

1.  zasobów wiedzy wypracowanych przez Spółkę w przeszłości (dane znajdujące się w bazie wiedzy Confluence przed rokiem 2021),

2.  ogólnie dostępnej wiedzy w branży tworzenia oprogramowania (np. repozytoria (...)) oraz

3.  indywidualnej wiedzy wykwalifikowanych pracowników zatrudnionych przez Spółkę.

W toku prowadzonych prac udało się opracować nowe sposoby zastosowania dostępnej w Spółce wiedzy poprzez łączenie dostępnego know-how. Spółka traktuje opracowany przez pracowników kod źródłowy i techniczną dokumentację dotyczącą kodu jako zasób wiedzy, który potencjalnie przyczyni się do tworzenia nowych rozwiązań w przyszłości.

Wskazali Państwo również, że każdy projekt związany jest ze zdobyciem nowej wiedzy. Przykładami nowo opracowanej wiedzy, są m.in. rozwiązania architektoniczne i technologiczne, które zostały samodzielnie zaprojektowane, zaimplementowane oraz dostosowane do specyficznych wymagań środowiska systemowego Spółki.

Zatem to pozwala uznać, że w odniesieniu do prac opisanych we wniosku, wykorzystywali Państwo istniejące zasoby wiedzy w celu tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności, tj.: badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Należy zwrócić uwagę na wyłączenie zawarte w art. 4 ust. 3 tej ustawy, mogące odnosić się do wielu przejawów aktywności podatnika. Zastrzeżenie zostało wprowadzone w celu wyeliminowania z zakresu działalności badawczo-rozwojowej tych przejawów aktywności podatnika, które mimo ulepszenia istniejących procesów lub usług, z uwagi na swoją cykliczność (okresowość) oraz brak innowacyjnego charakteru (rutynowość), nie mogą stanowić prac rozwojowych.

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej obejmuje również prace rozwojowe w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce.

Prace rozwojowe polegają na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności – przy czym użyty przez ustawodawcę spójnik „i” wskazuje, że aby uznać działania za prace rozwojowe konieczne jest zaistnienie wszystkich tych czynności, tj.:

• nabycia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;
• łączenia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;
• kształtowania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;
• wykorzystania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności.

Prace rozwojowe bazują zatem na dostępnej wiedzy – w zależności od celów, jakie przyjęto dla prowadzenia prac, będzie to wiedza z określonej dziedziny lub dziedzin. Prace te obejmują kolejno:

• nabycie wiedzy i umiejętności, czyli pozyskanie wiedzy/umiejętności, zapoznanie się z wiedzą, zrozumienie jej;
• łączenie wiedzy i umiejętności, czyli znalezienie takich zależności pomiędzy wiedzą z różnych zakresów, dziedzin lub wiedzy wynikającej z różnych badań naukowych oraz pomiędzy umiejętnościami, które są istotne z punktu widzenia postawionych celów badan rozwojowych;
• kształtowanie wiedzy i umiejętności, czyli takie „ułożenie” efektów nabywania i łączenia wiedzy i umiejętności lub takie sformułowanie wniosków płynących z tych procesów, aby można je było wykorzystać dla realizacji postawionych celów prac rozwojowych;
• wykorzystanie wiedzy i umiejętności, czyli ich użycie, posłużenie się nimi dla osiągnięcia celów prac rozwojowych.

Co istotne, całość tych czynności służy:

• planowaniu produkcji oraz
• projektowaniu i tworzeniu zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Chodzi przy tym o konkretne produkty, konkretne procesy lub konkretne usługi albo konkretne rodzaje produktów, procesów lub usług. Podmiot prowadzący prace rozwojowe organizuje je z uwzględnieniem specyfiki konkretnych produktów, procesów lub usług – od niej zależą potrzeby prowadzenia prac rozwojowych i ich zakres.

Jednocześnie ustawodawca wyłączył z definicji prac rozwojowych działalność obejmującą rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, procesów lub usług, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. O tym, jakie zmiany do produktów, procesów lub usług mają charakter rutynowy (wykonywany często i niemal automatycznie) i okresowy (powtarzający się, występujący co pewien czas) będzie każdorazowo decydował charakter konkretnych produktów, procesów bądź usług.

Jak sami Państwo wskazali, całokształt prac badawczo-rozwojowych Spółki opiera się na wykorzystywaniu dostępnej Spółce wiedzy i umiejętności, czego głównym efektem jest tworzenie i modyfikacja innowacyjnego oprogramowania. Natomiast efektem dodatkowym tych prac jest łączenie aktualnej wiedzy i tym samym tworzenie jej nowego zasobu.

Tym samym, opisane przez Państwa we wniosku i jego uzupełnieniu prace spełniają warunki do uznania ich za prace rozwojowe.

W świetle powyższego należy zgodzić się z Państwem, że opisane Prace B+R stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a tym samym Spółka jest uprawniona do stosowania Ulgi B+R .

Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad. 2

Zgodnie ze wskazaniem w uzupełnieniu Państwa wniosek dotyczy tylko pracowników realizujących prace badawczo-rozwojowe zatrudnionych na umowę o pracę w Państwa Spółce zatem rozpatrywanie możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych składników wynagrodzeń na podstawie art. 18d ust.2 pkt 1a jest niezasadne.

Stosownie do art. 18d ust. 1 ustawy o CIT,

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 18d ust. 2-3 ustawy o CIT.

Na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.,

Stosownie z art. 18d ust. 5 ustawy o CIT,

Zgodnie z art. 18d ust. 6 ustawy o CIT,

W myśl art. 18d ust. 7 updop (w stanie prawnym obowiązującym od 30 kwietnia 2018 r. do 31 grudnia 2021 r.):

Zgodnie z art. 18d ust. 7 updop (w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.):

Zaś według art. 18d ust. 8 updop (w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2021 r.):

W myśl art. 18d ust. 8 updop (w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.):

Zatem, moment zaliczenia (potrącenia) wydatków dotyczących działalności badawczo-rozwojowej do kosztów uzyskania przychodów decyduje o momencie, w którym podatnik uprawniony jest do skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową w związku z ponoszonymi kosztami (spełniającymi warunki klasyfikacji jako koszty kwalifikowane w ramach powyższej ulgi).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b ustawy o CIT,

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą, przyjętą w orzecznictwie jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku CIT przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

• podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową, koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT,
• koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2 - 3 ustawy o CIT,
• ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ustawy o CIT, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,
• jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,
• w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,
• podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,
• kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawy o CIT,
• koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 dotyczą ustalenia czy koszty wynagrodzeń Pracowników oraz koszty poniesione na poczet składek na ubezpieczenia społeczne Pracowników stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT, w części odpowiadającej czasowi pracy przeznaczonemu na zadania określone w stanie faktycznym jako Prace B+R.

Z uzupełnienia wynika, że wydatki na wynagrodzenia pracowników, które we wniosku określone są jako Koszty związane z Pracami B+R dotyczą jedynie kosztów wynagrodzeń (o których mowa w art. 12 ust. ustawy o PIT) i kosztów składek społecznych finansowanych przez Spółkę, które przypadają na czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in. należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/ wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Dodatkowo wskazać należy, że w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 18 maja 2017 r. o uldze B+R zostało wyraźnie wskazane, że (...) prowadzenie tego rodzaju ewidencji przewidziane jest wprost w propozycji legislacyjnej przedstawionej w „projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej”. Ustawodawca proponuje tam, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm., dalej: „ustawa o PIT”),

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku PIT, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Istotne jest także, że składkami na ubezpieczenia społeczne, określonymi w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.), o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop, należnymi z tytułów wymienionych w art. 12 ust. 1 updop i finansowanymi (w całości lub w części) przez płatnika, są składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.

Tym samym do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo – rozwojową mogą Państwo zaliczyć na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 1 wynagrodzenia pracowników oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych składników w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu według ustalonej proporcji zgodnie z limitami obowiązującymi w art. 18d ust. 7 ustawy o CIT w danym roku podatkowym.

Zatem należy uznać, że Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Jednocześnie wskazać należy, że wydana interpretacja odnosi się ściśle do przedmiotu pytań. Inne kwestie wynikające z własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji Podatkowej – rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.