Interpretacja 0114-KDIP2-1.4010.645.2025.2.KW

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy wydatki na usługi gastronomiczne ponoszone przez Spółkę, w związku z podróżami Pracowników oraz Współpracowników, które związane są z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju (spotkania z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkania z obecnymi klientami Spółki dotyczące omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów), które są dokumentowane paragonami fiskalnymi bez danych oraz NIP Spółki, mogą zostać uznane przez Spółkę za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

‒    w części dotyczącej Współpracowników- jest nieprawidłowe;

‒    w części dotyczącej Pracowników- jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wymienionych we wniosku i udokumentowanych we wskazany we wniosku sposób.

Uzupełnili go Państwo pismem z 19 grudnia 2025 r. (wpływ do organu 19 grudnia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. z siedzibą w (...) (dalej również „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podatnikiem VAT czynnym, objętym w Polsce nieograniczonym obowiązkiem w podatku dochodowym od osób prawnych, działającym w branży IT. W związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością operacyjną, pracownicy Spółki (dalej - "Pracownicy") oraz osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych o stałej współpracy zawartych ze Spółką (dalej: „Współpracownicy”) odbywają podróże poza granice Polski (na terytorium Unii Europejskiej oraz w państwach trzecich).

W trakcie podróży zagranicznych, w związku ze spotkaniami z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkaniami z obecnymi klientami Spółki dotyczącymi omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów, Pracownicy oraz Współpracownicy nabywają usługi gastronomiczne (posiłki, drobne wydatki związane z wyżywieniem). Wydatki te są udokumentowane paragonami fiskalnymi wystawionymi przez zagranicznych sprzedawców, bez wskazania danych Spółki, w tym także bez NIP Spółki.

Wydatki te są ponoszone w interesie Spółki, w związku z realizacją projektów i są rozliczane zgodnie z wewnętrznymi procedurami przewidującymi ich weryfikację i akceptację. Księgowanie powyższych wydatków opiera się o złożony w wewnętrznym systemie Spółki raport przez Pracownika lub Współpracownika wraz z załączonym skanem dokumentu potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika lub Współpracownika.

Poniesienie kosztów jest weryfikowane i zatwierdzane, a wydatki ponoszone są ze środków finansowych Spółki. Koszty wskazane we wniosku nie są zwracane Spółce w żaden sposób i stanowią definitywny wydatek po stronie Spółki, w związku z prowadzeniem działalności operacyjnej Spółki.

Pracownicy oraz Współpracownicy odbywają podróże, o których mowa wyżej wyłącznie w celu realizacji działalności gospodarczej Spółki. Koszty te mają bezpośredni związek z operacyjną działalnością Spółki, a poniesione wydatki pozostają w bezpośrednim związku z zasadniczym przedmiotem działalności Spółki, jakim jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności proces ofertowania usług, wdrażania, testowania, usługi doradcze oraz tworzenie oprogramowania.

Wskazane wydatki ponoszone są wyłącznie w związku z ofertowaniem oraz realizacją zadań niezbędnych do opracowania, testowania, wdrażania i utrzymywania oprogramowania oraz rozwiązań oferowanych przez Spółkę, a także zapewnienia prawidłowego działania rozwiązań IT wdrożonych u kontrahentów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Ad 1 Ponoszenie przez Spółkę wydatków na usługi gastronomiczne, w związku z podróżami Współpracowników, które związane są z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju, wynika z zawartych przez Spółkę umów. Ponoszenie wydatków przez Spółkę dotyczy wyłącznie udokumentowanych i uzasadnionych oraz zatwierdzonych przez Spółkę wydatków poniesionych przez Współpracowników. Dokumenty dotyczące wydatków Współpracownicy zobowiązani są dostarczyć Spółce zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznej regulacjami obowiązującymi w Spółce.

Ad 2 Wydatki, tj. koszty usług gastronomicznych nie są doliczane do wartości usługi realizowanej przez Współpracowników w danym miesiącu. Wydatki często opłacane kartami służbowymi bezpośrednio ze środków spółki. W pozostałych przypadkach wydatki są zwracane są Współpracownikom w związku z udokumentowanymi i uzasadnionymi oraz zatwierdzonymi przez Spółkę kosztami ponoszonymi w związku ze świadczeniem usług wynikających z Umów o współpracy, w z związku z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju. Wydatki wskazane we wniosku nie są zwracane Spółce w żaden sposób i stanowią definitywny wydatek po stronie Spółki.

Ad 3 Poniesienie wydatków na usługi gastronomiczne w zakresie usług realizowanych przez Pracowników oraz Współpracowników w związku z zagranicznymi podróżami ma związek z osiąganymi przez Spółkę przychodami oraz zabezpieczeniem/zachowaniem źródła przychodów. Wydatki są każdorazowo weryfikowane pod kątem związku z realizowanymi projektami i zgodnie z regulacjami wewnętrznymi tylko takie wydatki są zwracane. Wyłącznie wydatki, które spełniają poniższą warunki są zwracane Pracownikom i Współpracownikom:

‒    w spotkaniach uczestniczy klient,

‒    tylko uzasadnione wydatki - cel spotkania biznesowy (dotyczą realizowanych projektów u klienta lub rozpoczęcia kolejnych etapów projektów lub realizacji nowych projektów),

‒    zamieszczenie dokumentów w systemie przez Pracownika lub Współpracownika oraz prawidłowy opis wydatku.

Ponoszone wydatki zatem mają związek z osiąganymi przez Spółkę przychodami oraz zabezpieczeniem/zachowaniem źródła przychodów, Spotkania te mają bowiem charakter projektowy oraz sprzedażowy. Wydatki te ponoszone, w sytuacjach gdy nie jest możliwe spotkanie w biurze u klienta, a wynajem biur w kolejnych lokalizacjach dla obsługi poszczególnych klientów, jedynie wiązałby się koniecznością ponoszenia w efekcie istotnie wyższych kosztów. Brak poniesienia przedmiotowych kosztów, wiązałby się z ryzykiem utraty klientów oraz ograniczoną możliwością identyfikowania potrzeb klientów. Spotkania bezpośrednio z klientami mają istotne znaczenie w realizowaniu projektów, a także umożliwiają identyfikację i realizację nowych projektów.

W związku z powyższym wydatki te mają związek z bieżącą obsługą klientów oraz oferowaniem usług Spółki. Poniesienie tych wydatków jest uzasadnione i celowe, biorąc pod uwagę konieczność spotkań z klientami przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów najmu dodatkowej powierzchni biurowej. W ocenie Spółki wydatki te mają związek z osiąganymi przez Spółkę przychodami, a także związek z zabezpieczeniem/zachowaniem źródła przychodów.

Pytanie

Czy wydatki na usługi gastronomiczne ponoszone przez Spółkę, w związku z podróżami Pracowników oraz Współpracowników, które związane są z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju (spotkania z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkania z obecnymi klientami Spółki dotyczące omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów), które są dokumentowane paragonami fiskalnymi bez danych oraz NIP Spółki, mogą zostać uznane przez Spółkę za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, opisane wydatki spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Poniesione przez Spółkę wydatki na usługi gastronomiczne związane są z podróżami Pracowników oraz Współpracowników w związku z etapem ofertowania oraz realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju (spotkania z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkania z obecnymi klientami Spółki dotyczące omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów), które są dokumentowane paragonami fiskalnymi bez danych oraz NIP Spółki, spełniają przesłanki warunkujące uznanie ich za koszt uzyskania przychodów, tj.:

1)  zostały poniesione przez Spółkę, tj. wydatki wskazane we wniosku są ponoszone w każdym przypadku z zasobów majątkowych Spółki (nie zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik),

2)  poniesione wydatki mają definitywny charakter - wydatki te są ponoszone przez Spółkę, nie są zwracane przez inne podmioty, obciążają majątek Spółki.

3)  wydatki mają związek prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz z osiąganiem przychodów - ponoszone są w celu zapewnienia prawidłowego realizowania zadań przez Pracowników oraz przez Współpracowników w trakcie podróży zagranicznych, a tym samym mają pośredni związek z przychodami Spółki;

4)  został właściwie udokumentowany - co do formy dokumentowania, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rachunkową w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu. Ordynacja podatkowa oraz przepisy ustawy o CIT nie uzależniają możliwości zaliczenia wydatku w koszty od tego, czy dokument zagraniczny zawiera NIP nabywcy.

Na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

4.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

5.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wskazane przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dowody księgowe właściwe do wprowadzenia wydatku do ksiąg rachunkowych, będą również stosownym dokumentem dla potrzeb ujęcie wydatku w rozliczeniach podatkowych.

Biorąc powyższe pod uwagę, Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które dotyczyć będą przekazanych przez Pracowników oraz Współpracowników paragonów bez wskazania danych Spółki, w tym także bez NIP Spółki.

W wydawanych interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje się, że dowody w postaci rachunków czy paragonów zagranicznych mogą stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, o ile jednoznacznie dokumentują poniesienie wydatku i jego charakter.

Przykładowo, Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS: wskazał, że „Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we Wniosku z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym na Pracownika potwierdzającego zakup towaru lub usługi dla celów Spółki (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)".

Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również w poniższych interpretacjach: z 30 maja 2025 r. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS, z 13 stycznia 2025 r., 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK, z 23 września 2024 r., 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS.

W związku z tym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości wskazane dokumenty stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia powinien być wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

W konsekwencji, wydatki udokumentowane paragonami bez danych Spółki i NIP, nabywane przez Pracowników oraz Współpracowników w trakcie podróży związanych z realizacją projektów poza granicami Polski, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów Spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 upodp, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia czy wydatki na usługi gastronomiczne ponoszone przez Spółkę, w związku z podróżami Pracowników oraz Współpracowników, które związane są z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju (spotkania z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkania z obecnymi klientami Spółki dotyczące omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów), które są dokumentowane paragonami fiskalnymi bez danych oraz NIP Spółki, mogą zostać uznane przez Spółkę za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciem pracownik.

Pojęcie pracownika zostało uregulowane w art. 2 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., dalej: k.p.) i zgodnie z definicją:

Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną procedurami Spółki, w ramach którego załączony będzie skan dokumentu potwierdzający jego nabycie przez Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w tej części jest prawidłowe.

Natomiast, dokonując oceny możliwości zaliczenia wydatków na usługi gastronomiczne ponoszone przez Spółkę, w związku z podróżami Współpracowników, które związane są z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju (spotkania z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkania z obecnymi klientami Spółki dotyczące omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów), które są dokumentowane paragonami fiskalnymi bez danych oraz NIP Spółki, do kosztów uzyskania przychodów należy wskazać, że kluczowe w pierwszej kolejności jest ustalenie, czy ww. wydatki są ujęte jako składnik wynagrodzenia w umowie dotyczącej współpracy zawartej pomiędzy Spółką a danym Współpracownikiem.

Z opisu sprawy oraz jej uzupełnienia wynika, że w trakcie podróży zagranicznych, w związku ze spotkaniami z potencjalnymi klientami Spółki na etapie ofertowania oraz spotkaniami z obecnymi klientami Spółki dotyczącymi omówienia realizowanych oraz przyszłych projektów, Współpracownicy nabywają usługi gastronomiczne (posiłki, drobne wydatki związane z wyżywieniem). Wydatki te są udokumentowane paragonami fiskalnymi wystawionymi przez zagranicznych sprzedawców, bez wskazania danych Spółki, w tym także bez NIP Spółki.

Ponoszenie przez Spółkę wydatków na usługi gastronomiczne, w związku z podróżami Współpracowników, które związane są z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju, wynika z zawartych przez Spółkę umów. Ponoszenie wydatków przez Spółkę dotyczy wyłącznie udokumentowanych i uzasadnionych oraz zatwierdzonych przez Spółkę wydatków poniesionych przez Współpracowników. Dokumenty dotyczące wydatków Współpracownicy zobowiązani są dostarczyć Spółce zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznej regulacjami obowiązującymi w Spółce.

Wydatki, tj. koszty usług gastronomicznych nie są doliczane do wartości usługi realizowanej przez Współpracowników w danym miesiącu. Wydatki często opłacane kartami służbowymi bezpośrednio ze środków spółki. W pozostałych przypadkach wydatki są zwracane są Współpracownikom w związku z udokumentowanymi i uzasadnionymi oraz zatwierdzonymi przez Spółkę kosztami ponoszonymi w związku ze świadczeniem usług wynikających z Umów o współpracy, w z związku z realizacją projektów dla kontrahentów Spółki poza granicami kraju. Wydatki wskazane we wniosku nie są zwracane Spółce w żaden sposób i stanowią definitywny wydatek po stronie Spółki.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wydatki na usługi gastronomiczne ponoszone przez Współpracowników podczas wskazanych we wniosku podróży służbowych nie stanowią elementu należnego wynagrodzenia za świadczone usługi przez ww. Współpracowników więc nie można zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów. Aby mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą stanowić dodatkowy element wynagrodzenia i być uregulowane w stosownych umowach zawartych przez Spółkę ze Współpracownikami. W sytuacji gdy wydatki na usługi gastronomiczne ponoszone przez Spółkę, w związku z podróżami Współpracowników będą stanowiły składnik wynagrodzenia ww. Współpracowników to takie wydatki Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym, warunki jakie muszą spełniać ww. wydatki to, obowiązywanie umowy o współpracy/umowy zlecenia oraz ewentualnie innych dokumentów, w których uregulowane są kwestie ponoszenia ww. wydatków i uznania ich jako dodatkowego elementu wynagrodzenia Współpracowników. Wówczas ww. wydatki będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Będzie też istniał związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na wskazane we wniosku elementy wypłacanego osobom Współpracującym wynagrodzenia, a osiągnięciem przez Spółkę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie części zadanego pytania odnośnie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Współpracowników na usługi gastronomiczne podczas podróży zagranicznych w sytuacji gdy nie stanowią elementu należnego wynagrodzenia za świadczone przez Współpracowników należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu opisu sprawy przedstawionego we wniosku, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zaznaczyć należy, że niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis sprawy przedstawiony we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego, stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Państwa chroniła.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane/zapadły w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.