Interpretacja 0114-KDIP2-1.4011.39.2026.3.PK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 marca 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 31 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Uzupełnili go Państwo pismem z 1 maja 2026 r. (wpływ 1 maja 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pan osobą fizyczną prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą. Z dniem 1 kwietnia 2026 r. wznawia Pan wykonywanie jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie doradztwa oraz zarządzania projektami. Świadczone przez Pana usługi będą miały charakter intelektualny i obejmowały w szczególności przygotowywanie analiz, inspekcji, opinii oraz opracowań eksperckich. Działalność została przez Pana zarejestrowana w miejscu mojego zamieszkania i zameldowania, w miejscowości (…) w okolicach (...). Ze względu na specyfikę wykonywanych usług, praca będzie miała charakter hybrydowy, przy czym znaczna część obowiązków będzie realizowana stacjonarnie u klientów mających siedziby na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej w (…). W zależności od potrzeb klientów będzie Pan uczestniczył w spotkaniach, warsztatach oraz inspekcjach w ich siedzibach. Szacuje Pan, że konieczność wykonywania usług na terenie (…) będzie występowała średnio przez około trzy dni w tygodniu. W związku z częstymi przejazdami pomiędzy miejscem zamieszkania a (…), a także w celu ograniczenia kosztów, oszczędności czasu oraz zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko czego wymagają też odbiorcy moich usług (zrównoważonego rozwoju ESG), zakupił Pan mieszkanie w (…). Lokal ten zamierza Pan przeznaczyć w 100% na biuro mojej firmy. Miesięczne koszty jego utrzymania (czynsz, energia elektryczna, woda i ścieki, gaz) wynoszą około 1 500 zł. Wszystkie faktury i rachunki będą wystawiane na Pana jako osobę fizyczną.

Uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Na pytanie, czy jest Pan obywatelem Polski oraz ma Pan w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odpowiedział Pan – Tak.

Wskazał Pan, że prowadzi działalność gospodarczą od 1 kwietnia 2026 roku.

Na pytanie, w jakiej formie opodatkowane są Pana dochody z działalności gospodarczej, odpowiedział Pan - Skala podatkowa.

Wskazał Pan, że jest właścicielem mieszkania, o którym mowa we wniosku.

Na pytanie, czy zamierza Pan amortyzować zakupiony lokal mieszkalny, odpowiedział Pan – nie.

Na pytanie, czy na fakturach dokumentujących poniesione koszty związane z użytkowaniem mieszkania(czynsz, energia elektryczna, woda, ścieki, gaz) są wskazane dane takie jak adres oraz dane osobowe umożliwiające identyfikację Pana jako nabywcy towarów i usług, odpowiedział Pan - tak, imię i nazwisko oraz adres (…).

W odpowiedzi na pytanie, jaki będzie związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionymi przez Pana wydatkami na utrzymanie mieszkania a osiąganiem przez Pana przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów w Pana firmie? Proszę to dokładnie opisać, wskazał Pan: Brak konieczności powrotu do miejsca zamieszkania jeżeli spotkania są w następujących po sobie dniach. Brak konieczności brania noclegu w hotelu. Wypoczynek, a co za tym idzie większe bezpieczeństwo dojazdu do i od klienta. Główny związek przyczynowo - skutkowy to obniżenie kosztów dojazdów na trasie (…) oraz kosztów pobytu w (…). Kosztorys oraz opłacalność finansowa zostały przez Pana przedstawione we wniosku. Ponadto: większa elastyczność względem klientów, jeśli chodzi o terminy/godziny spotkań;- możliwość spotkań z klientami w siedzibie ich firm, a co za tym idzie obniżenie kosztów dojazdów, oszczędność czasu, zabezpieczenie bezpieczeństwa danych poprzez brak konieczności wielokrotnego przemieszczania się z dokumentami i elektroniką typu laptop/tablet pomiędzy (….) a (…), względy wizerunkowe, a także swoboda przeprowadzania rozmów/negocjacji.

Na pytanie, czy lokal mieszkalny będzie w całości wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy również w celach prywatnych, odpowiedział Pan: w związku z prowadzoną działalnością będzie Pan w tym lokalu incydentalnie nocował, aby zaoszczędzić na dojazdach z (…)(czego opłacalność już wcześniej została przez Pana skalkulowana).

W odpowiedzi na pytanie, jakie wydatki na utrzymanie mieszkania są przedmiotem pytania, proszę wymienić (bez używania np., itp., itd., m.in.), wskazał Pan: czynsz, media, dostęp do internetu, ubezpieczenie.

Pytanie

Czy planowane wydatki na utrzymanie mieszkania w (...), które będzie wykorzystywane wyłącznie jako biuro firmy przez co najmniej trzy dni w tygodniu i nie będzie służyło celom mieszkalnym, będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w Pana działalności zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i nie będą podlegały wyłączeniu na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie wydatki związane z utrzymaniem mieszkania w (...), które będzie wykorzystywane w 100% jako biuro firmy, stanowią dla Pana firmy koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i nie będą podlegały wyłączeniu na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Wydatki te pozostaną w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich ponoszenie będzie służyło zabezpieczeniu oraz zachowaniu źródła przychodów. Charakter Pana pracy będzie wymagał wysokiej dyspozycyjności, częstych wyjazdów oraz elastycznego dostosowywania się do harmonogramów klientów zlokalizowanych w (...). Utrzymywanie biura w tej lokalizacji pozwoli na efektywne wykonywanie usług, ograniczenie kosztów oraz skrócenie czasu dojazdów. Koszty utrzymania mieszkania (ok. 1 500 zł/miesiąc) są istotnie niższe niż koszty codziennych dojazdów (ok. 2 208 zł/miesiąc) lub dojazdów z noclegami (ok. 4 334 zł/miesiąc). Rozwiązanie to jest zatem ekonomicznie uzasadnione i racjonalne z punktu widzenia przedsiębiorcy. W Pana ocenie wydatki te spełniają przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodu, ponieważ pozostaną w związku przyczynowo skutkowym z prowadzoną przez Pana działalnością, będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów oraz nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń określonym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest w prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 592):

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:

•      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność Podatnika przez osoby inne niż Podatnik),

•      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została Podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

•      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

•      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

•      został właściwie udokumentowany,

•      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodów, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”.

Jak z powyższego wynika, podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy - pod warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodów to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast kosztami służącymi zabezpieczeniu źródła przychodów są koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Zauważyć należy, że istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, gdyż są to wydatki, które ponoszą osoby fizyczne niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też takiej działalności nie prowadzą. Są to typowe wydatki osobiste, konsumpcyjne, np. wydatki dotyczące zapewnienia sobie, na własne potrzeby odpowiednich warunków mieszkaniowych. Wydatki o charakterze osobistym w szczególności mogą dotyczyć funkcjonowania, eksploatacji i utrzymania własnego lub użyczanego mieszkania (lub jednego z jego pomieszczeń) na cele prywatne.

Prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia również fakt, że podatnik może korzystać z pomieszczenia (lub znajdujących się w nim rzeczy) przeznaczonego na zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych, prowadząc równocześnie w tym pomieszczeniu działalność gospodarczą. W świetle powyższego uznać należy, że do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków, które dotyczą pomieszczeń w lokalu wykorzystywanym w głównej mierze na własne cele mieszkaniowe. Są to typowe wydatki o charakterze osobistym, są one bowiem ponoszone przede wszystkim w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie wyłącznie w celu osiągnięcia przychodów, czy też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie mają ścisłego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie występuje więc ścisłe i niebudzące wątpliwości powiązanie kosztów ponoszonych przez podatnika z celem osiągnięcia przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów w postaci pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jeżeli jednak ponoszone przez podatnika wydatki, choć związane z lokalem mieszkalnym, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane i nie są ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków, chociażby pośredni, z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

W związku z powyższym, aby dany wydatek można zaliczyć do kosztów, musi zostać poniesiony w związku z potrzebami działalności (firmy), a nie potrzebami prywatnymi przedsiębiorcy, którego działalność gospodarcza jest prowadzona w lokalu mieszkalnym (domu).

Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan osobą fizyczną prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą. Z dniem 1 kwietnia 2026 r. wznowił Pan wykonywanie jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie doradztwa oraz zarządzania projektami. Świadczone przeze Pana usługi będą miały charakter intelektualny i obejmowały w szczególności przygotowywanie analiz, inspekcji, opinii oraz opracowań eksperckich. Działalność została przez Pana zarejestrowana w miejscu Pana zamieszkania i zameldowania, w miejscowości (...) w okolicach (…). Ze względu na specyfikę wykonywanych usług, Pana praca będzie miała charakter hybrydowy, przy czym znaczna część obowiązków będzie realizowana stacjonarnie u klientów mających siedziby na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej w (...). W zależności od potrzeb klientów będzie Pan uczestniczył w spotkaniach, warsztatach oraz inspekcjach w ich siedzibach. Szacuje Pan, że konieczność wykonywania usług na terenie (…) będzie występowała średnio przez około trzy dni w tygodniu. W związku z częstymi przejazdami pomiędzy miejscem zamieszkania a (…), a także w celu ograniczenia kosztów, oszczędności czasu oraz zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko czego wymagają też odbiorcy Pana usług (zrównoważonego rozwoju ESG), zakupił Pan mieszkanie w (...). Lokal ten zamierza Pan przeznaczyć w 100% na biuro pańskiej firmy. Miesięczne koszty jego utrzymania (czynsz, energia elektryczna, woda i ścieki, gaz) wynoszą około 1 500 zł. Wszystkie faktury i rachunki będą wystawiane na Pana jako osobę fizyczną.

W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan, że jest właścicielem mieszkania, o którym mowa we wniosku. Nie zamierza Pan amortyzować zakupionego lokalu mieszkalnego. Na fakturach dokumentujących poniesione koszty związane z użytkowaniem mieszkania (czynsz, energia elektryczna, woda, ścieki, gaz) są wskazane dane takie jak adres oraz dane osobowe umożliwiające identyfikację Pana jako nabywcy towarów i usług.

W związku z prowadzoną działalnością będzie Pan w tym lokalu incydentalnie nocował, aby zaoszczędzić na dojazdach z (…)(czego opłacalność już wcześniej została przeze Pana skalkulowana). Będzie Pan ponosił wydatki na utrzymanie mieszkania takie jak: czynsz, media, dostęp do internetu, ubezpieczenie.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że w sytuacji wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej lokalu mieszkalnego w (...), które będzie wykorzystywane wyłącznie jako biuro firmy przez co najmniej trzy dni w tygodniu i nie będzie służyło celom mieszkalnym, istnieje związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa wyżej pomiędzy wydatkami ponoszonymi na czynsz, media, dostęp do internetu, ubezpieczenie od zakupionego przez Pana lokalu mieszkalnego. Wydatki te mogą zatem - pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania - stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Dzięki zakupionemu lokalowi nie będzie Pan musiał powracać do miejsca zamieszkania jeżeli spotkania są w następujących po sobie dniach. Ponadto nie będzie Pan musiał opłacać noclegu w hotelu, a co za tym idzie będzie większe bezpieczeństwo dojazdu do i od klienta.

Dzięki temu nastąpi obniżenie kosztów dojazdów na trasie (…) oraz kosztów pobytu w (...). Ponadto będzie miał Pan większą elastyczność względem klientów, jeśli chodzi o terminy/godziny spotkań, możliwość spotkań z klientami w siedzibie ich firm, a co za tym idzie obniżenie kosztów dojazdów, oszczędność czasu, zabezpieczenie bezpieczeństwa danych poprzez brak konieczności wielokrotnego przemieszczania się z dokumentami i elektroniką typu laptop/tablet pomiędzy (…) a (…), względy wizerunkowe, a także swoboda przeprowadzania rozmów/negocjacji.

Zatem Pana stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.