Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.100.2026.1.ASK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przez Spółkę zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej na ładowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług (...). A. działa również jako podmiot (...). Zakres (...). Wnioskodawca podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Do celów prowadzenia działalności gospodarczej Spółka, na mocy umów najmu lub leasingu operacyjnego, korzysta z floty pojazdów samochodowych, będących samochodami osobowymi w rozumieniu art. 4a ust. 9a Ustawy CIT, które udostępnia do użytkowania swoim pracownikom [dalej: Pracownicy] jako samochody służbowe.

Spółka udostępnia do użytkowania Pracownikom m.in. samochody służbowe z napędem hybrydowym, będące pojazdami hybrydowymi w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1289 z późn. zm.) oraz planuje w przyszłości udostępniać do użytkowania Pracownikom samochody służbowe z napędem elektrycznym, będące pojazdami elektrycznymi w rozumieniu art. 2 pkt 12 ww. Ustawy [dalej łącznie: Samochody służbowe].

Podstawowym celem przekazania Pracownikom do użytkowania Samochodów służbowych jest umożliwienie im prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Spółki. Bez możliwości korzystania z Samochodu służbowego wykonywanie tych obowiązków byłoby utrudnione ze względu na zakres powierzonych obowiązków, sprawowane funkcje oraz związane z tym wymagania Spółki odnośnie do dyspozycyjności i mobilności Pracowników.

Samochody służbowe wykorzystywane przez Pracowników przeznaczone są do użytku mieszanego, tj. są również wykorzystywane przez Pracowników do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę (na potrzeby prywatne Pracowników).

Spółka nie prowadzi oraz nie będzie prowadzić ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług [tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm., dalej: Ustawa o VAT].

Samochody służbowe mogą być ładowane przez Pracowników w komercyjnych stacjach ładowania oraz z wykorzystaniem ładowarek w miejscu zamieszkania. Koszty ładowania Samochodów służbowych na stacjach komercyjnych ponoszone są bezpośrednio przez Spółkę przy wykorzystaniu przyznanych Pracownikom kart paliwowych, na podstawie dotychczas obowiązującego w Spółce regulaminu udostępniania i korzystania przez Pracowników z samochodów służbowych, który dopuszcza korzystanie z kart paliwowych, z możliwością wykorzystania ładowarek elektrycznych.

Jednocześnie Spółka analizuje możliwość instalacji ładowarek elektrycznych w miejscu zamieszkania Pracownika oraz dokonywanie na rzecz Pracownika zwrotu kosztów za energię elektryczną wykorzystaną do ładowania Samochodu służbowego w miejscu zamieszkania w następujących wariantach:

·      wariant 1 – ładowarka zostanie zainstalowana w miejscu zamieszkania Pracownika przez Pracownika i na jego koszt, a faktura za energię elektryczną wystawiana będzie przez operatora energetycznego bezpośrednio na Pracownika [dalej: Wariant 1],

·      wariant 2 – ładowarka zostanie zainstalowana w miejscu zamieszkania Pracownika na koszt Spółki i pozostanie jej własnością, która zostanie udostępniona Pracownikowi na podstawie odrębnej umowy, natomiast faktura za energię elektryczną wystawiana będzie przez operatora energetycznego bezpośrednio na Pracownika [dalej: Wariant 2].

Na podstawie danych z ładowarki, układu ładowania bądź aplikacji/oprogramowania towarzyszącego obsłudze ładowarki elektrycznej i ewidencji poboru energii możliwe będzie wygenerowanie raportów zawierających informacje takie jak:

·      identyfikacja ładowanego samochodu,

·      odczyty dotyczące szczegółowych danych w zakresie sesji ładowania takich jak: data sesji ładowania, godzinowe wskazania dotyczące sesji ładowania, ilość pobranej energii.

Raporty te [dalej: Raporty] stanowić będą podstawę do sporządzenia przez Pracownika korzystającego z Samochodu służbowego okresowego rozliczenia kosztów energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania tego pojazdu przy użyciu ładowarki zainstalowanej w miejscu zamieszkania pracownika [dalej: Rozliczenie].

Rozliczenie sporządzane będzie przez Pracownika w oparciu o:

·      dane wynikające z Raportów – w zakresie ilości energii elektrycznej (kWh) wykorzystanej do ładowania Samochodu służbowego w danym okresie rozliczeniowym, oraz

·      fakturę wystawioną na pracownika przez dostawcę energii elektrycznej, obejmującą całkowite zużycie energii w danym okresie rozliczeniowym – w zakresie obowiązującej ceny energii elektrycznej (za kWh) oraz stawek opłat dystrybucyjnych.

Tym samym, wartość pobranej energii podlegająca zwrotowi na rzecz Pracownika zostanie określona według wzoru: liczba pobranych kWh x (cena kWh + opłaty dystrybucyjne naliczane od pobranych kWh) = kwota zwrotu na rzecz pracownika.

Pytanie

Czy w opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym, dokonywany przez Spółkę zwrot Pracownikowi kosztów energii elektrycznej, zużytej na ładowanie Samochodu służbowego, z wykorzystaniem ładowarki w miejscu zamieszania Pracownika, przy założeniu wykorzystywania ww. pojazdu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, może zostać zaliczony przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, z uwzględnieniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy CIT, niezależnie od faktu czy ładowarka zostanie zainstalowana w miejscu zamieszkania i na koszt Pracownika (Wariant 1) czy zostanie ona zainstalowana w miejscu zamieszkania Pracownika na koszt Spółki i pozostanie własnością Spółki, która to zostanie udostępniona Pracownikowi na podstawie odrębnej umowy (Wariant 2)?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki poniesione przez Spółkę w celu dokonania zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej przez Pracowników na ładowanie Samochodów służbowych, będą stanowiły wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służące osiągnięciu przychodów, a co za tym idzie, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów Spółki, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT w części odpowiadającej 75% wartości zwracanej kwoty.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Ustawy CIT.

Podstawowym warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest istnienie związku tego wydatku z osiąganymi przychodami bądź z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Oznacza to, że za koszt podatkowy może zostać uznany wyłącznie wydatek pozostający w adekwatnym związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Poniesienie wydatku powinno być funkcjonalnie powiązane z działalnością ukierunkowaną na osiąganie przychodów, przy czym wystarczające jest, aby wydatek ten potencjalnie mógł wpływać na wysokość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z danego źródła. Jednocześnie koszt podatkowy musi mieć charakter definitywny, tj. powinien zostać faktycznie poniesiony z majątku podatnika i nie podlegać zwrotowi. Ponadto, wydatek nie może mieścić się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 16 Ustawy CIT.

Reasumując zatem, kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

·     został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

·   został właściwie udokumentowany,

·   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Tym samym, za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki racjonalne oraz gospodarczo uzasadnione, pozostające w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Jednocześnie, warunkiem koniecznym zakwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego prawidłowe udokumentowanie. Brak właściwej dokumentacji danego zdarzenia gospodarczego uniemożliwia bowiem wykazanie spełnienia przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, a tym samym wyłącza możliwość zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy CIT: „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”. Art. 16 ust. 5f Ustawy CIT wprowadza z kolei zasadę, zgodnie z którą „w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika”.

Jednocześnie, w myśl art. 4a pkt 9a Ustawy CIT, ilekroć w ustawie jest mowa o samochodzie osobowym – oznacza to, co do zasady, pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Jak wskazano powyżej, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka udostępnia Pracownikom Samochody służbowe z przeznaczeniem do użytku mieszanego tj. również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę. Jednocześnie, Spółka nie prowadzi i nie będzie prowadzić ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 Ustawy VAT.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione przez Spółkę w celu dokonania zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej przez Pracowników na ładowanie Samochodów służbowych, będą stanowiły wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służące osiągnięciu przychodów, a co za tym idzie, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów Spółki, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT. Mając jednak na względzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy CIT, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% poniesionych z tego tytułu wydatków.

Należy bowiem wskazać, iż – zdaniem Wnioskodawcy – posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” oznacza przypisanie podatnikowi działania mającego charakter świadomy, celowy, racjonalny oraz gospodarczo uzasadniony, ukierunkowany na uzyskanie przychodów bądź zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. W przedstawionych okolicznościach, działanie Spółki polega na udostępnieniu Pracownikowi Samochodu służbowego i umożliwieniu jego wykorzystania zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych, jako element organizacji pracy oraz polityki pracowniczej Spółki, przy czym przedstawione zdarzenie przyszłe dotyczy realizacji tego uprawnienia poprzez umożliwienie Pracownikowi ładowania Samochodu służbowego w jego miejscu zamieszkania. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, koszty energii elektrycznej w części podlegającej zwrotowi przez Spółkę, pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz z osiąganymi przez Spółkę przychodami.

Wnioskodawca podkreśla ponadto, iż poniesione przez danego Pracownika koszty energii elektrycznej zużytej w celu ładowania Samochodu służbowego z wykorzystaniem ładowarki w miejscu zamieszkania Pracownika, które następnie podlegać będą zwrotowi, w opinii Spółki będą spełniały wymóg prawidłowego udokumentowania. Zapewnienie prawidłowej ewidencji zużytej energii będzie możliwe dzięki miesięcznym Rozliczeniom, bazującym m.in. na Raportach generowanych na podstawie danych z ładowarki zainstalowanej w miejscu zamieszkania danego Pracownika, układu ładowania bądź aplikacji/oprogramowania towarzyszącego obsłudze ładowarki elektrycznej i ewidencji poboru energii. Na podstawie danych pozyskanych w ramach Raportów oraz danych z faktur wystawionych przez dostawcę energii elektrycznej Pracownik ustalać będzie łączną ilość i wartość energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania Samochodu służbowego w określonym okresie rozliczeniowym, a następnie sporządzi stosowne Rozliczenie i przekaże je Spółce w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów.

W konsekwencji, Spółka będzie dokonywać zwrotu na rzecz Pracownika wyłącznie kosztów energii elektrycznej faktycznie poniesionych w związku z ładowaniem Samochodu służbowego, przy wykorzystaniu ładowarki w miejscu zamieszkania, na podstawie przedłożonych Rozliczeń dokonanych na podstawie Raportów z ładowania oraz faktur za energię elektryczną.

Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy należy uznać, że zwrot przez Spółkę Pracownikowi kosztów energii elektrycznej zużytej na ładowanie Samochodu służbowego przy wykorzystaniu ładowarki zainstalowanej w miejscu zamieszkania Pracownika na koszt Spółki (Wariant 1) lub pracownika (Wariant 2) będzie stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, z uwzględnieniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 51 Ustawy CIT, tj. w wysokości 75% poniesionych wydatków, przy założeniu wykorzystywania pojazdu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.

Końcowo Wnioskodawca pragnie wskazać, iż analogiczne do zaprezentowanego powyżej stanowiska zostały potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 24 kwietnia 2025 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK oraz w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 22 maja 2025 r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.261.2022.12.AS.

Mając na uwadze przedstawione powyżej argumenty, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie stanowiska, zgodnie z którym wydatki poniesione przez Spółkę w celu dokonania zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej przez Pracowników na ładowanie Samochodów służbowych, będą stanowiły wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służące osiągnięciu przychodów, a co za tym idzie, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów Spółki, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT w części odpowiadającej 75% wartości zwracanej kwoty.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawych (Dz.U. z 2026 r. poz. 554 z późn. zm.; dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Powołana wyżej regulacja wskazuje, że podstawową cechą kosztu podatkowego jest związek tego kosztu z przychodem (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów).

Istotne znaczenie ma również cel, w jakim został poniesiony. Użyty w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten, który pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym. Poniesienie wydatku ma albo może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna więc brać pod uwagę:

·      przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu, racjonalność i niezbędność) oraz

·      potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie ustawy oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Zauważyć należy, iż przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”.

Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Z przywołanego przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wynika, że jakkolwiek podmioty gospodarcze mogą dowolnie i swobodnie podejmować decyzje finansowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to jednak kwalifikacja wydatków do kosztów podatkowych winna opierać się na przepisach prawa podatkowego. Nie każdy wydatek z racji tylko samego jego poniesienia jest kosztem podatkowym. Aby tak było, wydatek musi spełniać wskazane kryteria ustawowe. Nie ma w tym względzie dowolności i uznaniowości podyktowanej pozaustawowymi kryteriami.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez podatnika wydatków należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a ponadto czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 tej ustawy. Ocena prawna danego wydatku wymaga bowiem uwzględnienia unormowań zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w którym ustawodawca dokonał enumeratywnego wyliczenia wydatków niestanowiących kosztów podatkowych nawet jeśli ponoszone są w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT:

Na mocy art. 16 ust. 5a ustawy o CIT:

Zgodnie z art. 16 ust. 5f ustawy o CIT:

Natomiast w myśl art. 16 ust. 5g ustawy o CIT:

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba więc brać pod uwagę nie tylko ich celowość, potencjalną możliwość przyczynienia się do osiągnięcia przychodów oraz racjonalność, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu, ale również brak wykluczenia z kosztów uzyskania przychodów. Wobec powyższego możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu, czy jego zwiększenia nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi, a jednocześnie nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 u stawy o CIT.

Z regulacji ustawowych wynika, że jakkolwiek podmioty gospodarcze mogą dowolnie i swobodnie podejmować decyzje finansowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to jednak kwalifikacja wydatków do kosztów podatkowych winna opierać się na przepisach prawa podatkowego. Nie każdy wydatek z racji tylko samego jego poniesienia jest kosztem podatkowym. Aby tak było, wydatek musi spełniać określone kryteria ustawowe. Nie ma w tym względzie dowolności i uznaniowości podyktowanej pozaustawowymi kryteriami.

Wskazać również należy, iż sam fakt nie objęcia ustawowym wykazem wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych, nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, że do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) byłby zbyt daleko idący i abstrahował od wskazanego w ustawie celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w treści tego przepisu. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, iż gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że do celów prowadzenia działalności gospodarczej, na mocy umów najmu lub leasingu operacyjnego, korzystają Państwo z floty pojazdów samochodowych, które są udostępniane do użytkowania pracownikom Spółki jako samochody służbowe.

Spółka udostępnia do użytkowania Pracownikom m.in. samochody służbowe z napędem hybrydowym oraz planuje w przyszłości udostępniać do użytkowania Pracownikom samochody służbowe z napędem elektrycznym.

Podstawowym celem przekazania Pracownikom do użytkowania Samochodów służbowych jest umożliwienie im prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Spółki. Bez możliwości korzystania z Samochodu służbowego wykonywanie tych obowiązków byłoby utrudnione ze względu na zakres powierzonych obowiązków, sprawowane funkcje oraz związane z tym wymagania Spółki odnośnie do dyspozycyjności i mobilności Pracowników.

Samochody służbowe wykorzystywane przez Pracowników przeznaczone są do użytku mieszanego, tj. są również wykorzystywane przez Pracowników do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę (na potrzeby prywatne Pracowników).

Spółka nie prowadzi oraz nie będzie prowadzić ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT.

Samochody służbowe mogą być ładowane przez Pracowników w komercyjnych stacjach ładowania oraz z wykorzystaniem ładowarek w miejscu zamieszkania. Koszty ładowania Samochodów służbowych na stacjach komercyjnych ponoszone są bezpośrednio przez Spółkę przy wykorzystaniu przyznanych Pracownikom kart paliwowych, na podstawie dotychczas obowiązującego w Spółce regulaminu udostępniania i korzystania przez Pracowników z samochodów służbowych, który dopuszcza korzystanie z kart paliwowych, z możliwością wykorzystania ładowarek elektrycznych.

Jednocześnie Spółka analizuje możliwość instalacji ładowarek elektrycznych w miejscu zamieszkania Pracownika oraz dokonywanie na rzecz Pracownika zwrotu kosztów za energię elektryczną wykorzystaną do ładowania Samochodu służbowego w miejscu zamieszkania w następujących wariantach:

·      wariant 1 – ładowarka zostanie zainstalowana w miejscu zamieszkania Pracownika przez Pracownika i na jego koszt, a faktura za energię elektryczną wystawiana będzie przez operatora energetycznego bezpośrednio na Pracownika,

·      wariant 2 – ładowarka zostanie zainstalowana w miejscu zamieszkania Pracownika na koszt Spółki i pozostanie jej własnością, która zostanie udostępniona Pracownikowi na podstawie odrębnej umowy, natomiast faktura za energię elektryczną wystawiana będzie przez operatora energetycznego bezpośrednio na Pracownika.

Na podstawie danych z ładowarki, układu ładowania bądź aplikacji/oprogramowania towarzyszącego obsłudze ładowarki elektrycznej i ewidencji poboru energii możliwe będzie wygenerowanie raportów zawierających informacje takie jak:

·      identyfikacja ładowanego samochodu,

·      odczyty dotyczące szczegółowych danych w zakresie sesji ładowania takich jak: data sesji ładowania, godzinowe wskazania dotyczące sesji ładowania, ilość pobranej energii.

Raporty te stanowić będą podstawę do sporządzenia przez Pracownika korzystającego z Samochodu służbowego okresowego rozliczenia kosztów energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania tego pojazdu przy użyciu ładowarki zainstalowanej w miejscu zamieszkania pracownika.

Rozliczenie sporządzane będzie przez Pracownika w oparciu o:

·      dane wynikające z Raportów – w zakresie ilości energii elektrycznej (kWh) wykorzystanej do ładowania Samochodu służbowego w danym okresie rozliczeniowym, oraz

·      fakturę wystawioną na pracownika przez dostawcę energii elektrycznej, obejmującą całkowite zużycie energii w danym okresie rozliczeniowym – w zakresie obowiązującej ceny energii elektrycznej (za kWh) oraz stawek opłat dystrybucyjnych.

Państwa wątpliwości budzi kwestia, czy dokonywany przez Spółkę zwrot Pracownikowi kosztów energii elektrycznej, zużytej na ładowanie Samochodu służbowego, z wykorzystaniem ładowarki w miejscu zamieszania Pracownika (wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych), może zostać zaliczony przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT z zastosowaniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, niezależnie od faktu czy ładowarka zostanie zainstalowana w miejscu zamieszkania i na koszt Pracownika (Wariant 1) czy zostanie ona zainstalowana w miejscu zamieszkania Pracownika na koszt Spółki i pozostanie własnością Spółki, która to zostanie udostępniona Pracownikowi na podstawie odrębnej umowy (Wariant 2).

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatki poniesione na zwrot kosztów energii elektrycznej zużytej na ładowanie Samochodu służbowego przy wykorzystaniu ładowarki zainstalowanej w miejscu zamieszkania Pracownika na koszt Spółki (Wariant 1) lub pracownika (Wariant 2). W związku z tym, że samochód osobowy będzie wykorzystywany zarówno do celów służbowych jaki i osobistych, wydatki te mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

O powyższym przesądza fakt, że wydatki poniesione przez Spółkę w celu dokonania zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej przez pracowników na ładowanie samochodów służbowych, będą stanowiły wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służące osiągnięciu przychodów. Z wniosku bowiem wynika, że podstawowym celem przekazania pracownikom do użytkowania samochodów służbowych jest umożliwienie im prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Spółki. Bez możliwości korzystania z samochodu służbowego wykonywanie tych obowiązków byłoby utrudnione ze względu na zakres powierzonych obowiązków, sprawowane funkcje oraz związane z tym wymagania Spółki odnośnie do dyspozycyjności i mobilności pracowników.

Poniesione przez pracownika koszty energii elektrycznej zużytej w celu ładowania samochodu służbowego z wykorzystaniem ładowarki w miejscu zamieszkania pracownika, które następnie będzie podlegać zwrotowi zostanie właściwie udokumentowane. Na podstawie danych z ładowarki, układu ładowania bądź aplikacji/oprogramowania towarzyszącego obsłudze ładowarki elektrycznej i ewidencji poboru energii możliwe będzie wygenerowanie raportów zawierających informacje dotyczące identyfikacji ładowanego samochodu oraz odczyty dotyczące szczegółowych danych w zakresie sesji ładowania (data sesji ładowania, godzinowe wskazania dotyczące sesji ładowania, ilość pobranej energii). Zapewnienie prawidłowej ewidencji zużytej energii będzie możliwe dzięki miesięcznym rozliczeniom, bazującym m.in. na raportach generowanych na podstawie danych z ładowarki zainstalowanej w miejscu zamieszkania pracownika. Na podstawie danych pozyskanych w ramach raportów oraz danych z faktur wystawionych przez dostawcę energii elektrycznej pracownik ustalać będzie łączną ilość i wartość energii elektrycznej zużytej na potrzeby ładowania samochodu służbowego w określonym okresie rozliczeniowym, a następnie sporządzi stosowne rozliczenie i przekaże je Spółce w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów. Rozliczenie sporządzane będzie przez Pracownika w oparciu o dane wynikające z raportów (w zakresie ilości energii elektrycznej (kWh) wykorzystanej do ładowania Samochodu służbowego w danym okresie rozliczeniowym) oraz fakturę wystawioną na pracownika przez dostawcę energii elektrycznej, obejmującą całkowite zużycie energii w danym okresie rozliczeniowym (w zakresie obowiązującej ceny energii elektrycznej (za kWh) oraz stawek opłat dystrybucyjnych).

Tym samym, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.