Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.165.2026.2.JM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej wystawionych poza systemem KSeF, również w sytuacji gdy Dostawca prześle takie faktury ponownie za pośrednictwem KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT oraz CIT z siedzibą w Polsce.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na profesjonalnym świadczeniu usług w zakresie fizycznej i technicznej ochrony osób i mienia (…).

Wnioskodawca, wraz z kilkoma innymi Spółkami, jest w grupie kapitałowej (…).

Grupa od wielu lat jest jednym z liderów w zakresie usług  (...).

Wnioskodawca, zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, zobowiązany jest od 1 lutego 2026 r. do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych wystawionych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”).

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od kontrahentów, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz służą osiąganiu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o CIT.

Spółka jest świadoma, że od 1 lutego 2026 r., część podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy (z niewielkimi wyjątkami) objęci zostali obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Tym samym, Wnioskodawca, co do zasady zakłada, że wszyscy jej dostawcy (dalej: „Dostawcy”) będący podatnikami obowiązanymi do wystawania przedmiotowych faktur za pośrednictwem KSeF będą wypełniać ten obowiązek.

Faktury otrzymywane przez Spółkę dokumentują i będą dokumentować rzeczywiste transakcje gospodarcze, a nabyte na ich podstawie towary i usługi wykorzystywane są i będą przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Wnioskodawca zaznacza, że nie ma i nie będzie miał wpływu na sposób wystawienia faktury przez dostawcę ani na ewentualne uchybienia po stronie dostawcy w zakresie obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Wnioskodawca zatem nie może wykluczyć sytuacji, w których pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem korzystania z KSeF, Spółka otrzyma od nich faktury wystawione po dniu 1 lutego 2026 r. poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej lub papierowej, zawierające wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w tym wykazaną kwotę podatku VAT.

W związku z powyższym powstają wątpliwości Wnioskodawcy dotyczące skutków podatkowych otrzymania faktur wystawionych poza KSeF po dniu 1 lutego 2026 r., mimo, że Dostawcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. W szczególności, wątpliwości Spółki dotyczą posiadania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z powyższych faktur wystawionych poza KSeF oraz możliwości zaliczenia wydatków udokumentowanych takimi fakturami do kosztów uzyskania przychodów.

Pytania

1.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, jeżeli Spółka otrzyma faktury z wykazanym podatkiem VAT wystawione poza KSeF po 1 lutego 2026 r., od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z powyższych faktur wystawionych poza KSeF (pod warunkiem, że będą spełnione przesłanki pozytywne wynikające z art. 86 ustawy o VAT oraz nie będą zachodziły żadne przesłanki negatywne wskazane w szczególności w art. 88 ustawy o VAT)?

2.  Czy w przypadku, kiedy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 będzie prawidłowe oraz Dostawca zdecyduje się, aby fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Spółce dalej będzie przysługiwać prawo do odliczenia VAT z faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała fakturę od Dostawców wystawioną poza KSeF?

3.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, jeżeli Wnioskodawca otrzyma faktury wystawione od 1 lutego 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych powyższymi fakturami wystawionymi poza KSeF?

4.  Czy w przypadku, kiedy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 będzie prawidłowe oraz Dostawca zdecyduje się, aby faktury wystawione pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi pierwotnie poza KSeF?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytania nr 3 i 4 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytania nr 1 i 2 w zakresie podatku od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad pytanie nr 3:

W ocenie Wnioskodawcy, jeżeli Spółka otrzyma faktury wystawione od 1 lutego 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało praw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych powyższymi fakturami wystawionymi poza KSeF.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f–4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Podstawowe kryterium pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów stanowi zatem istnienie związku przyczynowego pomiędzy poczynionym wydatkiem a (potencjalnie) osiągniętym przychodem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Fundamentalne znaczenie dla tego związku ma zatem cel poniesienia wydatku. Jak podkreśla się w orzecznictwie, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi zostać spełnionych szereg warunków, tj.: wydatek musi być:

• poniesiony przez tego podatnika (pokryty z jego zasobów majątkowych),
• definitywny (nie został zwrócony w jakikolwiek sposób),
• związany z prowadzoną przez podatnika działalność gospodarczą,
• poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów (lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów),
• właściwie udokumentowany, a także
• nie może znajdować się w katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi od 1 lutego 2026 r. – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, należy podkreślić, że pytanie Wnioskodawcy dotyczy kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednocześnie, w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie przewidziano ograniczeń w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na formę udokumentowania kosztu, w szczególności rodzaj otrzymanej faktury. Należy zatem uznać, że samo wystawienie – wbrew obowiązkowi – faktury poza KSeF nie wpływa i nie będzie wpływać na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych taką fakturą.

Mając zatem na uwadze, że w przypadku analizowanych kosztów spełniona będzie podstawowa przesłanka wskazana w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a obowiązujące przepisy nie wykluczają ujęcia kosztu na podstawie faktury wystawionej poza KSeF, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

Podobnie wskazał też Minister Finansów w odpowiedzi nr 2 dla Business Insider z dnia 22 sierpnia 2025 r. (link: https://businessinsider.com.pl/prawo/podatki/ksef-odroczenie-kar-do-2027-r-co-to-oznacza-dla-przedsiebiorcow-tylko-u-nas/2z46rez - dostęp: 16 kwietnia 2026 r.)

„Pytanie 2 — Co, jeśli podatnik nie wystawi faktury w KSeF — czy będzie mógł z takiej faktury odliczyć VAT, a wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym?

Odpowiedź MF:

„(…) Odnosząc się natomiast do części dotyczącej kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym, należy wskazać, że przepisy o podatku dochodowym nie uzależniają możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek w KSeF. Na gruncie przepisów o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów są kwalifikowane na podstawie ogólnej zasady, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem enumeratywnie wymienionych kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Z zasady tej wynika, że wydatek poniesiony przez podatnika może być brany pod uwagę przy ustalaniu dochodu do opodatkowania wówczas, gdy służy osiągnięciu przychodów, czyli istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztem, a możliwością uzyskania przychodów rozumianą również jako zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Jednocześnie wydatek ten nie może występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. Wystawienie faktury poza systemem KSeF nie eliminuje zatem automatycznie wydatku udokumentowanego taką fakturą z kosztów uzyskania przychodów.”

Prawo podatników do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF potwierdzono również w interpretacji indywidualnej prawa podatkowego z dnia 14 stycznia 2026 r. znak: 0111-KDIB1-1.4010.606.2025.2.SH. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, wskazując, że: „(…) w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) – zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”

Podsumowując, w zakresie pytania numer 3, jeżeli Spółka otrzyma faktury wystawione od 1 lutego 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało praw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych takimi fakturami.

Ad pytanie nr 4:

W ocenie Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi pierwotnie poza KSeF.

Uzasadnienie:

Mając na uwadze uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy dotyczącego pytania nr 3, Wnioskodawca zaznaczyć chce, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f–4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Podstawowe kryterium pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów stanowi zatem istnienie związku przyczynowego pomiędzy poczynionym wydatkiem a (potencjalnie) osiągniętym przychodem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Fundamentalne znaczenie dla tego związku ma zatem cel poniesienia wydatku. Jak podkreśla się w orzecznictwie, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi zostać spełnionych szereg warunków, tj.: wydatek musi być:

• poniesiony przez tego podatnika (pokryty z jego zasobów majątkowych),
• definitywny (nie został zwrócony w jakikolwiek sposób),
• związany z prowadzoną przez podatnika działalność gospodarczą,
• poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów (lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów),
• właściwie udokumentowany, a także
• nie może znajdować się w katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi od 1 lutego 2026 r. – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, a następnie przesłanymi do KSeF, należy podkreślić, że pytanie Wnioskodawcy dotyczy kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednocześnie, w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie przewidziano ograniczeń w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na formę udokumentowania kosztu, w szczególności rodzaj otrzymanej faktury. Należy zatem uznać, że samo wystawienie – wbrew obowiązkowi – faktury poza KSeF nie wpływa i nie będzie wpływać na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych taką fakturą lub fakturą wystawioną później w KSeF.

Potwierdza to Dyrektor KIS np. w interpretacji nr 0114-KDIP2-2.4010.2.2026.1.ND z dnia 3 marca 2026 r.:

„w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnej szczególnej regulacji (np. na wzór art. 15d ustawy CIT) ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e-faktur (dalej; "KSeF"), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej "ustawą zmieniającą" - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane. Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: UoR), do której odsyła Ustawa CIT w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.”.

Dodatkowo Wnioskodawca zauważył podobne stanowisko organów podatkowych w innych interpretacjach indywidualnych takich jak np.:

• 0114-KDIP2-2.4010.594.2025.2.KW z dnia 23 lutego 2026 r.;
• 0111-KDIB2-1.4010.10.2026.1.AG z dnia 10 marca 2026 r.;

Podsumowując, w zakresie pytania numer 4, mając na uwadze powyższe stanowisko Dyrektora KIS oraz literalne brzmienie przepisów ustawy o CIT, a także brak ich nowelizacji w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że gdy Dostawca zdecyduje się fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturą wystawioną pierwotnie poza KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

‒    został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

‒    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

‒    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

‒    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

‒    został właściwie udokumentowany,

‒    nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika z opisanego zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, prowadzą Państwo działalność gospodarczą polegającą na profesjonalnym świadczeniu usług w zakresie fizycznej i technicznej ochrony osób i mienia. W związku z prowadzoną działalnością Spółka nabywa towary oraz usług od kontrahentów, które służą do osiągania przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o CIT. Faktury otrzymywane przez Spółkę dokumentują i będą dokumentować rzeczywiste transakcje gospodarcze, a nabyte na ich podstawie towary i usługi wykorzystywane są i będą przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej działalności. Wnioskodawca nie może wykluczyć sytuacji, w których pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem korzystania z KSeF, Spółka otrzyma od nich faktury wystawione po dniu 1 lutego 2026 r. poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej lub papierowej, zawierające wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w tym wykazaną kwotę podatku VAT.

Ponadto, nabywane towary i usługi objęte niniejszym wnioskiem ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki. Wskazali Państwo, że wydatki te spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej wystawionych poza systemem KSeF, również w sytuacji gdy Dostawca prześle takie faktury ponownie za pośrednictwem KSeF.

Tytułem wstępu nadmienić należy, że celem każdej faktury – zarówno w wersji papierowej, elektronicznej, jak i ustrukturyzowanej − bez względu na jej formę – jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego i potwierdzenie przeprowadzenia transakcji.

Dla celów podatkowych każda faktura musi być rzetelna, odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i zawierać m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, numer NIP, nazwę usługi/towaru, cenę oraz datę. W przypadku faktur kosztowych kluczowy jest przy tym opis celu zakupu (np. adnotacja, że zakupione narzędzia służą do świadczenia usług), który pozwala prawidłowo zakwalifikować dany wydatek do kosztów podatkowych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Od powyższej reguły istnieją wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF występuje od:

‒    1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

‒    1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

‒    do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,

‒    do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy zauważyć, że przedmiotem Państwa wniosku są wydatki wynikające z faktur wystawionych przez Dostawców poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej lub papierowej (pytanie nr 3), również w sytuacji ponownego wystawienia F.V. w systemie KSeF (pytanie nr 4).

Z dniem 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

W praktyce mogą się zdarzyć przypadki – jak w opisanej przez Państwa sprawie − że podatnik otrzyma od dostawcy fakturę wystawioną poza systemem, np. w wersji elektronicznej lub papierowej.

Niemniej, korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych.

W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności – podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF.

Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.

Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku) oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF, rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu wydatku, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W przypadku faktur wystawionych i otrzymanych poza KSeF kluczowe dla nabywcy pozostaje zachowanie należytej staranności przy korzystaniu z odliczenia VAT. W ramach dobrych praktyk zasadne pozostaje również uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

Jeśli jednak podatnik otrzyma faktury wystawione od 1 lutego 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, będzie mu przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych takimi fakturami wystawionymi poza KSeF. O możliwości zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów przesądza bowiem art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a nie sam rodzaj dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu.

Z tego względu Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej wystawionych poza systemem KSeF (pytanie nr 3), należy uznać za prawidłowe.

W opisanej przez Państwa sprawie mogą się także zdarzyć przypadki, gdy Dostawca zdecyduje się, aby faktury wystawione pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktur ustrukturyzowanych

W takiej sytuacji, gdy nabywca otrzyma dokument poza KSeF przed przesłaniem go do tego systemu (co w świetle regulacji art. 106nda jest działaniem nieprawidłowym ze strony sprzedawcy) należy uznać, że nabywca otrzymał dokument inny niż faktura wystawiona zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT. Mimo naruszenia prawidłowego dokumentowania transakcji przez sprzedawcę, nabywca otrzymuje jednak dokument potwierdzający dokonanie transakcji i faktycznego poniesienia kosztu w dacie otrzymania faktury w formie elektronicznej lub papierowej.

Fakt, że Dostawca zdecyduje się w późniejszym terminie przesłać ponownie faktury – tym razem prawidłowo za pośrednictwem KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych − nie wpłynie zatem na możliwości uznania wydatków udokumentowanych pierwotnie fakturami w postaci papierowej lub elektronicznej za koszt podatkowy na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Niezależnie bowiem od formy, faktura stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie wydatku, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

W analizowanej sprawie stwierdzić zatem należy, że gdy Dostawca zdecyduje się fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, to po spełnieniu przesłanek z art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy o CIT, będzie Państwu przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturą wystawioną pierwotnie poza KSeF.

Z tego względu Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej wystawionych poza systemem KSeF w sytuacji, gdy Dostawca prześle takie faktury ponownie za pośrednictwem KSeF (pytanie nr 4), należało uznać za prawidłowe.

Podsumowując, w związku z tym, że:

-     wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

-     jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy, faktury wystawione przez Dostawców poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci elektronicznej lub faktury papierowej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

-     wszystkie przesłanki z art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy o CIT warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o CIT zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane fakturami w formie elektronicznej lub papierowej przez Dostawców poza systemem KSeF, również w przypadku, gdy Dostawca prześle takie faktury ponownie za pośrednictwem KSeF.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej wystawionych poza systemem KSeF, również w sytuacji gdy Dostawca prześle takie faktury ponownie za pośrednictwem KSeF, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.