Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.2.2026.1.ND

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które udokumentowane zostaną na podstawie faktur wystawionych poza systemem KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. SPÓŁKA AKCYJNA (dalej: "Wnioskodawca" lub "Spółka") jest spółką z siedzibą w Polsce i polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Zasadniczym przedmiotem działalności Spółki jest dystrybucja szerokiej gamy wyrobów (…). Zakres oferowanego przez Wnioskodawcę asortymentu obejmuje m.in. (…). Spółka dostarcza wymienione produkty zarówno do odbiorców instytucjonalnych z sektora medycznego, jak i na rynek konsumencki w Polsce oraz na rynkach zagranicznych.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę poza terytorium kraju. Zakupione towary i usługi będą spełniały wymogi określone w art. 15 Ustawy CIT, tj. wydatki będą stanowiły koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie będą kosztami wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W związku z planowanym wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e- Faktur (dalej również: KSeF), od:

a)  1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, oraz

b)  1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników

- faktury zakupowe powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z ww. dat w formie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Spółce za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Ponadto ustawodawca zdecydował również, że podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł, będą zobowiązani do wystawiania faktur z użyciem KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów planuje również (projekt rozporządzenia w tym zakresie nie został na moment składania niniejszego wniosku podpisany) wyłączyć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla określonych czynności - tym samym na mocy rozporządzenia (o ile zostanie podpisane i wejdzie w życie) część transakcji również będzie mogła być dokumentowana fakturami wystawianymi poza KSeF.

Można zakładać, mając na uwadze przekrój Dostawców, z jakimi współpracuje dzisiaj Spółka, że po 1 lutego 2026 r. będzie ona otrzymywać faktury dokumentujące koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów:

1)  w postaci papierowej,

2)  w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) (dalej: Ustawy VAT),

3)  w postaci elektronicznej, będące fakturami ustrukturyzowanymi, o których mowa w art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

Wnioskodawca nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego Dostawcy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. - zostaną jednak wystawione przez Dostawców Spółki poza Krajowym Systemem e-Faktur np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf, w systemie EDI (elektronicznej wymiany danych) lub papierowej i tym samym faktury te będą dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF i na dzień ich otrzymania Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Wnioskodawca przewiduje, że może wystąpić szereg przypadków i sytuacji, w których Dostawca nie wystawi faktury zakupowej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, pomimo tego, że ciążyć na nim będzie taki obowiązek ustawowy. W ocenie Spółki niewystawienie przez Dostawcę faktury ustrukturyzowanej w KSeF może wynikać przykładowo z błędnego uznania przez Dostawcę że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że faktura zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Może się również zdarzyć, że Dostawca błędnie określi wartość przychodów ze sprzedaży za 2024 r. lub wartości przychodów ze sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawionymi w ciągu miesiąca, w efekcie czego błędnie określi moment, od którego ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Ponadto, Wnioskodawca dostrzega, że może również zdarzyć się sytuacja, że na moment wejścia w życie obowiązku stosowania KSeF dla danego Dostawcy, Dostawca ten może nie być przygotowany na wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej w KSeF. Może to spowodować, że Dostawca nie wystawi faktury zakupowej przy użyciu KSeF, pomimo ciążącego na nim obowiązku.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi faktury zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria KSeF , a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca lub też Dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów offline (tj. trybu offline24, o którym mowa w art. 106nda Ustawy VAT lub w trybie offline niedostępność, o którym mowa w art. 106ne ust. 4 Ustawy VAT lub w trybie offline awaria, o którym mowa w art. 106ne ust. 1 Ustawy VAT). Spółka przewiduje, że w ww. przypadku Spółka otrzyma fakturę wystawioną w trybie offline - tj. fakturę elektroniczną wystawioną zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie w art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT - w formacie xml lub jego wizualizacji. Niniejszy wniosek Spółki dotyczy faktur dokumentujących rzeczywiste wydatki, które spełniają przesłanki z art. 15 Ustawy CIT do zaliczenia ich do kosztów podatkowych i nie są wyłączone z tych kosztów w oparciu o art. 16 Ustawy CIT.

Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku (niezależnie od tego, czy otrzymane w postaci papierowej, elektronicznej czy też elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT) będą zawierały wszystkie elementy wymagane Ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 Ustawy VAT).

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wynikających z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależnie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynikających z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależnie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

W myśl art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, tzn. ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT. Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Powyższe przesłanki są spełnione w stanie faktycznym i nie stanowią przedmiotu niniejszego wniosku.

Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane. Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: UoR), do której odsyła Ustawa CIT w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 UoR.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 UoR). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 UoR), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 UoR).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi": zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. W myśl art. 2 pkt 31-32a Ustawy VAT.

• ilekroć w przepisach Ustawy VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• ilekroć w przepisach Ustawy VAT jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym,
• ilekroć w przepisach Ustawy VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Wobec tego, skoro UoR dopuszcza zewnętrzne dowody obce w formie papierowej lub elektronicznej, a definicja faktury w Ustawie VAT nie uzależnia jej statusu od przesłania do KSeF, to z perspektywy Ustawy CIT, faktura wystawiona poza KSeF zachowuje charakter pełnoprawnego dowodu księgowego, nawet jeśli wystawca nie spełnił wymogu wystawienia jej w KSeF.

Zdaniem Spółki, będzie jej przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, także w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura taka zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT.

Według Spółki, należy podkreślić fakt, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument do celów podatkowych CIT.

Skoro Ustawa CIT nie określa sztywno jakie dokumenty i jak otrzymane stanowią podstawę do zaliczenia wydatku do kosztu uzyskania przychodu, a wręcz dopuszczalne są - w uzasadnionych przypadkach - sytuacje, gdy do kosztów uzyskania przychodu zaliczany jest wydatek dla którego podatnik nie dysponuje fakturą, ale posiada inne dokumenty potwierdzające jego poniesienie - to, zdaniem Spółki, nie można podatnikowi odmawiać prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych pełnoprawnymi fakturami. Takie działanie naruszałoby fundamentalne zasady podatku CIT. Spółka wskazała bowiem, że niezależnie od sposobu w jaki Dostawca wystawi fakturę, będzie ona zawierała wszystkie elementy przewidziane przepisami Ustawy VAT do uznania ją za pełnowartościową fakturę.

Ponadto, Tomasz Tratkiewicz, dyrektor departamentu podatku od towarów i usług w Ministerstwie Finansów, w rozmowie z Dziennik Gazeta Prawna w odpowiedzi na pytanie „Tytułem potwierdzenia - czy faktura wystawiona poza KSeF uprawnia również do zaliczenia wydatku jako koszt uzyskania przychodu?” wskazał: „Tak, faktura wystawiona poza KSeF będzie uprawniała do rozliczenia kosztu uzyskania przychodu. Inne podejście byłoby mało biznesowe, zresztą nie miałoby oparcia w przepisach.” (źródło: https://podatki.gazetaprawna.pl/vat/artykuly/10595209,ministerstwo-finansow-firmy-otrzymaly-wystarczajaco-duzo-czasu-na-pr z.html, dostęp: 03.12.2025)

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód prawidłowo dokumentujący poniesienie określonego wydatku należy uznać faktury wystawione na rzecz Spółki przez Dostawców, także w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależnie od tego czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków wynikających z faktur wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy faktura będzie spoza Krajowego Systemu e-Faktur.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy powołać treść art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), zgodnie z którym:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Ustawodawca zdefiniował pojęcie „koszty uzyskania przychodów” ogólnie, oznacza to, że każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien być indywidualnie przeanalizowany w celu dokonania prawidłowej klasyfikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wskazuje, że wydatek nie jest uznawany za koszty, o czym mówi art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Należy podkreślić, że aby wydatek poniesiony przez podatnika został uznany za koszt uzyskania przychodów, musi zajść związek przyczynowo - skutkowy, czyli poniesienie wydatku musi mieć realny wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła oraz musi być on właściwe udokumentowany.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma prawo odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć realny wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W związku z powyższym, aby wydatek kwalifikował się do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać następujące przesłanki:

• wydatek został definitywnie poniesiony przez podatnika,
• wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• wydatek został poniesiony w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• wydatek został właściwie udokumentowany,
• wydatek nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT),
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, należy zaznaczyć, że wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest uzyskanie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodu i jednocześnie nie występują w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, są kosztami uzyskania przychodu. Koszty, które ponosi podatnik, należy oceniać pod względem ich celowości. Aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, należy przeanalizować, czy pomiędzy wydatkiem a osiągnięciem przychodu występuje realny związek przyczynowo - skutkowy, czyli czy poniesiony koszt rzeczywiście oddziałuje na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Określona grupa wydatków, w tym związana z finansowaniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, może być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Wynika to z art. 15 ust. 6 Ustawy o CIT, który stanowi, że:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

Z kolei w myśl art. 16a ust. 1 ww. ustawy:

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c, będące własnością lub współwłasnością podatnika, nabytymi lub wytworzonymi we własnym zakresie, kompletnymi i zdatnymi do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) Budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) Maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) Inne przedmioty

- o przewidywanym zakresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17 a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Zgodnie z powyższym, wymienione w pkt 1-3 środki trwałe podlegają amortyzacji po spełnieniu następujących warunków:

a)  zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,

b)  stanowią własność lub współwłasność podatnika,

c)  są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

d)  przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,

e)  są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu,

f)   nie są wymienione w katalogu środków trwałych w art. 16c ustawy o CIT.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego Spółka jest polskim rezydentem podatkowym. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest dystrybucja szerokiej gamy wyrobów (…). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę poza terytorium kraju. Zakupione towary i usługi będą spełniały wymogi określone w art. 15 Ustawy CIT, tj. wydatki będą stanowiły koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie będą kosztami wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 Ustawy CIT. Spółka nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego Dostawcy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. - zostaną jednak wystawione przez Dostawców Spółki poza Krajowym Systemem e- Faktur np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf, w systemie EDI (elektronicznej wymiany danych) lub papierowej i tym samym faktury te będą dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF i na dzień ich otrzymania Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku (niezależnie od tego, czy otrzymane w postaci papierowej, elektronicznej czy też elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT) będą zawierały wszystkie elementy wymagane Ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 Ustawy VAT).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnej szczególnej regulacji (np. na wzór art. 15d ustawy CIT) ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej; „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Spółce poza KSeF, ale w postaci:

a)  w postaci papierowej,

b)  w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) (dalej: Ustawy VAT),

c)  w postaci elektronicznej, będące fakturami ustrukturyzowanymi, o których mowa w art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

W związku z powyższym zauważyć należy, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.