Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków służbowych zwracanych pracownikom. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Spółka jest członkiem Grupy A., której jednostką dominującą najwyższego szczebla jest B. z siedzibą w (…). Według umowy Spółki podstawowym przedmiotem działania Spółki jest: (…).

Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: Pracownicy) w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in. koszty podroży służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami / potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych), czy koszty szkoleń oraz koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami i właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty).

Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków, Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Transakcje, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą automatycznie zaciągają się do sytemu finansowo-księgowego i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od sposobu regulowania wydatków w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku,) oraz załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych – załączają zdjęcie / skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych – załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób. Po jego zatwierdzeniu, dany wydatek jest zwracany Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z własnych środków lub na konto dostawcy obsługującego karty korporacyjne w przypadku uregulowania wydatku służbową kartą płatniczą. Raporty wydatkowe powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce.

Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę, niemniej w przyszłości będą miały miejsce również przypadki dokumentowania takich wydatków poprzez faktury wystawione na dane imienne Pracownika. Każdorazowo, faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. W tym celu dokonywana jest:

1) weryfikacja merytoryczna – dokonywana przez kierownika ocena zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku,

2) weryfikacja formalna – następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji merytorycznej. W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. Następnie dokonywana jest analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane jest ewentualne prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2) jest definitywny (rzeczywisty),

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5) został właściwie udokumentowany,

6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż co do zasady kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie.

Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie Spółki, zwrócone Pracownikom wydatki spełniają powyższe warunki. W związku ze zwrotem, przedmiotowe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej, istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o rachunkowości"). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej.

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy. Ponadto, mając na uwadze art. 180 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. A zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (które poprzedzone będzie analizą pod kątem spełnienia wymagań z art. 15 ust. ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 grudnia 2015 r. sygn. IBPB-1-2/4510-641/15/BD, czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. sygn. IPPB3/423-222/10-2/GJ). Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:

„W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości – podobnie jak ustawa o CIT – nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).

Odnosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, w ocenie Wnioskodawcy, zdjęcie / skan otrzymanych przez Pracowników papierowych dokumentów źródłowych / dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika i wprowadzenie ich do systemu w formie cyfrowej spełnia zawarte w ustawie o rachunkowości wymogi dokumentu księgowego. Natomiast fakt, iż przechowywane będą one w formie elektronicznej nie będzie wpływać na prawo do uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Tym samym, zwracane Pracownikom wydatki, będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie / skan dokumentu źródłowego / dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika.

Podsumowując, mając na uwadze powyższe, Spółka, stoi na stanowisku, że ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika z załączonym zdjęciem / skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika (spełniających wymagania z art. 15 ust. ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT). Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej potwierdzone zostało przez organy podatkowe w wydawanych na przestrzeni ostatnich lat interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2020 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG wskazał:

„Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych".

Czy w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lipca 2023 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.5.KW w wyniku ponownego rozpoznania sprawy Organ uznał za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym:

„W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która dopuszcza przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Konsekwentnie w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest działaniem prawidłowym".

Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:

• z dnia 4 lipca 2023 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.5.KW,
• z dnia 24 marca 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
• z dnia 30 grudnia 2022 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
• z dnia 12 maja 2020 sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Mając na względzie powyższe, Wnioskodawca wnosi o uznanie jego stanowiska za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że zatrudnieni przez Spółkę pracownicy w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, m.in.:

• koszty podróży służbowych,
• koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami / potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych),
• koszty szkoleń oraz
• koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce.

Wydatki ponoszone przez Pracowników są regulowane ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze.

Pracownicy każdorazowo, w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym, tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych. Transakcje, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą, automatycznie zaciągają się do sytemu i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Pracownicy:

• uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku,) oraz
• załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacji i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku.

Na koniec wydatek analizowany jest pod kątem spełnienia przesłanek zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane jest ewentualne prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Spółka zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika, zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika, który potwierdza ich nabycie – dotyczy to wydatków kwalifikujących się do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, przy wykluczeniu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być przed wszystkim rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych i zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Sposób ich przechowywania reguluje ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa VAT”).

I tak zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2, ust. 3 i ust. 4 tej ustawy:

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz po wykluczeniu wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki analizowane są pod kątem spełnienia przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika.

Podsumowując, przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, a poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT i z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. Wydana interpretacja dotyczy więc tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa zapytania. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.