Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.238.2026.2.ND

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Faktura Zakupowa - wbrew obowiązkowi - zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą: A. Sp. z o. o. (dalej: „Wnioskodawca" lub „Spółka") jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca jest spółką kapitałową należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej (dalej „Grupa Kapitałowa") świadczącej usługi w obszarze (…). Grupa Kapitałowa, której częścią jest Wnioskodawca, wypracowała szereg rozwiązań w postaci algorytmów i programów służących do rozwoju strategii (...) oraz oferuje swoje usługi polegające na (…). Spółka pełni w Grupie Kapitałowej rolę centrum usług wspólnych. Główną działalnością Spółki jest świadczenie usług wsparcia m in. administracyjnych, technicznych i innych dla spółek z Grupy Kapitałowej, która prowadzi działalność w zakresie świadczenia na rzecz klientów usług (…) oraz świadczenia usług (…).

W świetle art. 90 ust 10 pkt 1 w zw. z art. 90 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług t. j. Dz. U. z 2025 r poz. 775 ze zm. (dalej, „ustawa o VAT") tzw. „proporcja sprzedaży" Spółki jest równa 100%, a więc z uwagi na charakter działalności Spółki, przysługuje jej pełne prawo do odliczenia VAT.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, jak i na terytorium innych krajów poza Unią Europejską.

W przypadku, gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usługodawcy są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji (dalej: „Dostawcy”), Spółka otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary lub usługi Jednocześnie, od 1 lutego 2026 r. tj. od momentu wejścia w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF"), część faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę od Dostawców jest wystawiana w KSeF, a część poza tym systemem Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę poza KSeF nie są więc otrzymywane w postaci faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, a w postaci papierowej oraz w formie elektronicznej (t. j. w postaci faktur elektronicznych, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innych niż faktury ustrukturyzowane) - dalej: „Faktury Zakupowe" Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe są i będą wystawione przez Dostawców poza KSeF wbrew ustawowemu obowiązkowi wystawienia takich faktur w KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych. Wystawienie przez Dostawców Faktur Zakupowych poza KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana wynika z okoliczności niezależnych od Wnioskodawcy i może mieć różne przyczyny, przy czym Wnioskodawca nie zna i nie będzie znał przyczyn takiego stanu rzeczy.

Powyższe Faktury Zakupowe Wnioskodawca zamierza uwzględniać w rozliczeniach VAT i skorzystać z prawa do odliczenia wykazanego na tych fakturach podatku naliczonego, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o VAT.

Podobnie, Wnioskodawca zamierza również rozpoznawać wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi jako koszt uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych t.j. Dz. U. z 2026 r poz. 554 ze zm. (dalej: „ustawa o CIT") (tj. właściwymi dla kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich lub zwiększających wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, w zależności od charakteru wydatku). Przy czym będzie to miało miejsce, o ile wszystkie warunki niezbędne do potraktowania takich wydatków jako koszty podatkowe zostaną spełnione.

Wnioskodawca wskazuje również, że każdy wydatek Spółki, który jest i będzie dokumentowany przez Faktury Zakupowe, spełniać będzie następujące warunki:

a)    będzie poniesiony przez Spółkę, tj. w ostatecznym rozrachunku będzie pokryty z zasobów majątkowych Spółki,

b)    będzie definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie będzie Spółce w jakikolwiek sposób zwrócona,

c)    będzie pozostawał w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą,

d)    będzie poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów Spółki,

e)    będzie udokumentowany w sposób wyżej opisany, tj. fakturą papierową lub fakturą elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT niebędącej fakturą ustrukturyzowaną, a także szeregiem innych dokumentów, w zależności od rodzaju wydatku (np. umowa, zamówienie, protokół wykonania usługi, listy przewozowe, korespondencja mailowa itp ),

f)     nie będzie znajdował się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym Wnioskodawca powziął wątpliwość w zakresie prawa do odliczenia VAT wykazanego na fakturach wystawianych przez Dostawców w ww sytuacjach oraz możliwości zaliczenia wydatków dokumentowanych takimi fakturami do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o CIT.

Pytania

1.    Czy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, w przypadku, gdy Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana). pomimo że na tych Dostawcach spoczywał będzie obowiązek wystawienia ww Faktur Zakupowych w KSeF?

2.    Czy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, gdy Faktura Zakupowa na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona - wbrew obowiązkowi - poza KSeF, momentem, od którego możliwe będzie odliczenie VAT naliczonego (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków odliczenia VAT) będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury?

3.    Czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Faktura Zakupowa - wbrew obowiązkowi - zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 3 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytań dotyczących podatku od towarów i usług oznaczonych jako nr 1 i 2 wydam odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

3.    Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Faktura Zakupowa - wbrew obowiązkowi - zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana).

Uzasadnienie

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w negatywnym katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz pod warunkiem wykazania ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz pod warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodów, względnie zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przepis ten konstytuuje więc ogólną zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem uzyskania przychodów oraz przychodami podatkowymi musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy

W konsekwencji powyższego, kosztem uzyskania przychodów będzie taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

·         został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

·         jest definitywny (rzeczywisty);

·         pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

·         poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

·         został właściwie udokumentowany;

·         nie może znajdować się w grupie kosztów, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów

Wątpliwości Spółki dotyczą możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w przypadku, gdy Faktura Zakupowa zostanie wystawiona przez Dostawcę bez użycia KSeF, wbrew obowiązkowi wystawienia tej faktury w postaci faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Warto zauważyć, że ustawa o CIT nie została znowelizowana w związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że ustawa o CIT nie zawiera przepisu, który wyłączałby lub ograniczał możliwość uznania za koszt uzyskania przychodów wydatku udokumentowanego Fakturą Zakupową wystawioną poza KSeF. Jak wskazano w uzasadnieniu do Pytania 1.. odmienna sytuacja miała miejsce w przypadku ustawy o VAT, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono określone zmiany w związku z wejściem w życie KSeF.

Jak wskazano powyżej, do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego Jednakże przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki ponoszone przez podatnika wydatki lub koszty powinny zostać udokumentowane. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy [. . .] Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości t.j. Dz. U. 2026 poz. 522 ze zm. (dalej: „UoR ’), do której ustawa o CIT odsyła w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Przepisami, o których mowa są art. 20 ust. 2-5, art 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 UoR. Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 UoR). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 UoR), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 UoR).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 UoR. podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", wśród których zostały wymienione dowody księgowe zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT

W oparciu o art. 2 pkt 31 - 32a ustawy o VAT, ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o:

31) fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Mając na uwadze powyższe przepisy, skoro UoR dopuszcza zewnętrzne dowody obce w formie papierowej lub elektronicznej, a definicja faktury w ustawie o VAT nie uzależnia jej statusu od przesłania do KSeF i wystawienia w formie faktury ustrukturyzowanej, to z perspektywy ustawy o CIT, faktura wystawiona poza KSeF zachowuje charakter pełnoprawnego dowodu księgowego, nawet jeśli wystawca nie spełnił wymogu wystawienia jej w KSeF.

Należy więc stwierdzić, że na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych, faktura, niezależnie od formy, stanowi dokument potwierdzający poniesienie wydatku, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Podsumowując, jeżeli otrzymane przez Wnioskodawcę Faktury Zakupowe, wystawione przez Dostawców poza KSeF, będą spełniały wymogi uznania ich za faktury w formie papierowej lub elektronicznej, oraz będą dokumentować wydatki spełniające przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o CIT, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko znalazło również odzwierciedlenie w szeregu wydanych interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS, tak m in. w interpretacjach:

·       z dnia 23 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.137.2026.1 AND, w której organ stwierdził, że „[.. .] należy stwierdzić, że skoro faktura będzie dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu (m in. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) i zostanie wystawiona w postaci papierowej lub elektronicznej (z pominięciem obowiązku jej wystawienia w systemie KSeF), przy czym będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci, to będą Państwo uprawnieni do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury.";

·       z dnia 26 marca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.34 2026.2.JM, w której organ potwierdził, że „W zakresie podatku dochodowego faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów. [. . .] w związku z tym, że wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT. Jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy, Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT - zostaną spełnione, to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT ";

·         z dnia 27 kwietnia 2026 r„ sygn. 0111-KDIB1-3.4010.110.2026 4 MBD;

·         z dnia 23 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.132.2026.1.SH;

·         z dnia 22 kwietnia 2026 r„ sygn 0111 -KDIB1 -2 4010 84 2026.2.EWJ;

·         z dnia 08 kwietnia 2026 r., sygn 0111-KDIB1-2.4010.63.2026.2.EWJ;

·         z dnia 02 kwietnia 2026 r„ sygn. 0114-KDIP2-2 4010 56 2026 1 ND;

·         z dnia 25 marca 2026 r„ sygn 0111-KDIB1-2 4010 28.2026.2.EWJ;

Biorąc pod uwagę powyższą argumentację, Wnioskodawca wnioskuje jak na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·         został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·         jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·         pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·         poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·         został właściwie udokumentowany,

·         nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że są Państwo Spółką kapitałową należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej świadczącej usługi w obszarze (…). Główną działalnością Spółki jest świadczenie usług wsparcia m. in. administracyjnych, technicznych i innych dla spółek z Grupy Kapitałowej, która prowadzi działalność w zakresie świadczenia na rzecz klientów usług (…) oraz świadczenia usług (…). W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, jak i na terytorium innych krajów poza Unią Europejską.

W przypadku gdy nabywane towary i usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usługodawcy są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzymuje faktury dokumentujące dostarczone towary lub usługi. Część faktur otrzymywanych przez Państwa od Dostawców jest wystawiana w KSeF, a część poza tym systemem. Faktury otrzymywane przez Państwa poza KSeF mają postać papierową lub elektroniczną.

Zamierzają Państwo uwzględniać powyższe Faktury Zakupowe w rozliczeniach VAT i skorzystać z prawa do odliczenia wykazanego na tych fakturach podatku naliczonego. Podobnie zamierzają Państwo rozpoznawać wydatki udokumentowane ww. Fakturami Zakupowymi jako koszt uzyskania przychodów – przy czym będzie to miało miejsce, o ile warunki niezbędne do potraktowania takich wydatków jako koszty podatkowe zostaną spełnione.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Faktura Zakupowa – wbrew obowiązkowi – zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana).

Państwa zdaniem Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Faktura Zakupowa – wbrew obowiązkowi – zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana).

Tytułem wstępu nadmienić należy, że celem każdej faktury – zarówno w wersji papierowej, elektronicznej, jak i ustrukturyzowanej − bez względu na jej formę – jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego i potwierdzenie przeprowadzenia transakcji.

Dla celów podatkowych każda faktura musi być rzetelna, odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i zawierać m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, numer NIP, nazwę usługi/towaru, cenę oraz datę. W przypadku faktur kosztowych kluczowy jest przy tym opis celu zakupu (np. adnotacja, że zakupione narzędzia służą do świadczenia usług), który pozwala prawidłowo zakwalifikować dany wydatek do kosztów podatkowych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Od powyższej reguły istnieją wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF występuje od:

·         1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

·         1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

·        do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,

·        do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Z dniem 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

W praktyce mogą się zdarzyć przypadki – jak w opisanej przez Państwa sprawie − że podatnik otrzyma od dostawcy fakturę wystawioną poza systemem, np. w wersji elektronicznej lub papierowej.

Niemniej, korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych.

W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności – podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF.

Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.

Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku) oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W przypadku faktur wystawionych i otrzymanych poza KSeF kluczowe dla nabywcy pozostaje zachowanie należytej staranności przy korzystaniu z odliczenia VAT. W ramach dobrych praktyk zasadne pozostaje również uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

Jeśli jednak podatnik otrzyma faktury wystawione od 1 lutego 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia Dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, będzie mu przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych takimi fakturami wystawionymi poza KSeF. O możliwości zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów przesądza bowiem art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a nie sam rodzaj dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu.

W związku z powyższym należało uznać za prawidłowe Państwa stanowisko, zgodnie z którym właściwym jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Faktura Zakupowa – wbrew obowiązkowi – zostanie wystawiona bez użycia KSeF (tj. w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana). Niezbędne jest przy tym, aby wydatki te spełniały kryteria określone w art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT. 

Oznacza to tym samym, że Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·         stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

·         zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.