Spółka świadcząca usługi security planuje zastąpić fizyczne archiwum dokumentów zakupowych systemem elektronicznym. Po skanowaniu i weryfikacji, oryginały papierowe będą niszczone. System gwarantuje bezpieczne przechowywanie…
Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 24 maja 2024 r. (data wpływu 25 maja 2024 r.) – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 grudnia 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 2031/24 (data wpływu prawomocnego wyroku 27 marca 2025 r.)
2) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie do ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
25 maja 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 maja 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych dotyczący ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
„Spółka” lub dalej „Wnioskodawca” jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Spółka zajmuje się świadczeniem usług w każdym z segmentów rynku security - od usług ochrony fizycznej, zabezpieczenia techniczne po monitoring obiektów stacjonarnych i pojazdów.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.
Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej lub są dostępne online za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.
Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.
W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów (dalej „System”), który pozwala na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie. System znajduje zastosowanie do wybranych dokumentów zakupowych.
Spółka otrzymała interpretację indywidualną potwierdzającą zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego (co do którego spełnione są pozostałe warunki do odliczenia) w przypadku przechowywania dokumentów źródłowych w Systemie (interpretacja indywidualna DKIS z dnia 15 czerwca 2020 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.104.2020.2.JF).
Obecnie Spółka planuje rozszerzyć elektroniczną archiwizację dokumentów, również na inne dokumenty, nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów zakupowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.
Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury i inne) w formie papierowej były:
1. weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji
2. akceptowane, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji.
Obecnie spółka chce rozszerzyć archiwum elektroniczne o powyżej wymienione dokumenty otrzymywane w formie papierowej i:
1) Digitalizować je (skanowanować), a dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto / brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego,
2) dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.
Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało:
1. niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści,
2. bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony,
3. przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe,
4. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.
Pytanie
Czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
Zgodnie z ugruntowaną praktyką interpretacji powyższych regulacji (prezentowaną w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach indywidualnych, w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz piśmiennictwie), należy uznać, że aby dany wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:
1. został poniesiony przez podatnika,
2. jest definitywny (rzeczywisty),
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, został właściwie udokumentowany,
5. nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
Ustawa o CIT nie zawiera regulacji dotyczących stricte formalnych wymogów dokumentacji poniesionych wydatków. Przepisy ustawy o CIT nie uzależniają również możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu od przechowywania dowodu dokumentującego jego poniesienie w określonej formie. Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, co do zasady każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób pozwalający na zweryfikowanie spełnienia wymienionych wyżej przesłanek, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 120, dalej: „UoR”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):
1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ponadto, w myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2. korygujące poprzednie zapisy,
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie niezbędnych elementów dowodu księgowego (jedynie dokumenty spełniające warunki wymienione w tym przepisie mogą stanowić dowód księgowy w rozumieniu UoR). Stosownie do treści tego przepisu, warunkami tymi są:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
2) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
3) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
4) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
5) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, UoR - podobnie jak ustawa o CIT - nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie (o ile spełniają pozostałe warunki określone w analizowanych przepisach UoR), w tym również jedynie w formie elektronicznej.
W konsekwencji, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.
Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.
Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.
W takim stanie rzeczy, w ocenie Spółki, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami:
Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – 1 lipca 2024 r. wydałem postanowienie znak: 0114-KDIP2-2.4010.272.2024.1.KW o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 24 maja 2024 r.
Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 1 lipca 2024 r.
Pismem z 5 lipca 2024 r. (data wpływu 5 lipca 2024 r.) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.
Postanowieniem z 2 sierpnia 2024 r. znak: 0114-KDIP2-2.4010.272.2024.2.KW/RK utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.
Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 5 sierpnia 2024 r.
Skarga na interpretację indywidualną
Pismem z 26 sierpnia 2024 r., które wpłynęło do organu 26 sierpnia 2024 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.
Wnieśli Państwo o:
Pismem z 11 września 2024 r. znak 0114-KDIP2-2.4010.272.2024.3.KW udzieliłem odpowiedzi na Państwa skargę.
Postępowanie przed sądem administracyjnym
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 5 grudnia 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 2031/24.
Wyrok ten stał się prawomocny od 11 lutego 2025 r.
Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.
Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278, dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo -skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, zajmuje się świadczeniem usług w każdym z segmentów rynku security - od usług ochrony fizycznej, zabezpieczenia techniczne po monitoring obiektów stacjonarnych i pojazdów.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców. Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.
Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej. W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów, który pozwala na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie. System znajduje zastosowanie do wybranych dokumentów zakupowych.
Obecnie Spółka planuje rozszerzyć elektroniczną archiwizację dokumentów, również na inne dokumenty, nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów zakupowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.
Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury i inne) w formie papierowej były:
1. weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji,
2. akceptowane, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji.
Obecnie spółka chce rozszerzyć archiwum elektroniczne o powyżej wymienione dokumenty otrzymywane w formie papierowej i:
1) Digitalizować je (skanowanować), a dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto / brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego,
2) dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.
Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało:
1. niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści,
2. bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony,
3. przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.
Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.
Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:
Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”
Zatem w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo