Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.287.2025.2.AS

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych - jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki odszkodowania wypłaconego klientowi z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę), w tym kwoty odpowiadającej wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 29 lipca 2025 r. (wpływ 29 lipca 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi działalność gospodarczą w zakresie PKD 52.29.C - Działalność Pozostałych Agencji Transportowych oraz PKD 49.41.Z - Transport Drogowy Towarów. Spółka posiada siedzibę i zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.). Spółka jest opodatkowana podatkiem dochodowym od osób prawnych na zasadach ogólnych.

Spółka prowadzi działalność w branży logistycznej i transportowej. W ramach prowadzonej działalności organizuje przewozy towarów dla swoich kontrahentów (klientów) - zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Spółka nie posiada własnych środków transportu, dlatego wszystkie przewozy realizowane są za pośrednictwem podwykonawców - firm przewozowych, z którymi zawierane są umowy transportowe.

Spółka pozyskuje przewoźników poprzez wykorzystanie kilku kanałów komunikacji i narzędzi dedykowanych branży (…). Głównym źródłem zleceń przewozowych jest internetowa platforma transportowa - (…). Jest to płatna usługa, z której Spółka korzysta na podstawie abonamentu, co umożliwia jej bieżący dostęp do szerokiej bazy ofert przewozowych oraz usług logistycznych.

Oprócz aktywności na giełdzie transportowej, Spółka rozwija swoją sieć współpracujących przewoźników również w drodze bezpośrednich kontaktów. Nowi kontrahenci pozyskiwani są zarówno poprzez polecenia ze strony dotychczasowych partnerów, jak i przez zgłoszenia samych przewoźników, którzy są zainteresowani nawiązaniem współpracy. Dzięki temu Spółka może systematycznie rozszerzać swoją bazę zaufanych przewoźników, co pozytywnie wpływa na elastyczność i efektywność realizowanych usług transportowych.

Spółka prowadzi działalność w branży logistycznej i transportowej. W ramach prowadzonej działalności organizuje przewozy towarów dla swoich kontrahentów (klientów) - zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Spółka nie posiada własnych środków transportu, dlatego wszystkie przewozy realizowane są za pośrednictwem podwykonawców - firm przewozowych, z którymi zawierane są umowy transportowe.

Spółka pozyskuje przewoźników poprzez wykorzystanie kilku kanałów komunikacji i narzędzi dedykowanych branży (…). Głównym źródłem zleceń przewozowych jest internetowa platforma transportowa - (…). Jest to płatna usługa, z której Spółka korzysta na podstawie abonamentu, co umożliwia jej bieżący dostęp do szerokiej bazy ofert przewozowych oraz usług logistycznych.

Oprócz aktywności na giełdzie transportowej, Spółka rozwija swoją sieć współpracujących przewoźników również w drodze bezpośrednich kontaktów. Nowi kontrahenci pozyskiwani są zarówno poprzez polecenia ze strony dotychczasowych partnerów, jak i przez zgłoszenia samych przewoźników, którzy są zainteresowani nawiązaniem współpracy. Dzięki temu Spółka może systematycznie rozszerzać swoją bazę zaufanych przewoźników, co pozytywnie wpływa na elastyczność i efektywność realizowanych usług transportowych.

W kwietniu 2025 roku Spółka padła ofiarą oszustwa przewoźnika, który po przyjęciu zlecenia i odebraniu towaru dokonał jego kradzieży. Przewoźnik przesłał wcześniej wszystkie wymagane dokumenty, które nie wzbudziły podejrzeń co do ich autentyczności. Po incydencie okazało się jednak, że część z dokumentów (m.in. licencja i polisa OCP) była sfałszowana.

Spółka niezwłocznie po zidentyfikowaniu braku dostawy towaru zawiadomiła kontrahenta (klienta), złożyła zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na policję oraz zgłosiła szkodę do swojego ubezpieczyciela (posiada polisę OCP spedytora).

W związku z brakiem postępów w sprawie, Spółka została zmuszona do wypłaty odszkodowania na rzecz kontrahenta z własnych środków. Odszkodowanie to obejmowało wartość skradzionego towaru i zostało ustalone zgodnie z przepisami Konwencji CMR oraz Kodeksu cywilnego. Na jego wysokość składały się: wartość netto utraconego towaru oraz różnica w cenie netto, wynikająca z konieczności zakupu interwencyjnego towaru zastępczego przez kontrahenta. Odszkodowanie zostało nałożone na Spółkę przez kontrahenta w formie noty księgowej oraz wezwania do zapłaty. Dodatkowo, Spółka została obciążona również kwotą podatku VAT od utraconego towaru, którego kontrahent (klient) nie miał możliwości odliczenia. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.), prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje jedynie w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W analizowanym przypadku zakupione przez klienta towary (łuki) miały zostać wykorzystane do sprzedaży opodatkowanej, jednak w wyniku kradzieży, jeszcze przed ich wykorzystaniem, klient utracił taką możliwość.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Współpraca z przewoźnikiem, który dopuścił się kradzieży towaru, została nawiązana w następstwie ogłoszenia zamieszczonego przez Spółkę na platformie transportowej (…) Była to standardowa oferta przewozowa, kierowana do potencjalnych wykonawców. W odpowiedzi na to ogłoszenie przewoźnik skontaktował się bezpośrednio ze Spółką, przesyłając wiadomość e-mail z propozycją realizacji zlecenia. Od samego początku komunikacja odbywała się za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz drogą telefoniczną, co w branży transportowej jest powszechną praktyką, zwłaszcza w sytuacjach wymagających szybkiego potwierdzenia warunków i terminów realizacji przewozu.

Przed powierzeniem zlecenia, Spółka dokonała weryfikacji kontrahenta zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami. Przewoźnik przesłał drogą elektroniczną komplet wymaganych dokumentów, tj. licencję transportową, polisę OCP wraz z potwierdzeniem opłaty składki, a także dane rejestrowe. Przedstawione dokumenty nie budziły żadnych zastrzeżeń - były spójne, logiczne, zgodne z branżowym standardem i przygotowane w

sposób profesjonalny. Dodatkowo, jako że przewoźnik był zarejestrowany w Rumunii, Spółka przeprowadziła weryfikację jego danych w systemie VIES (VAT Information Exchange System), potwierdzając aktywny status rumuńskiego numeru VAT UE. Zgodność danych rejestracyjnych oraz brak jakichkolwiek niepokojących sygnałów nie dawały podstaw do zakwestionowania wiarygodności podmiotu.

Moment, w którym zorientowaliśmy się, że coś może być nie tak, nastąpił kilka godzin po załadunku, kiedy niespodziewanie urwał się kontakt z przewoźnikiem. Pomimo wielokrotnych prób nie udało się skontaktować ani z kierowcą, ani z osobą reprezentującą przewoźnika. Należy jednak zaznaczyć, że w praktyce branży transportowej czasowa niedostępność kierowcy bezpośrednio po załadunku nie jest niczym nietypowym - może ona wynikać z obowiązkowej pauzy w jeździe, odpoczynku lub snu. Dlatego w pierwszej chwili brak kontaktu nie wzbudził poważnych podejrzeń.

Dopiero w dniu planowanego rozładunku, kiedy kontakt nadal nie został nawiązany, a towar nie dotarł na miejsce przeznaczenia, Spółka uznała, że sytuacja może świadczyć o poważniejszym problemie. W związku z tym poinformowano klienta, a jednocześnie podjęto działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji.

Po potwierdzeniu, że przewoźnik nie zrealizował dostawy i nie odpowiada na żadne próby kontaktu. Spółka niezwłocznie złożyła zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa oraz rozpoczęła ponowną weryfikację dokumentów przesłanych przez przewoźnika. W toku tych działań okazało się, że zarówno licencja transportowa, jak i polisa OCP były sfałszowane.

Spółka A. dochowała należytej staranności w zakresie zabezpieczenia przewożonego towaru, wdrażając wewnętrzne procedury mające na celu minimalizowanie ryzyka współpracy z nierzetelnymi lub nieuczciwymi podmiotami. Ze względu na to, że Spółka działa jako spedytor i nie dysponuje własną flotą, istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa przewozów odgrywa proces wyboru i weryfikacji przewoźników.

W ramach standardowej procedury, przed każdym zleceniem transportowym, przewoźnicy są zobowiązani do przedstawienia kompletu aktualnych dokumentów, w tym:

• licencji transportowej (krajowej lub międzynarodowej), polisy OCP z potwierdzeniem opłacenia składki,
• danych rejestrowych (CEIDG/KRS), dokumentów pojazdu i upoważnień dla kierowcy.

Spółka weryfikuje te dokumenty zarówno formalnie (pod względem kompletności i spójności danych), jak i merytorycznie - poprzez sprawdzenie informacji w dostępnych rejestrach publicznych i branżowych (np. VIES, GUS/REGON, platforma (…)). W sytuacjach wątpliwych lub nietypowych, procedury przewidują dodatkową weryfikację poprzez bezpośredni kontakt telefoniczny z przewoźnikiem, żądanie dodatkowych dokumentów.

W celu ograniczenia ryzyka, Spółka korzysta wyłącznie z przewoźników, którzy przeszli pozytywną weryfikację oraz dostarczyli pełną dokumentację. W praktyce operacyjnej stosowany jest też zasada „ograniczonego zaufania” - z nowymi przewoźnikami współpraca rozpoczynana jest od prostych zleceń, a realizacje są monitorowane na bieżąco.

Dodatkowo, Spółka posiada polisę OCP spedytora, która stanowi zabezpieczenie w przypadku szkód powstałych w wyniku nienależytego wykonania usług spedycyjnych przez podwykonawców.

Należy podkreślić, że w opisanym przypadku przewoźnik posłużył się sfałszowanymi dokumentami oraz występował pod fałszywą tożsamością znanej większej rumuńskiej firmy transportowej, co oznacza, że do zdarzenia doszło wskutek działania przestępczego, którego wykrycie przy zachowaniu standardowych środków weryfikacyjnych było praktycznie niemożliwe. Mimo to Spółka wdrożyła wszystkie racjonalnie oczekiwane mechanizmy kontroli i działała z należytą starannością, uwzględniając realia rynkowe i branżowe praktyki.

Tak, kradzież towaru została należycie udokumentowana.

W dniu, w którym miał nastąpić rozładunek, a kontakt z przewoźnikiem wciąż był niemożliwy, Spółka niezwłocznie podjęła działania w celu wyjaśnienia sytuacji. Po potwierdzeniu, że towar nie dotarł do miejsca docelowego, a przewoźnik nie odpowiada na próby kontaktu, Spółka zgłosiła sprawę organom ścigania, składając oficjalne zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do właściwej jednostki Policji.

Dodatkowo, wewnątrz firmy sporządzono notatkę służbową dokumentującą przebieg zdarzenia, przyjęte zlecenie, dane kontaktowe przewoźnika oraz kopie przedstawionych przez niego dokumentów. W ramach wewnętrznej procedury, zgromadzono także korespondencję e-mailową oraz rejestr prób kontaktu telefonicznego z przewoźnikiem, które potwierdzają brak możliwości nawiązania kontaktu po załadunku.

Zgłoszenie szkody zostało również przekazane do ubezpieczyciela Spółki - w ramach posiadanej przez A. polisy OCP spedytora - wraz z pełną dokumentacją potwierdzającą fakt kradzieży i okoliczności zdarzenia.

Na dzień sporządzenia uzupełnienia wniosku. Spółka nie uzyskała od organów ścigania ostatecznego rozstrzygnięcia dotyczącego identyfikacji sprawcy kradzieży oraz odzyskania utraconego towaru.

Po złożeniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, sprawa pozostaje w toku postępowania prowadzonego przez właściwe jednostki Policji. Pomimo prowadzonego śledztwa, do chwili obecnej nie udało się jednoznacznie ustalić faktycznego sprawcy ani odzyskać skradzionego ładunku.

Spółka pozostaje w stałym kontakcie z organami ścigania i współpracuje na bieżąco, dostarczając wszelkie niezbędne informacje oraz dokumenty, aby przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i ewentualnego odzyskania mienia.

W umowach zawieranych z Klientami, jak również w otrzymywanych zleceniach transportowych, szczegółowo określone są warunki współpracy, w tym zasady realizacji przewozu, odpowiedzialność stron oraz sposób rozliczeń. Umowy te przewidują również postanowienia dotyczące ewentualnych odszkodowań i kar umownych w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi transportowej.

Jednocześnie należy podkreślić, że w zawieranych umowach nie występują zapisy odnoszące się wprost do kwestii podatku VAT w przypadku szkody polegającej na utracie towaru.

W związku ze zdarzeniem objętym niniejszym wnioskiem, Klient obciążył Spółkę zarówno wartością netto utraconego towaru, wartością netto wyprodukowania nowego towaru jak i kwotą równą podatkowi VAT utraconego towaru, który - jak wskazano - nie został przez niego odliczony. Obciążenie z tytułu nieodliczonego podatku VAT zostało wystawione w formie odrębnej noty księgowej, niezależnie od głównego roszczenia odszkodowawczego.

W ocenie Spółki, powyższe obciążenie dotyczące nieodliczonego podatku VAT budzi jednak wątpliwości co do swojej zasadności, ponieważ - według posiadanych informacji - Klient miał możliwość odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupu utraconego towaru. Mimo że towar nie został fizycznie wykorzystany, zakup ten był związany z prowadzoną przez Klienta działalnością opodatkowaną, co w świetle przepisów ustawy o VAT (w szczególności art. 86 ust. 1) może przesądzać o zachowaniu prawa do odliczenia. Z ostrożności procesowej i podatkowej, Spółka uwzględniła jednak powyższe roszczenie w opisie stanu faktycznego wniosku o interpretację indywidualną, w celu uzyskania jednoznacznego stanowiska co do możliwości zaliczenia takiego wydatku - nawet jeśli uznaje go za potencjalnie niezasadny - do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Spółka została obciążona przez Klienta kwotą odpowiadającą wartości podatku VAT od utraconego towaru na podstawie art. 91 ust. 7 i 7d w związku z art. 86 ust.1 ustawy o VAT w formie noty księgowej w którym ujęto tę kwotę jako kolejny element roszczenia odszkodowawczego. W uzasadnieniu Klient wskazał, że w związku z utratą towaru nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury zakupu tego towaru. W jego ocenie, skutkiem tego jest poniesienie realnego ekonomicznego ciężaru podatku VAT, który został przerzucony na Spółkę jako element szkody.

Podkreślamy jednak, że Spółka nie uznaje jednoznacznie zasadności tego roszczenia - w szczególności w zakresie nieodliczonego VAT - ponieważ, według wiedzy Spółki, towary zostały nabyte przez Klienta z zamiarem ich wykorzystania do działalności opodatkowanej. W związku z tym. zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, nie można wykluczyć, że Klient zachował prawo do odliczenia podatku naliczonego mimo fizycznej utraty towaru. Z ostrożności, roszczenie to zostało ujęte we wniosku o interpretację indywidualną w celu jednoznacznego potwierdzenia skutków podatkowych po stronie Spółki.

Wezwanie do zapłaty, które otrzymaliśmy od Klienta, nie miało formalnie charakteru wezwania przedsądowego, jednak w jego treści Klient zastrzegł sobie prawo do wstrzymania płatności przysługujących Spółce należności na poczet noty obciążeniowej.

Choć w korespondencji nie padła wprost zapowiedź skierowania sprawy na drogę sądową, mając na uwadze znaczną wartość roszczenia, Spółka uznała, że realne było ryzyko sporu sądowego w przypadku dalszego braku zapłaty.

Zarówno po stronie Spółki, jak i Klienta istniała jednak wyraźna wola uniknięcia eskalacji konfliktu oraz pogorszenia dotychczasowych, poprawnych relacji biznesowych. Dlatego też Spółka zdecydowała się na działania zmierzające do polubownego rozwiązania sprawy, traktując tę sytuację jako wyjątkową i wymagającą zachowania elastyczności w imię dalszej współpracy.

Tak, celem wypłaty odszkodowania było przede wszystkim utrzymanie relacji biznesowej z Klientem oraz zabezpieczenie przyszłych zleceń i źródła przychodu Spółki. Wypłata rekompensaty została potraktowana jako działanie niezbędne z punktu widzenia prowadzonej działalności, mające na celu ochronę interesów handlowych oraz reputacji Spółki jako rzetelnego partnera w branży (…).

W zakresie kwoty podatku VAT: na moment składania niniejszych wyjaśnień Spółka nie uiściła jeszcze tej części roszczenia, ponieważ - w jej ocenie - Klient, mimo utraty towaru, nie utracił prawa do odliczenia podatku naliczonego, a tym samym obciążenie w tej części może być niezasadne.

Warto podkreślić, że Klient wystąpił do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, dotyczącej braku możliwości odliczenia podatku VAT w związku z kradzieżą towaru. Działanie to miało na celu uzyskanie potwierdzenia zasadności przeniesienia ekonomicznego ciężaru tego podatku na Spółkę A. w ramach odszkodowania.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca przedstawia niniejsze pismo jako uzupełnienie braków formalnych wskazanych w wezwaniu z dnia 24 lipca 2025 roku, z zastrzeżeniem, że pozostaje do dyspozycji organu w celu ewentualnego dalszego wyjaśnienia sprawy.

Pytania:

1. Czy odszkodowanie wypłacone przez Spółkę A. na rzecz kontrahenta (klienta) z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę) może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych?

2. Czy w sytuacji, gdy Spółka A. została obciążona przez swojego kontrahenta (klienta) kwotą odpowiadającą wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru (łuków), a obciążenie to wynikało z noty księgowej oraz wezwania do zapłaty stanowiących część odszkodowania za utracony towar, Spółka może zaliczyć ten koszt (tj. równowartość nieodliczonego podatku VAT po stronie klienta) do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, odszkodowanie wypłacone klientowi z tytułu kradzieży ładunku może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ spełnia przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a jednocześnie nie podlega wyłączeniu na mocy art. 16 ust. 1 pkt 22 tej ustawy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1.

Art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wyłącznie te kary umowne i odszkodowania, które wynikają z wadliwości dostarczonych towarów, usług lub zwłoki w ich dostarczeniu bądź usunięciu wad.

W omawianym przypadku nie wystąpiła wada usługi - usługa przewozowa została powierzona zgodnie z procedurami, jednak nie została ukończona na skutek czynu zabronionego (kradzieży). Nie można mówić o wadzie usługi, lecz o trwałej przeszkodzie w jej wykonaniu.

Wypłacone odszkodowanie pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą - jego celem było utrzymanie relacji z klientem, zabezpieczenie źródła przychodu oraz uniknięcie sporów, które mogłyby skutkować utratą kontraktów oraz pogorszeniem reputacji Spółki na rynku.

Podobne stanowiska zajmowały już organy podatkowe - m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 7.04.2010 r., sygn. IPPB1/415-51/10-4/MT) czy Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (interpretacja z 30.07.2009 r., sygn. ITPB1/415-389/09/HD), potwierdzając, że odszkodowania wypłacane w takich okolicznościach mogą stanowić koszt podatkowy.

W świetle powyższego, wypłata odszkodowania nie stanowi kary umownej ani odszkodowania z tytułu wadliwego wykonania usługi, lecz jest efektem niezrealizowania usługi z przyczyn niezależnych od Spółki (działanie przestępcze osoby trzeciej). Tym samym, odszkodowanie to może zostać uznane za koszt uzyskania przychodów.

W odniesieniu do obciążenia Spółki z tytułu nieodliczonego podatku VAT przez klienta, Spółka uznaje tę kwotę za element ekonomicznego ciężaru szkody, ponoszonego w wyniku niezawinionego działania osoby trzeciej. Koszt ten pozostaje w związku przyczynowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i stanowi rzeczywisty wydatek poniesiony w celu zabezpieczenia źródła przychodu - poprzez utrzymanie relacji z klientem i zapobieżenie dalszym negatywnym konsekwencjom, zarówno prawnym, jak i wizerunkowym.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.), prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje jedynie w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W analizowanym przypadku zakupione przez klienta towary miały zostać wykorzystane do sprzedaży opodatkowanej, jednak w wyniku kradzieży, jeszcze przed ich wykorzystaniem, klient utracił taką możliwość. Zgodnie z art. 91 ust. 7d ustawy o VAT, w przypadku zmiany prawa do odliczenia, podatnik jest zobowiązany do korekty podatku naliczonego. Klient uznał, że nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT, a związany z tym koszt przeniósł na Spółkę A. w ramach odszkodowania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie zaznaczyć należy, że wydana interpretacja odnosi się tylko do sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku, stosownie do treści sformułowanych przez Państwa pytań i dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki odszkodowania wypłaconego klientowi z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę), w tym kwoty odpowiadającej wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru. Inne kwestie wynikające z własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniami i nie dotyczą sfery Państwa odpowiedzialności podatkowej, nie mogą być rozpatrywane na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej w ramach niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278, ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Działalność podmiotu gospodarczego czasami może wiązać się z naruszeniem dóbr osób trzecich, co prowadzi do poniesienia pewnych kosztów będących następstwem kar lub odszkodowań. Nie wszystkie jednak poniesione kary umowne czy odszkodowania stanowią dla podatnika koszt uzyskania przychodów. Ustawodawca w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, wymienił szereg wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, w tym wydatków mających charakter kar i sankcji. Są one jednak związane z wadliwością towarów lub robót i usług będących przedmiotem działalności gospodarczej (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT), jak również nieprzestrzeganiem przepisów w zakresie ochrony środowiska i niewykonaniem nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 16 ust. 1 pkt 19 ustawy o CIT).

Z uwagi na zakres obowiązywania ww. przepisów nie znajdują one zastosowania do analizowanego odszkodowania wypłaconego klientowi z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę).

Umowę między kontrahentem a przewoźnikiem należy bowiem zakwalifikować jako umowę przewozu. Przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy [art. 774 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.; dalej: „k.c.”)]. Z uwagi na kradzież przesyłki umowa przewozu w opisanym przypadku nie została więc wykonana, bowiem przewoźnik nie przewiózł powierzonego towaru zgodnie z umową, a więc do miejsca przeznaczenia. W przypadku utraty przesyłki w czasie od jej przyjęcia do przewozu aż do wydania odbiorcy zlecającemu przewóz należy się odszkodowanie w wysokości nie większej od zwykłej wartości przesyłki, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika (art. 788 § 1 k.c.). Przewoźnik może oddać przesyłkę do przewozu innemu przewoźnikowi, jednakże nawet wówczas ponosi odpowiedzialność za czynności dalszych przewoźników jak za swoje własne czynności (art. 789 § 1 k.c.).

Wypłacone odszkodowanie jest więc odszkodowaniem za utraconą przesyłkę, nie zaś za wadliwość wykonanej usługi przewozu, ta nie została bowiem wykonana. Tymczasem za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT). Do żadnej z tych kategorii nie można natomiast zakwalifikować opisanego przez Państwa odszkodowania.

Jak wynika z opisanego stanu faktycznego, w toku prowadzonej działalności spedycyjnej doszło do kradzieży przewożonego towaru przez nieuczciwego przewoźnika, który okazał się oszustem. W związku z zaistniałą sytuacją zobowiązali się Państwo wypłacić odszkodowanie Klientowi, który utracił towar w wyniku kradzieży. Odszkodowanie to obejmowało wartość skradzionego towaru i zostało ustalone zgodnie z przepisami Konwencji CMR oraz Kodeksu cywilnego. Na jego wysokość składały się: wartość netto utraconego towaru oraz różnica w cenie netto, wynikająca z konieczności zakupu interwencyjnego towaru zastępczego przez kontrahenta. Odszkodowanie zostało nałożone na Spółkę przez kontrahenta w formie noty księgowej oraz wezwania do zapłaty. Dodatkowo, Spółka została obciążona również kwotą podatku VAT od utraconego towaru, którego kontrahent (klient) nie miał możliwości odliczenia. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.), prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje jedynie w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W analizowanym przypadku zakupione przez klienta towary (łuki) miały zostać wykorzystane do sprzedaży opodatkowanej, jednak w wyniku kradzieży, jeszcze przed ich wykorzystaniem, klient utracił taką możliwość.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest ustalenie, czy mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów Spółki odszkodowanie wypłacone kontrahentowi (klientowi) z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę) oraz równowartość nieodliczonego podatku VAT po stronie klienta w związku z kradzieżą towaru.

Na co zwróciłem uwagę na wstępie, aby podatnik miał możliwość odliczenia dla celów podatkowych poniesionych musi wykazać ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu a także spełniać łącznie warunki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy wypłacone Klientowi odszkodowanie tytułem odszkodowania wypłaconego klientowi z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę), w tym kwoty odpowiadającej wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru było zdarzeniem losowym, którego nie można było przewidzieć.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonują Państwo weryfikacji kontrahenta zgodnie z obowiązującymi w Spółce wewnętrznymi procedurami, które mają na celu minimalizowanie ryzyka współpracy z nierzetelnymi lub nieuczciwymi podmiotami. Jak wynika z Państwa wyjaśnień, zgodność danych rejestracyjnych oraz brak jakichkolwiek niepokojących sygnałów na wstępnym etapie nawiązywania współpracy, nie dawały Państwu podstaw do zakwestionowania wiarygodności przewoźnika. Dopiero kilka godzin po załadunku niespodziewanie urwał się kontakt z przewoźnikiem. Pomimo wielokrotnych prób nie udało się skontaktować ani z kierowcą, ani z osobą reprezentującą przewoźnika. Niezwłocznie po zidentyfikowaniu braku dostawy towaru zawiadomili Państwo kontrahenta (klienta), złożyli zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na policję. Zgłosili także Państwo szkodę do ubezpieczyciela Spółki w ramach posiadanej polisy OCP spedytora wraz z pełną dokumentacją potwierdzającą fakt kradzieży i okoliczności zdarzenia.

Na dzień sporządzenia uzupełnienia wniosku nie uzyskali jednak Państwo od organów ścigania ostatecznego rozstrzygnięcia dotyczącego identyfikacji sprawcy kradzieży oraz odzyskania utraconego towaru. Z tego względu sprawa pozostaje w toku postępowania prowadzonego przez organy ścigania. Spółka pozostaje w stałym kontakcie z organami ścigania i współpracuje na bieżąco, dostarczając wszelkie niezbędne informacje oraz dokumenty, aby przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i ewentualnego odzyskania mienia. Pomimo prowadzonego śledztwa, do chwili obecnej nie udało się jednoznacznie ustalić faktycznego sprawcy, ani odzyskać skradzionego ładunku.

Z uwagi na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy postępowanie w sprawie kradzieży nie zostało umorzone i ma status sprawy w toku, to opisane przez Państwa odszkodowanie nie ma charakteru wydatku definitywnego z tego względu, że może jeszcze dojść do sytuacji wykrycia sprawcy i pociągnięcia go do odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej. W tych okolicznościach argumenty biznesowe związane z zachowaniem dobrej współpracy na przyszłość i dbałością o klienta w ramach zabezpieczenia źródła przychodów nie mogą zostać wzięte pod uwagę jako determinujące możliwość zaliczenia przez Państwa wydatków związanych z odszkodowaniem do kosztów uzyskania przychodów Spółki. W sytuacji wykrycia sprawcy wydatek ten może zostać Państwu zwrócony, a takich kosztów podatkowo ujmować nie można na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podsumowując, w mojej ocenie odszkodowanie wypłacone przez Państwa na rzecz kontrahenta (klienta) z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę), o którym mowa w pytaniu nr 1, nie może zostać zaliczone przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ nie spełnia dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki odszkodowania wypłaconego klientowi z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę) (pytanie nr 1), należy uznać za nieprawidłowe.

Odnośnie do kwoty VAT-u od utraconego towaru jako kolejnego elementu roszczenia odszkodowawczego, z którym wystąpił wobec Państwa kontrahent (klient) zauważyć należy, że na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych - co do zasady - VAT nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT:

W odniesieniu do podatku naliczonego, z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT wynika, że w zakresie podatku naliczonego, kosztem podatnika może być m. in. podatek naliczony - jeżeli podatnik nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług.

Oceniając skutki podatkowe, jakie związane są z zapłatą przez Państwa kwoty odpowiadającej wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru muszę zauważyć, że tego typu wydatek nosi znamiona kosztu poniesionego za kogoś. Jakkolwiek skalkulowanie odszkodowania w określonej wysokości należy do swobodnego uznania stron i jest wynikiem wspólnych uzgodnień uwzględniających zaistniałe okoliczności uzasadniające wypłatę odszkodowania, to w ramach takich stosunków umownych nie należy przerzucać obowiązków przynależnych osobowo jedynie podatnikowi jako zobowiązanemu do regulowania swoich należności względem budżetu państwa.

W tych okolicznościach w mojej ocenie wydatki, o których mowa w pytaniu nr 2 związane z kwotą odpowiadającą wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru (łuków) należy uznać za koszt poniesiony za kogoś, nie spełniający definicji kosztu uzyskania przychodu zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Tym samym równowartość nieodliczonego podatku VAT po stronie klienta nie powinna zostać przez Państwa zaliczona do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto, co zostało wykazane w odpowiedzi na pytanie nr 1 i co łączy się konsekwentnie z ww. kwestią Państwa wydatków na odszkodowanie w części dotyczącej nieodliczonego przez klienta VAT-u w związku z kradzieżą łuków, kwestia zapłaconego przez Państwa odszkodowania do czasu zakończenia postępowania prowadzonego przez organy ścigania ma status sprawy w toku. W sytuacji, gdy istnieje jeszcze formalna możliwość odzyskania wydatków poniesionych przez Państwa tytułem odszkodowania za kradzież, nie mogą one zostać uznane za poniesione definitywnie.

Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty odpowiadającej wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru (łuków), a obciążenie to wynikało z noty księgowej oraz wezwania do zapłaty stanowiących część odszkodowania za utracony towar (pytanie nr 2), należy uznać za nieprawidłowe.

Podsumowując, stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki:

• odszkodowania wypłaconego klientowi z tytułu kradzieży towaru przez przewoźnika (podwykonawcę) - (pytanie nr 1), jest nieprawidłowe,
• kwoty odpowiadającej wartości podatku VAT naliczonego, którego klient nie miał prawa odliczyć w związku z kradzieżą towaru - (pytanie nr 2), jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Państwa i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.