Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.33.2026.2.JM

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF – pomimo ciążącego na dostawcy obowiązku wystawienia faktur ustrukturyzowanych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką prawa polskiego, posiadającą siedzibę i stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce.

A. należy do Grupy (…). (dalej: „Grupa”).

Przedmiotem działalności A. jest prowadzenie (…) oraz wykonywanie innych czynności związanych z organizowaniem i prowadzeniem (…).

Do zadań A., jako (…), w myśl art. (…). W tym zakresie, obowiązkiem Wnioskodawcy jest (…).

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca świadczy usługę (…) prowadzonych przez B., których przedmiotem jest (…).

W praktyce, z uwagi na konieczność zachowania anonimowości (…), Wnioskodawca staje się techniczną stroną transakcji zawieranych przez (…) A., i w konsekwencji na potrzeby podatku od towarów i usług, występuje jako nabywca, a następnie dostawca w ramach (…).

Członkami A. mogą być podmioty krajowe i zagraniczne (z siedzibą zarówno na, jak i poza terytorium Unii Europejskiej).

Wnioskodawca dokumentuje (…) fakturami w imieniu własnym – jako dostawca – oraz w imieniu i na rzecz (…) – jako nabywca, w trybie tzw. samofakturowania, przewidzianego w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.

Członkowie A. są bowiem zobowiązani do zawarcia z Wnioskodawcą umowy upoważniającej A. do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rzecz dostawców.

Ponadto, w związku z procesem samofakturowania, Wnioskodawca jest upoważniany przez członków do zatwierdzania w ich imieniu wystawionych faktur. Mianowicie, członkowie udzielają Wnioskodawcy pełnomocnictwa rodzajowego, zaś A. upoważnia określonych swoich pracowników do dokonywania akceptacji faktur w imieniu dostawców, którzy udzielili pełnomocnictwa.

Procedura zatwierdzania faktur przez dostawcę działającego przez pełnomocnika – pracownika A. obecnie obejmuje następujące etapy:

• przygotowanie faktur przez Wnioskodawcę w ramach samofakturowania;
• weryfikacja faktury pod kątem merytorycznym oraz formalnym przez Wnioskodawcę;
• akceptacja faktur udostępnionych przez Wnioskodawcę przez pełnomocnika dostawcy – pracownika A.

Wnioskodawca wystawia faktury (własne oraz w ramach samofakturowania) w C. (dalej: „C.”). Faktury są wystawiane przez pracowników A., którzy na podstawie stosownego upoważnienia odpowiadają również za akceptację faktur wystawionych w ramach samofakturowania w imieniu i na rzecz dostawców (w praktyce każdy z pracowników może akceptować faktury w imieniu wielu dostawców). Każdy upoważniony pracownik posiada własny login i hasło do C.

W ramach procesu samofakturowania, faktury są generowane w C. dwuetapowo:

a) wystawianie faktur – pracownik po zalogowaniu do C. wybiera odpowiednią kategorię faktur, rynek, daty, ustawia właściwą numerację, a następnie wystawia zbiorczo faktury dla danego rynku. Wszystkie dane do faktur (dane kontrahentów, dane dotyczące transakcji, stawki VAT, informacje o zastosowaniu mechanizmu odwrotnego obciążenia itd.) zaciągają się z systemu billingowego, pracownik jedynie weryfikuje kompletność i zgodność danych (w tym daty, wartości i wolumeny transakcji);

b) akceptacja faktur – pracownik po zalogowaniu do C. powtarza kroki przewidziane dla procesu wystawiania faktur, wybierając z listy osobę wystawiającą fakturę oraz wskazując siebie jako osobę akceptującą (faktury muszą zostać zaakceptowane przez pracownika innego niż pracownik, który je wystawił). Po zweryfikowaniu poprawności danych, generowany jest raport z akceptacji faktur (zawierający m.in. serie faktur, datę akceptacji oraz imię i nazwisko osoby akceptującej), a faktury są zapisywane w odpowiednich folderach.

Faktury są wystawiane zgodnie z ustalonym harmonogramem, a następnie udostępnione członkom A. za pośrednictwem dedykowanej platformy. Przy czym, udostępniane są wyłącznie faktury, które zostały zaakceptowane oraz odpowiednie pliki pomocnicze.

Po wystawieniu i akceptacji, faktury są importowane do systemu księgowego.

A. zamierza kontynuować proces samofakturowania, tj. wystawiać i akceptować faktury w trybie samofakturowania na podstawie umów o samofakturowanie zawartych z członkami A. i pełnomocnictw do akceptacji w ich imieniu wystawionych faktur, także po wejściu w życie przepisów nakładających na podatników obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Z uwagi na brak możliwości technicznych akceptacji faktur bezpośrednio w KSeF, Wnioskodawca zamierza dostosować opisany powyżej proces w następujący sposób:

• w ramach etapu wystawiania faktur przygotowywane będą przez Wnioskodawcę proponowane treści faktur w formie plików xml, zgodnych z obowiązującą strukturą logiczną dla KSeF;
• powyższe pliki zostaną zweryfikowane i zaakceptowane przez pełnomocnika dostawcy – pracownika A. odpowiedzialnego w danym dniu za akceptację faktur, a następnie wygenerowany zostanie raport z akceptacji faktur;
• zaakceptowane pliki xml zostaną przekazane do KSeF za pośrednictwem aplikacji pomocniczej.

Należy podkreślić, że opisany proces będzie zgodny z procedurą zatwierdzania faktur określoną w umowach zawartych z poszczególnymi członkami A. Niemniej jednak, Wnioskodawca powziął wątpliwość czy wskazany sposób akceptacji faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dostawców od 1 lutego 2026 r. będzie spełniał przesłanki określone w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT.

Jednocześnie Wnioskodawca przewiduje, że mogą wystąpić przypadki, gdzie po 31 stycznia 2026 r., pomimo objęcia dostawców A. obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych (przy użyciu KSeF), Wnioskodawca będzie otrzymywał faktury zakupowe dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez A. do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (w tym faktury z wykazanym podatkiem), poza KSeF (przykładowo w formie papierowej lub elektronicznej).

Należy podkreślić, że główną kategorię transakcji zakupowych dokonywanych przez A. stanowią opisane powyżej transakcje (...). Niemniej jednak, udokumentowane fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza KSeF mogą zostać również inne wydatki. Na potrzeby niniejszego wniosku należy zatem przyjąć, że objęte nim koszty są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Pytania

1.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym zakładany przez A. model akceptacji faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dostawców po 31 stycznia 2026 r., tj. przygotowanie proponowanej treści faktury w formie pliku xml i jej zatwierdzanie przez dostawcę (pełnomocnika dostawcy) przed wysyłką do KSeF, będzie prawidłowy w kontekście dyspozycji art. 106d ust. 1 ustawy o VAT?

2.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, jeżeli A. otrzyma faktury z wykazanym podatkiem VAT wystawione poza KSeF po 31 stycznia 2026 r., pomimo objęcia dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur?

3.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, jeżeli Wnioskodawca otrzyma faktury wystawione po 31 stycznia 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych takimi fakturami?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 3 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytanie nr 1 oraz 2 w zakresie podatku dochodowego od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, jeżeli A. otrzyma faktury wystawione po 31 stycznia 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało praw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych takimi fakturami.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f–4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Podstawowe kryterium pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów stanowi zatem istnienie związku przyczynowego pomiędzy poczynionym wydatkiem a (potencjalnie) osiągniętym przychodem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Fundamentalne znaczenie dla tego związku ma zatem cel poniesienia wydatku. Jak podkreśla się w orzecznictwie, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi zostać spełnionych szereg warunków, tj.: wydatek musi być:

• poniesiony przez tego podatnika (pokryty z jego zasobów majątkowych),
• definitywny (nie został zwrócony w jakikolwiek sposób),
• związany z prowadzoną przez podatnika działalność gospodarczą,
• poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów (lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów),
• właściwie udokumentowany, a także
• nie może znajdować się w katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi po 31 stycznia 2026 r. – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, należy podkreślić, że pytanie Wnioskodawcy dotyczy kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednocześnie, w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie przewidziano ograniczeń w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na formę udokumentowania kosztu, w szczególności rodzaj otrzymanej faktury. Należy zatem uznać, że samo wystawienie – wbrew obowiązkowi – faktury poza KSeF nie wpływa i nie będzie wpływać na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych taką fakturą.

Mając zatem na uwadze, że w przypadku analizowanych kosztów spełniona będzie podstawowa przesłanka wskazana w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a obowiązujące przepisy nie wykluczają ujęcia kosztu na podstawie faktury wystawionej poza KSeF, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

Podobnie wskazał też Minister Finansów w odpowiedzi nr 2 dla Business Insider z dnia 22 sierpnia 2025 r. link: https://businessinsider.com.pl/prawo/podatki/ksef-odroczenie-kar-do-2027-r-co-to-oznacza-dla-przedsiebiorcow-tylko-u-nas/2z46rez

„Pytanie 2 — Co, jeśli podatnik nie wystawi faktury w KSeF — czy będzie mógł z takiej faktury odliczyć VAT, a wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym?

Odpowiedź MF:

„ (…) Odnosząc się natomiast do części dotyczącej kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym, należy wskazać, że przepisy o podatku dochodowym nie uzależniają możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek w KSeF. Na gruncie przepisów o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów są kwalifikowane na podstawie ogólnej zasady, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem enumeratywnie wymienionych kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Z zasady tej wynika, że wydatek poniesiony przez podatnika może być brany pod uwagę przy ustalaniu dochodu do opodatkowania wówczas, gdy służy osiągnięciu przychodów, czyli istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztem, a możliwością uzyskania przychodów rozumianą również jako zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Jednocześnie wydatek ten nie może występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. Wystawienie faktury poza systemem KSeF nie eliminuje zatem automatycznie wydatku udokumentowanego taką fakturą z kosztów uzyskania przychodów.”

Prawo podatników do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF potwierdzono również w interpretacji indywidualnej prawa podatkowego z dnia 14 stycznia 2026 r. znak: 0111-KDIB1-1.4010.606.2025.2.SH. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, wskazując, że: „(…) w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) – zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”

Podsumowując, jeżeli A. otrzyma faktury wystawione po 31 stycznia 2026 r. poza KSeF, pomimo objęcia dostawców obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało praw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych takimi fakturami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności Spółki jest prowadzenie (...) oraz wykonywanie innych czynności związanych z organizowaniem i prowadzeniem (...). (...). Dodatkowo, (...).

Do zadań Spółki, jako (…). W ramach prowadzonej działalności Spółka świadczy usługę (…) prowadzonych przez B.

Wnioskodawca dokumentuje (…) fakturami w imieniu własnym – jako dostawca – oraz w imieniu i na rzecz (…) – jako nabywca, w trybie tzw. samofakturowania, przewidzianego w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Członkowie Spółki są bowiem zobowiązani do zawarcia z Wnioskodawcą umowy upoważniającej Spółkę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rzecz dostawców. Ponadto, w związku z procesem samofakturowania, Wnioskodawca jest upoważniany przez członków do zatwierdzania w ich imieniu wystawionych faktur.

Faktury są wystawiane zgodnie z ustalonym harmonogramem, a następnie udostępnione członkom Spółki za pośrednictwem dedykowanej platformy. Przy czym, udostępniane są wyłącznie faktury, które zostały zaakceptowane oraz odpowiednie pliki pomocnicze. Po wystawieniu i akceptacji, faktury są importowane do systemu księgowego. Spółka zamierza kontynuować proces samofakturowania, także po wejściu w życie przepisów nakładających na podatników obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Wnioskodawca obawia się, że w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których będzie otrzymywał faktury zakupowe wystawione poza KSeF, mimo ciążącego obowiązku na dostawcy wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że główną kategorię transakcji zakupowych dokonywanych przez Spółkę stanowią opisane powyżej transakcje (...). Niemniej jednak, udokumentowane fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza KSeF, mogą zostać również inne wydatki. Wnioskodawca przyjmuje, że objęte nim koszty są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych fakturami zakupowymi otrzymanymi od dostawców, również w sytuacji, gdy – pomimo ciążącego na dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF – faktura zakupowa zostanie wystawiona i przekazana poza KSeF.

Z uwagi na Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” − termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy jednak podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z faktur zakupowych wystawionych przez dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:

a) papierowej,

b) elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Od 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych. Jeśli jednak podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza systemem, będzie mógł odliczyć VAT, jeżeli spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. W ustawie o VAT obowiązują zasady determinujące prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności – podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF. Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.

Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku) oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

W zakresie podatku dochodowego faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy, faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT – zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi − Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF (pytanie nr 3), należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołana we wniosku interpretacja indywidualna została wydana w indywidualnej sprawie innego podmiotu i nie wiąże organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.