Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.34.2026.2.JM

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi otrzymanymi od Dostawców, również w sytuacji, gdy - pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona i przekazana poza KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegającą w kraju nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy CIT. Wnioskodawca jest również czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”). Głównym przedmiotem działalności Spółki jest (…). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary oraz usługi od dostawców i usługodawców (dalej łącznie: „Dostawcy”), w szczególności od:

• podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak również
• podatników VAT nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiadających na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki.
• podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski albo posiadających takie miejsce ale nie bierze ono udziału w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki.

Jeżeli nabywane przez Spółkę towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a obowiązek rozliczenia podatku należnego spoczywa na Dostawcy, Spółka otrzymuje faktury dokumentujące dokonane dostawy towarów lub świadczenie usług z wykazaną na nich kwotą podatku VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”).

Towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi są i będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania:

• czynności opodatkowanych VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oraz
• czynności nie podlegającym opodatkowaniu w Rzeczypospolitej Polskiej, w odniesieniu do których - gdyby były wykonywane w Polsce - Spółce przysługiwałoby prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Struktura sprzedaży Spółki nie powoduje konieczności ograniczenia wysokości odliczenia podatku VAT naliczonego za pomocą tzw. współczynnika VAT opisanego w art. 90 Ustawy o VAT lub tzw. pre-współczynnika VAT opisanego w art. 86 ust. 2a Ustawy o VAT.

Wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane Fakturami Zakupowymi, pozostają i będą pozostawać w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Dotyczyć będą one w szczególności zakupów towarów handlowych oraz wydatków towarzyszących realizowanych w celu sprzedaży produktów firmy, takich jak np. (…).

Jednocześnie, w odniesieniu do Faktur Zakupowych objętych tym wnioskiem nie występują negatywne przesłanki do odliczenia podatku VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Aktualnie Faktury Zakupowe trafiają do Spółki różnorodnymi kanałami - papierowo bezpośrednio (pocztą / kurierem), elektronicznie (na wskazane adresy email / przy użyciu narzędzi informatycznych) lub pośrednio papierowo tj. (…).

W ramach swojej działalności Spółka posiada opracowany proces zakupowy, w ramach którego ponoszone wydatki muszą przejść przez rozbudowaną procedurę akceptacji wydatków. W ramach tego procesu wyróżnić można dwa najważniejsze procesy zakupowe:

I     Proces oparty o zamówienia

Proces ten dotyczy w szczególności zakupów towarów handlowych oraz niektórych stałych wydatków związanych z działalnością (np. wydatki biurowe). W ramach tego procesu (…).

Po zakończeniu tego etapu procesu (tj. po wyborze dostawcy) Spółka składa oficjalne zamówienie, podpisuje stosowne dokumenty handlowe (w szczególności stosowne umowy albo zlecenia) oraz umieszcza dane dot. zamówienia w wewnętrznym systemie zakupowym zbudowanym na systemie (…).

W tym systemie zlecenie, przed rozpoczęciem jego realizacji, musi zostać zaakceptowane przez tzw. (…).

Po takich uzgodnieniach zamówienie jest realizowane, czego efektem, po jego realizacji, jest otrzymanie Faktury Zakupowej dokumentującej nabycie przez Spółkę.

II Proces oparty o procedurę akceptacji wydatków.

Poza Procesem opartym o zamówienia istnieje wiele przypadków, w których Spółka dokonuje nabyć bez generowania zamówienia przy użyciu systemu zakupowego opartego o (…). Dotyczy to w szczególności przypadków takich jak:

• zakupy związane z samochodami,
• nabycie raportów sprzedaży z aptek w celu optymalizacji strategii zakupów i sprzedaży Spółki,
• wydatki pracownicze (np. taksówki),
• zakupy związane z podróżami służbowymi (np. hotele),
• organizacja konferencji branżowych dla podmiotów z branży medycznej i lekarzy,
• wydatki związane z marketingiem i promocjami.

Proces ten, ze względu na brak procedury opartej o zamówienie, podlega rozbudowanemu procesowi akceptacji zakupów. W zależności od rodzaju zakupu proces akceptacji odbywa się w oparciu o dodatkowe narzędzie informatyczne (wydatki związane z promocją lub sprzedażą np. nabycie raportów sprzedaży z aptek, udział w konferencjach) lub akceptacja odbywa się w systemie (…) na podstawie faktury (wydatki operacyjne np. zakupy związane z samochodami, usługi taxi).

W ramach procesu opartego o dodatkowe narzędzie informatyczne:

• utworzone musi zostać stosowne zlecenie przez osobę, która zgłasza dany wydatek. Zlecenie takie musi zawierać stosowne załączniki / raporty / inne dane potrzebne w celu jego weryfikacji określone w wewnętrznymi procedurami zakupowymi.
• następnie osoba odpowiedzialna za dany wydatek zgodnie z wewnętrznymi procedurami np. przełożony osoby zgłaszającej wydatek, musi dokonać stosownej akceptacji w dodatkowym narzędziu informatycznym,
• po takiej akceptacji wydatek zostaje automatycznie przekazany do działu księgowości. Przekazanie wydatku przez narzędzie oznacza dla księgowości, że wydatek został zaakceptowany przez (…) w dodatkowym narzędziu informatycznym. Dział księgowości analizuje wydatek i kieruje go na drogę (…) akceptacji w systemie (…) tj.: (…)
• po (…) akceptacji wydatek jest opłacany zgodnie z ustaleniami z dostawcą / warunkami biznesowymi.

Wydatki operacyjne nie przechodzące przez dodatkowe narzędzie informatyczne, podlegają takiej samej (…) akceptacji w (…) na podstawie faktury.

W przypadku niektórych wydatków dotyczących nagłych potrzeb związanych z pracą operacyjną lub podróżami służbowymi (tzw. „Faktur gotówkowych”) pracownicy terenowi ponoszą te wydatki na bieżąco, a następnie rozliczają w formule uproszczonej. W takim przypadku powyższy proces również opiera się o dodatkowe narzędzie informatyczne, natomiast po akceptacji przez przełożonego trafia on do osobnego narzędzia w celu procedowania.

Równocześnie poza procedurą akceptacji wydatków wskazaną powyżej Spółka posiada w ramach swoich procedur zakupowych:

• proces weryfikacji kontrahentów przed nawiązaniem relacji handlowej (w szczególności w przypadku procesu opartego na zamówieniach) polegający na (…),
• proces weryfikacji statusu podatnika oparty o narzędzia takie jak (…);
• rekomendowanych dostawców - Spółka sugeruje pracownikom preferowanych dostawców / hotele / firmy świadczące wybrane inne usługi (np. transportu osób), które przeszły pogłębioną weryfikację.

W rezultacie Spółka dochowuje należytej staranności pozwalającej jej na weryfikacje kontrahentów oraz potwierdzenie typu oraz zasadności ponoszonych wydatków.

Spółka zwraca szczególną uwagę, że nabycia towarów i usług od Dostawców, udokumentowane Fakturami Zakupowymi, będą finansowane ze środków własnych Spółki i nie będą jej w jakiejkolwiek formie zwracane. Ponadto, wydatki te będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie będą należeć do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), obowiązek ten będzie miał zastosowanie:

1) od dnia 1 lutego 2026 r. - w odniesieniu do podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł, oraz 2) od dnia 1 kwietnia 2026 r. - w odniesieniu do pozostałych podatników, z wyjątkiem podatników, którzy w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będą uprawnieni do wystawiania faktur w innej formie, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

W konsekwencji, faktury dokumentujące dostawy towarów oraz świadczenie usług na rzecz Spółki, wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF, będą sporządzane w formie faktur ustrukturyzowanych i udostępniane Spółce za pośrednictwem KSeF. Spółka dostosowuje więc opisane powyżej procesy do wymogów związanych z KSeF. Natomiast co do zasady istota tych procesów ma zostać utrzymana, tj. ze względu na wejście w życie KSeF nie planuje się ograniczenia warstwy weryfikacyjnej poszczególnych wydatków oraz kontrahentów zaś zmiany mogą dotyczyć tylko obiegu dokumentów i nowych systemów akceptacji.

Jednocześnie, w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których niektóre Faktury Zakupowe - pomimo objęcia danego Dostawcy obowiązkiem wystawienia ich przy użyciu KSeF - zostaną (poza kontrolą i możliwością wpływu na ten proces przez Spółkę) wystawione poza KSeF (w szczególności w formie elektronicznej, np. PDF albo w formie papierowej) i w tej formie przekazane Spółce. W konsekwencji tego na moment otrzymania takiej faktury Spółka nie będzie dysponowała odpowiadającą jej fakturą ustrukturyzowaną udostępnioną w KSeF. Sytuacje te mogą wynikać w szczególności z:

• błędnej kwalifikacji przez Dostawcę własnego statusu (w tym w zakresie posiadania na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej), a w konsekwencji błędnego przyjęcia przez Dostawcę, że nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, albo
• przyczyn technicznych lub organizacyjnych leżących po stronie Dostawcy (np. awaria lub czasowa niedostępność systemów), albo
• innych zdarzeń wpływających na sposób wystawienia i przekazania faktury przez Dostawcę.

W każdym przypadku Faktury Zakupowe otrzymane przez Spółkę poza KSeF będą dokumentować rzeczywiste transakcje gospodarcze, a Spółka będzie dysponowała dokumentacją pozwalającą na weryfikację związku poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pytania

1)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych otrzymanych od Dostawców, również w sytuacji, gdy - pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona i przekazana Wnioskodawcy poza KSeF (np. w formie papierowej lub elektronicznej, w tym pliku PDF)?

2)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi otrzymanymi od Dostawców, również w sytuacji, gdy - pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona i przekazana Wnioskodawcy poza KSeF (np. w formie papierowej lub elektronicznej, w tym pliku PDF)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie podatku dochodowego od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 2

W opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi otrzymanymi od Dostawców, również w sytuacji, gdy - pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF - Faktury Zakupowe zostaną wystawione oraz przekazane Spółce poza KSeF (np. w formie papierowej lub elektronicznej, w tym pliku PDF).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie wyłączone w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, w których przepisy prawa wprost wskazują, że dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów albo wyłączają możliwość jego zaliczenia do tej kategorii, co wynika w szczególności z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W pozostałych przypadkach kluczowe znaczenie ma istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem przychodu, zwiększeniem przychodu, realną możliwością jego uzyskania bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego wydatku jako kosztu podatkowego istotny jest cel, w jakim został on poniesiony. Jeżeli pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem, zwiększeniem albo możliwością osiągnięcia przychodu istnieje taki związek, podatnik jest uprawniony do zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Co istotne, kosztami uzyskania przychodów są zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak również wydatki inne niż bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim), o ile podatnik jest w stanie wykazać, że zostały one poniesione w sposób racjonalny i gospodarczo uzasadniony w celu osiągnięcia przychodów, nawet jeżeli z obiektywnych przyczyn przychód ostatecznie nie zostanie osiągnięty.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1. wydatek został poniesiony przez podatnika i pokryty z jego własnych środków,

2. wydatek ma charakter definitywny, tj. jego wartość nie została podatnikowi w jakiejkolwiek formie zwrócona,

3. wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

4. wydatek został należycie udokumentowany,

5. wydatek nie został wskazany w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego, zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem towarów i usług, dokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawianymi przez Dostawców, będą spełniały przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, przedmiotowe wydatki będą ponoszone przez Spółkę ze środków własnych i nie będą jej w jakiejkolwiek formie zwracane, co przesądza o ich definitywnym charakterze. Jednocześnie wydatki te będą pozostawały w związku z prowadzoną przez Spółką działalnością gospodarczą oraz będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła.

Ponadto wydatki te nie będą należały do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do sposobu dokumentowania wydatków ponoszonych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi wystawianymi przez Dostawców, w pierwszej kolejności wskazać należy, że ustawa o CIT nie zawiera przepisów określających szczegółowe wymogi formalne dokumentów, w tym faktur, stanowiących podstawę ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Ustawa o CIT nie uzależnia zatem możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia określonej formy dokumentu, lecz od spełnienia materialnych przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 tej ustawy oraz braku zastosowania wyłączeń przewidzianych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Niemniej, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w tej ewidencji informacji dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, niezbędnych do ustalenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Prowadzenie tej ewidencji odbywa się poprzez dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych dokumentujących operacje gospodarcze. W konsekwencji, dla określenia, jakie warunki powinny spełniać dokumenty stanowiące podstawę ujęcia wydatków w księgach rachunkowych, należy odwołać się do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.; dalej: „UoR”), która reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym wymogi dotyczące dowodów księgowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, o czym stanowi art. 20 ust. 2 UoR.

Stosownie do art. 21 ust. 1 UoR, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z powyższych regulacji wynika, że zasadniczą funkcją dowodu księgowego jest potwierdzenie rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej. Przepisy ustawy o rachunkowości nie uzależniają przy tym możliwości ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych od spełnienia szczególnych wymogów technicznych dotyczących sposobu jego wystawienia, o ile dokument ten spełnia kryteria rzetelności, kompletności oraz zgodności z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych.

Dowód księgowy spełniający powyższe warunki, stanowiący podstawę ujęcia danego wydatku w księgach rachunkowych, może jednocześnie stanowić podstawę jego rozpoznania dla celów podatkowych, o ile spełnione są materialne przesłanki wynikające z przepisów ustawy o CIT. Na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zasadnicze znaczenie ma bowiem faktyczne poniesienie wydatku przez podatnika oraz jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy jednoczesnym braku zastosowania wyłączeń, o których mowa w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Okoliczności dotyczące technicznego sposobu wystawienia dokumentu przez jego wystawcę - w szczególności naruszenie obowiązku wystawienia faktury w określonym trybie wynikającym z przepisów ustawy o VAT - nie stanowią same w sobie podstawy do zakwestionowania podatkowego charakteru wydatku po stronie nabywcy, o ile dokument ten pozwala na identyfikację stron transakcji, jej przedmiotu oraz wartości a jednocześnie nabywca będzie wstanie wykazać, że zostały spełnione przesłanki do uznania wydatku udokumentowanego danym dokumentem księgowym za koszty uzyskania przychodów.

W tym kontekście podkreślić należy, że przepisy ustawy o CIT nie przewidują regulacji, zgodnie z którą naruszenie przez sprzedawcę obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF skutkowałoby wyłączeniem możliwości zaliczenia udokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów po stronie nabywcy. Obowiązek wystawienia faktury w określonym trybie dotyczy sprzedawcy i funkcjonuje w ramach reżimu podatku od towarów i usług, natomiast ustawa o CIT nie wiąże z jego naruszeniem negatywnych konsekwencji w zakresie kwalifikacji kosztowej po stronie podmiotu ponoszącego wydatek.

Skoro zatem ustawodawca w sposób enumeratywny określił zarówno przesłanki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), jak i katalog wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), a wśród tych regulacji nie przewidział sankcji polegającej na wyłączeniu z kosztów wydatków udokumentowanych fakturą wystawioną poza KSeF, to brak jest podstaw do przyjmowania takiego skutku w drodze wykładni.

Powyższe potwierdza również praktyka interpretacyjna np. Interpretacja Indywidualna prawa podatkowego z dnia 9 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.712.2025.2.ZK.:

„Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”

Podobne rozstrzygnięcie przedstawiają również m. in. interpretacja indywidualna z dnia 9 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.714.2025.2.JG oraz interpretacja indywidualna z dnia 2 stycznia 2026 r. sygn.0114-KDIP2-2.4010.548.2025.2.AS.

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, przyjąć należy, że wydatek poniesiony przez podatnika i udokumentowany fakturą wystawioną poza KSeF - pomimo istnienia po stronie wystawcy obowiązku jej wystawienia przy użyciu KSeF - może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnia materialne przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie podlega wyłączeniom przewidzianym w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy wydatki ponoszone przez Spółkę i dokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawianymi przez Dostawców z pominięciem KSeF będą spełniały przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z opisu sprawy wynika, że głównym przedmiotem działalności Spółki jest (…). W związku z tym Spółka nabywa towary oraz usługi od dostawców i usługodawców, a w szczególności od:

• podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak również
• podatników VAT nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiadających na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki,
• podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski albo posiadających takie miejsce ale nie bierze ono udziału w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Spółki.

Wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi będą dotyczyć w szczególności zakupów towarów handlowych oraz wydatków towarzyszących realizowanych w celu sprzedaży produktów firmy. Aktualnie Faktury Zakupowe trafiają do Spółki różnorodnymi kanałami - papierowo, elektronicznie lub pośrednio papierowo (tj. pracownik odbiera dokument do pokonaniu zakupu a następnie dostarcza go do centrum skanowania w Spółce, które digitalizuje dokument i archiwizuje jego oryginał).

Spółka zwraca szczególną uwagę, że nabycia towarów i usług od Dostawców, udokumentowane Fakturami Zakupowymi, będą finansowane ze środków własnych Spółki i nie będą jej w jakiejkolwiek formie zwracane. Ponadto, wydatki te będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie będą należeć do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Spółka obawia się, że praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których niektóre Faktury Zakupowe zostaną wystawione poza KSeF, mimo ciążącego obowiązku na Dostawcy wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W konsekwencji na moment otrzymania faktury, Spółka nie będzie dysponowała odpowiadającą jej fakturą udostępnioną w KSeF. Jednak w każdym przypadku Faktury Zakupowe otrzymane przez Spółkę poza KSeF będą dokumentować rzeczywiste transakcje gospodarcze i Spółka będzie dysponowała dokumentacją pozwalającą na weryfikację związku poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę, udokumentowanych Fakturami Zakupowymi otrzymanymi od Dostawców, również w sytuacji, gdy - pomimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona i przekazana poza KSeF.

Z uwagi na Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy jednak podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:

a) papierowej,

b) elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Od 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych. Jeśli jednak podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza systemem, będzie mógł odliczyć VAT, jeżeli spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. W ustawie o VAT obowiązują zasady determinujące prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności - podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF. Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.

Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku) oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

W zakresie podatku dochodowego faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy, Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
• wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF (pytanie nr 2), należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.