Spółka A. sp. z o.o. jest polską spółką będącą wyłącznym dystrybutorem sprzętu budowlanego, agregatów prądotwórczych i silników przemysłowych. Spółka prowadzi działalność zarówno w Polsce, jak i za granicą, gdzie jej pracownicy uczestniczą w szkoleniach, targach i eventach. W związku z zagranicznymi podróżami służbowymi spółka ponosi wydatki na usługi hotelowe, gastronomiczne, transportowe i inne, które dokumentowane…
Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych - jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
23 lipca czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych.
Treść wniosku jest następująca.
Opis stanu faktycznego
A. sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością posiadającą siedzibę na terytorium Polski oraz podlegającą w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich przychodów.
Wnioskodawca jest wyłącznym dystrybutorem sprzętu budowlanego, agregatów prądotwórczych i silników przemysłowych spółki B. (dalej: „B.”). Zakres oferty obejmuje zarówno:
Dodatkowo, Wnioskodawca świadczy usługi serwisowe dystrybuowanych maszyn budowlanych, agregatów prądotwórczych i silników przemysłowych.
Spółka posiada swoich klientów zarówno w Polsce, jak i za granicą. Dodatkowo poza granicami Polski znajdują się centra szkoleniowe B., w których prowadzone są szkolenia dedykowane dla dystrybutorów urządzeń B., w których kilka razy do roku uczestniczą pracownicy Wnioskodawcy. Ponadto za granicą odbywają się różnego rodzaju targi/eventy reklamujące sprzedawane przez Wnioskodawcę maszyny. W związku z takimi zagranicznymi służbowymi podróżami nabywane są m.in. usługi hotelowe, gastronomiczne, cateringowe (np. na potrzeby organizowanych targów), usługi przewozu osób, ponoszone są opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradami, czy innego rodzaju wydatki związane z uczestniczeniem we wskazanych wyżej wydarzeniach związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.
W związku z powyższym w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawca ponosi wydatki zarówno na terytorium kraju - w Polsce, jaki i za granicą.
W przypadku wydatków ponoszonych przez Spółkę za granicą, Wnioskodawca otrzymuje zagraniczne obce dowody źródłowe - najczęściej paragony, faktury uproszczone czy faktury, wystawiane zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie wystawcy. Z uwagi na fakt, iż zakup ma miejsce za granicą, otrzymywane paragony, faktury uproszczone czy faktury wystawione są w walucie obcej na podstawie przepisów obowiązujących w kraju wystawcy dokumentu. Wystawione dokumenty zawierają między innymi: datę wystawienia dokumentu, dane identyfikujące przedsiębiorcę dokonującego dostawy towarów/ świadczenia usługi i wystawiającego dokument (nazwa, adres, numer, za pomocą którego wystawca dokumentu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej), ilość i rodzaj dostarczonych towarów/zakres wyświadczonych usług, kwotę transakcji i związaną z nią kwotę podatku oraz stawkę podatkową.
Wątpliwości Spółki związane są przede wszystkim z faktem, iż opisane powyżej dokumenty niekiedy nie zawierają żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów/usług, tj. Wnioskodawcę.
Uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu prawa podatkowego obowiązującego na terytorium Polski jest niemożliwe z uwagi na tłumaczenia kontrahentów zagranicznych, że wystawiony przez nich dokument sprzedaży spełnia wszelkie warunki narzucone przez obowiązujące ich przepisy. Wielokrotnie kontrahenci zagraniczni podkreślają również, że ich system do wystawiania dokumentów dokumentujących sprzedaż nie pozwala na ingerencje czy zmiany przyjętego wzorca dokumentu.
Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, iż zapłata za dokonane wydatki odbywa się albo w formie bezgotówkowej za pomocą karty służbowej albo na podstawie pobranej uprzednio przez pracownika zaliczki przelanej przez Wnioskodawcę na konto pracownika. W związku z powyższym Spółka jest w posiadaniu dowodów zapłaty za poszczególne transakcje udokumentowane zagranicznymi dowodami sprzedaży. Dodatkowo pracownicy zobligowani są do szczegółowego opisywania w systemie do rozliczania delegacji wszystkich poniesionych wydatków związanych z odbywaną podróżą służbową - kiedy, gdzie dana podróż służbowa miała miejsce i w jakim celu.
Pytanie
Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, działanie polegające na zaliczeniu do kosztu uzyskania przychodów wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie zagranicznych obcych dowodów źródłowych niezawierających danych nabywcy (tj. Wnioskodawcy) będzie prawidłowe.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Mając na uwadze wskazany powyżej przepis, jak również utrwaloną linię interpretacyjną i orzeczniczą kosztem uzyskania przychodów może być więc tylko taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:
a) został poniesiony przez podatnika, tj. został on (w ostatecznym rozrachunku) pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
b) jest definitywny, tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
e) nie znajduje się w grupie wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Powyższe warunki determinują możliwość uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów zgodnie z przepisami ustawy CIT, nie określają one jednak zasad dokumentowania takich wydatków.
Wnioskodawca wskazuje, iż w tym zakresie pomocne mogłoby być odwołanie się do art. 9 ust. 1 ustawy CIT. Zgodnie z przywołaną regulacją:
„Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m”.
W celu ustalenia wymogów związanych z prowadzeniem ewidencji konieczne jest odwołanie się do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z przepisu art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 ze zm., dalej: „Ustawa o rachunkowości”) wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ustawodawca w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazał natomiast, jakie dane powinny zawierać dowody księgowe:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze przywołane powyżej regulacje, wymogi stawiane wobec dokumentów, które mogą być uznane za dowody księgowe zmierzają w istocie do określenia w tych dowodach księgowych wszelkich danych, które umożliwiają zgodne z rzeczywistością odzwierciedlenie istotnych cech zdarzenia gospodarczego, w tym oznaczenia stron takiego zdarzenia (transakcji).
Na zasadność tego stanowiska wskazuje również brzmienie art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym: „Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych”.
Mając na uwadze powyższe, nie można uznać, że już sam brak danych nabywcy może odbierać takiemu dokumentowi walor dokumentu księgowego, a w konsekwencji odbierać nabywcy możliwości zaliczenia wydatków (uzasadnionych, celowych, zmierzających do osiągnięcia przychodu) w ciężar kosztów podatkowych. Zagraniczne dokumenty źródłowe niezawierające danych nabywcy (tj. Wnioskodawcy) stanowią dokumenty potwierdzające przeprowadzenie danej operacji gospodarczej.
Z punktu widzenia klasyfikacji dokumentów księgowych dokumenty takie są dokumentami zewnętrznymi obcymi. Fakt, iż paragon nie zawiera nazwy nabywcy, nie dyskwalifikuje go jako dowodu zewnętrznego. Paragon wskazuje bowiem na zasadnicze cechy świadczenia, czyli jego rodzaj, wartość, datę zakupu, a także wskazuje podmiot dokonujący sprzedaży i może być podstawą ujęcia kosztu w ewidencji bilansowej.
Niezależnie od powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, przepisy o rachunkowości nie mogą tworzyć i modyfikować obowiązków podatkowych. Kwestia uznania danego dowodu jako dowodu księgowego nie może bowiem przesądzać o możliwości/ braku możliwości zaklasyfikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny (do 2003.12.31) w Łodzi w wyroku z dnia 17 czerwca 2003 r., sygn. akt I SA/Łd 1653/02:
„Nie budzi przy tym wątpliwości Sądu, że przepisów o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia spraw podatkowych, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi”.
Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają tylko i wyłącznie przepisy ustawy CIT, tj. art. 15 oraz art. 16.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę w art. 15 ustawy CIT ma charakter ogólny. Każdy zatem wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie czy można uznać go za koszt podatkowy czy też nie.
Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wprost wyłącza możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów enumeratywnie zostały wskazane w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów. Związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Powyższe oznacza, że każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów.
Powołany art. 15 ust. 1 ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”).
Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR:
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 UoR:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
W myśl art. 20 ust. 4 ww. ustawy:
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Z kolei jak stanowi art. 22 ust. 1 UoR:
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
W myśl art. 24 ust. 1 ww. ustawy:
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.
Z powyższych przepisów wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Jak z kolei stanowi art. 21 ust. 1 UoR:
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Powyższe przepisy ustawy o rachunkowości ustalają warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Z informacji przedstawionych przez Państwa w treści wniosku wynika, że pracownicy Spółki kilka razy do roku uczestniczą w szkoleniach zagranicznych. Ponadto za granicą odbywają się różnego rodzaju targi/eventy reklamujące sprzedawane przez Państwa maszyny. W związku z takimi zagranicznymi służbowymi podróżami nabywane są m.in. usługi hotelowe, gastronomiczne, cateringowe (np. na potrzeby organizowanych targów), usługi przewozu osób, ponoszone są opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradami, czy innego rodzaju wydatki związane z uczestniczeniem we wskazanych wyżej wydarzeniach związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Z tego tytułu otrzymują Państwo zagraniczne obce dowody źródłowe - najczęściej paragony, faktury uproszczone czy faktury, wystawiane zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie wystawcy.
Z uwagi na fakt, że zakup ma miejsce za granicą, otrzymywane paragony, faktury uproszczone czy faktury wystawione są w walucie obcej na podstawie przepisów obowiązujących w kraju wystawcy dokumentu.
Wystawione dokumenty zawierają m.in.: datę wystawienia dokumentu, dane identyfikujące przedsiębiorcę dokonującego dostawy towarów/ świadczenia usługi i wystawiającego dokument (nazwa, adres, numer, za pomocą którego wystawca dokumentu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej), ilość i rodzaj dostarczonych towarów/zakres wyświadczonych usług, kwotę transakcji i związaną z nią kwotę podatku oraz stawkę podatkową. Ww. dokumenty niekiedy nie zawierają żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów/usług, tj. Spółkę.
Uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu prawa podatkowego obowiązującego na terytorium Polski jest niemożliwe z uwagi na tłumaczenia kontrahentów zagranicznych, że wystawiony przez nich dokument sprzedaży spełnia wszelkie warunki narzucone przez obowiązujące ich przepisy. Wielokrotnie kontrahenci zagraniczni podkreślają również, że ich system do wystawiania dokumentów dokumentujących sprzedaż nie pozwala na ingerencje czy zmiany przyjętego wzorca dokumentu.
Jednocześnie wskazali Państwo, że zapłata za dokonane wydatki odbywa się albo w formie bezgotówkowej za pomocą karty służbowej albo na podstawie pobranej uprzednio przez pracownika zaliczki przelanej przez Państwa na konto pracownika.
W związku z powyższym są Państwo w posiadaniu dowodów zapłaty za poszczególne transakcje udokumentowane zagranicznymi dowodami sprzedaży. Dodatkowo, pracownicy zobligowani są do szczegółowego opisywania w systemie do rozliczania delegacji wszystkich poniesionych wydatków związanych z odbywaną podróżą służbową - kiedy, gdzie dana podróż służbowa miała miejsce i w jakim celu.
Państwa wątpliwości związane są z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy.
Jak wyjaśniono wyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych. Dowody księgowe powinny również zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 tej ustawy.
W myśl art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości:
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Jak wskazali Państwo w opisie stanu faktycznego w analizowanej sprawie - wystawione dokumenty zawierają m.in.: datę wystawienia dokumentu, dane identyfikujące przedsiębiorcę dokonującego dostawy towarów/ świadczenia usługi i wystawiającego dokument (nazwa, adres, numer, za pomocą którego wystawca dokumentu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej), ilość i rodzaj dostarczonych towarów/zakres wyświadczonych usług, kwotę transakcji i związaną z nią kwotę podatku oraz stawkę podatkową; ww. dokumenty niekiedy nie zawierają żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów/usług, tj. Spółkę - a więc elementu wskazanego w pkt 2 art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zauważyć należy, że ustawa o rachunkowości pozwala na nieumieszczanie na dowodzie zakupu ww. danych, ale wyłącznie w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów.
Ww. odrębne przepisy stanowi m.in. ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
Zgodnie z art. 2 pkt 3 ww. ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
W myśl art. 106e ust. 1 ww. ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem;
16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
- wyrazy ,,metoda kasowa'';
17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz ,,samofakturowanie'';
18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie”;
18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:
a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;
24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
Z kolei godnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ww. ustawy:
Faktura może nie zawierać:
3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Z powyższego przepisu wynika zatem, że faktury, które dotyczą niskich kwotowo należności (w których kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro) mogą nie zawierać m.in. imienia i nazwiska/nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu. Powyższy przepis nie zwalnia jednak z obowiązku umieszczania na takich fakturach (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku od towarów i usług) numeru za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.
W omawianej sprawie należy również powołać art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym:
Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Zgodnie z art. 87 § 5 ww. ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji.
Wskazane w powyższym przepisie rozporządzenie również uznać należy za „odrębne przepisy”, o których mowa jest w art. 21 ust. 1a pkt 1 ustawy o rachunkowości.
Jak stanowi § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 703, dalej: „Rozporządzenie”),
1. Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
3) (uchylony)
4) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
5) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
6) (uchylony)
2. W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera również wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego ponownego wystawienia.
3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług.
W związku z powyższym stwierdzić należy, że - co do zasady - dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych powinna być faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 14 Rozporządzenia. Z tym, że faktury powinny zawierać dane wymagane ustawą o podatku od towarów i usług, natomiast rachunki powinny zawierać dane wymagane rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.
Uwzględniając powyższe, stwierdzić należy, że dokument niezawierający żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów nie stanowi dowodu księgowego, o jakim mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (nie zawiera bowiem wszystkich wymaganych przepisami informacji zarówno dla faktury jak i rachunku) i tym samym nie może stanowić podstawy do zaewidencjonowania jako koszt uzyskania przychodów (koszt podatkowy) zakupu towarów handlowych w księgach rachunkowych.
Faktura (również uproszczona dotycząca należności do 100 Euro) musi bowiem zawierać informację o numerze, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku od towarów i usług), natomiast rachunek - nazwę albo firmę kupującego (§ 14 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia).
Zatem wskazane w opisie sprawy dokumenty dotyczące zakupu przez Państwa pracowników w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi usług hotelowych, gastronomicznych, cateringowych (np. na potrzeby organizowanych targów), usług przewozu osób, opłat parkingowych, opłat za przejazd autostradami, czy innego rodzaju wydatków związanych z uczestniczeniem w targach/eventach w postaci zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy - nie mogą zostać uznane za dowody księgowe, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a tym samym stanowić podstawę do uznania wydatków nimi udokumentowanych za koszty podatkowe.
Opisany we wniosku taki „anonimowy” sposób dokumentowania, w ocenie organu, nie zasługuje na uwzględnienie. Wydatki, aby mogły zostać zaliczone w poczet kosztów podatkowych muszą być właściwie udokumentowane, a nie zadeklarowane. Trudno przyjąć za Wnioskodawcą, że tłumaczenia kontrahentów zagranicznych co do warunków narzuconych przez obowiązujące ich przepisy są wiarygodne. Pracownik korzystający w trakcie służbowego pobytu za granicą winien zadbać o dobór kontrahentów, którzy wystawią prawidłowe dokumenty źródłowe - a więc zawierające informacje wymagane przepisami prawa krajowego - jeśli oczekują Państwo skutków na gruncie tego prawa.
Podsumowując, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT nie są Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy.
Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych należy uznać za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Państwa i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo