Interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.49.2026.3.PK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe Członków Zarządu. Uzupełnili go Państwo pismem z 26 marca 2026 r. (wpływ 26 marca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. sp. z o. o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką utworzoną na podstawie prawa polskiego, podlegającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (dalej: „CIT”) od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Wnioskodawca jest również zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), prowadzącym działalność gospodarczą opodatkowaną VAT.

Wnioskodawca świadczy kompleksowe usługi doradcze, w szczególności w obszarach:

•      rozwoju zespołów,

•      doskonalenia kompetencji menedżerskich,

•      szkoleń sprzedażowych,

•      rozwoju zespołów sprzedażowych oraz

•      prelekcji motywacyjnych.

Usługi te obejmują m.in. prowadzenie warsztatów stacjonarnych, sesji roboczych oraz wsparcie w opracowywaniu strategii sprzedażowych, technik sprzedaży i budowania efektywnych zespołów. Prowadzone przez Spółkę warsztaty najczęściej kierowane są do grup liderów o odpowiedzialności wielofunkcyjnej. W przypadku dużych klientów korporacyjnych mogą to być zespoły kierownicze jednostek biznesowych lub funkcjonalnych. Prowadzone sesje obejmują połączenie rozwoju pracy zespołowej i współpracy, kompetencji przywódczych oraz strategicznego planowania biznesowego.

Szkolenia sprzedażowe są natomiast kierowane do osób mających bezpośredni kontakt z klientem – obejmuje to sprzedawców, architektów technologicznych i inżynierów systemowych, menedżerów ds. sukcesu klienta (customer success managers), zespoły sprzedaży wewnętrznej, marketingu oraz komunikacji. Dodatkowym obszarem działalności Spółki są wystąpienia keynote na tematy przywództwa lub motywacyjne.

Zasadnicza działalność Wnioskodawcy jest realizowana w formie bezpośrednich, fizycznych spotkań z klientami, podczas których są realizowane warsztaty, prace zespołowe oraz omawiane strategie działania. Świadczenie usług doradczych wymaga osobistej obecności specjalistów Wnioskodawcy w miejscu wskazanym przez klienta.

Ze względu na charakter usług nie mogą one zostać wykonane w formule zdalnej ani poprzez samo przekazanie materiałów szkoleniowych do samodzielnego wykorzystania przez klienta. Efektywna realizacja usług wymaga bezpośredniej interakcji z zespołami klienta, bieżącej pracy warsztatowej oraz aktywnego zaangażowania uczestników.

W związku z powyższym Wnioskodawca wskazuje jako element stanu faktycznego, że prowadzona przez niego działalność gospodarcza wymaga fizycznej obecności u klienta oraz osobistego udziału w realizacji świadczonych usług doradczych. Działalność Wnioskodawcy jest realizowana zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza jej granicami.

Wspólnikami Wnioskodawcy są dwie osoby fizyczne, które jednocześnie pełnią funkcje członków zarządu (dalej: „Członkowie Zarządu”).

Członkowie Zarządu zostali powołani do pełnienia swoich funkcji na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników i z tego tytułu otrzymują comiesięczne wynagrodzenie.

Pomiędzy Wnioskodawcą a Członkami Zarządu nie zostały zawarte dodatkowe umowy, w szczególności umowy o świadczenie usług zarządzania, kontrakty menedżerskie, umowy o pracę ani inne umowy o podobnym charakterze.

W ramach wykonywania swoich obowiązków Członkowie Zarządu odbywają podróże na terytorium kraju oraz poza jego granicami. W związku z tym ponoszą koszty obejmujące w szczególności:

•      bilety lotnicze,

•      opłaty za przejazdy taksówkami,

•      koszty zakwaterowania,

•      koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

•      koszty wyżywienia (bez alkoholu),

•      inne drobne, lecz niezbędne wydatki,

(zwane dalej łącznie: „Kosztami podróży”).

Koszty podróży są bezpośrednio związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i są ponoszone w celu osiągania przychodów. Odbywanie podróży do klientów w celu realizacji zawartych kontraktów stanowi podstawowy element działalności Wnioskodawcy.

Wnioskodawca każdorazowo posiada możliwość przyporządkowania poniesionych wydatków do konkretnego projektu oraz terminu jego realizacji. Podróże Członków Zarządu nie mają charakteru prywatnego ani turystycznego, a ich jedynym celem jest realizacja kontraktów zawartych przez Wnioskodawcę.

Koszty podróży są:

•      ponoszone bezpośrednio przez Wnioskodawcę (np. przy użyciu kart służbowych) albo

•      tymczasowo finansowane ze środków prywatnych Członków Zarządu, a następnie – na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych – zwracane przez Wnioskodawcę.

Zwrot wydatków następuje wyłącznie do wysokości rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych kosztów.

Wszystkie Koszty podróży są odpowiednio dokumentowane za pomocą faktur, rachunków lub biletów oraz podlegają opisowi. Co do zasady jako nabywca na dokumentach księgowych widnieje Wnioskodawca. Jednocześnie zdarzają się sytuacje, w których dokumenty potwierdzające poniesienie Kosztów podróży wystawiane są bezpośrednio na Członków Zarządu.

Taka sytuacja ma miejsce w szczególności w przypadku biletów lotniczych, które wystawiane są jedynie na osoby fizyczne, a linie lotnicze nie dostarczają innych dokumentów potwierdzających transakcję zakupu biletów.

Dowody księgowe dokumentujące poniesienie wydatków w zakresie Kosztów podróży są dostarczane Wnioskodawcy, a następnie przez niego archiwizowane.

Dodatkowo Wnioskodawca podjął stosowną uchwałę zgromadzenia wspólników wdrażającą regulamin wewnętrzny, z którego wynika obowiązek zwrotu Kosztów podróży ponoszonych przez Członków Zarządu.

Wysokość ponoszonych Kosztów podróży jest często niezależna od decyzji Członków Zarządu i wynika z obiektywnych okoliczności. W praktyce zdarzają się sytuacje, w których:

•      wybór miejsca zakwaterowania jest determinowany względami bezpieczeństwa lub wymaganiami klienta,

•      klient wskazuje konkretne hotele (np. podczas realizacji kontraktów w (...)) położone w lokalizacjach zapewniających bezpieczny dojazd do miejsca prowadzenia warsztatów,

•      klient wymaga zakwaterowania osób prowadzących warsztaty w tym samym hotelu co pracownicy kontrahenta.

Jednocześnie, jak wskazano powyżej, zwrot Kosztów podróży na rzecz Członków Zarządu następuje wyłącznie do wysokości kosztów rzeczywiście poniesionych i odpowiednio udokumentowanych.

Członkowie Zarządu nie prowadzą działalności gospodarczej, w związku z czym nie zaliczają ponoszonych Kosztów podróży do kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Informacje dotyczące Członków Zarządu:

a)  Członkowie Zarządu posiadają miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce.

b)  Członkowie Zarządu podlegają w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

c)  Członkowie Zarządu nie posiadają miejsca zamieszkania dla celów podatkowych poza terytorium Polski, w związku z czym nie przedstawiają Spółce certyfikatów rezydencji innych państw.

Wnioskodawca wskazuje, że przez „inne drobne, lecz niezbędne wydatki” należy rozumieć wydatki związane z podróżami w celu realizacji usług przez Członków Zarządu, tj. opłaty za autostrady, opłaty parkingowe oraz opłaty za bagaż.

Wnioskodawca doprecyzowuje, że pytanie nr 3 dotyczy następujących kategorii Kosztów podróży:

• kosztów przelotów (biletów lotniczych),

• kosztów zakwaterowania (noclegów).

Pytania (ostatecznie sformułowane w piśmie z 26 marca 2026 r.)

1.  Czy wartość Kosztów podróży może zostać zaliczona przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2.  Czy wypłacany Członkom Zarządu przez Wnioskodawcę zwrot Kosztów podróży, stanowi dla Członków Zarządu przychód, podlegający zwolnieniu przedmiotowemu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT?

3.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym występują okoliczności uzasadniające zastosowanie zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w zakresie zwrotu kosztów przelotów oraz kosztów zakwaterowania przekraczających limity określone w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tego przepisu?

Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania oznaczonego jako nr 2 i nr 3 wydam odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

1.  Zdaniem Wnioskodawcy, wartość Kosztów podróży, może zostać zaliczona przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

2.  Zdaniem Wnioskodawcy, wypłacany Członkom Zarządu przez Wnioskodawcę zwrot Kosztów podróży, stanowi dla Członków Zarządu przychód, podlegający zwolnieniu przedmiotowemu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

3.  Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym występują okoliczności uzasadniające zastosowanie zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w zakresie zwrotu Kosztów podróży przekraczających limity określone w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tego przepisu.

UZASADNIENIE

Uzasadnienie Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

1. Podstawa prawna

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wszelkie koszty niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem wykazania ich związku z działalnością gospodarczą (bezpośredniego lub pośredniego) oraz wpływu (rzeczywistego lub potencjalnego) na osiągane przychody.

2. Kwalifikacja jako koszt uzyskania przychodów

Aby dany koszt mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, musi łącznie spełniać następujące warunki:

•      poniesienie przez podatnika – w ostatecznym rozrachunku koszt musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (musi on ponieść ciężar ekonomiczny);

•      definitywność (rzeczywistość) kosztu – koszt musi mieć charakter ostateczny tj. nie może

•      być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócony;

•      związek z działalnością – koszt musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

•      celowość – koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

•      dokumentacja – koszt musi zostać właściwie udokumentowany;

•      brak wyłączenia ustawowego – koszt nie może należeć do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Koszty spełniające powyższe warunki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

3. Wyłączenia ustawowe

Artykuł 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera zamknięty katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

W ocenie Wnioskodawcy, w niniejszej sprawie kluczowe znaczenie mają wyłączenia, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o CIT.

Art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz m.in. wspólników, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w tym przepisie.

Ustawa o CIT nie definiuje „jednostronnego świadczenia”. W orzecznictwie przyjmuje się jednak, że są to świadczenia pozbawione jakiejkolwiek ekwiwalentności.

Świadczenie należy zatem uznać za „jednostronne” gdy spółka kapitałowa spełnia je na rzecz swojego wspólnika bez towarzyszącego świadczenia wzajemnego na jej rzecz (tj. jedna strona – wspólnik – jest wyłącznie uprawniona, a druga – spółka - wyłącznie zobowiązana).

W ocenie Wnioskodawcy art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT nie znajduje zastosowania w niniejszej sytuacji, gdyż pomiędzy Wnioskodawcą a Członkami Zarządu występuje świadczenie wzajemne. Zwrot Kosztów podróży jest bezpośrednio związany z wykonywaniem przez Członków Zarządu czynności na rzecz Wnioskodawcy (takich jak obowiązki zarządcze oraz operacyjne związanie z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą).

Z kolei art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT stanowi, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład m.in. organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Ani przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ani przepisy Kodeksu spółek handlowych nie definiują pojęcia „organu stanowiącego osoby prawnej”. W związku z tym pojęcie to należy rozumieć jako organ podejmujący kluczowe decyzje dotyczące funkcjonowania osoby prawnej (w szczególności dotyczące jej struktury organizacyjnej oraz powoływania organów wykonawczych).

Przykładem takiego organu jest zgromadzenie wspólników (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością).

Co istotne, organy stanowiące należy odróżnić od organów wykonawczych osób prawnych, do których zalicza się w szczególności zarząd.

W konsekwencji wydatki ponoszone na rzecz członków zarządu nie mieszczą się w zakresie zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym (wykonawczym).

W tym kontekście należy również podkreślić, że podróże odbywane przez Członków Zarządu nie są związane z wykonywaniem funkcji stanowiących ani nadzorczych wobec Wnioskodawcy.

Przeciwnie – mają one charakter stricte operacyjny i wykonawczy oraz pozostają bezpośrednio związane z realizacją działalności gospodarczej Wnioskodawcy, w szczególności z wykonywaniem usług doradczych na rzecz klientów.

Wobec powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie znajduje zastosowania w przedstawionym stanie faktycznym.

4. Koszty podróży jako koszty uzyskania przychodów

Zdaniem Wnioskodawcy, Koszty podróży spełniają wszystkie przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, tj.:

•      poniesienie przez podatnika – Koszty podróży są ponoszone bezpośrednio przez Wnioskodawcę lub zwracane do wysokości rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych wydatków. Tym samym Wnioskodawca ponosi ich ciężar ekonomiczny;

•      definitywność (rzeczywistość) kosztu – Koszty podróży mają charakter ostateczny i nie są Spółce w żaden sposób zwracane;

•      związek z działalnością – Koszty podróży służą świadczeniu przez Spółkę usług doradczych, których efektywne świadczenie wymaga fizycznej obecności u klienta;

•      celowość – Koszty podróży są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów ze świadczenia usług;

•      dokumentacja – Koszty podróży są udokumentowane stosownymi dokumentami księgowymi (tj. fakturami, rachunkami, biletami);

•      brak wyłączenia ustawowego – Koszty podróży nie stanowią żadnej kategorii kosztów, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych, w szczególności w następujących interpretacjach indywidualnych:

•      Interpretacja z dnia 6 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.65.2024.11.KM;

•      Interpretacja z dnia 19 grudnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.504.2023.5.KW;

•      Interpretacja z dnia 8 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.242.2023.3.PK;

•      Interpretacja z dnia 28 marca 2018 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4010.98.2017.2.KB;

•      Interpretacja z dnia 29 września 2017 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.211.2017.2.AT.

W związku z tym, Koszty podróży (zarówno te zwracane Członkom Zarządu, jak i ponoszone bezpośrednio przez Wnioskodawcę) stanowią koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

•      wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

•      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

•      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

•      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

•      został właściwie udokumentowany,

•      nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy zbadać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Tak więc uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Z wniosku wynika, że Spółka w ramach działalności gospodarczej prowadzi kompleksowe usługi doradcze, w szczególności w obszarach rozwoju zespołów, doskonalenia kompetencji menedżerskich, szkoleń sprzedażowych, rozwoju zespołów sprzedażowych oraz prelekcji motywacyjnych. Usługi te obejmują m.in. prowadzenie warsztatów stacjonarnych, sesji roboczych oraz wsparcie w opracowywaniu strategii sprzedażowych, technik sprzedaży i budowania efektywnych zespołów.

Ze względu na charakter usług nie mogą one być wykonywane w formule zdalnej ani poprzez przekazanie materiałów szkoleniowych do samodzielnego wykorzystania przez klienta. Działalność ta wymaga fizycznej obecności u klienta oraz osobistego udziału w realizacji świadczonych usług doradczych.

Wspólnikami Wnioskodawcy są dwie osoby fizyczne, które jednocześnie pełnią funkcje członków zarządu (dalej: „Członkowie Zarządu”) – zostali oni powołani do pełnienia swoich funkcji na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników i z tego tytułu otrzymują comiesięczne wynagrodzenie. Członkowie Zarządu nie prowadzą swoich działalności gospodarczych.

W ramach wykonywania swoich obowiązków Członkowie Zarządu odbywają podróże na terytorium kraju oraz poza jego granicami. W związku z tym ponoszą koszty obejmujące w szczególności:

•      bilety lotnicze,

•      opłaty za przejazdy taksówkami,

•      koszty zakwaterowania,

•      koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

•      koszty wyżywienia (bez alkoholu),

•      inne drobne, lecz niezbędne wydatki, przez które rozumieją Państwo wydatki związane z podróżami, tj. opłaty za autostrady, opłaty parkingowe oraz opłaty za bagaż,

(zwane dalej łącznie: „Kosztami podróży”).

Koszty podróży są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i są ponoszone w celu osiągania przychodów. Odbywanie podróży do klientów w celu realizacji zawartych kontraktów stanowi podstawowy element Państwa działalności.

Koszty podróży pokrywane są bezpośrednio przez Spółkę lub przez Członka Zarządu, a następnie zwracane przez Spółkę. Podnoszą Państwo, że wszystkie Koszty podróży są odpowiednio dokumentowane za pomocą faktur, rachunków lub biletów oraz podlegają opisowi. Wszystkie poniesione koszty Spółka może przyporządkować do konkretnego projektu oraz terminu jego realizacji. Podróże Członków Zarządu nie mają charakteru prywatnego ani turystycznego, a ich jedynym celem jest realizacja zawartych kontraktów.

Zwrot wydatków następuje wyłącznie do wysokości rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych kosztów. Dowody księgowe dokumentujące poniesienie wydatków w zakresie Kosztów podróży są dostarczane Spółce, a następnie archiwizowane.

Wnioskodawca podjął stosowną uchwałę zgromadzenia wspólników wdrażającą regulamin wewnętrzny, z którego wynika obowiązek zwrotu Kosztów podróży ponoszonych przez Członków Zarządu.

Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy wartość Kosztów podróży mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Państwa zdaniem wszystkie koszty podróży Członków Zarządu stanowią koszty uzyskania przychodów.

Każdy wydatek, aby móc zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, należy właściwie udokumentować. Z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) wynika, że zdarzenia gospodarcze powinny być wprowadzone do ksiąg na podstawie dowodów źródłowych. W przypadku zakupu dowodami takimi są dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, takie jak faktury.

Podkreślenia wymaga fakt, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Art. 16 ust. 1 ustawy CIT zawiera zamknięty katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. I tak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ww. ustawy za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „jednostronne świadczenie”. Z orzecznictwa sądowego wynika, że są to świadczenia dokonywane przez jedną ze stron na rzecz drugiej, bez jakiejkolwiek ekwiwalentności świadczenia tej drugiej strony. Tak więc jako jednostronne świadczenia uważane będą te sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnych świadczeń wzajemnych, czyli tylko jedna ze stron jest uprawniona, a druga tylko zobowiązana.

Nie znajdzie on więc zastosowania w tym przypadku, ponieważ występuje tu obustronne świadczenie (wzajemne): świadczenie na rzecz Członków Zarządu (wspólnika Spółki) dotyczy wykonywanych przez nich na rzecz Spółki określonych czynności. W niniejszej sprawie nie znajdzie również zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy CIT, ponieważ zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełni funkcję wykonawczą i nie jest organem stanowiącym. W ten sposób ustawodawca nie wyłącza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz organu wykonawczego innych niż wynagrodzenie.

Tak więc art. 16 ust. 1 ustawy CIT nie wyłącza możliwości zaliczenia wydatków na podróże Członków Zarządu związane z pełnieniem przez nich obowiązków na rzecz Spółki do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo, obowiązek pokrywania Kosztów podróży wynika z regulaminu wewnętrznego wprowadzonego poprzez uchwałę zgromadzenia wspólników. Podkreślają również Państwo, że podróże te nie mają charakteru prywatnego ani turystycznego, ich jedynym celem jest realizacja zawartych kontraktów, a zwrot wydatków następuje wyłącznie do wysokości rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych kosztów.

Podsumowując, wydatki ponoszone przez Spółkę na podróże służbowe Członków Zarządu, udokumentowane za pomocą faktury VAT wystawionej na dane Spółki lub faktury imiennej wystawionej na Członka Zarządu, będą spełniały kryteria zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.